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GLOSSAIRE

Service archives Fiche pratique

A Application bureautique : logiciel qui permet de créer des documents selon des formats variés : Suite Office (de Microsoft) avec Word, Excel, etc., Open Office (suite bureautique libre) avec Writer, Calc, etc., Libre Office (également libre).

Application-métier : logiciel permettant de créer et/ou de gérer des documents et données dans le cadre des activités d'un ou des service(s). Exemple : le logiciel Magnus pour les finances. Les bases de données, les systèmes de gestion électronique de documents spécifiques à un métier, les outils de travail collaboratif font aussi partie des applications métier. Arborescence : structure hiérarchisée et logique qui permet d’organiser les données dans un système informatique.

Archivage :  Pour l'archiviste : processus métier précis visant à garantir la conservation pérenne et l'accès à des données ou des documents en dehors du système qui les a produits.  Pour l'informaticien : peut être simplement une opération technique visant à déplacer des données ou des documents pour alléger un système métier rendu moins efficace. Il n'y a pas de procédures de pérennisation de ces données ou de ces documents.

Archivage électronique : ensemble des processus et moyens visant à assurer la conservation et la restitution dans le temps de documents électroniques natifs en garantissant leur authenticité, leur intégrité, leur pérennité et donc leur valeur probante, ainsi que leur accessibilité, en fonction d’objectifs administratifs, juridiques ou patrimoniaux et obéissant aux critères définis par le cadre normatif (à ne pas confondre avec le stockage et la sauvegarde).

Archives : ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. Source : Article L. 211-1 du code du patrimoine, modifié par l’article 59 de la loi n°2016-925 du 7 juillet 2016. Archives courantes : documents qui sont d’utilisation habituelle et fréquente pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus, et qui sont conservés pour le traitement des affaires. Archive intermédiaire : archives qui ont cessé d’être considérées comme des archives courantes et qui ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de tri et d’élimination conformément à l’article 16 du décret n°79-1037 du 3 décembre 1979. Archives définitives : documents qui, ayant subi des tris, ne sont plus susceptibles d’élimination et qui sont conservés pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et pour la documentation historique de la recherche.

Archive électronique : une archive électronique est un document électronique natif. Dans une collectivité territoriale, tout document produit ou reçu nativement dans un format électronique quel qu'il soit (base de données, fichier bureautique, courrier électronique, …), dans le cadre de l'activité d’un service, est considéré dès sa création comme une archive électronique.

Service Archives 01 39 49 63 24 / archives@cigversailles.fr

Glossaire Décembre 2016

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