Issuu

Bjørn Hallvard Grinde og Ingvill Kalvik

Forretningsdrift Vg1 Salg, service og reiseliv Bokmål

Innhold Kapittel 0 Forretningsdrift......................................................................... 5 Yrkene i Salg, service og reiseliv................................................ 5 Forretningsdrift........................................................................... 8 Hva kan du nå?........................................................................ 10 Kapittel 1 Organisasjon og ansvar......................................................... 11 Organisering og organisasjon................................................... 12 Ansvarsfordeling og ulike roller................................................ 13 Ledelsen i en bedrift................................................................. 15 Hvordan og hvorfor setter vi organisasjonen i et system?....... 16 Hva kan du nå?........................................................................ 19 Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet............................................................................ 21 Helse........................................................................................ 23 Mer om det fysiske arbeidsmiljøet........................................... 24 Mer om det psykososiale arbeidsmiljøet.................................. 26 Miljø.......................................................................................... 27 Sikkerhet.................................................................................. 28 Hva kan du nå?........................................................................ 34 Kapittel 3 Prissetting............................................................................... 35 Strategier for prissetting........................................................... 36 Kostnadsbasert prissetting...................................................... 37 Markedsbasert prissetting........................................................ 43 Den endelige prisen.................................................................. 46 Hva kan du nå?........................................................................ 47

Kapittel 4 Budsjett................................................................................... 49 Å tenke økonomisk – personlig budsjett.................................. 50 Bedriftens budsjett................................................................... 51 Økonomiske målsettinger......................................................... 51 Resultatbudsjett....................................................................... 52 Hva kan du nå?........................................................................ 57 ................................................................................................. 57 Likviditetsbudsjett.................................................................... 58 Hva kan du nå?........................................................................ 63 Kapittel 5 Regnskap................................................................................ 65 Å føre regnskap – steg for steg................................................ 67 Hva kan du nå?........................................................................ 77 Kapittel 6 Lønnsomhet og budsjettkontroll........................................... 79 Lønnsomhet............................................................................. 81 Nøkkeltall.................................................................................. 81 Budsjettkontroll........................................................................ 85 Oppsummering......................................................................... 89 Hva kan du nå?........................................................................ 90 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden........................................... 91 Verdikjeden............................................................................... 92 Vareflyt...................................................................................... 96 Avfallshåndtering...................................................................... 98 Kvalitet i verdikjeden................................................................ 99 Dilemmaer om lønnsomhet og bærekraftig utvikling............................................................... 100 Hva kan du nå?...................................................................... 103

Kapittel 8 Sikkerhet og risiko............................................................... 105 Hva er sikkerhet?.................................................................... 106 Hva er risiko?.......................................................................... 109 Hva må vi beskytte?............................................................... 109 Hva kan du nå?...................................................................... 111 Kapittel 9 Risikovurdering..................................................................... 113 1. Kartlegge verdiene til bedriften.......................................... 115 2. Fastsette sikringsmål.......................................................... 118 3. Vurdere mulige trusler (lage et trusselbilde)....................... 119 4. Velge ut aktuelle trusselscenarioer..................................... 122 5. Kartlegge eksisterende sikkerhetstiltak.............................. 123 6. Finne og vurdere sårbarheter............................................. 125 7. Vurdere risikoen.................................................................. 126 8. Foreslå nye sikkerhetstiltak................................................ 127 Sikringsprinsipper................................................................... 130 Hva kan du nå?...................................................................... 133 Kapittel 10 Beredskapsplaner................................................................ 135 Beredskap.............................................................................. 136 Beredskapsplanen.................................................................. 137 Hva kan du nå?...................................................................... 140 Kapittel 11 Arbeidsoppgaver for arbeidspraksis.................................. 141 Kapittel 1................................................................................ 142 Kapittel 2................................................................................ 142 Kapittel 3................................................................................ 143 Kapittel 4................................................................................ 144 Kapittel 5................................................................................ 144 Kapittel 6................................................................................ 145 Kapittel 7................................................................................ 145 Kapittel 8 og 9........................................................................ 146 Kapittel 10.............................................................................. 147

Kapittel 0

Forretningsdrift Gleden av å kunne gi andre mennesker gode opplevelser er kanskje den viktigste motivasjonen for at du søker deg til serviceyrkene. Kanskje har du også en drøm om å starte din egen bedrift. I faget «Forretningsdrift» vil du få se hva som kreves for å drive en bærekraftig bedrift. Du vil få se hvordan den er organisert, hvordan økonomien styres og hvordan helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet foregår. Underveis vil du også bli kjent med lover og regler bedriften er pålagt å følge.

Yrkene i Salg, service og reiseliv Ved å gå på yrkesfaglinjen Salg, service og reiseliv kan du sikre deg læreplass og fagbrev innenfor fire ulike fagretninger: → Administrasjonsfaget → Reiselivsfaget → Salgsfaget → Sikkerhetsfaget

Salg, service og reiseliv

Kapittel 0 Forretningsdrift

Forretningsdrift

Administrasjonsfaget Som administrasjonsmedarbeider vil du være et viktig bindeledd mellom de ulike avdelingene i organisasjonen du jobber i, samt mellom disse og organisasjonens gjester og kunder. De viktigste arbeidsoppgavene du vil utføre, er: → Service, kundebehandling, veiledning og rådgivning → Skriftlig og muntlig informasjonsformidling → Administrering av bedriftens publiseringsverktøy og kommunikasjonskanaler → Booking og oppfølging av møtevirksomhet → Innkjøp, budsjett og regnskapsarbeid → Planlegging og gjennomføring av markedsføringsaktiviteter → Løpende personalarbeid Med disse oppgavene vil du bli en sentral skikkelse i bedriften der du jobber, og mange vil lære deg å kjenne fordi de trenger deg til mye i hverdagen. For å lykkes i jobben trenger du gode evner til å kommunisere. Du må også mestre bruken av bedriftens IT- og kontorstøttesystemer, slik at du kan jobbe effektivt. Reiselivsfaget Innenfor reiselivsfaget kan du få jobb ved hoteller, reise- og bookingbyråer, turoperatører, buss-, fly- og jernbaneselskaper, event- og attraksjonsbedrifter, turistkontorer eller fergerederier. I noen stillinger er det vanlig at en selv reiser mye i jobben, mens andre vil jobbe mer stedbundet på én og samme plass. Sentrale arbeidsoppgaver i reiselivsfaget kan være → kunde-/gjestebehandling, → guiding, rådgivning og veiledning, → planlegging og gjennomføring av aktiviteter og opplevelser, → å bruke informasjonsteknologi (IT) som salgs- og støtteverktøy, søkemotorer og bookingsystemer → reservasjon og billettering, og → markedsføring og salgsarbeid. Arbeidet passer godt for dem som kan arbeide selvstendig, planmessig og effektivt, ofte i et høyt tempo. Dine ferdigheter i språk, kulturforståelse og geografi vil være viktig for å lykkes i reiselivet.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 0 Forretningsdrift

Forretningsdrift

Salgsfaget Som selger vil du jobbe med å avklare hva andre mennesker har behov for, og å hjelpe dem med å finne de beste løsningene i form av produkter og tjenester som dekker behovet. Alle bedrifter – både private og offentlige – som tilbyr produkter og tjenester, trenger dyktige selgere. Sentrale arbeidsoppgaver i salgsfaget er → ulike former for salg og kundebehandling (direkte salg, nettsalg, telefonsalg, etc.), → markedsplan- og kampanjearbeid, → bygging av salgstorg og vareutstillinger, → kommunikasjon og sosial samhandling (gjennomføring av salgsmøter og salgspresentasjoner), og → å øve på og videreutvikle kunnskaper og ferdigheter i salgsteknikker og produktkunnskap. For å lykkes i selgeryrket må du være kunde- og serviceorientert. Det betyr at du setter kundens interesser foran dine egne og er oppriktig interessert i å hjelpe. Du er blid, høflig og våger å ta initiativ til å starte samtaler. Sikkerhetsfaget Vekteryrket er starten på karrieren for mange av dem som velger å ta fagbrev i sikkerhetsfaget. Vektere utfører ulike typer tjeneste oppdrag. Eksempelvis kan vekterne ha ansvaret for å ivareta ro og orden på et kjøpesenter. Om noe galt skulle skje, skal de være klare til å iverksette førstehjelp, evakuering eller andre beredskapsprosedyrer. Andre oppgaver kan være å kontrollere fellesarealer, stoppe butikktyver, forhindre svinn, dirigere trafikk og overvåke området. Sykehus, skoler, kirker og kirkegårder, parkeringsplasser og museum er noen eksempler på ulike objekter som vektere blir satt inn for å beskytte. Vektere rykker også ut på alarmer og tar seg fram både til fots og med kjøretøy – alt etter hva oppdraget krever. Noen vektertjenester kan også utføres med hund. Andre typer tjenester vektere kan utføre, er kontrolltjenester, resepsjons tjenester, verdihåndtering og oppgaver på alarmsentralen. Med fagbrev i sikkerhetsfaget blir du ikke bare i stand til å utføre vektertjenester. Du skal også kunne vurdere hva som kreves av sikkerhet for ulike kunder, og kunne foreslå hvilke tjenester en kunde bør eller må benytte seg av. Fagbrevet 7

Salg, service og reiseliv

Kapittel 0 Forretningsdrift

Forretningsdrift

gjør deg også relevant for jobber i Forsvaret eller hos sikkerhets aktører som brannvesenet og politiet, selv om dette kan kreve ytterligere utdanning eller spesialisering. Kunnskap om sikkerhet er alfa og omega, uansett om du søker en karriere i eller utenfor sikkerhetsbransjen. Kriminelle leter ofte etter det svakeste leddet og kan utnytte ansatte for å skaffe seg tilgang til verdier de ikke skal ha tilgang til. Kan du for lite om sikkerhet, kan du være det svakeste leddet i din bedrift, uansett hvilket yrke du velger.

Forretningsdrift Faget forretningsdrift handler om hvordan du kan styre eller administrere en bedrift. En forretning er en butikk eller en annen type bedrift som driver handel eller yter tjenester. Selv om du ikke sitter i ledelsen, er det viktig å forstå hvordan bedriften fungerer, hvem som gjør hva, og hvilken betydning dine a rbeidsoppgaver har for bedriften. Organisasjon og ansvar Både som arbeidstaker og administrasjonsmedarbeider må du ha kunnskaper om hvordan personalet er organisert i ulike roller og ansvarsområder. Du må også vite i hvilken grad du selv har lov til å ta avgjørelser på vegne av bedriften. I denne boken vil du få innføring i de viktigste verktøyene du trenger for å forholde deg til og kunne bidra i administrasjonen av en bedrift. Du vil lære om hvordan arbeidsoppgaver blir fordelt, om organisasjonskart, og å kartlegge hvordan verdier skapes i bedriften. Kunnskapen dette gir deg, vil du få bruk for når du skal kommunisere med kollegaer og leverandører, og når du yter service overfor gjester og kunder. Mye av det administrative arbeidet utføres ved hjelp av kontorstøttesystemer (digitale verktøy) og rutiner. Økonomi Økonomi er læren om å skape, ta vare på, forvalte eller administrere verdier. Når du studerer økonomi, lærer du om hvordan du kan få mest mulig ut av ressursene du eller bedriften din har til rådighet. Alle bedrifter planlegger og gjennomfører aktiviteter for å tjene penger eller skape verdier. Av disse følger en rekke økonomiske hendelser, eller pengeoverføringer, som du må kunne holde oversikt over. 8

Salg, service og reiseliv

Kapittel 0 Forretningsdrift

Forretningsdrift

En økonomisk hendelse – også kalt transaksjon – er en verdieller pengeoverføring. Hver gang vi kjøper eller selger noe, betaler en regning eller betaler ut lønn til de ansatte, skjer det en økonomisk hendelse. Verdier bytter hånd og blir overført fra et sted til et annet. Der er disse hendelsene vi må holde styr på for å få oversikt over økonomien. På samme måte som med rattet og pedalene i en bil bruker vi noen styringsverktøy for å holde orden på økonomien. Disse gir deg svar på noen viktige spørsmål: Priskalkyler

→

Hvordan beregner vi riktig pris på produktene eller tjenestene vi selger?

Resultat budsjett

→

Hvilke inntekter og kostnader ser vi for oss at vi vil få i kommende periode (måned eller år)?

Likviditets budsjett

→

Har vi alltid nok penger til å betale regninger til riktig tid?

Regnskap

→

Hvilke økonomiske hendelser har skjedd (innkjøp, salg, etc.)? Hva ble resultatet? Samsvarer tallene med det vi så for oss i budsjettet?

→ → Finansiering

→

Hvordan skaffer vi pengene som trengs for å starte opp eller videreutvikle en bedrift? (Ikke behandlet i dette læreverket.)

Med disse verktøyene kan du også vurdere om bedriften er lønn som. Mestrer du dem, vil du ha gode forutsetninger for å kunne starte din egen bedrift eller jobbe i en administrasjon, og du vil også få mye bedre kontroll på din egen private økonomi. Sikkerhet Arbeidet med å sikre verdiene bedriften er i besittelse av, er også en del av forretningsdriften. Du vil derfor lære å vurdere risikoen for at verdier kan gå tapt, og å presentere tiltak som forebygger at uønskede hendelser oppstår. Du vil også lære å gjennomføre og dokumentere arbeid med helse, miljø og sikkerhet i bedriften, i tråd med lover og regler. Dersom noe galt likevel skulle oppstå, er det viktig å reagere raskt. Da må du vite hva du skal gjøre. Du finner ut hvordan ved å sette deg inn i bedriftens beredskapsplaner. 9

Salg, service og reiseliv

Kapittel 0 Forretningsdrift

Forretningsdrift

Hva kan du nå?

1 Hvilke fag kan du ta fagbrev i etter at du har fullført Salg, service og reiseliv, og hvilket av dem synes du virker mest interessant? 2 Hva går faget forretningsdrift ut på? 3 Hvilke tre hovedtemaer må du ha kunnskaper om for å kunne drive en bedrift? 4 Hva handler økonomi om? 5 Nevn tre eksempler på økonomiske verktøy. Klarer du å forklare hva vi bruker dem til? 6 Hva er en økonomisk hendelse?

Kapittel 1

Organisasjon og ansvar Bedrifter varierer i størrelse, men alle kan beskrives som organisasjoner. En organisasjon er en gruppe mennesker som arbeider sammen for å nå et felles mål. I en organisasjon kan du og andre ha ulike ansvarsområder, ulik myndighet og ulike arbeidsoppgaver. Vi lager et organisasjonskart for å få oversikt over hvem som har ansvar for å utføre hvilke arbeidsoppgaver og myndighet til å delegere.

Læreplanmål:

Kjerneelementer:

Tverrfaglige temaer:

Beskrive ansvarsfordeling og hva

– drift, utvikling og lønnsomhet

– bærekraftig utvikling

de ulike rollene i en virksomhet

– service- og vertskapsrollen

– folkehelse og livsmestring

innebærer, og utarbeide og pre-

– sikkerhet og beredskap

sentere et organisasjonskart

Salg, service og reiseliv

Kapittel 1 Organisasjon og ansvar

Forretningsdrift

Organisering og organisasjon Å organisere i en bedrift betyr å sette de ansatte og deres arbeidsoppgaver i system. Du og dine kolleger i en bedrift vil ha ansvar for å utføre forskjellige arbeidsoppgaver, alt etter hvilken rolle dere har. Organisasjonen fungerer best når arbeidsoppgaver er fordelt på ulike roller. Du som ansatt får derfor en stillingsinstruks eller stillingsbeskrivelse som skal fortelle deg hva din rolle i bedriften er, og hvilke arbeidsoppgaver du har ansvar for. Å ha ansvar betyr at det er du som eier konsekvensene av hvordan en arbeidsoppgave blir utført. Du har da en forpliktelse til at oppgaven blir gjort med tilfredsstillende kvalitet og til riktig tid. Om arbeidsoppgaven ikke blir løst på en måte som møter forventningene, er det du som må stå til rette. På den andre siden vil du kunne få ros og anerkjennelse om du oppnår utmerkede resultater. Myndighet betyr å ha lovlig rett og makt til å bestemme på vegne av bedriften. De som har myndighet, har som regel et lederansvar. Men du som arbeidstaker kan også ha myndighet til å ta forskjellige avgjørelser innenfor dine ansvarsområder. Alle arbeidstakere vil regelmessig komme i situasjoner der det må fattes avgjørelser på vegne av bedriften. Dette krever kompetanse. I noen tilfeller har imidlertid ikke arbeideren som står i situasjonen, nok myndighet til å ta avgjørelsen. Han må da oppsøke nærmeste leder for å avklare, noe som fører til at kunder må vente. Gis de ansatte en for høy grad av myndighet, kan det bli fattet avgjørelser uten tilstrekkelig oversikt eller informasjonsgrunnlag. Dette kan eksempelvis føre til at kunder bli behandlet forskjellig – og dermed urettferdig – av ulike selgere og i ulike avdelinger. Nivået av myndighet må derfor balanseres i lys av de ansattes kompetanse, bedriftens størrelse og etiske retningslinjer. En organisasjon er en gruppe mennesker som samarbeider om å nå mål for hva de ønsker å oppnå gjennom driften. Vi har fire ulike kategorier av organisasjoner i Norge, og disse jobber med ulike målsettinger.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 1 Organisasjon og ansvar

Forretningsdrift

Private bedrifter → Har som mål å tjene penger

→

Rema 1000, Norwegian, Dale of Norway osv.

Offentlige virksomheter → skal løse samfunnsmessige oppgaver

→

skoler, sykehus, brannvesen osv.

Frivillige organisasjoner → skal fremme ideelle inte resser (bistand, velde dighet), religion, idrett og kulturliv

→

Røde Kors, Norsk Folke hjelp, Dræggens buekorps, Nardo fotballklubb osv.

→ Interesseorganisasjoner → skal fremme medlemme nes interesser, gjerne i saker som gjelder økonomi, arbeidsvilkår, helse og sikkerhet

Bruk det du kan! 1. Nevn ulike stillinger i bedrifter med stillingstittel og rolle. 2. Hvilke ansvarsområder og arbeidsoppgaver tror du de ulike s tillingene har (lag en liste)?

→ → → →

fagforeninger, idrettsforeninger, korps osv.

En organisasjon består av mennesker, som vi også kaller humankapitalen, hvordan bedriften er organisert, gjennom ansvarsfordeling og roller, arbeidsoppgavene til ledelsen og de ansatte, og redskapene eller teknologien de ansatte bruker for å utføre arbeidet sitt.

Ansvarsfordeling og ulike roller I en organisasjon er det ulike arbeidsoppgaver og dermed ulike roller. En rolle er et sett med arbeidsoppgaver du har i en organisasjon. Eksempler på ulike roller i en butikk: → Daglig leder → Økonomiansvarlig → Personalansvarlig (Human Resource/HR) → Innkjøpsansvarlig → Salgs- og markedsansvarlig → Selgere 13

Salg, service og reiseliv

Kapittel 1 Organisasjon og ansvar

Forretningsdrift

Størrelsen på butikken du jobber i, har betydning for hvilke roller du må fylle. I mange butikker arbeider daglig leder også som selger sammen med de andre «på gulvet». I større butikker kan det hende at de administrative oppgavene er så omfattende at den daglige lederen hovedsakelig jobber med økonomi, personal, innkjøp, salg og markedsføring fra kontoret sitt. De vanligste arbeidsoppgavene for en selger i en butikk er kundebehandling, kassearbeid, varepåfylling og plassering, å holde butikken ryddig og ren, og varebestilling. Selgerens viktigste arbeidsoppgave er kundebehandling, og hun eller han har begrenset myndighet. Noen ganger vil kunder prøve å forhandle fram rabatter hos selgeren. Ofte vil ikke selgeren ha myndighet til å gi mer enn 10 prosent rabatt, og rabatten er låst til selgerens innlogging på kasseapparatet. Dersom kunden ønsker mer enn 10 prosent rabatt, må selgeren tilkalle en leder som har myndighet til å gi mer rabatt hvis salgssituasjonen tilsier det. Eksempler på ulike roller på et hotell: → Hotellsjef → Økonomiansvarlig → Salgs- og markedsansvarlig → Resepsjonssjef og resepsjonister → Husøkonom (renholdsavdeling) → Restaurantsjef, hovmester, servitører, bartendere → Kjøkkensjef og kokker → Vaktmester og annet driftspersonale Bruk det du kan! 1. Du har nå lest om ulike roller i handels- og reiselivsbedrifter. Hvilke personlige egenskaper mener du er viktig for å være godt egnet for de ulike rollene: a. personalansvarlig b. økonomiansvarlig c. selger d. vekter e. administrasjonsansvarlig f. reiselivsmedarbeider 2. Ta en personlighetstest på internett og finn ut hvilken rolle du er best egnet for.

I mindre reiselivsbedrifter og hoteller kan det være at reiselivsmedarbeidere eller resepsjonisten har flere roller slik som vertskap for gjester, guiding og formidling, salg og markedsføring, servering av mat, og noen husøkonomoppgaver. Hvilke arbeidsoppgaver du har som resepsjonist, vil avhenge av størrelsen på det hotellet hvor du jobber. Er du resepsjonist på et mindre hotell, vil du kanskje få flere arbeidsoppgaver og ha litt større ansvarsområde enn hvis du jobber på et større hotell. De vanlige arbeidsoppgavene til en resepsjonist på et middels stort hotell er å sjekke inn og sjekke ut gjester, hjelpe gjestene når det oppstår utfordringer, svare på spørsmål, gi informasjon om nærområdet, selge hotellets produkter, booking av rom eller andre av hotellets fasiliteter, og å bidra med markedsføring av hotellet du jobber for.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 1 Organisasjon og ansvar

Forretningsdrift

Ledelsen i en bedrift En bedrift kan ha flere ledere. Daglig leder er den som står øverst i hierarkiet i den daglige driften. Under daglig leder kan det være avdelingsledere som har personalansvar for hver sine avdelinger. Vanlige avdelinger i servicenæringen er personal, økonomi, salg og markedsføring, produksjon og innkjøp. Avdelinger på et hotell eller en annen type reiselivsbedrift kan være resepsjon, kurs og konferanse, rom, drift, restaurant og kjøkken. Daglig leder er ansvarlig overfor bedriftens eier

Daglig leder er ansvarlig

bedriftens kunder

→

norske myndigheter

→

de ansatte

→ → → →

→ → →

Økonomisk resultat Kvalitet og service Utnyttelse av resurser Sette mål og stake ut kursen for bedriften Kundene får det produktet de har blitt lovet i markedsføringen Kundene får riktig kundebehandling og service Overholder lover, regler og forskrifter for drift Betaler skatter og avgifter Skaffe ressurser slik at de ansatte kan utføre jobben sin best mulig Informere og kommunisere Planlegge, beslutte og kontrollere Forsvarlig drift av bedriften Trygge arbeidsplasser, HMS Opplæring Organisere og administrere på et overordnet plan slik at de ansatte kan utføre jobben sin best mulig Motivere personalet sitt Arbeidsmiljø for personalet Regningene må betales til rett tid

→

Renter og avdrag må betales til rett tid

→

→ → → → → → → →

leverandører, produsenter og/ eller distributører banker og penge utlånere

Salg, service og reiseliv

Kapittel 1 Organisasjon og ansvar

Forretningsdrift

I mindre organisasjoner kan en person ha flere roller. For eksempel i en butikk med 6–8 ansatte vil daglig leder også tre inn i det daglige salgsarbeidet ute i butikken. Mange butikksjefer har kontortid, men jobber også ute i butikken. I en liten reiselivsbedrift som selger naturopplevelser og har 5 ansatte, kan det være vanlig at daglig leder også jobber ute med kunder som guide og vertskap. Daglige ledere i bedrifter vil ha et styre over seg, og derfor har også daglige ledere begrenset myndighet med hensyn til hva de kan gjøre. Et styre er det øverste ledelsesorganet i en organisasjon. For eksempel kan styret utforme strategier, kontrollere den daglige ledelsens innsats og lignende oppgaver. Styret skal ta de viktigste beslutningene for en organisasjon.

Hvordan og hvorfor setter vi organisasjonen i et system? Vi setter opp et organisasjonskart over en bedrift for å visualisere hvem som har ansvar for hva i bedriften. Organisasjonskartet viser strukturen i organisasjonen. Denne kan være flat eller hierarkisk. I en flat organisasjon er myndigheten jevnt fordelt mellom medlemmene. Hver enkelt har ofte et stort handlingsrom til å ta egne avgjørelser. I en hierarkisk struktur rangeres medlemmene etter hvor stor myndighet de har. I organisasjonskartet kan hver enkelt ansatt kan se hvilken rolle de har, hvilken avdeling de tilhører, og hvem som er deres nærmeste leder. Det vanligste er at organisasjonskartet får form som en pyramide, med ledelsen øverst og personalet under. Etter hvert som organisasjonen vokser, blir pyramiden utvidet med flere etasjer. En liten organisasjon vil ha et lite organisasjonskart med få etasjer. En større organisasjon, som for eksempel et stort hotell, vil ha et større organisasjonskart med flere etasjer. Det finnes flere ulike organisasjonsformer. De vanligste formene for organisasjonsstruktur er → Linjeorganisasjon → Linje–stab-organisasjon → Prosjektorganisasjon

Salg, service og reiseliv

Kapittel 1 Organisasjon og ansvar

Forretningsdrift

Linjeorganisasjon En linjeorganisasjon vil variere ut fra antallet ansatte, hvilke funksjoner organisasjonen har behov for, og hvilke avdelinger den har. Hver ansatt har bare én sjef. Det er klar myndighetsog ansvarsfordeling. Kommunikasjonslinjene går fra toppen og nedover i organisasjonen. Fordeler Ulemper med en linjeorganisasjon: med en linjeorganisasjon: → Kommunikasjonslinjene → De ansatte har bare én kan bli lange og tungvinte. leder å forholde seg til. → Det er en klar fordeling av → Det stilles store krav til at lederne skal ha god innansvar og myndighet. sikt i ulike ansvarsforhold. → Kommandolinjene er klare. → Modellen er lite fleksibel. Linje–stab-organisasjon Mange små og mellomstore bedrifter er i dag organisert som linje–stab-organisasjon. Forskjellen fra en linjeorganisasjon er at i denne organisasjonsformen har vi en stabsavdeling som skal gi service til resten av organisasjonen. Stabsavdelinger er råd givende avdelinger, og skal ikke gi ordrer – bare råd. Fordeler med linje–staborganisasjon: →

→

Ulemper med linje–staborganisasjon:

De andre avdelingene kan → få eksperthjelp av staben, som HR, helse, miljø og sikkerhet (HMS), økonomi osv. Linjelederne kan spesialisere → seg innenfor sin funksjon, → ved at staben støtter og tar seg av større oppgaver rundt, HR, HMS osv. Staben avlaster topp ledelsen ved å gi råd innen HR, ø konomi og HMS.

Det kan oppstå konflikter mellom funksjonene som er i linje og stabs avdelinger. Stabsfunksjonen kan få for mye makt. Stabsfunksjonen har ingen myndighet.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 1 Organisasjon og ansvar

Forretningsdrift

Prosjektorganisasjon Prosjektorganisasjon brukes som organisasjonsform når en organisasjon har et tidsbegrenset prosjekt. Her skal ansatte fra ulike avdelinger (fagmiljø) jobbe sammen. Organisasjonen oppløses når arbeidet er utført. Fokus rettes mot prosjektet som skal gjennomføres. Fordeler med prosjektorganisering: → fagkunnskap til delta kerne i prosjektet → deltakerne får mulighet til personlig vekst og utfordringer → fremmer forståelse mellom ulike faggrupper → gir en mer fleksibel orga nisasjon (der ansattes kompetanse kan brukes der den trengs mest) Bruk det du kan! 1. Undersøk på internett og finn apper eller programmer som du kan bruke til å sette opp et organisasjonskart. Utforsk og bli kjent med verktøyene i programvaren.

Ulemper med prosjektorganisering: → krevende arbeid → konflikt mellom ordinære arbeidsoppgaver og arbeid i prosjektgruppen → utydelig ledelse, avdelingsleder og prosjektleder

Et organisasjonskart skal fortelle → hvem som har ansvar for hva (roller), → hvordan myndigheten er fordelt (etasjer), → hvilke avdelinger bedriften består av, og → hvem som er de ansattes nærmeste leder.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 1 Organisasjon og ansvar

Forretningsdrift

Hva kan du nå?

1 Hva vil det si å organisere i en bedrift? 2 Hva er en arbeidskontrakt? 3 Hva er forskjellen på ansvar og myndighet? 4 Beskriv fagbegrepet «organisasjon». 5 Beskriv fagbegrepene «funksjon» og «rolle». 6 Kan du liste opp eksempler på ulike roller? 7 Hva er ledelse? 8 Hvilket ansvar og hvilke arbeidsoppgaver har en daglig leder? 9 Hvordan setter vi opp en organisasjon? 10 Hvorfor setter vi opp en organisasjon? 11 Hva skal et organisasjonskart fortelle oss?

Kapittel 2

Helse, miljø og sikkerhet Helse, miljø og sikkerhet (HMS) handler om å gjøre arbeidsplassen trygg ved å forebygge sykdom og skader, og om at bedriften ikke skader omgivelsene. Alle bedrifter er pålagt å jobbe systematisk med å bli bedre på HMS. Bedriften din må kunne bevise at den gjør denne jobben. Derfor må den dokumentere alle forbedringer, og den må ha et system for forbedrings arbeidet. Dette systemet kalles internkontrollsystem, eller IK-system.

Læreplanmål:

Kjerneelementer:

Tverrfaglige temaer:

gjennomføre og dokumentere

– drift, utvikling og lønnsomhet

– bærekraftig utvikling

arbeid i samsvar med gjeldende

– service- og vertskapsrollen

– folkehelse og livsmestring

regelverk for helse, miljø og

– sikkerhet og beredskap

sikkerhet gjøre rede for regler og lovverk som er relevante for servicenæringen, og forklare hvordan de regulerer drift av virksomheter

Salg, service og reiseliv

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Forretningsdrift

Å ha et arbeid og en arbeidsplass der man trives, betyr mye. Når du blir lærling eller starter i fast jobb, vil du fort se at du tilbringer store deler av dagen på arbeidsplassen din. Da er det viktig at du og dine kollegaer føler dere trygge og trives der. HMSarbeidet skal ivareta alle ansatte og bidra til trygghet og trivsel. Ledelsen har et hovedansvar for dette, men som arbeidstaker har du en lovfestet plikt til å medvirke i HMS-arbeidet og skape et godt arbeidsmiljø. Du er pålagt å følge de HMS-tiltak som bedriften velger å innføre. Denne plikten kalles medvirkningsplikten. En viktig del av denne plikten er å ta initiativ til å ha en god relasjon til kollegaene dine og ledelsen på jobben. Å være en god kollega kan være å vise omsorg og ta initiativ til å ha det hyggelig sammen på jobb, uten at det går ut over arbeidet på en negativ måte. Arbeidsmiljøloven Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) er den viktigste loven når det gjelder rettigheter og plikter i arbeidslivet. Den er like viktig for arbeidstakere som for arbeidsgivere, og skal først og fremst sørge for at du har et trygt arbeidsforhold. Den har klare regler for HMS-arbeidet i bedriften, og regulerer mange områder i et ansettelsesforhold. Når du blir ansatt i en bedrift, skal bedriften sørge for at du blir likebehandlet, får god opplæring og gode utviklingsmuligheter ut fra dine egne forutsetninger. Den har bestemmelser som skal sørge for trygge ansettelsesforhold, som fast arbeidstid, oppsigelsesvern og arbeidsavtale. Internkontrollforskriften Bruk det du kan! 1 Finn ut hva to norske aviser nylig har skrevet om arbeidsmiljø, ved å søke på a. «arbeidsmiljø site:vg.no» og b. «arbeidsmiljø site: aftenposten.no» i nettleseren din. Du kan bytte ut avisene med andre aviser etter eget ønske. 2 Gjør det samme med «internkontroll». Lag så et lite referat om funnene dine, som du kan dele med læreren og/eller klassen din.

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (intern kontrollforskriften) er lovteksten som pålegger norske bedrifter å drive et systematisk forbedringsarbeid, slik at målene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen oppnås. Myndighetene krever altså at bedriftene systematisk gjennomfører tiltak. Disse må bedriftene dokumentere, slik at de kan bevise at forbedrings arbeidet er gjennomført. Før eller siden kommer Arbeidstilsynet på inspeksjon i bedriften. De som ikke kan dokumentere at et systematisk forbedringsarbeid har funnet sted, kan bli straffet med bøter og nedstengning inntil forholdene er utbedret. Andre eksempler på lover som regulerer HMS-arbeidet: → Forurensningsloven → Brann- og eksplosjonsvernloven

Salg, service og reiseliv

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Forretningsdrift

Helse Helsedelen i HMS-arbeidet handler om det fysiske og psyko sosiale arbeidsmiljøet til dem som arbeider i bedriften. Det fysiske arbeidsmiljøet omfatter alle kroppslige belastninger omgivelsene på arbeidsplassen kan påføre oss, mens det psykososiale omfatter alle mentale belastninger som kan oppstå mellom mennesker. Både fysiske og mentale påkjenninger kan gi oss varig redusert helse og livskvalitet. De ansatte er ofte bedriftens viktigste ressurs. Derfor er deres trivsel, motivasjon og sikkerhet avgjørende for en bedrifts evne til å lykkes. Her er noen eksempler på hva sompåvirker det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet: Fysisk arbeidsmiljø → renhold (hygiene) → vedlikehold → inneklima → temperatur → lys og synsforhold → støy og vibrasjoner → ferdsel → vold og trusler → farlige stoffer → stråling → smitte → forurensing → personalrom → ergonomi → universell utforming

Psykososialt arbeidsmiljø → respekt og verdighet → sosial kontakt → kommunikasjon → samhandling og samarbeid → ansvar → vold og trusler → trakassering (utilbørlig opptreden) → negativt stress → ledelse, organisering og oppfølging → utvikling og trivsel

Fysiske og psykososiale forhold henger sammen og påvirker hverandre. Hvis du for eksempel får fysiske belastningsskader på grunn av arbeidet ditt, kan dette påvirke psyken din ved at du blir ukonsentrert, sliten og nedtrykt. Blir du mobbet på en arbeidsplass, kan dette føre til at du får angst og blir nedstemt, noe som igjen kan føre til at kroppen ikke fungerer som den skal. Det er derfor viktig å ta vare på helsen til de ansatte. Både den fysiske og den psykiske.

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Gå gjennom listen med eksempler på hva som påvirker det fysiske arbeidsmiljøet, og vurder om noen av disse har gitt deg kroppslige belastninger i jobb, på skolen eller fritiden. 2 Gjør tilsvarende for eksemplene som står i listen om psyko sosialt arbeidsmiljø.

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Forretningsdrift

Mer om det fysiske arbeidsmiljøet De ytre omgivelsene du har rundt deg når du skal utføre arbeidsoppgavene dine, kan forårsake slitasje, skader eller sykdom. Ulike arbeidsplasser kan ha svært forskjellige fysiske arbeidsmiljøer, forårsaket av variasjoner i arbeidets egenart, bygningstyper, romløsninger, møblement, belysning, temperatur, arbeidsutstyr og så videre. Det fysiske arbeidsmiljøet bør være utformet slik at du som ansatt kan utføre arbeidet ditt trygt, uten fare for skader eller sykdom. Arbeider du på kontor, kan det være vanskelig å se for seg hva som kan forårsake kroppslige belastninger som kan gi varig redusert helse. Inaktivitet, ensformige arbeidsstillinger og skjermbruk kan over tid forårsake betydelige helseplager. Læren om hvordan vi best mulig tilpasser en arbeidsplass til menneskets arbeidsoppgaver og arbeidsmiljø, kaller vi ergonomi. Står du i en butikk eller en hotellresepsjon, bør datakassen og disken være tilpasset din høyde. En avlastningsmatte på gulvet vil også hjelpe med å dempe og avlaste ben som står lenge i ro. Slike matter stimulerer også blodsirkulasjonen i leggene og bena. Arbeidsplassen din skal være tilpasset deg og den jobben du skal utføre. Utstyr du skal jobbe med, skal gi mulighet for gode og varierte arbeidsstillinger. Derfor er det viktig at utstyret er både sikkert og fleksibelt. Inneklima, belysning og støy Med inneklima tenker vi på temperaturer, luftfuktighet og trekk. Det er ubehagelig å arbeide i for varme eller for kalde rom. Den normale arbeidstemperaturen bør ligge på ca. 19–22 °C. For høy luftfuktighet eller for tørr luft vil påvirke de ansattes arbeidshverdag. Tørr luft kan irritere luftveiene, øynene og huden. Kopimaskiner gir ozongass og bør stå på eget rom med ventilasjon. Arbeidstilsynet setter krav til at alle arbeidsplasser skal ha dagslys og utsyn. Lysforhold har mye å si for arbeidsmiljøet og påvirker arbeidshverdagen din. Dagslys er nødvendig for å holde oss våkne, opplagte og friske. Utsyn er nødvendig for at vi orienterer oss i omgivelsene. Alle arbeidsplasser bør ha gode lysforhold for sine ansatte. Men noen ganger vil sola være sjenerende, og da er det nødvendig å stenge den ute ved hjelp av persienner eller andre lysblendere.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Forretningsdrift

God lyskvalitet har du når lyset i det rommet du arbeider, passer til ditt behov og det arbeidet du skal utføre. Styrke, farge og lysvinkel på belysningen påvirker hvordan du opplever arbeidshverdagen din. Mange jobber i dag foran skjermer, både PC-skjerm og større kasseskjermer. Hvis du merker at du må myse for å se teksten på skjermen, eller blir stiv i nakke og skuldrer, trenger du kanskje databriller. Ta i bruk databriller foran skjermen, hvis du har behov for det. Det er arbeidsgiver som skal dekke utgiftene til dette. Støy er uønsket lyd og måles i desibel (dB). Arbeidstilsynet deler støy inn i to typer: → Irriterende støy fra for eksempel ventilasjonsanlegg, vifte i PC-en og lignende. → Skadelig støy fra støyende omgivelser > 80 dB (A) og impulslyd > 130 dB (C). Maskiner, arbeidsutstyr, mennesker, trafikk osv. kan føre til høyt lydnivå, og vil påvirke de ansattes arbeidshverdag. I en butikk og i en hotellresepsjon opplever du kanskje støy hele dagen, men du vet den er der og klarer derfor å leve med den. Denne støyen er en del av arbeidshverdagen i butikker, på hoteller, på aktivitets- og opplevelsesbedrifter, for vektere som jobber på flyplass eller på et kjøpesenter. Hørselsvern er påbudt i områder med spesielt høyt støynivå. Sitter du på et kontor, bør det være roligere. På kontor kan støy virke belastende på de ansatte. Derfor bør maskiner som støyer, plasseres på egne rom. Også kolleger som prater rundt deg når du skal arbeide på et kontor, kan virke som støy. Derfor bør arbeidsplassen ha egne rom eller soner for kaffepauser og andre møter. Stoffer og kjemikalier på arbeidsplassen Gass, røyk og kjemikalier kan være farlig å puste inn. De kan også virke på hud og slimhinner. I mange tilfeller kan de være dirkete brannfarlige. Hvis bedriften har slike farlige stoffer i lokalene, vil dette påvirke hvordan de ansatte løser arbeidsoppgavene sine, og da er HMS-tiltak særdeles viktige.

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Søk opp og finn Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. på internett. a. Hva sier arbeidsmiljøloven § 4-2 (2) om utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon? b. Vurder om din arbeidssituasjon på skolen eller i arbeidspraksis er i tråd med disse lovbestemmelsene. 2 Hva sier § 4-3 (1–4) om det psykososiale arbeidsmiljøet? 3 Hva sier § 4-4 (1–3) om det fysiske arbeidsmiljøet?

Bruk det du kan! 1 Nevn tre ting du kan gjøre på en arbeidsplass for å få en kollega til å føle seg verdifull. 2 Sjefen din har kalt deg inn til medarbeidersamtale. a. Skriv ned tre stikkord som oppsummerer den tilbakemeldingen du helst vil at sjefen din skal gi deg. b. Skriv ned tre stikkord om hva du ikke vil at sjefen skal ta opp med deg i medarbeidersamtalen.

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Forretningsdrift

Mer om det psykososiale arbeids miljøet Hva er det som gjør at du som arbeidstaker kan ha det bra og trives på jobben? Det er det viktig at du kan svare på, både for deg selv og for dem rundt deg. Heldigvis har vi i Norge opparbeidet oss mye kunnskap om hvordan vi kan sørge for god trivsel på arbeidsplassen, men denne kunnskapen kommer bare til nytte om alle arbeidstakere vet om den og tar den i bruk. Det inkluderer deg. Dersom du er som andre arbeidstakere, vil det være viktig for deg å vite at du gjør en god nok jobb, og at du strekker til og mestrer arbeidet ditt. Dette innebærer også at du opplever at det du gjør, er i tråd med det du mener er riktig og forsvarlig, at du gjør noe nyttig og opplever at du har muligheter til å utvikle deg faglig og personlig. For å trives godt er det å bli respektert essensielt. Det vil si at du blir tatt på alvor, at meningen din betyr noe, og at du opplever å være verdifull. Ikke glem at respekt er gjensidig. Du må vise andre respekt for å få respekt tilbake. Trakassering, mobbing, uønsket seksuell oppmerksomhet, plaging, utfrysing, sårende fleiping og erting er dessverre noe som forekommer i arbeidslivet – så vel som i skolen. Enkeltstående negative handlinger kan også være grove og krenkende for den de rammer. Dersom arbeidet er godt organisert og tilrettelagt, kan en forebygge at mye trakassering oppstår. God ledelse og avklarte ansvarsforhold med tydelig fordeling av arbeidet bidrar til å forhindre trakassering og konflikter mellom ansatte. Samtidig må arbeidsgiver håndtere de tilfellene som likevel oppstår. Arbeidstakere kan også bli utsatt for vold og trusler fra kunder, gjester, klienter og så videre. Dette skal arbeidstakerne så langt det er mulig, beskyttes mot. Vold er enhver handling som tar sikte på å skade en person fysisk eller psykisk. Trusler er i denne sammenhengen muntlige angrep eller handlinger som tar sikte på å skade eller skremme en person. Med planlegging, opplæring, bemanning, utforming og utførelse av arbeidet skal arbeidsgiver ha kontroll med den faren som kan oppstå ved vold og trusler. I serviceyrkene er det jobben din å sette kundenes eller gjestenes behov foran dine egne. Det å måtte undertrykke egne behov og følelser over tid kan være mentalt belastende. Dersom det lar seg gjøre, er det lurt å rullere på hvem som har kundekontakt, og å sette av tid til å evaluere kundemøtene med kollegaene dine.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Forretningsdrift

I arbeidslivet kan du oppleve å være helt alene på jobb. Det an være som nattevakt i resepsjonen på et lite hotell, i en vakt k sentral, på et kontor eller i en butikk på rolige dager. Det å være helt alene uten kontakt med eller støtte fra andre kan være en stor psykisk belastning. Det kan også utgjøre en sikkerhetsrisiko dersom du mangler muligheter for å kunne tilkalle hjelp og støtte om det oppstår situasjoner som er større enn at du kan håndtere dem alene. Arbeidet skal derfor så langt som mulig utformes slik at en har mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten.

Miljø Miljødelen i HMS-arbeidet handler om at bedriften ikke skal gjøre skade på naturen eller sine ytre omgivelser. Vi bruker ordet forurensning om faste stoffer, væske eller gass som tilføres jord, luft eller vann og gjør skade. Forurensning kan også være støy og rystelser fra et passerende tog, eller utslipp av substanser som påvirker temperaturen i et område og skader vegetasjon og dyreliv. Sjenerende lys og annen stråling som plager eller gjør skade, betegnes også som forurensning. Forurensningsloven skal verne det ytre miljø. Det fulle navnet på loven er lov om vern mot forurensninger og om avfall. I utgangspunktet har ingen lov til å forurense uten at det er gitt spesiell tillatelse fra myndighetene. Lovens formål er å → verne det ytre miljøet mot forurensning, → redusere mengden avfall, → fremme tiltak som kan hjelpe til å forbedre behandling av avfall, og → redusere betydningen og konsekvensene av tidligere forurensning. Hvis du selger is eller pølse fra en kiosk, må du ha søppeldunker i nærheten av der kundene spiser produktet, slik at din bedrift har orden på avfallshåndteringen. På reisemål der det vil være store grupper med besøkende kunder og gjester, må du ha tilgjengelig toalettfasiliteter. Dette er særdeles viktig hvis det serveres mat og drikke i nærheten av en naturattraksjon som opplever stor pågang av turister.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Forretningsdrift

Sikkerhet Sikkerhetsdelen i HMS-arbeidet handler om å redusere sannsynlig heten for at skader og ulykker skjer. Bedriften skal beskytte sine ansatte og gjester mot hendelser som brann, ulykker, personskader og kriminelle handlinger. Den skal både forebygge slik at uønskede hendelser ikke skjer, og arbeide for å begrense skadene dersom uønskede hendelser allikevel skjer. Bedrifter må fastsette sikkerhetsmål og lage tiltaksplan. Alle dokumenter som gjelder HMS i bedrifter, skal samles i internkontrollsystemet (IK-systemet). Avviksskjema skal brukes for å dokumentere og rapportere ulykker, nestenulykker eller avvik fra det som er normal drift. Organisering av HMS-arbeidet Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet må tilpasses hver enkelt bedrift. Det kan være store forskjeller fra arbeidsplass til arbeidsplass, men disse områdene gjelder de fleste: Bedriftshelsetjenesten →

Tekniske innretninger

→

Brann

→

Kildesortering

→

Sikkerhet

→

Bedriftslegeordning, førstehjelp, krisehjelp, sykefravær og yrkes skader Tekniske og elektriske installa sjoner Rømningsveier, brannfarlig inventar, brannslukningsapparat, alarm anlegg og branninstruks Restsøppel, papiravfall, matavfall, resirkulering, gjenbruk og makule ring Svinn, overvåkning, lagring, forsikring, adgangskontroll, ran, overfall, bombetrusler osv.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Forretningsdrift

Her er en oversikt over hvem som er involvert i HMS-arbeidet i bedrifter, og hvilken rolle de har: Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet er et statlig kontrollorgan som skal passe på at sikkerheten og arbeidsmiljøet i bedrifter blir ivaretatt. De kan ta stikkprøver for å se om HMS-arbeidet fungerer i praksis. Arbeidsgiveren Arbeidsgiveren har hovedansvaret for HMS-arbeidet i bedriften. Arbeidsgiveren skal også sørge for at verneombudet og/eller AMU har tilstrekkelig kjennskap til HMS-arbeidet i bedriften. Verneombud Alle bedrifter skal velge verneombud. Men hvis bedriften har mindre enn 10 ansatte, kan ledelsen og de ansatte se på en annen løsning. Verneombudet skal ivareta de ansattes interesser når det gjelder arbeidsmiljøet. Verneombudet velges som regel for en periode på 2 år. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Når en bedrift har over 50 ansatte, skal det opprettes et arbeidsmiljøutvalg. Det skal bestå av representanter fra både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. Verneombudet skal alltid være en av representantene. AMU har til oppgave å arbeide for et sikkert og fullt forsvarlig arbeidsmiljø i bedriften. De ansatte Ledelsen i bedrifter kan ikke skape et godt og trygt arbeidsmiljø alene. De ansatte må engasjere seg og ta ansvaret for sitt eget arbeidsmiljø. Og du har plikt til å rette deg etter de rutinene som bedriften har. Som ansatt skal du være representert gjennom verneombudet og arbeidsutvalget.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Forretningsdrift

Systematisk HMS-arbeid i en bedrift Systematisk HMS-arbeid vil si å sette HMS-arbeidet i et system som gir god oversikt og er lett for ledelsen og de ansatte i bedriften å følge. Systemet forteller hvilke faste daglige, ukentlige, månedlige og årlige gjøremål som må utføres for at HMS skal ivaretas. Dette arbeidet dokumenteres i internkontrollsystemet til bedriften. Vanligvis samler bedriftene denne dokumentasjonen i en perm eller i en elektronisk mappe. Personalet har da tilgang til internkontrollsystemet fysisk eller gjennom en personalportal. Følge opp og dokumentere HMS-arbeidet Alle dokumenter som har med bedriftens internkontroll å gjøre, skal samles i en IK-mappe. Innholdet skal kunne dokumentere at HMS-arbeidet i bedriften er utført i tråd med de lover og regler som myndighetene har bestemt. Når Arbeidstilsynet kommer på tilsyn, er IK-mappen – og dokumentasjonen som skal være inni mappen – det første de vil kontrollere at er i orden. Paragraf § 5 i internkontrollforskriften setter følgende dokumentasjonskrav for bedrifter:

Salg, service og reiseliv

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Internkontroll innebærer at bedriften skal

Dokumentasjon

Forretningsdrift

Eksempler

1. Lover og forskrifter – sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten, er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten

–

Alle lover og forskrifter som angår bedriftens HMS-arbeid, bør inngå i IK-mappen, f.eks. kopi av arbeidsmiljøloven.

2. sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer

–

Samle inn signaturer fra dem som har deltatt på og bestått kurs og o pplæring eller har satt seg inn i HMS-reglene.

3. sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes

–

Medarbeidersamtaler, undersøkelser, rapportering og forslag.

4. fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet

må dokumenteres skriftlig

Mål for hvert område utformes. Her er et eksempel: Helse: Alle ansatte skal gå med hørselsvern i produksjonslokalet til enhver tid.

5. ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet m ht. arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt

må dokumenteres skriftlig

Organisasjonskartet kan brukes her, eller lister over ansatte med kontaktinformasjon og rolleavklaringer.

6. kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko samt utarbeide til hørende planer og tiltak for å redusere risiko

må dokumenteres skriftlig

Risikovurderinger og aktivitetsplaner med tiltak samles i dette kapittelet. Hvordan du utarbeider disse, lærer du i kapittel 9.

7. iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen

må dokumenteres skriftlig

Rapporter og utfylte sjekklister fra gjennomførte rutiner og arbeidsoppgaver skal lagres her. Eksempel: Du går låserunden i bedriften din og ser til at alle vinduer og dører er lukket og låst. Mens du sjekker, fyller du ut sjekkpunktene på en liste som du sender inn til bedriftens digitale IK-mappe.

8. foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt

må dokumenteres skriftlig

Systemet bedriften har for gjennomføring av internkontroll, vil aldri være perfekt. Endringer i omgivelsene kan også gjøre at det blir utdatert. Eksempel: Myndighetene endrer en lov som berører bedriften. Bedriften må kurse sine ansatte i den nye loven, og oppdatere rutinene sine slik at de er i tråd med de nye lovbestemmelsene.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Forretningsdrift

Det systematiske HMS-arbeidet i en bedrift kan deles i fire faser: 1. Komme i gang → Ledelsen tar initiativ, det settes mål, ansvar og myndighet fordeles. 2. Kartlegge → Alle HMS-forhold undersøkes. Hva bør forbedres? 3. Planlegge tiltak → Vurdere tiltak, lage handlingsplan for gjennomføring. 4. Følge opp → Gjennomføre tiltak, rette opp svake sider, innspill til ny HMS-runde. I den første fasen av HMS-arbeidet er det nødvendig å få en oversikt over hva HMS-arbeidet i bedriften skal omfatte. Ledelsen bør lese arbeidsmiljøloven og internkontrollforskriften nøye og finne ut hva som gjelder for bedriften. Internkontrollen i en bedrift skal tilpasses bedriftens størrelse, aktiviteter og risikoforhold, i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav til helse, miljø og sikkerhet. Ledelsen i en bedrift må kalle de ansatte inn til et møte hvor de orienterer om hva systematisk HMS-arbeid vil si for bedriften, og hvordan dette skal utføres i praksis. Det bør velges et verne ombud blant de ansatte eller etableres et arbeidsmiljøutvalg (AMU) om bedriften er stor. Ledelsen setter sikkerhetsmål for HMS-arbeidet i samarbeid med de ansatte. Her er noen eksempler: Sikkerhetsmål for fysisk helse → Ingen skal skade seg fysisk i arbeidet de utfører i bedriften. → Nødvendig verneutstyr skal alltid være tilgjengelig. → Nødvendige ergonomiske tilpasninger skal gjøres for hver enkelt ansatt.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Forretningsdrift

Sikkerhetsmål for psykisk helse → Ingen skal utsettes for mobbing eller trakassering. → Vi skal respektere hverandre for dem vi er, og alle skal inkluderes i fellesskapet i bedriften. Sikkerhetsmål for det ytre miljøet → Vi skal redusere mengden avfall med 30 %. → Vi skal kjøpe inn miljøvennlige produkter. → Vi skal kjøpe inn produkter med gjenbrukbar emballasje. I den andre fasen identifiserer bedriften hvilke trusler mot helse, miljø og sikkerhet som eksisterer, og avgjør hvor farlige de er. Videre innføres det tiltak som skal redusere risikonivåene slik at sikkerhetsmålene blir nådd. I fase tre presenterer bedriften tiltakene for hvert sikkerhetsmål i en tiltaksplan. Hele denne prosessen kan du lese mer om i kapittel 9, «Risikovurdering». I den fjerde fasen skal tiltakene gjennomføres og svake sider utbedres. Bedriftens avviksrutiner spiller en viktig rolle i arbeidet med å rette opp svakheter ved helse, miljø og sikkerhet. Et avvik kan i denne sammenhengen defineres som et brudd på ett eller flere av kravene til helse, miljø og sikkerhet. Hensikten med å ha avviksrutiner er å avdekke og rapportere forhold ved arbeid og rutiner i bedriften som kan føre til skader, eller skader som har skjedd. Bedriftene skal ha gode avviksrutiner som er kjent for alle ansatte. Dette gjelder varsling av alle typer brudd på regler, enten det gjelder bruk av verneutstyr, miljømessige brudd, trakassering, brudd på arbeidsavtaler og brudd som har intern eller samfunnsmessig betydning. Det vanlige er at man først varsler sin egen leder, eller melder avvik inn i et avviksskjema. Ansatte som føler seg trygge, trives og har et godt arbeidsmiljø, er oftere motiverte og har et ønske om å gjøre en god inn sats på jobben. Det kan videre føre til større arbeidskapasitet, effektivitet, lite sykefravær og større ansvarsfølelse hos hver enkelt ansatt. Et dårlig arbeidsmiljø fører ofte til mistrivsel, mindre motivasjon og mindre ansvarsfølelse blant de ansatte. I verste fall kan mistrivsel og dårlig arbeidsmiljø føre til sykefravær eller at gode medarbeidere slutter og finner seg en annen jobb. Å inve stere i systematisk HMS-arbeid er derfor en god investering i bedriftens framtid.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 2 Helse, miljø og sikkerhet

Hva kan du nå?

1 Hva betyr HMS?

Forretningsdrift

2 Hva vil det si at alle arbeidstakere har medvirkningsplikt? 3 Forklar hva de tre delene i HMS skal omhandle i en bedrift. 4 Hvilket lovverk omhandler HMS? 5 Hva menes med systematisk HMS-arbeid? 6 Forklar og beskriv de 4 fasene i systematisk HMS-arbeid. 7 Hva vil det si å dokumentere HMS-arbeidet i en bedrift? 8 Hvilket innhold bør IK-mappen ha? 9 Hvorfor dokumenterer vi HMS- og IK-arbeidet i en IK-mappe?

Salg, service og reiseliv

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

Kapittel 3

Prissetting Prissetting handler om å finne den salgsprisen som gir best inntjening. Salgsprisen må for det første være så høy at du får dekket alle kostnadene dine og i tillegg oppnår fortjeneste. For det andre må den være lav nok til at kundene vil kjøpe. For det tredje bør salgsprisen din ikke være særlig høyere enn prisen konkurrentene dine har. Disse tre strategiene er de viktigste når du skal fastsette salgsprisen.

Læreplanmål:

Kjerneelementer:

Tverrfaglige temaer:

Vurdere, kalkulere og tilpasse pris

– drift, utvikling og lønnsomhet

– bærekraftig utvikling

på et produkt med tanke på kostnader og markedssituasjon

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Har du noen gang kjøpt katta i sekken (betalt for noe som ikke var verdt prisen)? Hva skjedde? 2 Hvordan vet du om du har gjort en god handel?

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

Har du noen gang tenkt over hvorfor ulike produkter har den prisen de har? Hvorfor er ikke favorittsjokoladen ti kroner billigere, og hvordan kan et simpelt maleri bli solgt for millioner av kroner? Ved å lære om hvordan produkter blir prissatt, vil du bli dyktigere til å finne de virkelig gode kuppene. Men du vil også kunne sørge for at bedriften din får mest mulig igjen for det arbeidet som gjøres. Det kan gjøre deg svært verdifull for bedriften. Jobber du i en butikk som er en del av en kjede, vil som regel det meste av arbeidet med å prissette produkter utføres av sentraladministrasjonen. Dette gjør jobben enklere for alle dem som jobber ute i butikkene. I enkeltstående butikker, eller om du selv jobber i sentraladministrasjonen, eller om du starter din egen bedrift, kan det imidlertid være du som har ansvaret for å beregne prisen på det som skal selges. De fleste nybegynnere priser sine varer altfor billig. Da tjener de ikke noe særlig med penger i lengden. For å ende opp med en salgspris som sikrer god inntjening, må du ha en plan. Du må ta noen valg om hvordan du skal angripe oppgaven for å nå målet. Det finnes ulike framgangsmåter eller strategier som du kan velge mellom når du skal finne «riktig» pris. Riktig pris er den som gir bedriften størst mulig overskudd.

Strategier for prissetting Når du skal beregne prisen på et produkt, må du finne svar på disse tre spørsmålene: → Er prisen høy nok til å dekke alle kostnadene og gi for tjeneste? → Hvor mye har kundene evne og vilje til å betale? → Hva tar konkurrerende bedrifter for lignende produkter? Disse tre spørsmålene utgjør kjernen i de tre vanligste pris strategiene:

Salg, service og reiseliv

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

Kostnadsbasert prissetting

→

er når vi kalkulerer prisen for å dekke inn kostnadene – bedriftens forbruk av ressurser.

Markedsbasert prissetting

→

er når vi tilpasser prisen etter hva vi tror kundene er villige til å betale for produktet.

Konkurransebasert prissetting

→

er når vi tilpasser prisen etter hva konkurrentene tar for lignende produkter.

De fleste bedrifter bruker en kombinasjon av disse strategiene når de kalkulerer prisen. Det reduserer risikoen for at salget eller inntjeningen svikter på grunn av dårlige eller manglende vurde ringer. For å finne en optimal pris må du skaffe deg pålitelig informasjon om kostnadene, markedet og konkurrentene.

Kostnadsbasert prissetting Alle bedrifter må være lønnsomme for å overleve. De må på lang sikt tjene inn mer penger på å selge varene sine enn de forbruker av ressurser på å få dem solgt. Vi bruker priskalkyler for å beregne en pris som dekker kost nadene. En kalkyle er en talloppstilling eller et regnestykke, og en priskalkyle er dermed en oppstilling av de tallene vi trenger for å regne oss fram til et beløp som vil dekke kostnadene. Grovt sett har vi to ulike priskalkyler du kan velge mellom. Vi kaller disse selvkost- og bidragsmetoden. Selvkostmetoden Selvkostmetoden egner seg best når du vil være helt sikker på at utsalgsprisen dekker inn alle kostnadene. Selvkost er summen av alle kostnadene produktet påfører bedriften. Når du skal bruke denne metoden, vil det meste av arbeidet du gjør, dreie seg om å få oversikt over hvilke kostnader bedriften din har eller vil komme til å få. Arbeidet med prissetting og budsjettering henger således tett sammen.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

Det blir enklere å kalkulere prisen om vi deler inn kostnadene i to kategorier: inntakskost (forkortelse av inntakskostnader) og indirekte kostnader. Nedenfor får du en kortfattet innføring i hva disse ordene betyr. Direkte kostnader (inntakskost) Om du skal selge noe, må du først produsere eller anskaffe det. Det påløper da kostnader som er knyttet direkte til den bestemte varen, slik som innkjøpspris, frakt og toll. Vi kaller disse direkte kostnader eller inntakskost. Vi kan si at direkte kostnader er det forbruket en bedrift har, knyttet til å få varene inn på lager. Når vi viser til at inntakskosten varierer med den mengden vi kjøper inn, bruker vi begrepene variable kostnader eller varekostnad i stedet for inntakskost. Indirekte kostnader Indirekte kostnader er det forbruket bedriften har som ikke kan knyttes til et bestemt produkt, men som likevel er nødvendig for å drive butikk. Noen eksempler er strøm, husleie og lager- og administrasjonskostnader. Når de indirekte kostnadene ikke lar seg påvirke av hvor mye som selges, kan vi kalle dem faste kostnader. Alle disse indirekte kostnadene må du fordele på hvert enkelt produkt, slik at disse også dekkes inn av inntektene fra varesalget. Vi kan derfor kalle produktene for kostnadsbærere, da de sammen må kunne bære alle kostnadene bedriften har, og i tillegg gi bedriften fortjeneste. Med selvkostmetoden får vi da følgende kalkyle: Inntakskost (direkte kostnader) +

Indirekte kostnader

Selvkost

Fortjeneste

Salgspris

Her kalkulerer du først alle kostnadene som må dekkes inn av salgsprisen. Ved å legge sammen inntakskosten med de indirekte kostnadene finner du selvkosten. Til slutt legger du til ønsket fortjeneste og beregner salgspris. 38

Salg, service og reiseliv

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

Fortjenesten beregnes i prosent av selvkost. Alle bedrifter ønsker så høy fortjeneste som mulig, men er du for ambisiøs kan salgsprisen bli for høy til at noen vil kjøpe produktet. I slike tilfeller ville overskuddet blitt høyere med en lavere salgspris, fordi bedriften på den måten får solgt mange flere enheter. Bedriften Hype Hoodies AS eies og drives av Frida og Oscar, som begge er 19 år og nettopp ferdige med videregående skole. De vil importere og selge hettegensere, og har lagt inn bestilling på 300 stk. til en pris på kr 68 000. I tillegg kommer det fraktkostnader på kr 5 500. Frida og Oscar legger sammen de direkte kostnadene og deler på antallet enheter for å finne inntakskosten per genser: kr 68 000 + kr 5 599 =

kr 73 599 300

= kr 245,33

Av indirekte kostnader ønsker de å ta ut kr 10 000 hver i lønn. I tillegg regner de med å bruke cirka kr 12 000 på drift av nettbutikk med betalingsløsninger og kr 15 000 på markedsføring. For å holde kostnadene på et minimumsnivå vil de lagre genserne hjemme. Da slipper de å leie lagerkapasitet. De legger sammen de ulike indirekte kostnadene og deler på antallet enheter for å finne ut hvor stor del av de indirekte kostnadene hver enkelt genser må kunne bære: kr 10 000 x 2 + 12 000 + 15 000 =

kr 47 000

= kr 156,67

300

Selvkosten blir da: Inntakskost (direkte kostnader)

kr 245,33

Indirekte kostnader

kr 156,67

Selvkost (andel av alle kostnadene) kr 402,00

For at bedriften skal tjene penger, må Frida og Oscar legge til fortjeneste. De vil starte med å kalkulere en fortjeneste på 30 % av selvkosten: kr 402 x 0,30 =

kr 120,60

Salgsprisen uten merverdiavgift blir da:

Salg, service og reiseliv

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

Inntakskost (direkte kostnader)

kr 245,33

Indirekte kostnader

kr 156,67

Selvkost (andel av alle kostnadene)

kr 402,00

Fortjeneste (30 % av selvkost = 402,00 x 0,30)

kr 120,60

Salgspris, ekskl. mva.

kr 522,60

Merverdiavgift (salgspris x 0,25)

kr 130,65

Salgspris inkl. mva.

kr 653,25

Om Frida og Oscar får solgt alle genserne, vil bedriften deres sitte igjen med et overskudd på kr 36 180. Det vil gi dem muligheter til å gjøre nye innkjøp og på sikt utvide vare sortimentet.

Bruk det du kan! 1 Synes du 653,25 kroner er en grei pris på en hettegenser? Hvorfor/hvorfor ikke? Og hvilke kvaliteter eller egenskaper må hettegenseren i tilfelle ha? 2 Tror du Frida og Oscar vil få solgt alle hettegenserne? Hva kommer det an på?

For bedrifter som selger tjenester eller produserer varene selv, vil kalkylen være den samme. Men de direkte kostnadene vil da ofte beregnes ut fra → hvor lang tid arbeidet tar (timelønn til arbeiderne), og → hvor mye materialer som går med. Ungdomsbedriften Fresh-foto UB tar ferske produktfotografier for lokale butikker i Ringsaker, og hjelper dem med å lage attraktive oppslag i sosiale medier, som trekker flere kunder til butikkene. For oppdragene tar de betalt kr 100 per time. Kringla bakeri i Hamar betaler da følgende pris for to timers arbeid: Inntakskost (kr 100 x 2 timer)

kr 200,00

+ Indirekte kostnader

kr 85,00

= Selvkost (andel av alle kostnadene)

kr 285,00

+ Fortjeneste (20 % av selvkost)

kr 57,00

= Salgspris

kr 342,00

Salg, service og reiseliv

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

I løpet av to timer rekker fotografen å klargjøre tre komplette oppslag med bilder av herlig bakverk, som Kringla bakeri kan publisere i sine kanaler de neste dagene. NB! Ungdomsbedrifter slipper å betale merverdiavgift, og trenger ikke legge denne til i prisen.

For å finne ut hvor store de direkte og indirekte kostnadene er, må du vite hva bedriften bruker penger på. Dette varierer gjerne noe mellom bedrifter som (1) kjøper inn og videreselger varer, (2) produserer varene sine selv, eller (3) selger tjenester. Opplysningene du trenger, vil du finne i bedriftens resultatbudsjett. Resultatbudsjettet er en talloppstilling som viser hva bedriften planlegger å bruke penger på. Er bedriften nyoppstartet, finnes det ikke noen tidligere tall du kan støtte deg på. Da må du sjekke innkjøpspriser hos mulige leverandører og vurdere hva bedriften vil komme til å få av kostnader. Til slutt legger du til det dere ønsker å ha i fortjeneste, og regner ut salgsprisen. Skal du drive en ungdomsbedrift, kan det være lurt å betale ut lønn etter hvor mye hver enkelt ansatt produserer. Da vil både de som jobber flittig og de som sluntrer unna, kunne få rettferdig betalt, og motivasjonen for å jobbe øker. Avanse og påslag Etter hvert som du får bedre oversikt over bedriftens økonomi, finnes det noen snarveier du kan ta for å effektivisere arbeidet med å kalkulere pris. Mange forenkler kalkylen ved å bruke et samlet tillegg som dekker både indirekte kostnader og fortjeneste. Dette tillegget kaller vi avanse. Avansen regnes i prosent av inntakskost, og størrelsen på den må den enkelte bedrift avgjøre ut fra bedriftens budsjett og tidligere regnskapstall.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

Inntakskost direkte kostnader) +

Indirekte kostnader

Selvkost

Fortjeneste

Salgspris

Inntakskost (direkte kostnader)

Avanse

Salgspris

Når handelsbedrifter prissetter varer, bruker de ofte et påslagstall som multipliseres med inntakskosten. Dette kaller vi påslags metoden. Påslagstallet er en faktor som beregnes ut fra hva som erfaringsvis dekker alle kostnadene og gir en rimelig fortjeneste. Om Hype Hoodies AS brukerpåslagstallet 2,8, vil salgsprisen bli:

Bruk det du kan! 1 Har du forslag til endringer i påslagstallet som Hype Hoodies AS har brukt? Hvilket påslagstall ville du gått for? 2 Hva tror du vil skje om de bare klarer å selge halvparten av de 300 genserne de har kjøpt inn? Vil de tjene eller tape penger?

Inntakskost

x påslag

= salgspris inkl. mva.

kr 245,33

x 2,8

= kr 686,92

Som du ser, ble salgsprisen per genser nå noe høyere enn i eksempelet med selvkostmetoden. Vil Frida og Oscar klare å få solgt ut genserne til denne prisen? Påslagstall og avanse må ikke brukes ukritisk. Som et grunnlag må markedet vurderes. Du må vite noe om hva kundene er villige til å betale, i tillegg til at påslagstallet skal dekke kostnadene. Bidragsmetoden Kanskje vet du allerede hva kundene er villige til å betale, eller hvor mye konkurrentene tar for lignende produkter. Da egner bidragsmetoden seg godt for å sjekke om det vil være lønnsomt å kjøpe inn produktet. Med utgangspunkt i en salgspris du har funnet, trekker du fra de variable kostnadene og finner ut hva som er igjen til å dekke faste kostnader og fortjeneste. Denne summen kaller vi deknings bidrag.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

Vi får da følgende kalkyle: Salgspris – variable kostnader (inntakskost) = Dekningsbidrag per enhet Med bidragsmetoden slipper du å kalkulere de indirekte kostnadene, til forskjell fra selvkostmetoden. Dekningsbidraget gir deg svar på hvor mye hvert enkelt produkt bidrar til å dekke indirekte kostnader og fortjeneste. Er dekningsbidraget positivt, bidrar produktet. Er det negativt, taper bedriften penger på hvert eneste salg. Da bør du la være å tilby produktet. Ideelt sett gir alle varene et stort dekningsbidrag, men mange bedrifter tar også inn varer som ikke er så lønnsomme. Dette er gjerne varer som kundene forventer at du har, og som trekker dem til butikken. Da handler de kanskje også andre produkter med et høyere dekningsbidrag. Priskalkylene du nå har lært, er gode hjelpemidler til å finne ut om bedriften din får dekket kostnadene sine, men til syvende og sist er det markedet og konkurranseforholdene som bestemmer prisen.

Markedsbasert prissetting Vi kaller det markedsbasert prissetting når vi beregner prisen ut fra hva vi vet om kundenes vilje og evne til å betale for produktet. Dersom kundene mangler enten vilje eller evne til å kjøpe, får du ikke solgt noen ting. Derfor kan du ikke bare tenke på kostnadene. Du må i tillegg undersøke markedet. Markedet er den samlede etterspørselen – eller sagt med andre ord: alle menneskene som kan tenke seg å kjøpe et produkt eller en tjeneste. Hva er kundene villige til å betale for varene vi tilbyr? Etterspørselen etter et produkt er nesten alltid priselastisk. Det vil si at tilbøyeligheten kundene har til å kjøpe en vare, varierer i takt med prisen. Er prisen for høy, kjøper kundene mindre eller sjeld nere, enten fordi de ikke har nok penger, eller fordi de synes de får for lite igjen for pengene. Er prisen for lav, blir etterspørselen stor og varen kan bli utsolgt veldig raskt. Da skuffer du de kundene som kommer til tomme hyller. Du kunne også tjent mer, ettersom kundene du solgte til, hadde akseptert å betale en høyere pris per enhet. Kunsten er å balansere prisen og mengden 43

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Hva er du helt avhengig av å kjøpe hver uke, og hva kan du la være å kjøpe når du har behov for å spare penger? 2 Kommer du på noen flere produkter eller tjenester som er preget av høy- og lavsesong?

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

varer som tilbys, slik at du får solgt ut nærmest alle varene til en høyest mulig pris – samtidig som kundene får en god kjøps opplevelse. Etterspørselen kan endre seg raskt av utenforliggende årsaker, og noen produkter er mer følsomme for endringer enn andre. Iskrem, mineralvann og brus er eksempler på varer som selger mye bedre når været er varmt og solrikt. Andre produkter, slik som feriereiser og hotellopphold, kan til ulike tider på året oppleve svært stor forskjell i etterspørselen. Denne type variasjon betegner vi som høy- og lavsesong. I salg av sikkerhetstjenester kan etterspørselen variere i takt med trusselnivået i samfunnet. Menneskene som utgjør markedet, kan ha svært varierende interesse for produktet ditt – eller økonomi til å betale for det. Mange bedrifter tar derfor i bruk systemer som gjør det mulig å endre og tilpasse prisen etter hvem som kjøper. Dynamisk prising Hoteller, flyselskaper og turoperatører er eksempler på bedrifter som ofte benytter seg av dynamisk prising. Dette innebærer at de ikke har en fast pris på produktet. Prisen kan dermed variere fra handel til handel, der selger og kjøper blir enige om prisen seg imellom. Bedrifter som skal benytte dynamisk prising, må ha systemer som gjøre det enkelt å endre prisen etter variasjoner i betingelser som tid, etterspørsel, kapasitet og hvem som betaler. Dersom du klarer å ta mye betalt fra dem med stor lommebok og nok betalt fra dem med liten, vil du kunne tjene mye bedre på den kapasiteten du har tilgjengelig. Dynamisk prising har blitt et viktig element i netthandelen. Dersom du forsøker å bestille flyreiser på nett, vil du kunne oppleve at prisen endrer seg og blir høyere for hver gang du besøker flyselskapets nettside. Søker du flere ganger etter det samme produktet, signaliserer du sterkere interesse. Ved å justere prisen opp neste gang kan flyselskapet prøve å motivere deg til ikke å utsette kjøpet. Det finnes eksempler på passasjerer som har sittet ved siden av noen på et fly – og som har betalt for samme type sete og service – som har betalt over tusen kroner mer enn sidemannen. Ved hjelp av informasjonskapsler (cookies) og analyseverktøy kartlegger mange netthandlere når kundene besøker nettbutikken, hva de klikker på, titter på, hvor lenge og hvor mange ganger. Med økt mobilbruk kan de også plassere kundene geografisk. De bruker denne informasjonen til å justere prisen etter

Salg, service og reiseliv

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

hvor få eller mange mulige kjøpere det er i markedet på ulike tidspunkt. De kan også tilpasse priser til enkeltkunder, basert på kundens individuelle søkeatferd. Ser du etter litt dyrere premium- produkter, kan du signalisere at du er lite prisfølsom. Da kan bedriften velge å eksponere deg for dyrere og mer eksklusive tilleggsprodukter. Mange bedrifter har medlemsklubber og lojalitetsprogrammer som «belønner» trofaste kunder med eksklusive tilbud og medlemspriser. Dette kan skape en vinn-vinn-situasjon der bedriften kan lagre informasjon om kunden, som de bruker til å tilpasse tilbudene bedre til kundens behov, som igjen gjør at kunden føler seg bedre ivaretatt. Dette kan øke gjensalget – kundene kommer tilbake og kjøper mer. Psykologisk prising

Bruk det du kan! 1 Hvordan kan du finne de beste prisene på en flyreise, på bakgrunn av hva du nå har lært om dynamisk prissetting? 2 Du har kalkulert deg fram til en pris på kroner 165 som dekker alle kostnader. Hvordan vil du videre justere prisen ved hjelp det du kan om psykologisk prising?

Kundene i markedet vil alltid ha en oppfatning om hvilket prisnivå som er greit, rimelig eller dyrt. De har gjerne også en klar mening om hvor mye de er villige til å betale for et produkt. Over denne terskelverdien vil de la være å kjøpe. Psykologisk prissetting går ut på å undersøke hva denne terskelverdien ligger på, og deretter sette prisen tett oppunder denne verdien. Studier viser også at vi mennesker oppfatter ulike tallverdier på litt merkelige måter. Eksempelvis kan vi oppfatte at kr 199 er en mye lavere pris enn kr 200, selv om det skiller bare én krone. Årsaker til dette kan være at vi forbinder kr 199 mer med tallet 100 enn med 200, eller at vi vanligvis setter grensene våre for hva vi aksepterer å betale, på runde tall. Er prisen rett under det runde tallet, vil dermed flere velge å kjøpe. Uansett hva som ligger bak, viser studiene at psykologisk prising har en positiv effekt på kundenes etterspørsel etter varer.

Konkurransebasert prissetting Å tilpasse prisen ut fra hva konkurrentene i markedet tar for tilsvarende produkter, kaller vi konkurransebasert prissetting. I dagens marked finnes det mange bedrifter som tilbyr mye av de samme produktene. Det finnes også mange apper og nettsider som tilbyr tjenester som gjør det enkelt å sammenligne priser. Når det er kjent at kvaliteten på produktene er tilnærmet lik, vil kundene ofte velge å kjøpe hos den bedriften som har det mest prisgunstige tilbudet. 45

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Tenk på et produkt du er interessert i. Hvor store prisforskjeller kan du finne på dette produktet hos ulike tilbydere? Undersøk gjerne på internett. 2 Hvor viktig er det for deg at produktene du kjøper, er produsert på en bærekraftig og miljøvennlig måte? Begrunn svaret.

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

Mange bedrifter følger derfor nøye med på konkurrentenes priser, og endrer prisen fortløpende for å vinne kampen om kundene. Et eksempel på en priskrig som du kanskje kjenner til, er det ekstremt billige smågodtet noen dagligvarebutikker har for å trekke kunder. I netthandelen kan bedrifter benytte seg av prisroboter eller nett-trålere som skanner internett for prisendringer for samme type produkt. Noen bedrifter lar systemet automatisk endre egne priser etter hvilke resultater skanningen gir. Er det lite eller ingen konkurranse i markedet, har du det vi kaller et tilnærmet monopol. Det kan eksempelvis oppstå om du har en teknologi som ingen andre har tilgang på, som gir deg muligheter til å lage et helt unikt produkt. Et monopol kan også bestemmes politisk, der en bedrift får enerett til å selg visse typer varer. I Norge er Vinmonopolet et slikt eksempel. Har du et tilnærmet monopol, står du mye friere til å definere prisnivået selv. Kundene har da ingen gode alternativer å ty til for å dekke behovet sitt. Selv om pris er viktig, skal en ikke glemme betydningen av de andre virkemidlene i markedsføringen. Mange kunder verdsetter trygg handel og gode garanti-, bytte- eller serviceordninger. Tillit skaper lojalitet og kan gjøre at kundene stadig velger deg foran andre konkurrenter, selv om prisnivået ditt er noe høyere enn hos konkurrentene. I framtiden kan det også hende at både kunder og myndigheter vil prioritere bedrifter som driver bærekraftig og miljøvennlig, framfor dem som tar snarveier for å oppnå lavest mulig pris.

Den endelige prisen De fleste bruker altså en kombinasjon av flere prissettingsmetoder for å finne den mest optimale prisen på produktet. Noen begynner med å kalkulere en pris som dekker kostnadene, mens andre begynner med utgangspunkt i en markedspris. Ved å ta i bruk dynamisk prissetting og psykologisk prising kan salget – og dermed inntektene – økes ytterligere. Det er imidlertid viktig at måten din bedrift tilpasser prisene på, ikke oppleves urettferdig av kundene. Dersom prissystemet forvirrer kundene, kan det ødelegge den gode handelsopplevelsen og gi kundene en følelse av å bli lurt.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 3 Prissetting

Forretningsdrift

Hva kan du nå?

1 Hva er det mange nybegynnere gjør feil når de skal prissette produktene sine? 2 Hvorfor er det viktig å finne en optimal pris? 3 Hvilke konsekvenser kan det få om bedriften setter prisen a. for høyt? b. for lavt? 4 Hvilke tre spørsmål må du finne svar på for å finne en optimal pris? 5 Hva heter de tre vanligste prissettingsmetodene? 6 Hva er hensikten med kostnadsbasert prissetting? 7 Når egner a. selvkostmetoden seg best? b. bidragsmetoden seg best? 8 Hva er forskjellen på avanse og påslagstall? 9 Hva mener vi med dynamisk prising? 10 Hva er psykologisk prising? 11 Hva går konkurransebasert prissetting ut på? 12 Hva er et monopol? 13 På hvilke måter kan uheldige prisstrategier lede til dårlige handelsopplevelser for kundene?

Kapittel 4

Budsjett Når du lager et budsjett, prøver du å forutsi hva som vil skje i framtiden. Vi har to typer budsjetter. Resultat budsjettet er en talloppstilling som gir deg oversikt over alle inntekter og kostnader for en gitt tidsperiode. Forskjellen på inntektene og kostnadene gir oss resultatet. Det viser om vi har tjent penger eller ikke. Likviditetsbudsjettet er en talloppstilling som gir deg svar på om bedriften vil ha nok penger til å betale regningene sine.

Læreplanmål:

Kjerneelementer:

Tverrfaglige temaer:

Forklare og føre et enkelt regnskap,

– drift, utvikling og lønnsomhet

– bærekraftig utvikling

utarbeide budsjett og vurdere

– folkehelse og livsmestring

lønnsomhet

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

Å tenke økonomisk – personlig budsjett

Bruk det du kan! 1 Hva er det Mathias og Erik tenker og gjør forskjellig? Hva ville du gjort selv? 2 Hva har du lyst til å oppnå, og hvordan kan du nå målet ditt? Hvor lang tid vil det ta? 3 Hva legger du vekt på når du skal ta en økonomisk beslutning?

Det nytter lite å ha penger dersom en bruker dem på feil måte. At forskjellen på et liv med og uten økonomisk planlegging kan være stor, kommer tydelig fram i disse eksemplene: Mathias (16) ønsker seg bil til 18-årsdagen, men foreldrene sier at han må betale halvparten av summen selv. Han lager derfor en økonomisk plan og skaffer seg deltidsjobb. Han velger også å halvere forbruket sitt av brus og potetgull. Fram mot bursdagen klarer han å sette inn kr 2 000 på en høyrentekonto hver måned. Til 18-årsdagen har han klart å spare opp kr 26 000. Ved å lage en økonomisk plan klarte Mathias å nå målet sitt, og fikk kjøpt en bedre bil enn det han hadde ventet seg. Erik (16) er i akkurat samme situasjon. Han digger biler og gleder seg til han blir 18 og kan kjøre på egen hånd. På fritiden sitter han ofte og ser på biler på finn.no, med chipsposen i fanget. Han drømmer seg vekk i alle bilene han kunne tenke seg. Månedene går, og på sparekontoen stiger ikke akkurat beløpet. Idet han fyller 18, har han kr 1 400 på konto. Erik mener at foreldrene kan betale hele beløpet, men det går de ikke med på. Etter en del masing går de likevel med på å spytte inn kr 7 000 til kjøp av en moped, på én betingelse: at han skaffer seg en jobb. Dersom du tjener mer penger i måneden enn du bruker, kan du sette av penger til sparing. Da vil du lettere kunne nå framtidige mål, som for eksempel å kjøpe deg bil eller leilighet. Går du derimot tom for penger før neste lønn kommer inn på konto, har du vanskelige dager foran deg. Kanskje har du ikke råd til å betale for det du har mest behov for, som mat og kollektivtransport. Mathias brukte to metoder for å nå målet sitt – å skaffe seg en bil. → Han økte inntekten, ved å skaffe seg en deltidsjobb. → Han kuttet kostnader, ved å halvere forbruket sitt av brus og potetgull. Å ha god økonomisk sans handler således både om oppfinnsomhet og disiplin. Hva må du gjøre for å nå målene dine?

Bedriftens budsjett Bruk det du kan! 1 Hva vet du at du vil komme til å betale for i løpet av denne eller neste måned? 2 Har du noen gang gjort innkjøp du ikke har planlagt, eller måttet betale for noe som kom helt uventet?

Det koster å leve. På samme måte som du eller foreldrene dine må betale for mat, husly, strøm og internettilgang, må bedrifter betale for sitt forbruk. For å vite om bedriften din vil være i stand til å tjene penger, må du så presist som mulig prøve å forutsi hvor store inntekter og kostnader den vil ha i kommende periode. En periode dreier seg vanligvis om en måned, et kvartal eller et år fram i tid. Spådommene skal være basert på historikk, kunnskap, undersøkelser og erfaringer.

Økonomiske målsettinger Budsjettene henger i stor grad sammen med bedriftens økonomiske målsettinger. Et personlig økonomisk mål kan være at du ønsker å kjøpe deg en egen leilighet når du er ferdig med utdanningen. Du setter da opp et budsjett som hjelper deg til å leve slik at du klarer å spare opp nok penger til å kunne kjøpe leiligheten noen år fram i tid. Du har altså en nå-situasjon og en ønsket situasjon. Hvor er du nå, og hva vil du oppnå? Den ønskede situasjonen kan være vanskelig å oppnå. Kanskje også umulig. Iallfall på kort sikt. Det er viktig at du setter deg mål som er realistiske. Det øker motivasjonen for å gjøre det som er nødvendig for å nå målene. De samme prinsippene gjelder for bedrifter. Noen eksempler på økonomiske mål kan være: → Neste år skal overskuddet øke med 30 000 kroner. → Salgsinntektene for neste periode skal økes med 20 %. → Vi skal bygge opp egenkapitalen til 600 000 kroner, slik at vi kan sette i verk planen om å åpne en ny butikk i Trondheim For å ha tilfredsstillende oversikt over den økonomiske situasjonen bedriften vil møte i tiden framover, trenger vi to typer budsjett: resultatbudsjett og likviditetsbudsjett.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

Resultatbudsjett Resultatbudsjettet viser hva en bedrift forventer å få av inntekter og kostnader i en gitt tidsperiode. Dette budsjettet forteller oss hvor mye bedriften vil komme til å tjene – eller tape – i den kommende perioden. Når vi trekker kostnadene fra inntektene, finner vi det forventede resultatet for perioden. Forventede inntekter –

Forventede kostnader

Forventet resultat

Vi sier at en bedrift går med overskudd når den har høyere inntekter enn kostnader. Da tjener bedriften penger. Er inntektene lavere enn kostnadene, sier vi at bedriften går med underskudd. Da taper bedriften penger, og den må tære på de verdiene den har fra før. Fortsetter bedriften å gå med underskudd, vil den før eller senere gå tom for verdier og forsvinne. Bedrifter må være lønnsomme for å overleve. Ditt arbeid med budsjetteringen øker muligheten for at du vil se hva som er i ferd med å skje. Da kan bedriften rekke å justere planene sine. Å lage resultatbudsjett: Når du skal lage et resultatbudsjett, er det viktig at du kjenner til → hvilke typer inntekter og kostnader der er vanlig at bedrifter har, og → hvordan du kan beregne hvor høye eller lave de kommer til å være. Inntektene og kostnadene deles inn i ulike poster i resultatbudsjettet. Her er et eksempel på et budsjett:

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

Mai 2021 Beløp i kroner Salgsinntekter kr 200 000 Andre inntekter 0 Forventede variable kostnader Varekostnad kr 110 000 + Frakt kr 15 000 = Sum variable kostnader kr 125 000 Dekningsbidrag (sum inntekter – sum variable kostnader) kr 75 000 Forventede faste kostnader Lønn kr 31 000 + Husleie kr 12 000 + Strøm kr 7 000 + Internett og telefon kr 3 000 + Markedsføring kr 15 000 + Forsikring kr 2 000 = Sum faste kostnader kr 70 000 Resultat (dekningsbidrag – sum faste kostnader) kr 5 000

Inntekter Bruk det du kan! 1 Kommer du på flere ting som kan påvirke en bedrifts fram tidige inntekter? 2 Hva kan du gjøre for å øke dine egne inntekter, enten nå eller i framtiden?

Inntektene er som regel vanskeligst å beregne, spesielt om bedriften nylig har startet opp. Jobber du i en etablert bedrift som har eksistert en stund, kan du se tilbake på regnskapstall og støtte deg på hva bedriften har pleid å ha i inntekter tidligere. I tillegg må du være klar over at mange faktorer kan endre seg og påvirke salgsinntektene i negativ eller positiv retning. Her er noen eksempler på endringer som kan påvirke framtidige salgsinntekter: → Kundenes handlevaner eller kjøpekraft endrer seg. → En konkurrent går konkurs. → En salgskampanje tiltrekker nye kundegrupper. → Dårlig service i butikken har gjort kunder misfornøyde. → Høytider, merkedager, sesonger og værforhold fører til høyere eller lavere inntekter enn vanlig.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

Bedrifter kan også ha andre typer inntekter enn dem som kommer av salg av varer og tjenester. Plasseringen av bedriftens penger kan gi renteinntekter, mens sponsor- og reklameinntekter er to andre eksempler. Jobber du i en helt nystartet bedrift, har du ingen tidligere historikk å støtte deg på. Resultater fra markedsundersøkelser og testsalg kan likevel være til god hjelp, selv om det vil ligge en større usikkerhet i tallene du kommer fram til. Da er det lurt å være litt forsiktig og ikke ta i for mye. Det er bedre å bli positivt enn negativt overrasket. Dine evner til å hente inn og bruke pålitelig informasjon vil komme godt med i arbeidet med budsjettforslaget. Variable kostnader I budsjettet skiller vi mellom variable og faste kostnader. Jo mer du selger, desto flere varer må du kjøpe inn. De kostnadene som er variable, slik som varekostnadene og fraktkostnadene, vil da øke i takt med salget. Selger du mindre, forbruker du også mindre varer, og de variable kostnadene vil synke. Vi kan si at de variable kostnadene varierer i takt med salget. Faste kostnader De faste kostnadene er det forbruket som ikke varierer i takt med salget. Selger du lite, må du uansett betale den samme husleien. Denne forskjellen mellom hvordan variable og faste kostnader påvirker bedriftens økonomi, og gjør at det er lurt å holde dem adskilt fra hverandre. Da får vi bedre oversikt. Forsikring, nedbetaling av lån og lisenser på nødvendig programvare er andre eksempler på faste kostnader. Faste kostnader kan imidlertid endre seg over tid, som for eksempel av at → huseieren skrur opp husleien, → strømprisene går ned, som følge av mye nedbør, → du ansetter flere personer, eller må si opp noen. Det er viktig at du får med i budsjettet alle kostnadene bedriften har. Hvis ikke kan du få noen ubehagelige overraskelser. Bedrifter kan ha flere typer kostnader enn dem som står oppført i eksempelet ovenfor. Siden listen med faste kostnader kan bli lang, legger vi dem sammen i raden «Sum faste kostnader».

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

Dekningsbidrag Dekningsbidraget er det pengebeløpet vi sitter igjen med etter at de forventede variable kostnadene er trukket fra de forventede salgsinntektene. Forventede inntekter

Bruk det du kan! 1 Hva vil skje med dekningsbidraget dersom du må selge en vare til redusert pris? 2 Du har kanskje kjøpt smågodt på supertilbud. Hvorfor selger noen butikker enkelte varer med tap? 3 Noen typer kostnader kan være faste i enkelte tilfeller og variable i andre, alt etter hvordan bedriften er organisert. Kommer du på et eksempel?

–

Forventede variable kostnader

Dekningsbidrag (bruttofortjeneste)

Dekningsbidraget skal være høyt nok til å dekke de faste kostnadene. Da vil ikke bedriften gå med underskudd. Er dekningsbidraget høyere enn det som er nødvendig for å dekke de faste kostnadene, har bedriften fortjeneste og går med overskudd. Den tjener da penger, og det skapes verdier. Jo høyere dekningsbidraget er, desto bedre forutsetninger har bedriften for å være lønnsom. I varehandelen kan flere varer bidra til dekning av faste kostnader og fortjeneste. Noen varer kan være dyre for bedriften å kjøpe inn, noe som gir et lavt dekningsbidrag. Konkurranse mellom butikkene kan også lede til priskrig for å vinne kampen om kundene. Da bidrar varene lite, og bedriften må leve med små marginer. I bedrifter som selger tjenester, er det ikke alltid nødvendig å gjøre innkjøp i det hele tatt. Da vil dekningsbidraget bli svært høyt, med mindre arbeidstakernes lønn regnes som en variabel kostnad. Viktige begreper – resultatbudsjett Variable kostnader →

Faste kostnader

→

Dekningsbidrag

→

Det forbruket av ressurser som varierer med mengden solgte varer eller tjenester. Eksempel: innkjøp av varer, frakt, etc. Det forbruket av ressurser som bedriften har, uavhengig av hvor mye den selger. Eksempel: husleie, strøm, etc. Det pengebeløpet bedriften har igjen av inntektene til å dekke faste kostnader og fortjeneste, etter at de variable kostnadene er trukket fra salgsinntektene. I bransjen brukes også ordene bruttofortjeneste og avanse tilnærmet synonymt med dekningsbidrag. 55

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

Resultat Når du har beregnet de inntektene og kostnadene bedriften vil ha, kan du finne resultatet for perioden. Siden vi allerede har trukket fra de variable kostnadene i dekningsbidraget, er det bare de faste kostnadene som gjenstår. Vi finner da resultatet ved å trekke summen av de faste kostnadene fra dekningsbidraget: Dekningsbidrag –

Sum faste kostnader

Resultat

Før du sender fra deg budsjettforslaget du har utarbeidet, bør du stille deg noen kontrollspørsmål: → Er størrelsen på beløpene i hver post realistisk, ut fra bedriftens planer i den kommende perioden? → Bruker bedriften mer ressurser enn det som er nødvendig for å nå målsettingene sine? → Kan du ha glemt noen kostnader som ikke er kommet med i budsjettet? I noen bedrifter kan en forvente at inntektene er ganske stabile gjennom hele året. Her vil dagligvarebransjen være et godt eksempel. I andre bedrifter kan inntjeningen variere kraftig, i takt med for eksempel ulike årstider, værforhold og ferieperioder. Disse bedriftene kaller vi sesongbedrifter. Slike bedrifter kan gå med underskudd flere måneder i strekk, for deretter å gå med stort overskudd i høysesongen. Her vil vi finne mange bedrifter i reiselivsnæringen, eller for eksempel de som selger juletrær. Dersom bedriften ikke kan fylle hele året med inntektsbringende aktiviteter, kan det være lurt å stenge virksomheten i perioder. Da reduseres kostnadene. Uansett – sesongbedrift eller ikke – må bedriftene vite at de har nok penger til enhver tid til å betale regningene sine. Da trenger vi et likviditetsbudsjett.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

Hva kan du nå?

1 Hvor stor kan forskjellen på et liv med og uten økonomisk planlegging være? Forklar. 2 Hva er et resultatbudsjett, og hvorfor fører vi det? 3 Hva kaller vi forskjellen mellom inntektene og kostnadene? 4 Hvordan kan du beregne størrelsen på inntektene for a. en bedrift som har eksistert lenge? b. en helt nyoppstartet bedrift? 5 Nevn tre eksempler på kostnader det er vanlig at en bedrift har. 6 Hva er forskjellen på variable og faste kostnader? 7 Hvordan kan du lese av et resultatbudsjett om driften vil være lønnsom eller ikke? 8 Hva bør du dobbeltsjekke før du sender fra deg et budsjett som du har utarbeidet?

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

Likviditetsbudsjett Et likviditetsbudsjett er en oversikt over planlagte innbetalinger og utbetalinger for en gitt tidsperiode. Likviditetsbudsjettet gir oss svar på hvor mye penger en bedrift rår over, og dermed hvor god evne den har til å betale for seg i den kommende perioden. Innbetalinger –

Utbetalinger

Innbetalingsoverskudd (eller underskudd)

Til forskjell fra inntekter, som du kjenner fra resultatbudsjettet, ser vi på innbetalinger og utbetalinger i likviditetsbudsjettet. Forskjellen er vesentlig. Mange bedrifter selger varer på kreditt. Det betyr at kunden betaler varene på et senere tidspunkt enn når de faktisk kjøper dem. Det oppstår da en tidsforskyvning mellom inntekt og innbetaling. Den samme tidsforskyvningen oppstår ofte også med kostnader og utbetalinger. Inntekt

Innbetaling

Penger bedriften tjener på salg av varer, tjenester, sponsing, renter, aksjer etc.

Det bedriften mottar av penger en gitt dato, for varer eller tjenester.

Kostnad

Utbetaling

Bedriftens forbruk av ressurser, Det utlegget av penger som målt i penger. bedriften betaler en gitt dato, for varer, tjenester, lån, skatter og avgifter etc. I løpet av en måned og et år har du noen datoer hvor du mottar penger, som for eksempel ukelønn og månedslønn. I tillegg har du også faste datoer for når regninger eller andre utlegg skal betales. Dersom flere av utbetalingene kommer tidligere enn innbetalingene, kan du få problemer med å betale til rett tid. Du mangler da betalingsevne – den nødvendige pengereserven eller likviditeten – til å gjennomføre betalingsforpliktelsene dine.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

Oppdager du tidlig nok at bedriften din kommer til å få betalingsproblemer, vil du kunne gjøre flere grep for bedriften din som utbedrer situasjonen. Du kan → kontakte banken og avtale ny dato senere i måneden for betaling av avdrag på lån, → be banken eller leverandører om betalingsutsettelse, → inndrive fordringer mer effektivt (kreve inn penger fra kunder), → tilføre frisk kapital. Mange bedrifter tilbyr kundene sine betalingsutsettelser og nedbetalingsordninger. Da betaler du kanskje for råvarer i januar, mens innbetalingene fra kundene kommer senere på året. Likviditeten til bedriften må da være god nok til at utbetalinger kan gjennomføres innen forfall, før pengene fra salget kommer inn. Viktige begreper – likviditetsbudsjett Likviditet

Bedriftens evne til å betale regningene sine til riktig tid (innen forfall).

Inngående balanse (IB) De pengene bedriften har til rådighet (på konto) når budsjettperioden starter. Bedriftens pengebeholdning. Innbetalinger

Det bedriften mottar av penger en gitt dato, for salg av varer eller tjenester.

Utbetalinger

Det bedriften betaler en gitt dato, for varer eller tjenester. Disse kalles også utgifter. Innbetalingsoverskudd Forskjellen mellom innbetalingene og eller -underskudd utbetalingene. Denne gir oss svar på om bedriftens pengebeholdning har steget eller sunket (sum innbetalinger – sum utbetalinger = __________). Utgående balanse (UB) De pengene bedriften vil ha til rådighet (på konto) på slutten av budsjettperioden. Denne summen overføres til inngående balanse i≈neste budsjettperiode.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

Ved å passe på når innbetalingene og utbetalingene skjer, vil du alltid ha kontroll på om bedriften din har nok penger på konto til å betale løpende utgifter i tide. Men hvorfor er det egentlig så viktig å betale regningene tidsnok? Hva skjer om du ikke betaler i tide? Skulle du glemme – eller la være – å betale en regning, vil du få purring. En purring er en skriftlig påminnelse om at du må betale regningen. Du kan nå se at summen på regningen har blitt høyere, som følge av et ekstra purregebyr. Du må altså betale en høyere sum. For hver purring øker beløpet du må betale, på grunn av purregebyret og eventuelle strafferenter. Dersom regningen fremdeles ikke er betalt etter én eller flere purringer, vil du få et inkassovarsel. Inkasso er et rettslig steg som en kan ty til for å få deg eller andre kunder til å betale for seg. Betaler du fremdeles ikke, vil du få en betalingsanmerkning. Dette kan gjøre at du i framtiden ikke får lov til å ta opp lån, tegne telefonabonnement, forsikringer eller andre tjenester som krever kredittsjekk. Fortsetter du å ikke gjøre opp for deg kan det i verste fall føre til pålegg om salg av verdier som bil og bolig samt trekk av lønnen din som da betales direkte til kreditorene (pengeinnkreverne). De samme prinsippene gjelder for bedrifter. Bedrifter som ikke klarer å holde sine betalingsforpliktelser, kan få eiendeler beslaglagt og pantsatt, eller bli begjært konkurs. januar februar Inngående balanse (IB) 10 000 12 000 Innbetalinger 5 000 5 000 – Utbetalinger 3 000 9 000 = Innbetalingsoverskudd (eller -underskudd) 2 000 – 4 000 = Utgående balanse 12 000 8 000

mars 8 000

I eksempelet ovenfor ser vi at en bedrift har kr 10 000 på konto i starten av januar. Gjennom måneden mottar de kr 5 000 i inn betalinger fra kunder, men betaler også ut kr 3 000 i utgifter i samme periode. Den 31. januar sitter de igjen med et innbeta lingsoverskudd på kr 2 000. Dette beløpet summerer du med den inngående balansen. Da finner du den utgående balansen på kr 12 000, som overføres til neste måned. I februar har bedriften igjen kr 5 000 i innbetalinger, men utbetalingene øker til kr 9 000 60

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

som følge av innkjøp av nytt utstyr. Det gir et innbetalingsunderskudd på kr 4 000. Dette beløpet må du da trekke fra den inngående balansen for å finne den utgående balansen for februar som skal overføres til inngående balanse i mars. Du ser nå at pengereservene til bedriften har minket. Vi kan si at bedriften har fått lavere likviditet i mars. Vi lister opp de ulike typene inn- og utbetalinger og summerer disse i postene Sum innbetalinger og Sum utbetalinger. Da vil oppsettet se slik ut:

januar

februar mars

Inngående balanse (IB) 10 000 12 000 8 000

Innbetalinger Salg av varer + Fra sponsorer

4 000 5 000 1 000 –

= Sum innbetalinger

5 000 5 000

Utbetalinger

Til leverandør 2 500 2 850 + Markedsføring 500 500 + Diverse utbetalinger – 5 650 = Sum utbetalinger

3 000 9 000

= Innbetalingsoverskudd (eller -underskudd)

2 000

– 4 000

= Utgående balanse 12 000 8 000

Når vi skal beregne størrelsen på inn- og utbetalingene, bruker vi stort sett de samme kildene som for beregningen av inntekter og kostnader i resultatbudsjettet, hovedsakelig bedriftens planlagte aktiviteter for perioden. Beløpene må imidlertid justeres for den mulige tidsforskyvningen som kan oppstå. Eksempelvis kan du kjøpe inn varer i januar som du ikke blir ferdig med å selge ut før i mars. Du betaler da hele beløpet for varene i januar, mens kostnaden i resultatbudsjettet fordeles i takt med salget, på de tre månedene januar, februar og mars. I likviditetsbudsjettet er tidspunktene for når inn- og utbetalingene 61

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

skjer, spesielt viktige. Derfor må du undersøke hvilke avtaler om betaling bedriften har med sine kunder og kreditorer. Det finnes også en rekke utbetalinger som ikke medfører noen kostnad. Bedriften har altså ikke noe forbruk som er knyttet til utbetalingen. Avdrag på lån og betaling av skatter og avgifter er noen eksempler. Disse skal da kun være med i likviditetsbudsjettet, og ikke i resultatbudsjettet. Når du har budsjettert for alle måneder i året, vil du få god oversikt over hvordan likviditeten i bedriften forventes å utvikle seg over tid: Forventet utvikling i likviditet gjennom året 35 000 30 000 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 0

jan

mar

jun

sep

des

-5 000 Utgående balanse

Bruk det du kan! 1 Hva kan bedriften gjøre for å løse problemet med penge beholdningen? 2 Hva vil skje dersom bedriften ikke gjør noe med saken?

Som du kan se i linjediagrammet, har denne bedriften negativ pengebeholdning i mars og april. Det vil si at den vil ha behov for å bruke penger den ikke har. I en slik situasjon bør alarmklokkene dine gå. Her må bedriften gjøre noe for å sikre at den kan overholde betalingsforpliktelsene sine. Heldigvis oppdaget du problemet tidlig nok til at det er mulig å rette opp.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 4 Budsjett

Forretningsdrift

Hva kan du nå?

1 Hva er et likviditetsbudsjett og hvorfor fører vi det? 2 Hva menes med ordet likviditet? 3 Hva vil det si å selge varer på kreditt? 4 Hvilke grep kan du ta om bedriften din får betalingsproblemer? 5 Hva vil skje dersom a. du ikke betaler regningene i tide? b. en bedrift ikke betaler en regning i tide? 6 Hva er forskjellen på a. inntekter og innbetalinger b. kostnader og en utbetalinger? 7 Hva skal du gjøre med utgående balanse fra april når du skal starte på likviditetsbudsjettet for mai?

Kapittel 5

Regnskap Et regnskap er et system for å holde orden på økonomiske hendelser, altså hva du kjøper eller selger, regningene du betaler, eller lønnen til de ansatte. Målet er å få oversikt over bedriftens balanse og det økonomiske resultatet. Balansen viser hvilke e iendeler bedriften har skaffet seg, og hvordan den har fått tak i penger til å kjøpe disse eiendelene. Det økonomiske resultatet forteller deg hvor lønnsom bedriften er – om den tjener eller taper penger.

Læreplanmål:

Kjerneelementer:

Tverrfaglige temaer:

Forklare og føre et enkelt regnskap,

– drift, utvikling og lønnsomhet

– bærekraftig utvikling

utarbeide budsjett og vurdere

– folkehelse og livsmestring

lønnsomhet

Salg, service og reiseliv

Kapittel 5 Regnskap

Forretningsdrift

Med jevne mellomrom avslutter vi regnskapet. Det vil si at vi henter ut og stiller opp de tallene vi trenger for å vurdere hvordan det har gått økonomisk. De fleste bedrifter gjør dette hver måned, hvert kvartal og hvert år. Da beregner vi resultatet, slik at vi kan finne ut om bedriften har gått med overskudd eller underskudd. Legg merke til at det er forskjell på resultatbudsjett og resultatregnskap: Resultatbudsjett Hva en tror kommer til å skje

Resultatregnskap Hva som faktisk har skjedd

Regnskapet avsluttes også til balanse. I balanseoppstillingen kontrollerer vi at verdiene i bedriften er like store som den kapitalen (de pengene) som er investert i bedriften. Når du skal begynne å føre regnskap, er det viktig å være litt tålmodig. Det tar litt tid å bli kjent med hvordan systemet funge rer. Etter hvert vil du oppdage at systemet virker, og at det gir deg god oversikt over bedriftens økonomi. Alle som driver næringsvirksomhet, er gjennom norske lover og forskrifter pålagt å føre regnskap. Årsaken til dette er at tall fra regnskapet eller bokføringen blir brukt av myndighetene, som grunnlag for å beregne skatter og avgifter. Ta vare på bilag og kvitteringer Det er mye du kan gjøre galt når du fører regnskap, men det er kun én feil som er kritisk: å ikke ta vare på bilagene. Et bilag er et bevis som dokumenterer at en økonomisk hendelse har funnet sted, slik som en kvittering for en kjøpt vare, eller en faktura. Bilagene skal vise (1) hva beløpet gjelder, (2) hvor stort det er, (3) dato for overføring og (4) hvem du har mottatt penger fra eller betalt penger til. Bilag på papir bør du sortere etter dato og arkivere i en perm, måned for måned. For digitale bilag bør du gjøre det samme i et mappesystem på PC-en din og sørge for sikker lagring med backup av filene. Dersom noe ikke stemmer i regnskapet, sjekkes bilaget for å oppklare eventuelle feil. Har du ikke bilaget, vil det bli mye mer krevende og kostbart å oppklare saken. Vi sier at regnskapet er ufullstendig dersom et bilag mangler.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 5 Regnskap

Forretningsdrift

Programvare Bedrifter flest bruker programvare som håndterer de fleste sider av regnskapsarbeidet, inkludert bilagshåndtering. Det gjør arbeidet med regnskap og bokføring enklere og mer effektivt. Forståelsen kan imidlertid ikke overlates til et dataprogram. Det er du som må forstå tallene og kunne bruke dem til å gjøre rede for bedriftens økonomiske situasjon. Når du skal lære om prinsippene i regnskapsføringen og forstå hva som skjer, er det enklest å bruke vanlige regnearkprogrammer som for eksempel Microsoft Excel.

Å føre regnskap – steg for steg Vi skal nå se på hvordan du kan føre et regnskap ved hjelp av regneark. I regnskapet skal informasjon fra bilagene føres inn, slik at vi ser hvordan penger har flyttet på seg, og til hvilken tid. Dette heter å postere. Før vi kan gjøre dette, må vi lage et oppsett som viser verdienes start- og endestasjoner. Disse kaller vi kontoer. Vi trenger flere typer kontoer for å holde oversikt over pengestrømmen i bedriften. Til slutt avslutter vi regnskapet til resultat og balanse. Oppsummert kan regnskapsarbeidet deles inn i tre faser. Vi → åpner kontoene → registrerer bilag (posterer) → avslutter kontoene Åpning av kontoer Vi finner de kontoene vi trenger, i en kontoplan. En konto plan er en oversikt over alle kontoene som kan bli brukt i et regnskap. Kontoene er delt inn i ulike klasser. I denne boken vil vi bruke et forenklet utdrag fra kontoplanen Norsk Standard 4102. Denne kontoplanen er vanlig å bruke og er godt tilpasset norske lover og regler:

Salg, service og reiseliv

Klasse 1

Eiendeler

Forretningsdrift

Klasse 4

Bygninger

1200

Maskiner

1230

Biler

1250

Inventar

5000

Lønn til ansatte

1270

Verktøy

5180

Feriepenger

1280

Kontormaskiner Innkjøpte varer for videresalg

4300

Varekostnader

1100

1460

Klasse 5

Klasse 6 og 7

Varekjøp

Kostnader for arbeidskraft

Andre driftskostnader

1900

Kontanter (og kasse)

6300

Husleie

1920

Bankinnskudd

6340

Strøm (lys og varme)

6800

Kontorrekvisita

Egenkapital og gjeld

6900

Telefon og internett

2050

Egenkapital

7020

Bilkostnader

2240

Lån i banken (gjeld)

7130

Reisekostnader

2380

Kassakreditt

7300

Salgskostnader

7790

Andre driftskostnader

Klasse 2

Klasse 3

Kapittel 5 Regnskap

Inntekter

3000

Salgsinntekter

Klasse 8

Finans

3600

Leieinntekter

8050

Renteinntekter

3900

Andre inntekter

8150

Rentekostnader

De åtte kontoklassene i kontoplanen er fordelt i fire ulike kontokategorier. Disse er 1. Eiendeler 2. Egenkapital og gjeld 3. Inntekter

avsluttes til balanse regnskapet

avsluttes til resultat regnskapet

4. Kostnader

Når du har valgt ut hvilke kontoer fra kontoplanen du skal registrere økonomiske hendelser på, setter du opp kontoene i regnearket. Det er dette vi mener med å «åpne kontoene». Her kan det være lurt å bruke en mal der de mest brukte kontoene allerede er opprettet i regnearket. Da sparer du tid og kommer kjapt i gang. Skal du starte ungdomsbedrift, finner du en tilpasset mal for oppsett av regnskap på nettsiden til Ungt Entreprenørskap. Her er et eksempel på hvordan en åpnet konto ser ut: Nummeret på toppen angir hvilken kontoklasse kontoen tilhører, etterfulgt av navnet på kontoen.

1920 Bankinnskudd Debet

Kredit

Når du setter inn et beløp på kontoen, fører du alltid inn beløpet på debet. Debet står alltid på venstre side. Når du tar ut et beløp fra kontoen, fører du alltid inn beløpet på kredit. Kredit står alltid på høyre side.

Kontoene opprettes ved siden av hverandre (horisontalt). Registrering av bilag Når du skal registrere bilag i regnskapet, velger du ut de kontoene som viser hvor pengene har forflyttet seg – til og fra. Alle bilag føres med dato, en kort forklarende tekst og et bilagsnummer. Har du bilaget i en perm eller i en datafil, vil det være 69

Salg, service og reiseliv

Kapittel 5 Regnskap

Forretningsdrift

enkelt å finne tilbake til det aktuelle bilagsnummeret som du har merket bilaget med. I en butikk med kassasystem skjer registreringen av salgsinntekter i kassa, som da vanligvis er en integrert del av bedriftens regnskapssystem. Det første som skal registreres i regnskapet i hver periode, er den inngående balansen (IB). Vi fører da inn kroneverdien av de eiendelene bedriften allerede har på de aktuelle eiendelskontoene. I tillegg må vi også føre inn hvor disse pengene kom fra, på kontoene for egenkapital og gjeld. Tallene du trenger for å føre inn inngående balanse, kan du hente fra balanseregnskapet fra forrige regnskapsperiode: Balanse per 16. oktober 2017 Eiendeler

Egenkapital og gjeld

Kontanter

400

Bankinnskudd

1 400

1 000

Egenkapital Lån (ungdomsbedrifter har ikke lov til å ta opp lån)

1 400

I eksempelet nedenfor ser du hvordan ungdomsbedriften Wrappy UB har åpnet kontoene og ført inn inngående balanse (bilag nr. 1). Dette er bedriftens første regnskap. De har da brukt kvitteringer for kjøp av andeler som bilag for å føre inngående balanse, samt innskuddskvittering fra banken.

Dato

Tekst

Bilag nr.

16.10. IB

1900

1920

2050

3100

4300

Kontanter

Bankinnskudd

Egenkapital

Salgsinntekter

Varekjøp

Debet

400

Kredit

1 000

Kredit

1 400

Da Wrappy UB ble stiftet den 16.10.2017, bestemte de 14 elevene seg for å investere 100 kroner hver i bedriften. Den fikk da en egenkapital på 1 400 kroner. Disse pengene kunne bedriften da bruke til å komme i gang med produksjonen av produktet 70

Salg, service og reiseliv

Kapittel 5 Regnskap

Forretningsdrift

Easywrap, som er et økologisk og antibakterielt matomslag. Vi skal nå se nærmere på hvordan de har ført inn fire ulike økonomiske hendelser i sitt regnskap: Bilag nr. 1 Bedriften har kreditert kontoen for egenkapital med kr 1 400. Da øker egenkapitalen. Av disse pengene ble kr 1 000 satt inn på bedriftens bankkonto, mens kr 400 ble lagt i et pengeskrin til bruk som vekslepenger ved salg av varer. Selv om pengene fra egenkapitalen er delt opp og plassert på ulike steder, kan du se at summen er like høy på debet og på kredit. Vi ser hvor pengene har gått fra og til, og har dermed kontroll på pengestrømmen. For hvert bilag skal beløpene på debet og kredit alltid være like store, eller som vi sier, i balanse. Dobbel bokføring Dersom debet og kredit ikke er i balanse, er noe galt med bilagsføringen. Verdier forsvinner ikke sånn uten videre. De dukker heller ikke bare plutselig opp fra intet. Du må da etterforske og finne ut hva som har skjedd. Dette prinsippet kaller vi dobbel bokføring: Hver transaksjon skal bokføres en gang i debet (+) og en gang i kredit (–), eller rettere sagt med like store beløp i debet og kredit. Systemet blir da selvkontrollerende ved at summen av alle posteringer alltid skal være lik null.

Legg merke til at jo mer penger som investeres i bedriften, jo flere eiendeler har den til rådighet – i form av penger i bank og i kasse i tilfellet med Wrappy UB. Bilag nr. 2 Aktivitetene ungdomsbedriften gjennomførte i oktober 2017, resulterte i flere økonomiske hendelser. For å ha noe å selge måtte de kjøpe inn varer. De fant en egnet leverandør som kunne tilby økologisk bomull av tilfredsstillende kvalitet, og kjøpte inn 6 meter til en totalpris på 750 kroner. Beløpet ble betalt med faktura og dermed trukket fra ungdomsbedriftens bankkonto. 71

Salg, service og reiseliv

Dato

Tekst

Kapittel 5 Regnskap

Bilag 1900 nr.

16.10.

20.10.

Kjøp av bomull

26.10.

Kjøp av bivoks

31.10.

Salg av Easywrap

Forretningsdrift

1920

2050

3100

4300

Kontanter

Bankinnskudd

Egenkapital

Salgsinntekter

Varekjøp

Debet

Kredit

400

Kredit

1 000

Kredit

1 400 750

750

250 2 064

Kredit

250 2 064

Bilag nr. 3 De måtte også ha bivoks til produksjonen. De oppsøkte en lokal honningprodusent, som gikk med på å selge dem 2 kg bivoks til 250 kroner. Leverandøren ville ha betalt i kontanter for bivoksen. Beløpet ble derfor betalt med penger fra kassen. Nå hadde de skaffet alle de råvarene de trengte til å starte produksjonen. Bilag nr. 4 Den 31. oktober 2017 gjennomførte ungdomsbedriften testsalg av produktene. Siden de ikke hadde ordnet med hverken Vipps eller betalingsterminal, kunne de bare ta imot kontanter. De fikk likevel solgt 16 Easywraps, til kr 129 per stykk, til en totalsum på kr 2 064. Salgsinntekten ble kreditert kontoen for salgsinntekter og debitert kontoen for kontanter. Så lenge du husker å ta vare på alle bilagene fra de økonomiske hendelsene, vil du alltid kunne klare å sette opp et korrekt regnskap. I starten kan det være litt vanskelig å vite hvilke kontoer du skal føre en hendelse på en konto, samt om beløpet skal føres på debet- eller kreditsiden på kontoene. Dette kommer med erfaring og krever litt øving. I starten er det lurt å bruke følgende regler som en rettesnor:

Salg, service og reiseliv

Kapittel 5 Regnskap

Forretningsdrift

Regel nummer 1 → en debitering av en konto for eiendeler øker verdien → en kreditering av en konto for eiendeler reduserer verdien Regel nummer 2 → en debitering av en konto for egenkapital eller gjeld reduserer egenkapitalen eller gjelden → en kreditering av en konto for egenkapital eller gjeld øker egenkapitalen eller gjelden Regel nummer 3 → en debitering av en inntekts- eller kostnadskonto reduserer verdien på en eiendelskonto → en kreditering av en inntekts- eller kostnadskonto øker verdien på en eiendelskonto

Avslutning av kontoene Etter at alle de økonomiske hendelsene i perioden er registrert, skal du finne ut hvordan disse har påvirket den økonomiske stillingen i bedriften. Vi gjør derfor noen beregninger, slik at det blir lettere å få oversikt. Som du ser i figuren nedenfor, har det kommet til fire nye linjer i bunnen av regnskapet. → Råbalanse → Til resultat → Til balanse → Sum Råbalansen er totalverdien av alle beløpene som er ført i en kolonne. Det er disse tallene vi bruker til å gjøre de videre nød vendige beregningene. På radene Til resultat og Til balanse sorterer vi ut de tallene vi trenger til å sette opp resultatet og balansen. Raden Sum bruker vi til å kontrollere at debet og kredit er like store på alle kontoene. Dersom det ikke er tilfellet, er noe galt i regnskapet.

Salg, service og reiseliv

Dato

Tekst

Kapittel 5 Regnskap

Bilag 1900 nr.

16.10. IB

20.10. Kjøp av bomull

26.10. Kjøp av bivoks

31.10. Salg av Easywrap

Råbalanse

Forretningsdrift

1920

2050

3100

4300

Kontanter

Bankinnskudd

Egenkapital

Salgsinntekter

Varekjøp

Debet

Kredit

400

Kredit

1 000

Kredit

750

250

2 064

2 464

Til balanse

250

1 000

2 214 2 464

Kredit

1 400

750

Til resultat

Sum

Kredit

2 464

1 000

1 400

1 064

2 064

2 464

2 064

250

2 464

1 000

2 464

2 064

1 000

0 1 000

2 064

1 000

Når du avslutter et regnskap, følger du disse trinnene: 1 Først legger du sammen beløpene i hver kolonne og fører inn summen inn i linjen for råbalanse. 2 Deretter beregner du tallene som skal føres inn i raden Til resultat. I regnskapet til Wrappy UB gjelder dette kontoene for salgsinntekter og varekjøp. Det gjør du ved å finne diffe ransen mellom debet- og kredit-kolonnen på hver konto. For kontoen for Salgsinntekter blir det:

2 064 – 0 = 2 064

For kontoen for Varekjøp blir det:

1 000 – 0 = 1 000

3 Det neste steget er å beregne overskuddet eller underskuddet for perioden. På linjen Til resultat finner du inntektene og kostnadene som du beregnet i trinn 2. Du skal nå finne differansen mellom inntektene og kostnadene på raden Til resultat og sette svaret inn på kontoen for egenkapital (på raden til resultat). I regnskapet til Wrappy UB ser du at bedriften har gått med et overskudd på 74

inntekter – kostnader = resultat 2 064 – 1 000 = 1 064 kr

Salg, service og reiseliv

Kapittel 5 Regnskap

Forretningsdrift

Vi vet at: a) Et overskudd øker egenkapitalen. Da må beløpet føres på kredit-siden på kontoen for egenkapital. b) Et underskudd reduserer egenkapitalen. Då må beløpet føres på debet-siden på kontoen for egenkapital.

4 Kontoen for egenkapital skal avsluttes til balanse. Du beregner derfor forskjellen på debet og kredit på kontoen for egenkapital og fører inn beløpet på raden Til balanse.

kredit 1 400 + 1 064

– –

debet 0

= =

ny egenkapital 2 464 kr

5 De samme gjør du med eiendelskontoene. Du har nå klar gjort alle beløpene du trenger for å sette opp resultat og balanse. 6 Legg sammen tallene fra og med råbalansen i hver kolonne og før summen inn i raden Sum. For hver konto skal beløpet på debet og kredit være det samme. Om ikke, er det noe som er galt. Dette kaller vi å kontrollsummere. Du kan nå sette opp resultat og balanse på denne måten ved å hente ut tallene fra radene Til resultat og Til balanse: Resultat Kontonr. 4 300

Kontonavn

Debet

Varekjøp

1 000

Til Egenkapital

1 064

2 064

Kredit

Kontonavn

2 064

Salgs inntekter

Kontonr. 3 100

2 064

Salg, service og reiseliv

Kapittel 5 Regnskap

Forretningsdrift

Resultatoppstillingen gir en rask oversikt over forholdet mellom kostnadene og inntektene. Vi ser her at Wrappy UB hadde et overskudd på 1 064 kroner i oktober. Vi kontrollsummerer debet og kredit også her, i den nederste raden. Debet og kredit skal alltid balansere. Utgående balanse Eiendeler

Egenkapital og gjeld

Kontonr.

Kontonavn

Debet

1 900

Kontanter

2 214

1 920

Bank innskudd

250

2 464

Kredit

2 464

Kontonavn Egen kapital

Kontonr.

2 050

2 464

Balanseoppstillingen gir en rask oversikt over pengene til bedriften, og hvor de er plassert. Overskuddet har gjort at egenkapitalen til bedriften har økt fra kr 1 400 til kr 2 464. Vi kan si at bedriften har blitt mer verdt. Når vi avslutter regnskapet til resultat og balanse, plukker vi ut de tallene som forteller mest om bedriftens økonomiske situasjon. Den beste måten å bli dyktig til å føre og lese regnskap på er å øve. Når du har blitt godt kjent med systemet for å føre regnskap, og lært deg å bruke det, vil du raskt kunne oppnå dyp innsikt i hvordan det står til med økonomien i gitte bedrifter eller organisasjoner. Etter hver periode kontrollerer vi de økonomiske hendelsene opp imot bilagene. Ved årsavslutning av regnskapet må vi også → kontrollere at alle inntekter og kostnader er ført i riktig periode, og → beregne hva bedriften skal betale i skatt, og avgjøre hva som skal gjøres med overskuddet eller underskuddet.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 5 Regnskap

Forretningsdrift

Hva kan du nå?

1 Hva er et regnskap og hvorfor fører vi det? 2 Forklar hva som er forskjellen på budsjett og regnskap. 3 Hva er et bilag, og hvorfor er det så viktig å ta vare på dem? 4 Hva kaller vi et regnskap som mangler et eller flere bilag? 5 Hva er poenget med dobbel bokføring? 6 Hva er en konto? 7 Hvordan posterer du et bilag? 8 Hvilke fire ulike kontokategorier trenger vi for å holde styr på en bedrifts økonomi? 9 Hvordan beregner du en bedrifts økonomiske resultat? 10 Hva viser dekningsbidraget oss? 11 Kan du forklare sammenhengen mellom inntekter, kostnader, underskudd og overskudd?

Kapittel 6

Lønnsomhet og budsjettkontroll En lønnsom bedrift har større inntekter enn utgifter. Selv om bedriften er lønnsom, kan det hende at den kunne tjent mer penger enn den gjør. Budsjettkontroll er å sammenligne tallene i regnskapet med tallene i budsjettet for den samme perioden. Dersom tallene ikke stemmer overens, har det oppstått et avvik som du må finne årsaken til. Vi bruker lærdommen fra avvikene til å planlegge budsjettet for neste periode.

Læreplanmål:

Kjerneelementer:

Tverrfaglige temaer:

Forklare og føre et enkelt regnskap,

– drift, utvikling og lønnsomhet

– bærekraftig utvikling

utarbeide budsjett og vurdere lønn-

– folkehelse og livsmestring

somhet

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Lønnsomhet og budsjettkontroll

Forretningsdrift

Ved å vurdere tallene fra regnskapet, og å se på hvor store de er i forhold til hverandre, kan vi avdekke både sunnhets- og sykdomstegn ved bedriftens økonomi. Budsjettet setter grenser for hva bedriften kan bruke av penger på ulike ting. Utstrakt bruk av overtidsarbeid kan for eksempel gi unormalt høye lønnskostnader. På sikt kan det da være billigere å ansette flere arbeidstakere. Vi sammenligner også budsjettet med regnskapet. Da kan vi vurdere om det gikk slik vi trodde det skulle gå med økonomien i den aktuelle perioden. Dersom regnskapet viser at bedriften har høyere eller lavere kostnader enn planlagt, er det viktig å finne ut hvorfor. Kanskje noen ansatte i bedriften ikke følger bedriftens planer godt nok, og bruker penger på andre måter enn det som er avtalt i budsjettet. Det kan også være at bedriften har lavere kostnader fordi de har glemt å gjennomføre viktige aktiviteter. Slike feil kan gi langt lavere salgsinntekter enn forventet. Mange av dem du har rundt deg, vil ha stor interesse for den regnskapsanalysen du utarbeider. Ledelsen trenger informasjonen for å kunne ta riktige avgjørelser og utvikle nye planer og strategier. Personalet ønsker å vite om de har en trygg jobb å gå til. Kundene må kunne stole på at tilgangen på produkter og tjenester er stabil. Videre kan analysen bidra til å tiltrekke flere investorer eller blidgjøre långivere slik at bedriften får muligheter til å gjennomføre større planer og aktiviteter enn tidligere. Det er ting som er viktige å se nærmere på når vi skal vurdere bedriftens økonomiske stilling: → Lønnsomhet Bedriftens evne til å tjene penger. En lønnsom bedrift har høyere inntekter enn kostnader. → Likviditet Bedriftens evne til å til å betale regningene sine til riktig tid. → Finansiering Hvordan bedriften har fått tak i penger – skaffet seg kapital – til å komme i gang. På Vg1 skal vi konsentrere oss om lønnsomheten og det økonomiske resultatet, da læreplanmålet er avgrenset til dette.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Lønnsomhet og budsjettkontroll

Forretningsdrift

Lønnsomhet Lønnsomhet defineres som bedriftens evne til å tjene penger. En lønnsom bedrift har høyere inntekter enn kostnader. Når vi skal avgjøre om det økonomiske resultatet i bedriften er godt, må vi kunne gå mer i detalj på hvor lønnsom bedriften er. Det holder ikke bare å kunne si at den er lønnsom. Selv om bedriften er lønnsom, kan det hende at den bruker unormalt mye penger på noe som strengt tatt ikke er nødvendig. Det kan også hende at den ikke bruker nok penger på noe viktig, som å erstatte slitt og ødelagt utstyr.

Nøkkeltall Noen tall fra budsjett- og regnskapsarbeidet er spesielt viktige å legge merke til når vi skal vurdere hvordan det går med økonomien i bedriften. Disse kaller vi nøkkeltall. Nøkkeltallene er indikatorer på hvor godt eller dårlig bedriften går. Kan du bruke dem, får du raskt god oversikt over bedriftens økonomi. Nøkkeltallene er ofte gjengitt i prosent (%), slik at vi lett kan vurdere størrelsen på dem. Det blir også lettere å sammenligne størrelsene på de ulike postene når vi ser hvor stor andel de utgjør i prosent. I gode tider kan det hende at resultatene ser gode ut, men det er fortsatt mulig at bedriften gjør det dårligere enn konkurrentene sine. Nøkkeltallene blir derfor også brukt til å sammenligne trender i økonomien på tvers av ulike bedrifter. Henger din bedrift med i konkurransen i markedet? Du skal nå lære hvordan du beregner og bruker noen sentrale nøkkeltall for å vurdere lønnsomhet.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Lønnsomhet og budsjettkontroll

Forretningsdrift

Årsregnskap 2017–18 % av

Kommentar

salgsinntekt Salgsinntekter

42 441

100,0 %

Variable kostnader Varekostnad

Salg av Easywraps Kostnadene som varierer i takt med salget.

12 995

30,6 %

Frakt

–

0,0 %

Wrappy UB unngikk fraktkostnader ved å velge lokale leverandører.

Lønn for produksjon

–

0.0 %

Elevene bruker i gjennomsnitt 12 minutter på å produsere og pakke én Easywrap, men har valgt å ikke betale ut lønn siden dette skjer i skoletiden.

Sum variable kostnader

12 995

30,6 %

Dekningsbidrag (inntekter – sum variable kostnader)

29 446

69,4 %

Lønn

–

0,0 %

Elevene valgte å ikke ta ut lønn. De ville heller ta ut utbytte under avviklingen av ungdomsbedriften.

Husleie

–

0,0 %

Strøm

–

0,0 %

Som ungdomsbedrift fikk elevene låne lokaler gratis av skolen og slapp derfor å dekke disse kostnadene selv.

Registreringsavgift

200

0,5 %

Markedsføring

4 600

10,8 %

Andre kostnader

1 190

2,8 %

Sum faste kostnader

5 990

14,1 %

23 456

55,3 %

Dekningsbidraget i prosent av salgsinntektene kalles dekningsgrad.

Faste kostnader

Resultat dekningsbidrag – sum faste kostnader =

Elevene kjøpte logodesign og materialer til å bygge messestand. Innkjøp av diverse kontorrekvisita.

Resultatet i prosent av salgsinntektene kalles resultatgrad.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Lønnsomhet og budsjettkontroll

Forretningsdrift

I årsregnskapet til Wrappy UB ovenfor kan du se at elevene har beregnet størrelsen på hver post i regnskapet i prosent av de totale inntektene. For å finne prosentene har de brukt følgende regnestykke: Summen på regnskapsposten

x 100 =

Salgsinntektene Prosentene gjør det lettere å se hvor store postene er i forhold til hverandre. Med ansvaret for regnskapet skal du vite en god del om hva som ligger bak tallene på hver post. Du må sjekke → at beløpene ser riktige ut sammenlignet med aktivitetene bedriften har gjennomført i perioden, → om bedriften har brukt uvanlig mye penger på enkelte ting, og i så fall hvorfor, og → om alle økonomiske hendelser har blitt registrert. Dersom tallene ikke stemmer eller er unøyaktige, vil grunnlaget for viktige avgjørelser være misvisende. Det kan lede til store problemer for bedriften framover i tid. Varekostnaden i prosent Varekostnad

12 995 kr

Salgsinntekter

42 441 kr

x 100 = 30,6 %

Elevene i Wrappy UB beregnet varekostnaden i prosent til å være på 30,6 %. I handelsbedrifter er det vanlig at varekostnaden ligger på 40–70 % av salgsinntektene. Dette er altså et godt tegn som viser at bedriften har evne til å være lønnsom. → Dersom varekostnaden i prosent er høy, blir det lite igjen til å dekke faste kostnader og fortjeneste. → Dersom varekostnaden i prosent lav, vil det være mye igjen til å dekke faste kostnader og fortjeneste. Wrappy UB er imidlertid ingen ren handelsbedrift. De må bruke tid på å produsere produktet sitt selv. Dersom de skal fortsette driften etter at de er ferdige med skolegangen, må de legge inn lønnskostnader for produksjonen. Da vil kostnadene stige. De variable kostnadene varierer i takt med salget, aktivitetene og produksjonen. 83

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Lønnsomhet og budsjettkontroll

Forretningsdrift

Dekningsgrad Dekningsbidrag 29 446 kr Salgsinntekter

x 100 = 69,4 %

42 441 kr

Prosentandelen dekningsbidraget utgjør av salgsinntektene, kalles dekningsgrad. Med en dekningsgrad på 69,4 % har Wrappy UB gode forutsetninger for å kunne dekke faste kostnader og ønsket fortjeneste. Det er som regel veldig bra å ha så høy dekningsgrad som mulig. Da vil en økning i salget gi et stort positivt utslag på lønnsomheten. Men her må vi passe litt på. Bedriften kan ha lave variable kostnader fordi den i stedet har høye faste kostnader, og dette gjør bedriften mer sårbar for svingninger i salget. Faste kostnader synker ikke i takt med sviktende salg. Resultatgrad

Bruk det du kan! 1 Hva tror du hadde skjedd med resultatet til Wrappy UB om de hadde betalt ut lønn for produksjonen? 2 Hva tror du hadde skjedd med salgsinntektene om de hadde doblet markedsføringskostnadene?

Resultat

23 456 kr

Salgsinntekter

42 441 kr

x 100

= 55,3 %

Prosentandelen resultatet utgjør av salgsinntektene, kalles resultatgrad. Vi bruker også begrepet fortjeneste om resultatet. Resultatgraden viser hvor stor andel av salgsinntektene bedriften sitter igjen med etter at alle kostnader er trukket fra. Med en resultatgrad på 55,3 % satt elevene i Wrappy UB igjen med over halvparten av salgsinntektene i overskudd. Fra de 1 400 kronene de startet med, hadde de etter at driftsåret var ferdig, (23 456 + 1 400) 24 856 kroner i egenkapital, som de kunne betale ut i utbytte. De valgte likevel ikke å fortsette driften etter skolegangen. Årsaken var at om de skulle dekt inn kostnadene for lønn, strøm og husleie selv, ville resultatgraden blitt mye lavere – med mindre de hadde klart å øke effektiviteten og produksjonskapasiteten. Dette hadde de ikke nok penger til å finansiere. Når vi skal vurdere om resultatgraden er god, må vi sammen ligne den med → bedriftens økonomiske målsettinger, → andre sammenlignbare bedrifters resultat i samme bransje, og → tidligere resultater, budsjett, prognoser og prestasjoner.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Lønnsomhet og budsjettkontroll

Forretningsdrift

Disser tre nøkkeltallene – varekostnaden i prosent, dekningsgraden og resultatgraden – gir oss den vesentligste informasjonen for å avgjøre hvor lønnsom bedriften er. Vurderingen vi foretar av lønnsomheten, gir oss et bedre grunnlag til å ta viktige avgjørelser i den videre driften.

Budsjettkontroll I budsjettkontrollen sammenligner du tallene fra regnskapet med tallene i budsjettet for den samme perioden. Dersom tallene ikke er like, har vi fått et avvik. Det vil si at de økonomiske hendelsene som inntraff, ble annerledes enn hva vi planla i budsjettet. Til høyre i kolonnene for avvik er forskjellen på summene i budsjettet og regnskapet beregnet i både kroner og prosent. Det gir oss bedre oversikt over hvor nøyaktig → budsjettet ble utformet i lys av bedriftens planlagte aktiviteter, og om → budsjettet ble fulgt som et styringsverktøy for bedriften.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Lønnsomhet og budsjettkontroll

Forretningsdrift

Budsjettkontroll 2017–18 Budsjett

Regnskap % av

Kroner Salgsinntekter

Avvik % av

salgsinntekt

Kroner

salgsinntekt

% av Kroner

budsjett

56 400

100,0 %

42 441

100,0 %

–13 959

–24,8 %

18 000

31,9 %

12 995

30,6 %

5 005

27,8 %

Variable kostnader Varekostnad +

Frakt

–

0,0 %

–

0,0 %

–

0,0 %

Lønn produksjon

–

0,0 %

–

0,0 %

–

0,0 %

Sum variable kostnader

18 000

31,9 %

12 995

30,6 %

5 005

27,8 %

Dekningsbidrag (inntekter – sum variable kostnader)

38 400

68,1 %

29 446

69,4 %

–8 954

–23,3 %

Lønn

–

0,0 %

–

0,0 %

–

0,0 %

Husleie

–

0,0 %

–

0,0 %

–

0,0 %

Strøm

–

0,0 %

–

0,0 %

–

0,0 %

Registreringsavgift

200

0,4 %

200

0,5 %

0,0 %

Markedsføring

4 000

7,1 %

4 600

10,8 %

–600

–15,0 %

Andre kostnader

1 000

1,8 %

1 190

2,8 %

–190

–19,0 %

Sum faste kostnader

5 200

9,2 %

5 990

14,1 %

–790

–15,2 %

33 200

58,9 %

23 456

55,3 %

–9 744

–29,3 %

Faste kostnader

Resultat (dekningsbidrag – sum faste kostnader)

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Lønnsomhet og budsjettkontroll

Forretningsdrift

Du beregner avviket i inntekter og kostnader på denne måten: Budsjettert beløp – Virkelig beløp = Avvik i kroner Avvik i kroner

x 100

= Avvik i prosent

Budsjettert beløp Avviket er positivt dersom virkningen øker resultatet og gir høyere overskudd. Dersom virkningen av avviket er negativ, reduseres resultatet. Da setter du et minustegn foran sifrene i avvikskolonnene. Et stort avvik er aldri bra, selv om det er et positivt avvik. Bedriften bruker budsjettet til å ta viktige avgjørelser. Om budsjettarbeidet er upresist og slurvete, vil kanskje bedriften ta beslutninger på et galt eller misvisende grunnlag. Når du avdekker avvik gjennom budsjettkontrollen, bør du finne ut av og kommentere hvordan og hvorfor avvikene oppstod. Wrappy UB klarte ikke helt å innfri sitt eget budsjett, og endte opp med et 29,3 % lavere resultat enn det de hadde sett for seg. Budsjettkontrollen gir en rekke opplysninger som gjør det lettere å lokalisere årsakene til at ikke alt gikk slik som de trodde. Dette danner et grunnlag for budsjetteringen for neste periode: 1. Avvik i salgsinntekten Med 24,8 % lavere salgsinntekter enn budsjettert solgte Wrappy UB mindre enn de hadde forventet, selv om de opplevde stor etterspørsel fra kundene. Årsaken til dette lå i produksjonskapasiteten. Det var ikke alle elevene som syntes det var så morsomt å produsere Easywrap. Arbeidet ble etter hvert ganske ensformig, noe som gjorde at elevene gikk leie. Lønn knyttet til produksjonen ville motivert dem til å produsere mer. 2. Avvik i variable kostnader Med lavere salg sank også de variable kostnadene. Det var ikke nødvendig å kjøpe inn like mye råvarer som planlagt. Elevene fikk også kjøpt inn råvarer til en billigere pris enn forventet. Samlet ga dette et positivt avvik på 27,8 %. 3. Avvik i dekningsbidraget Lavere inntekter ga ungdomsbedriften 8 954 kroner mindre enn forventet til å dekke faste kostnader og fortjeneste – et negativt avvik på 23,3 %.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Lønnsomhet og budsjettkontroll

Forretningsdrift

4. Avvik i faste kostnader Wrappy UB var heldige som slapp å dekke kostnader knyttet til husleie og strøm. Kostnadene til markedsføring og kontorrekvisita ble litt høyere enn planlagt. Her kunne elevene vært nøyere med å hente inn priser i budsjetteringsarbeidet. Elevene merket at det ble vanskelig å være motivert uten å få utbetalt lønn. Det ble lenge å vente til utbetaling av utbytte på slutten av året. Dette gikk ut over både effektivitet og arbeidsmengde.

Bruk det du kan! 1 Hva kan skje i en bedrift, som kan a. påvirke lønnsomheten positivt? b. påvirke lønnsomheten negativt? 2 Hvor viktig er de ansattes arbeidstempo for lønnsomheten til en bedrift? 3 Hvor viktig er kvaliteten på arbeidet de ansatte gjør, for lønnsomheten til en bedrift?

5. Avvik i resultatet Resultatet ble kr 9 744 lavere enn budsjettert. Hovedårsaken til at ungdomsbedriften ikke nådde resultatmålet sitt, var at de gikk leie av produksjonsarbeidet. De skjønte i etterkant at de kunne brukt lønn som virkemiddel for å øke produktiviteten. Wrappy UB gikk med et overskudd på 23 456 kroner i sitt første og eneste driftsår. Selv om de ikke klarte å nå lønnsomhetsmålet sitt, var elevene fornøyde da utbetalingen av utbytte kom på slutten av skoleåret. De visste imidlertid at de kunne maktet å skape større verdier om de hadde holdt motivasjonen oppe, og brukt budsjettet som et styringsverktøy i større grad. Dersom en ser at driften ikke går helt i den retningen en hadde planlagt, er det viktig å ta grep for å endre kursen. Ikke glem hvor viktig det er å se på hva som ligger bak tallene, når du arbeider med budsjett og regnskap. Resultatene blir ikke skapt i regnskapet. Hvorfor selger bedriften lite? Hvorfor er lønnskostnadene så høye? Umotiverte ansatte, mangel på kompetanse eller misfornøyde kunder er noen eksempler på faktorer som kan påvirke lønnsomheten i negativ grad. I budsjettkontrollen kan slike problemområder avdekkes slik at bedriften kan gjøre noe med dem. Du har nå lært hvordan du kan kalkulere og tilpasse prisen på varer og tjenester, lage resultat- og likviditetsbudsjett, sette opp et regnskap og vurdere lønnsomheten i en bedrift. Husk at det er viktig å repetere og holde ved like kunnskapen. På Vg2 neste skoleår kommer du til å bygge videre på denne kunnskapen slik at du blir enda flinkere til å ha kontroll med bedriftens økonomi.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Lønnsomhet og budsjettkontroll

Forretningsdrift

Oppsummering Priskalkyler En kalkyle er en talloppstilling. Alle regnestykker kan kalles for kalkyler. En priskalkyle er dermed en oppstilling av de tallene vi trenger for å regne ut beløpet vi skal selge en vare eller tjeneste for. Resultatbudsjett En talloppstilling som viser alle inntektene og kostnadene en forventer å ha i løpet av en kommende tidsperiode. Forskjellen på inntektene og kostnadene kaller vi resultat. Likviditetsbudsjett En talloppstilling som viser hvor mye du kommer til å ha på konto i en kommende tidsperiode. Ved å holde styr på forventede innbetalinger og utbetalinger fra konto vil du ha kontroll på at bedriften har evne til å betale regningene sine i tide. Regnskap En oversikt med nødvendige opplysninger om de økonomiske hendelsene som har funnet sted i en periode. Lønnsomhet Bedriftens evne til å tjene penger. En lønnsom bedrift har høyere inntekter enn kostnader.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Lønnsomhet og budsjettkontroll

Forretningsdrift

Hva kan du nå?

1 Hva er lønnsomhet, og hva kjennetegner en lønnsom bedrift? 2 Hva menes med begrepet nøkkeltall? 3 Hvorfor er nøkkeltallene som regel oppgitt i prosent? 4 Hvorfor sammenligner vi nøkkeltallene våre med andre og lignende bedrifter? 5 Hva kan dekningsgraden fortelle deg? 6 Hvorfor er det viktig at du kan mye om hva som ligger bak hver post i regnskapet? 7 Hvordan vurderer du om resultatgraden er god? 8 Hvordan utfører du en budsjettkontroll? 9 Hva er et avvik? 10 Hvordan hjelper budsjettkontrollen bedrifter til å utvikle seg og bli bedre?

Kapittel 7

Vareflyt og kvalitet i verdikjeden Verdikjeden er den rekken med aktiviteter en bedrift gjennomfører for å produsere og selge varer og tjenester, fra innkjøp og varemottak til bearbeiding og distribusjon. Varens reise gjennom verdikjeden, fra innkjøp til gjenvinning, kalles vareflyt. Arbeidet med å styre vareflyten kalles logistikk. Hver arbeidsprosess i verdikjeden må skape merverdi. I en bærekraftig bedrift skjer det på tre måter: sosialt ved å bidra positivt i lokalsamfunnet; økonomisk ved at bedriften tjener penger; og miljømessig ved at bedriften bidrar til å holde planeten frisk.

Læreplanmål:

Kjerneelementer:

Tverrfaglige temaer:

Beskrive vareflyt og kvalitet i

– drift, utvikling og lønnsomhet

– bærekraftig utvikling

verdikjeden og vurdere dilemmaer

– sikkerhet og beredskap

knyttet til lønnsomhet og bærekraft

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden

Forretningsdrift

Råvarer og handelsvarer Bruk det du kan! 1 Undersøk hvilke råvarer du trenger om du skal a. bake en gulrotkake b. strikke en genser 2 Hvor kommer disse råvarene fra, og hvordan blir de bearbeidet før de kommer på markedet? 3 Flyknit, REVlite, Fresh Foam, Primeknit, Forged Mesh, Boost, Zoom og VaporMax. Undersøk hvordan skoprodusenter utvikler og endrer måten de bearbeider råvarer på for å vinne konkurransen om hva du skal ha på deg på føttene. Hva tror du blir den neste store sko-teknologien?

Vi mennesker lever i en verden som vi kan sammenligne med en sandkasse. Sanden representerer stoffer og materialer som vi kan nyttiggjøre oss på ulike måter. Disse naturressursene kaller vi råvarer. Tømmer, olje, metaller, mineraler, kjøtt og melk er noen eksempler. Vi bearbeider og former råvarene slik at de får en funksjon for oss. Disse funksjonene gjør at vi kan leve enklere, tryggere og bedre liv. En klump metall kan bli til en giftering, et våpen eller en sykkel. Råvaren metall får dermed en høyere verdi for kundene og bedriften etter at den er bearbeidet og blitt til en vare. Utvinning og bearbeiding av råvarer medfører som regel inngrep i naturen. Vi må ha tilstrekkelig kunnskap om hvilke konsekvenser aktivitetene våre har. Er vi i tvil, skal tvilen komme naturen og miljøet til gode. Dette kaller vi føre-var-prinsippet. Råvare En utvunnet naturressurs som er framstilt for salg, slik som korn, kjøtt, melk, gull, jern og andre metaller og mineraler, tømmer og olje etc.

Vare (handelsvare) En ferdig bearbeidet fysisk gjenstand som benyttes som byttemiddel i en handel, slik som biler, sykler, mobiltelefoner, spill, musikkalbum, klær, solbriller, verktøy, maskiner, brød, kaker etc.

Verdikjeden Med verdikjeden mener vi den rekken med ulike aktiviteter bedrifter gjennomfører for å produsere og selge varer og tjenester. Målet er å skape verdier for bedriften og kundene. Ved å beskrive verdikjeden i en bedrift vil du kunne hjelpe den med å synliggjøre hvilke arbeidsoperasjoner den gjennomfører, og hvor viktige de er. Du vil da kunne bidra med å sikre at alt bedriften foretar seg, er lønnsomt, fra råvare til sluttprodukt og til gjenvinning. Alle bedrifter må ha god oversikt over sin egen verdikjede. Da vet bedriften at personalet bruker tid og ressurser på aktivi teter som hjelper den til å nå målene sine. Dersom en bedrift mangler oversikt over verdikjeden, kan det forekomme mye sløsing og ineffektivitet uten at noen er klar over det. Dette kan også utgjøre en sikkerhetsrisiko. Aktiviteter som ikke bidrar til å nå bedriftens målsettinger, bør den slutte med. 92

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden

Forretningsdrift

De ulike gjøremålene krever kunnskaper og ferdigheter. I salg, service og reiseliv kommer du til å lære en god del om hva kvalitet i disse ulike leddene innebærer. Her er en introduksjon: Innkjøp En innkjøpsansvarlig må avveie hvor mye som skal kjøpes inn av ulike varer. Ved store innkjøp kan du få kvantumsrabatter (lavere pris per enhet), men samtidig risikerer du at lagringskostnadene blir høye og at varer går ut på dato. Varer kan også bli umoderne før du får solgt dem. Kjøper du inn for lite, risikerer du å gå tom for varer slik at du taper salgsinntekter. Varemottak Med ansvar for varemottak må du kontrollere at leveransen kommer i riktig mengde og kvalitet. Du teller varene og sjekker om antallet stemmer med innkjøpsordre og følgeseddel. Deretter sjekker du for synlige skader som bulker eller fukt, før du signerer på hva du har mottatt og registrerer varene i lagersystemet. Da sikrer du at din bedrift ikke blir sittende igjen med kostnaden ved feil, skader eller mangler som andre har påført varene. Lagring Ulike typer varer som kjølevarer, frysevarer og tørrvarer krever spesielt tilpassede lagringsmiljøer. Som ansvarlig for et lager må du vite hvordan de ulike varene skal oppbevares. Det må være lett å finne tilbake til varene. Hver varetype må ha sin lageradresse. I tillegg må varene lagres etter prinsipper om hvilke varer som skal ut fra lageret i hvilken rekkefølge. Varene med kort holdbarhetsdato plukkes først. For varer uten holdbarhetsdato plukker en som regel de eldste varene først.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden

Forretningsdrift

Bearbeiding (produksjon) Råvarene bearbeides og formes til ferdige produkter. Dette arbeidet krever ofte høy presisjon, slik at alle enhetene som blir produsert, holder den samme kvaliteten. Produksjonen må også være effektiv for at bedriften skal kunne konkurrere på pris i markedet. Dette vil kreve at du er i stand til å arbeide i et høyt arbeidstempo. Distribusjon Distribusjon består av to deler: markedsføring og fysisk transport. I arbeidet med markedsføring jobber du med å finne ut hva kundene vil ha, slik at bedriften kan lage produkter som dekker kundenes behov. Videre må du bruke virkemidler for å gjøre produktet kjent og interessant for kundene. Du må også gjøre produktet tilgjengelig slik at det blir mulig for kundene å få tak i det. Ved å benytte transportmidler blir varene fordelt og fraktet til forhandlere eller direkte til sluttbruker. Sluttbrukere Privatpersoner, bedrifter eller institusjoner som trenger varene til eget forbruk. Kildesortering og gjenvinning Vareproduksjon og forbruk fører tradisjonelt sett med seg forurensing i form av avfall og utslipp av giftige stoffer til jord, luft og vann. Vi må jobbe kontinuerlig med å redusere dette til et minimum. Engangsprodukter og emballasje av ikke-nedbrytbare materialer gir spesielt stor miljøbelastning. Forbud mot engangsprodukter i plast ble anbefalt av Miljødirektoratet i 2020. Det avfallet vi ikke klarer å unngå å skape, kan det fremdeles ligge store verdier i dersom vi håndterer det på riktig måte. Bærekraftige materialvalg og høy kvalitet på kildesortering, resirkulering og gjenvinning bidrar til å gi bedrifter et godt omdømme, og ligger an til å bli et stadig viktigere konkurransefortrinn i framtiden. Alle virksomheter er pålagt å ha systemer og rutiner for oppfølging av kravene i forurensningsloven, og må arbeide kontinuerlig med å skape minst mulig forurensning.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden

Forretningsdrift

Bedrifter som selger tjenester, eller varehandelsbedrifter som ikke bearbeider innkjøpte varer, har normalt en kortere verdikjede. Disse skaper verdier ved å → markedsføre og annonsere, → gjøre produktene tilgjengelige for kundene, → gi veiledning og service, og å → behandle eventuelle klager. Støtteaktiviteter

Bruk det du kan! 1 Undersøk nyhetsmedier på internett og finn minst én nyhetssak om en bedrift som har måttet trekke tilbake produkter fra markedet. Hva var årsaken til tilbaketrekningen, og hvor store verdier tror du gikk tapt for bedriften? 2 I 2011 var det smørkrise i Norge. Hva var årsaken til dette, og hva ble gjort for å bøte på skadene? Søk på internett og finn ut. 3 Hvilket ledd i verdikjeden mener du det var som sviktet i disse tilfellene i de to foregående oppgavene?

Hittil har vi sett på de aktivitetene i verdikjeden som direkte sørger for verdiskapning. Disse kaller vi hovedaktiviteter. Men bedriftene er også avhengige av at en rekke andre gjøremål blir utført. Bedriftenes administrasjon gjennomfører en rekke støtte aktiviteter som indirekte bidrar til å opprettholde kvaliteten i verdikjeden. Dette innebærer å → sørge for riktig og motivert bemanning, → passe på at bedriften følger gjeldende lover og forskrifter, → lage gode rutiner for driften, → justere planer og strategier i tråd med utviklingen i markedene, og → koordinere arbeidet med teknologiutvikling og produktforbedringer. Bedriften må også ha et system for kvalitetssikring som sørger for at gjøremålene blir utført på en tilfredsstillende måte. Et flytskjema illustrerer rekkefølgen av aktivitetene bedriften må gjennomføre, og hvordan den kontrollerer og forhindrer at feil eller avvik forplanter seg. Bedriftene spesialiserer seg Jo lengre en verdikjede er, desto mer omfattende blir arbeidet for bedriften som skal håndtere den. I dagens samfunn er det derfor svært vanlig at bedrifter spesialiserer seg på enkelte ledd og overlater andre deler av produktets verdikjede til andre selskaper. Verdikjeden til et produkt strekker seg dermed ofte utover den enkelte bedrift. En råvareleverandør utvinner råvarene som blir hentet av en transportør og fraktet til en produksjonsbedrift som foredler og bearbeider. Deretter blir varene transportert videre til en grossist som fordeler varepartiet ut til detaljistene (utsalgsstedene) slik at sluttbrukerne kan kjøpe dem. I prosessen med å få produktet fram til kunden vil bedriften din dermed være avhengig av verdikjeden i opptil flere andre bedrifter. 95

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden

Forretningsdrift

Her er en oversikt over sentrale aktører i produkters verdikjede: Produsenten bearbeider råvarer til ferdige produkter, i forsøk på å skape verdier. Importøren kjøper varer fra et annet land og får dem fraktet inn i landet, for å selge dem videre med fortjeneste. Transportøren frakter varer eller personer fra et sted til et annet mot betaling. Distributøren kjøper inn varer i middels til store mengder fra en leverandør, lagrer og selger dem videre oppdelt i mindre mengder. Distributører jobber ofte tett med sine leverandører og har et ansvar for kundeservicen mot sluttbrukerne i området hvor de leverer. Grossisten kjøper inn store varepartier, gjerne fra flere leverandører, som de lagrer, deler opp og selger videre til detaljister. Leverandøren selger og overbringer varer eller tjenester til en annen bedrift. Slik sett kan alle aktørene ovenfor omtales som leverandører. Detaljisten kjøper inn og selger varer i små mengder direkte til forbrukerne. Renovatøren samler inn, sorterer og gjenvinner eller forbrenner avfall fra husholdninger og næringsliv. Også: renovasjonsselskap. Etter at sluttbrukerne er ferdige med å bruke produktene, leveres de til renovasjonsselskaper ved at de kastes i søppelet eller leveres til gjenvinning.

Vareflyt Den reisen varen tar fra opprinnelse til gjenvinning, kaller vi vareflyt. Dersom produksjonen skal gå knirkefritt i bedriften, må vareflyten planlegges, styres og koordineres. Dette arbeidet kaller vi logistikk. Bedriften må passe på at riktige varer (av tilfredsstillende kvalitet) er til stede 96

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Du har reist til butikken med familien din og skal handle dagligvarer for den neste uken, men til din store overraskelse er butikken nesten helt tom for varer. Du hører med betjeningen og får beskjed om at det har vært storbrann på et sentrallager og at de ikke vil få ny leveranse av varer før tidligst om én uke. Det samme gjelder i andre butikker. a. Hvordan vil du og familien din håndtere situasjonen? Vil dere klare dere i én hel uke til med den maten dere har hjemme? b. Undersøk hvilke anbefalinger norske myndigheter har til egenberedskap i husholdningene. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) sin nettside, www.sikkerhverdag.no, er en god kilde.

Kapittel 6 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden

→ → → →

Forretningsdrift

til riktig tid, i riktig mengde, til riktig pris, og at de har blitt transportert på en mest mulig miljøvennlig måte.

Dette er svært viktig for kundene. Dårlig vareflyt kan ha store negative konsekvenser for en bedrift, og kan føre til driftsstans, produksjonsproblemer, høye kostnader og misfornøyde kunder. Bedrifter som er dyktige på logistikk, tilpasser vareflyten etter kundenes behov og sikrer seg muligheter til å gjøre justeringer i eksempelvis innkjøp, produksjons- og lagerkapasitet dersom forutsetningene i markedet endrer seg. Datasystemer og informasjonsteknologi har gjort mange bedrifter i stand til å beregne en nærmest ideell vareflyt. Når du kjøper en vare i en dagligvarebutikk, kan kjøpet i samme sekund bli registrert hos leverandøren, som da kan begynne å planlegge neste leveranse. Dersom salget svikter, vil leverandøren kunne rekke å redusere innkjøp og produksjon og dermed unngå å sitte igjen med varer man ikke får solgt. Bestiller du en vare på internett, vil systemet gi deg informasjon om hvor pakken er til enhver tid, og når du kan forvente at den kommer fram. Merverdi og tredelt bunnlinje Alle leddene gjennom prosessen skal tilføre produktet verdi. Den tilførte verdien kaller vi merverdi. Kundeservice gir produktet merverdi siden den bidrar til at kunden får en bedre kjøpsopplevelse. En god selger som informerer om hvordan produktet best kan brukes, skaper merverdi ved at kunden får bedre nytte av produktet. Dersom en arbeidsoperasjon utføres med dårlig kvalitet, vil det skape ringvirkninger i verdikjeden. Det vil gjøre jobben i andre ledd vanskeligere, og kvaliteten på sluttproduktet kan synke. Brytes kjeden ved at en aktivitet faller bort eller ikke kan gjennom føres, vil ikke bedriften få levert produktet til sluttbruker. Det kan raskt bli veldig kostbart. En bærekraftig bedrift skaper verdier på tre måter. Vi måler altså bedriften på

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Tenk deg at du skal arrangere basar til inntekt for klassen din eller idrettslaget ditt, med salg av lodd, kaker, saft og kaffe. Dere må selvfølgelig også ha premier til loddtrekningen. Hvilke ulike arbeidsoperasjoner må gjennomføres for at arrangementet skal bli vellykket? Sett dem opp på en liste. 2 Du har fått ansvaret for å lage to kaker til basaren, men så glemmer du oppgaven din og møter opp på basaren uten kaker. Hvilke konsekvenser vil dette få for idrettslaget og for gjestene? 3 Beregn hvor mye avfall en basar med 40 deltakere vil komme til å produsere. Hvordan skal dette avfallet håndteres? Har du forslag til hvordan avfallsmengden kan holdes på et minimum?

Kapittel 6 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden

→ → →

Forretningsdrift

Økonomisk resultat Bedriften må tjene penger for å overleve. På sikt må inn tektene være høyere enn kostnadene. Sosialt resultat Bedriften må tilby meningsfylt arbeid med rettferdige vilkår, som gjør det mulig for de ansatte å tilfredsstille sine behov i hverdagen. Du skal med andre ord kunne leve av den lønnen du mottar, være trygg på arbeidsplassen og ha greie arbeidsforhold. Miljømessige følger Bedriften må sikre at dens aktiviteter tar hensyn til miljøet og bidrar til å holde planeten frisk.

Vi sier at bedriften har en tredelt bunnlinje. Flere piler peker mot at bærekraftige forretningsmodeller kommer til å bli stadig mer konkurransedyktige i framtiden. Kjøpekraftige forbrukere etterspør i større grad bærekraftige produkter som produseres i tråd med høye etiske standarder. Det er trendy med bedrifter som tar samfunnsansvar. Dette fører til at bedriftene stiller strengere krav til sine underleverandører. Nye lover og rammebetingelser vil kunne tvinge bedriftene inn i en mer bærekraftig retning. De bedriftene som allerede har en slik forretningsmodell, vil være svært godt posisjonert for slike endringer.

Avfallshåndtering For å unngå at avfallet vårt fører til skadevirkninger på natur og miljø, følger vi prinsippene i avfallshierarkiet. Første punkt er å produsere mindre avfall. Deretter kan ombruk hjelpe oss videre til å redusere avfallsmengdene. Her gjelder det å styre unna engangsprodukter, i alle fall dersom de ikke er nedbrytbare. Tredje punkt er å gjenvinne materialene slik at de kan brukes til nye produkter. Dette forutsetter at vi kildesorterer avfallet. Det vi ikke kan gjenvinne, kan vi utnytte som energikilde. Brenning av avfallet utgjør derfor fjerde punkt. Vi kan imidlertid ikke brenne alt, fordi det kan frigjøre giftige gasser og stoffer som kan skade mennesker og dyr og medføre alvorlig forurensning. Slikt avfall betegner vi som farlig avfall. Da gjenstår det bare ett alternativ: å lagre avfallet generelt og miljøgiftene spesielt, på en mest mulig forsvarlig måte for all ettertid. Vi kaller dette deponering. Tidligere deponerte vi det meste av avfallet på 98

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Hvilke årsaker tror du ligger bak at enkelte slurver med kildesorteringen, eller ikke gidder å kildesortere i det hele tatt? Hva mener du skal til for å løse dette problemet? 2 Undersøk varesortimentet hos en dagligvarebutikk og en elektronikkforhandler. 3 Velg ut to produkter som du mener har mer emballasje enn nødvendig. a. Hvilke produkter valgte du? b. Hvorfor valgte du akkurat disse produktene? c. Du har fått i oppdrag å designe ny emballasje til produktene. Beskriv hvordan den nye emballasjen vil se ut.

Kapittel 6 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden

Forretningsdrift

søppelfyllinger. Mye ble også dumpet på sjøen. Dette førte til utslipp av miljøgifter både til jord, luft og vann, og i skrivende stund arbeides det fremdeles med å få kontroll på avfallsproblemer både nasjonalt og internasjonalt. Avfall fra bedrifter og husholdninger kan deles i to kategorier: → emballasjeavfall og → produktavfall. Emballasje er innpakning og kan ha mange ulike formål. Den beskytter varene mot omgivelsene, og deler dem inn i passende forbrukerenheter. Videre bidrar emballasjen til formidling av salgsfremmende produktinformasjon. Emballerte varer ankommer butikkene i større forpakninger eller kartonger som beskytter varene under lagring. Under transport brukes strekkfilm eller krympefilm av plast for å holde varene på plass på europallene (EUR-pall). Søker du nye løsninger for hvordan du kan redusere emballasjeavfallet, ligger utfordringen i hvordan den nye løsningen kan dekke de samme formålene dagens emballasje allerede har. Dette avfallet består av materialer som kan brukes på nytt, og skal derfor kildesorteres. Når levetiden til produktet er over, ender det opp som produkt avfall. Mye av dette kan materialgjenvinnes. Det finnes retursyste mer og returordninger for både husholdningsavfall og næringsavfall, og det finnes retur- og renovasjonsselskaper som har spesialisert seg på gjenvinning av denne typen avfall. For produkter som bildekk, bilbatterier og elektronikk betaler vi en miljøavgift som er inkludert i prisen når vi kjøper produktet. Denne avgiften finansierer returordningen. Kjøper du slike produkter, må du betale for håndteringen av avfallet, etter prinsippet om at forurenser skal betale. Forhandleren du kjøpte produktet av, har da en plikt til å ta imot dette produktavfallet om du leverer det tilbake.

Kvalitet i verdikjeden Oppsummert kan vi si at en verdikjede har god kvalitet når → hver arbeidsoperasjon gir produktet merverdi, → ressursene utnyttes best mulig, → varer av riktig kvalitet er til stede på riktig plass, i riktig mengde og til riktig tid, → kvaliteten kontrolleres og sikres i hvert ledd, og når → den er bærekraftig (sosialt, økonomisk og miljømessig). 99

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden

Forretningsdrift

Arbeidet krever gode systemer og ansatte med kompetanse til å bruke dem. Ny teknologi kan lede til nye løsninger som endrer tradisjonelle verdikjeder. Et eksempel kan være hvordan 3D-printing gjør det mulig å produsere varen direkte hos kunden der varen skal tas i bruk. Dette kan gi store besparelser i både leveringstid og fraktkostnader. Å følge med på hvordan trender og teknologisk utvikling kan endre og forbedre egen virksomhet, er svært viktig for å opprettholde og styrke en bedrifts konkurranseevne.

Dilemmaer om lønnsomhet og bærekraftig utvikling I forretningsdrift vil du ofte oppleve at de tre verdiene i bærekraft begrepet støter sammen. Noen ganger kan de virke helt uforen lige. Er det mulig å tjene penger samtidig som en sørger for sosial rettferdighet og et godt miljø? I noen tilfeller får bedrifter lov til å holde på selv om driften er en belastning for miljøet. Andre ganger hender det at noen tar seg til rette. En kan spørre seg om ikke mange bedrifter kan strekke seg lenger når det gjelder å ivareta sosialt og miljømessig ansvar, som det de siste årene har blitt svært trendy å trekke fram i omdømmebyggingen. I nyhetsbildet dukker det stadig opp saker rundt denne tema tikken. Bedrifter som har sluppet ut giftstoffer, forurenset lokalt drikkevann eller benyttet seg av barnearbeid, er noen eksempler. Noen bedriver det vi kaller sosial dumping. Det vil si at de benytter seg av arbeidskraft som er mye billigere enn det som vanligvis er tilgjengelig i det lokale arbeidsmarkedet. I Norge skjer sosial dumping ofte i tilknytning til arbeidsinnvandring, hvor utenlandske arbeidstakere får vesentlig dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn norske arbeidstakere. Nedenfor følger noen etiske dilemmaer som du skal kunne vurdere, knyttet til lønnsomhet og bærekraft: → Du har funnet opp en ny måte å behandle tekstil på slik at du kan lage klær med en ny type finish som du er sikker på vil bli en suksess på markedet. Du har vist fram den nye kolleksjonen på en svær motemesse, og tilbakemeldingene er strålende. Flere store kjeder står i kø for sikre seg mulig heten til å føre din kolleksjon i sine butikker. Tekstilbehandlingen fører imidlertid til store mengder avfall av giftige kjemikalier, og krever store mengder vann til produksjonen. Vannet er en ressurs det finnes lite av i området i Bangladesh hvor fabrikken din ligger. Du vet at arbeiderne på 100

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden

→

Forretningsdrift

fabrikken er lojale, og at de har «sine» løsninger for å ta seg av de giftige kjemikaliene, som du ikke stoler fullt ut på. Hva gjør du? På arbeidsplassen opplever du at noen kundegrupper oppfører seg flørtete og pågående mot deg når du yter kundeservice. Du synes det er vanskelig å gi tydelig beskjed om hvor grensene dine går, fordi du er redd det kan ødelegge kundetilfredsheten. Du tar det opp med sjefen din, som svarer at det må jo bare være bra at kundene uttrykker at de liker deg, og viser til muligheter for å få godt med tips. Den seksuelle oppmerksomheten gjør det utrivelig og belastende å være på jobb, men du trenger lønna. Hva gjør du, og hva bør bedriften gjøre for at miljøet på arbeidsplassen skal bli bedre? Du har ansvaret alene for stenging av butikken denne dagen, og om du er rask ut døren, rekker du å bli med vennegjengen din på kino. Utfordringen er at du da må gå 15 minutter før arbeidstiden er over. Du har jobbet iherdig med å gjøre unna alle gjøremål slik at du skal kunne gå tidlig, men idet du skal til å gå, finner du en haug med usortert søppel som ikke er tatt hånd om. Det vil ta deg minst et kvarter å kildesortere dette. Kaster du derimot alt søppelet i restavfallet, vil du kunne rekken kinoen. Hva gjør du, og hvorfor? NB! Sjefen vil ikke finne ut av at du har stukket tidlig fra jobb, så lenge søppelet er tatt hånd om. Du er deltidsansatt på et hotell og har mange kollegaer som kommer fra andre land. Du synes det er spennende å diskutere med dem og lære om deres kultur og bakgrunn. I en diskusjon kommer dere inn på lønn og arbeidsvilkår. Du nevner at du synes det snart er på tide med et lønns opprykk. Uten å helt vite hvorfor merker du at mange av kollegaene dine blir irritert på deg. Noen dager senere finner du ut at de utenlandske kollegaene dine tjener omtrent halvparten så mye som deg for å gjøre akkurat den samme jobben. Hva gjør du, og hva tror du kan være årsakene til at det er sånn?

101

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden

Forretningsdrift

Riktig eller galt? Nedenfor finner du flere dilemmaer som du kan komme borti i arbeidslivet eller som sivilist. Sett deg inn i begge sider av saken og finn så mange argumenter du klarer både for og imot dilemmaene. De kan gjerne deles opp og arbeides med individuelt eller i grupper. Er det riktig eller galt at → lønnsnivået varierer alt etter hvor i verden man bor eller kommer fra? → de ansatte krever så høy lønn at bedriften ikke vil være i stand til å tjene penger? → to personer som gjør det samme arbeidet, får ulik lønn på grunn av ansiennitet (fartstid i jobben)? → personer i lavtlønte yrker må ha to jobber for å tjene nok til livets opphold? → bedriften sparer penger på å bruke maskiner og utstyr til det er bortimot helt utslitt, før det blir skiftet ut? → bedriften har en regel som forbyr de ansatte å ha kjærlighetsforhold med hverandre? → myndighetene tillater bedrifter å gjøre store inngrep i naturen dersom det gir stor økonomisk gevinst? → myndighetene trosser ønskene til lokalbefolkningen og tillater oppstart av forurensende gruvedrift som gagner landets økonomiske utvikling?

102

Salg, service og reiseliv

Kapittel 6 Vareflyt og kvalitet i verdikjeden

Forretningsdrift

Hva kan du nå?

1 Hva ligger i begrepet verdikjeden? 2 Hva er formålet med enhver verdikjede? 3 Hva oppnår du ved å kartlegge verdikjeden i en bedrift? 4 Forklar forskjellen på en råvare og en vare (handelsvare). 5 Hva går føre-var-prinsippet ut på? 6 Hva kan skje i en bedrift som mangler oversikt over sin egen verdikjede? 7 Hvorfor er det viktig at bedriften også gjennomfører støtte aktiviteter som ikke direkte bidrar til verdiskapningen? 8 Hva gjør en a. produsent? b. importør? c. detaljist? d. renovatør? 9 Hvordan skiller grossister og distributører seg fra hverandre? 10 Hva er vareflyt, og hvilke fem faktorer må bedrifter oppfylle for å oppnå god vareflyt? 11 På hvilke tre måter skaper en bærekraftig bedrift verdier? 12 Hvordan kan dårlig kvalitet på arbeidet i ett ledd i verdikjeden skape ringvirkninger? Gi eksempel. 13 Hva er formålet med avfallshåndtering? 14 Beskriv kort hva de ulike trinnene i avfallshierarkiet går ut på. 15 Hvilke ulike formål har emballasje? 16 Hvorfor må hvert ledd i verdikjeden kontrolleres og sikres? 17 Hvor mange kjennetegn på kvalitet i verdikjeden kan du nevne? Lag en liste.

103

104

Kapittel 8

Sikkerhet og risiko Gjennom arbeid og forretningsdrift skaper vi verdier. Verdier kan være materielle som varer eller biler, eller ikkematerielle. Helsen til ansatte eller omdømmet til bedriften er eksempler på ikke-materielle verdier. Verdiene må vi beskytte slik at de ikke mistes, ødelegges eller kommer på avveie. Uønskede hendelser som kriminalitet og ulykker truer verdiene våre. Vi sier at de utgjør en risiko. Alle bedrifter er pålagt å undersøke hvor stor risikoen er for at kritiske verdier kan ta skade. Denne prosessen kaller vi risikovurdering.

Læreplanmål:

Kjerneelementer:

Tverrfaglige temaer:

Gjennomføre en enkel risikovurde

– drift, utvikling og lønnsomhet

– folkehelse og livsmestring

ring og presentere tiltak som fore-

– sikkerhet og beredskap

– bærekraftig utvikling

bygger uønskede hendelser

105

Salg, service og reiseliv

Kapittel 8 Sikkerhet og risiko

Forretningsdrift

Når vi har funnet ut hvor stor risikoen er, må vi avgjøre hva vi trenger å gjøre videre. Vi kan akseptere risikoen, eller redusere den ved å sette inn sikkerhetstiltak. Installerer vi innbruddsalarm, vil tyvene ha mye mindre tid til å komme seg unna med verdier enn de ellers ville hatt. Det er ingen selvfølge at vi kan være trygge i det samfunnet vi lever i. Daglig hører vi i nyhetene at uønskede hendelser inntreffer, og at noen mister noe som er verdifullt. Aller verst er det når liv og helse rammes – verdier som er umulige å erstatte. Når vi mennesker skader oss, mister eller ødelegger noe, lærer vi forhåpentligvis av erfaringene, slik at vi senere passer bedre på. Er du lur nok, klarer du kanskje til og med å lære av hva andre har gjort før deg, slik at du unngår at det samme skjer deg. For bedrifter gjelder akkurat det samme. På arbeidsplassen vil du oppleve at det finnes en del sikkerhetsregler, rutiner og begreper som det forventes at du forstår og følger. Ved første øyekast kan det virke tungvint og unødvendig å følge disse, men det finnes gode grunner til at de er der. Det skyldes som regel alltid tidligere uhell. Alle bedrifter må arbeide systematisk med å ivareta sikkerheten, og mange velger å leie inn sikkerhetstjene ster fra sikkerhetsaktører som spesialiserer seg på dette. I dette kapittelet vil du få innsikt i hvordan du kan vurdere risikoen for uønskede hendelser i en bedrift, og ivareta sikkerheten.

Hva er sikkerhet? Sikkerhet kan defineres som den evnen du har til å håndtere farer, for å unngå skade eller tap. Sikkerhet er dermed noe helt annet enn trygghet. Du kan føle deg trygg, men likevel være i fare – og omvendt. Vi mennesker har ulike terskler for hvor lett vi opplever frykt. Noen våger mye, kanskje for mye, mens andre lar seg lett bekymre og våger kanskje mindre enn de burde. Vi sier at de er lite risikovillige. Når du skal undersøke om sikkerheten er på et akseptabelt nivå, må du derfor gjøre en vurdering basert på fakta. Du må ha kunnskap om verdiene du skal beskytte, mulige trusler og hvor sårbar du er for å bli rammet.

106

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Hvor viktig er det for deg at du kan føle deg trygg i hverdagen og på skolen eller arbeid splassen? 2 Hva kan gjøre at et menneske opplever frykt og usikkerhet? 3 Kommer du på flere eksempler på a. fare uten frykt? b. frykt uten fare?

Kapittel 8 Sikkerhet og risiko

→

Forretningsdrift

Fare uten frykt Du koser deg på skitur i strålende sol og danser deg gjennom den puddermyke snøen – uten å vite at det er stor rasfare i området. Frykt uten fare Du skal holde en muntlig presentasjon for klassen din og merker at hendene dine dirrer og at tårene sniker seg fram i øyekroken. Tenk om du glemmer hva du skal si? Likevel vet du at du ikke taper noe som helst på å prøve. Verden går videre, og du er en erfaring rikere, som du kan lære av til neste forsøk.

I sikkerhetsfaget jobber vi med å øke evnen vår til å håndtere farer. Jo flinkere vi blir til å ivareta sikkerheten, desto mer spektakulære ting kan vi mennesker utføre. Vi kan eksempelvis arrangere toppturer for turister til høye fjell, eller å sørge for at kjente artister kan ha store konserter for tusenvis av mennesker. Sikkerhetsarbeidet gjør at de fleste i Norge kan leve trygt og komme hjem fra jobb med like god helse hver dag som da vi møtte opp på jobb om morgenen. Trygghet og beredskap er et kjerneelement i opplæringen din. Evnene du trener opp til å utføre sikkerhetsarbeid, vil hjelpe deg med å skape tillit og trygghet i dine relasjoner til andre. Du bidrar således til å skape et miljø og et samfunn uten fare og uten frykt. Forebygging og skadebegrensning Bruk det du kan! 1 Hvor mange sikkerhetstiltak som a. forebygger boligbrann, kan du nevne? Lag en liste. b. begrenser skadene av en boligbrann, kan du nevne? Lag en liste. 2 Hva skal du gjøre om du hører brannalarmen ule, eller om du oppdager branntilløp eller røykutvikling?

Arbeid med sikkerhet handler om to ting. For det første vil vi unngå at det oppstår fare for tap av verdier som liv og helse, eiendeler eller informasjon. Dette arbeidet kaller vi forebygging. Vi søker altså å gjøre det mindre sannsynlig at hendelser som kan skade verdiene våre, oppstår. Eksempelvis er håndvask et av de mest effektive tiltakene for å unngå sykdom. Uansett hvor hardt vi prøver, vil vi imidlertid ikke klare å unngå alle uønskede hendelser. Noen vil bli syke selv om de er flinke til å vaske hendene. Da må vi også ha tiltak som kan begrense skadene dersom ulykken inntreffer. Om du blir akutt syk, oppsøker du for eksempel lege og får behandling og medisiner. Begynner det å brenne, kan du redusere skadeomfanget ved å varsle, redde og slukke.

107

Salg, service og reiseliv

Kapittel 8 Sikkerhet og risiko

Forretningsdrift

Krav til sikkerheten

Bruk det du kan! 1 Gå inn på www.lovadata.no og finn lovparagrafene som er nevnt ovenfor. Hvilket ledd i paragrafen mener du er viktigst? 2 Hva er formålet med forskrift om brannforebygging ifølge forskriften selv?

108

Ulykker og kriminalitet har opp igjennom historien presset fram bruken av ulike typer sikkerhetstiltak. Noen av disse har hatt så god effekt at myndighetene har bestemt at de skal være obliga toriske, gjennom å vedta lover og forskrifter. Bilbeltet er et eksempel som har bidratt til å redusere antallet drepte i trafikken drastisk (livstruende skader reduseres med 60–80 %). I dag er det påbudt å bruke bilbelte, også i buss. Både bedrifter og arbeidstakere har lovpålagte plikter som må overholdes. Gjennom internkontrollforskriften er norske virksomheter pålagt å drive et kontinuerlig forbedringsarbeid, med krav om gjennomføring av tiltak for å bedre både sikkerhet og arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøloven pålegger alle arbeidsgivere å kartlegge farer og problemer på arbeidsplassen, og iverksette tiltak mot disse. Bedrifter som ikke overholder pliktene, kan få dagbøter eller pålegg om stenging. Arbeidstakerne plikter å følge de tiltakene som arbeidsgiver innfører. I Norge plikter de fleste bedrifter å ha et forsvarlig nivå av grunnsikringstiltak i en normaltilstand. De skal også planlegge påbyggingstiltak som skal kunne settes inn i løpet av kort tid dersom farenivået øker. For situasjoner som ikke kan håndteres fullt ut med grunnsikrings- og påbyggingstiltak, skal bedriften planlegge skadebegrensende tiltak (beredskap). Disse pliktene kan du lese mer om i virksomhetssikkerhetsforskriften § 14. Andre eksempler på lover og forskrifter som er viktige for arbeid med sikkerhet, er straffeloven, diskrimineringsloven og forskrift om vaktvirksomhet (av 28. mars 2011 nr. 337). Mange bedrifter velger å ha flere sikkerhetstiltak på plass enn det som er pålagt etter loven. Samtidig som dette gir bedre beskyttelse av bedriftens verdier, kan det gjøre at ansatte får et bedre arbeidsmiljø. Kunder kan også få et bedre inntrykk av bedriften. Vi sier at bedriften får et godt omdømme. Andre lovbestemmelser som omhandler krav til risikovurdering og medvirkningsplikt, er → Arbeidsmiljøloven § 3-1 → Forskrift om brannforebygging § 9 og § 12 → Brannvernloven § 25 På www.lovdata.no kan du søke opp og sette deg inn i samtlige lover og forskrifter.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 8 Sikkerhet og risiko

Forretningsdrift

Hva er risiko?

Bruk det du kan! 1 Hva kan skje med bedrifter som ikke overholder pliktene knyttet til sikkerhet og arbeidsmiljø? 2 Hva tror du det vil koste per måned å ha innbruddsalarm tilknyttet vaktsentral i hjemmet ditt? Søk på internett og finn ut.

Risiko er den faren som finnes for at noe kan gå galt. Ved å benytte oss av sikkerhetstiltak kan vi redusere risikoen og oppnå høyere sikkerhet. Vi kan se for oss en vektstang med sikkerhet på den ene siden og risiko på den andre. Jo mindre sikkerhet vi har, desto større blir risikoen for at uønskede hendelser kan ødelegge verdiene våre. Når vi vurderer risikoen for ulike uønskede hendelser, må vi passe på at vi har en riktig balanse mellom sikkerhetstiltak og risiko, slik at bedriften har kontroll med de farene som kan oppstå. Sikkerhetsnivået må tilpasses størrelsen på risikoen (risikonivået). Sikkerhetstiltak koster som regel både penger og tid for bedriften. Disse kostnadene må vurderes mot effekten tiltakene har, eller hva bedriften får tilbake som følge av mindre tap av verdier. Vi vil heller ikke sette inn flere eller større tiltak enn det som er nødvendig. Av og til er det bedre for bedriften å akseptere noe risiko enn å sette inn flere sikkerhetstiltak. Den faren som fremdeles står igjen etter at vi har satt inn sikkerhetstiltak, kaller vi restrisiko.

Hva må vi beskytte? En verdi er noe vi ikke ønsker skal forsvinne, bli skadet eller komme på avveie – altså noe det gjør vondt å miste, enten for deg eller bedriften der du jobber. Bedrifter kan ha mange eiendeler som er nødvendige for driften. Dersom noen av disse går tapt, kan det stanse leveringen av produkter og tjenester til kundene. Tenk deg at du står i kassen midt i julehandelen og plutselig virker ikke kortterminalen. Nesten ingen av kundene har med seg kontanter, og køen hoper seg opp. Du ser at mange av kundene legger fra seg varene og forlater butikken fordi de ikke gidder å vente. Noen blir frustrerte og begynner å kjefte på deg fordi det går for tregt. En slik situasjon kan føre til et betydelig verditap for bedriften i form av tapt inntekt og misfornøyde kunder. Har butikken en plan B? Bedrifter som opplever store verditap, kan gå konkurs, og de ansatte kan miste jobben sin. Når du skal arbeide med sikkerheten i en bedrift, er det viktig at du er klar over hvilke verdier som skal beskyttes. Dette gjelder både bedriftens egne verdier og understøttende verdier som andre leverer til bedriften. På denne måten kan du sikre 109

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Hvordan vil det påvirke deg om a. internett er nede i fire dager? b. strømmen er borte i en uke? c. vannforsyningen til nabolaget ditt blir forurenset og vannet farlig å drikke? 2 Hvordan kan du håndtere bortfallet av 1a, b og c best mulig? 3 Hvordan tror du det samme vil påvirke en bedrift?

Bruk det du kan! 1 Tenk på deg selv og livet ditt. Finn eksempler på materielle og ikke-materielle verdier som du har i livet ditt og som det ville være vondt dersom de gikk tapt. 2 Tenk på den butikken du handlet i sist. Hvilke verdier ville du ha prioritert å beskytte dersom du var butikksjef i butikken?

110

Kapittel 8 Sikkerhet og risiko

Forretningsdrift

hele verdikjeden. Veier, strømnett, internett, flyplasser og havner er eksempler på infrastruktur – anlegg og installasjoner som er nødvendige for at bedriften og samfunnet skal fungere. Du starter med å lage en oversikt over hvilke verdier bedriften har, og hvor store konsekvensene vil bli ved bortfall. Deretter lager du en oversikt over de verdiene bedriften er avhengig av. Vi deler verdiene inn i to hovedkategorier: Materielle: → bygninger, varelager, utstyr, kontantbeholdning, kjøretøy og datautstyr → dokumenter – informasjon lagret på papir eller digitalt → miljø – naturen, omgivelsene

Ikke-materielle: → menneskelige: → helsen til de ansatte → kompetansen til de ansatte → omdømme – ryktet til bedriften

I vekterbransjen sier en ofte at vekteren er «ute på et objekt». Da sikter en til hvilken verdi eller hvilket område vekteren er satt til å beskytte, eksempelvis et dyrt maleri eller kundens eiendom.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 8 Sikkerhet og risiko

Hva kan du nå?

1 Hva er sikkerhet?

Forretningsdrift

2 Hva er forskjellen på forebygging og beredskap? 3 Hva kan skje med bedrifter som ikke overholder myndighetenes krav til sikkerhet og arbeidsmiljø? 4 Forklar begrepet risiko. 5 Hva mener vi med begrepet verdi?

111

112

Kapittel 9

Risikovurdering Risikovurdering er en prosess for å avklare hvor godt verdiene til en bedrift er beskyttet mot uønskede hendelser og trusler. Det finnes flere metoder for å vurdere risiko. Den metoden du vil lære nå, er i hovedsak ut viklet for å vurdere risikoen for tilsiktede hendelser som for eksempel kriminalitet, men kan også brukes til å vurdere utilsiktede hendelser som brann og arbeidsulykker. Metoden er ofte omtalt som trefaktormodellen da den har hovedfokus på de tre faktorene verdi, trussel og sårbarhet.

Læreplanmål:

Kjerneelementer:

Tverrfaglige temaer:

Gjennomføre en enkel risikovurde

– drift, utvikling og lønnsomhet

– folkehelse og livsmestring

ring og presentere tiltak som fore-

– sikkerhet og beredskap

– bærekraftig utvikling

bygger uønskede hendelser

113

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Hvilken informasjon trenger vi for å kunne ta en riktig beslutning om hva vi må gjøre med risikoen? 2 Har du noen gang akseptert en risiko som du ikke burde ha akseptert?

114

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

Enhver risikovurdering skal gi et beslutningsgrunnlag for å avgjøre om det er behov for å sette inn sikringstiltak – og i så fall hvilke. Når du arbeider i en bedrift, vil du være medansvarlig for bedriftens verdier. Bedrifter er vanligvis delt inn i flere avdelinger, og hver avdeling har sine verdier de må passe på. IT-avdelingen må sikre sine verdier, salgsavdelingen må sikre sine, administrasjonen sine – og så videre. Organisasjonskartet gir oversikt over hvilke avdelinger bedriften har. Risikovurderinger må gjennomføres for hver avdeling, for hver arbeidsoperasjon, i hele verdikjeden. Jo lengre verdikjede bedriften har, desto mer omfattende blir sikkerhetsarbeidet. I løpet av Vg1 bør du lære deg å vurdere risikoen for gitte konkrete uønskede hendelser (scenarioer), for verdier som du kan ha ansvaret for i din avdeling, og fastslå om risikonivået er høyt, middels eller lavt. Ved å gjennomføre og samle resultatene fra alle disse enkeltvurderingene vil bedriften få et grunnlag til å kunne vurdere det generelle risikonivået. Videre i kapittelet skal vi følge stegene i en risikovurdering og samtidig forklare de viktigste sikkerhetsfaglige begrepene som er nødvendige for å forstå prosessen. I denne boken bruker vi en metode som er basert på Norsk standard 5832:2014. En typisk risikovurdering inneholder følgende trinn: → Kartlegge verdiene til bedriften → Fastsette sikringsmål → Vurdere mulige trusler (trusselbildet) → Velge ut aktuelle trusselscenarioer → Kartlegge eksisterende sikkerhetstiltak → Finne og vurdere sårbarheter → Vurdere risikoen → Foreslå nye sikkerhetstiltak

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Lag en liste over dine egne verdier rangert med den viktigste øverst. 2 Hvordan beskytter du disse verdiene? Hva skal du for eksempel gjøre dersom det begynner å brenne i hjemmet ditt?

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

1. Kartlegge verdiene til bedriften Når du skal kartlegge verdiene for en bedrift eller en oppdragsgiver, finnes det flere aktuelle metoder det vil være lurt å ta i bruk. Oversikten over verdiene bør være detaljert og utfyllende. Verdiene skal også rangeres ut fra hvor viktige de er. Det er størrelsen av konsekvensen ved bortfall som avgjør om verdien er stor eller liten. Utelates viktige verdier fra listen, kan det lede til at sårbarheter i sikkerheten ikke blir oppdaget. Intervju De som kjenner verdiene best, er ofte de som jobber med dem til daglig. Derfor er det en god idé å intervjue personene som er ansvarlige for verdiene i bedriften. Her er noen eksempler på spørsmål det vil være lurt å stille: → Hva vil skje dersom den viktigste verdien du har ansvaret for, går tapt? → Hvor avhengige er dere av verdien? Kan den lett erstattes? → Hva vil skje dersom dere ikke får tilgang til kundedatabasen deres i løpet av en hel arbeidsdag? → Hva hvis bygget blir satt ut av drift? Befaring av lokalet og området Skaffer du deg oversikt over lokalet og nærområdet til bedriften, vil du finne mye nyttig informasjon om hvilke verdier bedriften har og hvilken tilstand de er i. Du kan få oversikt over hvor viktige verdier kan være plassert i lokalet, og hvilke barrierer som må passeres for å få tilgang til verdiene. En erfaren sikkerhetsaktør vil under den samme befaringen også kartlegge og vurdere funksjonen av eksisterende sikkerhetstiltak. Andre kilder og hjelpemidler Når vi skal skaffe til veie detaljert informasjon om verdiene, kan vi også hente informasjon fra en rekke andre kilder. Har bedriften kjøpt inn utstyr og materiell, kan en sjekke i regnskapet hvor mye det kostet. Om det er lett å erstatte, avhenger ikke bare av innkjøpsprisen, men også av hvor lang leveringstid eventuelle leverandører har på utstyret. Da er det bare å plukke opp telefonen eller sjekke på leverandørens nettside. Bruk av sjekklister kan også forhindre at en glemmer eller utelater viktig informasjon. Av 115

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

verdier som typisk blir omtalt som kritiske av bedriftene selv, finner vi → personell → informasjon → omdømme → infrastruktur som strøm, vann, varme, internett, osv. → bygg og fasiliteter → utstyr og produksjonsmaskineri Hjelpemidler i arbeidet, slik som skjemaet i figur 3, kan gjøre det lettere å vurdere hvor kritisk et bortfall av enkelte verdier vil være.

Emma og Lukas driver Tesla-forretning og dekkhotell i Bergen. Etter at bedriften har vokst med flere ansatte og større varelager, ser de at det er nødvendig med en ny gjennomgang av sikkerheten. De har brukt kart for å få oversikt over nærområdet og laget en planskisse av lokalet. Videre har Emma og Lukas kartlagt verdiene på følgende måte (utdrag):

116

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

Identifiserte verdier

Forretningsdrift

Konsekvens ved bortfall

Gradering Lav (1), middels (2), høy (3) 1

Personell: Bedriften har 8 fulltidsansatte og 2 deltidsansatte, 2 stk. deler tidlig-, mellom- og senvakt på hverdagene mellom 08 og 21. På lørdager er butikken åpen mellom 12 og 18. Da bemanner 2 stk. en langvakt.

Varebeholdning: 2 Tesla Model X og 1 Tesla Model Y står på utstilling i butikklokalet, + diverse ekstrautstyr. 6 Model X og 1 Model Y står i garasjen vegg i vegg. Total verdi: ca. kr 6,8 mill. Informasjon: Dataserver med kunderegister og bestillingslister på uleverte biler. Oversikt over kunder og kapasitet på dekkhotell.

Skader på liv og helse. Bedriftens få ansatte med høy kompetanse, som det vil være kostbart og tidkrevende å erstatte. Dette kan forårsake nedetid, lavere servicenivå og store økonomiske tap i både kortere og lengre perioder. Videre kan dette virke negativt inn på bedriftens omdømme.

Produktene har høy verdi, og det økonomiske tapet ved bortfall vil skade virksomheten. Tap kan også føre til nedetid og tapt eller redusert omdømme.

Tap av informasjon kan sette bedriften ute av stand til å levere produkter og tjenester til kundene. Dette gir nedetid og dårlige serviceopplevelser. Kommer informasjonen på avveie, kan andre misbruke den, og kundene kan miste alle tillit til bedriften.

117

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

2. Fastsette sikringsmål Når verdiene er kartlagt, skal du lage sikringsmål. Et sikringsmål er en tydelig formulering av hvor godt beskyttet utvalgte verdier i en bedrift skal være mot gitte uønskede hendelser.

I dekkhotellet til Emma og Lukas har de hatt et problem med gjentatte fallulykker det siste året. I tillegg er de bekymret for beskyttelsen mot innbrudd i Tesla-forretningen. Derfor har de valgt å sette følgende sikringsmål:

118

Sikringsmål

Beskrivelse av mulig verditap

Vi skal unngå at det oppstår personskade på personell som følge av fallulykker på arbeidsplassen.

Personell – helsen til de ansatte Sykefravær er en stor belastning for bedriften, så vel som for den enkelte ansatte. Fall ulykker kan forårsake varige skader og helseproblemer. Det er vanskelig for bedriften å finne vikarer med tilsvarende kompetanse, noe som gjør at vi ofte må redusere produksjonen ved sykefravær. Redusert produksjon fører til økonomisk tap og redusert omdømme.

Vi skal unngå tyveri av biler og ekstrautstyr, både i og utenfor butikkens åpningstider. Dersom noen likevel forsøker, skal barrierer forsinke trusselaktøren lenge nok til at vekterne når fram i tide og kan sikre bevis.

Varebeholdning Tap av biler vil koste bedriften dyrt. I tillegg til økonomiske omkostninger og tapte salgsinntekter vil manglende levering til kunder som har bestilt bil, føre til brutte løfter, sinte kunder og dårligere omdømme.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

3. Vurdere mulige trusler (lage et trusselbilde) Det kan være flere ting enn fallulykker og tyveri som kan være en fare for kritiske verdier i en bedrift. For å kunne sikre verdiene på en tilfredsstillende måte må du derfor finne ut hva som kan gå galt. Hva kan føre til at verdiene blir borte, ødelagt eller kommer på avveie? Alle svarene vi finner, bruker vi til å lage et trusselbilde. Et trusselbilde er en detaljert oversikt over alle de uønskede hendelser, fiendtlige eller aggressive handlinger som kan komme til å skade verdiene våre. Denne oversikten må oppdateres med jevne mellomrom – i tråd med samfunnsutviklingen. Endringer i kriminalitet, kriminelle metoder, klima, værforhold, sykdom og teknologi er noen eksempler på hva som kan gjøre at vi må oppdatere trusselbildet. Når vi skal lage et trusselbilde, er det viktig at vi henter inn informasjon fra flere kilder. Disse kildene kan være: → Ansatte med erfaring, kompetanse eller ansvar → Erfaringer fra bransjen → Historikk – har det forekommet hendelser tidligere? Denne informasjonen kan vi blant annet finne ved å gjennomføre intervju, lese rapporter og faglitteratur, observere og å sjekke statistikker. Konklusjonen på risikovurderingen kan aldri være bedre enn kvaliteten på informasjonen den er basert på. Informasjonen må være relevant, tilstrekkelig fullstendig og korrekt. Dersom informasjonsgrunnlaget ikke er godt nok, må du beskrive hva som gjør vurderingen usikker. Usikkerhet i vurderingen skal medføre en økning i risikonivået. Uønskede hendelser – hva kan gå galt? Tenk deg at du har spist lunsj på en kafé etter en handletur på kjøpesenteret. Idet du forlater kaféen, glemmer du handleposen din med de nye hodetelefonene fra Sony. Etter cirka 5 minutter oppdager du at du ikke har posen, og du springer tilbake for å hente den. Tilbake på kaféen ser du at posen er borte. Du spør betjeningen, men de har ikke sett den. Personen som tok posen din, hadde kanskje ikke planlagt å stjele. Men muligheten var så stor, på grunn av din mangel på kontroll (manglende sikkerhetstiltak), at han falt for fristelsen. 119

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

Alt som kan skje som kan medføre tap av verdier, kaller vi uønskede hendelser. Ofte brukes også begrepet trusler synonymt med uønskede hendelser. Med trusler mener vi alle ytre påvirkninger som kan lede til at verdier går tapt. I sikkerhetsfaget skiller vi mellom to hovedtyper uønskede hendelser: → Tilsiktede (kriminalitet) → Utilsiktede (ulykker) På engelsk bruker en begrepet «security» for tiltak en gjøre mot de uønskede hendelsene som er tilsiktede. For tiltak mot utilsiktede uønskede hendelser bruker de «safety». Mange norske bedrifter bruker også disse begrepene i sikkerhetsarbeidet, så det er viktig at du kjenner til denne forskjellen. Tilsiktede hendelser Tilsiktede uønskede hendelser omfatter alle ulovlige handlinger som noen gjør med vilje eller intensjon. Tyveri, ran og andre vinningslovbrudd, hærverk og sabotasje, spionasje og terrorisme faller inn i denne kategorien. Siden noen urettmessig tok posen din – selv om den var ubevoktet – var dette sannsynligvis en tilsiktet uønsket hendelse. Dersom personalet på kaféen hadde vært årvåkne og oppdaget den gjenglemte posen, kunne de tatt hånd om den. Da ville du nok fått en mye bedre serviceopplevelse. De tilsiktede uønskede hendelsene begås av trusselaktører, dvs. personer eller grupper som har motivasjon, kapasitet, vilje og mulighet til å gjennomføre handlinger som skader verdiene våre. Her finner vi dem som blir inspirert av en oppdukkende mulighet, ungdommer som søker spenning, og narkomane som trenger raske penger til den neste rusen. Disse trusselaktørene velger som regel angrepsmål som de finner attraktive og dårlig sikret. Det gamle ordtaket «mulighet gjør tyv» er ikke tilfeldig. Jo større muligheten er for å komme unna uten å bli oppdaget, desto mer fristende vil det være å forsøke. Vi har også dem som ute etter «store penger». Her snakker vi om organiserte kriminelle grupper med betydelig kriminell erfaring som samler informasjon om målet og planlegger angrepet i detalj. Det er likevel ikke alltid penger som er den største motivatoren. Like gjerne kan det være respekt og anerkjennelse innenfor det kriminelle miljøet som er den største drivkraften.

120

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

Utilsiktede hendelser

Bruk det du kan! 1 a. b.

Hva kan en enkeltperson bedrift gjøre for å redusere risikoen for å bli utsatt for tyveri, ran eller vold?. 2 Finn ved å søke på internett minst tre eksempler på arbeidsulykker. Hvordan tror du disse oppstod, og hva kan gjøres for å forhindre at noe lignende skjer i framtiden?

Utilsiktede uønskede hendelser omfatter uhell og ulykker. Disse hendelsene har ingen trusselaktør, og oppstår derfor uavhengig av noens vilje og intensjon. Variasjoner i vær og temperatur, uvitenhet, uforsiktighet og mangel på kontroll er noen faktorer som kan forårsake utilsiktede uønskede hendelser som brann, lekkasje, flom, sykdom og arbeidsulykker. Mange bedrifter gjennomfører krevende prosesser i arbeidet med å levere et ferdig sluttprodukt til kundene. Arbeidet kan innebære tunge løft, høy temperatur og kjemikalier som kan være lett antennelige eller farlige for helsen. Slike faktorer øker faren for at alvorlige skader eller ulykker kan skje, og krever bruk av sikkerhetstiltak, som for eksempel egnet verneutstyr. Norske myndigheter følger med på utviklingen i samfunnet og publiserer rapporter, slik at det blir lettere for norske bedrifter å følge med. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har et hovedansvar for å holde oversikt over risiko og sårbarheter i det norske samfunnet. De publiserer «Nasjonalt risikobilde», som inneholder analyser av krisescenarioer.

Ny teknologi kan endre risikoen for uønskede hendelser. I 2019 var det registrert totalt 247 565 elbiler i Norge. Et forslag om å gi beboere i borettslag rett til å sette opp ladepunkter i borettslagenes garasje skapte usikkerhet med hensyn til brannsikkerheten. Branner i elbilbatterier har vist seg utfordrende å slukke. Rapporten i figur 3 konkluderte likevel med at ladingen ikke vil medføre en uakseptabel økning av risiko så lenge ladepunktet er satt opp i henhold til regelverk, og anbefalinger fra produsentene blir fulgt. Emma og Lukas har imidlertid funnet en annen uønsket hendelse som bekymrer dem: innbrudd etter stengetid. De vet at de har et lavt sikringsnivå sammenlignet med hvor høye verdier de har på varebeholdningen i butikken. De er redde for at dette kan tiltrekke erfarne tyver.

121

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

4. Velge ut aktuelle trusselscenarioer Med oversikt over kritiske verdier og aktuelle trusler kan vi starte arbeidet med å lage trusselscenarioer. Et trusselscenario er en konkret beskrivelse av en situasjon der bedriftens verdier blir utsatt for en spesifikk trussel. Et godt trusselscenario beskriver → hva som kan skje, → hvor, → når, → hvem, hvordan og med hvilke verktøy, og → hvorfor (motiv). Beskrivelsen skal være så realistisk så mulig. Det vil si at hendelsen faktisk kan inntreffe.

To tyver iført sorte klær og balaklava bryter opp inngangsdøren til Tesla-forretningen med kubein klokken 4.15 på natten. De går til kontoret og bryter opp nøkkelskapet – der nøklene til bilene oppbevares – og stikker av med hver sin bil. Før de kjører av gårde, rekker de å fylle opp bakseter og bagasjerom med ekstrautstyr. Bilene skal fraktes til Øst-Europa, hvor de skal bli solgt på det svarte markedet.

Bedrifter kan bli angrepet på mange måter: → innbrudd, → at noen sniker seg inn i åpningstiden og venter til butikken er stengt, → butikktyveri, → ran, og → trusler om eller utøvelse av vold, eller andre aggressive handlinger er noen av dem. Ved hjelp av trusselscenarioer kan vi lære mye om hvorvidt beskyttelsen vi har er god nok, eller om det finnes sårbarheter som vi må fjerne.

122

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

5. Kartlegge eksisterende sikkerhetstiltak Bedriften har kanskje sikkerhetstiltak som er sterke nok til å motstå trusselen, altså forhindre at trusselscenarioet kan gjennom føres etter planen og lykkes. Er døren solid nok til å motstå inn bruddsforsøk med kubein? Hvor lang tid vil det eventuelt ta dersom en prøver? Har butikken innbruddsalarm tilkoplet vaktsentral? I hvor lang tid kan tyvene holde på før vekterne ankommer åstedet? Vi må vite hvilke tiltak som er på plass allerede, og hvilken effekt disse har. Kan de stanse eller begrense de truslene bedriften må beskytte seg mot? En oversikt over eksisterende sikkerhetstiltak kan se slik ut: Sikkerhetstiltak

Funksjon /virkemåte

Fore byggende

Skade begrensende

Sikkerhetsdør med ståltapper

Forhindrer eller forsinker tyvene i å komme seg inn. Stål er et hardt og seigt materiale som gjør det svært vanskelig å bryte opp.

Nei (Ja, kan avskrekke hvis tyvene vet om det)

Innbruddsalarmsystem tilkoplet vakt sentral

Detekterer og varsler. Tiden tyvene har til å stikke av med verdier, reduseres tilsvarende vaktselskapets utrykningstid.

Nei

Skilt på døren viser at innbruddsalarm er installert

Avskrekker tyver fra å prøve seg.

Nei

Låserutine

Avskrekker og forsinker. Sikrer at alle vinduer og dører er lukket og låst før personalet forlater butikken.

123

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Hvordan virker disse ulike sikringstiltakene? 2 Finner du noen ulemper eller betenkeligheter vedrørende bruken av enkelte av disse tiltakene?

Kapittel 9 Risikovurdering

Det finnes svært mange ulike typer sikkerhetstiltak og tilhørende utstyr som vi kan bruke for å ivareta sikkerheten. Her er en oversikt over noen av dem: → → → → → → → → → → → → → → → →

→ → → →

gjerder porter bommer gitter murer vegger tak passord brannmur vinduer dører skilt låser sperrebånd piggtråd kjegler

Tidsbruk 30 sek. 4 min.

124

Forretningsdrift

→ → → → → →

totrinns-verifisering backup alarmsystemer detektorer/sensorer kameraovervåkning roboter droner rutiner instrukser internkontroll adgangskort

Hendelse Tyvene går over parkeringsplassen og bort til inngangsdøren. De bryter opp døren med kubein.

15 sek.

I det tyvene går inn utløses bevegelsesdetektoren. Alarmklokka uler, og alarmsentralen mottar varsling.

1 min.

Tyvene finner nøkkelskapet på kontoret og bryter det opp med kubeinet.

6. min

De laster to biler med ekstrautstyr, åpner skyvedøren i butikkens fasade og stikker av i hver sin bil.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

6. Finne og vurdere sårbarheter I sikkerhetsbransjen kan vi definere begrepet sårbarhet som mangel på tilstrekkelig beskyttelse mot en eller flere uønskede hendelser eller trusler. For å finne eventuelle sårbarheter i en bedrifts sikkerhet lar vi tenkte, uønskede hendelser møte de sikkerhetstiltakene bedriften har. Slike tenkte hendelser kaller vi trusselscenarioer (se trinn 4 i risikoanalysen). Dersom sikkerhetstiltakene ikke klarer å stå imot, er bedriften sårbar. Tiltakene har dermed for liten effekt, og noen vil kunne klare å stjele eller gjøre skade på bedriftens verdier. Dette betyr ikke at vi selv skal prøve å bryte opp døren med kubein for å finne ut om det er mulig, og eventuelt hvor lang tid det tar. Produsenten av døren og låsesystemet har mest sannsynlig gjennomført egne tester som vi kan bruke i vurderingen. Ta heller en telefon eller send en e-post. Det er billigere. Uten et operativt alarmsystem vil tyvene gjerne kunne holde på hele natten med å tømme lokalet for verdier. Selv om døren og låsen er solid og tidkrevende å bryte opp, vil det da likevel ligge gode muligheter for vinning i et forsøk. Enda mer sårbart blir det dersom tyvene oppdager et åpent vindu eller en ulåst dør. Det er derfor svært viktig at de ansatte tar låse- og lukkerutinene på alvor. Med et operativt alarmsystem vil tiden tyvene har til å komme seg unna, begrenses til den responstiden vekterne eller politiet har. Det vil si den tiden som går fra innbruddet detekteres, til vekterne eller politiet kommer seg ut til bedriften. Vil tyvene klare å passere de eksisterende sikkerhetstiltakene raskt nok til at de kan påvirke verdiene (f.eks. stjele eller ødelegge dem) og komme seg uhindret av gårde? For å finne svar på dette lager du et tidsregnskap: Verdi varebeholdning Plassering butikklokalet i Kanalveien Trussel innbrudd Aktør to erfarne tyver med kubein og balaklava Utrykningstid for vaktselskapet 10 minutter Fra alarmen går, ser du i tidsregnskapet at tyvene trenger kun 7 minutter og 15 sekunder på å komme seg uhindret av gårde. De vil dermed kunne være ute i god tid før vekterne ankommer stedet. Dropper de ekstrautstyret, vil de ha enda bedre margin. 125

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Kommer du på noen sikkerhetstiltak som kan forsinke tyvene tilstrekkelig slik at vekterne vil ankomme i tide? 2 Kan alarmsystemet fange opp og varsle om tyvene på et tidligere tidspunkt? 3 Hvordan ville du oppbevart bilnøklene dersom dette var din bilforretning?

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

Da er det viktig at du foreslår nye sikkerhetstiltak som kan settes inn, slik at tyvene forsinkes nok til at angrepet kan oppdages og avverges i tide. Det er viktig at du starter summeringen av tiden etter første deteksjon og varsling. Ellers blir tiden misvisende sammenlignet med utrykningstiden. Etter at Emma og Lukas hadde gjennomført nødvendig testing og utarbeidet tidsregnskap, konkluderte de med at sårbarheten var høy:

Sårbarheten er:

Forklaring:

Lav

Det finnes flere og overlappende sikringstiltak som beskytter verdiene.

Moderat

Det finnes sikringstiltak som beskytter verdiene, men de er mangelfulle

Høy

Det finnes få sikringstiltak som beskytter verdiene, og de er mangelfulle.

Svært høy

Det finnes ingen sikringstiltak som beskytter verdiene (eller tiltakene er svært mangelfulle).

7. Vurdere risikoen Hva kan vi nå si om risikoen ut fra det vi har kartlagt i de fore gående trinnene? Når du skal gi en vurdering av risikoen, skal du konkludere med hvor farlig den enkelte uønskede hendelse er, når effekten av de eksisterende sikkerhetstiltakene er trukket fra. Her må du se på sammenhengen mellom verdiene du skal beskytte, truslene som finnes, og eventuelle sårbarheter du har avdekket i bedriftens sikkerhet. Trefaktor-modellen viser hvordan forholdet mellom verdi, trussel og sårbarhet påvirker størrelsen på risikoen en bedrift er utsatt for. Verdiene er interessante og tiltrekker seg kriminelle, som videre kan utnytte sårbarhetene som eksponerer verdiene. Når du skal gi en helhetsvurdering av risikoen, bør du svare på følgende: → Er verdien spesielt høy, attraktiv eller lett omsettelig? Da kan det være flere og farligere trusselaktører som vil snuse på muligheten, og slå til. 126

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

→

Forretningsdrift

Er bedriften eller området den ligger i, spesielt belastet med kriminalitet, ekstremvær eller andre typer uønskede hendelser? Faren kan da være stor for at noen vil prøve seg, eller at noe går galt. Finnes det sårbarheter i sikkerheten som gjør at kriminelle har gode muligheter til å lykkes dersom de prøver seg?

Deretter vurderer du forholdet mellom disse tre faktorene og fastslår hvilket nivå risikoen ligger på.

Risikonivå Høyt Middels Lavt

Emma og Lukas har kommet fram til at risikoen for at to tyver bryter seg inn med brekkjern på jakt etter varer med høy verdi, må vurderes som høy. Årsaken til denne vurderingen er at de etablerte sikkerhetstiltakene ikke vil varsle om innbrudd før inntrengerne er på innsiden av bygget. Med responstid på 10 minutter vil tyvene vil ha nok tid til å komme seg uhindret av gårde med verdier for opptil 2 millioner kroner. Dette inkluderer skadeverk på inngangsdør og nøkkelskap. Et økonomisk tap av denne størrelsen vil ha store konsekvenser for bedriften.

8. Foreslå nye sikkerhetstiltak Som vi nevnte innledningsvis, skal risikovurderingen gi oss et beslutningsgrunnlag, og nå er vi kommet så langt at vi skal avgjøre hva som skal gjøres med risikoen. Vi har fire ulike valg: → Akseptere risikoen. → Fjerne eller redusere risikoen ved å innføre nye sikkerhets tiltak. → Overføre hele eller noe av risikoen til andre. → Unngå risikoen ved å avslutte aktiviteten (som her er bilsalg). Aksepterer vi risikoen, fortsetter vi som før. Fordelen nå er at risikovurderingen har gjort oss mer bevisste på hvilke trusler som kan 127

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

ramme oss, hvordan og hvor hardt. Dersom risikonivået er lavt (grønt), er dette ofte den beste avgjørelsen. Er risikonivået på middels (gult), bør en forsøke å redusere risikoen. Om det er vanskelig å finne passende sikkerhetstiltak, kan en velge å dele risikoen med andre, eksempelvis ved å tegne en forsikring hos et forsikringsselskap. De fleste bedrifter forsikrer viktige verdier, i tillegg til å ha et fornuftig nivå av sikkerhetstiltak. Er risikonivået høyt (rødt), må tiltak innføres for å redusere risikoen. I mange tilfeller kan bedriften bryte loven dersom den ikke gjør noe med uakseptabelt høy risiko. Det kan medføre dagbøter og stenging. Dersom det ikke er mulig å gjøre noe med uakseptabelt høy risiko, kan den beste løsningen være å legge ned bedriften, eller å slutte med det som medfører høy risiko. Noen oppdrag takker vaktselskaper nei til, på grunn av risiko.

128

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

Bilforretningen må altså gjøre noe for å redusere den høye risikoen til et nivå som kan aksepteres. Men hvilke nye sikker hetstiltak kan vi sette inn, slik at vi får størst mulig effekt for pengene? Etter et møte med en sikkerhetsrådgiver fra vakt selskapet har daglig leder i bilforretningen laget en handlingsplan: Mål

Sikkerhetstiltak – beskrivelse

Kostnad

Frist

Ansvar

Prioritet

Verdiskap (safe) Bytte ut nøkkelskapet på kontoret med et innbruddssikkert verdiskap.

Kr 5 600

28.11.2020

Emma Engen

Alarmsensor Kjøpe og montere magnetkontakt med sjokkdetektor i inngangsdør (vil varsle tidligere).

Kr 435

28.11.2020

Lukas Treen

Kameraovervåkning Montere kamera som kan identifisere alle som går inn i lokalet

Kr 2 500

8.12.2020

Emma Engen

Antisklimatter Kjøpe inn og legge ut antisklimatter i de delene av lokalet hvor folk går mest.

Kr 3 000

8.12.2020

Lukas Treen

Inspeksjon Personalet inspiserer gulvet for oljesøl og væske minst tre ganger per dag.

Kr 0

Umiddelbart

Personalet som til enhver tid er på jobb.

Vi skal unngå at det oppstår personskade på personell som følge av fallulykker på arbeidsplassen.

129

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Tror du disse tiltakene vil være nok til å redusere risikoen til et akseptabelt nivå? 2 Har du forslag til andre sikringstiltak som Emma og Lukas burde vurdere å innføre? Begrunn svaret

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

Tiltakene du foreslår, må egne seg best mulig til å fjerne eksisterende sårbarheter ved bedriftens sikkerhet. Målet er å oppnå best mulig effekt målt mot kostnadene. Det er også viktig å huske på at risikovurderinger er ferskvare, som bedrifter må arbeide med kontinuerlig. Bedriften må også ha kontroll og oppfølging av sikkerhets tiltakene med jevne mellomrom. Låse- og lukkerutiner er et eksempel her. Det er nytteløst med en sterk lås dersom en glemmer å låse, eller med sikkerhetsglass i vinduene dersom vinduet står åpent. Sjekklister og rapporter er viktige verktøy i oppfølgingsarbeidet. For mange av sikkerhetstiltakene vil bedriften være pålagt å sjekke at tiltakene fungerer, og lage dokumentasjon på dette. Dette inngår i internkontrollen som alle bedrifter er pålagt å gjennomføre regelmessig. Disse kravene kommer fra lover, forskrifter og eventuelt den forsikringsavtalen bedriften har.

Sikringsprinsipper For at sikkerhetstiltak skal virke effektivt, må vi avklare hva vi ønsker å oppnå med tiltakene. Målet kan for eksempel være å få tyven til å la være å prøve seg, eller at du skal oppdage tyveriet så raskt om mulig. Vi har en rekke ulike tiltak å velge mellom, som har sine spesifikke funksjoner eller formål:

130

1 Avskrekke

Få trusselaktøren til å la være å angripe ved at bedriften synes å være godt beskyttet. Ingen åpenbare sårbarheter (hull i sikkerheten). Alt er på stell og blir opprettholdt av gode rutiner. Solide byggematerialer, godt opplyst område, personalet hilser og er imøtekommende.

2 Forhindre Forsinke

Sperre av, skjerme eller hindre tilgang til verdien ved å etablere barrierer som hindrer eller forsinker trusselaktøren så mye at vaktselskap eller politi rekker fram i tide.

3 Oppdage Varsle

Bruk av sensorer, alarmer, vektere og andre løsninger som gir informasjon straks noe skjer.

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

4 Verifisere

Vakthavende må aktivt sjekke alarmer og signaler fra sensorer, kameraer med mer, og vurdere hva som skjer, og hva som skal gjøres. De kan ringe lokalet og be om kodeord, og ev. sende ut vektere for manuell kontroll.

5 Reagere

Etter alarmmottak reagerer ansvarlig person med å utføre en forhåndsbestemt handling. Det kan være å ringe politiet, sperre atkomstveier eller å evakuere bygget.

6 Avvise

Håndtere trusselaktøren under hendelsen. Gjenopprette ro og orden.

7 Normalisere

Evaluere hendelsen og håndteringen, og tilbakestille alle forhold. Gå god for at kontrollen er gjenvunnet.

Bruk det du kan! 1 Låse- og lukkerutinen er svært viktig for de aller fleste bedrifter. Hvorfor? Hvilken eller hvilke funksjon(er) ivaretar denne rutinen? 2 Hva vil skje dersom innbruddsalarmen går, men funksjonen «reagere» ikke virker fordi vakten som skal passe på, er ute for å ta en privat telefon?

Forretningsdrift

Når disse funksjonene virker sammen for å ivareta sikkerheten, har vi et sikkerhetssystem. Et slikt system kan beskytte mot flere typer angrep. Mangler en av funksjonene, kan mye av effekten forsvinne. Dersom innbruddet for eksempel ikke blir oppdaget, vil tyvene kunne holde på i timevis med å tømme lokalet. Dybdesikring og balansert sikring Det finnes noen flere viktige prinsipper som ligger bak utformingen av sikkerhetssystemer. Prinsippet om dybdesikring går ut på at vi kan opprette flere barrierer innover mot verdiene. Et gjerde, en mur, et vindu eller en dør er noen eksempler. Med slike lagvis inndelte sikringsnivåer vil det være lettere å planlegge hva en trenger av tiltak, utstyr og materiell for å ivareta sikkerheten. Hver barriere gir motstand mot inntrengning og forsinker trusselaktøren. Det er viktig at trusselaktøren forsinkes nok slik at tiden det tar fra alarmen bli utløst og til verdien kompromitteres, blir lengre enn tiden det tar for vakthavende å reagere og avvise. Dette prinsippet kaller vi balansert sikring.

131

Salg, service og reiseliv

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

Sentralisering En kan også spare på bruken av materiell ved å samle eller sentralisere verdiene på ett sted i lokalet. Inngripende sikkerhetstiltak kan da brukes der det er viktig, i motsetning til i hele bygget. På denne måten kan ansatte og gjester bevege seg friere i de delene av lokalet hvor det ikke kreves spesielt høy sikkerhet. Dette kan forbedre serviceopplevelsen og arbeidsflyten i lokalet. Sonesikring Mange bedrifter velger å dele ulike deler av bygget inn i ulike områder med forskjellig sikkerhetsnivå. Noen rom er kanskje åpne for alle, mens andre rom kun er tilgjengelige for personalet – eller rettere sagt den delen av personalet som har noe der å gjøre. Dette kaller vi sonesikring. Dersom en ansatt mister eller blir frastjålet nøkkelkortet, vil et slikt system forhindre at andre som prøver å bruke det, kommer inn overalt. I prinsippet bør du kun ha tilgang til de lokalene og den informasjonen som du trenger for å utføre de arbeidsoppgavene du er satt til å gjøre. Dersom du blir dyktig til å risikovurdere, vil du få verdifull kompetanse for enhver bedrift, selv om du ikke nødvendigvis jobber direkte med sikkerhetsarbeid til vanlig.

132

Salg, service og reiseliv

Hva kan du nå?

Kapittel 9 Risikovurdering

Forretningsdrift

1 Hvorfor gjennomfører vi risikovurderinger? 2 Beskriv kort de ulike stegene i en risikovurdering. 3 Hvilke undersøkelsesmetoder kan du bruke når du skal kartlegge verdiene til en bedrift? 4 Hva menes med begrepet sårbarhet? 5 Hvordan kan et tidsregnskap hjelpe med å oppnå en nøyaktig vurdering av risikoen? 6 Bruk risikotrekanten og forklar hvordan forholdet mellom verdi, trussel og sårbarhet henger sammen. 7 Hvordan kan du gradere risikoen når du skal fastslå risikonivået? 8 Risikovurderinger skal gi et beslutningsgrunnlag for å ta viktige avgjørelser. Hvilke fire ulike avgjørelser kan en ta om hva en skal gjøre med risikoen? 9 Hvorfor er det viktig å følge opp og kontrollere sikkerhetstiltakene? 10 Hva menes med dybdesikring og sonesikring? 11 Forklar prinsippet om balansert sikring. 12 Hva menes med prinsippet sentralisering?

133

134

Kapittel 10

Beredskapsplaner Beredskap er å være forberedt på uønskede hendelser, fra brann og ran til naturkatastrofer. Bedriften din skal ha en beredskapsplan som beskriver hvem som skal varsles, hvem som har ansvar for å skaffe hjelp, hvem som svarer journalister, og hvem som hjelper skadde eller slukker brann. Hver type hendelse har et tiltakskort som beskriver kort hva som skal gjøres. Planen skal også inneholde en oversikt over når og hvor ofte bedriften skal gjennomføre øvelser. Planen skal revideres med jevne mellomrom.

Læreplanmål:

Kjerneelementer:

Tverrfaglige temaer:

Følge en beredskapsplan og gjøre

– sikkerhet og beredskap

– folkehelse og livsmestring

rede for funksjonen og formålet

– drift, utvikling og lønnsomhet

med beredskapsplaner

135

Salg, service og reiseliv

Bruk det du kan! 1 Når øvde du sist på førstehjelp, og hva husker du nå? 2 Hvilket utstyr kan hjelpe oss med å håndtere personskader, og hvor finner du dette utstyret i de bygningene der du oppholder deg mest?

Kapittel 10 Beredskapsplaner

Forretningsdrift

Noen uønskede hendelser kan utgjøre en fare som bedriften din ikke vil være i stand til å håndtere alene og med normal bemanning. Da må bedriften ha en beredskapsplan som beskriver hvordan slike hendelser skal håndteres. Formålet er å begrense skadevirkningene som kan oppstå. Beredskapsplanen inneholder tiltakskort for ulike hendelser. Disse forteller hvordan den aktuelle hendelsen skal håndteres, av hvem og med hvilket utstyr. Tiltakskortene er sortert på roller og nivåer i bedriftens beredskapsorganisasjon. Oppgavene på et nivå vil altså være annerledes enn oppgavene på et annet nivå. Det er viktig å øve på beredskapen. Øvelser kan avdekke ting i planen som ikke fungerer. I tillegg må personalet ha tilstrekkelig handlingskompetanse. Det er ikke nok at du i teorien vet hvordan du håndterer en hendelse.

Beredskap Beredskap betyr at du og bedriften din er forberedt til innsats for å møte uventede kritiske situasjoner. Eksempler på slike uønskede og kritiske hendelser kan være → brann → ran → terror → vold → trusler → ulykker → akutt sykdom → lekkasjer → bombetrusler → svindel → spionasje → sabotasje → pandemier osv. Det er i arbeidet med risikovurderinger du finner ut hvilke hendelser bedriften trenger beredskapsplaner for. Noen hendelser kan medføre så store konsekvenser at vi er nødt til å vite hva vi skal gjøre dersom de inntreffer. Beredskap innebærer at bedriften må ha utstyr og personell som kan settes inn. For eksempel kan et branntilløp slukkes med brannslange eller pulverapparat, før brannvesenet ankommer stedet. 136

Salg, service og reiseliv

Kapittel 10 Beredskapsplaner

Forretningsdrift

Beredskapsplanen Beredskapsplanen skal hjelpe bedriften med å redusere skadevirkningene av uønskede hendelser, slik at den raskest mulig kan komme tilbake til normal drift med minst mulig tap. En beredskapsplan skal inneholde en innledning som beskriver: → formålet med planen, → hvilket område den gjelder for, og → hvilke uønskede hendelser den skal dekke. En oversikt over beredskapsorganisasjonen Hvem i bedriften har hvilke roller, oppgaver og ansvarsområder i beredskapsarbeidet. Her må det avklares hva bedriften kan løse internt, og hva som må overlates til de offentlige nødetatene. Beredskapsorganisasjonen deles ofte inn i tre nivåer: 3.-linje Strategisk ledelse

Begrense skader på lengre sikt. Opprettholde et godt omdømme. Informere bedriftens styre og aktuelle myndigheter.

2.-linje Isolere hendelsen og sørge for fortsatt drift Beredskapsledelse i uberørte deler av virksomheten. Kommuni sere og holde kontakt med nødetater/ redningstjeneste. 1.-linje Servicemedarbei derne i bedriften

Ivareta personer og materiell der hendelsen har skjedd. Utføre førstehjelp, brannslukking og evakuering av bygget.

I større bedrifter setter en ofte sammen en egen krisehåndteringsgruppe. Denne består av forskjellige team som har ulike ansvarsområder. Varslingsplan (intern og ekstern) Det er viktig at beredskapsledelsen, myndigheter eller nødetater kan varsles umiddelbart. For at kommunikasjonen skal gå raskt, må det på forhånd utarbeides en liste over hvem som skal varsles, med kontaktinformasjon. Dette kaller vi en varslingsplan. Intern varslingsplan inkluderer interne beslutningstakere samt personer som har ekspertise og kan gi støtte.

137

Salg, service og reiseliv

Kapittel 10 Beredskapsplaner

Forretningsdrift

Listen må til enhver tid være korrekt og tilgjengelig for alle berørte personer i bedriften. Personene i kontaktlisten må kunne kontaktes per telefon og e-post når som helst, og være forberedt på å samles som et team for å håndtere en hendelse/krise. Eksempel på intern varslingsplan i en bedrift: Navn

Funksjon

Telefonnummer

Stedfortreder

Telefonnummer

Per Olsen

Beredskapsleder

932 xx xxx

Kim Hansen

942 xx xxx

Kari Jensen

Medieansvarlig

997 xx xxx

Ole Kvarsnes

994 xx xxx

Brit Folknes

Driftsleder

960 xx xxx

Jan Berntsen

450 xx xxx

Ekstern varslingsplan omfatter leverandører, kunder, offentlige myndigheter og så videre. Disse danner et eksternt nettverk med personer som skal kunne kontaktes hvis det oppstår en uønsket hendelse. Krisehåndteringsgruppen har ansvaret for at den eksterne kontaktlisten er korrekt og tilgjengelig for alle nøkkelpersoner. Ved øyeblikkelig hjelp ring nødetatene: → Brann: 110 → Politi: 112 → Lege/ambulanse: 113 Eksempel på ekstern varslingsplan for en bedrift: Ekstern kontakt Arbeidstilsynet Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Leverandør 1 Leverandør 2

138

Telefonnummer

Salg, service og reiseliv

Kapittel 10 Beredskapsplaner

Forretningsdrift

En evakueringsplan En evakueringsplan er en plan for hvordan bygninger skal tømmes for mennesker ved en krisesituasjon. Tiltakskort Et tiltakskort inneholder kortfattede og tydelige instrukser for hva som skal gjøres dersom en kritisk situasjon oppstår. En bør lage egne tiltakskort for hver type uønsket hendelse. Tiltakskortene er et viktig arbeidsverktøy, med oppgaver som de ansatte må øve seg i å utføre. Plan for øvelser For å lykkes med god krisehåndtering må du øve. En øvelses plan er en plan for hvor ofte og hvordan en skal øve, og skal være med i beredskapsplanen. Bruk det du kan! 1 Hvem må du varsle, og hva må du gjøre dersom bankkortet ditt blir stjålet eller kommer på avveie? 2 Undersøk hvilken beredskap du bør sette i verk dersom du skulle bli utsatt for ID-tyveri.

System for revisjon og vurdering av risiko Beredskapsplanen skal revideres og oppdateres jevnlig, og du bør ha en plan for hvor ofte den skal gjennom en revisjon. Hva om noen har byttet jobb, fått nytt telefonnummer eller skiftet rolle? Det kan gjøre planen ubrukelig den dagen det virkelig gjelder.

139

Salg, service og reiseliv

Kapittel 10 Beredskapsplaner

Hva kan du nå?

1 Hva er beredskap?

Forretningsdrift

2 Hva er formålet med beredskapsplaner? 3 Nevn minst tre uønskede hendelser du mener det er viktig at bedrifter har beredskap for. 4 Hva er et tiltakskort? 5 Hva er forskjellen på en intern og en ekstern varslingsplan? 6 Hvorfor er det viktig å gjennomføre beredskapsøvelser?

140

Kapittel 11

Arbeids oppgaver for arbeidspraksis Noen bedrifter synes til tider det kan være vanskelig å finne mange nok eller passende gjøremål til elever i arbeidspraksis. Dette kan være fordi at mange oppgaver krever kurs, opplæring, erfaring eller utdanning som du ennå ikke har. Vi har derfor laget et sett med oppgaver knyttet til hvert kapittel i boken, som kan støtte opplæringen din ute i bedrift og samtidig være til hjelp for bedriften din. Oppgavene vil gjøre det enklere å diskutere faglige emner og utfordringer med kollegaene dine eller lederen din når du er på jobb.

141

Salg, service og reiseliv

Kapittel 11 Arbeidsoppgaver for arbeidspraksis Forretningsdrift

Kapittel 1 Emne: Organisasjon og ansvar Kompetansemål: Beskrive ansvarsfordeling og hva de ulike rollene i en virksomhet innebærer, og utarbeide og presentere et organisasjonskart. Oppgaver 1) Spør lederen din i bedriften hvor du er i praksis, om bedriften har et organisasjonskart. a. Hvis nei, lag et organisasjonskart for bedriften etter avtale med lederen din. Roller, ansvar og myndighet skal komme tydelig fram. b. Spør om du kan få studere organisasjonskartet. Hvis ja, hvilke opplysninger gir det deg, og når har du som arbeidstaker bruk for disse? 2) Undersøk hvilke ulike stillingstyper som finnes i bedriften hvor du praktiserer. Lag en kort beskrivelse av de viktigste oppgavene som ligger til hver type. Forslag til vurderingsform Spør lederen din om du kan levere inn organisasjonskartet du har laget, til læreren din, slik at det kan brukes ved vurdering i fagene yrkesfaglig fordypning eller forretningsdrift. Lever inn beskrivelsen din av de ulike stillingstypene i bedriften.

Kapittel 2 Emne: Helse, miljø og sikkerhet Kompetansemål: Gjennomføre og dokumentere arbeid i samsvar med gjeldende regelverk for helse, miljø og sikkerhet. Oppgaver 1) Finn fram IK-mappen på arbeidsplassen din og sett deg inn i hva den inneholder. a. Hvor ofte skal det gjennomføres brannøvelser ifølge IK-mappen? b. Gjennomfører bedriften også regelmessige øvelser for andre typer uønskede hendelser, som for eksempel ran? 142

Salg, service og reiseliv

Kapittel11Arbeidsoppgaverforarbeidspraksis

Forretningsdrift

2) Alle bedrifter skal ha et avvikssystem. Finn ut hvordan ansatte i bedriften du jobber i, skal rapportere om brudd på regler og rutiner (avvik). Forslag til vurderingsform Lag en kort presentasjon av hva IK-mappen inneholder, der du også redegjør for svarene på spørsmålene i oppgavene. Fyll ut en avviksrapport om en tenkt hendelse og lever den til lærer for vurdering. Pass på at rapporten gir detaljert og utfyllende informasjon om hva som har skjedd. Du kan bruke et ekte avvik dersom det lar seg gjøre, etter avtale med arbeidsgiver.

Kapittel 3 Emne: Prissetting Kompetansemål: Vurdere, kalkulere og tilpasse pris på et produkt med tanke på kostnader og markedssituasjon. Oppgaver 1) Sammenlign prisen på ett eller flere produkter bedriften du jobber i, leverer, med prisene for tilsvarende produkt(er) hos en konkurrent. Hvilke likheter og forskjeller finner du, og hvorfor tror du det er slik? 2) I mange butikkjeder blir prisnivået bestemt i en sentraladministrasjon, og ikke ute i hver enkelt butikk. Butikksjefene kan likevel være med å bestemme litt. Spør og finn ut i hvor stor grad din butikksjef kan være med å påvirke prisene, og hvordan han/hun avgjør om prisen skal endres på et produkt. Forslag til vurderingsform Lag en skriftlig rapport der du presenterer resultatene dine fra prissammenligningen. En slik rapport kalles ofte en konkurrentanalyse. Skriv et referat fra intervjuet ditt med butikksjefen.

143

Salg, service og reiseliv

Kapittel 11 Arbeidsoppgaver for arbeidspraksis Forretningsdrift

Kapittel 4 Emne: Budsjett Kompetansemål: Forklare og føre et enkelt regnskap, utarbeide budsjett og vurdere lønnsomhet. Oppgaver 1) Spør arbeidsgiver om du kan få studere bedriftens budsjett for neste periode. Finn så ut: a. Hva forventer bedriften å få i inntekter i den neste perioden? b. Hva er bedriftens største kostnadspost? c. Hva er bedriftens minste kostnadspost? Husk å spørre dersom du synes det er vanskelig å forstå tallene. 2) Hvis du var sjef og skulle kuttet i en kostnad, hvilken post ville du ha kuttet i, og hvorfor? Forslag til vurderingsform Presenter analysen din for arbeidsgiver og lærer. Er du enig i hvordan bedriften bruker ressursene sine? Hvorfor/hvorfor ikke?

Kapittel 5 Emne: Regnskap Kompetansemål: Forklare og føre et enkelt regnskap, utarbeide budsjett og vurdere lønnsomhet. Oppgaver 1) Finn ut hvordan regnskapsarbeidet blir utført i bedriften hvor du praktiserer. a. Bruker de et regnskapsprogram? I så fall hvilket? b. Hva slags opplæring trenger du for å kunne bruke regnskapsprogrammet? 2) Hvordan brukes budsjettet og regnskapet som verktøy for å styre bedriften? 3) Undersøk nettstedet www.altinn.no. Hvordan rapporterer bedriften hvor du praktiserer, inn nødvendige regnskapstall til myndighetene? 144

Salg, service og reiseliv

Kapittel11Arbeidsoppgaverforarbeidspraksis

Forretningsdrift

Forslag til vurderingsform Lag en logg om hva du finner ut, enten skriftlig eller ved å ta lydopptak som du kan dele med lærer og arbeidsgiver.

Kapittel 6 Emne: Budsjettkontroll Kompetansemål: Forklare og føre et enkelt regnskap, utarbeide budsjett og vurdere lønnsomhet. Oppgaver 1) Lær deg hvordan du kan ta ut en salgsrapport fra kassasystemet i butikken. 2) Sammenlign salgsinntektene med de budsjetterte inntektene for samme periode i budsjettet. a. Beregn avviket mellom salgsinntekten og den budsjetterte salgsinntekten. Er avviket positivt eller negativt? b. Hva tror du kan ha forårsaket et eventuelt avvik? Forslag til vurderingsform Presenter resultatene du kommer fram til, på en oversiktlig måte for arbeidsgiver og for lærer.

Kapittel 7 Emne: Verdikjeden Kompetansemål: Beskrive vareflyt og kvalitet i verdikjeden, og vurdere dilemmaer knyttet til lønnsomhet og bærekraftig utvikling. Oppgaver 1) Sett deg inn i rutinene for hvordan bedriften din håndterer og kildesorterer avfall. Effektiv håndtering av varer krever at du skaffer deg oversikt, og at du kan gjennomføre arbeidsprosesser med og uten bruk av utstyr på en trygg måte. 2) Finn ut hva som kreves av deg for at du skal kunne håndtere varer med ekspertise i din praksisbedrift. Tenk alltid sikkerhet først, og øv opp arbeidstempoet gradvis. Med gode teknikker og arbeidsmåter skal du kunne holde på lenge uten at du blir sliten. 145

Salg, service og reiseliv

Kapittel 11 Arbeidsoppgaver for arbeidspraksis Forretningsdrift

Forslag til vurderingsform Kartlegg din egen framgang: hvilket nivå du var på da du startet, hvilket du er på nå, og hvor dyktig du skal bli mot slutten av arbeidsoppholdet. Det kan være viktig å skrive om dette i praksisrapporten slik at lærer kan få et inntrykk av hvordan dine praktiske ferdigheter har utviklet seg.

Kapittel 8 og 9 Emne: Risikovurdering Kompetansemål: Gjennomføre en enkel risikovurdering og presentere tiltak som forebygger uønskede hendelser. Oppgaver 1) I bedriften din sin IK-mappe skal du kunne finne dokumenta sjon for gjennomførte risikovurderinger for uønskede hendelser. a. Hvilke uønskede hendelser har din bedrift risikovurdert? b. Hvilken risiko ble det konkludert med for de ulike hendelsene (høy, middels eller lav)? 2) Lag en risikovurdering for arbeidsulykker på din arbeids plass, eller for en annen uønsket hendelse, etter avtale med arbeidsleder. PS Det er mulig bedriften din har egne skjemaer for dette, som du kan bruke. Forslag til vurderingsform Del den ferdige risikoanalysen med arbeidsleder og lærer for vurdering. Dersom kvaliteten er god, kan risikoanalysen legges i IK-mappen, og bedriften kan bruke den som grunnlag til å innføre nye sikkerhetstiltak.

146

Salg, service og reiseliv

Kapittel11Arbeidsoppgaverforarbeidspraksis

Forretningsdrift

Kapittel 10 Emne: Beredskapsplaner Kompetansemål: Følge en beredskapsplan og gjøre rede for funksjonen og formålet med beredskapsplaner. Oppgaver 1) Sett deg inn i branninstruksen på din arbeidsplass, og delta på neste brannøvelse dersom du har mulighet. Sjekk også at du til enhver tid vet hvor slukkeutstyret er plassert. 2) Finn ut om bedriften har tiltakskort som sier hva du skal gjøre dersom uønskede hendelser oppstår. Pass på at du forstår hvordan du skal utføre disse oppgavene. Forslag til vurderingsform Skriv en rapport om hva du synes fungerte og hva du synes ikke fungerte optimalt under øvelsen. Mener du det er nødvendig å oppdatere planverket?

147

Copyright © 2021 by Vigmostad & Bjørke AS All Rights Reserved 1. utgave / 1. opplag 2021 ISBN: 978-82-11-03687-2 Grafisk produksjon: John Grieg, Bergen Design: Scandinavian Design Group Omslagsdesign ved forlaget Omslagsfoto: Spørsmål om denne boken kan rettes til: Fagbokforlaget Kanalveien 51 5068 Bergen Tlf.: 55 38 88 00 E-post: fagbokforlaget@fagbokforlaget.no www.fagbokforlaget.no Materialet er vernet etter åndsverkloven. Uten uttrykkelig samtykke er eksemplarfremstilling bare tillatt når det er hjemlet i lov eller avtale med Kopinor.