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La tenue des registres des délibérations, arrêtés et autres actes administratifs
UNE NOUVELLE RÉGLEMENTATION À qui s’adresse-t-elle ? Le décret 2010-783 du 8 juillet 2010 et la circulaire NOR/IOC/B/10/32174/C du 14 décembre 2010 s’adressent aux communes, aux établissements publics de coopération intercommunale et aux syndicats mixtes. Par ailleurs et bien que ces structures ne soient pas concernées pas la nouvelle réglementation, il est conseillé d’appliquer ces nouvelles modalités pour les actes administratifs produits par les CCAS. Qu’est-ce qui change ? - Le collage des actes administratifs dans un registre est interdit ; seule la reliure est autorisée. Il est à noter que pour les communes continuant à la pratiquer, la tenue entièrement manuscrite peut être poursuivie, à condition que le papier et l'encre soient de type permanent. - La présentation des actes évolue (marge, numérotation des feuillets, obligation de certaines mentions…). - Le paraphe de l’autorité territoriale, obligatoire, donne la valeur probante au registre. Il remplace le précédent paraphe de l'autorité préfectorale. - Les délibérations et les décisions prises par délégation sont dans un registre unique. - Des tables chronologique et thématique doivent être élaborées. - Les agrafes, le ruban adhésif et les trombones sont interdits. - Un registre ne doit pas dépasser 200 feuillets (format A4). Quels actes sont concernés ? Les actes concernés (délibérations, arrêtés et décisions) sont les actes originaux et non ceux revenus du contrôle de légalité. De plus, en matière de délibérations, il s'agit de l'ensemble des points présentés ou débattus durant la séance, que ces points soient ou non soumis au contrôle de légalité. Il est à noter qu’il est possible de ne pas faire relier les arrêtés temporaires de voirie, de circulation et d’occupation temporaire du domaine public car ceux-ci sont éliminables après 5 ans (avec l’accord des Archives départementales territorialement compétentes).
1 Association des archivistes français, 2014.