Guida ai Congressi Medico-Scientifici 2026

COME ORGANIZZARLI

Le soluzioni pratiche per gestire ogni fase operativa

DOVE REALIZZARLI

Il meglio di destinazioni, meeting hotel e centri congressi

ai congressi medico-scientifici

NORME E AGGIORNAMENTI

Tutte le novità su ECM, normative e adempimenti

I PARTNER STRATEGICI

Provider, PCO e fornitori per il successo dell’evento

In un presente sempre più immateriale e ogni giorno più veloce, l’evento rimane un luogo magico dove le cose accadono davvero e generano memoria condivisa. Dove visione e creatività dialogano e fanno accadere le cose con ambizione e obiettivi. In Chorus Group pensiamo all’Evento come a un canale di comunicazione riempiendolo, ogni volta, di storie. Le vostre.

CONCEPT creative direction

HEALTHCARE IDENTITY events, communication & consultancy

ORGANIZATION production design & devel.

RYTHM scriptwriting & direction planning

UNION accounting

SCENE set design

CONTENT GENERATION photo, video production, design

RESPONSABILITY operation management

OPERATIONAL THINKING project management

UNIQUENESS consultancy public relations

PASSION acquisition & hiring

chorus-group.com

Coinvolgente. Efficace. Interattiva.

È così che immaginiamo la formazione all’interno degli eventi medicali. Per questo Studio Visio trasforma la tecnologia in un alleato strategico capace di dare vita a esperienze ad alto valore scientifico, dove i partecipanti diventano protagonisti attivi e il congresso si trasforma in un ambiente dinamico e partecipativo.

Soluzioni digitali avanzate e dinamiche di gioco applicate alla formazione stimolano il ragionamento clinico, il confronto su casi realistici e una maggiore memorizzazione dei contenuti.

Da oltre dieci anni progettiamo format tecnologici pensati per aumentare attenzione, partecipazione e qualità dell’esperienza, accompagnando ogni cliente dalla progettazione alla realizzazione dell’evento con strumenti intuitivi e a dabili.

Un ecosistema che integra contenuti personalizzabili, feedback immediato e sistemi interattivi, per momenti formativi più e caci e memorabili.

Tecnologia e soluzioni concrete per una formazione di valore.

PREFAZIONE

Anche quest’anno rinnoviamo un impegno che rappresenta una parte significativa del nostro lavoro editoriale: offrire un riferimento aggiornato e affidabile per orientarsi nel panorama dell’organizzazione dei congressi medico-scientifici. Nel tempo, le diverse edizioni di questa Guida hanno accompagnato l’evoluzione del settore, registrandone con attenzione cambiamenti, tendenze e nuovi modelli organizzativi. Con questa nona edizione, la pubblicazione conferma la propria impostazione, coniugando rigore informativo e chiarezza espositiva.

Il nostro obiettivo resta quello di affiancare, con continuità e attenzione, il lavoro quotidiano di associazioni, provider ECM e società di organizzazione, contribuendo alla diffusione di conoscenze utili a un ambito professionale in costante trasformazione.

A tutti coloro che, con il proprio impegno, alimentano la qualità e la vitalità di questo settore va il mio ringraziamento più sincero, insieme all’augurio di una buona consultazione.

La Guida ai Congressi Medico-Scientifici propone, anche in questa edizione, una lettura strutturata dell’organizzazione congressuale in ambito medico-scientifico: un contesto articolato, nel quale norme, procedure e modelli operativi si intrecciano con esigenze formative specifiche e con nuove modalità di incontro e aggiornamento della comunità scientifica. Il lavoro editoriale si è sviluppato dunque lungo queste due direttrici: offrire una sintesi del quadro normativo e organizzativo che regola il settore e restituire con precisione i principali processi operativi che ne orientano l’attività professionale oggi. Le pagine che seguono accompagnano il lettore attraverso i principali aspetti dell’organizzazione degli eventi medicoscientifici, arricchendo l’esposizione con infografiche che facilitano la lettura dei dati e la comprensione dei passaggi più tecnici.

Un ringraziamento particolare va agli esperti e ai professionisti che, con la loro collaborazione e competenza, hanno contribuito alla realizzazione di questa Guida. A tutti il mio augurio di una buona lettura.

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RINGRAZIAMENTI

Ringraziamo i professionisti del settore che hanno condiviso con grande disponibilità la loro competenza ed esperienza, contribuendo con le loro interviste all’aggiornamento della Guida ai Congressi Medico-Scientifici 2026. Grazie a:

Giuseppe Amaro

GAE Engineering SRL

Matteo Bruno Calveri

Coordinatore Gifes-Federcongressi&eventi

Corrado Casini

M&P Informatica

Giovanni Conrotto Alpha SRL

Fabio Gilardenghi

Consulente ECM - Formatore - Auditor

Elisabetta Fracasso

Medical Writer - Pharmacist

Roberto Patuelli

SEM 2000

Andrea Porta

Medical Writer

Susanna Priore presidente ECM Quality Network

Rosangela Quieti

AIM Group International

Flaminia Roberti

AIM Group International

Laura Tripoli iDea Group

Mauro Zaniboni MZ Events

Gabriele Zaniboni MZ Events

“Guida ai Congressi Medico-Scientifici” 2026 è una pubblicazione

Ediman Srl

Centro Direzionale Milanofiori

Strada 4, Palazzo A/2 - 20057 - Assago (MI) Telefono 02 57311511 info@ediman.it - www.ediman.it

Direttore responsabile: Marco Biamonti

A cura di: Alessandra Boiardi

Responsabile traffico pubblicitario e redazione: Jessica Alejandra Presa

Coordinamento schede tecniche: Loredana Formicola

Grafica: Alice Franchini

Susanna Chiara Toscani

Photo credits: Adobe Stock – https://stock.adobe.com

Hanno collaborato: Mariangela Traficante

Stampato da: GRAPHICSCALVE

Vilminore di Scalve (BG)

Questa guida è andata in stampa nel mese di marzo 2026

I prodotti editoriali Ediman

 Meeting & Congressi

 Guida Meeting e Congressi

 MeetingeCongressi.com

 Guida ai Congressi Medico-Scientifici

Gli eventi Ediman

 Buy Mice Milano

 Buy Mice Roma

 Full Contact Discover Italy

 Full Contact Incentive Destinations

 Full Contact Incentive & Motivation

 Full Contact Meeting Planner

 Full Contact Pco

A COSA SERVE E PER CHI È LA GUIDA

La Guida ai Congressi Medico-Scientifici è l’unico manuale in Italia interamente dedicato all’organizzazione di eventi medico-scientifici. Il volume offre un quadro completo di regole, procedure e pratiche di un settore ad alta complessità normativa e organizzativa.

Come si organizza un congresso medico? Come funziona il sistema ECM? Quali interlocutori entrano in gioco nella gestione dell’evento?

Alla nona edizione, la Guida risponde in modo chiaro a queste e ad altre domande, con contenuti aggiornati rispetto a contesto, direttive e tendenze per offrire uno strumento pronto all’uso e un’attenzione specifica agli eventi in presenza.

I capitoli manualistici si completano con una sezione dedicata a sedi, servizi e partner, organizzata per supportare le scelte operative.

La Guida ai Congressi Medico-Scientifici si rivolge a tutti coloro che, a vario titolo, partecipano alla progettazione e alla realizzazione di eventi medico-scientifici.

Società scientifiche e associazioni possono approfondire le dinamiche dell’organizzazione congressuale e comprendere come individuare gli interlocutori più adatti alla progettazione dei propri eventi.

PCO (Professional Congress Organizer) possono aggiornarsi sulle evoluzioni del settore e sui modelli organizzativi che stanno trasformando il mercato congressuale.

Provider ECM possono consultare in maniera sintetica e aggiornata normative, regolamenti e prospettive del sistema di Educazione Continua in Medicina.

Location, alberghi e sedi congressuali possono approfondire le esigenze specifiche dei congressi medico-scientifici e proporsi come partner consapevoli e qualificati.

Destinazioni e convention bureau possono sviluppare una maggiore conoscenza di questo segmento per definire strategie più efficaci nell’attrazione di congressi medico-scientifici.

La Guida ai Congressi Medico-Scientifici 2026 è consultabile anche online

Inquadra il QR code per accedere alla versione digitale. https://www.meetingecongressi.com/it/guida_ai_congressi_medico_scientifici.htm

Contratti e fiscalità

SOMMARIO

Agenzie Pco, Provider e Altri Servizi

(Bs)

Sheraton Milan Malpensa Airport

& Conference Centre - Ferno (Va) 216

Sheraton Milan San Siro - Milano 217

voco® Milan-Fiere - Milano 218

liguriA

Hotel Cenobio dei Dogi - Camogli (Ge) 226

Loano 2 Village - Loano (Sv) 228

Porto Antico di Genova Centro Congressi - Genova 225

veneto

Almar Lido Jesolo - Lido di Jesolo (Ve)

BW CTC Hotel Verona - Verona-San Giovanni Lupatoto 232

Castelbrando - Cison di Valmarino (Tv) 233

Centro Congressi Veronafiere - Verona 244

Crowne Plaza Padova - Padova 234

Hilton Garden Inn Venice Mestre San Giuliano - Venezia-Mestre 235

Hotel Corte Valier - Lazise (Vr) 236

Hotel Indigo Verona - Grand Hotel Des Arts - Verona 237

Hotel Leon d’Oro - Verona 238

Hotel Monaco & Grand Canal - Venezia 241

Move Hotels Venezia Nord - Mogliano Veneto (Tv) 239

Padova Congress - Padova 245

San Servolo Servizi - Venezia 242

Villa Brasavola de Massa-Green Hall-Lounge Arch - Verona 246

voco® Venice Mestre - The Quid - Venezia-Mestre 243 friuli veneziA

DoubleTree by Hilton Trieste - Trieste

Generali Convention Center Trieste - Trieste

trentino Alto Adige

Carlo Magno Hotel - Madonna di Campiglio (Tn) 254

Riva del Garda Centro Congressi - Riva del Garda (Tn) 255

emiliA romAgnA e rePubblicA di SAn mArino

Anusca Palace Hotel - Castel San Pietro Terme (Bo) 257

Best Western Plus Tower Hotel Bologna - Bologna 258

Bologna Congress Center - Bologna 263

Hotel & Meeting Centergross - Bologna-Bentivoglio 259

Living Place Hotel - Bologna 260

PalaRiccione - Riccione (Rn) 264

Savoia Hotel Regency - Bologna 261

Smy Bologna Centrale - Bologna 262

Centro Congressi Kursaal - San Marino (RSM) 265

toScAnA

FH55 Grand Hotel Mediterraneo - Firenze 270

FH55 Hotels - Firenze - Roma

Hotel Pisa Tower Plaza - Pisa

umbriA

BV Grand Hotel Assisi - Assisi (Pg)

Centro Convegni Colle del Paradiso - Assisi (Pg) 280

Hotel Giò Wine e Jazz Area Perugia Congressi - Perugia 276

Park Hotel ai Cappuccini - Gubbio (Pg) 279

Abruzzo

Hotel Della Piana - Avezzano (Aq) 281

Serena Majestic Hotel Residence - Montesilvano (Pe) 282

mArche

Auditorium Scavolini - Pesaro 283

Hotel Federico II - Jesi (An)

lAzio

4L Collection -

Auditorium Antonianum - Roma

Best Western Plus Hotel Universo - Roma

Best Western Premier Hotel Royal Santina - Roma

Borgo della Mistica - Roma

BV Oly Hotel - Roma

Courtyard by Marriott Rome Central Park - Roma

DoubleTree by Hilton Rome Monti - Roma

Hotel Caravel - Roma

Hotel Villa Pamphili - Roma

Museo Ninfeo - Roma

Precise House Mantegna Roma - Roma

Roma Convention Center La Nuvola -

Roma Convention Center Palazzo dei Congressi -

Aran Blu - Lido di Ostia (Rm)

Spazio Novecento - Roma

Hive Hotel - Roma

cAmPAniA

(Na)

PugliA

Hotel La Chiusa di Chietri - Alberobello (Ba)

Torre Cintola Greenblu Sea Emotions - Monopoli (Ba)

Vivosa Apulia Resort - Marina di Ugento (Le)

bASilicAtA

SOMMARIO

cAlAbriA

BV President Hotel - Rende (Cs) 354

SiciliA

Almar Giardino di Costanza

Mazara del Vallo - Mazara del Vallo (Tp) 357

Baglio Basile - Petrosino (Tp) 358

Domina Zagarella Sicily - Santa Flavia (Pa) 359

Four Points By Sheraton Catania

Hotel & Conference Center - Catania-Aci Castello 361

Stand Florio - Palermo 362

SArdegnA

Almar Timi Ama Villasimius - Villasimius (Su) 364

Convento San Giuseppe - Cagliari 374

Hotel Calabona - Alghero (Ss) 365

Hotel e Auditorium Pegasus - Arborea (Or) 366

Hotel Regina Margherita - Cagliari

Lu’ Hotel Carbonia - Carbonia (Su) 368

Palazzo Doglio - Cagliari 369

Park Hotel Cala di Lepre - Palau (Ss) 370

Sardegna Hotel Suites & Restaurant - Cagliari 373

Smy Carlos V - Alghero (Ss) 371

INDICE DEGLI OPERATORI E DELLE LOCATION CONGRESSUALI

Qui di seguito proponiamo l’elenco integrale di tutti i soggetti – agenzie di servizi, provider, Pco, servizi tecnici, Enti locali, convention bureau, hotel congressuali, centri congressi e altre strutture – con forte specializzazione sul segmento degli eventi medico-scientifici ed Ecm che hanno contribuito alla presente Guida.

4L Collection - Roma 287-288

ACX Adria Congrex - Rimini .............................................. 188

Agorà Morelli - Napoli 321

Aim Group International - Milano 189

Alfa FCM - Roma 190

All Events Factory - Roma 191

Almar Giardino di Costanza Mazara del Vallo - Mazara del Vallo (Tp) 357

Almar Lido Jesolo - Lido di Jesolo (Ve) ................................. 231

Almar Timi Ama Villasimius - Villasimius (Su) 364

AncheCinema Teatro Polifunzionale - Bari 348

Anusca Palace Hotel - Castel San Pietro Terme (Bo) 257

Art Hotel San Francesco al Monte - Napoli 314

Auditorium Antonianum - Roma 304

Auditorium Scavolini - Pesaro ............................................ 283

Baglio Basile - Petrosino (Tp) 358

Basiliani - Otranto (Le) 325

Best Western CTC Hotel Verona - Verona-San Giovanni Lupatoto 232

Best Western Plus Hotel Universo - Roma 291

Best Western Plus Tower Hotel Bologna - Bologna 258

Best Western Premier Hotel Royal Santina - Roma................. 292

Bluevents - Roma 192

Boccanegra - Firenze 273

Bologna Congress Center - Bologna 263

Borgo della Mistica - Roma 294-295

BSA - Bussolengo (Vr) 9

BTCongress - Cagliari, Roma ...................... Cartoncino 182-193

BV Grand Hotel Assisi - Assisi (Pg) 275

BV Hotels & Resorts 9

BV Oly Hotel - Roma 293

BV President Hotel - Rende (Cs) 354

Carlo Magno Hotel - Madonna di Campiglio (Tn) 254

Castelbrando - Cison di Valmarino (Tv) 233

Centro Congressi della Stazione Marittima di Napoli - Napoli .... 322

Centro Congressi Giovanni XXIII - Bergamo 220-221

Centro Congressi Kursaal - San Marino (RSM) 265

Centro Congressi Veronafiere - Verona 244

Centro Congressi Ville Ponti - Varese 222

Centro Convegni Colle del Paradiso - Assisi (Pg) 280

Chorus Group - Milano ................................................II cop.-3

Congress Venezia - 2GM - Venezia 194

Convento San Giuseppe - Cagliari 374

Courtyard by Marriott Rome Central Park - Roma 296

Crowne Plaza Milan Linate - Milano-San Donato Milanese 212

Crowne Plaza Padova - Padova 234

CST Ciccarelli - Fiuggi (Fr) ................................................. 195

D’Aragona Lifestyle Hotel - Conversano (Ba) ........................ 326

Delphina Hotels 100-101

Domina Zagarella Sicily - Santa Flavia (Pa) 359

DoubleTree by Hilton Rome Monti - Roma 286-297

DoubleTree by Hilton Trieste - Trieste 252

Ega Worldwide Congresses & Events - Roma .................. 19-196

Expopoint - Mariano Comense (Co).................................... 197

FH55 Hotels - Firenze - Roma 266-268

FH55 Grand Hotel Mediterraneo - Firenze 270

Four Points By Sheraton Catania

Hotel & Conference Center - Catania-Aci Castello 360-361

Generali Convention Center Trieste - Trieste ... Cartoncino 35-36 - 253

Grand Hotel Costa Brada - Gallipoli (Le) 328

Grand Hotel La Chiusa di Chietri - Alberobello (Ba) 330

Grand Hotel Tiziano e dei Congressi - Lecce 332

Grand Hotel Vanvitelli - Caserta 316

HABITA79 Pompeii a Tribute Portfolio Hotel - Pompei (Na) 317

INDICE DEGLI OPERATORI E DELLE LOCATION CONGRESSUALI

Hard Rock Cafe - Firenze 271

Hilton Garden Inn Venice Mestre San Giuliano - Venezia-Mestre 235

Hotel & Meeting Centergross - Bologna-Bentivoglio 259

Hotel Calabona - Alghero (Ss) 365

Hotel Caravel - Roma 298

Hotel Cenobio dei Dogi - Camogli (Ge) .............................. 226

Hotel Commercio - Battipaglia (Sa) 318

Hotel Corte Valier - Lazise (Vr) 236

Hotel Della Piana - Avezzano (Aq) ..................................... 281

Hotel e Auditorium Pegasus - Arborea (Or) 366

Hotel Excelsior Bari - Bari 334

Hotel Federico II - Jesi (An) ......................................... 284-285

Hotel Giò Wine e Jazz Area Perugia Congressi - Perugia 276

Hotel Indigo Verona - Grand Hotel Des Arts - Verona 237

Hotel Leon d’Oro - Verona................................................. 238

Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci - Bari 336

Hotel Monaco & Grand Canal - Venezia 240-241

Hotel Monte Sarago - Ostuni (Br) 338-339

Hotel Pisa Tower Plaza - Pisa 272

Hotel Regina Margherita - Cagliari 367 - III cop.

Hotel Villa Pamphili - Roma 299

I.I.S Consulting - Cormano (Mi) 33

I Chiostri di San Barnaba - Milano 219

Idea Group International - Roma 198

IHC Hotels - Firenze 180

Ilda Events - Assemini (Ca) 197

In&Fo&Med - Milano 199

Incoming Experience - Torino ............................................. 200

Iseolago Hotel - Iseo (Bs) 213

Kassiopea Group - Cagliari 200

Living Place Hotel - Bologna .............................................. 260

Lloyd’s Baia Hotel - Amalfi Coast 312

Loano 2 Village - Loano (Sv) 228

Lu’ Hotel Carbonia - Carbonia (Su)..................................... 368

LVRH Service - Milano-Roma 290

M&P Informatica - Genova 143

MalpensaFiere - Varese-Busto Arsizio 223

Masseria Fontanelle - Marina di Ugento (Le) 331

Mediacom - Bagheria (Pa) 201 Meduspace 46-184

Meet and Work - Padova-Abano Terme 202

Mercure Hotel President Lecce - Lecce 340

MGM Congress - Napoli 17

Minor Hotels 7

Move Hotels Venezia Nord - Mogliano Veneto (Tv) IV cop.-239

Movenpick Hotel Bari - Bari 342

Museo Ninfeo - Roma ....................................................... 306

MZ Events - Milano 186-187

Nexus Pompeii - Torre Annunziata (Na) 323

Padova Congress - Padova 245

Palace Hotel Desenzano - Desenzano del Garda (Bs) 214

PalaRiccione - Riccione (Rn) ............................................... 264

Palazzo Doglio - Cagliari 369

Park Hotel ai Cappuccini - Gubbio (Pg) 279

Park Hotel Cala di Lepre - Palau (Ss) 370

Porto Antico di Genova Centro Congressi - Genova 225

Precise House Mantegna Roma - Roma 300

PromoturismoFVG 248-250

Quark Hotel Milano - Milano 215

Ramada by Wyndham Naples - Napoli 319

Riva del Garda Centro Congressi - Riva del Garda (Tn) 255

Roma Convention Center La Nuvola - Roma 308

Roma Convention Center Palazzo dei Congressi - Roma 309

Roma Meeting Center - Roma 307

Salone delle Colonne - Roma ............................................. 310

San Servolo Servizi - Venezia 242

Sardegna Hotel Suites & Restaurant - Cagliari 372-373

Sardiniameeting - Cagliari ................................................ 203

Savoia Hotel Regency - Bologna 261 Sem2000 - Bologna 140-141-204

Serena Majestic Hotel Residence - Montesilvano (Pe) ............ 282

Servizitalia - Palermo 203

Sheraton Milan Malpensa Airport

Hotel & Conference Centre - Ferno (Va) 216

Sheraton Milan San Siro - Milano 217

Smy Aran Blu - Lido di Ostia (Rm) 301

Smy Bologna Centrale - Bologna 262

Smy Carlos V - Alghero (Ss) 371

Spazio Novecento - Roma 311

Stand Florio - Palermo....................................................... 362

STF Sedie - Loc. S. Alsano - Vinci (Fi) 20

Studio Gilardenghi 30

Studio Visio - Firenze ......................................................... 4-5

Summeet - Varese 205

Target Motivation - Venezia 208

The Hive Hotel - Roma ............................................... 302-303

Torre Cintola Greenblu Sea Emotions - Monopoli (Ba) 344

Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast - Castellammare di Stabia (Na) 320

Triumph Italy - Triumph Group International - Roma ........ 206-207

UNA HOTELS MH Matera - Matera 350-352

Veronaup - Verona 209

Villa Brasavola de Massa-Green Hall-Lounge Arch - Verona... 246

Villa Erba - Cernobbio (Co) 210

Vivosa Apulia Resort - Marina di Ugento (Le) 346

Voco® Milan-Fiere - Milano 218

voco® Venice Mestre - The Quid - Venezia-Mestre 243

Web Events - Bologna 209

Zaccardi Hotels - Roma 305

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With more than 50 years of experience in the events industry, our events are not just meetings but a collection of extraordinary moments. Our solutions provide a new dimension of participation and interactivity. Always with the same passion.

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STF ha sede nel comune di Vinci nel cuore della toscana. Inizia la propria attività nel 1991, specializzandosi in forniture di tavoli e sedie. Il proprio successo è frutto di un’accurata e selezionata ricerca di tecnologie e materiali rispondenti alle attuali normative in tema di sicurezza e prevenzione incendi. L’esperienza maturata in forniture di arredi per hotel, congressi, sale conferenze e riunioni, teatri, ha contribuito ad elevare l’immagine aziendale di STF in ambito nazionale ed internazionale.

S.T.F. srl - ARREDAMENTI METALLICI E LEGNO

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CONGRESSI - RIUNIONI - CONFERENZE Via Ciambellana, 70-72 loc. S.Ansano

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50059 VINCI (FI) Tel. +39 0571 584692 web: stfsedie.it mail: info@stfsedie.it

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INTRODUZIONE

L'EVOLUZIONE DEI CONGRESSI

MEDICO-SCIENTIFICI

Come accade in molti settori, anche il mondo dell’organizzazione dei congressi medico-scientifici è oggi attraversato da nuove regole, contesti e aspettative. L’evoluzione in atto è certamente tecnologica, ma non si limita a questo: coinvolge modelli organizzativi, modalità di partecipazione e bisogni dei professionisti. Si tratta spesso di cambiamenti progressivi, ma capaci nel tempo di incidere in modo significativo sulla progettazione e sulla fruizione degli eventi. Prima di entrare negli aspetti operativi, questa Guida propone uno sguardo d’insieme sull’attualità del congresso medico-scientifico, offrendo un contesto di riferimento utile per orientare le scelte progettuali.

DEFINIZIONE

Dal simposio all’ecosistema congressuale

Cosa significa oggi parlare di congressi medico-scientifici? I grandi cambiamenti che attraversano il nostro tempo - tecnologici in primis, ma non solo - non possono che riflettersi anche in questo settore che, come molti altri, è chiamato a confrontarsi con nuove esigenze, nuove sensibilità e nuovi linguaggi. Il momento formativo resta centrale, ma l’evento è sempre più vissuto come uno spazio di incontro e di scambio, un luogo in cui si costruiscono relazioni, si condividono esperienze e si rafforza il senso di appartenenza a una comunità professionale.

Chi partecipa oggi ha aspettative diverse, sia rispetto ai format sia alle modalità di fruizione. Il partecipante non vuole infatti più essere un fruitore passivo: desidera essere coinvolto, poter scegliere, orientarsi nel programma in modo personale. È in questo scenario che prende forma il passaggio che nel nostro titolo abbiamo definito dal simposio all’ecosistema: non più un evento confinato nelle sue giornate, ma un progetto esteso, capace di integrare contenuti, spazi, community e strumenti digitali, e di misurarsi sull’esperienza complessiva offerta ai partecipanti. Nelle prossime pagine abbiamo provato a delineare un quadro dell’attualità dei congressi, per inquadrare e comprendere meglio il contesto in cui si inserisce la nostra guida.

Congressi medico-scientifici

Un congresso medico-scientifico è un evento che riunisce professionisti del settore sanitario, come medici, ricercatori e accademici, per l’aggiornamento professionale e la condivisione dei progressi scientifici. Questi eventi, che si svolgono a cadenza regolare (ad esempio, ogni anno o ogni due/quattro anni), sono organizzati da associazioni scientifiche locali, nazionali o internazionali e sono spesso accreditati per la formazione continua in medicina (ECM) o sistemi equivalenti. Durante il congresso, vengono presentati nuovi progetti di ricerca, sviluppate nuove idee e discussi temi di interesse settoriale.

L’organizzazione di questi congressi è complessa e comprende vari momenti, come sessioni plenarie, conferenze, attività di networking e un’area espositiva, con l’obiettivo di favorire sia l’apprendimento che lo scambio professionale.

I congressi sono in presenza

Gli ultimi anni hanno consolidato un trend già chiaramente visibile, che più volte abbiamo ribadito anche nelle edizioni precedenti e che oggi si conferma con chiarezza: il congresso in presenza è tornato a essere, in modo definitivo, il format di riferimento. Lo sancisce anche l’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi (OICE), la ricerca promossa da Federcongressi&eventi e realizzata dall’Alta Scuola di Economia e Relazioni Internazionali dell’Università Cattolica del Sacro Cuore - ASERI: nel 2024 gli eventi - intesi in senso ampio come eventi business e congressi - hanno raggiunto quota 367.981, con un incremento dell’8,2% rispetto al 2023. La crescita riguarda anche i due indicatori chiave che ne misurano il valore: i partecipanti sono stati 29.264.953 (+7,8% rispetto all’anno precedente), mentre le presenze hanno toccato i 47.213.261, segnando un aumento del 12,9%.

I dati non si riferiscono in maniera selettiva agli eventi medici, ma danno comunque un’idea.

L’eredità del Covid, ammesso che abbia ancora senso parlarne, sopravvive invece principalmente nella dimensione digitale dei contenuti, nella loro diffusione prima e dopo l’evento live, che continua a distinguersi come spazio privilegiato della relazione e dell’interazione umana. Anche l’Amex GBT Global Meetings & Events Forecast 2025 conferma che il 66% dei planner a livello globale prevede un aumento dei budget destinati agli eventi in presenza.

Nuove generazioni, nuove esigenze

La trasformazione dei congressi è legata anche a un fattore molto concreto: il ricambio generazionale, che si traduce in esigenze nuove, con modalità di interazione diverse, maggiore attenzione all’ingaggio e aspettative più elevate sull’esperienza complessiva. I partecipanti più giovani, in particolare, non arrivano al congresso come semplici destinatari di contenuti, ma come attori consapevoli, abituati a scegliere, personalizzare e interagire. Questo si riflette in una richiesta più esplicita di coinvolgimento attivo, che inizia molto prima dell’evento. Cresce infatti l’importanza delle attività pre-congressuali, pensate per attivare la community, stimolare interesse sui temi scientifici e creare un primo livello di relazione tra i partecipanti. Il congresso diventa così sempre più un punto di convergenza di percorsi già avviati, piuttosto che un momento isolato.

Anche il senso di appartenenza assume un peso diverso: non si partecipa solo per aggiornarsi, ma per riconoscersi in una comunità professionale, con cui condividere linguaggi, valori ed esperienze. È un cambiamento che incide direttamente sulla progettazione dell’evento, chiamata oggi a integrare contenuti, formati e strumenti capaci di favorire relazioni durature.

Un percorso sempre più personalizzato

Le nuove aspettative dei partecipanti si riflettono in modo diretto anche sul programma scientifico, sempre meno concepito come sequenza lineare di sessioni. Il programma tende a trasformarsi in un sistema di percorsi, che consente ai congressisti di orientarsi in base ai propri interessi, alla propria specializzazione e agli obiettivi professionali.

La possibilità di scegliere, combinare e costruire il proprio itinerario scientifico diventa un elemento centrale dell’esperienza. Questo richiede una progettazione più attenta dei format, una chiara articolazione dei contenuti e il supporto di strumenti tecnologici in grado di facilitare la personalizzazione, senza compromettere la coerenza complessiva dell’evento. L’obiettivo non è creare spazi separati, ma valorizzare contributi e prospettive diverse all’interno di un programma pensato per essere più flessibile, inclusivo e aderente ai bisogni di un pubblico eterogeneo.

L'AREA ESPOSITIVA

Negli eventi medico-scientifici anche l'area espositiva cambia funzione: non è più soltanto il punto di contatto tra aziende e delegati, ma diventa sempre più un luogo di interazione strutturata o di contenuti. Corner e format dedicati affi ancano l'esposizione tradizionale, rendendo lo spazio un tassello attivo dell'esperienza congressuale.

Ibrido, se aggiunge valore

Oggi la possibilità di partecipare a un congresso da remoto viene adottata solo se ha senso, ovvero se migliora l’accessibilità e l’inclusione, se consente cioè di raggiungere pubblici che altrimenti resterebbero esclusi, o ancora se supporta un progetto più ampio. Si tratta di una scelta che comporta costi e complessità: le tecnologie impiegate possono incidere molto sul budget complessivo e va considerato anche che i contenuti digitali non possono essere meramente la trasposizione dei contenuti del congresso, ma vanno ripensati ad hoc. Anche per questi motivi molti congressi tendono a ridimensionare - se non a eliminare - il format ibrido.

KPI e approccio data-driven

Cresce l’interesse per gli indicatori qualitativi: engagement, interazioni, tempo di permanenza, fruizione dei contenuti. Qui l’intelligenza artificiale entra soprattutto come abilitatore: può aiutare a costruire piattaforme più dinamiche e a trasformare l’evento in un ecosistema capace di generare dati utili anche per la programmazione futura. L’analisi di questi indicatori consente di leggere in modo più approfondito i comportamenti dei partecipanti e di valutare l’efficacia reale dei format proposti, andando oltre la semplice partecipazione numerica. Nella pratica, tuttavia, la maturità rispetto all’utilizzo consapevole dei dati è ancora disomogenea. Molte organizzazioni stanno sperimentando strumenti e soluzioni in modo non strutturato, spesso affidandosi a utilizzi parziali o non integrati. Il potenziale è chiaro, ma la messa a terra richiede competenze, metodo e investimenti mirati.

Sostenibilità: non solo green

La sostenibilità è diventata un requisito consolidato, è ormai un must-have che riguarda tutti gli aspetti del congresso: sede, certificazioni, catering, trasporti, logistica. Ma ciò che cambia davvero è la sua accezione, che se in passato si riferiva principalmente alla dimensione ambientale oggi include obbligatoriamente anche aspetti sociali ed economici. Questo ampliamento di prospettiva porta a considerare la sostenibilità come un criterio strutturale di progettazione, che incide sulle scelte organizzative, sui fornitori coinvolti e sulle modalità di fruizione dell’evento.

Molte pratiche considerate fino a poco tempo fa sufficienti vengono quindi ormai date per scontate, mentre cresce l’attenzione verso approcci più coerenti e misurabili. La sostenibilità diventa così un elemento di qualità complessiva del congresso, strettamente legato alla sua credibilità e alla percezione di valore da parte dei partecipanti.

Destinazioni più protagoniste

La trasformazione dei congressi si riflette anche nei criteri di scelta delle destinazioni. Non è più sufficiente offrire infrastrutture adeguate o una buona accessibilità: le associazioni e gli organizzatori valutano sempre più la capacità della destinazione di condividere una visione, di sostenere un progetto nel medio-lungo periodo e di generare un impatto misurabile sul territorio e sulla community scientifica, proprio in nome di quella sostenibilità di cui abbiamo appena parlato. In questa ottica, cresce l’attenzione verso città emergenti, capaci di offrire un’esperienza più riconoscibile e un maggiore coinvolgimento degli stakeholder locali, rispetto a grandi capitali ormai sature e meno distintive per congressi di dimensioni medio-piccole.

Cambia la formazione

Infine, ma non meno importante, sta cambiando la natura stessa della formazione. In questo contesto, più che ai grandi congressi, ci riferiamo ai corsi di formazione, che molti operatori sanitari oggi valutano come supporto concreto per l’apprendimento di strumenti e competenze che incidono direttamente sul lavoro quotidiano: intelligenza artificiale, tecnologie digitali, nuovi processi organizzativi. L’aggiornamento professionale non coincide quindi più soltanto con l’acquisizione di nuove evidenze cliniche - oggi facilmente reperibili attraverso numerose fonti - ma richiede lo sviluppo di competenze applicative e operative. Per questo motivo, la formazione necessita di format diversi rispetto alla lezione tradizionale: percorsi per livelli, training pratici, classi ristrette e un confronto continuo con il docente. Soprattutto, richiede continuità. Un “prima” che prepari i partecipanti e un “dopo” che li supporti nel trasferimento di quanto appreso nella pratica quotidiana, offrendo occasioni di confronto sulle difficoltà incontrate e sulle applicazioni reali. In questo senso, il congresso può essere sempre più affiancato da momenti operativi e di accompagnamento, nei quali l’esperienza formativa diventa concreta, misurabile e verificabile nel tempo.

Nuovi modelli sulla scena internazionale

Icongressi medico-scientifici internazionali riflettono in gran parte il cambiamento in atto e le nuove sensibilità di comitati scientifici e partecipanti. L’accessibilità globale, la gestione responsabile delle risorse, l’attenzione all’impatto sui sistemi sanitari locali e l’adozione di modelli di governance etica rientrano oggi nei criteri di valutazione, spesso con la richiesta di indicatori misurabili. Questi requisiti incidono in modo concreto sulla proposta di quelli che più che semplici destinazioni proviamo a definire sistemi ospitanti.

Una visione condivisa

I sistemi ospitanti, intesi dunque come ecosistemi congressuali, si propongono sempre più come veri e propri partner delle associazioni scientifiche. Il loro ruolo va oltre l'offerta di spazi e servizi, e include competenze, relazioni e capacità di coordinamento, auspicabilmente tra attori sia pubblici che privati, a supporto di format complessi e obiettivi di lungo periodo. Convention bureau, PCO, sedi congressuali, istituzioni pubbliche e operatori privati sono chiamati a collaborare in modo coordinato per sviluppare format complessi e obiettivi condivisi.

Valutazione orientata a risultati misurabili

Le candidature più competitive sono quelle in grado di dimostrare risultati concreti e verificabili: riduzione delle emissioni, accessibilità reale, impatti sociali documentabili. La selezione per un congresso internazionale avviene sempre più sulla base di indicatori comparabili e performance misurate, che premiano un approccio consapevole e orientato alla legacy.

Lo scenario attuale

A livello internazionale, i dati ICCA 2024 delineano un mercato dei congressi associativi attivo, con 11.099 eventi censiti in oltre 100 Paesi e una netta prevalenza dei settori medico-scientifico, tecnologico e accademico. L’International Congress and Convention Association, fondata nel 1963, conta oggi una community di oltre 1.000 organizzazioni globali e rappresenta uno standard per classifiche, benchmark e analisi del mercato. La distribuzione geografica del ranking ICCA conferma la leadership europea (circa 50% congressi mondiali), seguita da Asia-Pacifico e Nord America. L’Italia domina come prima in Europa e seconda al mondo con 635 congressi ospitati (dietro USA con 709).

Le competenze in campo oggi

Se a evolversi sono le aspettative delle società scientifiche e dei partecipanti, lo fanno anche le competenze e le responsabilità di chi progetta e gestisce l’evento. L’organizzatore non può più limitarsi a garantire l’esecuzione, ma deve interpretare contesto, obiettivi e limiti, e tradurli in un’esperienza sostenibile, credibile e funzionale. Il cambio di paradigma spinge gli organizzatori verso un modello più consulenziale che ha come obiettivo un programma coerente capace di mettere in relazione format, contenuti, livelli di interazione, strumenti digitali, tempi e momenti di continuità prima e dopo il live.

Competenze tra formazione e retention

Il tema risorse è tra i più caldi e impattanti all’interno delle stesse società di organizzazione eventi, perché incrocia tre pressioni simultanee: complessità crescente, aspettative più alte e margini di manovra più stretti. Le figure richieste sono ibride: servono profili capaci di usare strumenti digitali e gestionali, leggere dati e KPI qualitativi, lavorare su CRM evoluti e community, progettare esperienze e contenuti, gestire la comunicazione con linguaggi più contemporanei. Molte realtà stanno per questo puntando molto su formazione, reskilling e upskilling delle proprie persone, consapevoli che i cambiamenti in atto - in primis quello tecnologico, ma non solo - richiedono figure professionali altamente specializzate, non sempre facilmente reperibili nel mercato del lavoro.

Ecco perché anche il tema della retention diventa centrale: le società investono sulle persone in termini di formazione e cercano di trattenerle per garantire - prima di tutto al cliente - affidabilità, continuità e solidità.

Professione e riconoscimento

Dentro questa evoluzione cresce il tema del riconoscimento professionale del comparto. La complessitàregolatoria, progettuale, tecnologica ed economica - rende sempre più evidente come quella dell’organizzazione congressuale sia una filiera con responsabilità e specializzazioni proprie, come evidenzia anche il fatto che le associazioni di settore stiano lavorando per ottenere, in una prospettiva temporale prossima, un contratto collettivo specifico, come segnale di maturazione e di identità professionale.

Il valore economico di un congresso - indipendentemente dal numero di partecipanti o dal fatto che si tratti di un incontro nazionale o internazionale - è generalmente valutato in base all’impatto a breve e medio termine sulla località ospitante. Le amministrazioni locali e i governi centrali analizzano l’effetto economico complessivo, derivante dalle spese sostenute dagli organizzatori e dai partecipanti, oltre che dall’indotto creato sul territorio. Questo impatto economico contribuisce alla creazione di posti di lavoro e al supporto delle imprese locali, in particolare di quelle legate al settore turistico, come hotel, ristoranti e altri servizi. Un partecipante a un congresso spende in media nella destinazione ospitante da una volta e mezza a due volte di più rispetto a un turista.

➔Impatto diretto

Il valore economico di un congresso è misurato principalmente dal suo impatto diretto, legato alla spesa di organizzatori e partecipanti. Questa comprende:

● progettazione e produzione: costi legati alla location, agli alberghi, al catering e alla tecnologia;

● spesa dei partecipanti: quote di iscrizione, viaggi, ristoranti e altre spese personali.

Per farci un’idea con dati alla mano, secondo lo studio Global Destination Report commissionato da The Business of Events e realizzato in collaborazione con SFA Connect, ICC Belfast e IBTM World, destinazioni come il Nord America e l’Europa occidentale hanno beneficiato nel 2024 economicamente di eventi (non solo medici) su larga scala, con oltre il 50% delle regioni intervistate che riportano contributi generati dagli eventi superiori a 100 milioni di euro all’anno, per un valore complessivo, considerando Europa occidentale, Europa centrale e Nord America, che ha superato i 5 miliardi di euro.

➔Impatto indiretto

Oltre all’impatto diretto, i congressi generano un indotto significativo, coinvolgendo settori produttivi come l’industria alimentare, quella audiovisiva e altri comparti che forniscono beni e servizi. Questo tipo di ricaduta amplifica ulteriormente il valore economico per le destinazioni ospitanti.

I congressi medico-scientifici svolgono un ruolo unico nella crescita del sapere e nello sviluppo delle reti professionali. Uno degli aspetti più significativi è la condivisione delle conoscenze, che si concretizza nella presentazione di ricerche avanzate e innovazioni tecnologiche.

Questi eventi rappresentano un’occasione preziosa per mettere a confronto idee, promuovere il dibattito critico e accelerare l’adozione di nuove soluzioni nel settore sanitario. Non si tratta solo di trasferire informazioni, ma di creare un ambiente fertile per la collaborazione interdisciplinare e l’approccio innovativo alle sfide globali. Un altro elemento fondamentale è la capacità di attrarre investimenti. I congressi fungono da piattaforma per il dialogo tra ricercatori, aziende e istituzioni, stimolando l’interesse verso nuovi progetti e partnership. La presenza di stakeholder di alto livello contribuisce a catalizzare risorse economiche e supporti strategici per la ricerca e lo sviluppo, con ricadute che vanno ben oltre l’evento stesso e favoriscono la competitività delle destinazioni ospitanti nel panorama internazionale.

Come consultare la Guida

La prima parte della Guida ai Congressi Medico-Scientifici è organizzata in capitoli tematici che accompagnano il lettore nelle diverse fasi di progettazione e organizzazione di un congresso medicoscientifico.

I capitoli affrontano i principali ambiti dell’attività congressuale con una struttura modulare che consente una lettura sia progressiva sia tematica: il lettore può seguire il percorso dei capitoli oppure consultare direttamente le sezioni di interesse.

Questa sezione si articola nei seguenti capitoli.

➞ CAPITOLO 1 – IL SISTEMA ORGANIZZATIVO DEL CONGRESSO MEDICO

Esamina i passaggi che portano alla costruzione del congresso e il ruolo dei soggetti coinvolti nella sua organizzazione.

➞ CAPITOLO 2 – EDUCAZIONE CONTINUA IN MEDICINA

Approfondisce il funzionamento del sistema ECM, i suoi organismi, le regole applicabili agli eventi e il ruolo dei provider.

➞ CAPITOLO 3 – QUADRO NORMATIVO E DEONTOLOGICO

Raccoglie i principali riferimenti normativi, i codici deontologici e gli obblighi che incidono sull’organizzazione congressuale.

➞ CAPITOLO 4 – SPAZI E LUOGHI NELLA COSTRUZIONE DELL’EVENTO

Analizza la scelta di destinazioni, sedi congressuali e contesti territoriali nella progettazione dell’evento.

➞ CAPITOLO 5 – PROGETTARE L’ESPERIENZA DEL PARTECIPANTE

Affronta i criteri con cui progettare programma, format e momenti di partecipazione per rendere più efficace l’esperienza congressuale.

➞ CAPITOLO 6 – CONTENUTI SCIENTIFICI E COMUNICAZIONE

Esamina la costruzione dei contenuti scientifici, la gestione degli abstract e gli strumenti di comunicazione dell’evento.

➞ CAPITOLO 7 – SICUREZZA, OPERATIVITÀ E VALUTAZIONE

Approfondisce gli aspetti operativi della realizzazione del congresso, dalla sicurezza alla gestione in sede fino alla valutazione finale.

➞ CAPITOLO 8 – LA TECNOLOGIA AL SERVIZIO DEL CONGRESSO

Analizza il ruolo delle piattaforme digitali, degli strumenti tecnologici e della gestione dei dati nell’organizzazione degli eventi.

➞ CAPITOLO 9 – PRATICHE SOSTENIBILI E IL LORO IMPATTO

Approfondisce strategie, criteri e scelte organizzative orientate alla sostenibilità ambientale e sociale.

➞ CAPITOLO 10 – CONTRATTI E FISCALITÀ

Esamina i principali aspetti contrattuali, amministrativi e fiscali legati all’organizzazione dei congressi.

Le location, i partner e le destinazioni

La seconda parte contiene una sezione dedicata a fornitori, location e destinazioni presentati attraverso schede tecniche che offrono, per ciascuno, informazioni utili immediatamente consultabili.

STUDIO GILARDENGHI

Consulenze personalizzate per i Provider ECM

per i Provider ECM

Lo Studio Gilardenghi da oltre vent’anni supporta i Provider

Lo Studio

ECM nella servizio di consulenza e

ECM nella gestione della pratica di Accreditamento, con un servizio di consulenza sviluppato dall’esperienza quotidiana e dal confronto continuo con i vari stakeholders del sistema ECM.

Perche sceglierci?

Un’esperienza ampia alimentata dalla partnership con PCO, Associazione Scientifiche, Case editrici, Ordini ed Enti professionali, che ha permesso allo Studio Gilardenghi di acquisire una visione pratica nell’affrontare tutte le varie e differenti casistiche che possono sopraggiungere durante l’Accreditamento ECM e nella gestione dei progetti didattici Residenziali, FAD o di Formazione sul Campo.

Lo Studio Gilardenghi propone servizi di consulenza strutturati e dedicati esclusivamente ai Provider, per una gestione della pratica di Accreditamento e dei singoli progetti formativi in conformità alla normativa ECM e nello specifico:

supporto nella gestione dell’Accreditamento

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assistenza nella preparazione alle verifiche per l’ottenimento ed il mantenimento dello status di

Provider ECM Standard redazione del Piano della Qualità e di tutte le procedure e la modulistica richieste dalla normativa ECM vigente

Certificazioni e modelli

Lo Studio Gilardenghi propone inoltre la sua consulenza nell’implementazione di modelli organizzativi in conformità alle norme ISO, sistemi di gestione progettati in modo specifico per i Provider ECM, che si integrino con le attività operative e siano un supporto efficace nella gestione dell’Accreditamento:

Certificazione Qualità ISO 9001

Certificazione Gestione Eventi Sostenibili ISO 20121

Certificazione Parità di Genere UNI PDR 125

Certificazione Security ISO 27001

Lo Studio offre inoltre una serie di servizi pensati esclusivamente per i Provider ECM a fine di gestire al meglio le proprie attività ordinarie in ottemperanza alle molteplici richieste che giungono dai vari stakeholders:

Modello Prevenzione Reati 231

Modello Gestione Privacy Regolamento UE 679/2016

Policy Anti-Bribery & Anti-Corruption

Bilancio di sostenibilità ambientale, sociale ed economica

IL SISTEMA ORGANIZZATIVO DEL CONGRESSO MEDICO

Dietro ogni congresso medico c’è un lavoro invisibile fatto di scelte strategiche, regole da rispettare e competenze specialistiche. Dalla definizione del progetto alla gestione di sponsor e compliance ECM fino al coordinamento di fornitori, tecnologie e sicurezza, ogni fase richiede metodo e visione. Per tutto questo il congresso trova nel PCO un partner strategico.

32 Congresso e programma: la progettazione

39 Gli organizzatori del congresso

44 Indire e gestire la gara congressuale

Congresso e programma: la progettazione

Progettare un congresso significa definire obiettivi, tempi e strategie fin dall’inizio. Si tratta di un percorso strutturato che guida le scelte

organizzative e consente di pianificare ogni fase con metodo

L’organizzazione di un congresso medico prende avvio dalla definizione del progetto e delle tempistiche, elementi fondamentali per scandire fasi operative e scadenze. Il primo interrogativo da porsi riguarda l’obiettivo dell’evento: quale risultato si intende ottenere? Solo attraverso una piena comprensione delle finalità del committente è possibile individuare le strategie organizzative più adeguate e valutarne l’efficacia al termine del percorso. Da questa analisi preliminare nasce il documento di progetto, uno strumento che raccoglie e sintetizza le caratteristiche essenziali dell’iniziativa da realizzare.

Definire obiettivi e piani d’azione

Gli obiettivi di un congresso medico possono essere molteplici: se si tratta di un evento periodico, che si ripete cioè a cadenza fissa, si potrebbe puntare su un risultato incrementale rispetto alla precedente edizione: più partecipanti, più sponsor, più relazioni, più utili finanziari. Se invece si tratta di un congresso alla prima edizione o di un evento singolo, per entrambi i quali è impossibile stabilire un benchmark rispetto al trascorso, gli obiettivi possono essere stabiliti prendendo a riferimento i risultati di eventi simili per dimensioni, temi e caratteristiche. In ogni caso, gli obiettivi quantitativi del congresso devono essere stabiliti fin dal primo momento, in modo da orientare la progettazione verso il loro conseguimento. Vediamo alcuni esempi: se l’obiettivo è incrementare il numero di partecipanti, la strategia potrà essere quella di implementare una campagna di comunicazione mirata; se l’obiettivo è aumentare il numero degli sponsor, la strategia potrà essere quella di proporre modalità di sponsorizzazione innovative; se l’obiettivo è avere visibilità su media e social media, la strategia da perseguire può essere quella di affidarsi a un ufficio stampa e di reclutare influencer; se, ancora,

l’obiettivo è generare o aumentare gli utili, la strategia sarà quella di aumentare iscritti e sponsor e tagliare i costi ovunque possibile.

Scegliere il format

Anche se come abbiamo visto la maggior parte dei congressi medici è in presenza, è necessario stabilire il format tra in presenza, ibrido o virtuale, soprattutto se si considerano anche webinar, eventi per piccoli gruppi e progetti formativi su tematiche specifiche.

Attenzione alle tempistiche

Il tempo di progettazione e organizzazione di un congresso medico-scientifico non è mai standard, perché dipende dalle caratteristiche del congresso stesso. Le variabili sono diverse, come la portata (locale, nazionale o internazionale), il numero di partecipanti, la periodicità (congresso annuale o evento singolo), l’accredito o meno al programma ECM, la destinazione e non solo.

Per calcolare le tempistiche di organizzazione, si deve per esempio considerare che le grandi strutture congressuali devono essere prenotate con largo anticipo, così come gli allotment alberghieri per un numero elevato di camere. Un evento con un programma complesso - con molte relazioni, sessioni parallele e simposi satellite, con attività sociali e cena di gala - avrà come è intuibile tempi di organizzazione più lunghi rispetto a un evento più breve e semplice che coinvolge un numero minore di fornitori.

➤Calcolare bene i tempi

Quanto tempo prima si deve iniziare a organizzare l’evento? Prima di tutto è possibile fare una stima piuttosto affidabile se si ha un’accurata visione d’insieme, se si conoscono i tempi di

azione e reazione di tutti i soggetti coinvolti, magari basandosi su esperienze pregresse nell’organizzazione di eventi simili, come potrebbe fare senz’altro un organizzatore professionale. Un congresso internazionale con migliaia di partecipanti ha un tempo di organizzazione che può arrivare fino a 3 o 4 anni e in qualche caso perfino di più; per un congresso nazionale medio in genere si parte con un anticipo di 1 o 2 anni, mentre per eventi locali con poche decine di partecipanti sono sufficienti 1 o 2 mesi.

Bisogna inoltre considerare che:

● nella pianificazione del calendario organizzativo occorre tenere conto dei tempi di coinvolgimento di tutti i soggetti che gravitano intorno al congresso;

● la ricerca e l’acquisizione degli sponsor comportano l’interlocuzione con diversi uffici e funzioni delle aziende farmaceutiche e di dispositivi medici, in particolare quelle legate al

marketing. Questi processi richiedono tempo per essere completati, soprattutto quando gli sponsor sono più di uno;

● i relatori devono essere contattati e coinvolti con tempistiche precise, in particolare se dipendenti pubblici;

● i partecipanti hanno a loro volta tempi specifici: tra il primo annuncio del congresso e il suo svolgimento deve trascorrere un periodo sufficientemente lungo per fare comunicazione e promozione; informare tutto il potenziale target e raccogliere le iscrizioni.

Rispettare le procedure

L’accredito al programma in Educazione continua in medicina (ECM) impone il rispetto delle scadenze di Agenas (Agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali). Allo stesso modo la sponsorizzazione delle case farmaceutiche deve rispettare quelle di Aifa (Agenzia italiana del farmaco), così come

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LE TEMPISTICHE PER PROCEDURE ECM E SPONSORIZZAZIONE

È

UN EVENTO ECM?

Nessuna azione necessaria no si

Nessuna azione necessaria no

È

UN EVENTO SPONSORIZZATO?

si no si

Necessaria autorizzazione

AIFA fino a 70 giorni prima dell’evento Non necessaria autorizzazione

AIFA

Necessaria registrazione su sito AGENAS fino a 30 giorni prima dell’evento

Caricare l'evento sulla piattaforma

SVC fino a 75 giorni prima dello svolgimento

Nessuna ulteriore azione necessaria no si no si

Non è necessario caricare l’evento sulla piattaforma

SVC

Eventi ECM: invito non nominativo alla struttura fino a 60 giorni dallo svolgimento

quella da parte delle aziende di dispositivi medici e diagnostici è regolata dalle tempistiche previste dal codice etico di Confindustria Dispositivi Medici. Vediamole nel dettaglio.

➞Accredito ECM

Agenas richiede ai provider accreditati - gli unici autorizzati a erogare attività formative valide ai fini ECM - di inserire gli eventi sul portale APE (ape.agenas.it) almeno 15 giorni prima della data di inizio (30 giorni per eventi sponsorizzati).

Poiché la procedura richiede l'inserimento di dati dettagliati (programmi, CV docenti, obiettivi formativi, verifica apprendimento, contratti sponsor), è essenziale avere gran parte dell'organizzazione definita con largo anticipo rispetto a questi termini.

➞AIFA

L’agenzia italiana del farmaco impone alle aziende farmaceutiche di richiedere l’autorizzazione preliminare alla sponsorizzazione di congressi

e convegni medici almeno 60 giorni prima della data di svolgimento prevista. L’azienda farmaceutica può sponsorizzare l’evento se, entro 45 giorni dalla richiesta, Aifa comunica il proprio parere favorevole.

È chiaro quindi che è necessario per l'organizzatore inoltrare la richiesta di sponsorizzazione ben prima della scadenza dei 60 giorni, per evitare di arrivare troppo vicino alla data dell’evento senza sapere se può o meno contare sullo sponsor.

➞FARMINDUSTRIA

L’associazione di categoria delle aziende farmaceutiche di Confindustria impone, solo per eventi accreditati ECM e solo per la partecipazione di medici specialisti dipendenti di strutture pubbliche o private convenzionate, di mandare l’invito non nominativo alla struttura almeno 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento, con allegato il programma scientifico dell’evento.

IL CUORE DEGLI EVENTI NEL CUORE D’EUROPA

Generali Convention Center Trieste

è il più grande Centro congressi polifunzionale del Nordest affacciato sul mare.

I 10.000 mq dei Magazzini 27 e 28 sono ripartiti tra 6 sale congressuali (tra cui l’Auditorium Generali da 1920 posti) e aree polivalenti di diverse metrature. Le dotazioni sono all’avanguardia: l’ultrafibra GARR garantisce connessioni veloci anche per grandi quantità di dati e tutti i locali sono accessibili da persone con mobilità ridotta. Ne risulta una location ideale per ogni tipo di congressi ed eventi. Un aeroporto internazionale a 30 minuti di auto e altri tre a meno di 150 km, la vicinanza alla stazione ferroviaria e al centro città, il fascino del Porto Vecchio, rendono il Centro ancora più attrattivo.

www.generaliconventioncenter.it

1 auditorium

5 sale

50–1920 posti

1 terrazza

10.000 mq

IL CUORE DEGLI EVENTI NEL CUORE D’EUROPA

Generali Convention Center Trieste è lo spazio ideale per scienza, innovazione, ricerca e cultura. S’inserisce in un contesto unico: una città dal fascino mitteleuropeo e mediterraneo, da sempre cosmopolita, che vede la più alta

densità pro capite di ricercatori in Europa e la presenza di acceleratori di startup. Un territorio che al contempo è “a misura d’uomo” e che, come il Convention Center, rappresenta un modello sostenibile per il futuro.

➞CONFINDUSTRIA DISPOSITIVI MEDICI

L’associazione impone alle aziende associate, prima di erogare qualsiasi tipo di sostegno economico al provider, di verificare che l’evento in questione sia stato approvato dal Sistema di Valutazione delle Conferenze (SVC), la piattaforma che l’associazione utilizza per stabilire la conformità degli eventi ai requisiti del proprio codice etico. Il termine per il caricamento degli eventi sulla piattaforma SVC è di 75 giorni prima dello svolgimento dell’evento. È necessario inoltrare la richiesta prima della scadenza dei 75 giorni per evitare di arrivare a ridosso dell’evento senza sapere se si può o meno contare sullo sponsor.

Il documento di progetto

Il documento di progetto di un congresso medico è il dossier che definisce in modo strutturato tutti gli elementi fondamentali e funge da riferimento unico per committente, PCO e resto del team organizzativo.

Serve a:

☛ fornire una visione chiara di obiettivi, contenuti scientifici e target (specialità coinvolte, numero atteso di partecipanti, profilo ECM, ecc.);

☛ avere la base per pianificazione, budget,

Cosa inserire

Dati generali e info iniziali

Obiettivi e accredito

Target e ambito

Organizzazione e ruoli

programmazione scientifica e operativa, assegnazione di ruoli e responsabilità;

☛ condividere le informazioni tra società scientifica/ ente promotore e organizzatore (PCO, provider ECM, segreteria organizzativa), perché fissa paletti, aspettative e criteri di successo del congresso.

➦Cosa contiene in pratica

La struttura del documento può cambiare di volta in volta, ma di solito comprende almeno:

➤ dati generali: titolo del congresso, edizione, promotore, provider ECM, sede, data/i, format (residenziale, ibrido, online);

➤ obiettivi: obiettivi scientifici e formativi (in ottica ECM e non)

➤ target: professioni e discipline coinvolte, numero stimato partecipanti, eventuali categorie speciali;

➤ ambito e contenuti: aree tematiche, macrosessioni, tavole rotonde, workshop, corsi pratici, linee guida oggetto di discussione;

➤ vincoli e requisiti: note normative ECM (crediti previsti, criteri di partecipazione, tracciabilità presenza), requisiti etici/di compliance, politiche sponsor;

➤ organizzazione: comitato scientifico, comitato organizzatore, ruoli chiave (project

Contenuti chiave Esempi pratici

Titolo, edizione, promotore, provider ECM, data (definita/ipotetica), durata, destinazione sede, formato (residenziale/ibrido/virtuale), numero partecipanti attesi (in presenza/ remoto), provenienza

Scientifici/formativi (ECM sì/no, crediti previsti), bisogni formativi

Professioni/discipline, categorie speciali, aree tematiche, macro-sessioni, workshop, linee guida/PDTA in discussione

Comitati, project manager, segreteria, numero relatori/poster, fornitori

Pianificazione Cronoprogramma (abstract, iscrizioni, materiali), bozza programma

Budget e sponsor

Comunicazione e vincoli

Valutazione

Voci costi/entrate, numero sponsor, area espositiva Sì/No, scenari best/worst

Naming, canali, ECM (tracciabilità), etica/ sponsor, registrazione presentazioni

Criteri successo (partecipanti, ECM, budget, impatto)

Congresso XYZ 2026, 2 giorni, 500 pax nazionali, ibrido con registrazione sessioni Sì

Accredito ECM full, focus su linee guida oncologiche

Oncologi, infermieri; sessioni su PDTA tumore polmone

Comitato scientifico: 15 membri; 40 relatori

Gantt con milestone da 12 mesi pre-evento

Budget 150k€; 8 sponsor, esposizione Sì

Politica sponsor non condizionante; DEM + social

NPS >80%, crediti medi >70%

manager, segreteria, provider ECM, responsabile comunicazione);

➤ pianificazione: cronoprogramma principale (scadenze per abstract, iscrizioni, conferme relatori, materiali, chiusura pratiche ECM);

➤ budget di massima: voci principali di costo e ipotesi di entrate (quote, sponsor, contributi non condizionanti), con eventuali scenari (best/worst case);

➤ comunicazione: linee guida per naming, payoff, canali e strumenti (sito, DEM, social, materiali stampati), eventuali restrizioni.

➤ valutazione: criteri per misurare il successo (numero partecipanti, soddisfazione, rispetto budget, indicatori ECM, impatto scientifico). Nel caso in cui il committente abbia indetto una gara per selezionare l'organizzatore dell'evento, è probabile che il bando si basi già su un documento di progetto che fornisce le informazioni essenziali sul congresso.

Organizzare il programma sociale

Incontrare in maniera informale i colleghi, fare networking, interagire e confrontarsi con i propri pari italiani e internazionali: tutto questo è favorito dal programma sociale dell’evento, che può essere più o meno articolato a seconda che si tratti di un evento di portata nazionale oppure di dimensione internazionale. La funzione degli eventi sociali, che sono di fatto momenti ricreativi, è anche quella di permettere ai partecipanti di “staccare” dal programma generalmente intensivo dei lavori per rilassarsi dopo una giornata di piena concentrazione, nonché di ringraziarli per avere preso parte al congresso, rendendolo possibile proprio grazie alle loro iscrizioni.

Cocktail di benvenuto e cena sociale

I due momenti più tradizionali del programma sociale sono il cocktail di benvenuto, organizzato a seguito della cerimonia inaugurale del congresso la sera prima dell’inizio dei lavori, e la cena sociale, che si svolge in genere (ma non necessariamente) l’ultima sera dell’evento. Entrambi sono spesso organizzati in location prestigiose: soprattutto nel caso dei congressi internazionali possono essere palazzi e saloni storici messi a disposizione gratuitamente dall’amministrazione comunale come incentivo all’organizzazione del congresso nella propria città.

La cena sociale, oltre al discorso del presidente del congresso, ai ringraziamenti e ai saluti, può prevedere uno spettacolo o un intrattenimento musicale.

L’opzione dei “post-tour”

Ferma restando l’esigenza di massima sobrietà delle attività sociali proposte durante il congresso, i programmi più articolati si hanno in genere nell’ambito degli eventi di dimensione nazionale o internazionale, dove l’organizzatore può proporre, nei giorni successivi al congresso, i cosiddetti “post-tour”, cioè visite turistiche o culturali nella destinazione o nei suoi dintorni, a beneficio soprattutto dei partecipanti che arrivano dall’estero. Nei congressi nazionali il programma sociale consiste di solito in un’attività o una visita culturale in un luogo particolare della città ospite da effettuarsi nelle ore pomeridiane, prima della cena sociale.

Il programma sociale non è parte del programma scientifico

Le aziende farmaceutiche e biomedicali che sponsorizzano il congresso non possono essere associate ad attività che hanno valenza turistica e ricreativa e chiedono quindi agli organizzatori di rispettare alcune regole affinché l’evento scientifico (che loro sponsorizzano) sia nettamente separato dall’evento sociale (che loro non possono sponsorizzare). Le attività extra congresso sono perciò facoltative e sono scorporate dal pagamento della quota di iscrizione, in modo che siano a carico del singolo partecipante. Un altro requisito da rispettare è un ampio intervallo di tempo fra la fine delle sessioni congressuali e l’inizio delle attività sociali.

Gli organizzatori del congresso medico

Il

Professional Congress Organizer è la regia operativa, responsabile della progettazione organizzativa e della gestione operativa, amministrativa e finanziaria del congresso

In Italia i PCO sono prevalentemente piccole e medie imprese private, accanto alle quali operano alcune realtà di dimensioni più strutturate. Negli ultimi anni hanno attraversato un’evoluzione significativa in termini di competenze e servizi offerti.

Un partner in evoluzione

Il PCO si muove oggi dentro un sistema attraversato da alcuni grandi temi che ne stanno ridefinendo identità e posizionamento. Come abbiamo visto nel capitolo introduttivo, il primo è l’evoluzione del congresso stesso, sempre più spazio di incontro, networking e costruzione di comunità, con format più partecipativi, percorsi personalizzati e maggiore coinvolgimento già nella fase pre-congressuale.

A questo si affianca la centralità della tecnologia, non più accessorio, ma infrastruttura strategica: piattaforme come ecosistemi, lettura dei dati per misurare l’ingaggio, utilizzo consapevole dell’intelligenza artificiale per ottimizzare processi e contenuti.

Un altro tema chiave è la sostenibilità, intesa in senso pieno - ambientale, sociale ed economica - che incide sulle scelte di destinazione, sulle candidature internazionali, sulle partnership e perfino sulla reputazione dei territori rispetto a diritti, inclusione e governance. Parallelamente cresce il peso della compliance: regolamenti ECM, codici etici, normative internazionali sempre più stringenti trasformano il PCO in un mediatore esperto, capace di coniugare creatività progettuale e rispetto delle regole. Infine, emerge il tema delle risorse, con la necessità di reskilling e upskilling continui, programmi strutturati di formazione interna e strategie di retention in un mercato dove la formazione sta giocando un ruolo fondamentale.

Chi è il PCO

PCO è l’acronimo di Professional Congress Organizer. Nel contesto dei congressi medico-scientifici identifica l’impresa incaricata della progettazione organizzativa e della gestione complessiva dell’evento, sotto il profilo operativo, amministrativo e finanziario. A differenza del provider ECM, non è responsabile dei contenuti scientifici, che restano in capo alla direzione scientifica o al provider stesso.

Le

competenze specialistiche

Sul piano tecnico, il PCO presidia ambiti che richiedono competenze specifiche e strutturate.

➤Progettazione congressuale

Capacità di strutturare il format dell’evento, pianificare le fasi operative e garantire coerenza tra obiettivi scientifici, pubblico di riferimento e modello organizzativo.

➤Gestione economico-finanziaria

Competenza nella costruzione e nel controllo del budget, nella valutazione della sostenibilità economica del progetto, nella rendicontazione e nella gestione amministrativa.

➤Normativa ECM e compliance

Conoscenza approfondita della disciplina della formazione continua in medicina e delle procedure necessarie ad assicurarne il rispetto.

Le competenze del PCO

Progettazione e concept dell’evento

Definizione del format, costruzione del programma in coerenza con gli obiettivi del cliente, sviluppo del piano economicofinanziario e del modello di sostenibilità.

Gestione amministrativa e compliance

Budgeting, contrattualistica, adempimenti fiscali, pratiche autorizzative, richieste di patrocinio e supervisione degli aspetti normativi (inclusi quelli ECM).

Scelta della sede e coordinamento fornitori

Site inspection, negoziazione contratti, gestione e coordinamento di allestitori, tecnici, catering, sponsor ed espositori; organizzazione e supervisione delle aree espositive.

Segreteria organizzativa

Inviti, iscrizioni, gestione database, assistenza ai partecipanti e supporto operativo continuativo.

Gestione contenuti scientifici ed ECM

Raccolta e gestione abstract, rapporti con i relatori, registrazione partecipanti, monitoraggio presenze, conformità agli obblighi ECM.

Sicurezza e logistica

Piano di sicurezza, gestione tecnica delle sale, regia audio-video, flussi dei partecipanti e coordinamento operativo onsite.

Hospitality e servizi ai partecipanti

Prenotazioni alberghiere, trasporti (voli, treni, transfer locali), ristorazione, eventi sociali, programmi per accompagnatori.

Comunicazione e marketing

Piano di comunicazione integrato: sito web, identità grafica, materiali promozionali, segnaletica, social media management, ufficio stampa.

➤Logistica integrata

Capacità di selezionare e negoziare le sedi, coordinare fornitori e servizi, gestire trasferte e flussi dei partecipanti.

➤Governance del team

Attitudine al coordinamento di risorse interne ed esterne, con capacità di integrare competenze diverse all’interno di un unico disegno progettuale.

➤Sostenibilità e inclusione

Capacità di integrare criteri ambientali, sociali ed economici nella progettazione congressuale, con attenzione concreta a inclusione, diversity, accessibilità e coerenza valoriale delle destinazioni.

Le competenze trasversali

Accanto alla dimensione tecnica, crescono le competenze relazionali e strategiche, che incidono direttamente sulla qualità del progetto.

➤Capacità di adattamento

Rapidità nel rispondere a cambiamenti normativi, tecnologici o di scenario, ma anche nel ripensare format e modalità di erogazione dei contenuti in funzione di pubblici sempre più esigenti e generazionalmente diversi.

➤Visione propositiva

Attitudine a formulare soluzioni organizzative e format coerenti con gli obiettivi del cliente.

➤Mentalità data-driven

Capacità di interpretare dati, KPI qualitativi e metriche di ingaggio per migliorare programmazione, candidature e performance dell’evento. Non solo raccolta dati, ma lettura strategica.

➤Attitudine consulenziale

Capacità di tradurre esigenze in soluzioni praticabili e sostenibili nel tempo.

➤Team e cultura della formazione

Capacità di lavorare in team multidisciplinari, valorizzare competenze ibride e investire in upskilling e reskilling continui. La formazione interna e la retention diventano parte integrante della competitività aziendale.

Restano poi centrali le competenze organizzative classiche: gestione dello stress, problem solving, attenzione al dettaglio e capacità relazionali.

Chi sono le figure professionali consulenziali

L’organizzazione congressuale si avvale di diverse figure professionali altamente specializzate, nate per rispondere alla complessità del settore. Si tratta prevalentemente di consulenti qualificati, che possono operare all’interno dei PCO o come professionisti esterni, apportando competenze tecniche avanzate per garantire sicurezza, innovazione, sostenibilità e competitività agli eventi. Vediamo alcune di queste figure.

➞Safety Manager

Professionista responsabile della sicurezza complessiva dell’evento sotto il profilo normativo, tecnico e operativo. Si occupa di risk assessment, piani di emergenza, gestione delle vie di fuga, coordinamento con autorità locali, prevenzione incendi, gestione degli accessi e delle emergenze sanitarie. Il ruolo è sempre più integrato con strumenti digitali di monitoraggio in tempo reale (crowd management, sensori IoT, controllo flussi).

➞Cybersecurity Specialist

Con la digitalizzazione degli eventi (piattaforme ibride, registrazioni online, app congressuali, pagamenti digitali), garantisce la protezione dei dati personali, la sicurezza delle infrastrutture IT e la prevenzione di attacchi ransomware o data breach. Il focus è anche sulla sicurezza delle piattaforme AI, sull’autenticazione multifattoriale e sulla conformità alle normative europee (es. GDPR aggiornato e regolamenti su AI e dati digitali).

➞Data Analyst

Analizza dati relativi a iscrizioni, partecipazione, engagement, performance delle campagne marketing, feedback post-evento e ROI. Utilizza strumenti di analytics avanzati, dashboard interattive e modelli predittivi basati su AI per supportare decisioni strategiche. Il ruolo include competenze di data visualization, analisi comportamentale dei partecipanti e misurazione dell’impatto scientifico e reputazionale dell’evento.

➞Esperto di gamification

Progetta esperienze interattive che integrano meccaniche di gioco (sfide, punteggi, badge digitali, classifiche, premi) in contesti formativi e congressuali, soprattutto medico-scientifici. Oggi la gamification è sempre più integrata con realtà aumentata, app personalizzate e sistemi di micro-

learning. L’obiettivo è aumentare engagement, retention dei contenuti e partecipazione attiva, con metriche misurabili di apprendimento.

➞Sustainability Manager

Responsabile della strategia di sostenibilità ambientale, sociale e di governance (ESG) dell’evento e dell’organizzazione. Coordina certificazioni green, riduzione dell’impronta carbonica, gestione responsabile dei fornitori, economia circolare, inclusività e accessibilità. È centrale anche la rendicontazione di impatto (report ESG) e l’allineamento agli standard europei sulla sostenibilità e alla crescente richiesta di eventi carbon neutral.

➞AI Engineer

Progetta e implementa soluzioni di intelligenza artificiale per ottimizzare i processi organizzativi e migliorare l’esperienza dei partecipanti.

Può sviluppare chatbot evoluti, sistemi di matchmaking tra partecipanti, generazione automatizzata di report, analisi predittive e personalizzazione dei contenuti formativi. Il ruolo richiede competenze su AI generativa, automazione dei flussi di lavoro, integrazione con CRM e piattaforme congressuali. Nelle piccole realtà opera spesso come consulente esterno.

➞Event Technology Manager

Professionista responsabile della gestione e integrazione delle tecnologie utilizzate durante il congresso. Coordina piattaforme ibride e virtuali, app congressuali, sistemi di registrazione e accredito digitale, strumenti per il live streaming e soluzioni per l’interazione in tempo reale (sondaggi, Q&A, networking digitale). Collabora con il team IT e con i service audio-video per garantire continuità operativa, sicurezza dei dati e qualità dell’esperienza digitale dei partecipanti.

➞Compliance Officer

Figura particolarmente rilevante nei congressi medico-scientifici, responsabile della verifica della conformità normativa relativa a sponsorizzazioni, trasferimenti di valore, trasparenza e rapporti con aziende farmaceutiche o biomedicali. Si occupa di assicurare il rispetto delle normative nazionali ed europee, dei codici etici di settore e delle policy interne degli enti coinvolti. Il suo ruolo contribuisce a tutelare l’organizzatore da rischi legali e reputazionali.

➞Digital Marketing Specialist

Professionista incaricato della pianificazione e gestione delle strategie di promozione digitale dell’evento. Cura campagne sui social media, email marketing (DEM), attività SEO, advertising online e strategie di lead generation. Analizza le performance delle campagne attraverso strumenti di analytics e contribuisce a costruire una comunicazione mirata e personalizzata, con l’obiettivo di massimizzare iscrizioni, visibilità e engagement pre e post-evento.

➞Accessibility Consultant

Esperto in inclusività e accessibilità, si occupa di garantire che il congresso sia fruibile da tutti i partecipanti, indipendentemente da eventuali disabilità motorie, sensoriali o linguistiche. Supporta l’organizzatore nella progettazione di spazi accessibili, nella predisposizione di servizi di interpretariato (LIS o altre lingue), sottotitolazione, materiali in formati alternativi e piattaforme digitali inclusive. Il suo intervento contribuisce a rendere l’evento conforme alle normative vigenti e ai principi di equità e responsabilità sociale.

Chi sono i fornitori del congresso

Gli organizzatori con una solida esperienza nel settore vantano solitamente una rete di fornitori, composta da aziende e professionisti individuali, con cui hanno instaurato rapporti consolidati e di fiducia. Anche questi servizi - seppur tradizionali nell'organizzazione di un congresso - hanno conosciuto negli ultimi anni un’evoluzione per restare al passo con le nuove dinamiche di un mercato sempre più orientato, per esempio, alla sostenibilità e al coinvolgimento dei partecipanti.

Di seguito una lista, non esaustiva, che offre una panoramica delle professioni più comunemente

coinvolte nell'organizzazione e gestione di un congresso medico-scientifico e che dà un'idea del lavoro collettivo che sta dietro alla buona riuscita dell'evento.

›Allestitori

Si tratta di società che includono designer, grafici, architetti, fabbri, falegnami, elettricisti e tecnici specializzati nella progettazione e realizzazione di allestimenti per fiere, esposizioni e congressi. Queste imprese gestiscono l'intero processo, dall'ideazione creativa alla realizzazione finale, prendendosi cura della scelta dei materiali, dell'illuminazione, del montaggio e smontaggio, e del trasporto delle strutture verso e dalla sede dell'evento. La loro esperienza consente di creare ambienti ad hoc e funzionali, come stand, palchi per sale congressuali, scenografie e costruzioni, che contribuiscono al successo visivo e tecnico del congresso.

›Catering

Sono gli esperti dell’organizzazione e gestione di pasti e rinfreschi in ogni tipo di evento, anche in contesti privi di cucine e frigoriferi. Si occupano di preparare, allestire e servire cibi e bevande, garantendo qualità e rispetto dei tempi, senza oltrepassare il budget concordato. Sono fondamentali per soddisfare le diverse esigenze alimentari, come intolleranze, diete specifiche e pratiche religiose e gestiscono il trasporto e la conservazione degli alimenti, garantendo che siano sempre freschi e sicuri.

›Service audio-video

Registi, art director e team audio-visivi mettono a punto, coordinano e ottimizzano l'uso delle tecnologie per arricchire il contenuto scientifico e creare un impatto scenico durante il congresso, grazie a strumenti avanzati, come proiezioni

Scegliere l’organizzatore

Selezionare un PCO, è una scelta importante per la buona riuscita di un evento. Il punto non è tanto individuare quello migliore, ma quello che ha i requisiti più adatti alle esigenze del committente. Per orientarsi, suggeriamo qualche domanda, certamente non vincolante, che ci si può porre per individuare il partner giusto.

☛ Ha esperienza nell'organizzazione di congressi medici simili?

☛ Ha già lavorato nella destinazione del congresso?

☛ È competente nelle procedure ECM e codici etici degli sponsor?

☛ Quali sono le sue policy su sostenibilità ambientale e CSR?

☛ Possiede certificazioni di qualità e altre?

☛ Ha esperienza nel reperimento di sponsor e nella vendita di spazi espositivi?

☛ Offre servizi aggiuntivi?

su schermi di grandi dimensioni, luci sceniche, presentazioni interattive, microfoni, effetti sonori e trasmissioni in diretta ad alta definizione (ad esempio, da una sala operatoria). I tecnici audio-video si occupano anche di tutta la parte tecnica legata alla gestione e al supporto delle attrezzature audiovisive durante un evento.

›Personale di sala

Hostess e steward devono assicurare il buon svolgimento del congresso. Il loro ruolo include l'accoglienza e l'orientamento dei partecipanti, la distribuzione di materiale informativo e didattico, il monitoraggio delle sessioni. Inoltre, offrono supporto a relatori ed espositori, facilitando la comunicazione e l'organizzazione. Si tratta di figure fornite da agenzie specializzate o reclutate direttamente dall'organizzatore dell'evento. In contesti internazionali, è fondamentale che abbiano una buona conoscenza delle lingue straniere per interagire con i partecipanti provenienti da diverse nazioni.

Le certificazioni

I PCO italiani possono ottenere certificazioni volontarie di qualità e professionalità specifiche per l’organizzazione eventi (non specialistiche per congressi medici) che attestano la standardizzazione di processi e competenze.

➦

UNI EN ISO 9001

La norma UNI EN ISO 9001 è uno standard internazionale che attesta l'implementazione di un Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ)

adattabile ai processi congressuali. Essa garantisce che l'azienda applichi procedure standardizzate e documentate per ogni fase operativa - dalla progettazione del format e budgeting alla gestione logistica, compliance ECM, coordinamento fornitori e valutazione della soddisfazione del cliente - con audit annuali da enti accreditati. Per i PCO, la ISO 9001 copre requisiti come tracciabilità dei processi, gestione rischi, formazione del personale e misurazione KPI.

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UNI 11786

La norma UNI 11786 definisce il profilo professionale del Meeting and Event Manager, specificando requisiti di conoscenza, abilità e competenze secondo il Quadro Europeo delle Qualifiche (EQF), per attività non regolamentate come organizzazione conferenze, congressi e meeting complessi. Essa copre 5 fasi chiave: presidio mercato, progettazione, organizzazione pre-evento, svolgimento e post-evento, più attività trasversali su rischi, sicurezza e stakeholder.

La certificazione si ottiene presso centri accreditati, con prerequisiti (esperienza 5 anni, formazione specifica) e mantenimento triennale; attesta autonomia/responsabilità in logistica, marketing, gestione rischi e team, elevando professionalità nel MICE italiano.

A queste certificazioni se ne aggiungono altre come la ISO 20121, lo standard internazionale specifico per la gestione sostenibile degli eventi, che vedremo nel capitolo dedicato.

Indire e gestire la gara congressuale

Le gare sono procedure per selezionare l’organizzatore del congresso, a seconda della natura dell’ente promotore e delle normative applicabili sono obbligatorie o facoltative

Le gare per l’organizzazione di congressi medico-scientifici si distinguono tra affidamenti pubblici disciplinati dal D.Lgs. 36/2023 quando il committente è una stazione appaltante pubblica (ASL, università, enti ospedalieri, ecc.) e affidamenti privati, facoltativi per società scientifiche e aziende farmaceutiche. In entrambi i casi, la procedura mira a garantire trasparenza, qualità e corretta gestione delle risorse, nel rispetto delle soglie previste, delle modalità di selezione e delle norme di compliance etica.

Cosa dice la legge

Il D.Lgs. 36/2023 è il nuovo Codice dei contratti pubblici italiano che nell’ambito dell’organizzazione dei congressi medici si applica quando un ente pubblico (ASL, azienda ospedaliera, università, ordine professionale, ecc.) affida a un'agenzia o a un operatore economico il servizio di organizzazione e gestione di un congresso o evento.

➞Quando si applica il D.Lgs. 36/2023

Il Codice entra in gioco quando l’ente è un soggetto pubblico che deve acquistare servizi di organizzazione congressuale (logistica, segreteria scientifica, allestimenti, catering, piattaforme digitali, ecc.). L'affidamento di questi servizi segue le stesse regole previste per tutti gli appalti di servizi sotto o sopra soglia.

Soglie e procedure di affidamento L'art. 50 del D.Lgs. 36/2023 definisce le procedure in base all'importo del contratto:

● Sotto 140.000 € - affidamento diretto, anche senza consultazione di più operatori, purché l'affidatario possieda documentate esperienze pregresse idonee.

● Da 140.000 € fino alla soglia comunitaria

applicabile al caso concreto - procedura negoziata senza bando, con consultazione di almeno 5 operatori economici.

● Sopra soglia comunitaria - procedure ordinarie (aperta o ristretta) con pubblicazione del bando a livello UE.

Principi da rispettare

Anche per l'affidamento di servizi congressuali valgono i principi generali del Codice:

● principio del risultato (art. 1): la stazione appaltante deve perseguire l'effettivo buon esito dell'affidamento.

● principio della fiducia (art. 2): valorizza l'autonomia decisionale dei funzionari.

● principio di rotazione (art. 49): il contraente uscente non può essere reinvitato in affidamenti diretti consecutivi nello stesso settore, salvo deroga motivata.

● obbligo di motivazione (art. 17): in caso di affidamento diretto, l'atto deve indicare oggetto, importo, contraente e ragioni della scelta.

Conflitto di interessi e congressi medici

L'art. 16 del D.Lgs. 36/2023 disciplina il conflitto di interessi nelle procedure d'appalto. Per i congressi medici, questo aspetto è particolarmente rilevante: i dirigenti sanitari coinvolti nella scelta dell'operatore che organizza l'evento non devono trovarsi in situazioni che possano comprometterne l'imparzialità.

Normativa per congressi medici sponsorizzati

Anche se il privato è libero di scegliere l'agenzia, e può decidere quindi se preferisce indire una gara o meno, deve comunque muoversi entro i binari della

normativa sulle sponsorizzazioni.(come vedremo nel dettaglio al capitolo 3).

Le indicazioni tutelano in questo caso la trasparenza degli obiettivi formativi e obblighi organizzativi, per esempio:

◆ obbligo della comunicazione all'Aifa entro i termini previsti (almeno 60 giorni prima);

◆ scelta di sedi appropriate come indicato dai codici Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici.

Il processo di gara

La gestione di una gara per l’organizzazione di un congresso richiede un approccio strutturato e criteri chiari. Una procedura ben impostata consente di confrontare offerte realmente comparabili e di individuare il PCO più adeguato in termini di qualità, competenze e sostenibilità economica. Il processo di gara prevede diverse fasi operative che possono essere più o meno snelle in base alla dimensione dell’evento e alla sua complessità.

Le fasi della gara

1

Definire il capitolato o la richiesta di proposta (RFP)

Un documento di gara (che si tratti di bando pubblico o di richiesta di proposta in ambito privato) deve essere chiaro, strutturato e completo e includere:

● obiettivi scientifici e strategici del congresso;

● dati storici delle precedenti edizioni (partecipanti, sponsor, budget, criticità);

● servizi richiesti al PCO;

● modalità di remunerazione;

● criteri di valutazione delle offerte;

● tempistiche e milestone operative.

Maggiore è la chiarezza iniziale, maggiore sarà la coerenza progettuale delle proposte ricevute.

2

Individuare gli operatori da invitare

Nel caso di procedura comparativa privata, la selezione delle agenzie da invitare dovrebbe basarsi su criteri oggettivi e verificabili, quali:

● esperienza in congressi analoghi;

● solidità organizzativa e struttura del team;

● reputazione e referenze documentabili;

● competenze ECM e compliance normativa;

● eventuale specializzazione nel settore scientifico di riferimento.

La trasparenza impone che tutte le agenzie ricevano le stesse informazioni e le medesime condizioni di partecipazione.

3

Invio della documentazione

La documentazione deve essere inviata simultaneamente a tutti i partecipanti. Devono essere chiaramente indicati:

● termine per la presentazione dell’offerta;

● modalità di invio (oggi prevalentemente digitale);

● criteri di valutazione;

● calendario di eventuali richieste di chiarimento.

Eventuali quesiti posti da un’agenzia dovrebbero essere condivisi in forma anonima con tutti i partecipanti, così da garantire parità informativa.

4

. Valutazione delle offerte

Se la richiesta iniziale è ben costruita, le offerte risultano facilmente comparabili. Oltre al prezzo,

che non è l’unico criterio, le valutazioni prendono in considerazione:

● qualità e coerenza del progetto;

● metodologia organizzativa;

● composizione del team dedicato;

● strumenti digitali e capacità di innovazione;

● chiarezza nella definizione dei servizi inclusi ed esclusi.

È buona prassi utilizzare una griglia di valutazione con punteggi ponderati, soprattutto quando la decisione è assunta da un board o da un comitato direttivo.

5

Verifica delle referenze

Prima dell’aggiudicazione definitiva è opportuno verificare le referenze fornite dall’agenzia selezionata, contattando:

● clienti precedenti;

● sedi congressuali;

● partner istituzionali.

La verifica può includere anche controlli su compliance normativa, gestione amministrativa e affidabilità finanziaria.

6

Presentazione finale

Un incontro (o call) consente di valutare aspetti non emergenti dalla proposta scritta: visione strategica, capacità relazionale, allineamento culturale con la società scientifica. La presentazione al board dovrebbe avere tempi definiti e uguali per tutti i candidati.

7

Formalizzazione contrattuale

La scelta deve essere formalizzata con delibera o verbale motivato.

Nel contratto vanno dettagliati:

● servizi inclusi;

● responsabilità;

● compensi e modalità di pagamento;

● clausole di recesso;

● gestione dei dati e privacy;

● eventuali KPI e indicatori di performance.

È buona norma informare tempestivamente anche le agenzie non selezionate, prima di qualsiasi comunicazione esterna. Le modalità e i tempi di comunicazione pubblica dell’aggiudicazione devono essere concordati tra committente e PCO.

Il primo polo italiano di eccellenza

nella Formazione Medico Scientifica

114 Personale medico formato .299

1.053 Corsi erogati

*Dati 2025

®

EDUCAZIONE CONTINUA IN MEDICINA

L’Educazione Continua in Medicina (ECM) rappresenta il quadro normativo entro cui si colloca gran parte dell’attività congressuale in sanità. Congressi, corsi e attività formative accreditate contribuiscono all’aggiornamento obbligatorio dei professionisti sanitari e richiedono regole precise di progettazione, erogazione e verifica. Conoscere il funzionamento del sistema ECM – dai provider alle procedure di accreditamento fino alla gestione dei crediti – è quindi essenziale per organizzare eventi scientifici corretti ed efficaci.

48 Il sistema ECM in Italia

51 Gli organi di governo del sistema ECM

54 I manuali operativi dell’ECM

56 Le tipologie della formazione ECM

60 Provider ECM: ruolo e accreditamento

65 Formazione e conflitti di interesse

69 Verifiche di conformità degli eventi ECM

71 Apprendimento e qualità negli eventi ECM

73 I crediti ECM del triennio 2026-2028

Il sistema ECM in Italia

Un’introduzione al sistema di Educazione Continua in Medicina che regola la formazione obbligatoria dei professionisti sanitari attraverso crediti formativi, norme e accreditamento degli eventi

L’indipendenza della formazione rappresenta uno dei principi alla base del programma di Educazione Continua in Medicina. Il sistema si fonda sull’acquisizione dei crediti formativi che ogni professionista sanitario deve maturare su base triennale partecipando a eventi o attività formative accreditate secondo le regole stabilite dal Ministero della Salute.

l riferimenti normativi

● L’obbligatorietà della formazione continua, regolata e acquisita attraverso il programma ECM, è stabilita dal d.lgs. 502/1992: “La partecipazione alle attività di formazione continua costituisce requisito indispensabile per svolgere attività professionale in qualità di dipendente o libero professionista, per conto delle aziende ospedaliere, delle università, delle unità sanitarie locali e delle strutture sanitarie private”. L’obbligo dell’aggiornamento, precisa anche il d.lgs. 138/2011, non sorge in funzione del regime professionale (dipendente o libero professionista), bensì in virtù dello status di professionista sanitario operante in Italia.

● Il programma è entrato a regime il 1° gennaio 2002 divenendo parte integrante della vita professionale degli operatori sanitari. Dal 1° gennaio 2008, con l’entrata in vigore della Legge 24 dicembre 2007, n. 244, la gestione amministrativa del programma di ECM e il supporto alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua sono stati trasferiti all’Agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali (Agenas).

● Il principale riferimento normativo per l’Educazione Continua in Medicina è l’Accordo Stato-Regioni del 2 febbraio 2017 e nello specifico il documento “La formazione continua nel settore salute”. L’accordo e i suoi documenti sono prodotti dalla Conferenza permanente per i rapporti tra lo Stato, le Regioni e le Province autonome di Trento e Bolzano - detta anche Conferenza Stato-Regioni -, che è l’organo deputato a favorire la collaborazione istituzionale tra lo Stato e gli enti locali in diverse materie, fra cui quella della formazione continua nel comparto della Sanità.

Cos’è l’Educazione Continua in Medicina (ECM)

Il programma di Educazione Continua in Medicina stabilisce l’obbligo di formazione e aggiornamento professionale per tutti i professionisti sanitari che operano in Italia, sia nel settore pubblico sia in quello privato, in qualità di dipendenti o liberi professionisti.

Medico chirurgo

LE PROFESSIONI SANITARIE CON OBBLIGO DI FORMAZIONE ECM

Odontoiatra

Farmacista

Infermiere pediatrico

Fisioterapista

Ostetrico Logopedista

Fisico Tecnico audiometrista

Tecnico prevenzione lavoro

Tecnico riabilitazione psicosociale

Veterinario Infermiere Psicologo

Terapista neuro psicomotricità dell’età evolutiva

Tecnico di laboratorio biomedico

Tecnico di radiologia medica

Tecnico ortopedico

Ortottista Terapista occupazionale

Tecnico audioprotesista

Tecnico di neuro fisiopatologia

Igienista dentale

Dietista Assistente sanitario

Massofisioterapista Educatore professionale

Accreditamento monosponsor e plurisponsor

Eventi monosponsor o plurisponsor sono accreditabili al programma ECM se i contenuti scientifici sono rilevanti per le aree terapeutiche dello sponsor, purché il Provider ECM garantisca indipendenza, trasparenza e assenza di interferenze commerciali, come previsto dal Manuale nazionale di accreditamento Agenas e dall'Accordo Stato-Regioni 2017. Lo sponsor deve

Chimico

Tecnico fisiopatologia cardiocircolatoria

Podologo Biologo

Osteopata

essere dichiarato esplicitamente nei materiali e contratti caricati su Agenas, senza accesso all'elenco partecipanti né influenza su docenti o contenuti. (più dettagli nelle pagine successive).

Conformità ai codici etici

Gli eventi formativi ECM sponsorizzati sono sempre più orientati alla formazione scientifica di alto livello, in linea con le prescrizioni ECM e con i codici deontologici di settore. Il codice di Farmindustria

disciplina le sponsorizzazioni degli eventi, vietando la promozione diretta e l’ospitalità non essenziale. Analogamente, il codice di Confindustria Dispositivi Medici impone obblighi di imparzialità nei contratti di supporto a provider accreditati. In assenza di accreditamento ECM prevale invece la visibilità aziendale, con minori vincoli formativi, pur nel rispetto delle regole etiche di base (vedi cap. 3).

Le professioni sanitarie con obbligo ECM

Oggi il programma ECM coinvolge le 31 professioni sanitarie riconosciute dal Ministero della Salute tra cui medici chirurghi, odontoiatri, farmacisti, infermieri e numerose professioni tecnico-sanitarie. A queste si aggiunge la figura di interesse sanitario del massofisioterapista (iscritti negli elenchi speciali ad esaurimento previsti dall’art. 5 del D.M. 9 agosto 2019), soggetto all’obbligo ECM dal 2023.

Congressi ed eventi medici non ECM

Molti promotori di congressi ed eventi medicisocietà scientifiche, ordini professionali, ospedali e aziende sanitarie locali, case editrici e aziende private - scelgono di accreditare le proprie iniziative al programma ECM. L’accreditamento consente ai professionisti sanitari partecipanti di acquisire i crediti formativi previsti dalla normativa e rende gli eventi più attrattivi per chi deve adempiere all’obbligo di aggiornamento professionale.

C’è tuttavia una percentuale di eventi che non viene accreditata ECM.

Grandi congressi nazionali delle società scientifiche : talvolta non vengono accreditati all’ECM per scelta degli organizzatori. Ciò avviene perché eventi di questo tipo, caratterizzati da sessioni plenarie con un numero molto elevato di partecipanti e relazioni frontali, ottengono generalmente un numero limitato di crediti formativi. Inoltre, in questi contesti è frequente l’utilizzo di strumenti o dispositivi identificati da marchi commerciali nelle dimostrazioni, nei workshop o nelle attività, pratica che le regole ECM escludono, sebbene siano previste alcune deroghe. I grandi congressi nazionali rappresentano anche un importante momento di incontro tra professionisti e aziende sponsor, fortemente interessate alla visibilità offerta da eventi con un’ampia partecipazione. L’assenza dell’accreditamento ECM consente quindi a committenti e organizzatori una maggiore flessibilità nella gestione degli spazi espositivi e delle attività di sponsorizzazione.

➤ Sessioni accreditate ECM

Nel caso di grandi congressi, è comunque frequente che all’interno del congresso vengano previste singole sessioni accreditate ECM oppure attività formative collegate, talvolta anche in modalità FAD, per consentire ai partecipanti di acquisire crediti formativi.

Eventi medici promossi dalle aziende per presentare nuovi prodotti: è vietato accreditare questa tipologia di eventi al sistema ECM.

Gli organi di governo del sistema ECM

Il

sistema ECM è regolato da diversi organi istituzionali che, a vari livelli, contribuiscono a definire e applicare le norme che disciplinano la formazione continua obbligatoria

Tutti gli organi istituzionali del sistema di Educazione continua in medicina fanno capo al Ministero della Salute e sono definiti dall’Accordo Stato-Regioni. Partecipano alla governance anche le Regioni insieme agli ordini e alle associazioni delle diverse professioni sanitarie soggette all’obbligo della formazione continua. La normativa del sistema è complessa, con regole che vengono aggiornate periodicamente (in alcuni casi lasciate all’interpretazione degli addetti ai lavori).

Chi opera nell’organizzazione dei congressi deve quindi conoscerla e conoscere i soggetti che, a vario titolo, sono coinvolti.

Commissione nazionale per la formazione continua

È l’organo direttivo del sistema ECM: definisce gli obiettivi formativi nazionali e coordina quelli regionali, disciplina l’accreditamento di eventi e attività di formazione, stabilisce le norme sui crediti formativi. Definisce inoltre criteri e procedure per l’accreditamento dei soggetti deputati a erogare la formazione (provider) e ne verifica la sussistenza, stabilisce gli indirizzi per l’organizzazione dei programmi di formazione, valuta la qualità e l’accessibilità delle attività formative, promuove la sperimentazione di nuove metodologie di formazione e la verifica delle ricadute dell’ECM sulla qualità delle prestazioni professionali degli operatori sanitari.

➜I componenti della Commissione nazionale

La Commissione rimane in carica tre anni ed è presieduta dal ministro della Salute. I vicepresidenti sono il coordinatore della Commissione Salute presso la Conferenza Stato-Regioni e il presidente della FNOMCeO, la Federazione nazionale degli Ordini dei medici

GLI ORGANI

DI GOVERNO DELL’ECM

Commissione Nazionale per la formazione continua organo direttivo

Agenas gestione amministrativa e coordinamento

Comitato di Garanzia controllo dell’indipendenza della formazione

Osservatorio nazionale veri ca della qualità dei contenuti degli eventi formativi

CoGeAps anagrafe dei crediti formativi

Consulta nazionale organo tecnico

Comitato tecnico delle Regioni organo tecnico

chirurghi e degli odontoiatri. Componenti di diritto sono il direttore generale dell’Agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali (Agenas),

il direttore generale delle Risorse umane e delle professioni sanitarie del Ministero della Salute e il segretario, responsabile del supporto amministrativo-gestionale della Commissione. I membri sono designati, rispettivamente, dal Ministero della Salute, dalla Conferenza StatoRegioni e dalle federazioni degli Ordini e dei Collegi professionali interessati. Con il D.M. 1° agosto 2023 è stata modificata la composizione della Commissione nazionale per la formazione continua, già definita con il D.M. 27 settembre 2022. Successivamente, con i decreti ministeriali del 19 marzo 2024, 18 luglio 2024, 27 dicembre 2024 e 11 febbraio 2025, la composizione è stata ulteriormente aggiornata.

Agenas (Agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali)

È l’ente responsabile della gestione amministrativa del programma ECM e del coordinamento del sistema a supporto della Commissione nazionale per la formazione continua. Agenas garantisce il funzionamento dell’intero sistema ECM, nel quale operano la Commissione e i suoi organismi ausiliari. È un ente pubblico che affianca il Ministero della Salute e le Regioni nelle strategie di sviluppo e innovazione del Servizio sanitario nazionale. Tra i suoi compiti rientrano anche l’analisi e la valutazione dell’erogazione delle prestazioni sanitarie, con l’obiettivo di garantire il rispetto degli standard di qualità, quantità, efficacia, efficienza ed equità dei servizi erogati ai cittadini sull’intero territorio nazionale. Nel 2026 è stato rinnovato il vertice di Agenas, con l’insediamento di un nuovo Consiglio di amministrazione,

Comitato di garanzia per l’indipendenza della formazione

continua in sanità

Vigila sull’indipendenza dei contenuti formativi degli eventi da interessi commerciali, monitora i piani formativi e i singoli eventi formativi, controlla l’applicazione della normativa ECM in materia di sponsorizzazioni, pubblicità e conflitto di interesse e istruisce i procedimenti di verifica nei confronti dei provider. Il comitato esegue verifiche, annunciate e non, nelle sedi dei provider e degli eventi formativi, come vedremo nel dettaglio nelle pagine dedicate alle verifiche. Il Comitato di garanzia è nominato con provvedimento del presidente della Commissione nazionale ed è composto da cinque componenti, individuati tra i componenti della Commissione stessa su indicazione del Comitato di presidenza, e da un segretario nominato da Agenas. È in carica il Comitato nominato per il triennio 2024-2026.

Osservatorio nazionale per la qualità della formazione continua in Sanità

Monitora la qualità dei contenuti degli eventi formativi, rileva la coerenza degli eventi realizzati con gli obiettivi formativi programmati e verifica che gli aspetti procedurali, logistici e organizzativi dell’evento siano conformi alla normativa e a quanto dichiarato in fase di accreditamento dell’evento stesso. L'Osservatorio nazionale per la qualità della formazione continua in sanità opera con verifiche in sede di evento, generalmente

concordate con il provider, come vedremo nel dettaglio nelle pagine dedicate alle verifiche. Attivato nel 2009, resta in carica per tre anni, e l’ultimo si è insediato nel luglio del 2024. È composto da undici componenti, sei dei quali nominati dal Comitato di presidenza e i restanti cinque dalla Conferenza Stato-Regioni.

Cogeaps (Consorzio per la gestione anagrafica delle professioni sanitarie)

Il Cogeaps ha il compito di raccogliere i crediti formativi maturati dai professionisti della Sanità. Riceve dai provider i report delle partecipazioni alle attività di formazione accreditate, sulla base dei quali compila e gestisce l’anagrafe dei crediti formativi ECM a livello nazionale. All’anagrafe Cogeaps attingono gli ordini delle professioni sanitarie per attestare il percorso formativo dei propri iscritti, ma anche le Regioni per monitorare le attività di formazione dei professionisti sanitari che operano sia nelle strutture pubbliche e private accreditate sia in quelle in convenzione. I singoli operatori della Sanità possono consultare l’anagrafe e verificare il saldo dei propri crediti ECM accedendo al sito Cogeaps. Sono invece gli ordini, i collegi e le associazioni delle professioni sanitarie coinvolte nel programma ECM che devono verificare che i propri iscritti assolvono all’obbligo formativo, certificare il numero di crediti maturati da ciascuno e monitorare i percorsi di formazione, valutandone l’appropriatezza rispetto agli obiettivi formativi nazionali, regionali e professionali.

Consulta nazionale della formazione permanente

È un organo tecnico di cui la Commissione si avvale per avere pareri non vincolanti su questioni di carattere generale. È composto da esperti che rappresentano le categorie interessate dalla formazione continua in Sanità: società scientifiche, provider, università ed enti di ricerca, organizzazioni sindacali dell’ambito sanitario.

Comitato tecnico delle Regioni

Supporta la Commissione nazionale nell’attività di armonizzazione del sistema ECM nazionale e dei sistemi ECM regionali. In particolare, fornisce pareri non vincolanti su temi e norme che hanno ricadute sugli enti accreditanti regionali e partecipa al procedimento di approvazione degli eventuali manuali regionali di accreditamento per l’erogazione di attività di formazione.

Organi regionali ECM

Il programma di Educazione Continua in Medicina si articola su due livelli paralleli, quello nazionale e quello regionale. L’Accordo Stato-Regioni stabilisce infatti che “la formazione continua è un sistema integrato e solidale tra il livello nazionale, regionale e provinciale basato su regole comuni e condivise che ne assicurano l’omogeneità sul territorio nazionale e una chiara ripartizione dei compiti tra i rispettivi ambiti di azione”. Le Regioni e le Province autonome di Trento e Bolzano programmano sul proprio territorio la formazione dei professionisti sanitari alla luce delle specifiche esigenze locali e organizzano i programmi regionali per la formazione continua.

I manuali operativi dell'ECM

I manuali operativi sono i documenti uff iciali che forniscono linee guida, procedure e regolamenti per la gestione e l’erogazione dell’Educazione

Continua in Medicina in Italia

L’accordo Stato-Regioni disciplina il sistema

ECM entro cui opera la Commissione nazionale, ma l’applicazione delle norme è rimandata ai manuali operativi che le raccolgono e illustrano nel dettaglio, costruendo il vero e proprio disciplinare ECM. Attualmente, il sistema di Educazione Continua in Medicina in Italia si avvale di diversi manuali operativi: Manuale nazionale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM, Manuale sulla formazione continua del professionista sanitario, Manuale delle verifiche dei provider e il recente Manuale utente per l’accreditamento provvisorio. Oltre a questi, esistono manuali operativi specifici a livello regionale e delle province autonome di Trento e

Bolzano, che forniscono linee guida dettagliate per la gestione degli eventi formativi all'interno della regione o della provincia.

Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM

È il principale manuale di riferimento in materia ECM e contiene la disciplina nazionale stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua relativa ai requisiti minimi e agli standard di accreditamento dei provider, nonché alla disciplina generale degli eventi ECM.

I manuali dell’ECM

La più recente edizione è stata pubblicata a luglio 2025.

➤Novità:

Modalità di gestione del questionario FAD

Una novità introdotta con la nuova versione del manuale riguarda le modalità di gestione del questionario di apprendimento nei corsi di formazione a distanza (FAD).

Con la modifica del paragrafo 4.10 è stata infatti eliminata la disposizione che obbligava il discente, in caso di mancato superamento del test finale, a rifruire integralmente i contenuti del corso prima di poter ripetere il questionario. La nuova formulazione consente quindi di ripetere la prova di apprendimento senza dover accedere nuovamente a tutti i materiali didattici, pur restando possibile rivedere i contenuti del corso su base volontaria.

Manuale utente per l’accreditamento provvisorio

A dicembre 2025 Agenas ha pubblicato il Manuale utente per l’accreditamento provvisorio, una guida operativa rivolta ai soggetti che intendono accreditarsi come provider, utile per la corretta compilazione della domanda di accreditamento.

Il documento rappresenta inoltre un supporto anche per i provider già accreditati nelle procedure di accreditamento standard, rinnovo e variazioni

Manuale sulla formazione continua del professionista sanitario

Questo manuale contiene la disciplina nazionale ECM specificatamente rivolta ai professionisti sanitari. L'edizione più recente approvata dalla Commissione Nazionale Formazione Continua è quella del marzo 2024. Questo documento aggiornato recepisce le delibere adottate in precedenza.

Manuale delle verifiche dei provider

Il manuale illustra la disciplina nazionale relativa alle attività di verifica sui requisiti e sull’organizzazione dei provider, nonché alle attività di vigilanza sul rispetto della normativa ECM negli eventi formativi, svolte dagli enti accreditanti e dai loro organismi ausiliari. Il documento è predisposto dall’Osservatorio Nazionale ECM.

Manuali regionali per l’erogazione di eventi ECM

Ogni Regione, così come le Province autonome di Trento e Bolzano, ha la facoltà di pubblicare un proprio manuale che disciplina a livello locale la materia ECM e gli eventuali ulteriori requisiti di accreditamento, purché questi siano oggettivamente idonei a elevare la qualità dell’offerta formativa e rispettino gli standard minimi stabiliti a livello nazionale.

I manuali sul sito Agenas

Tutti i manuali sono disponibili su ecm.agenas.it, dove si trovano anche tutte le altre informazioni sul sistema ECM. Il portale fornisce dettagli sugli organi istituzionali, sul funzionamento del sistema e sulla normativa di riferimento, oltre a pubblicare regolarmente avvisi e delibere della Commissione nazionale riguardanti, per esempio, obblighi formativi, spostamento dei crediti, deroghe e altri aggiornamenti. Il sistema ECM è infatti regolato da numerose disposizioni normative e deliberazioni che vengono aggiornate periodicamente.

Le tipologie della formazione ECM

Il sistema ECM comprende diversi format attraverso cui organizzare e realizzare la formazione continua dei professionisti sanitari, a seconda degli obiettivi e delle esigenze

Il sistema ECM prevede diverse modalità di erogazione della formazione, pensate per rispondere alle esigenze organizzative dei professionisti sanitari e alle diverse modalità di apprendimento. Accanto alla tradizionale formazione in presenza si sono progressivamente affermate soluzioni digitali e modelli formativi basati sull’esperienza professionale. Il programma ECM riconosce tre principali tipologie di attività formative - formazione residenziale, formazione a distanza e formazione sul campo - ciascuna con caratteristiche e regole specifiche. In alcuni progetti formativi queste modalità possono essere integrate tra loro dando origine a percorsi blended, che combinano momenti di apprendimento diversi.

Le tipologie di formazione previste dal programma ECM

➜ Formazione residenziale (RES)

La formazione residenziale (RES) è la modalità di aggiornamento professionale del sistema ECM che si svolge in presenza, nello stesso luogo e nello stesso momento, con l’interazione diretta tra docenti e discenti. Comprende diverse tipologie di eventi formativi, tra cui congressi, convegni, conferenze, simposi, seminari e workshop.

➜ Formazione a distanza (FAD)

Sono attività formative realizzate tramite piattaforme digitali o strumenti informatici, che consentono ai professionisti sanitari di seguire i contenuti senza la presenza fisica in aula. La FAD può svolgersi in modalità:

● asincrona: attività formative a distanza erogate tramite supporti multimediali su piattaforme web, fruibili ripetutamente in

tempi e luoghi diversi. Docenti e discenti non interagiscono. È previsto il tracciamento degli accessi, nonché la somministrazione di test randomizzati e questionari obbligatori.

● sincrona: sessioni formative a distanza in modalità live, erogate tramite piattaforme online (webinar, aule virtuali), che consentono l’interazione in tempo reale tra docenti e discenti.

È richiesta la registrazione delle sessioni per consentirne la successiva fruizione in modalità asincrona, oltre alla verifica finale dell’apprendimento.

➜ Formazione sul campo (FSC)

La formazione sul campo si svolge all’interno del contesto lavorativo quotidiano del discente e si basa sull’utilizzo di esperienze professionali reali come strumento di apprendimento attivo. Comprende diverse modalità formative, tra cui:

●training individualizzato: si svolgono in contesti clinici (in genere durante tirocini, training, periodi di affiancamento, attività di addestramento, supervisione in psicoterapia) e prevedono un rapporto tutor/partecipante massimo 1:5;

● gruppi di miglioramento: sono eventi in cui l’apprendimento avviene attraverso la interazione ed il confronto con un gruppo di pari: queste attività si svolgono di solito in ambienti lavorativi clinici ma si possono svolgere anche in sedi diverse (esempio hotel) se non è necessaria la presenza in un contesto sanitario per il raggiungimento degli obiettivi didattici;

●attività di studio e ricerca: ricerca. Prevede la partecipazione a studi clinici sperimentali

finalizzati a ricercare nuove conoscenze rispetto a determinanti della salute e delle malattie e alle modalità assistenziali, attività tipiche di Provider pubblici;

● formazione blended

Nei progetti di formazione più complessi le diverse tipologie di formazione possono essere integrate tra loro alternando, per esempio, momenti di formazione residenziale o fasi di training sul campo o apprendimento a distanza. In questo caso si dice che la formazione è blended, cioè “mista”.

Gli obiettivi formativi

Il sistema ECM individua specifici obiettivi formativi che orientano l’aggiornamento dei professionisti sanitari. Essi sono definiti periodicamente a livello nazionale dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua e declinati anche a livello regionale in relazione alle priorità del Servizio sanitario nazionale e alle esigenze dei sistemi sanitari territoriali. A questi si affiancano gli obiettivi individuati dalle aziende sanitarie per il proprio personale e quelli legati allo sviluppo professionale del singolo operatore sanitario.

commissione nAzionAle

Per lA formAzione continuA:

regioni e Province Autonome:

Aziende sAnitArie:

ordini ProfessionAli e societÀ scientificHe:

Professionisti sAnitAri:

Le spese dei partecipanti

I liberi professionisti possono dedurre integralmente le spese per la formazione indicando nella dichiarazione dei redditi i costi sostenuti nell’anno precedente. Le spese sostenute per l’iscrizione a convegni e congressi, comprese quelle di viaggio e soggiorno, nonché le spese di iscrizione a master e a corsi di formazione o di aggiornamento professionale, sono deducibili integralmente dal reddito di lavoro autonomo, fino a un massimo di 10.000 euro l’anno.

LE ASSOCIAZIONI DEI PROVIDER

EQN – ECM QUALITY NETWORK

ECM Quality Network è l’Associazione Nazionale dei Provider ECM nata nel 2020. Riunisce e rappresenta i Provider ECM pubblici, privati e le Società Medico-Scientifiche che erogano formazione ECM e sono iscritti nell’Albo Nazionale di Agenas. ECM Quality Network è affiliata a Confcommercio Professioni e FISM (Federazione della Società Medico-Scientifiche Italiane) e con quest’ultima raggiunge la rappresentatività di 300 Provider e Società Medico-Scientifiche.

I tavoli di confronto con le Istituzioni

ECM Quality Network mantiene un costante supporto e una collaborazione attiva con le istituzioni, tra cui il Ministero della Salute, la Commissione Nazionale per la Formazione Continua e Agenas. Un segno tangibile di questo impegno è l’entrata in vigore nel 2023 del primo Codice Etico Deontologico, che rappresenta oggi il punto di riferimento per tutti i Provider ECM associati.

Servizi e formazione per gli Associati

Fondamentale pilastro dell’Associazione è il costante supporto agli associati tramite la consulenza di professionisti in ambito giuridico, amministrativo, fiscale ed ECM oltre che un ampio programma formativo di aggiornamento.

Fiore all’occhiello dell’Associazione dal 2021 è il Corso di Progettista di Percorsi Formativi ECM, che si avvale del supporto formativo della UOC Formazione di AGENAS. Scopo del corso è certificare i professionisti nelle competenze e nelle

metodologie dei processi di formazione e migliorare la capacità progettuale dei provider. Ad oggi, oltre 100 professionisti del settore sono stati formati e certificati contribuendo alla creazione del Registro dei Progettisti di Formazione ECM, istituito con la conclusione della prima edizione.

ECM Quality Network pone particolare attenzione allo studio di modelli di apprendimento innovativi, nuove tecnologie e telemedicina per rendere sempre più interattiva, fruibile e produttiva la formazione continua in medicina.

In questo contesto, ECM Quality Network ha lanciato ad ottobre 2024 la prima edizione del CAMPUS AI, un percorso formativo dedicato all'integrazione dell'Intelligenza Artificiale nel settore della formazione sanitaria e degli eventi.

Il CAMPUS AI mira ad acquisire competenze pratiche per ottimizzare i processi aziendali e progettare eventi formativi innovativi, rispondendo alle esigenze emergenti del settore. Grazie alla collaborazione con i formatori di "IA Spiegata Semplice", il CAMPUS AI si propone di fornire strumenti utili per affrontare le sfide del futuro, garantendo un aggiornamento continuo e di qualità per tutti gli stakeholder coinvolti.

Consiglio Direttivo di ECM QUALITY NETWORK (2023-2026)

Presidente: Susanna Priore;

Vicepresidente: Dora von Arx;

Segretario: Beatrice Sbalchiero; Consiglieri: Daniela Bonafede, Maria Cristina Calzolari, Alberta Lolli Ghetti, Rita Tavella, Maurizio Cuzzolin e Vincenzo Picardi.

LE ASSOCIAZIONI DEI PROVIDER

GIFES – GRUPPO ITALIANO FORMAZIONE ECM IN SANITÀ

Costituita nel 2020, è l’unità operativa dedicata all’Educazione Continua in Medicina di Federcongressi&eventi, l’associazione nazionale della meeting industry. GIFES, che riunisce 140 provider ECM titolari di circa il 40% dell’of¬ferta formativa ECM nazionale, nasce per supportare le esigenze dei provider associati, rappresentarne gli interessi e tutelarne il ruolo.

La mission dell'unità operativa

Scopo dell’unità operativa è fornire ai provider servizi di formazione e consulenza che ne favoriscano la crescita professionale e il costante aggiornamento sulle normative ECM. E inoltre interloquire con le istituzioni della Sanità e le aziende farmaceutiche e medicali per migliorare il sistema ECM.

GIFES è guidato da un comitato composto da 5 provider ECM affiancati da un consulente esperto e coordinato dal rappresentante provider ECM di Federcongressi&eventi Matteo Bruno Calveri (CEO di Summeet).

Il protocollo deontologico

GIFES ha redatto la Carta dei Provider, un protocollo deontologico con i principi e i comportamenti cui attenersi nell’esercizio dell’attività di provider. La Carta indica i i principi cardine in merito a trasparenza e indipendenza, etica, qualità scientifica, sicurezza e salute sul lavoro, responsabilità amministrativa, privacy e sicurezza dei dati che gli associati si impegnano a osservare nello svolgimento della propria attività e nelle relazioni con stakeholder, fornitori, partner, consulenti e competitor.

L'interlocuzione con le istituzioni della Sanità

Fra i temi su cui GIFES ha aperto tavoli di confronto con le istituzioni della Sanità e

le aziende farmaceutiche e medicali che sponsorizzano gli eventi si citano in particolare il progetto di riforma del sistema ECM, la revisione del sistema dei crediti, l’introduzione di una normativa che regolamenti gli eventi ibridi, l’uniformazione dei contratti di sponsorizzazione con le aziende e il lavoro del provider per adeguare l’offerta formativa ai cambiamenti nel settore della Sanità.

I servizi

Tra i servizi diretti ai soci organizzati e coordinati da GIFES:

● Attività di formazione, aggiornamento e confronto

● Consulenza gratuita via mail e tramite la sezione “Gifes Risponde” sul sito

● Consulenza gratuita via WhatsApp attraverso il gruppo dedicato ai Provider

● Consulenza specializzata ECM a tariffe convenzionate (processo di accreditamento Provider ECM provvisorio e standard, controllo della corretta gestione delle attività operative e organizzative, supporto durante il processo di verifica ispettiva finalizzata a valutare la conformità al regolamento ECM, raggiungimento delle certificazioni ISO 9001, 14001, 20121, pdr 125 e implementazione Modello 231)

● Consulenza legale a tariffe convenzionate

● Incontri periodici, Gifes Live Talk: occasioni di confronto e aggiornamento tra colleghi per favorire lo scambio attivo e informale su progetti, ricevere suggerimenti e opinioni, oltre che approfondire problematiche quotidiane tipiche dell’attività dei

Provider ECM;

● Retreat di Categoria in presenza per creare occasioni di formazione e di scambio tra operatori.

Provider ECM: ruolo e accreditamento

Il provider è il soggetto accreditato che progetta ed eroga la formazione ECM. Per operare deve ottenere

l’accreditamento attraverso la procedura prevista

Per organizzare attività di Educazione

Continua in Medicina (ECM), un soggetto deve ottenere il riconoscimento come provider attraverso un apposito procedimento di accreditamento. L’accreditamento può essere rilasciato dalla Commissione nazionale per la formazione continua oppure da una Regione o Provincia autonoma, a seconda dell’ambito territoriale in cui il provider intende operare. I soggetti che possiedono i requisiti previsti devono seguire un iter articolato in due fasi:

☞ accreditamento provvisorio: della durata di 24 mesi, che consente di avviare l’attività formativa ECM;

☞ accreditamento standard: una volta verificato il rispetto degli standard richiesti, il provider può ottenere l’accreditamento standard, che ha durata quadriennale e deve essere quindi rinnovato ogni quattro anni. Il procedimento di accreditamento provvisorio

viene avviato con la presentazione della domanda da parte dell’ente interessato e può essere ottenuto da qualsiasi soggetto che dimostri di possedere i requisiti previsti dalla normativa. Una volta accreditati, i provider sono iscritti nell’elenco e possono organizzare eventi formativi ECM a livello nazionale o regionale, in base all’autorità che ha rilasciato l’accreditamento. I provider sono stati di recente definiti nell’art. 2 della legge 62/2022, detta Sunshine Act come “organizzazioni sanitarie” in quanto "soggetti pubblici e privati che organizzano attività di educazione continua in medicina".

Il garante della formazione

Il provider è il garante dell’indipendenza della formazione da influenze o interferenze commerciali e deve operare in assenza di conflitti di interesse. Il conflitto di interessi del provider ECM è regolato sia nell’Accordo Stato-Regioni sia nel suo documento attuativo, ossia il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM.

Chi è il provider?

Il provider ECM è l'unico soggetto autorizzato ad accreditare le attività formative nell'ambito del programma ECM e ad attribuire i relativi crediti ai partecipanti. Questo ruolo richiede requisiti specifici e comporta obblighi e responsabilità precise.

gestione

dell A comPliAnce

Gestire la compliance e i report annuali

AssegnA zione dei crediti ecm

Assegnare crediti

ECM e rilasciare certificati

monitorAggio e vAlutA zione

Valutare il feedback e l’apprendimento dei partecipanti

AnAlisi

dei fAbbisogni formAtivi

Identificare e analizzare i fabbisogni formativi

PiAnificA zione

formAtivA

Definire obiettivi e pianificare la formazione

Cosa deve

fare

il provider

ProgettA zione degli eventi

Progettare eventi di formazione e garantire la qualità

verificA dei conflitti di interesse

Controllare i potenziali conflitti di interesse

Chi può accreditarsi come provider

L'accreditamento come provider può essere

richiesto da enti pubblici e privati, inclusi i consorzi, appartenenti alle seguenti categorie:

➤ aziende sanitarie

➤ società scientifiche e associazioni professionali in campo sanitario

➤ ordini delle professioni sanitarie

➤ università, facoltà e dipartimenti universitari

➤ istituti scientifici del Servizio Sanitario Nazionale

➤ istituti di ricovero e cura a carattere scientifico (IRCCS)

➤ strutture di ricovero pubbliche e private

➤ istituti del Consiglio Nazionale delle Ricerche

➤ enti e agenzie regionali gestori di formazione in campo sanitario

➤ fondazioni a carattere scientifico

➤ case editrici scientifiche

➤ imprese, agenzie ed enti pubblici e privati

I requisiti

per diventare provider

I requisiti necessari per ottenere l’accreditamento come provider sono illustrati nel dettaglio

nell’allegato A al Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM.

In sintesi, il soggetto che vuole accreditarsi come provider deve:

◆ avere l’attività di formazione in ambito sanitario nel proprio oggetto di attività;

◆ avere esperienza pregressa in attività didatticoformative in campo sanitario;

◆ avere competenze scientifico-formative, cioè avere nominato un comitato scientifico incaricato di validare il piano formativo annuale e il programma dei singoli eventi;

◆ dimostrare affidabilità e solidità economicofinanziaria;

◆ disporre di infrastrutture fisiche e informatiche (proprie o per contratto) adeguate alle tipologie formative per le quali chiede l’accreditamento;

◆ avere una struttura organizzativa adeguata, cioè risorse umane, economiche e strutturali che configurano una organizzazione stabile e finalizzata alla formazione;

◆ avere adottato modalità di gestione per governare l’intero processo di accreditamento dell’attività formativa nelle sue diverse fasi;

◆ avere adottato procedure per il miglioramento continuo delle attività formative;

◆ disporre di un sistema informatico idoneo alla

gestione, archiviazione, conservazione e trasmissione dei crediti riconosciuti ai professionisti sanitari, al governo del processo di accreditamento e alla trasmissione delle partecipazioni al Cogeaps e all’ente accreditante; ◆ versare un contributo economico a favore dell’ente accreditante.

Il comitato scientifico

Il comitato scientifico del provider deve essere composto da almeno cinque membri. Ha il compito di validare il piano formativo proposto dal provider e di individuare, per ciascun evento, un responsabile scientifico incaricato di garantire la qualità dei contenuti e di curare il reclutamento dei docenti, tutor o formatori coinvolti nell’attività formativa. Il comitato deve essere formato da professionisti qualificati per titoli accademici e curriculum vitae, con competenze nelle aree sanitarie in cui il provider intende operare. Quanto più ampio è il ventaglio di discipline e specialità oggetto delle attività formative, tanto più articolata e rappresentativa dovrà essere la composizione del comitato scientifico.

Procedure e responsabilità organizzative

Il soggetto che vuole accreditarsi come provider deve anche dimostrare di avere adottato procedure strutturate per adempiere alle mansioni richieste

1Analisi dei bisogni e pianificazione formativa

➧ rilevare e analizzare i fabbisogni formativi

➧ definire gli obiettivi formativi

➧ definire il target professionale cui si rivolge

➧ elaborare il piano formativo

2Progettazione degli eventi formativi

➧ progettare l’evento di formazione

➧ verificare gli eventuali conflitti di interesse

➧ garantire la qualità del progetto/evento

➧ assicurare un processo efficace di erogazione dell’attività ECM

3Monitoraggio e valutazione

➧ rilevare il gradimento, la qualità percepita e l’apprendimento dei discenti

➧ attribuire i crediti ECM

➧ erogare gli attestati a partecipanti e docenti

4Gestione amministrativa e compliance

➧ gestire i contratti di sponsorizzazione

➧ redigere una relazione annuale sull’attività formativa

5Realizzazione di eventi formativi in assenza di conflitti di interesse

Provider ECM nazionali e regionali

I provider ECM possono essere accreditati a livello nazionale o regionale . I provider nazionali, accreditati da Agenas, possono organizzare eventi formativi su tutto il territorio italiano.

I provider regionali sono invece accreditati da una Regione o Provincia autonoma e operano principalmente nel proprio ambito territoriale.

Dal punto di vista dei professionisti sanitari non vi è alcuna differenza: i crediti ECM rilasciati da provider nazionali o regionali hanno lo stesso valore ai fini dell’assolvimento dell’obbligo formativo.

Chi è escluso dalla richiesta di accreditamento

Secondo quanto stabilito dall’art. 45 dell’Accordo Stato-Regioni, non può ottenere l’accreditamento come provider ECM chi:

 produce, commercializza, distribuisce o pubblicizza prodotti di interesse sanitario, nemmeno in modo indiretto;

intrattiene con imprese commerciali operanti in ambito sanitario (case farmaceutiche e di dispositivi medicali, per esempio) rapporti commerciali tali da compromettere la qualità e l’indipendenza della formazione;

ha nella propria struttura organizzativa o proprietaria soggetti (sia persone fisiche che giuridiche) che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario;

ha nella propria struttura organizzativa o proprietaria soggetti aventi coniuge, parenti o affini fino al secondo grado che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario.

L’indipendenza del provider

Le situazioni di conflitto di interesse del provider come organizzatore possono dunque verificarsi in tre aree:

◆ governance del provider come indicato dall’Art. 45 dell’Accordo Stato-Regioni

◆ offerta formativa: la formazione è scevra da interessi commerciali

◆ partner: il provider fa da garante per tutti gli aspetti dell’evento accreditato

I soggetti che collaborano con il provider nella gestione organizzativa o scientifica dell’evento potrebbero portare all’interno dell’evento situazioni di conflitto, ma si deve ricordare che il provider, ogni volta che accredita il corso, fa da garante (con apposita dichiarazione) che il partner non si trova in situazioni di conflitto di interesse. Quindi il provider deve fare gli opportuni controlli sul partner e sulle attività che questo esercita, perché il corso è sempre sotto la sua responsabilità. Anche la costituzione, da parte del provider, di un’altra società di servizi non ECM non aggira la limitazione, e quindi non permette di acquisire o mantenere lo status di provider ECM. Come abbiamo visto, infatti, né i soci di una società provider né i loro coniugi o parenti o affini fino al

secondo grado possono fare parte di aziende che intrattengono con imprese commerciali operanti in ambito sanitario (case farmaceutiche e di dispositivi medicali, per esempio) rapporti commerciali tali da compromettere la qualità e l’indipendenza della formazione.

Le verifiche dell’iter di accreditamento e rinnovo

La commissione ECM effettua delle verifiche ordinarie che si svolgono nell’ambito dell’iter di accreditamento e rinnovo del provider. Le verifiche possono essere:

➤ visite in loco presso la sede del provider nell’ambito del procedimento di accreditamento standard, finalizzate all’accertamento di tutti i requisiti minimi e standard previsti dalla normativa ECM

➤ visite in loco presso la sede di un evento ECM nell’ambito del procedimento di rinnovo dell’accreditamento standard. Nel corso di tale verifica la Commissione nazionale, con il supporto della Segreteria-UOC Formazione ECM dell’Agenas, valuta che l’erogazione dell’evento ECM avvenga in conformità ai requisiti previsti dalla normativa ECM.

➤ verifiche su eventi già svolti: sono effettuate nel corso della visita in loco presso la sede del provider nell’ambito dell’accreditamento standard, mentre sono espressamente previste dalla procedura per il rinnovo dell’accreditamento standard.

Provider ECM in Italia: i numeri

Attualmente, il numero totale di provider nazionali accreditati è pari a 1.166. Di questi, 130 operano con accreditamento provvisorio, mentre 343 dispongono di accreditamento standard e 536 di accreditamento standard al primo rinnovo. Risultano inoltre 3 provider con accredito sospeso e 125 con accredito revocato definitivamente. Per quanto riguarda le modalità di formazione, 1.160 provider sono accreditati per la RES (formazione residenziale) e 854 per la FAD (formazione a distanza) e 576 per la FSC (formazione sul campo).

Società, agenzie ed enti privati rappresentano una quota significativa del sistema ECM, con 842 provider accreditati. Tra gli altri soggetti accreditati si contano 152 società scientifiche e associazioni professionali, 25 università e 4 strutture ospedaliere.

Il provider accredita il congresso

Il provider deve registrare sul sito Agenas gli eventi per i quali vuole ottenere l’accredito ECM iscrivendoli online nel Sistema di Accreditamento provider. I provider accreditati vi possono accedere tramite le proprie credenziali per espletare le pratiche necessarie per richiedere l’accreditamento, gestire gli eventi già inseriti, effettuare i pagamenti e inserire i report obbligatori. La procedura è descritta nel manuale “Accreditamento eventi”.

Tempistiche di accreditamento

L’accreditamento di un evento deve essere richiesto con un congruo anticipo rispetto alla data di svolgimento, secondo le tempistiche previste dal sistema ECM nazionale o regionale (almeno 30 giorni per eventi con sponsor, 15 per eventi senza sponsor) Per inserire l’evento sulla piattaforma Agenas occorre fornire una serie di informazioni e documenti, come il programma dettagliato dell’evento, le informazioni logistiche per raggiungere la sede fisica o di accesso alla sede virtuale del corso, i dati e le qualifiche dei responsabili scientifici e di tutti i docenti/ tutor/moderatori, l’ammontare della quota di

Provider nA zionAli regione Per regione

: Agenas

Elenco aggiornato a marzo 2026

partecipazione, le fonti di finanziamento e di sponsorizzazione, il numero di partecipanti previsti, l’eventuale presenza di partner.

L’accreditamento è dunque uno degli ultimi passi progettuali da compiere.

A seconda della tipologia di attività di formazione (residenziale, a distanza, sul campo, mista) la piattaforma richiede di compilare un set di campi obbligatori, che vanno a costituire la “carta di identità” dell’evento.

Una volta inserito nella piattaforma, il corso può essere modificato fino a 10 giorni prima del suo inizio in autonomia dal provider: il programma e l’indicazione dei relatori/tutor/moderatori può essere variato addirittura fino al giorno di inizio dell’evento, per permettere le modifiche “dell’ultima ora”.

Formazione e conflitti di interesse

Per evitare conflitti di interesse la normativa ECM prevede regole di trasparenza e una chiara separazione dei ruoli tra provider e sponsor, che devono rispondere a ordini precisi

Un provider ECM può svolgere esclusivamente attività formativa ECM?

Si tratta di una delle domande che più spesso emergono nell’ambito del sistema ECM, perché riguarda la definizione dei limiti entro cui i provider possono operare nel rispetto delle regole e dei principi di indipendenza della formazione.

➔Cosa dice la normativa

L’art. 4.16 del Manuale Nazionale di accreditamento eventi ECM stabilisce che “Il provider non può pianificare, progettare, erogare o partecipare, direttamente o indirettamente, all’organizzazione di eventi che hanno ad oggetto l’informazione su prodotti di interesse sanitario a scopo promozionale”.

➔Il confine tra formazione e promozione

La ratio è da individuare non tanto nel fatto che l’attività sia o non sia accreditata ECM, bensì nella verifica che l’oggetto di tale attività non si configuri come un intervento finalizzato alla mera promozione pubblicitaria di prodotti di interesse sanitario. Quindi un provider può organizzare eventi aggregativi non ECM ricevendo un contributo non condizionante da aziende che hanno interessi in ambito sanitario, purché tali eventi non siano appunto finalizzati alla promozione. Per questo, è fondamentale che il provider elabori un proprio processo interno di valutazione delle singole attività organizzate, siano esse accreditate o meno ECM, con il supporto del proprio comitato scientifico. Lo stesso accordo Stato-Regioni all’art 76 comma 2 richiede a tal proposito che ogni provider adotti un regolamento interno che definisce le modalità per prevenire ed escludere effettive o potenziali situazioni di conflitto di interessi.

Gli obblighi degli sponsor

Le sponsorizzazioni sono un tema importante e al contempo complesso per l'ECM. Se infatti la formazione obbligatoria accreditata al programma di Educazione Continua in Medicina è indipendente dagli interessi commerciali dell'industria farmaceutica e di dispositivi medicali, le sponsorship sono comunque la principale fonte di finanziamento che consente la realizzazione dei congressi e convegni promossi dalle associazioni medico-scientifiche, dai provider privati e, in taluni casi, dalle aziende sanitarie. La serie di norme contenute nell’Accordo Stato-Regioni e nel suo documento operativo, ossia il Manuale nazionale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM stabilisce anche gli obblighi degli sponsor e indica le modalità organizzative degli eventi di formazione atte a evitare conflitti di interesse.

Nuove dinamiche nelle sponsorizzazioni

Le aziende sponsor stanno attraversando una fase di cambiamento significativo e si trovano sempre più spesso a dover scegliere se investire nella formazione ECM oppure negli eventi promozionali. Questa incertezza deriva in gran parte dal confronto con le direttive globali delle multinazionali, a cui appartengono molte delle aziende coinvolte nella sponsorizzazione. Se da un lato le aziende tendono a considerare la sponsorizzazione degli eventi ECM come una forma, seppur indiretta, di promozione, dall’altro sono soprattutto le funzioni internazionali che faticano a sostenere costi per eventi sui quali non possono esercitare un controllo diretto.

I contratti tra provider e sponsor

I contratti di sponsorizzazione tra provider e aziende rappresentano un ambito particolarmente

delicato e devono rispettare alcuni principi fondamentali. Il provider non è infatti un fornitore di servizi per lo sponsor, ma un’organizzazione sanitaria responsabile della progettazione e dell’erogazione di contenuti di formazione medico-scientifica. Per questo motivo, i rapporti contrattuali tra provider e sponsor devono essere pienamente conformi alla normativa ECM e coerenti con il ruolo e lo status del provider. Anche le associazioni di categoria hanno più volte richiamato l’attenzione sulla necessità di garantire la massima vigilanza sul rispetto delle norme e sulla prevenzione dei conflitti di interesse, chiedendo ad Agenas un controllo rigoroso a tutela di tutte le parti che operano nel rispetto dell’Accordo StatoRegioni. Tutti i contratti di sponsorizzazione devono inoltre essere caricati sul sito Agenas durante la procedura di registrazione dell’evento ECM.

Principi di correttezza e trasparenza negli eventi ECM

Di seguito elenchiamo le principali responsabilità e i divieti che regolano le collaborazioni tra provider e sponsor.

➞Responsabilità del provider

Il provider è unico responsabile:

◆ del contenuto formativo, che determina in autonomia

◆ della qualità scientifica e didattica

◆ dell’integrità etica di tutte le attività educative

➞Divisione dei ruoli

Progettazione, erogazione e produzione del materiale educativo sono esclusivamente gestite dal provider.

Lo sponsor non può influenzare in alcun modo la pianificazione dei contenuti o lo svolgimento dell’attività educazionale sponsorizzata.

➞Operare in assenza di conflitto

Il provider deve dichiarare di operare in assenza di conflitto di interessi.

➞Finanziamenti

Lo sponsor non può condizionare l’erogazione del finanziamento concordato imponendo direttive sui contenuti, sulla faculty scientifica o su altre questioni relative al normale svolgimento dell'evento formativo.

Quando l’evento è promozionale?

Non esiste una definizione normativa specifica dell’evento a scopo promozionale. Tuttavia, può essere dedotta dai principi che regolano l’attività ECM. In caso di visita ispettiva, per determinare se un evento è promozionale o meno, devono essere presenti elementi tangibili e identificabili.

Il riferimento principale è il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, che negli articoli 4.17 e 4.18 definisce i quattro requisiti per cui un evento formativo ECM è considerato non conflittuale (cioè non promozionale):

✔ Assenza di nomi commerciali di prodotti o sponsor nei materiali didattici

✔ Assenza di materiali pubblicitari all’interno delle aule di formazione

✔ Indicazione del logo dello sponsor solo dove previsto dal manuale

✔ Presenza di massimo due rappresentanti dello sponsor nelle aule

Se un evento rispetta tutti questi requisiti, è considerato non conflittuale.

Se, invece, manca anche solo uno di questi requisiti, l’evento è conflittuale e quindi classificato come promozionale.

Cosa lo sponsor

Esclusiva sugli E vEnti

Il provider non può essere vincolato a non organizzare eventi analoghi.

autorizzazionE fornitori

Il provider gestisce autonomamente i propri fornitori.

rEndicontazionE spEsE

Il provider non è tenuto a fornire dettagli sulle spese sostenute.

limiti di spEsa pEr i docEnti

Il provider decide compensi e modalità di pagamento.

comunicazionE compEnsi ai docEnti

Lo sponsor ha diritto solo a spazi pubblicitari o attività promozionali, non a informazioni sui pagamenti.

➞Compensi

Divieto di compensi diretti dallo sponsor: il responsabile scientifico, i docenti o altri soggetti coinvolti non possono ricevere pagamenti dallo sponsor.

Tutti i pagamenti/rimborsi saranno effettuati esclusivamente dal provider, in conformità al proprio regolamento interno di assegnazione dei grant, come richiesto dall’Art. 76 comma 6 dell’Accordo Stato Regioni

➞Il logo dello sponsor

È consentito:

✔ nell’ultima pagina di depliant, programmi e materiale informativo, ✔ prima dell’inizio e dopo la fine dell’evento.

Non è consentito:

✘ menzionare il nome commerciale di prodotti sanitari durante l’evento o negli spazi dedicati alla formazione.

➞Indicazione dello sponsor

Il provider dichiara in modo esplicito lo sponsor:

◆ nell’inserimento dell’evento nel portale Agenas ◆ nel materiale formativo, indicando, se richiesto, il tipo di supporto ricevuto.

➞Questionario sul conflitto di interessi Il provider sottopone a discenti un questionario di valutazione, per segnalare eventuali conflitti di interesse nel materiale didattico o nella gestione dell’evento. Il provider garantisce che né il responsabile scientifico né i docenti trarranno vantaggi personali dalla sponsorizzazione.

➞Tutela dei dati dei partecipanti

L’elenco dei partecipanti non sarà trasmesso allo sponsor né utilizzato a fini commerciali.

Lo sponsor riceverà solo il numero complessivo dei partecipanti. Se il reclutamento è diretto, il provider potrà confermare solo la partecipazione dei nominativi segnalati dallo sponsor.

➞Rapporti pregressi

Il provider acquisisce le dichiarazioni sui rapporti pregressi del responsabile scientifico e dei docenti con soggetti portatori di interessi commerciali che potrebbero trarre vantaggio dalle attività formative.

Clausole non ammesse nel contratto

Alcune condizioni non possono essere incluse nel contratto tra sponsor e provider. Le principali sono:

✘ chiedere al provider di non organizzare eventi analoghi per un certo periodo: il vincolo di esclusiva si può richiedere solo a un fornitore, ma il provider non lo è;

✘ richiedere di autorizzare eventuali fornitori: il contratto di sponsorizzazione non è un contratto di appalto; il provider gestisce autonomamente i propri fornitori;

✘ chiedere al provider il consuntivo delle spese sostenute e il dettaglio delle voci di spesa: la rendicontazione economica non può essere parte del contratto di sponsorizzazione;

✘ indicare al provider i limiti di spesa per i compensi ai docenti o le modalità di pagamento: la quantificazione dei compensi ai docenti è di esclusiva competenza del provider, così come l'esecuzione dei pagamenti;

✘ chiedere al provider di comunicare l'importo dei compensi ai docenti o di inviare conferma dell'avvenuto pagamento: il contratto di sponsorizzazione previsto dalla normativa ECM prevede come unica controprestazione per lo sponsor la predisposizione di spazi pubblicitari o attività promozionali.

Sanzioni a carico del provider

Le sanzioni in caso di conflitto di interessi si applicano solo ai provider (non agli sponsor né ad altri soggetti portatori di interessi commerciali) e sono normate dall’Accordo Stato-Regioni nell’art. 86.1 al punto g), dove si stabilisce che il mancato rispetto da parte del provider delle norme sul conflitto d’interessi costituisce violazione molto grave, e nell’art. 89.1 punto a), dove si prescrive che l’accreditamento del provider sia revocato nel caso in cui esso incorra in una violazione molto grave.

Verifiche di conformità degli eventi ECM

Il sistema ECM prevede controlli sugli eventi formativi attraverso i suoi obblighi ufficiali per verificare il rispetto delle regole, l’indipendenza dei contenuti e la qualità dell’organizzazione

Le verifiche del Comitato di Garanzia sono finalizzate ad accertare il rispetto della normativa relativa all’indipendenza dei contenuti formativi e a tutelare il sistema ECM da possibili ingerenze commerciali. Possono essere effettuate sia presso la sede di svolgimento di un evento sia direttamente sui corsi accreditati presenti nel portale Agenas. L’Osservatorio nazionale per la qualità della formazione continua interviene invece per valutare la qualità didattica e organizzativa degli eventi ECM, con controlli effettuati a campione o a seguito di segnalazioni, sia nella sede dell’evento sia presso la sede del provider. Oltre ai controlli svolti durante lo svolgimento degli eventi, possono essere previste verifiche anche su eventi già conclusi, effettuate dal Comitato di Garanzia o dall’Osservatorio nei rispettivi ambiti di competenza. In questi casi i controlli hanno prevalentemente carattere documentale e avvengono attraverso la richiesta di informazioni o documenti relativi agli eventi già realizzati. Vediamo più dettagli.

Le verifiche del Comitato di Garanzia

Il Comitato di Garanzia si occupa di verificare l’applicazione delle norme in materia di conflitto di interessi, sponsorizzazioni e pubblicità. Valuta i materiali di formazione e le schede sulla qualità percepita compilate dai partecipanti, ma soprattutto esegue controlli con visite nelle sedi dei provider e nei luoghi di svolgimento degli eventi ECM per verificare che i contenuti formativi, i contratti di sponsorizzazione, la pubblicità di prodotti di interesse sanitario e le dichiarazioni sul conflitto di interesse rilasciate da relatori e responsabili scientifici siano conformi alle regole. I controlli avvengono sulla base di eventuali segnalazioni che possono

giungere dall’esterno o secondo un piano di campionamento definito dalla Commissione ECM. Queste verifiche sono incentrate esclusivamente sulla gestione del conflitto e, oltre ad analizzare vari ambiti, si concentrano appunto in particolare a controllare se il provider rispetta le regole relative alla visibilità che può essere garantita a uno sponsor durante il corso ECM. Se nel corso delle verifiche il Comitato di Garanzia rileva violazioni alle regole si apre una procedura che prevede la richiesta di chiarimenti al provider, l’apertura di un’istruttoria, l’accertamento della violazione e la trasmissione della documentazione alla Commissione Nazionale per la formazione continua cui spetta la decisione finale sull’eventuale sanzione da comminare al provider.

Le verifiche dell’Osservatorio Nazionale per la Qualità

L’Osservatorio Nazionale per la Qualità della formazione continua ha il compito di accertare la correttezza formale dell’evento formativo verificando che gli aspetti logistici, organizzativo- gestionali e didattici siano conformi a quanto dichiarato ad Agenas dal provider in fase di registrazione dell’evento. Le verifiche dell’Osservatorio, che sono quasi sempre concordate preventivamente con il provider, sono condotte in genere da due verificatori che raggiungono la sede dell’evento prima del suo inizio e vi si trattengono per tutta la durata o, nel caso l’evento duri più giorni, per un’intera giornata.

I criteri di programmazione delle visite dell’Osservatorio prevedono verifiche su:

➤ provider provvisori: per controllare i soggetti che hanno ricevuto una valutazione esclusivamente documentale;

Le verifiche di conformità degli eventi ECM

Organo di verifica

Comitato di garanzia

Osservatorio nazionale della qualità

Comitato di garanzia/

Osservatorio nazionale della qualità

Modalità Obiettivo

Sede dell’evento ECM

Sede dell’evento ECM

Accertamento dell'indipendenza dei contenuti formativi secondo normativa

Verifica dei requisiti previsti e rilevazione indicatori di qualità

Da remoto su documentazione (eventi già svolti)

➤ provider che hanno erogato più eventi nell’ultimo anno: poiché hanno un maggiore impatto sul sistema ECM;

➤ provider o eventi oggetto di segnalazioni: provenienti dalla Commissione, dai suoi organi o dall’esterno.

Gli ispettori dell’Osservatorio verificano:

➤ la qualità dell’evento, valutando aspetti come:

➤ contenuti formativi;

➤ tempi e modalità di verifica dell’apprendimento;

➤ coerenza degli obiettivi formativi;

Verifica post-evento su documentazione

➤ adeguatezza delle attrezzature e dei supporti didattici.

➤ l’attività della segreteria organizzativa, con attenzione a:

➤ fogli firme;

➤ gestione delle anagrafiche;

➤ questionari di valutazione della qualità e contratti di sponsorizzazione.

Tutto deve essere conforme alla normativa e a quanto dichiarato in fase di accreditamento ECM. Il modello del verbale utilizzato dagli ispettori dell’Osservatorio durante le visite di verifica degli standard di qualità degli eventi residenziali si compone di 51 voci ed è consultabile sul sito Agenas.

Apprendimento e qualità negli eventi ECM

Al termine dell’evento, il provider ha l’obbligo di verificare l’apprendimento dei partecipanti e la loro percezione della qualità della formazione attraverso appositi questionari

La verifica dell’apprendimento avviene tramite un test somministrato a ogni discente che serve ad assegnare i crediti ECM maturati, mentre la percezione di qualità si rileva con questionari che ne raccolgono il feedback su programma, docenti, organizzazione dell’evento ed eventuale percezione di influenze di interesse commerciale nell’ambito dell’attività educazionale (anche se l’evento non è sponsorizzato).

Le verifiche del provider

Per poter attestare i crediti formativi ai partecipanti, il provider deve predisporre tre tipi di verifiche:

◆ presenza

◆ apprendimento

◆ qualità

Verifica della presenza

La verifica della presenza è sempre obbligatoria per poter attestare i crediti formativi al singolo partecipante. Il responsabile della verifica è il provider, che può utilizzare nei corsi Residenziali o di formazione sul campo sia il tradizionale foglio dove il discente appone la firma in entrata e in uscita dal congresso sia dispositivi tecnologici come badge elettronici, lettori di codici a barre e così via. Per le sessioni online la presenza viene rilevata dalla piattaforma e dalla tracciatura delle operazioni effettuate.

Verifica dell’apprendimento

L’apprendimento dei discenti deve essere verificato attraverso un test coerente con gli obiettivi formativi dell’evento. Per eventi residenziali e di formazione sul campo (non per gli eventi FAD in cui è previsto solo il questionario a risposta multipla) con un

numero molto elevato di partecipanti è possibile prevedere modalità semplificate di verifica, associate alla partecipazione ad almeno il 90% dell’attività formativa. La verifica può essere effettuata con diversi strumenti, purché coerenti con gli obiettivi formativi, come quesiti a scelta multipla o a risposta aperta, esame orale, prova pratica, produzione di un documento o realizzazione di un progetto. Il tempo dedicato alla verifica dell’apprendimento può essere incluso nella durata dell’evento, fino a un massimo del 10%, solo quando la prova produce un documento o quando ne vengono condivisi esiti e risultati. Il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM indica le regole della verifica, qui le principali.

➞Verifica di ingresso

Prima dell’inizio dell’evento è possibile verificare le competenze in ingresso dei discenti. Il questionario compilato dal discente deve essere ritirato dal provider prima dell’inizio dell’evento. A evento concluso, il provider consegna al discente lo stesso questionario, che il discente deve compilare sulla base di quanto appreso durante l'evento. Ai fini del riconoscimento dei crediti l’unica verifica di apprendimento valida è comunque quella finale.

➞Questionario

Nel caso del questionario si devono prevedere almeno 3 domande per ogni credito erogato. Le domande a risposta multipla devono prevedere 4 alternative, di cui una sola corretta.

➞Tempistiche delle prove

Per gli eventi residenziali e FAD sincrona è possibile compilare online il questionario di verifica entro tre giorni dalla data di conclusione dell’attività formativa. Le prove di verifica degli eventi FAD asincrona (on demand) sono invece da svolgere entro il termine di conclusione della

Verificare la qualità percepita

rilevanza del programma rispetto ai bisogni formativi e al ruolo professionale

efficacia della formazione rispetto agli obiettivi previsti

qualità del programma e dei docenti

qualità dell’organizzazione e rispetto dei tempi

eventuale percezione di influenze commerciali sui contenuti formativi

formazione. Se il test non viene superato non è più obbligatorio rifruire tutto il corso prima di ripeterlo.

➞Prova superata

La prova di verifica dell’apprendimento si supera con il raggiungimento di almeno il 75% delle risposte corrette secondo i criteri utilizzati per la valutazione dal responsabile scientifico dell’evento.

➞Il rispetto delle modalità

Il provider deve documentare l’avvenuto rispetto delle modalità di somministrazione delle prove e la verifica dell’identità del professionista (anche per la modalità online).

Verifica della qualità

La Commissione Nazionale per la Formazione

Continua prescrive che il provider raccolga il giudizio dei discenti in merito all’evento di formazione accreditato ECM cui hanno partecipato.

➞Il questionario in forma anonima

Lo strumento per raccogliere il giudizio dei partecipanti è il questionario sulla qualità allegato al Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, che il provider deve proporre ai discenti senza alterarne il contenuto e fuori dalle ore destinate alla formazione, con la possibilità di integrarlo anche con altri questionari o domande. Tale questionario obbligatorio deve essere compilato in forma anonima dai partecipanti e acquisito dal provider separatamente rispetto ai test di verifica dell’apprendimento laddove richiesti.

➞Gli indicatori di qualità dell’evento ECM

La commissione nazionale indica cinque aspetti dell’evento ECM che vanno indagati in termini di qualità. Tra questi rientrano la percezione di eventuali influenze commerciali sui contenuti, la pertinenza del programma rispetto ai bisogni formativi e al ruolo professionale dei partecipanti, nonché l’efficacia della formazione in relazione agli obiettivi previsti. Inoltre, è richiesto di valutare la qualità complessiva del programma e dei singoli docenti, così come l’organizzazione dell’attività formativa e il rispetto delle tempistiche stabilite. In particolare, il questionario per la rilevazione della qualità percepita deve contenere

● una domanda sulla percezione di interesse commerciale anche se l’evento non è sponsorizzato ● la possibilità di segnalare il modo in cui uno sponsor o un’altra azienda sanitaria abbia eventualmente condizionato l’attività formativa ● le indicazioni sulle modalità di segnalazione di eventuali anomalie a Agenas. I nominativi dei discenti che effettuano una segnalazione non sono comunicati ai provider.

Il provider trasmette i crediti

Entro 90 giorni dalla fine dell’evento il provider deve trasmettere all’ente accreditante (Commissione Nazionale o Regione) e al Cogeaps un rapporto dei crediti attestati ai singoli partecipanti. Tale rapporto, che è un consuntivo di fine evento, contiene sia le informazioni già richieste in fase di accreditamento (che devono quindi essere coerenti con quanto già dichiarato) sia i dati dei singoli partecipanti: nome, cognome, codice fiscale, ruolo professionale, la specifica se è libero professionista, dipendente o convenzionato e se si tratta di un partecipante reclutato direttamente, e se sì da quale sponsor, e il numero di crediti ECM che gli sono stati assegnati.

I crediti ECM del triennio 2026-2028

Come si calcolano i crediti ECM e quali sono gli aggiornamenti su obblighi, modalità di acquisizione e opportunità per recuperare i debiti formativi durante il triennio in corso

Il sistema ECM prevede che ogni professionista sanitario acquisisca un determinato numero di crediti formativi nel corso del triennio, attraverso diverse tipologie di attività di aggiornamento. I crediti rappresentano l’unità di misura della formazione continua e attestano la partecipazione ad attività educative riconosciute dal programma ECM. La loro attribuzione segue criteri stabiliti dalla Commissione nazionale per la formazione continua e viene registrata nella banca dati gestita dal Cogeaps., che monitora la posizione formativa dei professionisti. Nel triennio 2026-2028 il sistema introduce alcune novità, tra cui la valorizzazione del dossier formativo e la possibilità di recuperare eventuali debiti formativi maturati nei cicli precedenti. Comprendere come vengono attribuiti e registrati i crediti ECM è quindi essenziale per orientarsi nel funzionamento della formazione continua in sanità.

Come funzionano i crediti

Come indicato sulla piattaforma Cogeaps, per ottenere la certificazione ECM del triennio, il 40% dei crediti deve essere acquisito partecipando a eventi formativi ECM accreditati in qualità di partecipante. Questo senza limitazioni di tipologia: possono essere online o in presenza, FAD asincrona o sincrona. Il restante 60% dei crediti può invece essere ottenuto attraverso altre attività riconosciute, come docenze in eventi ECM, tutoraggio individuale, pubblicazioni scientifiche, attività di studio e ricerca, crediti formativi acquisiti all’estero e autoformazione (quest’ultima fino a un massimo del 20%).

Il calcolo dei crediti

Il sistema ECM attribuisce un numero maggiore di crediti - a parità di numero di ore - alle attività formative metodologie interattive, pochi discenti

e attività pratiche. Questo perché il programma ECM valuta esclusivamente la valenza formativa degli eventi, non la loro scientificità: ciò significa che una manifestazione di altissimo valore scientifico può non rispondere ai requisiti didattici richiesti e ottenere quindi pochi crediti, mentre un evento magari di minore richiamo, ma con un’architettura più idonea all’apprendimento ne otterrà un numero maggiore. La formazione sul campo è la tipologia cui sono assegnati, proporzionalmente, il maggior numero di crediti, mentre le tradizionali relazioni congressuali, con un docente sul palco e centinaia di discenti in sala, sono quelle cui vengono attribuiti meno crediti perché considerate a limitato valore formativo.

I crediti per la formazione RES

La Commissione nazionale per la formazione continua stabilisce il numero di crediti ECM che può essere assegnato a ogni evento di formazione in base alle tipologie. Quattro sono quelle che riguardano la formazione residenziale:

◆ formazione residenziale classica

◆ convegni, congressi, simposi e conferenze

◆ RES-videoconferenza

◆ docenze e tutoring

Il triennio 2026-2028

Il nuovo triennio della formazione continua in medicina è iniziato il 1° gennaio 2026 e si concluderà il 31 dicembre 2028.

La gestione delle posizioni formative dei professionisti sanitari avviene attraverso il portale Cogeaps., che raccoglie e aggiorna i crediti acquisiti tramite i provider ECM accreditati. Il periodo comprende sia il normale obbligo formativo sia

alcune opportunità di incentivazione, come il dossier formativo, oltre alla possibilità di sanare eventuali debiti derivanti dai trienni precedenti. L’obbligo standard previsto dal sistema ECM è di 150 crediti nel triennio per i professionisti sanitari iscritti agli Ordini. Non è previsto un vincolo annuale rigido: l’importante è raggiungere il totale richiesto entro la fine del triennio, il 31 dicembre 2028.

Ultima finestra per il recupero dei crediti formativi

Con l’avvio del triennio ECM 2026-2028 si apre una fase particolarmente rilevante per il sistema della formazione continua in sanità. La normativa prevede un’ultima possibilità per i professionisti sanitari di recuperare eventuali debiti formativi maturati nei cicli precedenti, fino al 2014. I crediti acquisiti nel periodo 2026-2028 potranno infatti essere utilizzati anche come crediti compensativi per sanare carenze pregresse, mentre alcune operazioni di spostamento dei crediti in surplus dovranno essere effettuate entro il 30 giugno 2026 tramite la piattaforma CoGeAPS. La finestra temporale si chiuderà definitivamente il 31 dicembre 2028: dal 2029 gli Ordini professionali procederanno alla verifica delle posizioni individuali e potranno applicare le sanzioni previste per i professionisti non in regola.

Nuove regole per il dossier formativo

Una delle principali novità del triennio ECM 20262028 riguarda il rafforzamento del dossier formativo, lo strumento che consente al professionista sanitario di programmare e monitorare nel tempo il proprio percorso di aggiornamento. Introdotto e disciplinato dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua, il dossier può essere costruito sul portale di Cogeaps, dove il professionista indica il proprio fabbisogno formativo e gli obiettivi

da raggiungere nel corso del triennio ECM. Gli eventi ECM a cui il professionista partecipa vengono registrati nel profilo formativo presente sul portale e contribuiscono alla verifica della coerenza tra la formazione effettivamente svolta e gli obiettivi indicati nel dossier, permettendo di monitorare nel tempo il percorso di aggiornamento. Il dossier può essere anche di gruppo: in questo caso viene generalmente predisposto da Ordini, collegi o associazioni professionali sulla base di un orientamento formativo condiviso dagli iscritti.

Per il triennio 2026-2028 la Commissione nazionale ECM ha introdotto nuovi incentivi per favorire l’utilizzo di questo strumento.

In particolare:

☛la costruzione del dossier formativo individuale nel portale Cogeaps consente di ottenere 40 crediti ECM nel triennioù

☛la realizzazione degli obiettivi programmati dà diritto a ulteriori 30 crediti nel triennio successivo

Per il dossier formativo di gruppo sono previsti:

☛30 crediti per la costruzione

☛20 crediti per la realizzazione nel triennio successivo.

Le tematiche di interesse nazionale

REGOLE

Le tematiche di interesse nazionale individuate dalla Commissione nazionale ECM rappresentano aree prioritarie su cui orientare l’aggiornamento dei professionisti sanitari e la progettazione degli eventi formativi ECM. Come riportato sul sito Agenas, tra queste rientrano la gestione delle situazioni di violenza nei confronti degli operatori sanitari, la tutela della fertilità, le politiche vaccinali e le strategie di immunizzazione, la responsabilità professionale, la medicina di genere e lo sviluppo di modelli e standard per il rafforzamento dell’assistenza territoriale nel Servizio Sanitario Nazionale. A queste si affiancano tematiche legate all’innovazione e alla sicurezza delle cure, come la sanità digitale, la formazione sulla prevenzione e il controllo delle infezioni correlate all’assistenza e le attività di preparazione e risposta alle pandemie influenzali previste dal piano PANFLU. L’attenzione a questi ambiti mira a favorire una formazione continua coerente con le priorità del sistema sanitario, promuovendo l’aggiornamento scientifico, organizzativo e professionale necessario a migliorare la qualità e la sicurezza dell’assistenza.

QUADRO NORMATIVO E DEONTOLOGICO

Il quadro normativo rappresenta un elemento importante per organizzare congressi medico-scientifici. Significa confrontarsi con regole che disciplinano trasparenza, rapporti con sponsor, tutela dei dati, sicurezza e responsabilità professionale. Accanto alle norme di legge, assumono rilievo i codici deontologici e le linee guida di settore, che orientano comportamenti e scelte organizzative.

76 Codici deontologici: regole e divieti

80 Disciplina normativa e obblighi applicabili

Codici deontologici: regole e divieti

I codici deontologici ed etici definiscono le regole di sponsorizzazione degli eventi medici. Toccano diversi aspetti e, seguendo principi come etica e sobrietà, delineano il raggio d'azione delle aziende

Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici sono le due associazioni che riuniscono le aziende farmaceutiche e quelle biomedicali, cioè la quasi totalità dei potenziali sponsor di congressi medico-scientifici. Le due associazioni hanno emanato e aggiornato negli anni propri codici deontologici, ovvero accordi volontariamente sottoscritti dalle aziende aderenti, contenenti le regole che tali aziende devono rispettare per poter sponsorizzare congressi o eventi medicoscientifici, accreditati al programma ECM e non. I codici deontologici toccano diversi aspetti, come le modalità di erogazione dei finanziamenti, le modalità di invito (reclutamento) dei professionisti sanitari agli eventi, la trasparenza dei finanziamenti erogati, le destinazioni e strutture dove si svolgono gli eventi, il tipo di ospitalità offerta ai partecipanti per gli eventi organizzati dalle aziende stesse e, più in generale, gli aspetti di scientificità e sobrietà richiesti agli eventi che le aziende organizzano o sponsorizzano.

Il codice deontologico Farmindustria

Il Capitolo 3 del Codice Deontologico Farmindustria (ultima edizione 2025) disciplina i diversi aspetti dell’organizzazione dei congressi medico-scientifici sponsorizzati dalle imprese associate. I principi cardine sono eticità, scientificità ed economicità, con l’obiettivo di garantire indipendenza dei contenuti e correttezza dei rapporti con gli operatori.

☛ Divieti generali

✘ Non si possono nominare i relatori

Nell’ambito della sponsorizzazione di manifestazioni congressuali ECM è fatto divieto alle aziende di individuare e nominare direttamente o indirettamente i docenti relatori e i moderatori, nonché di interferire sui

contenuti scientifici della stessa manifestazione congressuale, in conformità con la disciplina applicabile a tali tipologie di manifestazioni.

✘ Non si possono fare inviti nominativi

L’invito a eventi ECM rivolto a medici specialisti dipendenti di enti pubblici o di strutture private convenzionate non può essere nominativo (salvo che sia la struttura/ente a richiederlo e a prevedere espressa autorizzazione). L’azienda sponsor deve inviare l’invito alla struttura sanitaria almeno 60 giorni prima dell’inizio dell’evento, la quale indica il professionista che fruirà dell’invito e parteciperà all’evento. L’invito deve specificare le spese di ospitalità sostenute dall’azienda (iscrizione, viaggio, alloggio) e allegare il programma scientifico dell’evento. In caso di mancato riscontro della struttura entro 30 giorni dall’inizio dell’evento, l’azienda è tacitamente autorizzata a invitare l’operatore sanitario da essa individuato, fatte comunque salve eventuali previsioni più restrittive adottate dall’ente pubblico/struttura privata convenzionata alle cui dipendenze l’operatore sanitario presta la propria attività.

✘ Limiti di trasporti e alloggi

La partecipazione alle manifestazioni congressuali da parte delle aziende deve essere connessa al ruolo svolto dalle industrie nei settori della ricerca, sviluppo e informazione scientifica e dovrà essere ispirata a criteri di eticità, scientificità ed economicità. In tale ambito, le aziende farmaceutiche potranno offrire agli operatori sanitari italiani invitati alle manifestazioni congressuali in Italia e all’estero, esclusivamente viaggi aerei in classe economica e soggiorno in alberghi con un massimo di quattro stelle. In caso di trasporto ferroviario sono consentite tutte le classi di viaggio ad

eccezione della classe Executive. In occasione di convegni internazionali che prevedano voli intercontinentali superiori alle 6 ore consecutive di volo sarà possibile prevedere il viaggio in business class esclusivamente per i relatori e i moderatori inseriti nel programma ufficiale del convegno ad esclusione di coloro che partecipano con presentazione di poster.

✘ No all’estero, se i medici sono italiani

Non è consentito scegliere una destinazione estera per convegni, congressi e corsi di aggiornamento organizzati direttamente o indirettamente dall’azienda e a cui partecipino prevalentemente medici italiani.

✘ Location vietate

In nessun caso è consentita l’organizzazione di iniziative scientifiche aventi anche finalità di tipo turistico. Nel codice viene specificato che: “Non si possono organizzare o sponsorizzare eventi congressuali che si tengano o che prevedano l’ospitalità dei partecipanti in strutture che, per la tipologia dei servizi offerti, collidono con i principi del codice deontologico come può verificarsi, a titolo esemplificativo, per: resort, navi, castelli che si trovino al di fuori del contesto cittadino, masserie, agriturismo, golf club, musei, stadi, acquari, strutture termali o che abbiano come attività prevalente servizi dedicati al benessere o spa”.

✘ Periodi vietati nelle località turistiche

Le manifestazioni organizzate, direttamente o indirettamente, dalle aziende farmaceutiche devono svolgersi in località e sedi scelte per motivi logistici, scientifici e organizzativi, escludendo luoghi destinati alla ristorazione, e devono prevedere un programma scientifico di alto livello. Sono tassativamente escluse località a carattere turistico nel periodo 1° giugno – 30 settembre per le località di mare e 1° dicembre – 31 marzo e 1° luglio – 31 agosto per le località di montagna. Le località italiane sul mare, che siano Capoluoghi di Regione o Provincia e ospitino strutture universitarie e ospedaliere di rilievo, sono escluse da tale divieto. Tuttavia, i lavori congressuali e l’ospitalità dei partecipanti devono svolgersi nel contesto cittadino del Capoluogo, escludendo strutture situate vicino a tratti di mare attrezzati e accessibili per la balneazione.

☛ Eventi regionali e interregionali Gli eventi regionali e le riunioni scientifiche locali, oltre a seguire le medesime disposizioni

Farmindustria

degli eventi nazionali, devono coinvolgere partecipanti della stessa provincia o regione e prevedere crediti ECM. L’ospitalità è limitata al coffee break, con possibilità di un light lunch solo per eventi formativi superiori a 6 ore. Le sedi devono garantire dignità scientifica, come ospedali, università, fondazioni scientifiche o sale congressuali. Gli eventi interregionali devono garantire un’equilibrata rappresentanza di medici provenienti da almeno tre Regioni e non possono prevedere più di un pernottamento.

☛ Eventi nazionali e internazionali

10% di medici sotto i 40 anni

Le aziende farmaceutiche devono favorire la partecipazione ai convegni non ECM di almeno il 10% di medici sotto i 40 anni e garantire tale quota annualmente. L’ospitalità offerta dalle aziende non può superare le 12 ore prima e dopo l’evento né prevalere sugli obiettivi scientifici.

No spese per programmi sociali con ECM

Le spese di ospitalità possono riguardare medici di medicina generale, farmacisti e, se applicabile, infermieri solo per eventi ECM in Italia. È vietata l’organizzazione o sponsorizzazione di iniziative sociali, culturali, turistiche e cene di gala, ad eccezione delle cene sociali incluse nella quota di iscrizione. Non è ammessa l’ospitalità per accompagnatori.

Limiti per non ECM

Gli eventi congressuali nazionali non ECM organizzati dalle aziende devono prevedere almeno sei ore di lavoro effettivo al giorno, salvo quelli promossi da società scientifiche. L’ospitalità è limitata a viaggio, alloggio e quota di iscrizione, con pasti inclusi fino a un massimo di 70 euro per operatore, per pasto, in Italia. Per eventi all’estero, si applicano i limiti del codice deontologico locale o, se non previsti, il tetto di 70 euro. Deve essere rispettato il principio di sobrietà e i pasti dovrebbero svolgersi preferibilmente nella stessa struttura o in luoghi adiacenti.

☛ Il materiale promozionale

Nel corso degli eventi congressuali potranno essere distribuiti gadget di valore trascurabile e attinenti alla professione del medico o del farmacista con esclusione di oggetti che richiamino graficamente le confezioni dei farmaci. Sui gadget potrà essere riportato il nome delle specialità medicinali e/o la denominazione del principio attivo e/o la ragione sociale dell’azienda farmaceutica.

☛ Formazione online

Le iniziative di formazione e aggiornamento medico scientifico realizzate attraverso lo strumento elettronico quali web meeting, e-meeting o FAD ed eventi analoghi, non potranno prevedere alcuna forma di ospitalità e non sono soggette ad alcun vincolo sotto il profilo della durata dei lavori.

Fonte: Codice Deontologico Farmindustria

Ed. 21/02/2025 (consultabile su farmindustria.it)

Il codice etico di Confindustria Dispositivi Medici

Il Codice Etico di Confindustria Dispositivi

Medici (ultima edizione dicembre 2025) disciplina sponsorizzazioni, ospitalità e organizzazione di eventi formativi (congressi, seminari, corsi, workshop) promossi o sostenuti dalle imprese associate. I principi cardine sono sobrietà,

trasparenza e integrità, allineati a MedTech Europe, con verifica obbligatoria tramite Sistema Valutazione Conferenze (SVC).

☛Divieti generali

Prima di fornire qualsivoglia sostegno economico, le aziende devono verificare che gli eventi siano stati approvati dal sistema di valutazione delle conferenze (SVC) di Confindustria Dispositivi Medici, che verifica le seguenti condizioni:

✘ No hotel 5 stelle: esclusi salvo convenzioni preventivate.

✘ Eventi all’estero: business class ammessa solo su tratte intercontinentali.

✘ Location non appropriate: esclusi contesti turistici o ricreativi.

✘ Periodi vietati:

✘ Località di mare: 1 giugno – 30 settembre;

✘Località montane: 15 dicembre – 31 marzo e 15 giugno – 15 settembre.

✘ No attività sociali: vietate iniziative ricreative, intrattenimento o supporto ad accompagnatori.

✘ No prolungamenti: vietato estendere la trasferta oltre il programma formativo.

☛Pubblicazione di tutti i contributi

Le imprese devono rendere pubblici ogni anno sul proprio sito i trasferimenti di valore effettuati direttamente o indirettamente a:

◆ ciascuna organizzazione sanitaria o terza parte a titolo di contributo per il finanziamento di eventi formativi di natura scientifica;

◆ professionisti sanitari per le spese di partecipazione ad attività formative, educazionali e promozionali sui prodotti aziendali organizzate dai soci.

☛Sponsorizzazione indiretta

Le aziende non possono erogare direttamente ai singoli professionisti sanitari contributi economici finalizzati a sostenerne la formazione, sia come partecipanti sia come relatori a un’attività formativa. Fanno eccezione i simposi satellite, per i quali gli associati possono supportare direttamente i relatori ma non i partecipanti. L’impresa dà il suo contributo per la formazione degli operatori sanitari senza intervenire nella scelta:

Confindustria Dispositivi Medici

◆ dei professionisti medico-sanitari che ne beneficiano

◆ del programma scientifico

◆ dei relatori

Il sostegno economico fornito dai soci può coprire, altresì, i costi di viaggio, alloggio, ospitalità (inclusi pasti e bevande), fatti salvi eventuali obblighi autorizzativi/informativi nei confronti dell’organo apicale della struttura di appartenenza del Professionista Sanitario in capo all’ente organizzatore dell’evento, incaricato di gestire l’erogazione del contributo.

Fonte: Codice Etico Confindustria Dispositivi Medici Ed. dicembre 2025 (consultabile su confindustriadm.it)

Disciplina normativa e obblighi applicabili

I congressi medici si muovono in un quadro normativo articolato che comprende oggi intelligenza artificiale, protezione dei dati e trasparenza. Gli aspetti principali in questa panoramica

L’organizzazione dei congressi medicoscientifici si inserisce in un contesto regolatorio articolato che coinvolge più ambiti normativi. Per chi organizza congressi medici, è quindi necessario inquadrare correttamente questi adempimenti, distinguendo tra obblighi in materia di trattamento dei dati, responsabilità connesse all’uso dell’AI e doveri di trasparenza economica. Nei paragrafi che seguono vengono sintetizzati i principali profili normativi rilevanti per il settore.

L’AI Act europeo

L’AI Act europeo (Regolamento UE 2024/1689), entrato in vigore ad agosto 2024, prevede un’applicazione graduale degli obblighi a partire dal 2025. Il regolamento adotta un approccio basato sul rischio (risk-based approach) e si applica a tutti i soggetti che sviluppano, forniscono o utilizzano professionalmente sistemi di intelligenza artificiale, inclusi i PCO italiani che impiegano strumenti come chatbot, app di networking o sistemi di analytics per la gestione dei partecipanti, soprattutto quando trattano dati sanitari. I sistemi utilizzati in ambito congressuale rientrano generalmente nella categoria di rischio medio o limitato, ma comportano comunque specifici obblighi di:

◆ trasparenza verso gli utenti;

◆ verifica e selezione attenta dei fornitori (vendor), con particolare attenzione a bias, qualità dei dati e conformità al GDPR;

◆ corretta documentazione delle finalità e modalità di utilizzo.

In caso di violazioni gravi, il regolamento prevede sanzioni amministrative fino al 7% del fatturato annuo mondiale. Qualora durante l’evento vengano

presentati o utilizzati dispositivi medici basati su AI classificabili come high-risk (ad esempio software as a medical device – SaMD), è necessario integrare la disciplina dell’AI Act con il Regolamento sui Dispositivi Medici (MDR) e con la normativa nazionale di adeguamento, inclusa la legge italiana 132/2025.

La legge 132/2025

La Legge 23 settembre 2025, n. 132, entrata in vigore il 10 ottobre 2025, rappresenta la prima normativa italiana organica in materia di intelligenza artificiale. La legge non menziona espressamente i congressi medici o l’organizzazione di eventi, ma produce effetti indiretti rilevanti attraverso la regolamentazione del settore sanitario (artt. 7–10). In particolare, la norma:

◆ promuove l’impiego dell’AI nei processi di prevenzione, diagnosi e cura, chiarendo che essa non può sostituire la decisione medica;

◆ vieta ogni forma di discriminazione nell’accesso alle cure basata su sistemi automatizzati;

◆ qualifica come attività di interesse pubblico il trattamento di dati sanitari per finalità di ricerca e sperimentazione in ambito IA (art. 8).

Disposizioni chiave in ambito sanitari

➞Articolo 7

L’intelligenza artificiale è finalizzata al rafforzamento del Servizio Sanitario Nazionale. È vietato l’utilizzo discriminatorio dei sistemi di IA. I pazienti devono essere informati quando strumenti di IA intervengono nel percorso sanitario.

QUADRO

➞Articolo 8

Il trattamento di dati sanitari per ricerca e sperimentazione AI è dichiarato di interesse pubblico. È ammesso l’uso secondario dei dati, nei limiti e con le garanzie previste dalla normativa privacy.

➞Articoli 9–10

È previsto un decreto del Ministero della Salute per disciplinare modalità semplificate di trattamento. AGENAS è titolare della piattaforma nazionale di supporto all’adozione dell’IA in sanità, con funzione tecnico-operativa e non vincolante.

Implicazioni per i congressi medici

Per i PCO che organizzano congressi medici in Italia, la Legge 132/2025 implica un rafforzamento degli obblighi di conformità quando vengono utilizzati strumenti di IA che trattano dati sanitari o potenzialmente sensibili (ad esempio app di analisi dei partecipanti, survey cliniche, sistemi di matching tematico, vedi capitolo 8).

La normativa può inoltre offrire opportunità di collaborazione con IRCCS o enti di ricerca in progetti di sperimentazione AI, purché accompagnati da audit etici, adeguata informativa e massima trasparenza verso sponsor e partecipanti. In tali casi è necessario:

◆ verificare la conformità con AI Act e GDPR

◆ valutare la necessità di comunicazioni preventive al Garante;

◆ adottare misure proporzionate di sicurezza e trasparenza per dati raccolti tramite badge, app o questionari;

◆ prestare particolare attenzione a eventuali dimostrazioni di software as a medical device (SaMD) durante l’evento.

Altre informazioni utili

➞Impatto della Legge 132/2025 sui congressi medici

La legge incide indirettamente sui congressi medici quando l’evento diventa luogo di sperimentazione, dimostrazione o raccolta dati per sistemi di IA in ambito sanitario. Gli organizzatori devono garantire che eventuali trattamenti di dati sanitari per finalità di ricerca o sviluppo siano qualificati correttamente come di interesse pubblico, rispettino il GDPR e siano accompagnati da adeguate misure di sicurezza, trasparenza e documentazione.

➞Sanzioni penali previste dalla Legge 132/2025

La legge richiama il sistema sanzionatorio già previsto dal quadro europeo e dalla normativa nazionale di settore. Le violazioni più gravi possono comportare sanzioni amministrative rilevanti (in coordinamento con AI Act e GDPR) e, nei casi di trattamento illecito di dati sanitari o condotte discriminatorie, responsabilità penale ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati e tutela della persona.

Differenze tra Legge 132/2025 e AI Act europeo

L’AI Act è un regolamento europeo direttamente applicabile, con classificazione dei sistemi per livello di rischio.

La Legge 132/2025 è normativa nazionale di attuazione, focalizzata in particolare sull’ambito sanitario italiano.

L’AI Act disciplina l’intero ciclo di vita dei sistemi AI.

La legge italiana regola l’uso in sanità, l’interesse pubblico del trattamento dati e il coordinamento con il SSN.

➞Regolazione dei dati sanitari per l’AI

I dati sanitari utilizzati per ricerca e sperimentazione AI sono qualificati come trattamenti di interesse pubblico. È ammesso l’uso secondario dei dati, ma con: ✔ base giuridica adeguata, ✔ comunicazione preventiva al Garante, ✔ misure tecniche e organizzative rafforzate, ✔ garanzie contro discriminazioni o usi impropri.

Rispettare il GDPR nei congressi

Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) stabilisce regole precise per la raccolta, il trattamento e la conservazione dei dati personali. Il suo obiettivo è garantire trasparenza, sicurezza e tutela dei diritti degli interessati. Nel contesto di eventi e congressi, il rispetto del GDPR deve essere assicurato fin dalla fase di iscrizione, applicando i principi di liceità, correttezza, minimizzazione e responsabilizzazione. Sono attualmente in discussione a livello europeo alcune proposte di semplificazione, come il cosiddetto Digital Omnibus, che potrebbe introdurre deroghe per le PMI e modifiche alla gestione dei data breach.

➜Il ruolo dell’organizzatore

Chi raccoglie i dati personali assume un ruolo preciso ai sensi del GDPR. Se il PCO organizza l’evento in autonomia, agisce come titolare del trattamento.

Se invece opera per conto di un’associazione o di un’azienda promotrice, è responsabile del trattamento e deve essere formalmente nominato tramite accordo scritto, nel quale siano definite finalità, modalità e limiti del trattamento. La condivisione dei dati con soggetti terzi, come sponsor o partner commerciali, richiede sempre un consenso esplicito e separato da parte del partecipante, salvo diverse basi giuridiche chiaramente documentate.

Qualora l’associazione fornisca al PCO esclusivamente un elenco essenziale (es. nome, cognome, quota di iscrizione), senza dati particolari o sensibili, il trattamento rimane limitato alle finalità organizzative strettamente necessarie.

➜ Raccolta e gestione trasparente dei dati

La fase di iscrizione rappresenta il momento più delicato sotto il profilo della protezione dei dati. La raccolta deve essere chiara e mirata: devono essere indicati in modo esplicito:

◆ quali dati vengono raccolti (es. nome, email, telefono);

◆ per quali finalità (gestione organizzativa, comunicazioni logistiche, fatturazione);

◆ per quanto tempo saranno conservati.

Le comunicazioni promozionali o informative future richiedono un consenso specifico, salvo casi in cui sia applicabile una diversa base giuridica adeguatamente motivata.

È fondamentale applicare il principio di minimizzazione, raccogliendo solo i dati strettamente necessari.

➜Consenso esplicito e specifico Il consenso deve essere:

◆ libero,

◆ informato,

◆ specifico per ciascuna finalità (newsletter, comunicazioni sponsor, profilazione, ecc.),

◆ revocabile in qualsiasi momento.

Non è valido un consenso generico o cumulativo per più trattamenti.

PRIMA DELL’EVENTO - RACCOLTA DATI

Consenso chiaro e separato

Ogni finalità richiede un consenso specifico.

La condivisione con sponsor è possibile solo con un “Sì” dedicato (opt-in distinto).

Solo dati necessari

Raccogliere esclusivamente le informazioni indispensabili es. nome, email, telefono per esigenze organizzative).

Ruolo definito per il PCO

● Organizza in autonomia ☛ è Titolare del trattamento.

● Organizza per conto di un’associazione ☛è Responsabile del trattamento con nomina scritta (art. 28 GDPR).

DURANTE L’EVENTO – UTILIZZO DEI DATI

Badge e App di networking

Informare chiaramente su quali dati saranno visibili.

La condivisione deve essere attivata solo con consenso e disattivabile facilmente.

App e strumenti digitali devono rispettare il principio di privacy by design.

Foto e Video

Segnaletica visibile sulle riprese.

Indicare le finalità (es. promozione sito/social).

Prevedere una modalità semplice di opposizione (es. indicazione “No foto”).

DOPO L’EVENTO – CONSERVAZIONE E RIUTILIZZO

Conservazione limitata

Conservare i dati solo per il tempo necessario (es. 6–12 mesi per follow-up).

Poi cancellare o anonimizzare in modo sicuro (art. 5 GDPR).

Data Breach

Se si verifica una violazione con rischio per i partecipanti, notificare il Garante entro 72 ore (art. 33 GDPR).

Riutilizzo e Follow-up

Per inviti futuri, profilazione o sondaggi serve un consenso distinto da quello di iscrizione.

Il consenso deve essere sempre revocabile.

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GDPR: LE 5 REGOLE D’ORO

Chiedere solo ciò che serve;

separare ogni consenso;

informare in modo semplice e trasparente;

non conservare più del necessario;

in caso di breach, agire entro 72 ore.

➜Informare sui diritti dei partecipanti

L’informativa deve indicare chiaramente i diritti riconosciuti agli interessati, tra cui:

◆ diritto di accesso,

◆ rettifica,

◆ cancellazione (diritto all’oblio),

◆ limitazione del trattamento,

◆ opposizione,

◆ portabilità dei dati.

Devono inoltre essere specificate le modalità pratiche per esercitare tali diritti.

➜Sito web e cookie

Il sito dell’evento deve prevedere:

◆ un’informativa privacy facilmente accessibile;

◆ un banner cookie che consenta una scelta granulare tra cookie tecnici ed eventuali cookie di profilazione o marketing.

Il consenso ai cookie non essenziali deve essere preventivo e documentabile.

Sunshine Act: Legge 62/2022

La Legge 31 maggio 2022 n. 62, nota come Sunshine Act italiano, introduce obblighi di

trasparenza sui trasferimenti di valore - erogazioni in denaro, beni, servizi, convenzioni - dalle “imprese produttrici” verso operatori sanitari (HCP) e organizzazioni sanitarie (HCO), con un impatto diretto anche sui PCO, espressamente inclusi tra le imprese produttrici dall’articolo 2. In vigore dal 26 giugno 2022 (G.U. n. 76/2022), la norma è in attesa del decreto attuativo che renderà operativo il Registro pubblico “Sanità Trasparente”, ancora in fase di definizione a marzo 2026.

I PCO saranno tenuti a rendicontare con cadenza semestrale i trasferimenti superiori a 100 euro per singola erogazione o a 1.000 euro complessivi annui verso un HCP (medici, farmacisti), e superiori a 1.000 euro per singola erogazione o a 2.500 euro annui verso un’HCO, quali ospedali, ASL e Provider ECM accreditati. Questi ultimi sono qualificati come HCO e quindi beneficiari passivi dei trasferimenti, senza obbligo di rendicontazione attiva, a differenza dei PCO che restano soggetti eroganti.

Rientrano infatti nell’ambito applicativo anche gli accordi relativi a congressi, consulenze e partecipazioni a comitati scientifici.Per i PCO ciò significa tracciare sponsorizzazioni e rimborsi, acquisire i consensi degli HCP e aggiornare la contrattualistica.

SPAZI E LUOGHI NELLA COSTRUZIONE DELL'EVENTO

Sede congressuale e destinazione concorrono a definire l’esperienza complessiva dei partecipanti. La scelta da parte degli organizzatori si basa prima di tutto su considerazioni tecniche, criteri logistici e fattori economici, ma entrano in gioco anche altri elementi, che variano in base alla tipologia dell’evento, sia esso locale, nazionale o internazionale. Oggi più che mai è necessario costruire un percorso coerente, capace di rispondere alle esigenze contemporanee senza trascurare i principi fondamentali che guidano da sempre l’organizzazione congressuale.

86 Come si sceglie la location

92 Cosa valutare per scegliere la destinazione

95 Candidatura internazionale e selezione

98 Il ruolo di convention bureau e ambassador

Come si sceglie la location

Quali sono gli elementi da valutare per selezionare la sede del congresso?

La scelta va affrontata a partire dalle esigenze, anche in nome della personalizzazione

La scelta della location congressuale è un passaggio fondamentale, uno dei primi da affrontare nell’organizzazione di un congresso medico-scientifico. Quali sono i criteri di scelta da considerare? Ovviamente la capacità rispetto al numero dei partecipanti, ma poi vanno valutate le esigenze del programma e le specificità dell’evento. Per fare un esempio basilare, nei congressi dove si prevede l'uso di una sala plenaria e di altre sale più piccole per le sessioni parallele e i simposi, la location deve soddisfare queste necessità. Se invece si ha l’esigenza di trasmettere tutte le sessioni in streaming, la banda internet deve essere adeguata, così come gli schermi per mostrare una formazione live da sale operatorie remote e così via. Tra gli aspetti da considerare ci sono anche la qualità dei servizi, la disponibilità del personale e la posizione. Sembrano valutazioni quasi scontate, ma non è così.

Criteri tecnici per valutare la sede

Le caratteristiche tecniche di una location congressuale costituiscono la mappa orientativa per una prima selezione. Prima ancora dell’atmosfera o dell’impatto estetico, alcuni elementi oggettivi determinano infatti se una sede può funzionare per il proprio evento oppure no. A seconda delle esigenze e delle dimensioni del congresso, gli elementi da analizzare con attenzione includono:

◆ la planimetria degli spazi, per avere una visione chiara e strategica dell’intera location;

◆ la superficie e le misure di ogni singola sala;

◆ la capienza massima di ciascun ambiente, in base alle diverse configurazioni possibili (tavoli, cocktail, ferro di cavallo, teatro e così via);

◆ la presenza di luce naturale, un plus spesso determinante;

◆ le attrezzature tecniche disponibili;

◆ la disponibilità e la potenza del wi-fi nelle sale, nelle aree comuni e negli spazi di servizio;

◆ la presenza di aree dedicate a catering e segreteria;

◆ un’eventuale area espositiva;

◆ il parcheggio;

◆ l’area di carico e scarico.

Metodo e percorso di selezione

Definiti i requisiti tecnici, la scelta della location non può essere affidata a una valutazione isolata dei singoli elementi. È necessario adottare un metodo strutturato, che accompagni il processo decisionale dall’analisi preliminare fino alla verifica sul campo, integrando dati oggettivi, esperienza pregressa e osservazione diretta. I passaggi che seguono delineano un percorso progressivo per orientarsi, verificare e valutare in modo consapevole la sede più adatta a ospitare un congresso medico-scientifico.

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Orientarsi nella scelta

Una prima scrematura può essere effettuata attingendo a diverse fonti, utili a costruire un quadro realistico delle opzioni disponibili. Eccone alcune.

➜L’esperienza precedente

Quando disponibile, il report della precedente edizione del congresso è uno strumento di grande valore. Consente di analizzare punti di forza e criticità della sede utilizzata in relazione a format, flussi, logistica e servizi, offrendo indicazioni concrete su cosa confermare e cosa migliorare.

➜Fonti dirette

Le informazioni di base possono essere reperite attraverso i siti web delle location, quando

aggiornati e completi, oppure richiedendo direttamente schede tecniche e materiali descrittivi.

➜Recensioni e reputazione online

Nella fase di scouting di una location, le recensioni online possono diventare uno strumento orientativo. Sebbene si tratti principalmente di recensioni di clienti individuali, possono fornire comunque un'indicazione utile sul sentiment generale riguardo alla struttura.

2Verificare sul campo:

la site inspection

Dopo una prima selezione, il passaggio successivo è - quando possibile - il sopralluogo. La visita in loco rappresenta infatti il momento in cui le informazioni raccolte vengono verificate e contestualizzate, trasformandosi in elementi concreti di valutazione. Il sopralluogo può essere effettuato anche in una fase avanzata della selezione, quando la scelta è quasi definita, ma diventa imprescindibile prima dell’avvio della progettazione dell’evento, soprattutto nel caso di location che non si conoscono o mai utilizzate in precedenza. Il sopralluogo consente di ridurre margini di incertezza, anticipare eventuali criticità e impostare una progettazione più realistica e funzionale, in linea con le esigenze scientifiche e organizzative del congresso.

➜Cosa verificare durante la site inspection

Durante la visita è possibile:

● verificare dimensioni, configurazione e flessibilità degli spazi;

● valutare l’aspetto generale della location e il suo livello di manutenzione;

● confermare la coerenza tra quanto dichiarato e le reali caratteristiche della struttura;

● osservare direttamente l’organizzazione operativa e la qualità del servizio offerto.

➜Il punto di vista dell’organizzatore

Durante una site inspection, l’occhio esperto di un organizzatore professionale è in grado di individuare facilmente problematiche che potrebbero sfuggire ai non specialisti. Ad esempio, pilastri che ostacolano la visibilità in sala, la mancanza di luce naturale, una distanza eccessiva tra il palco e le ultime file della platea, o l’assenza di spazi alternativi in caso di imprevisti o maltempo. Il sopralluogo è indispensabile per la maggior parte dei congressi, e spesso sono necessari più sopralluoghi in diverse fasi del processo organizzativo.

Ecco alcuni consigli per ottimizzare questa fase.

● Chiarire le esigenze prima della visita

Prima della site inspection, è importante comunicare alla persona di riferimento della location eventuali richieste tecniche,

Risorse operative per selezionare sedi congressuali

☛Nella seconda parte di questa guida potete trovare le schede tecniche dedicate a location selezionate: sono pensate come strumenti operativi per chi progetta e organizza congressi medico-scientifici. Le schede includono informazioni su spazi, dotazioni, servizi e contatti. Allo stesso modo, si trovano contenuti dedicati ai servizi di organizzazione eventi e alle destinazioni congressuali.

☛Un ulteriore strumento ampiamente utilizzato dagli operatori è il motore di ricerca di Meeting e Congressi. Unico nel suo genere per ampiezza e aggiornamento, consente di consultare un database strutturato di centri congressi, meeting hotel e spazi per eventi in Italia, corredato da schede tecniche, immagini e riferimenti diretti. La navigazione è intuitiva e guidata da numerosi filtri che permettono di selezionare le location in base a criteri specifici - come capienza, dimensioni, tipologia di spazi e dotazioni - facilitando un orientamento coerente con le esigenze dell’evento.

di accessibilità o particolari necessità dei partecipanti, che non siano standard. Durante il sopralluogo, sarà possibile verificare le soluzioni personalizzate offerte dalla location per soddisfare queste esigenze.

● Esplorare tutti gli spazi disponibili

Gli spazi da utilizzare sono i primi elementi da controllare e devono essere concordati con la location: in alcuni casi è necessario visitarli quando sono vuoti, in altri può essere utile vederli in attività. È comunque importante vedere tutti gli spazi di interesse: se qualcosa non è accessibile, è preferibile rimandare il sopralluogo.

● Ripercorrere il flusso dell’evento

La site inspection dovrebbe seguire, per quanto possibile, il percorso che i partecipanti compiranno durante l’evento, al fine di individuare eventuali criticità. Si parte dall’area di registrazione, per poi passare al welcome coffee, alla sala plenaria, alle sale per le sessioni parallele, fino agli spazi destinati al pranzo, all’area espositiva e ai poster. Per questo, è fondamentale avere come riferimento il programma specifico dell’evento.

3Valutare la location come esperienza

Accanto agli aspetti tecnici e logistici, la scelta di una location passa anche da elementi meno misurabili, ma altrettanto determinanti, quello che definiscono l’esperienza. Organizzazione, flessibilità e sostenibilità incidono in modo concreto sulla riuscita di un congresso e meritano una valutazione strutturata.

➜Valutare lo staff e la capacità di gestione

Per ospitare un evento è necessaria una certa dose di flessibilità, capacità di affrontare gli imprevisti e disponibilità a risolvere controversie. Meglio non aspettare il vero imprevisto il giorno prima dell’evento o peggio ancora durante l’evento per testare questo aspetto della location. Location dotate di una struttura organizzativa solida e interlocutori competenti sono in grado di accompagnare eventi complessi con maggiore consapevolezza.

➜Flessibilità degli spazi

La flessibilità degli spazi è oggi un elemento importante per i congressi medici che necessitano di sale plenarie, ma soprattutto di molti spazi per workshop, laboratori, sessioni

Quando la struttura non è ammessa

In merito alla location, la principale differenza tra eventi medici e altre tipologie di evento è il vincolo imposto dai codici etici di Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici, che associano la quasi totalità dei potenziali sponsor di congressi medico-scientifici, vietando ai propri membri di sponsorizzare eventi, anche non accreditati ECM, che si svolgono in alcune specifiche tipologie di strutture, al fine di evitare di sovvenzionare congressi dove gli elementi turistici prevalgono su quelli scientifici e di formazione. Salvo deroghe eccezionali, le aziende aderenti a Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici non sponsorizzano quindi congressi che si svolgono nelle seguenti tipologie di strutture:

La check list per la site inspection

Preparazione

● definire esigenze tecniche e requisiti speciali

● verificare la documentazione e gli spazi da visitare

Verifica in loco

● controllare dimensioni e configurazione degli spazi

● valutare dotazioni tecniche, wi-fi e supporto operativo

● osservare disponibilità e competenza dello staff

Simulazione dell’evento

● seguire il percorso dei partecipanti

● verificare sale plenarie, sale per sessioni parallele e aree comuni

Valutazione critica

● verificare visibilità in sala e rapporto palco–platea

● valutare la presenza di spazi alternativi e la gestione degli imprevisti

Decisione

● sintetizzare punti di forza e criticità

● confermare o rivedere la scelta della location

specialistiche. Importantissimi nei congressi sono i momenti di networking, che richiedono spazi adeguati con allestimenti personalizzati.

➜Servizi e fornitori

È bene verificare se la location fornisce i servizi richiesti direttamente (catering, audiovisivi, tecnologie, allestitori) o tramite fornitori. Se tramite fornitori, si può controllare che per ogni categoria di fornitori richiesti ci sia una scelta e, se rilevante, che l’organizzatore possa portare fornitori propri.

➜Ubicazione della location

Quando la scelta ricade su un hotel congressuale, compatibilmente con le dimensioni dell’evento - si dovrebbe tentare di fare alloggiare i partecipanti - o per lo meno la faculty - nella stessa sede dell’evento. Se questo non è possibile - o se l’evento si tiene in un centro congressi o polo fieristicocongressuale - la scelta può ricadere su hotel vicini, meglio ancora se si possono raggiungere a piedi. Ridurre gli spostamenti significa migliorare l’esperienza, ma anche limitare le criticità operative legate a trasporti e condizioni climatiche e contenere i costi logistici,

soprattutto nei contesti urbani complessi e nei periodi dell’anno meno favorevoli.

Tecnologie che migliorano l’esperienza

Le dotazioni tecnologiche delle sedi congressuali più evolute si stanno orientando verso soluzioni pensate non solo per la fruizione dei contenuti, ma per la costruzione di un’esperienza visiva e sonora coerente con la complessità dei congressi medicoscientifici contemporanei. Le sale plenarie possono ospitare ledwall modulari ad alta risoluzione, utilizzati come fondali scenici dinamici per contenuti multimediali, contributi da remoto e applicazioni di mapping tridimensionale. Nelle sale secondarie, schermi multipli sincronizzati permettono la gestione di eventi multitraccia, garantendo una resa visiva uniforme anche in programmi articolati su più sessioni parallele. Sul fronte audio, sistemi broadcast-ready con line array e diffusori direzionali assicurano una copertura sonora omogenea anche in auditorium di grandi dimensioni, mentre radiomicrofoni wireless e subwoofer con processing digitale contribuiscono alla qualità di keynote e sessioni ad alta intensità comunicativa.

A supporto di questi impianti, le regie AV evolute, spesso basate su architetture AV over-IP, consentono una gestione centralizzata e integrata di schermi, luci e contributi remoti, facilitando la connessione tra spazi diversi e la scalabilità di format phygital.

Completa il quadro un’illuminazione sempre più esperienziale, con sistemi intelligenti in grado di sincronizzarsi con audio e video per modulare atmosfere e accompagnare i diversi momenti del programma scientifico.

In questo modo, la tecnologia da semplice supporto diventa parte integrante del linguaggio dell’evento.

Attenzione alla connessione

Conoscere le esigenze di connettività, assicurarsi che sia disponibile o provvedere all’acquisto è essenziale per ogni congresso, e va affrontato fin dalle fasi preparatorie, anche in ottica di budget. Infatti, più la connettività è potente e complessa, maggiore sarà il costo, che deve essere considerato per una stima realistica delle risorse disponibili.

Questo aiuterà a evitare sorprese e a fare scelte più oculate, eventualmente riducendo altre voci di spesa meno fondamentali.

L’organizzatore deve quindi verificare che la location soddisfi tutte le necessità di connessione e, se necessario, rivolgersi a un service tecnico esterno.

È fondamentale negoziare subito l’acquisto della banda e del wi-fi, poiché farlo successivamente potrebbe risultare molto più costoso. Inoltre, è consigliabile acquistare banda in eccesso, per evitare che un upgrade dell’ultimo minuto si traduca in una spesa decisamente più alta. Le politiche della location in materia di fornitori tecnici, audiovisivi e digitali possono diventare un ulteriore fattore determinante già in fase di selezione della sede.

Alcune definizioni

Per avere le idee chiare sulle esigenze di connettività e di conseguenza sulle caratteristiche tecnologie della location - o di come implementarle con service esterni - bisogna conoscere prima di tutto qualche concetto di base. Vediamo le definizioni più comuni (per più dettagli vedi capitolo 8).

➤Connettività e larghezza di banda

Una connessione stabile è essenziale per il buon funzionamento di streaming, app evento e interazioni online. Come riferimento, prevedere circa 25 Mbps ogni 100 partecipanti con utilizzo intensivo e almeno 10 Mbps per un uso base. È sempre utile verificare in anticipo la copertura reale della location.

➤Connessione cablata

È la scelta più affidabile per regia, streaming e relatori da remoto: garantisce maggiore stabilità, velocità costante e minori interferenze rispetto al wi-fi.

➤Wi-fii per i partecipanti

Il wi-fi deve essere dimensionato in base al numero di utenti e al tipo di utilizzo. Hotspot adeguati e ben distribuiti evitano rallentamenti e sovraccarichi della rete.

➤Rete cellulare

La copertura delle sale con reti 4G/5G supporta bene l’uso individuale, ma non sostituiscono un wi-fi dedicato per eventi con molti partecipanti, soprattutto se internazionali.

➤Streaming e videoconferenze

Richiedono una pianificazione specifica della banda, in particolare per le sessioni ibride. Meglio prevedere sempre una connessione stabile dedicata e valutare il budget in fase di progettazione.

Come abbiamo già avuto modo di affermare, la sostenibilità non è più un criterio accessorio, ma un parametro che incide in modo diretto anche sulla selezione delle sedi, soprattutto per congressi strutturati e a partecipazione internazionale. Un orientamento su cosa valutare rispetto alla sostenibilità viene anche dalle diverse certificazioni: alcune agiscono sul processo e alcune riguardano la struttura. Standard come ISO 20121 non qualificano la sede in sé, ma il modello di gestione degli eventi: definiscono responsabilità, procedure, controllo degli impatti e logiche di miglioramento continuo lungo l’intera filiera. Per l’organizzatore, rappresentano un indicatore della maturità organizzativa della venue e della sua capacità di operare secondo criteri coerenti e ripetibili.

Le certificazioni ambientali degli edifici, come LEED, intervengono invece sul piano infrastrutturale. Valutano prestazioni energetiche, uso delle risorse, materiali, qualità dell’aria e comfort degli ambienti, fornendo elementi utili per comprendere quanto una struttura sia progettata – o riqualificata – in chiave di efficienza e riduzione degli impatti. Certificazioni dedicate all’ospitalità, come Green Key, traducono questi principi in requisiti operativi applicabili alla gestione quotidiana di hotel e centri congressi.

Accanto alla sostenibilità ambientale, si è consolidata una seconda dimensione, particolarmente rilevante per il settore medico-scientifico: qualità e sicurezza degli spazi. Standard come WELL introducono criteri tecnici legati a benessere, acustica, illuminazione e qualità dell’aria, mentre programmi come GBAC STAR strutturano protocolli di prevenzione, sanificazione e gestione del rischio biologico. In questo caso, il valore non risiede nel possesso della certificazione in sé, ma nella presenza di sistemi di controllo e procedure formalizzate, che riducono l’incertezza operativa e aumentano l’affidabilità complessiva della sede.

Cosa valutare per scegliere la destinazione

La selezione della destinazione risponde a criteri standard, ma include anche importanti fattori strategici, economici

e logistici specifici a seconda dell’evento

Icongressi medico-scientifici di rilevanza nazionale o internazionale, o che si svolgono con cadenza periodica, generalmente si tengono in una città diversa per ogni edizione. Al contrario, per gli eventi di dimensioni più contenute, a carattere locale o regionale, la scelta della destinazione è meno significativa, poiché le opzioni sono solitamente limitate alla città in cui ha sede l'organizzatore o al capoluogo della zona o al principale centro urbano della regione.

Requisiti logistici ed esperienziali

La destinazione è facile da raggiungere rispetto al bacino di riferimento dei partecipanti?

Offre un adeguato numero di camere? Ha una sede congressuale? Sono queste alcune delle prime domande da porsi nella selezione di una destinazione. Ma, come vedremo, le varianti

possono essere anche altre, e non solo quelle legate strettamente alla logistica o a - almeno non direttamente - ai temi del congresso. Sempre più infatti aspetti come la sostenibilità della destinazione in termini ambientali, ma anche sociali, così come i servizi offerti contribuiscono ad accrescerne l’attrattività.

Vediamo i criteri standard con i quali si valuta una destinazione congressuale.

➤Accessibilità e posizione

Dal punto di vista logistico, il primo criterio di scelta è quello dell’accessibilità della destinazione rispetto alla provenienza dei partecipanti. Se il congresso è nazionale in genere si privilegiano città facilmente raggiungibili con il treno (alta velocità) e con buoni collegamenti autostradali. Altrettanto

Criteri di scelta della destinazione

FATTORI LOGISTICI

Accessibilità e trasporto: collegamenti e mezzi pubblici

Sede congressuale e alberghi: spazi, attrezzature, servizi, disponibilità di camere

Costi: tariffe di alberghi, sede e fornitori

importante è il sistema dei trasporti locali: a parità di condizioni si privilegiano destinazioni dove per i partecipanti è più facile muoversi grazie a mezzi pubblici funzionanti e presenza di parcheggi.

➤Accoglienza e spazi

Il secondo aspetto che pesa nella selezione della destinazione è la presenza di una sede congressuale e/o di un’offerta alberghiera appropriate. La sede congressuale o la sala eventi deve soddisfare le esigenze dell’evento in termini di dimensioni, spazi, dotazioni e servizi, mentre gli alberghi devono essere di categoria adeguata (solitamente quattro e tre stelle) e in numero sufficiente per alloggiare tutti i partecipanti, se non si trova un albergo che soddisfi da solo tutte le esigenze numeriche. Infine, le distanze: a parità di strutture, sono avvantaggiate le città dove la sede congressuale è raggiungibile a piedi dagli alberghi, a beneficio della comodità dei partecipanti, della semplificazione logistica per l’organizzatore, e della sostenibilità dell’evento.

Un occhio al budget

Quanti più sono i partecipanti, tanto più numerosi sono gli alberghi con cui l’organizzatore deve interloquire e dai quali deve cercare di ottenere tariffe più o meno omogenee, a parità di categoria, per poter

FATTORI STRATEGICI

Obiettivi del congresso: attrarre più soci, farsi conoscere in un territorio, ecc.

Legame con il tema del congresso: presenza di poli d’eccellenza per una specialità medica

Supporto della destinazione: servizi gratuiti, visibilità al congresso, ecc.

Vincoli posti dagli sponsor: divieti espressi nei codici etici

proporre ai partecipanti opzioni alberghiere dai costi non troppo dissimili. In questo senso, un organizzatore di congressi professionista può risultare molto efficace nella negoziazione con gli alberghi, con i quali intrattiene in genere relazioni consolidate e verso i quali ha una buona forza contrattuale.

➤Iniziative ad hoc della destinazione Anche a livello nazionale le tariffe possono variare significativamente da una città all’altra, soprattutto quelle degli alberghi. In particolare per i congressi nazionali più grandi, quelli che portano con sé un significativo impatto economico diretto, le amministrazioni comunali possono contribuire a ridurre i costi organizzativi, per esempio mettendo a disposizione gratuitamente spazi pubblici per la cerimonia di inaugurazione o la cena di gala, oppure concedendo sconti ai partecipanti per i trasporti pubblici, le attrazioni turistiche o gli esercizi commerciali della città. La destinazione viene valutata anche per la visibilità che può dare al congresso (tramite azioni di marketing e comunicazione), la quale a sua volta porta maggiore interesse da parte di sponsor ed espositori. Anche la presenza di un convention bureau potrebbe fare la differenza in termini di supporto all’organizzazione, relazione con fornitori locali, ideazione dell’eventuale programma sociale e così via.

L’attrattiva turistica è ancora una leva?

L’attrattiva generale della destinazione mantiene ancora la sua importanza, ma non rientra più tra i criteri primari di scelta per un congresso medico scientifico, soprattutto se ci si riferisce a caratteristiche prettamente turistiche. Certamente, l’immagine positiva e la buona reputazione di una città contribuiscono a invogliare i potenziali partecipanti a iscriversi; oggi, però, questo aspetto incide maggiormente sul piano internazionale rispetto agli eventi di portata nazionale

➤La scelta è strategica

Attraverso i congressi, le associazioni medicoscientifiche vogliono perseguire anche obiettivi strategici: per esempio, incrementare il numero dei soci, ampliare la propria base geografica, elevare la professionalità degli associati, divulgare la propria mission. Una società scientifica potrà quindi volere portare il proprio congresso nazionale in una città dove ha pochi soci con l’obiettivo di aumentare la propria base associativa su quel territorio. O ancora, la destinazione può avere in passato ospitato e contribuito a realizzare congressi medici simili nella struttura o nel tema e avere dunque una reputazione congressuale che ne motiva la scelta.

➤Coerenza con il programma

Contribuiscono a determinare la scelta della destinazione anche considerazioni legate al tema del congresso: se la destinazione ospita strutture di eccellenza nel campo oggetto dell’evento, oppure se vi risiedono personalità di spicco di quella specifica specialità medica, o ancora se vi esistono laboratori o centri di interesse professionale che i partecipanti possono volere visitare.

Le tempistiche dettate dai codici etici

I codici etici di Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici vietano ai propri soci di sponsorizzare eventi che si svolgono in località turistiche nei periodi di alta stagione.

Lo scopo è evitare di sponsorizzare eventi dove gli elementi turistici e di svago prevalgono su quelli scientifici e di formazione.

Farmindustria esclude le località di mare dal 1° giugno al 30 settembre e quelle di montagna dal 1° dicembre al 31 marzo e dal 1° luglio al 31.

Se però le località di mare sono capoluoghi di regione o provincia e hanno strutture universitarie e ospedaliere di rilievo sono esenti del divieto, ma i lavori congressuali e l’ospitalità dei partecipanti devono essere nel contesto cittadino ed escludere strutture con attrezzature per la balneazione.

Confindustria Dispositivi Medici invece non prevede deroghe e vieta le località turistiche per periodi più o meno simili: escluse quindi le località di mare dal 15 giugno al 30 settembre e quelle di montagna dal 15 dicembre al 30 marzo e dal 15 giugno al 15 settembre.

Candidatura internazionale e selezione

La scelta della città ospitante per un congresso medico-scientifico internazionale passa attraverso un iter preciso. Il bando di gara avvia la selezione

Icongressi internazionali rappresentano occasioni fondamentali per ricercatori, accademici e professionisti della sanità per condividere i loro lavori innovativi, favorire collaborazioni e spingere l’avanzamento della conoscenza scientifica. Uno degli aspetti più rilevanti nell’organizzazione di un congresso medico internazionale è il processo di gara che lo assegna a una destinazione. Ma cos’è esattamente un avviso di gara e come funziona? Un avviso di gara è un invito formale emesso dagli organizzatori di un congresso medico-scientifico internazionale, che sollecita le parti interessate a presentare proposte per ospitare la prossima edizione dell'evento. È progettato per garantire

una selezione equa e trasparente della città e dell’organizzazione ospitante, basata su una valutazione approfondita delle proposte presentate. L'avviso di gara solitamente descrive i requisiti specifici, le linee guida e i tempi che i candidati devono rispettare.

A cosa serve il bando di gara

Il bando di gara e la selezione che ne segue hanno una grande importanza nel contesto dei congressi medici internazionali, assicurando non solo una selezione imparziale, ma rendendo anche l'intero processo visibile e accessibile a tutti. Un obiettivo

Cos'è un congresso medico internazionale

Generalmente i congressi medico-scientifici internazionali sono promossi dalle associazioni che riuniscono le società medico-scientifiche di una stessa specialità, ma di diversi Paesi (Società Europea di Oncologia, Società Internazionale di Chirurgia Ortopedica, Società Internazionale di Nefrologia, per fare qualche esempio). Si svolgono con cadenza periodica e utilizzano in ogni edizione una destinazione diversa secondo il principio di rotazione. La scelta della destinazione è dettata da motivazioni professionali (presenza di organizzazioni o enti di eccellenza nel campo oggetto del congresso, necessità di sensibilizzare una destinazione a quel tema specifico), economiche (soprattutto per i congressi più grandi, le destinazioni competono fra loro per offrire all'associazione committente le migliori condizioni possibili per organizzarvi il congresso), logistiche (facilmente raggiungibile, sicura e dotata delle strutture e infrastrutture necessarie), turistiche (l'appeal di una destinazione può influenzare il numero di iscrizioni al congresso) e oggi più che mai si tiene in considerazione anche l'aspetto sostenibile, sicuramente ambientale, ma anche dal punto di vista dell'impatto sulla comunità locale.

fondamentale è quello di assicurare la migliore sede e il miglior supporto possibile. Esaminando attentamente le diverse proposte, il comitato organizzatore può scegliere la città o l'organizzazione più preparata a offrire l'infrastruttura, i servizi logistici e il supporto necessari per garantire il successo dell'evento. Una scelta ben ponderata permette di disporre di tutte le risorse necessarie per un congresso che soddisfi le aspettative di tutti i partecipanti. Inoltre, il processo rigoroso di selezione ha come scopo anche quello di migliorare l'esperienza del congresso. Un'attenta valutazione delle proposte permette di scegliere una sede in grado di offrire un’esperienza di alta qualità, che risponda alle esigenze in continua evoluzione della comunità scientifica. Questo assicura che l'evento non solo soddisfi gli standard, ma vada, se possibile, oltre le aspettative.

La struttura del bando di gara

Il processo di gara per i congressi medico-scientifici internazionali è un impegno articolato che prevede diverse fasi.

Ecco le principali.

1

Annuncio del bando di gara

Il comitato organizzatore del congresso rilascia pubblicamente l’avviso di gara, solitamente attraverso il proprio sito web ufficiale e vari canali di comunicazione, per raggiungere un ampio numero di potenziali candidati.

2

Presentazione delle proposte

Le organizzazioni, le istituzioni o i consorzi interessati preparano e presentano le loro candidature complete, affrontando i requisiti specifici descritti nell’avviso di gara. La proposta

della destinazione arriva in genere dalle associazioni mediche nazionali che candidano il loro Paese. Queste, come le università e gli enti di ricerca sono interessati a ospitare il congresso internazionale della loro specialità per dare visibilità alla comunità scientifica locale e al suo lavoro, per portare colleghi esperti da tutto il mondo vicino ai propri associati, per il lustro e il prestigio professionale che conferisce ospitare un grande congresso. Tra le città del proprio Paese, l’associazione nazionale tende poi a candidare quella che eccelle nella specialità del congresso, oppure dove risiede il membro dell’associazione che si fa promotore della candidatura, o ancora, quella che presenta le migliori condizioni logistiche ed economiche.

3

Valutazione delle proposte

Il comitato organizzatore esamina con attenzione le proposte presentate, valutando fattori come l'idoneità della sede, le capacità logistiche e la capacità complessiva di garantire un evento di successo.

4

Selezione della destinazione ospitante

In base al processo di valutazione, il comitato organizzatore seleziona la destinazione.

Candidare una città

La procedura per candidare una città a ospitare un congresso medico internazionale non è molto diversa da quella seguita per tutti i grandi eventi come Olimpiadi, Expo e così via. Occorrono un progetto, una proposta tecnico-economica, una motivazione forte e un valore aggiunto per renderla competitiva.

L'eredità del congresso internazionale

L'organizzazione di un congresso medico-scientifico internazionale può lasciare un'importante eredità professionale, offrendo l'opportunità di promuovere innovazione e sviluppo. Questo stimola la nascita di nuove idee e l'acquisizione di conoscenze tecniche e tecnologiche, arricchendo così la comunità scientifica e i partecipanti. Un altro aspetto fondamentale è la creazione di collaborazioni internazionali: un congresso rappresenta infatti un'occasione unica per avviare iniziative di ricerca, stabilire relazioni professionali e dare vita a progetti con istituti di tutto

il mondo. Tuttavia, l'impatto di un congresso non si limita solo al campo scientifico: l’eredità è anche per la comunità locale. Eventi divulgativi, ad esempio, possono essere organizzati per sensibilizzare il grande pubblico su tematiche scientifiche e sociali di rilevanza. L'associazione che ospita il congresso può anche promuovere una raccolta fondi per supportare cause sociali locali. Infine, le attività dei partecipanti possono estendersi oltre il congresso stesso, con iniziative sociali che contribuiscono direttamente al sostegno della comunità locale.

Considerare costi e fattibilità

La candidatura a un congresso internazionale comporta sempre dei costi, talvolta piuttosto elevati (l'elaborazione del dossier, gli inviti alla delegazione dell'associazione a visitare la città candidata, il coinvolgimento di eventuali testimonial, la promozione della candidatura e così via), che in caso di mancata vittoria saranno a fondo perduto. È quindi importante valutare con attenzione le gare per evitare di partecipare a quelle dove le possibilità di acquisire effettivamente l'evento sono molto basse. Al professionista dei congressi può essere affidata innanzitutto l'analisi preliminare di fattibilità per valutare l'opportunità di candidare o meno la città a ospitare il congresso.

Analizzare il bando di gara

In fase preliminare occorre considerare le dimensioni logistiche ed economiche del congresso, individuare le città o le strutture adatte e lavorare almeno su 2 o 3 alternative, confrontando soluzioni e preventivi, analizzando punti di forza e di debolezza.

➜Gli elementi da considerare

✔ Descrizione dell'associazione

✔ Caratteristiche dell'evento (durata, dimensioni, struttura ecc.)

✔ Dati economici dell'evento

✔ Informazioni storiche sull'evento

✔ Quali destinazioni possono candidarsi (se ci sono criteri di rotazione)

✔ Indicazioni per la partecipazione al bando

✔ Caratteristiche del dossier di candidatura

✔ Calendario delle fasi di candidatura

✔ Calendario dello scrutinio delle candidature

✔ Criteri di selezione e attribuzione punteggi

Stilare il dossier di candidatura

Una volta conclusa la fase preliminare si deve stilare il dossier di candidatura, ossia il documento tecnico che contiene tutte le informazioni rilevanti su come la destinazione può accogliere il congresso e solitamente include il supporto istituzionale alle eccellenze del territorio legate al tema dell'evento, gli eventuali benefit messi a disposizione dall'amministrazione cittadina, le caratteristiche di strutture e infrastrutture, il budget preliminare, la presentazione della sede del congresso, le attrazioni turistico-culturali, i costi di soggiorno, ristorazione e trasporti, il numero di camere d'albergo disponibili. Infine, si indica anche il contributo scientifico dei professionisti locali per evidenziarne la caratura. Nel dossier non può mancare un capitolo dedicato

L’iter della candidatura IN 10 PASSI

10 1 2 3 4 5 6 7 8 9

alla sostenibilità: la maggior parte dei bandi di gara internazionali richiede infatti le relative certificazioni nonché la descrizione delle misure per ridurre l'impatto ambientale dell'evento che chi presenta la candidatura intende adottare. Anche dal punto di vista grafico, come ogni canale di comunicazione, il dossier deve essere curato e accattivante.

Il ruolo di convention bureau e ambassador

Convention

bureau e ambassador giocano un ruolo chiave nel rendere una destinazione più attraente, portando credibilità e connessioni per il congresso

Il convention bureau è un soggetto attivo, che coordina l'offerta dei fornitori, supporta le associazioni e le società medico-scientifiche nelle candidature, si pone come facilitatore della domanda e interloquisce con le amministrazioni locali. Per un organizzatore di eventi straniero, o anche di una diversa città, il convention bureau è spesso il primo contatto con la destinazione e il canale qualificato di accesso ai suoi operatori. Per la domanda, cioè per chi deve portare congressi ed eventi nel territorio, i servizi del cb sono gratuiti.

DEFINIZIONE

I convention bureau italiani

In Italia esistono diversi convention bureau in rappresentanza di città, province e Regioni. A livello giuridico ce ne sono sia a partecipazione mista pubblico-privato, sia privati. Alcune delle maggiori città italiane vantano convention bureau longevi, come Convention bureau della Riviera di Rimini, fondato nel 1994, il Convention Bureau di Genova, fondato nel 1998, il Convention Bureau di Torino, fondato nel 2000, e molti altri. Ne esistono infatti in tutta Italia da Nord a Sud, così come esiste

Cos’è un convention bureau

Il convention bureau è l'ufficio dedicato alla promozione di un territorio (città, provincia, regione o Paese) come sede per eventi e congressi sia di livello nazionale sia, più spesso, di livello internazionale. Si tratta in pratica di una sorta di ufficio del turismo specializzato in destination marketing che fornisce assistenza ai committenti degli eventi e agli organizzatori congressuali allo scopo di incrementare sul proprio territorio la presenza di congressi medico-scientifici, congressi associativi in genere, convegni istituzionali, ma anche eventi aziendali come convention, lanci di prodotto e viaggi di incentivazione. I convention bureau sono organizzazioni a modello privatistico - dove il convention bureau assume la forma di un'aggregazione fra operatori che può avere o meno (a seconda di quanto l'ente locale è consapevole dell'importanza di attrarre congressi sul proprio territorio) l'avallo e il supporto esterno dell'amministrazione locale - o a partecipazione mista pubblico-privato. In questo caso enti pubblici quali Comuni, Camere di Commercio o Regioni vi investono fondi pubblici affiancando gli operatori della filiera (agenzie, alberghi, centri congressi, location per eventi, fornitori di servizi ecc.), i quali si associano al convention bureau versando le relative quote.

I servizi di un convention bureau

dal 2014 quello nazionale, Convention Bureau Italia, formalmente riconosciuto da Enit.

Gli ambassador

Gli ambassador sono professionisti di spicco nel loro settore che ricoprono un ruolo chiave nella promozione e nella candidatura di una città o destinazione per ospitare congressi internazionali. Generalmente, si tratta di esperti, accademici, ricercatori o leader di organizzazioni che, grazie al loro prestigio e alla rete di contatti a livello globale, vengono nominati tali per il

loro contributo alla visibilità e al valore della destinazione come sede di eventi. Gli ambassador, in qualità di sostenitori della candidatura, possono coinvolgersi attivamente nel processo di selezione, supportando la città con la loro esperienza e la loro reputazione. Rappresentano inoltre un ponte tra il mondo scientifico, accademico e professionale e le istituzioni locali, contribuendo a rafforzare la posizione della città candidata. Il loro ruolo è fondamentale nel consolidare l'affidabilità e l'appeal di una destinazione, aumentando le possibilità di successo della candidatura.

PROGETTARE L'ESPERIENZA DEL PARTECIPANTE

Costruire l’esperienza del partecipante significa pensare al congresso dal punto di vista di chi lo vive. Il valore di un evento dipende dal programma scientifico, dai relatori che saranno presenti, ma anche da fattori come durata, accessibilità, tipologia delle sessioni e possibilità di confronto tra i partecipanti. L’organizzatore ha quindi il compito di combinare questi elementi in modo coerente, creando le condizioni perché il congresso sia attrattivo.

104 L'appeal del congresso

106 Costruire il programma

109 Il format e gli obiettivi

L’appeal del congresso

Il valore del congresso è dato in primis dai contenuti scientifici, ma il partecipante prende in considerazione anche altri aspetti funzionali in linea con le esigenze più attuali

Partecipare a un congresso medico-scientifico resta uno dei momenti più significativi della vita professionale di un medico: un’occasione di aggiornamento qualificato, di confronto tra pari, di costruzione, o consolidamento, di relazioni utili nel tempo. Ma è altrettanto vero che ogni evento richiede un investimento non trascurabile, in termini di tempo sottratto all’attività clinica e di risorse economiche. La scelta di quali appuntamenti inserire in agenda non può quindi essere casuale. I medici sono chiamati a valutare con attenzione la capacità dell’evento di generare un valore concreto per il percorso professionale da più punti di vista.

Il programma scientifico

Il primo e più importante criterio di scelta per un medico che valuta la partecipazione è la validità del programma scientifico. Un programma ben strutturato, con contenuti aggiornati, basati su evidenze solide e rilevanti per la pratica clinica, rappresenta un elemento fondamentale. Fruire di contenuti di qualità risponde infatti all’esigenza generale di formazione di cui i medici necessitano per svolgere al meglio la loro professione e ovviamente quello che più valutano è la possibilità di aggiornarsi sulla materia della loro specializzazione.

Chi sono i relatori

Oggi i medici prestano attenzione alla qualità dei relatori, privilegiando coloro che, grazie a una comprovata esperienza e autorevolezza, garantiscono contenuti elevati. Non si tratta di venire attirati da nomi altisonanti, ma piuttosto di riconoscere la capacità di trasmettere conoscenze aggiornate, approfondimenti clinici e prospettive innovative. La presenza di esperti capaci attira inoltre una platea qualificata e arrichisce ulteriormente il valore del confronto.

Accessibilità logistica

La raggiungibilità della destinazione in cui si svolge un congresso rappresenta un aspetto pratico, ma molto importante nella scelta. Una destinazione ben collegata e una sede accessibile sia con i mezzi pubblici sia con quelli privati, permettono ai medici di ottimizzare il tempo dedicato agli spostamenti, riducendo al minimo lo stress logistico. La disponibilità di infrastrutture come aeroporti, stazioni ferroviarie e parcheggi nelle vicinanze, così come la presenza di strutture ricettive comode e facili da raggiungere contribuiscono a rendere l’esperienza complessiva più agevole.

La durata

Ogni medico ha diritto a 30 giorni l'anno di formazione durante l'orario di lavoro, ma la teoria è diversa dalla pratica e spesso, a causa dei ritmi serrati, non è semplice assentarsi dagli ospedali. Ecco perché durata e tempistiche dell’evento rientrano tra i primi criteri di scelta. Un congresso nazionale, ma anche internazionale, non dovrebbe superare i duetre giorni, preferibilmente occupando almeno parte del weekend. Per esempio un evento può iniziare il venerdì e finire il sabato, o al massimo la domenica, per favorire una maggiore partecipazione, o ancora, per quelli di maggiore durata, andare da venerdì a lunedì. I giorni del fine settimana non sono più quindi da considerare come un'opportunità per attività turistiche, ma vengono pienamente dedicati alla formazione.

Crediti ECM

I crediti formativi sono certamente un elemento di attrattiva per i professionisti della Sanità, che devono acquisirne per obbligo di legge. In genere i congressi nazionali delle società scientifiche danno pochi crediti perché si sviluppano intorno a sessioni

con molti partecipanti, considerate a limitata valenza didattica. Per ovviare a ciò, in molti casi vengono accreditati al sistema ECM le sessioni collaterali su tematiche specifiche, oppure i laboratori pratici. Il committente potrebbe, per esempio, decidere anche di non accreditare nessuna sessione del congresso, magari per lasciare maggiore spazio agli sponsor, ma di includere nella quota di iscrizione un corso di formazione FAD accreditato che i partecipanti possono seguire successivamente.

Quanto costa?

Il costo del congresso è una discriminante in termini di partecipazione? Una risposta univoca non esiste. In linea generale, tuttavia, il costo non rappresenta di per sé un ostacolo insormontabile. I medici tendono a riconoscere che, quando un evento offre un valore formativo concreto e misurabile, capace di incidere sulla pratica professionale, i benefici percepiti superano l’impegno economico richiesto, purché questo resti proporzionato e chiaramente giustificabile. Fanno in parte eccezione i medici più giovani e gli specializzandi, per i quali il fattore economico può incidere in modo più significativo: non a caso, molte iniziative prevedono tariffe agevolate, facilitazioni o formule dedicate. A livello internazionale, il format ibrido rappresenta una reale opportunità anche per rispondere alle esigenze dei medici con minori possibilità economiche, sia giovani professionisti sia colleghi provenienti da Paesi con economie più fragili.

Le aspettative dei partecipanti

Anche quando la decisione di partecipare è già maturata, il medico arriva al congresso con un set di aspettative sempre più definite. Negli ultimi anni, queste attese si sono evolute, riflettendo un cambiamento più ampio nel modo di vivere la formazione, la relazione professionale e il senso di appartenenza alla comunità scientifica.

➤Dal networking occasionale al confronto strutturato

Il congresso è percepito come un luogo di relazione. Il confronto con i colleghi e con i relatori, la possibilità di costruire nuove connessioni e di alimentare quelle esistenti rappresentano una componente essenziale dell’esperienza congressuale.

➤Trasparenza e riprova sociale

Rendere visibile la composizione della platea dei partecipanti attiva una dinamica di riconoscimento

Criteri di scelta dei partecipanti

Qualità scientifica del programma

Aggiornamento basato su evidenze solide e reale utilità per la pratica clinica.

Profilo dei relatori

Autorevolezza, esperienza sul campo e capacità di trasferire conoscenze in modo efficace

Accessibilità logistica

Facilità di raggiungimento della sede, collegamenti efficienti e prossimità delle strutture ricettive

Durata e calendario

Eventi compatti, preferibilmente concentrati su due o tre giorni e compatibili con l’attività clinica.

Crediti ECM

Valore formativo dell’accreditamento e possibilità di accedere a format didattici diversificati.

Costo e valore percepito

Equilibrio tra investimento economico e benefici professionali attesi.

Format dell’evento

Presenza, ibrido o remoto come fattori di accessibilità, sostenibilità e inclusione.

tra pari e rafforza la scelta di partecipazione. La riprova sociale, in questo contesto, non è una leva di marketing fine a sé stessa, ma uno strumento di orientamento all’interno di un’offerta formativa sempre più ampia e competitiva.

➤Dall’evento alla community

L’idea di community si afferma con sessioni e tecnologie pensate per facilitare l’aggregazione e la collaborazione delle persone in piccoli gruppi. Questo avviene prima e dopo l'evento oltre che durante.

Quando il medico preferisce il congresso ibrido

Ci sono diverse ragioni per cui un medico può decidere di non prendere parte a un evento in presenza. La difficoltà di dedicare più giorni a un congresso, la distanza, i costi di viaggio e alloggio, oltre al tempo necessario per organizzare lo spostamento, possono orientare verso la partecipazione in streaming anche nel caso di eventi internazionali considerati imperdibili. In alcune situazioni, la modalità da remoto consente inoltre di superare ostacoli di natura burocratica, come le difficoltà nell’ottenimento dei visti.

Costruire il programma

Il valore del congresso risiede anche nel modo in cui i contenuti vengono resi fruibili e dall’esperienza formativa nella sua interezza. Un congresso efficace nasce da un equilibrio attento

Il programma scientifico rappresenta la colonna portante di un congresso medico, dove vengono pianificati i contenuti dell'evento. La scelta degli argomenti è compito del comitato scientifico o di un responsabile unico, in caso di eventi di dimensioni più contenute. Il comitato, che può essere formato dalla società scientifica organizzatrice o dal provider dell'evento, ha il compito di proporre o selezionare i temi da trattare, tenendo conto di vari fattori, come le necessità di aggiornamento indicate dall'associazione, le richieste formative della professione di riferimento, i progressi scientifici o tecnologici recenti e le tematiche di attualità relative alla specifica specializzazione medica.

Scegliere i format

Dopo che i contenuti scientifici sono stati stabiliti, il compito dell’organizzatore è quello di individuare i format più adatti a valorizzarli. All’interno di uno stesso congresso le sessioni possono infatti avere format diversi: si va dalla sessione plenaria, dove i contenuti sono trasmessi attraverso una tipica relazione di stampo frontale, fino ai workshop, cioè piccoli gruppi di lavoro dove i partecipanti si attivano per fare qualcosa sotto la guida di un tutor. La gamma delle possibilità intermedie è molto ampia, e sta all’organizzatore - di concerto con il comitato scientifico e i relatori - sviluppare un programma diversificato che alterni i momenti di comunicazione frontale a format più partecipativi e interattivi.

Il giusto mix

Un congresso medico in presenza si articola in tre principali attività: sessioni scientifiche, visite all'area espositiva e poster, e attività di networking. La distribuzione ideale del tempo

prevede, a grandi linee, che il 60-65% sia dedicato al programma strutturato, il 10-15% alle visite all'area espositiva e poster, e il 25-30% alle attività di networking. Queste percentuali sono naturalmente indicative, in un contesto in cui il networking professionale, inteso come momenti di scambio di conoscenza, ha sempre più rilevanza all’interno dei congressi.

Personalizzazione

Se la fruizione dei contenuti formativi online è già ampiamente personalizzata, con percorsi e palinsesti costruiti in base agli interessi individuali, la stessa aspettativa si riflette oggi anche sui congressi in presenza, segnando il superamento del programma unico da seguire integralmente. I partecipanti si aspettano un’esperienza non lineare, in cui l’evento assume le caratteristiche di una piattaforma all’interno della quale ciascuno può costruire il proprio percorso formativo. Le tecnologie digitali, inclusi strumenti basati su intelligenza artificiale, consentono di analizzare esigenze, comportamenti e preferenze dei

FORMAT DIDATTICI

Plenarie, workshop, laboratori, sessioni parallele valorizzano i contenuti

PROGRAMMA SCIENTIFICO

TECNOLOGIA E DATI

Profilazione, app, AI, personalizzazione ottimizzano l’esperienza del partecipante

partecipanti, rendendo possibile un’ottimizzazione dell’esperienza congressuale guidata dai dati. Attraverso una profilazione avanzata - basata sulle informazioni raccolte in fase di iscrizione o durante l’interazione con le piattaforme - è possibile proporre agende personalizzate, suggerire sessioni, contenuti e opportunità di networking pertinenti.

L’approccio esperienziale

Gli esperti di formazione concordano nell’affermare l’importanza dell’interazione e della esperienzialità nel processo di apprendimento, soprattutto degli adulti professionisti: quanto più il discente ha infatti competenza diretta sul tema trattato, tanto meno efficace risulta essere, ai fini dell’apprendimento del nuovo, la lezione frontale di stampo universitario. Per i professionisti con conoscenze strutturate e competenze acquisite, come è generalmente il caso di chi partecipa a un congresso medico-scientifico, risulta quindi essere molto più significativa una formazione fatta di sessioni di confronto con i colleghi, di discussione di casi clinici reali, di lavoro comune su situazioni operative concrete. Il coinvolgimento attivo dei partecipanti non si limita alla semplice interazione, ma mira a trasformarli in protagonisti dell’esperienza, generando un valore aggiunto sia in termini di apprendimento che di engagement. La co-creazione di contenuti, l’interazione diretta con i relatori e l’utilizzo di strumenti digitali per il feedback immediato migliorano significativamente la retention delle informazioni e la soddisfazione complessiva. In particolare,

APPROCCIO ESPERIENZIALE

Interazione, casi clinici, co-creazione aumentano efficacia e retention

COINVOLGIMENTO ATTIVO

Microlearning, visual, gamification mantengono alta l’attenzione

la personalizzazione dell’esperienza attraverso dinamiche partecipative, come brainstorming collettivi e laboratori interattivi, rafforza il senso di appartenenza e aumenta la motivazione a contribuire attivamente.

Massimizzare il coinvolgimento attivo

Come si coinvolgono i partecipanti? Vediamo qualche esempio.

Sessioni plenarie interattive

Anche nelle sessioni plenarie è fondamentale creare momenti di scambio attivo tra relatori e partecipanti, superando il modello tradizionale di esposizione unidirezionale. L'integrazione di sessioni di domande e risposte, discussioni in piccoli gruppi e momenti di riflessione collettiva permette di stimolare il pensiero critico e rafforzare la connessione con i contenuti.

La partecipazione attiva migliora significativamente la ritenzione delle informazioni e la motivazione all'apprendimento.

Presentazioni interattive e tecnologie digitali

Le presentazioni possono sfruttare strumenti digitali per garantire un coinvolgimento dinamico e bidirezionale. L’utilizzo di piattaforme che consentono ai partecipanti di intervenire in tempo reale sulle slide proiettate, condividere feedback o rispondere a sondaggi interattivi aumenta il livello di attenzione e personalizza l’esperienza formativa.

Microlearning e frammentazione dei contenuti

Il cervello umano assimila meglio le informazioni quando queste vengono presentate in segmenti più brevi e mirati. Suddividere le sessioni in blocchi di 10-15 minuti, intervallati da momenti di interazione o riflessione, favorisce una maggiore assimilazione e riduce il sovraccarico cognitivo.

L’impatto del visual

L’uso di elementi visivi, come infografiche, video e animazioni, amplifica la capacità di memorizzazione e rende il messaggio più efficace. Studi della Visual Teaching Alliance indicano

che circa il 65% delle persone apprende meglio tramite immagini.

Gamification come leva di apprendimento

Nei congressi medico-scientifici, la gamification viene sempre più utilizzata per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti e rendere l’apprendimento più interattivo ed efficace. Questo approccio si basa sull’integrazione di meccaniche ludiche all’interno del format congressuale, trasformando le tradizionali presentazioni frontali in esperienze dinamiche e coinvolgenti.

Come funziona il meccanismo della gamification?

Quiz e test interattivi: Sfide e missioni:

e premi:

Il format e gli obiettivi

Il programma del congresso può comprendere diversi format, ciascuno con funzioni e caratteristiche specifiche. La loro combinazione consente di rispondere a esigenze formative diverse

Icongressi medico-scientifici si aprono e si chiudono di solito con sessioni plenarie, momenti di sintesi e visione condivisa che coinvolgono l’intera platea. È però nello spazio compreso tra la plenaria inaugurale e quella conclusiva che prende forma l’evento: il lavoro sui contenuti tecnicoscientifici è sempre più articolato in sessioni più ridotte e declinato attraverso format differenti. La scelta del format diventa quindi una leva progettuale, in linea con la natura dei contenuti e degli obiettivi formativi. Il ruolo dell’organizzatore professionale qui diventa strategico, sia nell’individuare le soluzioni più efficaci sia nel sperimentare nuovi modelli capaci di rispondere alle aspettative di un pubblico sempre più esigente.

Di seguito, una panoramica dei format più utilizzati nei congressi medico-scientifici.

➔Sessione plenaria

La plenaria di apertura comprende i momenti istituzionali di saluto e di avvio dei lavori, gli interventi su tematiche di carattere generale, il keynote speech con la relazione di punta oppure il panel con i relatori più importanti. Al termine dell’evento la sessione plenaria serve invece per ricapitolare i contenuti delle sessioni parallele e darne un’idea a chi non vi ha partecipato, per gli interventi e le riflessioni conclusive, per le comunicazioni associative e i saluti finali.

➔Lectio magistralis

È una lezione d’autore tenuta da una personalità particolarmente nota ed eminente nel suo campo su un argomento di grande rilevanza oppure sullo stato dell’arte del settore di riferimento. Il format è di grande prestigio e lo si utilizza per dare lustro al programma quando si coinvolge nel congresso un’autorità scientifica di chiara fama.

➔Masterclass

Uno o più medici esperti su un tema specifico presentano casi clinici, terapie o pratiche chirurgiche a un piccolo gruppo di partecipanti. La ridotta dimensione del gruppo consente approfondimenti, domande e risposte, discussione e confronto sui temi.

➔Tavola rotonda È un panel di relatori chiamati a dare il proprio contributo su uno specifico tema. La tavola rotonda può anche avere un taglio divulgativo ed essere aperta al grande pubblico o comunque a un target più ampio. I relatori sono tutti esperti del tema trattato, ma possono avere provenienze diverse: il format si presta a dare spazio a più punti di vista, per esempio affrontando l’argomento dalla prospettiva di specialità mediche differenti. Scopo della tavola rotonda è il confronto fra i partecipanti, non il semplice succedersi degli interventi: pertanto è necessario prevedere la figura di un moderatore che stimoli il dibattito, tenga le fila del discorso e i tempi degli interventi.

➔Workshop e seminario

Spesso usati come sinonimi, indicano però attività diverse: il workshop è a tutti gli effetti un laboratorio pratico finalizzato alla produzione di un risultato concreto; il seminario ha invece un’impostazione di relazione frontale. Entrambi sono diretti da un professore o un ricercatore e sono orientati a stimolare la partecipazione attiva e l’interazione con i discenti.

➔Fishbowl session È un momento di confronto e partecipazione attiva pensato per gruppi di una trentina di persone al massimo, che si dispongono in due cerchi: uno più esterno di uditori e uno interno

Il ruolo del moderatore

il moderatore

un elemento determinante

con alcuni partecipanti che pongono domande al relatore il quale, seduto al centro, presenta un caso clinico o l’esito di una ricerca. Nel cerchio interno c’è sempre una sedia vuota dove a turno chiunque dal cerchio esterno può sedersi per porre domande o prendere parte alla discussione.

➔In the ring

In uno spazio fisico delimitato, come fosse il ring di un incontro di boxe, due relatori si confrontano presentando punti di vista diametralmente opposti sullo stesso tema per evidenziare i pro e i contro della questione. Un moderatore gestisce il confronto alternando gli interventi con domande dal pubblico per alimentare il dibattito.

➔Science slam

Sul modello del poetry slam, competizione in cui i poeti recitano i loro versi e vengono valutati da una giuria di pubblico, qui i giovani medici sono chiamati a presentare i loro lavori di ricerca in modo coinvolgente e accattivante. A votare la presentazione migliore è una giuria composta da altri partecipanti al congresso.

➔Speakers corner

Un po’ come il celebre corner all’Hyde Park di Londra, anche nei congressi medici ci può essere un angolo degli oratori: in genere si trova nell’area espositiva e viene utilizzato dalle aziende sponsor per illustrare ai congressisti che visitano gli stand le loro novità di prodotto.

➔Meet the expert

Un medico esperto in una disciplina o pratica clinica si mette a disposizione per rispondere

alle domande di approfondimento dei colleghi. I colloqui possono essere sia individuali sia in piccoli gruppi.

➔Simposio

In ambito congressuale il simposio è un breve incontro di approfondimento su un tema di comune interesse scientifico, spesso organizzato e condotto da un gruppo di delegati. La segreteria scientifica raccoglie le diverse proposte di simposio, che devono essere corredate da un abstract e dall’elenco delle letture o degli interventi che lo compongono, citando titoli e autori e specificando i discussant, cioè coloro che hanno il compito di commentare i contenuti esposti dal relatore sottolineandone le eventuali criticità. Per il suo elevato potenziale formativo, e a differenza delle sessioni plenarie, il simposio di solito viene accreditato per il rilascio di crediti ECM.

➔I format esperienziali

Il concetto principe dei format esperienziali è quello di imparare facendo: laddove le società scientifiche sono sempre più interessate ad arricchire i propri eventi di opportunità di apprendimento pratico. Esempi classici sono i cadaver lab, cioè le sessioni in seno ai grandi congressi dove i discenti imparano nuove tecniche chirurgiche praticandole sui corpi donati alla scienza, che oggi possono essere sostituiti da più avanzati tavoli anatomici per la dissezione virtuale del corpo umano. Si possono anche proporre simulazioni con manichini, che vengono usate soprattutto negli eventi di formazione in medicina di emergenza e rianimazione.

CONTENUTI SCIENTIFICI E COMUNICAZIONE

Un congresso medico prende forma molto prima dell’apertura dei lavori e continua a vivere oltre la sua conclusione. La produzione dei contenuti scientifici, la gestione degli abstract, la comunicazione che accompagna l’evento e gli inviti come primo punto di contatto concorrono a costruirne identità e valore. Un sistema di testi, processi e messaggi che intreccia rigore scientifico e scelte editoriali, rendendo il congresso riconoscibile, accessibile e capace di mantenere nel tempo il proprio impatto.

112 I contenuti scientifici del congresso

114 La gestione degli abstract scientifici

116 La comunicazione tra strategia e rete

122 Inviti: tempi, tono e contenuti chiave

I contenuti scientifici del congresso

Dalla definizione degli obiettivi alla produzione dei materiali, i contenuti scientifici del congresso devono garantire rigore, coerenza e valore nel tempo

Icontenuti scientifici di un congresso medico comprendono un insieme articolato di testi e materiali che richiedono accuratezza scientifica, coerenza editoriale e chiarezza espositiva. Programma scientifico, abstract, sinossi delle sessioni, materiali informativi e contenuti di approfondimento pre e post congressuali contribuiscono a definire l’identità scientifica dell’evento e a garantirne la fruibilità per i diversi destinatari. Per rispondere a queste esigenze e assicurare una comunicazione scientifica strutturata e coerente con gli obiettivi del congresso, tali contenuti sono spesso sviluppati con il supporto di competenze di medical writing, in coordinamento con il comitato scientifico e la segreteria organizzativa.

Costruire i contenuti scientifici

I contenuti scientifici traducono il progetto scientifico del congresso in materiali strutturati, verificabili e coerenti, destinati alla comunità professionale di riferimento. Programma scientifico, abstract, sinossi delle sessioni, materiali di approfondimento, slide kit e documentazione postcongressuale costituiscono il corpus editoriale dell’evento e ne sostengono il valore nel tempo. Si tratta di contenuti che richiedono un elevato livello di accuratezza e una struttura editoriale solida, con un linguaggio adeguato al contesto medico-scientifico.

Approccio e metodo di lavoro

Il processo parte dalla raccolta dei materiali forniti dai relatori o dal comitato scientifico e prosegue con un lavoro di revisione, armonizzazione e sviluppo editoriale volto a garantire chiarezza, coerenza e uniformità.

In alcuni casi i contenuti - come abstract o testi

scientifici - vengono forniti nella loro forma completa; in altri, richiedono un’attività più ampia di elaborazione e sviluppo. In entrambi gli scenari, i materiali sono sottoposti a una revisione scientifica che consente di verificarne l’accuratezza, migliorare la fruibilità per l’audience di riferimento e assicurare coerenza con il programma complessivo. La produzione dei contenuti scientifici è generalmente affidata a un gruppo di lavoro che include competenze di medical writing ed editorial management, e che opera in coordinamento con il comitato scientifico, la segreteria organizzativa e, quando previsto, con funzioni di revisione e compliance.

Le fasi dei contenuti scientifici

➤Prima dell’evento

Nella fase preparatoria vengono sviluppati i principali materiali scientifici del congresso. Tra questi rientrano il programma scientifico, la raccolta e revisione degli abstract, le sinossi delle sessioni, i profili dei relatori e i materiali di supporto alle presentazioni. L’obiettivo è costruire un quadro chiaro e coerente dei contenuti che verranno presentati, rendendo esplicito il razionale scientifico dell’evento e facilitando l’orientamento dei partecipanti .

➤Durante l’evento

Nel corso del congresso, l’attività consiste nel raccogliere i messaggi chiave, documentare i contributi più rilevanti e predisporre materiali di sintesi che riflettano fedelmente quanto emerso durante i lavori. La fase in presenza rappresenta un momento centrale per la costruzione dei contenuti post-congressuali, poiché permette di contestualizzare i dati presentati e di coglierne gli elementi di maggiore rilevanza scientifica.

Chi contribuisce ai contenuti scientifici del congresso

Dietro i contenuti scientifici del congresso lavorano diverse figure a diverso titolo.

COMITATO SCIENTIFICO

MEDICAL WRITER/SCIENTIFIC WRITER

EDITOR SCIENTIFICO / EDITORIAL MANAGER

SEGRETERIA ORGANIZZATIVA

RELATORI

COMPLIANCE / REVISIONE INTERNA (quando prevista)

Il contributo del medical writing

Nel contesto di un congresso medico, il medical writer supporta la produzione e la gestione dei contenuti scientifici garantendo rigore metodologico, coerenza editoriale e chiarezza espositiva. Il suo contributo si estende dalla revisione e sviluppo degli abstract alla redazione di sinossi, materiali scientifici e report, fino alla preparazione di contenuti destinati a pubblicazioni o canali riservati. Operando in coordinamento con il comitato scientifico e la segreteria organizzativa, il medical writing si assicura che i contenuti riflettano fedelmente il valore scientifico dell’evento.

➤Dopo l’evento

Al termine del congresso, i contenuti scientifici vengono riorganizzati e sviluppati in materiali strutturati, come report congressuali, atti, documentazione di approfondimento o materiali formativi. Questa fase è essenziale per valorizzare il patrimonio scientifico prodotto, garantirne la tracciabilità e renderlo consultabile nel tempo, anche oltre la durata dell’evento.

Rigore scientifico, referenze e processi di revisione

Tutti i contenuti scientifici devono essere redatti nel rispetto di criteri di rigore metodologico e corredati, quando necessario, da riferimenti bibliografici accurati. La corretta citazione delle fonti, la coerenza con le evidenze scientifiche e la tracciabilità dei materiali sono elementi imprescindibili nella produzione dei contenuti. In contesti regolamentati,

i materiali possono essere sottoposti a processi formali di revisione e approvazione, che ne verificano la conformità alle normative vigenti e alle policy dei soggetti coinvolti. Questo richiede una progettazione editoriale attenta.

I materiali scientifici del congresso

Nel corso del progetto possono essere sviluppati diversi materiali scientifici, tra cui:

➤ programma scientifico e sinossi delle sessioni; ➤ abstract e contributi scientifici;

➤ slide kit e materiali per i relatori;

➤ report e documentazione post-congressuale;

➤ articoli, supplementi e contributi destinati a riviste scientifiche; ➤ testi a carattere scientifico destinati a siti web, ➤ piattaforme digitali o canali riservati.

La gestione degli abstract scientifici

Gli abstract rappresentano l’unità di base dei contributi di ricerca e richiedono organizzazione, raccolta e gestione prima, durante e dopo il congresso

L’abstract scientifico è un testo sintetico che presenta in forma strutturata i contenuti essenziali di uno studio, di una ricerca o di un progetto scientifico. Ha la funzione di riassumere in modo chiaro e rigoroso obiettivi, metodologia, risultati e conclusioni, consentendo al comitato scientifico e ai revisori di valutarne la qualità, la pertinenza e il valore scientifico. Nel contesto di un congresso medico, l’abstract rappresenta l’unità di base attraverso cui i contributi scientifici vengono selezionati, organizzati e inseriti nel programma dell’evento.

In base alla valutazione ricevuta, l’abstract può essere presentato in diverse forme.

➜Comunicazione orale

Presentazione del contributo all’interno di una sessione scientifica, con un tempo assegnato per l’esposizione e, spesso, per la discussione con il pubblico. È generalmente riservata agli abstract ritenuti di maggiore rilevanza scientifica.

➜Poster

Presentazione visiva del contributo sotto forma di pannello o poster digitale, che consente un approfondimento più esteso e un confronto diretto tra autore e partecipanti durante momenti dedicati.

➜Workshop o sessioni tematiche

Inserimento dell’abstract all’interno di sessioni interattive o tematiche, orientate alla discussione, alla formazione pratica o all’approfondimento di specifici ambiti di ricerca.

➜Altre modalità di presentazione

Come presentazioni brevi, comunicazioni rapide o contributi digitali, definite in base al formato e agli obiettivi del congresso.

Cos’è la call for abstract

Una call for abstract è un invito ufficiale rivolto a ricercatori, professionisti, o esperti di un determinato settore a presentare brevi riassunti (abstract) dei loro lavori, studi o progetti, per valutare se possono essere inclusi nel programma di un congresso scientifico.

Le società medico-scientifiche di solito sviluppano proprie linee guida su come compilare un abstract in termini di struttura, contenuti e regole di scrittura, che spesso fanno riferimento agli standard internazionali delle pubblicazioni scientifiche, sono molto specifiche e rigorose, e includono anche indicazioni sulla lunghezza del testo, sulle norme redazionali e perfino su tipo e dimensione del carattere. Il fine è quello di garantire uniformità di presentazione fra tutti gli abstract, e affinché le linee guida siano effettivamente adottate occorre comunicarle per tempo ai membri della comunità scientifica cui è rivolto il congresso.

Cosa inserire nella call for abstract

La call for abstracts deve essere accompagnata da indicazioni sui criteri in base ai quali gli abstract vengono valutati e ammessi nel palinsesto del congresso. Per esempio, occorre spiegare quali sono i requisiti richiesti a uno studio per poter essere presentato al congresso, chi sono i revisori e quali i loro parametri di giudizio, quali i criteri per cui gli abstract saranno accettati come comunicazioni orali (per esempio i tre migliori di ogni area disciplinare) oppure come poster (i restanti).

Il comitato scientifico del congresso deve inoltre specificare se il materiale deve essere originale o può essere già stato pubblicato, se il tema dell’abstract deve riprendere uno dei temi del congresso o può essere anche solo correlato, se l’autore deve essere membro dell’associazione

La gestione degli abstract

Scopo

● Selezionare contributi di alta qualità per presentazioni orali, poster, workshop o pubblicazioni ufficiali.

● Favorire la partecipazione attiva di esperti al programma dell’evento.

Contenuto dell'abstract

● Titolo chiaro

● Obiettivo dello studio

● Metodologia dettagliata

Criteri di selezione

● Attinenza al tema dell'evento

● Innovazione e originalità

Processo

● Principali risultati

● Conclusioni sintetiche

● Eccellenza scientifica

● Gli organizzatori pubblicano la call for abstract con indicazioni su formato, lunghezza, scadenze e modalità di invio.

● I partecipanti inviano i loro contributi entro la scadenza specificata.

● Una commissione valuta gli abstract ricevuti e seleziona quelli più adatti.

promotrice del congresso o se può esserne esterno. Nell’invito si chiede in genere all’autore di specificare la struttura della relazione, oltre che l’eventuale tempo di discussione con i partecipanti. Alcuni comitati scientifici chiedono agli autori di indicare qual è la forma di presentazione che preferiscono (se comunicazione orale o poster), riservandosi poi la facoltà di accettare o meno l’indicazione. Se sono previsti premi o menzioni speciali è bene che le linee guida specifichino in quali categorie competono gli abstract (miglior poster, miglior giovane autore, etc.), e specificare le tabelle dei punteggi.

Le tempistiche di consegna e valutazione

Durante il processo di raccolta e valutazione degli abstract, è essenziale definire scadenze precise e assicurarsi che vengano rispettate. Insieme alla pubblicazione della “call for abstracts,” l’organizzatore deve fornire agli autori informazioni chiare sulle tempistiche riguardanti:

➽ prima scadenza di invio abstract

➽ comunicazione di accettazione/rifiuto/revisione

➽ seconda scadenza di invio abstract rivisti

➽ pubblicazione dei punteggi degli abstract con specifica di quali sono accettati come

comunicazioni orali e quali come poster

➽ prima scadenza di invio poster

➽ comunicazione di modifiche ai poster

➽ eventuale seconda scadenza di invio poster rivisti

La scadenza di consegna deve essere chiara fin dalla primissima comunicazione, eventualmente ricordata tramite un recall qualche settimana prima del termine. Ogni comunicazione dovrebbe contenere un link alle linee guida per la redazione e la struttura generale dell’abstract. La figura del medical writer può collaborare attivamente alla redazione degli abstract da sottomettere ai congressi, supportando nella strutturazione dei contenuti, nella chiarezza espositiva e nel rispetto delle linee guida richieste.

Il lavoro dei revisori

Una volta che gli autori caricano i loro lavori sulle piattaforme digitali, questi vengono inoltrati immediatamente ai revisori designati, solitamente nominati dal comitato scientifico del congresso. Per garantire un giudizio imparziale, i revisori valutano gli abstract in modalità anonima, senza conoscere i nomi o le affiliazioni degli autori. È fondamentale che i revisori operino entro il tempo stabilito, esaminando gli abstract, decidendo se accettarli, rifiutarli o richiedere modifiche.

La comunicazione tra strategia e rete

Dalla scelta della strategia a quella dei canali di comunicazione, il racconto che accompagna l’evento prima, durante e dopo rende accessibili i contenuti e mantiene vive le relazioni

La comunicazione può portare il congresso anche ‘fuori’ dalle aule e dalle riviste scientifiche. È una comunicazione che lavora per fasi - prima, durante e dopo l’evento - e che utilizza strumenti diversi a seconda degli obiettivi: dal sito web ai social, dalla newsletter ai rapporti con i media.

A occuparsene è generalmente un team di comunicazione, che opera in coordinamento con la segreteria organizzativa, con il comitato scientifico e con il medical writer. Ne fanno parte figure con competenze diverse – comunicazione digitale, content management, social media, ufficio stampa – chiamate a tradurre il valore scientifico del congresso in un racconto chiaro, accessibile e continuativo destinato alla comunità scientifica, ma non solo.

I target della comunicazione

La comunicazione del congresso si rivolge a una pluralità di target, individuati in funzione degli obiettivi di diffusione e valorizzazione dei contenuti scientifici. Oltre alla comunità specialistica, i destinatari comprendono gli operatori sanitari non specialisti, per favorire la circolazione delle conoscenze oltre i confini della così come i decisori e le istituzioni (come policy maker, enti regolatori e amministrazioni sanitarie) interessati alle ricadute organizzative del congresso. Un ruolo rilevante è inoltre svolto dalle aziende e dagli stakeholder del settore, tra cui industria, partner tecnologici, sponsor interessati alla reputazione del congresso.

La comunicazione può estendersi anche alle associazioni di pazienti e caregiver, per valorizzare l’impatto clinico e sociale dei contenuti, e ai media generalisti e specializzati, con l’obiettivo di ampliare la visibilità dei temi trattati e favorire un dibattito informato.

Approccio, fasi e strumenti

La comunicazione di un congresso medicoscientifico non si limita alla promozione dell’appuntamento, ma accompagna il progetto scientifico, ne valorizza i contenuti e costruisce una relazione duratura con la comunità di riferimento. Per essere efficace, la comunicazione deve essere pianificata in modo strategico e suddivisa in fasi, ciascuna con obiettivi, strumenti e linguaggi specifici. Prima dell’evento serve a creare aspettativa e orientare le scelte di partecipazione; durante, a mantenere alta l’attenzione e favorire l’interazione; dopo, a valorizzare i contenuti prodotti e prolungare nel tempo l’impatto dell’iniziativa.

Dalla strategia al progetto

Un buon piano di comunicazione parte sempre da una strategia ben definita. L’integrazione di strumenti digitali e tradizionali, l’utilizzo del tono di voce adeguato, la scelta dei contenuti e altri fattori consentono di raggiungere il pubblico più interessato, stimolare una partecipazione attiva e ottenere una copertura mediatica efficace. È fondamentale che ogni fase dell’evento sia accompagnata da contenuti coinvolgenti e mirati. Per sviluppare una strategia di comunicazione efficace è essenziale considerare diversi aspetti che guidano l’intero processo.

Gli obiettivi

Gli obiettivi di comunicazione devono essere chiari e coerenti, articolati su due piani temporali. Nel lungo periodo, la comunicazione contribuisce a costruire una relazione stabile con il pubblico, rafforzando l’identità dell’evento e la sua credibilità nel settore. È un lavoro di continuità, che punta alla fiducia e alla reputazione. Nel breve periodo, invece, gli obiettivi sono operativi e misurabili:

Esempio di piano di comunicazione

Rendere riconoscibile il valore scientifico del congresso guidare il pubblico verso la scelta di partecipare.

Obiettivi

● Posizionare l’evento nel contesto scientifico di riferimento

● Generare interesse qualificato

● Favorire le iscrizioni

Contenuti

● Temi scientifici e obiettivi formativi

● Profilo dei relatori e format

● Informazioni essenziali per la partecipazione

Canali

● Sito web

● Email marketing

● Social media

Sostenere l’esperienza dei partecipanti e dare visibilità ai contenuti che si stanno producendo

Obiettivi

● Mantenere alta l’attenzione

● Valorizzare i momenti chiave del programma

● Amplificare la portata dell’evento

Contenuti

● Sintesi degli interventi

● Citazioni e messaggi dei relatori

● Aggiornamenti utili per partecipanti e media

Canali

● Social media

● Hashtag ufficiale

● Media kit

● Registrazioni

Prolungare nel tempo l’impatto scientifico del congresso e mantenere la relazione con la community

Obiettivi

● Consolidare il rapporto con i partecipanti

● Valorizzare i contenuti prodotti

● Preparare le edizioni successive

aumentare la visibilità, attirare l’attenzione, stimolare l’interazione e sostenere le performance dell’evento. I due livelli devono restare strettamente allineati, affinché le azioni quotidiane rispondano a una visione strategica unitaria.

Personas o target

Identificare il pubblico di riferimento è fondamentale per costruire una campagna di comunicazione efficace. Analizzare le sue caratteristiche demografiche, psicografiche e comportamentali permette di comprendere meglio le sue esigenze, motivazioni e aspettative. Questo approccio consente di adattare i messaggi in modo mirato, creando contenuti che rispondano in modo preciso ai desideri e alle necessità del pubblico.

Canali di comunicazione

La scelta dei canali di comunicazione deve essere coerente con gli obiettivi della strategia e con

Contenuti

● Sintesi e risultati

● Materiali di approfondimento

● Prospettive future

Canali

● Report digitale

● Newsletter

● Social media

●Media di settore

le caratteristiche del pubblico di riferimento. Per esempio l'obiettivo può essere informare, orientare, coinvolgere, aggiornare e valorizzare i contenuti. Sito web, social media, newsletter e media di settore non sono strumenti intercambiabili, ma complementari, e vanno selezionati e integrati in base alle diverse fasi dell’evento e al tipo di messaggi da veicolare.

Tempi di realizzazione

Stabilire una timeline chiara per la creazione, la revisione e la distribuzione della comunicazione.

Tone of voice

Definire il tono di voce in linea con l’identità dell'evento. Questo potrebbe essere formale o informale, professionale o amichevole, ottimista o realistico, a seconda del pubblico e dell’obiettivo comunicativo. Il tono deve essere coerente in tutti i canali per mantenere l’autenticità e l'efficacia della comunicazione.

Il sito web

All’interno della strategia di comunicazione di un congresso medico-scientifico, il sito web rappresenta il principale strumento di comunicazione digitale proprietaria. È il luogo in cui l’evento si presenta, si racconta e si rende accessibile nel tempo: a differenza di altri canali digitali - come i social media, soggetti a logiche e algoritmi esterni - il sito consente un controllo diretto dei contenuti, della struttura informativa e dell’esperienza di navigazione. Per questo non può essere considerato una semplice vetrina promozionale, ma la casa digitale del congresso, progettata per accompagnare l’utente prima, durante e dopo l’evento.

Il sito svolge infatti una funzione centrale lungo tutto il ciclo di vita del congresso:

☛ nella fase pre-evento, informa, orienta e favorisce le iscrizioni;

☛ durante l’evento, supporta la comunicazione in tempo reale e l’accesso ai contenuti;

☛ nella fase post-evento, valorizza i materiali prodotti e mantiene attiva la relazione con la community.

Oltre a veicolare informazioni pratiche e scientifiche, il sito contribuisce in modo significativo alla visibilità dell’evento sui motori di ricerca e alla costruzione della sua identità nel tempo. Se progettato in modo coerente e aggiornato con continuità, diventa anche uno spazio di memoria e di approfondimento, capace di rafforzare la reputazione del congresso edizione dopo edizione. Il sito web del congresso deve sempre contenere informazioni essenziali come

✔ nome, luogo e data del congresso ben visibile in homepage

✔ tutte le informazioni pratiche relative al congresso, da implementare man mano se ne aggiungono

✔ informazioni su eventuali crediti ECM

✔ chi sono gli sponsor

✔ chi sono i relatori

Il content marketing nei congressi medico-scientifici

Nel contesto dei congressi medico-scientifici, il content marketing non va inteso come una strategia commerciale, ma come un insieme di

pratiche orientate alla valorizzazione dei contenuti prodotti dall’evento. L’obiettivo non è promuovere direttamente il congresso, ma informare, aggiornare e coinvolgere una comunità professionale specializzata e allargata rispetto ai soli partecipanti. In questo senso, il content marketing serve a:

◆ rendere accessibili nel tempo i contenuti del congresso;

◆ intercettare professionisti interessati a temi clinici o scientifici specifici;

◆ rafforzare la visibilità e il posizionamento dell’evento sui motori di ricerca.

I contenuti possono assumere forme diverse - articoli di approfondimento, interviste ai relatori, video, podcast, materiali di sintesi - e, se progettati secondo le logiche dell’inbound marketing, contribuiscono a rendere il congresso rintracciabile da chi cerca informazioni qualificate. Nel caso di un pubblico di nicchia come quello medico, l’efficacia non si misura in termini di volumi di traffico, ma di pertinenza. Per questo i contenuti devono:

› rispondere a esigenze formative precise;

› utilizzare un linguaggio tecnico adeguato;

› riflettere il livello di specializzazione dei destinatari.

Inserito in una strategia di comunicazione più ampia, il content marketing diventa così uno strumento utile per consolidare l’autorevolezza del congresso, mantenere viva la relazione con la community e dare continuità al progetto scientifico anche tra un’edizione e l’altra.

Contenuti informativi e aggiornamenti digitali

Nell’ambito della comunicazione digitale del congresso, i contenuti informativi e di aggiornamento pubblicati sul sito web svolgono una funzione importante lungo tutte le fasi dell’evento. News, articoli e materiali di approfondimento che servono a informare e aggiornare i partecipanti, ma anche a intercettare professionisti che non hanno ancora partecipato e che potrebbero farlo in edizioni successive. Queste sezioni rappresentano le parti più dinamiche del sito e contribuiscono a mantenere attiva la relazione con la community.

Chi è il team comunicazione?

Dietro la comunicazione di un congresso medico-scientifico lavora un team che trasforma il progetto in un racconto accessibile e continuo. Coordina strategia, contenuti, canali digitali e rapporti con i media, in dialogo con segreteria e comitato scientifico.

RESPONSABILE DELLA COMUNICAZIONE

CONTENT EDITOR/MANAGER

SOCIAL MEDIA MANAGER

UFFICIO STAMPA

SEGRETERIA ORGANIZZATIVA

COMPLIANCE / REVISIONE INTERNA (quando prevista)

I contenuti possono riguardare, ad esempio:

◆ aggiornamenti sull’evento (nuovi relatori, modifiche al programma, informazioni organizzative);

◆ anticipazioni sui temi scientifici;

◆ notizie di contesto coerenti con l’area disciplinare del congresso.

Oltre al pubblico dei partecipanti, il sito web può diventare anche un punto di riferimento per la stampa di settore, offrendo materiali digitali aggiornati, immagini e contatti utili. Che si tratti di una sezione dedicata ai comunicati stampa o di contenuti editoriali più articolati, la presenza di informazioni chiare e facilmente accessibili facilita il lavoro dei media e contribuisce a una copertura più qualificata dell’evento.

Blog

Interviste ai relatori, video, highlights e materiali di approfondimento possono conferire anche in

un blog dedicato all’evento. Nei congressi medicoscientifici il blog non è uno strumento necessario in ogni caso, ma un'opzione da valutare quando si intende rafforzare la visibilità del congresso e dare continuità ai contenuti scientifici nel tempo. Utilizzato in modo coerente, il blog consente di rendere più strutturata la produzione di contenuti digitali, favorendo la scoperta dell’evento anche da parte di professionisti che non lo conoscono ancora e contribuendo a consolidarne l’autorevolezza. In questa prospettiva, il blog può supportare una logica di valorizzazione dei contenuti - spesso ricondotta al content marketing - senza snaturare il carattere scientifico dell’iniziativa.

Prima di attivare un blog è però fondamentale chiarire:

➔ quali obiettivi si intendono raggiungere;

➔ a quale pubblico ci si rivolge;

➔ con quale frequenza e tipologia di contenuti.

L’ufficio stampa: quando e perché prevederlo

Quando è utile

● Il congresso ha una portata rilevante

● Ha un valore scientifico riconosciuto

● Ha l’obiettivo di raggiungere in modo mirato i media specializzati, ma anche il pubblico

Attività principali

● Redazione e diffusione di comunicati stampa

● Gestione dei rapporti con i media

● Organizzazione di interviste e momenti dedicati

● Monitoraggio delle pubblicazioni

Un blog richiede infatti una progettazione editoriale e una certa continuità nel tempo. L’aggiornamento sporadico o non pianificato rischia di risultare controproducente. Per questo va considerato come una scelta editoriale consapevole, da integrare nella comunicazione digitale complessiva del congresso. Si tratta di un canale non ancora sfruttato in tutta la sua potenzialità, viceversa sono più diffusi articoli e contenuti destinati agli iscritti al congresso: in questo caso i contenuti hanno una valenza più scientifica e rispondono alle regole del medical writing.

Social media

Anche nel contesto dei congressi medicoscientifici i social media sono diventati un canale stabile della comunicazione, ma il loro utilizzo richiede una pianificazione attenta. Non esiste una piattaforma “migliore” in assoluto: la scelta dipende dagli obiettivi della comunicazione, dal pubblico di riferimento e dalla fase dell’evento. Più che chiedersi se sia preferibile LinkedIn o Instagram, è necessario chiarire a cosa servono i social all’interno della strategia complessiva: promuovere l’evento, raccontarne i contenuti, sostenere l’engagement durante il congresso, mantenere viva la relazione nel tempo.

A cosa serve

● Garantire una comunicazione corretta e qualificata verso i media

● Intercettare giornalisti e testate

● Rafforzare la visibilità e la reputazione dell’evento

Nel ciclo dell'evento

● Prima: presentazione dell’evento e dei suoi contenuti scientifici

● Durante: copertura dei momenti chiave

● Dopo: valorizzazione dei risultati e dei messaggi emersi

Un aspetto da non sottovalutare è che i social media non sono canali proprietari. A differenza del sito web, sono regolati da algoritmi esterni e soggetti a cambiamenti che possono influenzare visibilità e performance. Per questo è fondamentale:

☛ definire obiettivi chiari per ciascun canale;

☛ monitorare costantemente i risultati attraverso gli analytics; ☛ essere pronti ad adattare il piano editoriale se necessario.

I social media funzionano quindi come canali di amplificazione e relazione, non come unico presidio della comunicazione digitale.

Newsletter

La newsletter è uno strumento di comunicazione diretta particolarmente utile nei congressi medicoscientifici, perché consente di mantenere un contatto costante con i partecipanti e con il pubblico già interessato all’evento. La sua funzione principale è informativa: serve a comunicare in modo chiaro e puntuale quando e dove si svolgerà il congresso, quale sarà il programma scientifico e quali sessioni sono previste.

Attraverso la newsletter è possibile presentare i relatori, anticipare i temi scientifici di maggiore interesse e fornire informazioni pratiche su iscrizioni, scadenze e crediti ECM, supportando i partecipanti nell’organizzazione della loro partecipazione. La comunicazione può proseguire anche durante e dopo l’evento, con aggiornamenti, promemoria e materiali utili. Utilizzata in modo coerente, la newsletter accompagna infatti l’evento lungo tutte le sue fasi e contribuisce a mantenere viva l’attenzione nel tempo. Può inoltre offrire visibilità a sponsor e partner, nel rispetto del contesto scientifico e delle regole di trasparenza, favorendo occasioni di contatto con i professionisti coinvolti.

➤Save the date: annuncio ufficiale con le informazioni essenziali sull’evento.

➤Programma e relatori: presentazione dei temi scientifici e dei principali speaker.

➤Promemoria iscrizioni: scadenze, tariffe agevolate, informazioni pratiche.

➤Aggiornamenti durante l’evento: comunicazioni utili, segnalazione di sessioni chiave, informazioni di servizio.

➤Follow-up post-evento: ringraziamenti, materiali disponibili, indicazioni sulle edizioni successive.

Scrivere per il sito del congresso

Titolo chiaro e informativo: Deve comunicare il valore dell’articolo in modo diretto.

● Titolo chiaro e informativo: deve comunicare il valore dell’articolo in modo diretto

Paragrafi brevi e leggibili: Strutturare il testo con frasi concise, sottotitoli ed elenchi per facilitare la lettura.

● Paragrafi brevi e leggibili: strutturare il testo con frasi concise, sottotitoli ed elenchi per facilitare la lettura.

Call to action (CTA): Invitare all’approfondimento: iscrizione, download di materiali,consultazione di altri contenuti.

● Call to action (CTA): invitare all’approfondimento: iscrizione, download di materiali, consultazione di altri contenuti.

Scrivere per i social media

● Linguaggio chiaro e diretto: frasi brevi e focalizzate sul messaggio principale.

● Leggibilità del testo: utilizzare elenchi, spaziature o una formattazione chiara.

● Invito all’interazione: porre domande o proporre sondaggi per favorire il coinvolgimento.

● Storytelling: strutturare i contenuti in forma narrativa per renderli più memorabili.

● Valore dei contenut: fornire informazioni utili e rilevanti per il pubblico di riferimento.

● Uso consapevole degli hashtag: impiegarli in modo coerente per rendere i contenuti tracciabili.

● Valorizzazione dei contenuti della community (UGC): condividere post, immagini o testimonianze dei partecipanti.

● Call to action coerenti invitare il pubblico a compiere un’azione specifica e pertinente

● Oggetto chiaro e diretto: sintetico e immediatamente comprensibile rispetto al contenuto dell’email.

● Apertura sul valore principale: iniziare con il messaggio chiave, evidenziando il beneficio per il lettore.

● Testo breve e leggibile: utilizzare contenuti concisi, ben organizzati e facilmente fruibili.

● Call to action ben visibile: indicare chiaramente l’azione da compiere in modo diretto e riconoscibile

Inviti: tempi, tono e contenuti chiave

Tempi, contenuti e tono dei messaggi che introducono il congresso, ne orientano la percezione e accompagnano il pubblico verso una scelta consapevole di partecipazione

Nel percorso di un congresso medico-scientifico, gli inviti rappresentano uno dei primi punti di contatto tra l’evento e il suo pubblico. Nella pratica operativa, la loro gestione è spesso affidata alla segreteria organizzativa; dal punto di vista della comunicazione, tuttavia, gli inviti svolgono una funzione che va oltre la mera trasmissione di informazioni. Attraverso tempi, linguaggio e contenuti, gli inviti contribuiscono a costruire l’immagine dell’evento, a orientare le aspettative e a suggerire il posizionamento del congresso all’interno della comunità di riferimento. Anche quando nascono da un’esigenza organizzativa, finiscono per avere un impatto comunicativo rilevante.

Il save the date

Il save the date è generalmente il primo messaggio inviato ai potenziali partecipanti. Viene diffuso in una fase in cui molti elementi sono ancora in via di definizione e ha una funzione essenziale: consentire di riservare l’appuntamento in agenda e segnalare che l’evento è in arrivo. Proprio per la sua natura preliminare, il contenuto è sintetico, ma non neutro. Accanto a data e sede, è utile che emergano alcuni elementi di contesto: la società scientifica promotrice, l’area disciplinare di riferimento, il profilo generale dell’iniziativa. Anche in questa fase, il rimando al sito ufficiale e ai contatti della segreteria contribuisce a dare al messaggio un carattere riconoscibile e affidabile.

L’invito ufficiale

Con l’invito ufficiale il congresso entra in una fase più definita. Il messaggio arriva quando il programma è sufficientemente strutturato da poter essere presentato e ha l’obiettivo di accompagnare il destinatario verso una decisione di partecipazione.

L’invito deve offrire un quadro chiaro dell’evento – titolo, date, sede, struttura del programma, comitato scientifico – senza trasformarsi in un elenco eccessivamente dettagliato. I rimandi al sito e alle modalità di iscrizione svolgono una funzione di orientamento: indicano dove reperire le informazioni operative, che restano di competenza della segreteria organizzativa.

Messaggi chiari e coerenti

Dal punto di vista comunicativo, l’efficacia di un invito non dipende dalla quantità di informazioni trasmesse, ma dalla loro selezione. Un messaggio chiaro e coerente riduce le incertezze, costruisce fiducia e rafforza la percezione di un’organizzazione solida.

In questo senso, anche quando gli inviti sono gestiti prevalentemente come attività organizzativa, è utile considerarli parte integrante della comunicazione del congresso. È spesso attraverso questi messaggi che l’evento prende forma per la prima volta agli occhi dei partecipanti e inizia a costruire la propria reputazione.

SICUREZZA, OPERATIVITÀ E VALUTAZIONE

Dalla sicurezza ai controlli pre-evento, dalla chiusura amministrativa fino alla valutazione dei risultati: la gestione operativa del congresso si estende prima, durante e dopo. Norme, procedure e strumenti di monitoraggio aiutano a governare ogni fase, prevenire criticità e misurare l’efficacia dell’iniziativa. Il lavoro dell’organizzatore si chiude solo dopo report, analisi dei dati e archiviazione.

124 Sicurezza: norme e procedure essenziali

128 Consigli pratici per allestire la location

131 Controlli finali pre-evento

134 Cosa fare dopo il congresso

Sicurezza: norme e procedure essenziali

La sicurezza nei congressi medici richiede un approccio metodico che accompagni l’intero percorso organizzativo, dalla pianificazione alla realizzazione, nel rispetto delle norme vigenti

Nell’organizzazione di un evento la sicurezza incide sulle responsabilità dell’organizzatore.

Su di lui ricadono obblighi precisi che trovano fondamento, in particolare, nel D.Lgs. 81/08 in materia di tutela della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, nelle disposizioni sulla prevenzione incendi previste dal DPR 151/2011 e nelle norme di pubblica sicurezza contenute nel T.U.L.P.S.

Cosa fare nella fase di pianificazione

L’attenzione alla sicurezza deve essere attivata già nella fase di pianificazione, considerando sia tutte le attività preliminari sia l’intero svolgimento dell’evento. La valutazione deve riguardare ogni aspetto organizzativo: dalla partenza dei partecipanti alla loro accoglienza, dai trasferimenti alle sedi fino alla gestione delle location in cui l’evento si svolge. Altro aspetto da non sottovalutare riguarda la rilevanza mediatica e/o istituzionale delle figure che partecipano alla manifestazione, qualunque sia il loro ruolo - scientifico, culturale o politico. La presenza di personalità particolarmente esposte impone infatti una valutazione attenta e può rendere opportuno coinvolgere, anche tramite una semplice comunicazione preventiva, la Questura competente per territorio, affinché possa verificare se tali presenze presentino profili di interesse sotto il profilo della pubblica sicurezza e dell’ordine pubblico. Si tratta di profili che rientrano nella dimensione della security, distinta dalla safety, che invece attiene agli obblighi normativi richiamati in precedenza.

Ridurre i rischi

Come si approccia un congresso dal punto di vista della sicurezza? Non esiste una risposta univoca, ma sicuramente è possibile definire

una metodologia di approccio all’organizzazione dell’evento che, se perseguita, consente di ridurre al minimo il rischio sia in capo all’organizzatore che ai fruitori, che a vario titolo, sono coinvolti nell’evento.

1

Identificazione

della location

Partiamo dal momento in cui si seleziona la location dell’evento. Esistono diverse location che per ubicazione, caratteristiche e dimensioni garantiscono la sicurezza dell’evento. L’attenzione è diversa, come può capitare, se il committente pone l’attenzione su spazi diversi rispetto a quelli che ordinariamente si potrebbe pensare per organizzare l’evento. In una situazione del genere è necessario svolgere un sopralluogo sul sito di interesse verificando se gli stessi dispongono delle autorizzazioni necessarie a svolgere la tipologia di evento da organizzare. Può accadere che vengano prodotte autorizzazioni già rilasciate, ma è necessario verificarne la coerenza con la specifica tipologia dell’evento, tenendo conto anche di eventuali iniziative collaterali previste nella medesima sede.

Dopo il sopralluogo sarà necessario analizzare non tanto l’autorizzazione finale, bensì la documentazione progettuale e/o quella allegata a una asseverazione per verificare la coerenza fra le stesse autorizzazioni e la manifestazione che si è pensato di organizzare.

Se tutto corrisponde, allora si può passare alla fase di pianificazione dell’evento; se invece non c’è corrispondenza o non sono disponibili le autorizzazioni di legge, è necessario attivare le procedure di carattere autorizzativo secondo le previsioni normative che sottendono alle manifestazioni di carattere temporaneo.

Qui entra in gioco l’eventuale supporto, durante il sopralluogo, da parte di un tecnico

esperto nell’ambito degli spazi da destinare a manifestazioni di pubblico spettacolo, siano esse temporanee o permanenti, in modo da verificare contestualmente la fattibilità dell’operazione unitamente all’ottenimento dell’autorizzazione da parte della pubblica amministrazione (Comune ufficio licenze attraverso la Commissione di Vigilanza sui locali di pubblico spettacolo o attraverso asseverazione da parte di professionista abilitato).

Individuare il sito in cui svolgere l’evento rappresenta dunque un primo passo fondamentale, dal quale partire per sviluppare tutte le ulteriori tematiche legate alla sicurezza, una volta definiti gli aspetti contrattuali. In questa fase è necessario chiarire alcuni profili relativi sia all’eventuale allestimento della sede sia alla sua gestione operativa, verificando in particolare di poter disporre di:

◆ documentazione autorizzativa di sito o acquisita;

◆ informativa sui rischi presenti ed emergenti presso il sito;

◆ DUVRI del sito;

◆ divieti e limitazioni che il sito pone, anche con riferimento a vincoli di carattere artistico e/o architettonico;

◆ protocollo di gestione dell’emergenza.

2Piano preliminare e nomina del responsabile

A questo punto si può avviare l’elaborazione di un documento guida, denominato “piano preliminare dell’evento”, nel quale raccogliere tutte le informazioni iniziali e definire le indicazioni operative e le previsioni cui attenersi durante l’intera fase di gestione dell’evento, sia sotto il profilo della safety sia della security. È quindi necessario definire quale è il soggetto responsabile dell’organizzazione dell’evento in modo da definire la catena delle responsabilità e i conseguenti adempimenti e obblighi.

Attenzione: non è delegando un’agenzia che si esce dalle responsabilità in capo al committente. Vale sempre la pena, al riguardo, consultarsi con uno studio legale al fine di definire la migliore strategia contrattuale e di delega.

3Definire il progetto

Si può passare adesso alla fase progettuale e contrattuale legata all’allestimento e poi alla gestione dell’evento. Progettare significa verificare quelle che sono le esigenze della

manifestazione valutando quali e quante modifiche o integrazioni devono essere inserite nel sito e come queste impattano rispetto alle autorizzazioni presenti e richieste. In quest’ottica è anche necessario valutare alcuni aspetti quali ad esempio: le caratteristiche di reazione al fuoco dei materiali aggiuntivi, l’inserimento di sedute o di postazioni di regia, il passaggio di cavi di collegamento e così via.

4Il contratto con i fornitori

Affidarsi preferibilmente a un unico fornitore rappresenta un primo livello di garanzia sotto il profilo della sicurezza, poiché consente di interfacciarsi con un solo soggetto responsabile. È altrettanto importante definire con chiarezza eventuali livelli di subappalto da parte dell’impresa affidataria, così da circoscrivere e rendere più agevole il controllo delle relative autorizzazioni.

5Verifica delle normative Occorre inoltre verificare se le attività di allestimento rientrino nell’ambito delle previsioni normative applicabili, con particolare riferimento:

● all’art. 26 del D.Lgs. 81/08;

● al Titolo IV del D.Lgs. 81/08; ● al cosiddetto “Decreto Palchi” (DM 22 luglio 2014).

In funzione dell’inquadramento normativo, dovranno essere predisposti i relativi documenti - DUVRI o PSC - con particolare attenzione all’individuazione dei costi della sicurezza connessi alla gestione delle interferenze e/o alla specifica Il DUVRI è un documento tecnico previsto dalla normativa sulla sicurezza sul lavoro (art. 26 del D.Lgs. 81/2008 in Italia) che identifica, valuta e gestisce i rischi derivanti dalle interferenze tra le attività svolte da diversi soggetti, come imprese o lavoratori autonomi, che operano contemporaneamente in uno stesso luogo. Lo scopo del DUVRI è garantire la sicurezza di tutti gli operatori attraverso misure di prevenzione e protezione specifiche, promuovendo il coordinamento e la cooperazione tra le diverse realtà coinvolte. Cos'è il DUVRI

Cos’è il Decreto palchi e fiere

Il Decreto Interministeriale del 22 luglio 2014 (noto come decreto “palchi e fiere”) contiene le disposizioni in materia di sicurezza da applicare a spettacoli musicali, cinematografici e teatrali e a manifestazioni fieristiche per quanto riguarda le attività di approntamento e smantellamento di strutture allestitive, tendostrutture o opere temporanee, compreso l’allestimento e disallestimento di impianti audio, luci e scenotecnici. Il decreto stabilisce quando gli allestimenti di eventi e aree espositive rientrano nel Titolo IV del D.Lgs. 81/2008, che dispone le misure per la salute e sicurezza dei lavoratori nei cantieri temporanei o mobili.

tipologia delle attività previste per la realizzazione degli allestimenti. Parallelamente sarà necessario definire in modo chiaro i ruoli e le responsabilità, individuando il soggetto delegato all’attuazione degli obblighi previsti dall’art. 26, dal Titolo IV o dal Decreto Palchi, a seconda del caso applicabile. In relazione alla tipologia dell’inquadramento giuridico andrà gestita la fase di realizzazione, ma sarà fondamentale valutare la necessità di un direttore dei lavori e di un collaudatore delle opere di allestimento.

Non dimentichiamo gli eventuali adempimenti amministrativi legati all’ottenimento dell’agibilità tecnica e della correlata agibilità. Fanno eccezione quei siti che hanno le autorizzazioni e il cui allestimento è coerente con la stessa, non costituendo altresì variante rispetto a quanto autorizzato.

Gestione dell’evento

La progettazione di percorsi differenziati per ingressi e uscite è essenziale per prevenire assembramenti, adattandoli alla tipologia di utenza (es. pubblico, VIP, personale). Tali flussi devono essere segnalati con cartelli e controllati, prevedendo soluzioni alternative equivalenti per garantire accessibilità e deflusso sicuro. È inoltre necessario prevedere adeguate figure dedicate alla security, che operino in coordinamento con gli addetti alla safety (lotta antincendio e primo soccorso). Occorre infine interfacciarsi con la struttura responsabile della gestione dell’emergenza del sito e, ove possibile, formalizzare un accordo per affidare a essa tali attività, assicurando chiarezza di ruoli e responsabilità. Non da ultimo sarà necessario predisporre il DUVRI dell’evento quale documento da integrare nel contesto del “piano esecutivo dell’evento”. Ma non dimentichiamo che per ogni valutazione e correlata soluzione è necessario prevedere sempre una soluzione alternativa ed equivalente.

Assistenza sanitaria

Per quanto riguarda le disposizioni in materia di assistenza sanitaria durante l'evento, la normativa di riferimento è l'accordo Stato-Regioni relativo alle linee guida sull’organizzazione dei soccorsi sanitari negli eventi e nelle manifestazioni programmate. Questo accordo classifica gli eventi in base alla tipologia, al luogo in cui si svolgono e al numero di partecipanti, al fine di determinare il livello di rischio. L'organizzatore deve calcolare il livello di rischio, che può essere "molto basso/ basso", "moderato/elevato" o "molto elevato", utilizzando una tabella apposita. La comunicazione al Servizio di Emergenza Territoriale 118 deve essere effettuata almeno 15 giorni prima dell’inizio dell'evento, qualora il rischio sia molto basso o basso. Se invece il rischio è moderato o elevato, la comunicazione deve avvenire almeno 30 giorni prima dell’inizio.

Vigilanza Antincendio

La vigilanza antincendio per un congresso medico riguarda l'adozione di misure preventive e di sicurezza per ridurre il rischio di incendi durante lo svolgimento dell'evento. La presenza di un servizio di questo tipo è obbligatoria secondo il DPR 151/2011 (Allegato I, attività 65), per locali di spettacolo e trattenimento (inclusi congressi) con capienza superiore a 100 persone o superficie lorda in pianta al chiuso superiore a 200 m²; soglie più alte come 1.000 posti o 2.000 m² si applicano a categorie superiori di rischio o eventi specifici. Per un congresso medico, la vigilanza antincendio implica una serie di attività, tra cui:

◆ Presenza di personale qualificato: il congresso deve avere a disposizione operatori formati per la gestione delle emergenze antincendio, che siano in grado di intervenire tempestivamente, allertare i soccorsi e assistere il pubblico nell'evacuazione sicura.

◆ Pianificazione delle vie di fuga: è fondamentale che le vie di fuga siano ben indicate e libere da ostacoli, per garantire una rapida evacuazione. Devono essere rispettate le normative in materia di sicurezza antincendio e le uscite di emergenza devono essere facilmente accessibili.

◆ Controllo delle attrezzature e dei materiali: ogni strumentazione, allestimento o materiale utilizzato nel congresso deve essere conforme alle normative di sicurezza antincendio. Ad esempio, se vengono utilizzati dispositivi elettrici o

apparecchiature mediche, è importante che siano certificati e funzionanti in modo sicuro.

◆ Attività di prevenzione: prima dell'inizio dell'evento, è necessario un controllo preventivo delle strutture per identificare eventuali rischi di incendio, come il sovraccarico di impianti elettrici o la presenza di materiali facilmente infiammabili. In alcuni casi, è anche utile fornire formazione al personale dell'evento su come gestire eventuali emergenze.

◆ Esposizioni e attrezzature: se il congresso prevede anche esposizioni o dimostrazioni pratiche (ad esempio, con l'uso di attrezzature mediche o chimiche), è importante che tali attività siano monitorate da personale addetto alla sicurezza antincendio, che verifica che tutte le misure preventive siano rispettate

Consigli pratici per allestire la location

Allestire una location per un congresso medico richiede una pianificazione attenta, con l'obiettivo di ottimizzare la funzionalità logistica e il flusso delle persone

Su quali aspetti concentrarsi nell’allestimento di una sede congressuale? La priorità è garantire un’organizzazione logistica fluida, capace di agevolare i movimenti delle persone e lo svolgimento delle attività, tanto nelle sale meeting quanto negli spazi comuni, a prescindere dalla dimensione dell’evento. Partecipanti, relatori e staff percepiscono immediatamente eventuali criticità: ogni ostacolo ai flussi o alle tempistiche viene vissuto come un disservizio. Layout poco funzionali o scelte distributive non ben ponderate possono generare code in fase di registrazione, congestioni agli ingressi e alle uscite delle sale, disagi durante le pause o nei momenti di ristorazione, compromettendo l’esperienza complessiva.

Controllo degli spazi

Il primo consiglio generale è quello di confrontarsi con lo staff della location, che è sicuramente in grado di suggerire le soluzioni logistiche più adatte alle esigenze specifiche. L’allestimento deve poi garantire che ci siano spazi adeguati per tutte le attività che si svolgono durante il congresso. Non è sufficiente concentrarsi solo sulle sale per le sessioni, ma occorre prestare attenzione anche a spazi espositivi, area catering, foyer per la reception e le registrazioni, e aree lounge per il networking informale. Oltre a questo, ci sono diversi accorgimenti da considerare. Ecco i più importanti:

➤ Segnaletica chiara e visibile: la segnaletica del congresso deve essere ben visibile e con indicazioni chiare.

➤ Desk informazioni: va posizionato all’ingresso della location per evitare perdite di tempo a partecipanti e relatori.

➤ Desk di assistenza separati: i desk di assistenza vanno separati a seconda della loro fruizione, per una gestione più rapida dei flussi di partecipanti. Ad esempio, il desk di segreteria si occupa delle procedure tecniche, mentre in altri punti si offre assistenza generale.

➤ Servizi multipoint: i servizi multipoint evitano file e ritardi, quindi, se lo spazio lo consente, è sempre consigliato allestire più punti per uno stesso servizio, a prescindere dal numero di partecipanti.

➤ Open space per stand e poster: un modo efficace di sfruttare il passaggio dei partecipanti è riunire insieme l’area espositiva e l’area poster in un unico grande open space continuo.

➤ Posizionamento dell’area cocktail/coffee break: è importante rendere chiara la direzione della fila, assicurandosi che i camerieri abbiano abbastanza spazio per allestire e servire.

L’allestimento dell’area espositiva

L’area espositiva di un congresso è quella in cui trovano posto gli stand delle aziende sponsor. Le dimensioni di quest’area variano da congresso a congresso, ma negli eventi più grandi possono essere piuttosto estese: centinaia di stand, centinaia di persone coinvolte e migliaia di visitatori. Gli stand possono essere altamente tecnologici, ospitare macchinari voluminosi e delicati (per esempio, quelli per la diagnostica) o presentare presentazioni che richiamano molte persone. La logica della gestione di quest’area è dunque quella fieristica: generalmente, l’agenzia che organizza il congresso incarica un allestitore della costruzione degli stand che, in collaborazione con lo staff della location, coordina le operazioni.

➤Flusso dei partecipanti

L’area espositiva deve essere facilmente accessibile e commisurata non solo al numero di stand che deve ospitare, ma anche all’intero flusso di persone che si prevede la visiteranno.

➤Collegamento fra espositori e allestitore

In genere, si affida l’allestimento di tutti gli stand a un’unica società specializzata. La segreteria organizzativa del congresso deve quindi fungere da collegamento tra gli espositori e l’allestitore.

➤Le opzioni espositive

L’organizzatore del congresso di solito propone agli espositori la scelta tra uno o due tipi di stand, diversi per misure, dotazioni e costi. Alcune aziende, inoltre, potrebbero avere richieste specifiche in base a ciò che devono esporre o alle attività che desiderano condurre nello stand.

➤Macchinari e colli di grandi dimensioni

L’area espositiva deve offrire spazi sufficientemente ampi per movimentare macchinari, pannelli, mobili degli stand, impianti di illuminazione e così via.

➤Sorveglianza per i macchinari

Se ci sono aziende che espongono macchinari, è necessario accertarsi che siano sempre presenti i tecnici addetti. Occorre inoltre garantire la

sorveglianza e informarsi con la location e con gli sponsor riguardo alle coperture assicurative in caso di danni, furti o altri imprevisti.

➤Tempistiche

Tutti devono rispettare tempistiche e scadenze. Gli allestitori devono montare gli stand entro una certa data, quindi le aziende hanno una scadenza precisa per confermare le loro necessità tecniche all’allestitore.

➤Orari e modalità di accesso

Gli orari e le modalità di accesso vanno comunicati a tutti gli espositori per permettere loro di preparare gli stand e disallestirli a fine evento. Un’esposizione medio-grande, con un centinaio di stand, può richiedere all’allestitore un paio di giorni di lavoro, anche di notte, per ottimizzare i tempi.

➤Staff a disposizione

Location e allestitore dovrebbero sempre avere rispettivamente almeno una persona presente nell’area espositiva durante lo svolgimento del congresso, per rispondere alle richieste degli espositori, fare eventuali riparazioni e risolvere problematiche.

➤La mappa degli stand

Quanto più l’esposizione è grande, tanto più è necessaria la mappa, meglio se digitale e interattiva.

Checklist dei flussi

FLUSSI

✔ Accessi e uscite scorrevoli

✔ Nessun collo di bottiglia

✔ Desk multipli per evitare code

✔ Percorsi chiari tra sale, esposizione e catering

SPAZI

✔ Sale proporzionate ai partecipanti

✔ Area espositiva adeguata

✔ Area poster ben identificata

✔ Foyer e lounge funzionali

COORDINAMENTO

✔ Allestitore unico o regia centrale

✔ Tempistiche condivise

✔ Presenza tecnico in sede

✔ Mappa stand aggiornata

ESPERIENZA

✔ Segnaletica chiara

✔ Desk informazioni visibile

✔ Assistenza facilmente individuabile

✔ Flussi fluidi nei momenti chiave

Gestire l’area poster

Nel contesto di un congresso medico-scientifico, un poster è un "manifesto" dove l’autore pubblica i risultati delle proprie ricerche o un caso studio seguito. I format più utilizzati, oltre ai poster tradizionali dotati di QR code, sono gli e-poster, disponibili sul sito o sulla piattaforma web dell’evento, ma anche esposti in un ambiente comune aperto ai partecipanti affinché possano discuterne i contenuti con gli autori nelle cosiddette “sessioni poster”. Le sessioni poster sono un aspetto rilevante del programma scientifico: per i ricercatori, che presentano il proprio lavoro ai colleghi, sono un’occasione di visibilità, mentre per chi vi partecipa sono un’opportunità di confronto e scambio professionale. Compito dell’organizzatore è facilitare gli autori nella produzione dei propri poster e gestirne l’area affinché sia la più funzionale possibile per rendere proficue tali sessioni.

➞Indicazioni agli autori

Fornire agli autori indicazioni su quali sezioni prevedere, come organizzare i contenuti, ma anche come impostare titolo e sottotitolo, fermo restando che gli autori sono comunque liberi di dare al poster l’aspetto che preferiscono.

➞Informazioni tecniche

Fornire agli autori specifiche tecniche per caricare il loro materiale. I poster digitali (ma anche quelli tradizionali dotati di QR code) possono essere visualizzati su smartphone o tablet dal sito o dalla app del congresso.

➞Per ogni poster uno spazio numerato

Quando il poster viene accettato (prima dell’evento), l’autore riceve la comunicazione del codice identificativo attribuitogli. A quel codice è associato lo spazio nell’area poster riservato all’autore.

➞Attrezzatura e assistenza

È necessario prevedere la presenza di un tecnico per risolvere eventuali problemi.

Definire l’agenda delle sessioni poster

Va fissata fin da subito l’agenda degli incontri con gli autori, avendo cura di dividerli in più momenti per evitare sovraffollamenti.

➞Ingaggio

I siti o le app dei congressi sono spesso dotati di una funzione che permette di votare i poster migliori. Per migliorare l’interattività, si possono incentivare i partecipanti a valutare i lavori e a sottoporre domande agli autori.

Controlli finali pre-evento

Prima dell'inizio del congresso, è fondamentale effettuare una serie di controlli in tutte le aree dell'evento, assicurandosi che tutti i servizi siano pronti per l'uso

Nei giorni immediatamente precedenti al congresso è fondamentale il massimo coinvolgimento di tutti coloro che partecipano attivamente all'organizzazione: addetti ai desk di registrazione e informazioni, segreteria organizzativa, hostess e steward presenti nelle sale, addetti al guardaroba e ai parcheggi, personale del servizio catering, tecnici audio/video, regia e personale di supporto.

Il brief prima del via

Prima dell'apertura delle porte ai congressisti, l’organizzatore responsabile deve riunire tutto il personale coinvolto per fornire le istruzioni operative. Oltre al team organizzativo, è cruciale coinvolgere lo staff ingaggiato per l’occasione, o messo a disposizione dalla location, per gestire in loco gli aspetti operativi, tecnici e logistici dell'evento e interfacciarsi con partecipanti, relatori ed espositori.

Il brief operativo che coinvolge chiunque abbia un ruolo attivo nell'evento ha lo scopo di:

◆ rivedere con lo staff tutto il programma, dall’arrivo dei partecipanti alla loro partenza;

◆ ricapitolare i compiti di ogni membro dello staff, stabilendo chiaramente chi fa cosa e dove;

◆ motivare il personale riguardo al lavoro da svolgere durante l’evento.

Cosa

fa lo staff di sala

Lo staff è il volto dell'evento per partecipanti ed espositori, quindi è importante assegnare ruoli in modo strategico per anticipare le esigenze e risolvere rapidamente eventuali problemi. Una distribuzione ben pianificata delle mansioni assicura un servizio impeccabile e ottimizza il flusso dell’intero evento.

Non si deve dimenticare di assegnare compiti essenziali come:

Le informazioni vanno condivise

È fondamentale che tutto il personale sia sempre aggiornato su ogni dettaglio dell’evento, poiché partecipanti ed espositori potrebbero chiedere informazioni logistiche a chiunque sia a portata di mano, indipendentemente dal ruolo specifico. Pertanto, è essenziale che ogni membro dello staff abbia conoscenze adeguate sul programma, sappia fornire indicazioni sugli spazi della location e sia aggiornato sugli eventi che si svolgono in ogni sala, così da poter rispondere alle domande e offrire assistenza in modo tempestivo.

1

Monitoraggio del feedback dei

partecipanti:

assegnare a una persona dello staff il compito di comunicare con i partecipanti e raccogliere feedback durante l'evento permette di fare correzioni tempestive e acquisire informazioni utili per migliorare la futura edizione del congresso;

2

Facilitazione del networking: dedicare una o più persone allo staff per formare piccoli gruppi di interazione fra i partecipanti aiuta a favorire il networking e il coinvolgimento, attraverso momenti di aggregazione informale che rafforzano anche i contenuti delle sessioni;

3 Comunicazione con gli espositori: assegnare una persona dello staff per monitorare continuamente gli espositori e raccogliere feedback simili a quelli dei partecipanti facilita l'incontro con i congressisti e prepara il terreno per il follow-up post-evento.

Il check finale

Dopo il brief, il responsabile dell'evento deve fare un check finale, poco prima dell'inizio. È fondamentale assicurarsi che tutto sia a posto e che ogni membro dello staff abbia completato le proprie mansioni. Se tutto è in ordine, l'organizzatore può fare un'ultima verifica con il cliente per garantire che ogni dettaglio sia perfetto.

Prima del via, controllare

➤ Desk d’accoglienza materiale di segreteria: lista dei partecipanti (e loro eventuale sistemazione alberghiera), programma, badge, strumenti elettronici o fogli firme per la registrazione, eventuali voucher per la cena sociale, questionari di valutazione;

◆ documenti di segreteria: contratti di sponsorizzazione, lettere di incarico ai relatori, dichiarazioni di conflitto di interesse e altri documenti necessari per ispezioni, se l'evento è accreditato ECM.

➤ Aree di passaggio

◆ posizionamento corretto della segnaletica.

➤ Sale

◆ allestimento corretto di ogni sala in base al formato delle sessioni;

◆ posizionamento della segnaletica e delle locandine:

◆ presenza di cavalierini, segnaposto, bottiglie d’acqua e bicchieri, se previsto;

◆ cancelleria sui tavoli dei partecipanti, se previsto:

◆ eventuali decorazioni floreali.

➤ Area espositiva

Verificare il funzionamento delle dotazioni previste agli stand: illuminazione, connessione Wi-Fi, logo aziendale corretto e visibile.

◆ Traduzione simultanea

◆ controllare il funzionamento delle postazioni dei traduttori e delle cuffie per i partecipanti.

◆ assicurarsi che le cuffie siano sistemate in ordine presso la reception.

➤ Aree catering

◆ Verificare con gli addetti che sia tutto pronto per i coffee break o il buffet e che l'allestimento sia corretto.

◆ Wi-Fi

◆ Effettuare test di funzionamento.

◆ Segnalare username e password con cartelli visibili nelle aree coperte dal segnale.

➤ Regia audiovisiva

◆ Verificare che tutti i materiali da proiettare siano stati caricati sui computer di regia.

◆ Controllare il funzionamento dei telecomandi

per i relatori e delle applicazioni interattive collegate alle slide.

➤ Regia streaming

◆ Verificare telecamere, sistema audio, illuminazione, attrezzature di regia e connessione cablata.

➤Relatori da remoto

◆Assisterli nell'accesso alla welcome room della piattaforma web per gli ultimi controlli tecnici di audio e video.

➤ Personale tecnico

◆Garantire la presenza di un tecnico in ogni sala per l'assistenza continuativa.

◆Testare anticipatamente tutte le attrezzature (luci, slide, connessioni, microfoni, altoparlanti).

➤ Pulizia generale

◆Assicurarsi che la location sia pulita e sgombra da materiali residui.

◆Verificare la presenza di un team di pulizia che presidi regolarmente le toilette.

➤ Kit congressuale

◆Preparare i materiali destinati ai partecipanti e ai relatori.

➤ Cartella stampa

◆Controllare che i kit con comunicati e materiali stampa, anche digitali, siano pronti per la distribuzione.

➤ Emergenze e assistenza sanitaria

◆Verificare la presenza e il funzionamento di uscite di emergenza e presidi sanitari.

◆Confermare la comunicazione all'ASL di competenza e la copertura delle spese relative.

IL PRE-EVENTO IN 5 STEP

Brief operativo con lo staff

Verifiche aree comuni, expo e sale

Controlli degli aspetti tecnologici

Check della sicurezza

Comunicazione rapida ed efficace

Cosa fare dopo il congresso

Quando il congresso è finito, non è però terminato il lavoro dell'organizzatore.

Il post-evento richiede passaggi altrettanto fondamentali come misurare l’impatto, preparare il report e archiviare i dati

Così come appena prima dell’evento il briefing con lo staff è fondamentale, anche dopo l’evento bisogna prevedere riunioni di debrief che, di solito, coinvolgono tutte le parti interessate: il committente dell’evento, gli sponsor, i membri del team organizzativo e i rappresentanti della sede che ha ospitato l’evento. È importante organizzare l’incontro appena dopo la conclusione dell’evento, quando l’esperienza è ancora fresca nella memoria di tutti. In questo modo, i dettagli, soprattutto quelli organizzativi, sono più chiari e si riesce a raccogliere osservazioni, idee e suggerimenti che, col passare del tempo, rischierebbero di andare persi.

La comunicazione post-evento

Il primo step è inviare messaggi di ringraziamento al termine dell’evento, che non sono solo una questione di cortesia, ma anche uno strumento strategico per consolidare le relazioni.

È un’occasione ideale per esprimere gratitudine per la partecipazione e il contributo dato, rafforzando il legame con tutti i soggetti coinvolti.

I destinatari principali dei ringraziamenti includono:

◆ partecipanti

◆ relatori e ospiti

◆ istituzioni

◆ sponsor

◆ fornitori

Per i partecipanti, il messaggio può contenere un invito a prendere parte alla prossima edizione, comunicando eventualmente le date, oltre a suggerire di seguire i canali ufficiali dell’evento (social, sito web, newsletter).

Nel caso dei fornitori, i ringraziamenti possono includere un breve feedback sul servizio ricevuto, mentre per gli sponsor è utile integrare dati significativi sull’andamento dell’evento, rafforzando

la comunicazione e aprendo la strada a future collaborazioni. I ringraziamenti vengono formulati a nome dell’associazione promotrice, firmati dal presidente del congresso o dal comitato scientifico, e sono di norma personalizzati. La modalità più comune è l’invio via e-mail.

➞Mantenere alta l’attenzione

Anche dopo la fine dell’evento, la comunicazione non deve fermarsi. I canali utilizzati per promuovere il congresso prima e durante il suo svolgimento (social, e-mail, sito web) devono rimanere attivi per mantenere vivo l’interesse di partecipanti e sponsor.

Una comunicazione continuativa durante l’anno consente di:

✔tenere alta l’attenzione sulle tematiche affrontate nel congresso;

✔rafforzare il legame con la comunità professionale di riferimento;

✔preparare il terreno per la prossima edizione.

➞Aggiornamenti da effettuare dopo l’evento

● Sito web: si possono caricare presentazioni e slide dei relatori, contenuti on demand, foto, rassegna stampa, interviste e brevi approfondimenti.

● Social media: prevedere di condividere foto e video dell’evento, brevi video di commento o ringraziamento da parte di relatori e partecipanti, e video-pillole delle sessioni più rilevanti

● E-mail: servono per inviare messaggi con link ai contenuti pubblicati (on demand, foto, video, rassegna stampa) e invitare gli utenti a iscriversi alla newsletter

Le verifiche contabili

Un altro aspetto fondamentale per l’organizzatore è la gestione economica finale, che include

IL QUESTIONARIO DI GRADIMENTO

Si tratta di uno strumento di valutazione e miglioramento con caratteristiche specifiche

Anonimo

Garantisce sincerità nelle risposte e maggiore attendibilità dei dati.

Dati misurabili e confrontabili

Meglio evitare, in generale, domande aperte difficili da analizzare.

Breve e mirato

Domande chiare e specifiche per favorire la compilazione.

Risposte strutturate

● Domande a risposta multipla (es. molto soddisfatto / poco soddisfatto)

● Valutazioni con punteggio numerico ➞dati qualitativi comparabili

ATTENZIONE

Negli eventi accreditati ECM il provider deve somministrare un questionario che rilevi:

● il gradimento della qualità formativa

● l’eventuale percezione di influenze commerciali sui contenuti erogati (vedi capitolo 2)

l’elaborazione del consuntivo finanziario e la verifica di tutti i flussi in entrata e in uscita.

Ecco cosa considerare.

Ricezione pagamenti

✔ quote di iscrizione dei partecipanti

✔ servizi aggiuntivi acquistati

✔ sponsorizzazioni

✔ stand espositivi

Liquidazione pagamenti

✔ fatture dei fornitori

✔ compensi per i relatori

✔ rimborsi spese

✔ pagamenti per il personale temporaneo

Nei congressi di grandi dimensioni, i tempi di chiusura contabile possono protrarsi, soprattutto a causa di solleciti per fatture o pagamenti mancanti e del controllo incrociato degli importi.

Questi passaggi, se numerosi, possono richiedere anche diversi mesi.

Una gestione precisa e puntuale in questa fase è essenziale per chiudere l’evento con un bilancio economico completo e trasparente.

Valutare l’impatto dell’evento

Valutare un congresso significa capire se ha soddisfatto le aspettative del committente, analizzando dati quantitativi e qualitativi per verificare il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Non bastano feedback estemporanei, ma occorre un’analisi strutturata. Nel caso di congressi medici, gli obiettivi possono essere molteplici e variano in base al tipo di evento. Per ogni obiettivo è possibile definire indicatori chiave che permettano di misurare in modo concreto il successo dell’iniziativa.

➞Performance economica

La produzione di un utile economico che vada a favore dell’associazione promotrice può essere un indicatore perché il congresso, prima ancora di essere un momento di formazione e divulgazione scientifica, è un’attività economica. I risultati economici dell’evento si hanno dopo la chiusura contabile, dalla quale si evince se e di quanto le entrate hanno superato le uscite.

➞Numero dei partecipanti Il numero dei partecipanti è un altro indicatore chiave, poiché riflette l’interesse suscitato

dall’evento. Oltre al dato complessivo, è importante analizzare eventuali obiettivi specifici, come l’aumento della presenza di determinate categorie professionali o la partecipazione da specifici Paesi, per valutare il successo in maniera più dettagliata.

Attenzione: se sono state adottate misure mirate per aumentare la partecipazione, come tariffe più basse, un programma più ricco, una sede più accessibile o un marketing potenziato, è lecito aspettarsi un incremento delle iscrizioni. Confrontare il numero di partecipanti effettivi con quello degli invitati o raggiunti dalla comunicazione permette di misurare l’efficacia delle azioni pre-evento e valutare il raggiungimento degli obiettivi.

➞L’esperienza dei partecipanti

La soddisfazione dei partecipanti è un indicatore importante per il successo del congresso.

Un’esperienza positiva aumenta la probabilità che tornino per l’edizione successiva e che promuovano l’evento tra i colleghi, attirando nuovi iscritti. Monitorare il feedback dei partecipanti aiuta anche a individuare aree di miglioramento per perfezionare le edizioni future. Un questionario può essere somministrato in sede oppure via e-mail. Due le aree su cui indagare il gradimento dei delegati: gli aspetti di contenuto e gli aspetti logistici. (Per i questionari di eventi ECM vedi capitolo 2)

Misurare la visibilità

La visibilità esterna è un indicatore fondamentale per raggiungere obiettivi che vadano oltre la partecipazione diretta al congresso. Che si tratti di diffondere contenuti scientifici, far conoscere risultati di studi a un pubblico più ampio, o sensibilizzare opinione pubblica e istituzioni su una tematica specifica, la misurazione della visibilità si basa su parametri precisi: numero di articoli pubblicati (online e offline), servizi radio e TV, post sui social con il relativo tasso di condivisioni e interazioni. Per ampliare l'impatto al di fuori della comunità scientifica, è essenziale il supporto di un ufficio stampa e comunicazione, capace di dialogare con media generalisti e specializzati, oltre che con influencer e pubblicazioni di settore, creando strategie di comunicazione mirate e diversificate.

Attenzione ai dati

Analizzare i dati qualitativi e quantitativi è fondamentale. Attraverso i dati si possono ottenere

informazioni sul comportamento dei partecipanti, i livelli di coinvolgimento reale e le aree da migliorare, avere spunti per una personalizzazione più efficace della prossima edizione. L’importante è tradurre tutto in analisi mirate dalle quali possano essere messe in pratica azioni concrete. A questo proposito, oggi nuovi strumenti per la raccolta e l’analisi dei dati implementati dall’AI semplificano un processo che, altrimenti, richiederebbe molto tempo e risorse. Si possono così ottenere analisi approfondite, sia quantitative che qualitative, difficilmente raggiungibili con metodi tradizionali. Per esempio, si possono estrapolare dai feedback dei partecipanti gli aggettivi usati, misurando la frequenza di termini positivi o negativi per valutare il livello di soddisfazione.

◆Analisi periodiche

Il confronto periodico tra le diverse edizioni del congresso, attraverso il monitoraggio dei dati economici e dei livelli di partecipazione, rappresenta uno strumento essenziale per valutarne l’andamento complessivo e definire obiettivi realistici. Basarsi su trend consolidati - come incrementi medi annui o dinamiche ricorrenti - consente di fissare traguardi di crescita raggiungibili e sostenibili per l’edizione successiva. L’analisi deve essere continuativa: i dati raccolti non servono soltanto a leggere il passato, ma soprattutto a orientare le strategie future e a impostare azioni di miglioramento coerenti e misurabili.

Il report di sintesi

La relazione conclusiva è il documento che riassume e valuta l’intero svolgimento del congresso, offrendo una panoramica completa attraverso la presentazione dei dati e l’analisi dei vari aspetti. La redazione di questo report spetta all’organizzatore, che lo utilizza per chiudere formalmente il progetto e condividere i risultati con il committente e gli stakeholder principali.

La relazione finale serve a:

☛ raccogliere dati numerici, statistici ed economici su tutti gli aspetti del congresso;

☛ analizzare ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato per evitare errori futuri;

☛ esprimere valutazioni sui diversi aspetti dell’evento fornendo indicazioni per le successive edizioni;

☛ valutare il successo del congresso in base agli obiettivi prestabiliti;

L’impatto dell’evento

Risultato economico

Misura la sostenibilità economica del congresso

Soddisfazione dei partecipanti

Misura l’attrattiva del congresso in termini di contenuti e altri aspetti

Visibilità del congresso

Misura l’impatto mediatico e scientifico

☛ stabilire indicatori e obiettivi per le successive edizioni del congresso;

☛ informare dei risultati tutti gli stakeholder del congresso (committente, sponsor, relatori, partecipanti, fornitori ecc).

Cosa include il report

Programma e contenuti scientifici

➤Programma del congresso

➤Abstract presentati e accettati

➤Sessioni orali e loro tipologie

➤Casi clinici presentati e accettati

➤Poster presentati e accettati

Partecipazione

➤Partecipanti iscritti e partecipanti effettivi per:

✔tipologia di iscrizione (soci, non soci, fasce di valore)

✔provenienza (regioni italiane o Paesi esteri)

✔tipologia di specializzazione professionale (se rilevante)

➤Relatori, docenti e tutor

Sponsorizzazioni e collaborazioni

➤Sponsor

➤Simposi sponsorizzati

➤Area espositiva e espositori

➤Partner istituzionali

Interazioni digitali

➤Dati di interazione dei partecipanti tramite le applicazioni messe a disposizione

➤Traffico sul sito web del congresso (visite, visitatori unici, pagine viste)

➤Numero di download dell’eventuale app dell’evento

Comunicazione e visibilità

➤Rassegna stampa:

✔Online (articoli e video)

✔Offline (articoli di giornale, servizi radio e TV)

➤Social media engagement

A chi si invia

I dati del congresso si possono comunicare ai diversi stakeholder, a cui interessano per ragioni diverse. Si dovrà quindi prevedere di inviare la relazione finale a:

➲ associazione che promuove l’evento (il committente), per la quale i numeri del congresso costituiscono il riferimento sulla base del quale progettare l’edizione successiva, soprattutto se si tratta del congresso nazionale annuale o di un altro evento a cadenza periodica;

➲ sponsor, per i quali i numeri del congresso costituiscono la misura del ritorno

Archiviare l’evento

L’ultima operazione di chiusura di un evento riguarda la conservazione di documenti e materiali.

Archiviazione documentale

● Conservazione ordinata della documentazione amministrativa e contrattuale

● Disponibilità dei documenti in caso di controlli o accertamenti

● Conservazione cartacea degli originali quando richiesto dalla normativa

Protezione dei dati

● Conservazione sicura dei dati raccolti

● Backup dei sistemi di archiviazione

● Rispetto della normativa privacy vigente

Eventi accreditati ECM

Obbligo di conservazione per 5 anni della documentazione relativa all’assegnazione dei crediti ECM

● Documenti da rendere disponibili su richiesta

● Autorità competenti: Commissione Nazionale per la Formazione Continua e Comitato di Garanzia

sull’investimento effettuato: quanti più partecipanti, visitatori allo stand, partecipanti ai simposi sponsorizzati, visibilità mediatica del congresso e accessi al sito o commenti social, tanto più alta sarà stata l’esposizione del brand dello sponsor;

➲ destinazione, per la quale i numeri costituiscono il riferimento sulla base del quale valutare l’impatto del congresso sul territorio (economico e non solo, come spiegato nel primo capitolo di questa guida), nonché il “biglietto da visita” da mostrare ad altri promotori e organizzatori e alle proprie amministrazioni locali per ottenere politiche più favorevoli per il settore congressuale;

➲ partecipanti, relatori e fornitori, per i quali i numeri del congresso possono costituire motivo di gratificazione e prestigio.

Dati aggiuntivi (per uso interno)

La relazione finale rappresenta un punto di partenza fondamentale per pianificare l’edizione

successiva del congresso.

Per l’organizzatore, è utile includere, esclusivamente per uso interno, anche le proprie valutazioni e osservazioni sull’andamento dell’evento.

➔Destinazione e sede dell’evento: commento su criticità e flessibilità, per orientare le scelte nelle edizioni future.

➔Sessioni e contenuti: note sui format più apprezzati dai partecipanti e sul processo di reclutamento degli speaker.

➔Attività degli sponsor: descrizione dei pacchetti di sponsorizzazione offerti ed eventuali feedback.

➔Gradimento dei partecipanti: valutazione dell'esperienza complessiva per prendere decisioni sulle prossime edizioni.

➔Raggiungimento degli obiettivi: le analisi servono a identificare le aree di miglioramento per il futuro.

LA TECNOLOGIA AL SERVIZIO DEL CONGRESSO

La tecnologia è parte integrante dell’organizzazione dei congressi medicoscientifici: supporta molte attività operative e incide sull'esperienza del partecipante. Allo stesso tempo, richiede attenzione ad aspetti tecnici spesso poco visibili, come la sicurezza dei dati e la qualità delle infrastrutture. La corretta gestione dei sistemi tecnologici incide direttamente sull’organizzazione, sull’accesso alle informazioni e sulla qualità complessiva dell’evento.

142 Il congresso medico nell’era digitale

146 Le piattaforme per la gestione del congresso

148 Gestione e sicurezza dei dati digitali

151 Cosa sapere sulla connessione internet

Il congresso medico nell’era digitale

Dalle app congressuali agli ambienti immersivi, la tecnologia accompagna oggi tutte le fasi dell’evento scientifico e definisce l’esperienza dei partecipanti prima, durante e dopo

Oggi la tecnologia fa parte a pieno titolo dell’esperienza congressuale, che accompagna in pratica tutte le fasi dell’evento, dalla consultazione del programma alla fruizione dei contenuti scientifici. Le app dedicate, per esempio, permettono ai partecipanti di costruire un’agenda personalizzata, selezionando sessioni e materiali in base ai propri interessi, una funzione particolarmente utile nei congressi con più percorsi paralleli. Anche l’interazione con il pubblico si avvale sempre più di strumenti digitali: sondaggi live, sistemi di domande in tempo reale e piattaforme di engagement rendono le sessioni dinamiche e favoriscono il confronto tra relatori e audience. A queste soluzioni se ne affiancano molte altre, sempre più implementate dall’Intelligenza Artificiale, come i servizi di traduzione simultanea, sottotitolazione automatica e trascrizioni live, che facilitano la partecipazione di platee internazionali. Infine, le piattaforme di analisi dei dati consentono agli organizzatori di monitorare partecipazione, interazioni e feedback dei congressisti.

Le app per l’evento

Le app per congressi rappresentano un punto di contatto per i partecipanti e offrono loro un’esperienza personalizzata e sempre accessibile.

➤Funzioni principali delle app per congressi:

 programmazione personalizzata: consentono agli utenti di consultare il programma, creare agende personalizzate e ricevere notifiche sui prossimi interventi;

 materiali on-demand: documenti, slide, video e altri materiali possono essere resi disponibili per il download o la consultazione direttamente dall’app;

 interazioni in tempo reale: i partecipanti possono inviare domande ai relatori, votare sondaggi o partecipare a quiz interattivi;

 networking facilitato: funzioni come chat, elenchi dei partecipanti e matchmaking basato sugli interessi consentono di creare connessioni professionali in modo semplice e immediato;

 visibilità per gli sponsor: le app offrono potenzialmente spazi per notifiche sponsorizzate e funzionalità di realtà aumentata negli stand virtuali.

Le app possono inoltre funzionare anche senza connessione, o quando il segnale è debole, salvo poi sincronizzarsi automaticamente con gli altri device nel momento in cui la connessione torna disponibile, garantendo la fruibilità dei contenuti in ogni momento ed eliminando la necessità di stampare programmi e materiali.

Gli e-poster

Nei congressi medico-scientifici anche la tradizionale sessione poster si evolve verso il formato digitale. Gli e-poster sostituiscono infatti le bacheche cartacee con presentazioni consultabili su schermi o attraverso piattaforme online dedicate. Questo formato consente di arricchire i contenuti con elementi multimediali - immagini ad alta definizione, video, grafici interattivi - e di rendere più agevole la consultazione da parte dei partecipanti, che possono navigare tra le diverse sezioni del lavoro e approfondire i dati con maggiore facilità. Un ulteriore vantaggio riguarda l’accessibilità: gli e-poster possono essere disponibili non solo negli spazi del congresso, ma anche sulle piattaforme digitali dell’evento, permettendo la consultazione durante e dopo il congresso, anche da parte dei partecipanti collegati da remoto. Le piattaforme

dedicate offrono inoltre strumenti di monitoraggio delle visualizzazioni e delle interazioni, utili agli organizzatori per valutare il livello di interesse verso i diversi contributi scientifici. Dal punto di vista organizzativo, infine, la digitalizzazione dei poster semplifica la logistica degli spazi espositivi e riduce l’utilizzo di materiali cartacei.

Soluzioni ibride integrate

Negli ultimi anni anche il formato ibrido si è evoluto, con l’obiettivo di offrire un’esperienza il più possibile equilibrata tra partecipanti in presenza e collegati da remoto. La produzione degli eventi tende ad assumere caratteristiche quasi televisive: regie multicamera per lo streaming, grafiche dinamiche e scenografie digitali permettono di seguire i lavori scientifici con una qualità visiva paragonabile a quella della sala. In alcuni casi si sperimentano anche soluzioni di realtà aumentata o virtuale, utilizzate per simulazioni anatomiche o per la visita virtuale degli spazi espositivi. Parallelamente, le piattaforme digitali consentono di integrare le interazioni tra pubblico in presenza e online. Domande ai relatori, sondaggi in tempo reale e momenti di networking possono essere condivisi tra sala e remoto, mentre breakout room virtuali e contenuti disponibili on demand permettono di prolungare la fruizione scientifica anche dopo la conclusione dell’evento.

Tecnologie on-site per congressi smart

Le tecnologie on-site trasformano gli spazi congressuali in ambienti intelligenti e interattivi. Nel loro insieme, queste tecnologie migliorano l’accoglienza, rendono più fluida la logistica e contribuiscono a valorizzare la fruizione dei contenuti scientifici. Facciamo qualche esempio. Sul piano della fruizione dei contenuti, schermi LED di grande formato e sistemi audio di livello broadcast

garantiscono una visibilità e una qualità sonora ottimali anche nelle sale più ampie. Per facilitare l’orientamento dei partecipanti, totem interattivi e mappe digitali consentono di consultare programmi, sale e servizi in tempo reale. La presenza di reti Wi-Fi ad alta capacità assicura connessioni stabili per centinaia o migliaia di utenti, riducendo attese e disagi. A queste soluzioni si affiancano tecnologie evolute dedicate alla gestione dei flussi: badge NFC contactless velocizzano accessi e registrazioni delle presenze, mentre sensori IoT permettono di monitorare e regolare automaticamente parametri come illuminazione, temperatura e affollamento degli spazi.

Le tecnologie immersive

Le tecnologie immersive, come la realtà virtuale (VR), la realtà aumentata (AR) e la realtà mista (MR), offrono l’opportunità di trasformare contenuti scientifici complessi in esperienze pratiche, anche se il loro utilizzo non è così diffuso.

Realtà Aumentata (AR)

La realtà aumentata utilizza visori see-through o applicazioni mobile per sovrapporre modelli anatomici tridimensionali, guide procedurali o dati di imaging sul campo visivo del medico. In ambito formativo viene impiegata, per esempio, nel training ecografico o laparoscopico, dove consente di visualizzare strutture anatomiche e traiettorie degli strumenti direttamente durante la simulazione.

Realtà Virtuale (VR)

La realtà virtuale impiega visori immersivi per simulare procedure chirurgiche in ambienti completamente digitali. Le piattaforme di simulazione consentono di esercitarsi su procedure complesse, come chirurgia ortopedica o neurochirurgia, integrando tracking dei

I dati al servizio dell’esperienza congressuale

L’analisi dei dati raccolti prima, durante e dopo l’evento consente di personalizzare l’esperienza dei partecipanti e migliorare la progettazione dei congressi futuri.

personalizzazione dell’esperienza

◆ Profilazione dei partecipanti

Analisi di specializzazione, ruolo e interessi scientifici

◆ Agenda personalizzata

Suggerimento automatico delle sessioni più rilevanti

◆ Contenuti mirati

Percorsi formativi coerenti con il profilo professionale

◆ Networking qualificato

Connessione tra specialisti con interessi tematici affini

movimenti e, in alcuni casi, feedback aptico (la tecnologia che simula il senso del tatto in ambienti virtuali). Alcune soluzioni utilizzano dati derivati da imaging medico per creare modelli anatomici realistici e permettono di ripetere le procedure più volte senza rischi per il paziente.

Mixed reality (MR)

La realtà mista combina elementi di AR e VR, consentendo di interagire con modelli anatomici tridimensionali nello spazio reale. In ambito formativo può essere utilizzata per simulazioni collaborative e per la pianificazione di procedure complesse, integrando dati provenienti da imaging clinico e modelli digitali del paziente.

Metaverso

Il metaverso rappresenta un’evoluzione degli ambienti immersivi applicati alla formazione e agli eventi scientifici. Si tratta di piattaforme digitali tridimensionali nelle quali gli utenti accedono tramite avatar e possono muoversi in spazi virtuali condivisi, partecipando ad attività formative, simulazioni cliniche o incontri scientifici. Alcuni congressi hanno sperimentato spazi metaversici che replicano sale congressuali, aree poster ed esposizioni, permettendo ai partecipanti di visitare gli stand, interagire con altri utenti e accedere ai

Follow-up e analisi predittiva

◆ Valutazione delle sessioni Misurazione dell’interesse per relazioni, workshop e attività sponsorizzate

◆ Analisi dell’engagement Monitoraggio di presenze, interazioni e partecipazione

◆ Mappatura dell’audience

Studio della distribuzione dei partecipanti nelle diverse sessioni

◆ Previsione delle tendenze Uso dei dati storici per progettare le edizioni future

contenuti scientifici anche dopo la conclusione dell’evento. Sebbene l’adozione sia ancora limitata e dipenda dalla maturità delle piattaforme tecnologiche, queste soluzioni indicano una possibile evoluzione degli ambienti digitali per la formazione e la condivisione del sapere scientifico.

Un approccio data-driven

Accanto all’introduzione di nuovi strumenti tecnologici, la trasformazione digitale dei congressi medico-scientifici riguarda anche il modo in cui gli eventi vengono progettati e valutati. Le piattaforme digitali e le app congressuali raccolgono infatti una grande quantità di informazioni sul comportamento dei partecipanti: iscrizioni, scelte di sessione, interazioni durante le relazioni, consultazione dei materiali e attività di networking. L’analisi di questi dati consente agli organizzatori di comprendere meglio interessi e modalità di partecipazione dell’audience, rendendo possibile una progettazione sempre più data-driven, basata cioè sull’osservazione dei comportamenti reali dei congressisti. In questo modo è possibile migliorare la personalizzazione dell’esperienza, ottimizzare la distribuzione delle sessioni scientifiche e progettare con maggiore precisione le edizioni future del congresso (per la gestione corretta dei dati vai a pagina 148).

Le piattaforme per la gestione del congresso

Gestire

iscrizioni, logistica e dati in generale è uno degli aspetti più impegnativi dell’organizzazione di un congresso, che può essere supportato da sistemi più o meno evoluti

L’organizzazione di un congresso medicoscientifico coinvolge numerosi processiscientifici, logistici e amministrativi - che si sviluppano lungo un arco temporale spesso molto ampio.

I sistemi gestionali nascono per coordinare queste attività all’interno di un ambiente digitale condiviso, in cui confluiscono le diverse fasi dell’evento: dalle iscrizioni alla gestione logistica e amministrativa fino alle attività che seguono il congresso, come report, comunicazioni di followup e rilascio degli attestati di partecipazione. Le piattaforme più evolute sono progettate per accompagnare l’intero ciclo di vita dell’evento e consentire alla segreteria organizzativa, ai PCO e alle società scientifiche di lavorare sugli stessi dati, mantenendo coerenza tra le informazioni e maggiore controllo sui processi.

Nella pratica, tuttavia, non sempre si utilizzano tutte le funzionalità disponibili: in base alle dimensioni dell’evento e alle esigenze organizzative, è frequente che ne vengano impiegate solo alcune, oppure che questi strumenti si integrino con altri software già in uso.

➤La gestione dei contenuti scientifici

Nel caso dei congressi medico-scientifici, una delle prime attività organizzative riguarda la raccolta dei contributi scientifici. Nei grandi eventi internazionali questo processo può iniziare anche un anno prima della data del congresso. Abstract, lavori scientifici, poster e altri materiali destinati al programma vengono raccolti, archiviati e organizzati attraverso strumenti digitali dedicati. Alcuni sistemi gestionali consentono di gestire l’invio dei contributi, la loro classificazione e il successivo inserimento nel programma scientifico.

➤Iscrizioni, logistica e servizi ai partecipanti

I sistemi gestionali possono supportare le segreterie organizzative nella raccolta delle iscrizioni, nella gestione dei pagamenti e, quando previsto, nelle prenotazioni alberghiere. L’obiettivo è semplificare tutte le operazioni che riguardano i partecipanti, centralizzando le informazioni e permettendo agli organizzatori di monitorare in tempo reale lo stato delle registrazioni e delle presenze previste.

➤Pianificazione economica e gestione degli sponsor

Un’altra funzione dei sistemi gestionali riguarda la progettazione economica dell’evento. Gli strumenti digitali possono supportare la costruzione del budget preventivo, il monitoraggio delle spese e la gestione delle entrate. Questo comprende la raccolta degli sponsor, componente spesso decisiva per la sostenibilità economica di un congresso. Attraverso la raccolta e l’organizzazione dei dati economici, i sistemi gestionali permettono alla segreteria organizzativa e al committente di valutare in modo preciso il risultato finale dell’evento.

➤Analisi dei dati

I sistemi gestionali possono consentire di raccogliere e analizzare i dati prodotti nelle diverse fasi dell’organizzazione. Informazioni relative alle iscrizioni, ai pagamenti o alla partecipazione alle attività possono essere elaborate attraverso strumenti di analisi e reportistica. Si tratta di strumenti che permettono di visualizzare dati e tendenze attraverso grafici e report.

➤Controllo degli accessi

Attraverso applicazioni installabili su smartphone o tablet è possibile verificare in tempo reale l’ingresso dei partecipanti anche su più sedi contemporaneamente. Alcuni sistemi consentono, per esempio, di controllare se un partecipante è regolarmente registrato, se ha effettuato il pagamento della quota o a quale attività è assegnato.

Le informazioni raccolte durante l’evento diventano poi parte del database complessivo e possono essere utilizzate anche nelle fasi successive.

➤L’evoluzione verso il cloud

Negli ultimi anni l’evoluzione dei sistemi gestionali per eventi si è orientata sempre più verso soluzioni in cloud. Questo modello consente alle segreterie organizzative di lavorare sugli stessi dati anche da sedi diverse e facilita la collaborazione tra i membri del team. Molte funzioni operative - come i database dei partecipanti, i sistemi di gestione delle iscrizioni o gli strumenti di marketing - sono spesso disponibili in modalità cloud. In alcuni casi, tuttavia, alcune componenti più critiche, come la gestione amministrativa e la fatturazione, possono essere mantenute su sistemi non completamente basati sul cloud per garantire maggiore controllo e sicurezza.

L’integrazione con le società scientifiche

Nel settore medico-scientifico i sistemi gestionali trovano applicazione anche nella gestione della vita associativa delle società scientifiche. In questi casi le piattaforme vengono utilizzate in modo continuativo per amministrare i database dei soci, i pagamenti delle quote e le attività associative.

AI nello sviluppo dei software

L’intelligenza artificiale sta influenzando in modo significativo anche il settore dei software gestionali per eventi. In molti casi il suo impiego riguarda il processo di sviluppo dei prodotti, permettendo alle aziende di accelerare la progettazione e l’implementazione di nuove funzionalità. L’utilizzo dell’intelligenza artificiale nei sistemi destinati agli utenti richiede particolare attenzione, soprattutto quando si tratta di piattaforme che gestiscono dati sensibili. Per questo motivo, la sua integrazione deve essere valutata con consapevolezza.

Gestione e sicurezza dei dati digitali

I dati rappresentano l’infrastruttura informativa dell’organizzazione di un congresso. Per questo motivo richiedono una gestione attenta, adeguate misure di sicurezza e la conoscenza delle normative

Idati costituiscono una componente essenziale dell’infrastruttura organizzativa di un congresso medico. Organizzare un evento significa infatti raccogliere, archiviare e gestire una grande quantità di informazioni che riguardano sia i partecipanti sia i contenuti: dati anagrafici e professionali di delegati e relatori, informazioni legate alle iscrizioni, preferenze alimentari o eventuali esigenze particolari, documentazione, dati amministrativi e così via. La maggior parte rientra nella categoria dei dati personali o sensibili, che richiedono particolari cautele sia dal punto di vista normativo sia sotto il profilo organizzativo.

Serve la massima attenzione

La sicurezza informatica dei dati riguarda la prevenzione di attacchi informatici o intrusioni nei sistemi, ma anche la corretta gestione e protezione delle informazioni sensibili che circolano durante

tutte le fasi di organizzazione di un congresso. Per questo motivo, oggi la cybersecurity non può essere considerata esclusivamente una responsabilità dei reparti tecnici o dei fornitori di software. Anche le segreterie organizzative, i PCO e le società scientifiche devono sviluppare una maggiore consapevolezza dei rischi e delle buone pratiche nella gestione dei dati digitali. Non sempre, però, le modalità operative riflettono questa attenzione. Per esempio, in molte realtà organizzative, le informazioni vengono ancora trattate attraverso una combinazione di strumenti diversi - fogli di calcolo, email e piattaforme non integrate tra loro - con frequenti passaggi di dati da un sistema all’altro. Questa frammentazione aumenta la possibilità di errori e dispersioni così come il rischio di accessi non autorizzati. I dati si possono gestire anche attraverso piattaforme integrate ad hoc: in questo caso è bene assicurarsi che i sistemi gestionali adottati offrano adeguate

Dati: una risorsa invisibile, ma concreta

I dati sono, per definizione, immateriali: non occupano uno spazio fisico e non sono visibili come gli elementi concreti di un congresso. Proprio per questo il loro valore può risultare meno evidente. In realtà gran parte delle informazioni che sostengono l’organizzazione di un evento esiste ormai solo in formato digitale e costituisce una risorsa essenziale, che richiede consapevolezza, responsabilità e adeguate misure di protezione.

garanzie di sicurezza, protezione delle informazioni e conformità alle normative vigenti.

Cosa considerare per la sicurezza dei dati

Per gli organizzatori è importante considerare alcuni aspetti fondamentali:

◆ protezione dei dati personali, che comprende le informazioni anagrafiche e professionali dei partecipanti;

◆ sicurezza delle piattaforme di iscrizione e pagamento, per evitare accessi non autorizzati o utilizzi impropri dei sistemi;

◆ tutela dei contenuti scientifici, che spesso vengono gestiti mesi prima dell’evento;

◆ gestione sicura dei database, che raccolgono informazioni su partecipanti, relatori e sponsor.

I riferimenti normativi

La gestione sicura dei dati si fonda anche su un insieme di norme e standard di riferimento che definiscono principi, responsabilità e buone pratiche. Negli ultimi anni il quadro normativo europeo si è progressivamente rafforzato, soprattutto per quanto riguarda la protezione dei dati e la gestione delle infrastrutture digitali. Tra i principali riferimenti figurano gli standard di sicurezza informatica, le regole sulla localizzazione dei dati e il GDPR.

ISO/IEC 27001

Il principale riferimento internazionale per la gestione della sicurezza informatica è lo standard ISO/IEC 27001, una norma che definisce i requisiti per costruire e mantenere un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni (SGSI). Questo standard riguarda l’adozione di strumenti tecnologici per la difesa dei sistemi informatici, ma la sicurezza delle informazioni viene soprattutto affrontata come un processo organizzativo complesso, che coinvolge persone, procedure e tecnologie. In altre parole, proteggere i dati non significa semplicemente installare firewall o software di sicurezza, ma adottare un approccio più ampio e strutturato, o ancora meglio un modello organizzativo basato su tre pilastri: persone, processi e tecnologia. Lo standard prevede, per esempio:

 la valutazione dei rischi, per identificare quali informazioni devono essere protette e quali minacce potrebbero comprometterle;

 l’adozione di procedure e controlli organizzativi, che regolano l’accesso ai dati e il loro utilizzo;

 la formazione del personale, perché molti incidenti informatici sono legati a errori umani o a una scarsa consapevolezza dei rischi;

 la resilienza operativa, cioè la capacità dell’organizzazione di continuare a operare anche in caso di problemi tecnici o incidenti di sicurezza.

La residenza dei dati e il cloud Con la diffusione del cloud computing, la questione della localizzazione dei dati è diventata un tema non solo tecnico, ma anche giuridico e politico. Quando un’organizzazione utilizza servizi cloud, infatti, i dati vengono conservati su server gestiti da fornitori esterni e spesso distribuiti in diversi Paesi. Questo solleva una domanda importante: in quale Paese sono fisicamente conservati i dati e quale normativa si applica alla loro protezione. Per le organizzazioni che operano in Europa, la gestione dei dati deve essere conforme al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Tuttavia, molti servizi cloud sono gestiti da aziende globali e possono comportare il trasferimento dei dati verso Paesi extra-europei. Negli ultimi anni gli accordi che regolano il trasferimento dei dati tra Europa e Stati Uniti hanno attraversato diverse fasi di revisione e incertezza normativa, rendendo il quadro giuridico particolarmente complesso. Per questo motivo, nella scelta delle infrastrutture digitali è sempre più importante verificare dove vengono effettivamente conservati i dati e quali garanzie offre il fornitore del servizio. In molti contesti organizzativi, oggi viene considerato una buona pratica - e in alcuni casi un vero e proprio requisito di compliancescegliere soluzioni che garantiscano:

◆ la residenza dei dati all’interno dell’Unione Europea, in modo da assicurare l’applicazione della normativa europea sulla protezione dei dati;

◆ preferibilmente la localizzazione dei server nel territorio nazionale, quando richiesto da politiche organizzative o normative specifiche;

◆ trasparenza sulle modalità di conservazione e trattamento dei dati da parte del provider.

GDPR

Con il GDPR (General Data Protection Regulation) l’Europa ha introdotto un nuovo approccio alla protezione dei dati, fondato sui principi della privacy by design e della privacy by default. Il regolamento non interviene solo in caso di violazioni (data breach), ma impone che i dati siano trattati in modo responsabile e trasparente lungo l’intero ciclo di vita dell’informazione (per più dettagli sul GDPR vai a pagina 82).

Cosa valutare nelle piattaforme gestionali

Nella scelta delle piattaforme digitali utilizzate per la gestione dei congressi, è importante dunque considerare non solo le funzionalità operative, ma anche gli aspetti legati alla sicurezza e alla protezione delle informazioni.

dei sistemi di gestione dei

Alcuni elementi meritano particolare attenzione:

➤ conformità al GDPR, con adeguate misure di protezione dei dati personali e procedure chiare di gestione delle informazioni;

➤ sistemi di accesso sicuro, con livelli di autorizzazione differenziati per utenti e operatori;

➤ tracciabilità delle operazioni, per monitorare accessi, modifiche e utilizzo dei dati;

➤ integrazione tra i diversi moduli della piattaforma, in modo da ridurre la frammentazione degli strumenti e il trasferimento manuale delle informazioni;

➤ trasparenza sulla localizzazione e sulla conservazione dei dati, in particolare quando vengono utilizzati servizi cloud.

Cos'è il cloud computing

Il termine cloud computing indica un modello di gestione dei servizi informatici in cui dati, applicazioni e software non sono installati su computer o server locali, ma vengono ospitati su infrastrutture remote accessibili tramite Internet. In questo modo organizzazioni e utenti possono utilizzare piattaforme digitali, archiviare informazioni e gestire applicazioni senza dover mantenere direttamente l’infrastruttura tecnologica.

Cosa sapere sulla connessione internet

La connessione internet necessita di una valutazione attenta di banda, WiFi e infrastruttura di rete per garantire streaming, videoconferenze e servizi digitali efficienti

Per la buona riuscita dell’evento, la connessione internet deve essere stabile e performante. È un aspetto ormai essenziale, ma da non sottovalutare mai, né da dare per scontato. Le necessità di connessione variano a seconda del tipo di evento, dal numero di relatori, di sale virtuali, dalla tipologia delle presentazioni e dalle interazioni online. Per questo è fondamentale avere una visione chiara: conoscere le esigenze di connettività, assicurarsi che sia disponibile nella struttura congressuale dove si terrà l’evento o provvedere all'acquisto.

Decidere subito

Se si pensa a quante attività dipendono dalla connessione durante un evento, è facile capire quanto sia fondamentale che funzioni bene e come sia un aspetto di cui occuparsi sin dalle prime fasi preparatorie. L’organizzatore, dopo avere scelto la location, deve immediatamente verificare che tutte le necessità di connessione siano soddisfatte e, se necessario, rivolgersi a un service tecnico esterno. È fondamentale negoziare subito l'acquisto della banda e del Wi-Fi, poiché farlo successivamente potrebbe risultare molto più costoso. Inoltre, è consigliabile acquistare banda in eccesso, per evitare che un upgrade dell'ultimo minuto si traduca in una spesa decisamente più alta. È dunque evidente che decidere subito è necessario anche in ottica di budget: più la connettività è potente e complessa, maggiore sarà il costo, che deve essere considerato per una stima realistica delle risorse disponibili. Questo aiuterà a evitare sorprese e a fare scelte più oculate, eventualmente riducendo altre voci di spesa meno fondamentali.

Cosa sapere sulla connessione

Per definire correttamente le esigenze di

connessione di un evento, è utile conoscere alcuni concetti di base. Di seguito sono riportate le definizioni più comuni per comprendere come funziona una rete e quali elementi incidono sulle prestazioni.

➦Larghezza di banda

La larghezza di banda esprime la quantità di dati che qualsiasi canale di connessione (cablata, Wi-Fi, 5G, fibra) può ricevere (download) o trasmettere (upload) in un dato periodo di tempo. Quanto più ampia è la banda, tanti più dati potrà trasmettere e ricevere in un tempo più breve. Per eventi vale la regola "più banda = meno attese", soprattutto con streaming e pubblico numeroso.

➦Connessione internet cablata

La connessione internet cablata è ancora attuale e utilizzata in molte sale conferenze, soprattutto in contesti professionali e aziendali. Sebbene le connessioni Wi-Fi siano molto comuni, la connessione cablata è preferita in alcuni casi per motivi di affidabilità, velocità e stabilità. Le connessioni cablate sono infatti meno suscettibili alle interferenze rispetto al Wi-Fi, garantendo più stabilità durante le presentazioni o le videoconferenze, e spesso offrono una velocità di trasmissione dati più alta rispetto al Wi-Fi, elemento importante per attività che richiedono una banda larga costante, come lo streaming video in alta qualità o la condivisione di file pesanti. Una connessione cablata è inoltre generalmente considerata più sicura rispetto al Wi-Fi, poiché non è vulnerabile alle intrusioni via onde radio e può evitare il sovraccarico della rete wireless.

➦Connessione di rete cellulare

Il 5G è ormai ampiamente diffuso in Italia e già oggi le reti cellulari sono solitamente sufficienti per

coprire il fabbisogno del singolo utente nelle varie funzionalità di interazione e fruizione dei contenuti dell'evento. Questo a patto che nella location la ricezione dati sia ottimale e che i partecipanti all'evento siano dotati di un abbonamento flat o a basso costo. Se invece i partecipanti sono di provenienza extra-europea è necessaria una buona connessione Wi-Fi che permetta loro di collegarsi per utilizzare i loro smartphone.

➦Connessione internet Wi-Fi

Il Wi-Fi è la tecnologia che trasmette la larghezza di banda in un'area affinché possa essere ricevuta dai dispositivi wireless (smartphone, tablet, computer). Il segnale Wi-Fi è trasmesso ai dispositivi dai cosiddetti "hotspot" installati nella location. Se gli hotspot sono obsoleti o in numero insufficiente, il segnale non basterà per tutti dappertutto.

➤Larghezza di banda per Wi-Fi

Per stabilire qual è la larghezza di banda necessaria per il Wi-Fi dedicato ai partecipanti, come regola pratica di dimensionamento si può considerare che sono necessari fino a 25 Mbps (megabit per secondo) per 100 partecipanti "ad alto consumo" di banda (video, applicazioni partecipative, operazioni online).

Se si tratta di video in 4K o attività particolarmente intensive, potrebbero essere necessari valori più alti (ad esempio, 50-100 Mbps per 100 partecipanti).

Per un uso a basso consumo di banda (email, navigazione generica) sono invece sufficienti 10 Mbps per 100 partecipanti.

La valutazione va fatta sul tipo di uso che gli utenti faranno del Wi-Fi: solo un utilizzo generico per navigazione, email e social media

oppure anche per app specifiche di interazione con i relatori o altri partecipanti, download di file pesanti, visualizzazione di contenuti on demand.

Questi valori rappresentano una stima di progetto e non sostituiscono le indicazioni specifiche del provider o del vendor dell’infrastruttura di rete, che andrebbero sempre coinvolti per eventi critici o con esigenze particolari

➦Streaming

Lo streaming è un flusso monodirezionale di dati audio/video, trasmessi da una sorgente a una o più destinazioni tramite la rete internet, che vengono riprodotti man mano che arrivano a destinazione (i dispositivi degli utenti collegati). I dati in streaming sono generalmente trasmessi in formato compresso per alleggerire il carico sulla rete. L'ampiezza di banda necessaria a uno streaming non dipende dal numero di persone che vi si collegano da remoto, bensì da quanti streaming sono necessari per una sessione. Per fornire un'indicazione pratica, per lo streaming in Full HD (1080p) sono raccomandati 5-8 Mbps, mentre per lo streaming in 4K sono necessari 15-25 Mbps. Per il live streaming in alta qualità (1080p a 60fps), la velocità di upload raccomandata è di almeno 7,5-12 Mbps.

➦Videoconferenza

La videoconferenza è un'applicazione che permette la trasmissione bidirezionale di audio, video e dati da un dispositivo a un altro attraverso un collegamento internet. Per videoconferenze in HD (720p-1080p) su piattaforme come Zoom o Microsoft Teams sono raccomandati 1,5-3 Mbps per partecipante.

PRATICHE SOSTENIBILI E IL LORO IMPATTO

Progettare un congresso sostenibile significa integrare criteri ambientali, sociali e di governance in ogni fase dell’organizzazione: dalla scelta della sede alla gestione dei fornitori, dalla misurazione degli impatti alla rendicontazione. La sostenibilità diventa così un processo strutturato e misurabile, dove contano anche iniziative di inclusione, prevenzione e dialogo con il territorio.

154 Progettare congressi sostenibili

157 Responsabilità e impatto sociale

Progettare congressi sostenibili

La sostenibilità diventa un criterio progettuale, che tiene conto di diversi aspetti, tra cui quello ambientale, ormai imprescindibile per congressi consapevoli e misurabili

Partendo dalla crescente consapevolezza post-pandemica e dalle sfide che ne sono derivate, la sostenibilità si è affermata negli ultimi anni come un must-have imprescindibile nell'organizzazione dei congressi medicoscientifici. Oggi, però, parlare di sostenibilità non significa più limitarsi alle sole pratiche di tutela ambientale: occorre considerare anche l’impatto economico e sociale degli eventi. Anche la tecnologia svolge un ruolo rilevante: può contribuire a ridurre l’impronta ecologica complessiva degli eventi attraverso piattaforme digitali, soluzioni ibride e dematerializzazione dei materiali, ma solo se progettata e utilizzata in modo consapevole.

C’è sempre da considerare infatti l’impatto ambientale delle infrastrutture digitali stesse: la scelta di strumenti sicuri, efficienti e coerenti con obiettivi di sostenibilità è quindi meno scontata di quanto possa apparire.

La norma UNI ISO 20121:2024 per eventi sostenibili

La ISO 20121 è una norma internazionale che stabilisce i requisiti per la gestione sostenibile degli eventi. La versione più aggiornata è la ISO 20121:2024, che in Italia è adottata come UNI ISO 20121:2024 ed è entrata in vigore il 3 aprile 2024.

➔Obiettivi generali della ISO 20121

● Benefici ambientali: la norma promuove una gestione sostenibile degli eventi attraverso un approccio integrato e fornisce strumenti concreti per ridurre gli impatti ambientali, come la gestione dei rifiuti, la riduzione delle emissioni di carbonio e l'uso efficiente delle risorse naturali.

● Benefici sociali ed economici: la norma incoraggia a generare valore per la comunità locale, creando opportunità di lavoro, stimolando

Cosa vuol dire evento sostenibile

Un evento sostenibile è progettato e realizzato con l’obiettivo di ridurre gli impatti ambientali negativi e, allo stesso tempo, generare benefici economici e sociali per il territorio e per le persone coinvolte. Il settore degli eventi - di cui i congressi medici rappresentano una componente rilevante - è infatti un mercato ad alto impatto a livello globale: muove milioni di persone e genera miliardi di fatturato a livello globale, producendo effetti ambientali significativi legati soprattutto alla mobilità, al consumo di acqua ed energia, alla produzione di rifiuti e allo spreco alimentare. Allo stesso tempo, gli eventi creano occupazione, favoriscono lo sviluppo delle destinazioni, producono conoscenza e lasciano eredità positive di lungo periodo. Come tutte le attività umane, anche quella congressuale ha quindi un impatto duplice, negativo e positivo. Renderla sostenibile significa intervenire su questo equilibrio: mitigare gli effetti negativi e massimizzare quelli positivi, agendo sul processo organizzativo e sull’intera filiera di fornitura.

l'inclusione sociale e generando benefici economici per le aziende e i fornitori locali.

● Miglioramento continuo: le organizzazioni

sono invitate a monitorare costantemente le proprie azioni sostenibili, assicurandosi che le pratiche adottate siano efficaci e apportino reali miglioramenti, attraverso un ciclo di pianificazione, attuazione, controllo e revisione. In questo modo, si garantisce che gli eventi diventino sempre più sostenibili nel tempo.

➔Principali elementi

della norma ISO 20121:2024

La ISO 20121:2024 ha introdotto alcune novità per la gestione sostenibile degli eventi rispetto alla versione precedente, integrando gli impatti sociali, economici e ambientali nei temi rilevanti, con valutazione di materialità e doppia materialità (impatto dell'evento sull'ambiente/società e viceversa). Nuovi focus includono cambiamento climatico, resilienza ambientale, responsabilità digitale, diritti umani (inclusi minori), salute mentale, diversità e inclusione economica. Il mission statement della norma documenta missione, benefici ESG, rischi e valori specifici per eventi. Viene inoltre enfatizzata l'analisi di sostenibilità di fornitori, sponsor e partner (trattati come fornitori), che devono allinearsi alla catena di valore.

● Chi può certificarsi

Gli standard di sostenibilità stabiliti dalla UNI ISO 20121 sono applicabili a eventi di tutte le dimensioni e a tutti i soggetti coinvolti nell'organizzazione dell'evento, non solo alle agenzie di organizzazione congressuale. Possono infatti ottenere la certificazione anche le location (alberghi, centri congressi, centri fieristici) e le società di servizi (catering, sicurezza, tecnologia).

I pilastri della sostenibilità ambientale

L’impatto ambientale di un congresso medicoscientifico si concentra in alcune aree chiave lungo l’intero ciclo di progettazione e realizzazione. Intervenire in modo sistematico su questi ambiti consente di ridurre in modo significativo l’impronta complessiva dell’evento.

Mobilità

La componente più rilevante in termini di emissioni è spesso legata agli spostamenti di relatori e partecipanti. La scelta della

GLI STEP DELLA SOSTENIBILITÀ AMBIENTALE

MISURARE

➤Mappare gli impatti ambientali, sociali ed economici

➤Identificare le aree più critiche (mobilità, energia, rifiuti)

➤Definire indicatori e obiettivi concreti

RIDURRE

Mobilità

➤sede facilmente raggiungibile

➤trasporto pubblico e car sharing

➤opzioni ibride

Energia e sede

➤efficienza energetica

➤uso razionale di luci e climatizzazione

➤gestione differenziata dei rifiuti

Catering

➤prodotti locali e stagionali

➤riduzione spreco alimentare

➤eliminazione monouso

Allestimenti e materiali

➤strutture riutilizzabili

➤materiali riciclati

➤documentazione digitale

RENDICONTARE

➤Monitorare i risultati

➤Comunicare in modo trasparente

➤Pianificare miglioramenti per l’edizione successiva

destinazione e della sede, la loro accessibilità ferroviaria o aeroportuale, l’incentivazione all’uso del trasporto pubblico o di soluzioni condivise, così come l’integrazione di formule ibride, incidono direttamente sul bilancio ambientale dell’evento.

Emissioni zero e carbon neutrality

Nel 2021, in occasione della COP26 a Glasgow, una parte dell’industria internazionale delle fiere e dei congressi ha assunto un impegno formale sul clima dando vita all’iniziativa Net Zero Carbon Events. L’obiettivo dichiarato è allineare il settore agli standard internazionali di decarbonizzazione, con un percorso che prevede la riduzione progressiva delle emissioni e il raggiungimento delle emissioni zero entro il 2050. Nel 2022, alla COP27, è stata pubblicata la roadmap operativa: un documento tecnico che traduce l’impegno in indicazioni pratiche, definendo criteri di misurazione, tappe intermedie e ambiti di intervento lungo l’intera filiera degli eventi. L’iniziativa è guidata dal Joint Meetings Industry Council (JMIC) e conta oggi oltre 30 grandi organizzazioni internazionali come contributori finanziari e più di 600 realtà tra firmatari e sostenitori del pledge. D a considerare

La neutralità carbonica si ottiene bilanciando le emissioni generate da un evento attraverso meccanismi di compensazione, come l’acquisto di crediti di carbonio o il sostegno a progetti ambientali esterni. Il principio del net zero richiede invece una riduzione strutturale e documentabile delle emissioni dirette e indirette lungo l’intera catena del valore, ricorrendo alla compensazione solo per la quota residuale non eliminabile.

Sede

La location non è neutrale: efficienza energetica, utilizzo di fonti rinnovabili, gestione intelligente di illuminazione e climatizzazione, sistemi di raccolta differenziata e politiche ambientali eventualmente certificate rappresentano elementi determinanti nella scelta della sede congressuale.

Catering

La ristorazione incide su consumi di risorse, produzione di rifiuti e spreco alimentare. Privilegiare prodotti locali e stagionali, ridurre le porzioni eccedenti, eliminare materiali monouso e pianificare correttamente le quantità contribuisce a contenere l’impatto ambientale e a rafforzare la coerenza dell’intero progetto (vedi capitolo successivo).

Allestimenti e materiali

Strutture modulari e riutilizzabili, materiali riciclati o riciclabili, dematerializzazione della documentazione ed eliminazione della stampa cartacea riducono in modo significativo la produzione di rifiuti e il consumo di materie prime.

Tecnologia e sostenibilità

La tecnologia è oggi una componente strutturale dell’organizzazione congressuale e rappresenta, allo stesso tempo, un’opportunità e una responsabilità.

◆Opportunità

Piattaforme digitali, app dedicate e strumenti di monitoraggio consentono di dematerializzare processi, ottimizzare la logistica, raccogliere dati sui consumi e misurare l’impatto ambientale dell’evento. I software per il calcolo delle emissioni di CO2e per la gestione dei flussi di partecipanti permettono decisioni più consapevoli e una pianificazione più efficiente. La tecnologia, inoltre, amplia l’accesso attraverso formule ibride e partecipazione a distanza, riducendo in parte gli spostamenti e quindi le emissioni legate alla mobilità.

◆Impatto digitale

La dimensione digitale non è però immateriale. Streaming, archiviazione cloud, data center e infrastrutture di rete comportano consumi energetici significativi e un’impronta ambientale spesso sottovalutata. L’espansione degli eventi ibridi e l’uso crescente di strumenti ad alta intensità di dati impongono una valutazione più attenta del bilancio complessivo tra benefici e costi ambientali.

◆Scelta delle piattaforme

Progettare un congresso sostenibile significa quindi selezionare soluzioni tecnologiche sicure, efficienti e coerenti con gli obiettivi ambientali dichiarati, privilegiando fornitori trasparenti sui propri consumi energetici e sulle politiche ESG. La tecnologia non è sostenibile per definizione: lo diventa quando è integrata in una strategia consapevole, misurata e coerente con l’intero progetto dell’evento.

Un’iniziativa verso la neutralità climatica degli eventi

Responsabilità e impatto sociale

Dall’impatto sulle comunità locali al recupero del cibo, fino alle politiche di inclusione: i congressi medico-scientifici generano valore sociale oltre i giorni dell’evento

Il congresso medico-scientifico può diventare un attivatore di relazioni, conoscenze e iniziative che possono produrre effetti duraturi sul territorio che lo ospita. Accanto alla dimensione economica - già riconosciuta e misurabile - esiste una ricaduta meno immediata, ma altrettanto significativa: quella sociale.

Un congresso può infatti contribuire a rafforzare il dialogo tra comunità scientifica e cittadini, promuovere iniziative di prevenzione e sensibilizzazione, sostenere reti associative locali, favorire pratiche inclusive e generare una cultura della responsabilità condivisa. L’evento in questa ottica non si esaurisce nei giorni del programma scientifico, ma diventa parte di un ecosistema più ampio, capace di incidere sugli equilibri sociali e sulla qualità delle relazioni tra professionisti, istituzioni e comunità.

Responsabilità sociale negli eventi

La legacy sociale di un congresso può essere pianificata fin dalle fasi iniziali attraverso iniziative di public engagement, capaci di aprire il congresso al dialogo con i cittadini e con le realtà locali.

➤ Conferenze divulgative, incontri pubblici, momenti di confronto con associazioni di pazienti o con le scuole rappresentano strumenti efficaci per trasferire conoscenze scientifiche in modo accessibile, rafforzando il rapporto tra medicina e società.

➤ Progetti educativi, campagne informative, programmi di formazione rivolti a target specificigiovani, caregiver, donne, comunità vulnerabili - o

DA SAPERE

L’Agenda ONU 2030 e i congressi

L’Agenda 2030 per lo Sviluppo Sostenibile è il programma d’azione globale adottato nel 2015 da 193 Paesi ONU, con 17 Obiettivi di Sviluppo Sostenibile (SDG) e 169 target da raggiungere entro il 2030 per eradicare povertà, proteggere il pianeta e garantire prosperità, pace e diritti umani in equilibrio tra dimensioni economica, sociale e ambientale. Questo framework universale trova applicazione diretta nel settore eventi attraverso il vademecum "Principles for Sustainable Events" dell’Event Industry Council (EIC) , che integra esplicitamente tutti i 17 SDG nei suoi quattro principi guida: responsabilità condivisa tra organizzatori e fornitori; pratiche ambientali (risorse, rifiuti, emissioni, biodiversità); considerazioni sociali (diritti umani, comunità, salute, inclusione); e pratiche economiche (collaborazione, supporto locale, governance).

iniziative pluriennali che proseguano anche oltre la conclusione dell’evento possono accompagnare il congresso a beneficio della comunità.

➤ Screening e attività di prevenzione sul territorio possono essere organizzati in collaborazione con istituzioni sanitarie e associazioni locali. Ambulatori mobili, giornate di consulenza gratuita o campagne di diagnosi precoce possono contribuire a intercettare bisogni sanitari reali, rafforzando il ruolo sociale della comunità medico-scientifica.

➤ Iniziative rivolte ai cittadini come raccolte fondi per cause locali, collaborazioni con enti del terzo settore, programmi di volontariato consolidano il legame tra congresso e destinazione ospitante. Sono elementi che contribuiscono a definire l’identità etica dell’evento e la sua coerenza con i valori della professione medica.

Il recupero del cibo

Nei congressi medico-scientifici le buone pratiche organizzative puntano sempre più alla riduzione degli sprechi alimentari. Strumenti tecnologici avanzati, come software predittivi, consentono di calcolare con maggiore precisione le quantità di cibo necessarie (anche se il loro utilizzo non è ancora ampiamente diffuso) a beneficio della tutela ambientale. Allo stesso tempo, app e piattaforme dedicate facilitano la ridistribuzione del cibo non

consumato a mense e realtà locali.

☞Food for Good Food for Good è il programma promosso da Federcongressi&eventi in collaborazione con Banco Alimentare ed Equoevento, per il recupero del cibo non utilizzato durante eventi e congressi, che ha come riferimento le leggi 155/2003 e 166/2016. La procedura è semplice: l’organizzatore comunica a Federcongressi&eventi la data e il luogo del congresso, il numero di partecipanti previsti e i dettagli del catering; le onlus attivano quindi i propri volontari per recuperare, al termine dell’evento, il cibo integro che può essere destinato a case famiglia, mense per persone in difficoltà e centri per rifugiati.

Progettare l’inclusione

Per rendere un congresso realmente inclusivo serve adottare una visione ampia, capace di garantire accesso, rappresentanza e partecipazione effettiva.

L’inclusione può essere letta lungo quattro direttrici principali.

›Accessibilità fisica

La scelta della sede deve garantire piena fruibilità degli spazi a persone con disabilità motorie o esigenze specifiche. Percorsi privi di barriere architettoniche, servizi igienici accessibili,

segnaletica chiara, sedute adeguate e assistenza dedicata rappresentano prerequisiti essenziali.

L’accessibilità fisica è un criterio importante nella selezione della location.

›Accessibilità digitale

La dimensione digitale amplia le possibilità di partecipazione, ma richiede progettazione consapevole. Piattaforme intuitive, compatibilità con strumenti assistivi, sottotitoli, trascrizioni, traduzioni simultanee e materiali scaricabili in formati accessibili consentono una fruizione più ampia e inclusiva dei contenuti scientifici.

›Accessibilità economica

Le quote di iscrizione e i costi indiretti possono rappresentare una barriera significativa, soprattutto per giovani professionisti, ricercatori in formazione o partecipanti provenienti da Paesi a basso reddito. Politiche di tariffazione differenziata, borse di studio, grant e formule agevolate contribuiscono a rendere il congresso più equo e a favorire il ricambio generazionale nella comunità scientifica

›Panel e board inclusivi

L’inclusione riguarda anche la composizione dei board e dei panel scientifici. Equilibrio di genere tra relatori, presenza di giovani ricercatori, rappresentanza geografica e multidisciplinarità sono elementi che incidono sulla qualità del dibattito e sulla credibilità dell’evento. Promuovere una reale pluralità di voci è una scelta etica, ma anche un fattore di arricchimento scientifico e di innovazione.

Rendicontazione e criteri ESG

La direttiva europea n. 2022/2464 sulla rendicontazione societaria di sostenibilità, (Corporate Sustainability Reporting Directive), recepita in Italia con il decreto legislativo 125/2024, impone obblighi progressivi sino al 2028 per le aziende, che sono chiamate a rendicontare gli impatti ESG (ambientali, sociali e di governance) seguendo criteri standardizzati e sottoponendo i dati a verifiche indipendenti.

Gli obblighi di rendicontazione riguardano principalmente le società di capitali che superano specifici parametri.

Sono le grandi imprese che rispettano almeno due di questi requisiti: fatturato (ricavi netti) superiore a 50 milioni di euro, attivi superiori a 25 milioni di euro e più di 250 dipendenti; le PMI quotate (con obblighi meno stringenti e un’entrata in vigore graduale) e le filiali di multinazionali o imprese parte di gruppi che rientrano nei criteri di rendicontazione.

☞Cosa cambia per PCO, provider e fornitori

Società scientifiche, provider ECM e PCO, pur non sempre obbligati in prima persona, operano spesso come partner o fornitori di aziende soggette a rendicontazione.

Questo significa che possono essere chiamati a fornire dati relativi all’impatto degli eventi organizzati: emissioni legate alla mobilità, gestione dei rifiuti, politiche di inclusione, criteri di selezione dei fornitori.

La sostenibilità diventa in questo caso un requisito di filiera.

CONTRATTI E FISCALITÀ

Contratti, gestione economica e profili fiscali rappresentano aspetti delicati nell’organizzazione di un congresso medico-scientifico. Dalla differenza tra appalto e cessione alla costruzione e controllo del budget, fino al trattamento contabile di costi, ricavi e utili, ogni decisione incide su responsabilità, rischi e sostenibilità dell’evento. Nelle pagine successive, un quadro operativo per orientarsi.

162 Il contratto tra committente e organizzatore

165 I contratti del personale temporaneo

166 Le disposizioni per i compensi dei relatori

168 Pianificazione e gestione del budget

172 Come si applica l’IVA

177 Il trattamento fiscale degli utili

Il contratto tra committente e organizzatore

Il rapporto tra il committente di un evento e l’organizzatore incaricato di gestirlo può essere regolato da due tipi di contratto: appalto o cessione.

Ogni tipologia prevede delle caratteristiche proprie

Icontratti tra committente e organizzatore si distinguono per aspetti fondamentali che incidono sulle parti coinvolte, come il grado di autonomia nelle decisioni operative, l'assunzione del rischio imprenditoriale, le modalità contabili e il regime fiscale applicabile. Per questo motivo, è essenziale comprendere le peculiarità di ciascun contratto prima di scegliere la formula più adatta. Vediamo le caratteristiche principali dei due tipi di contratto.

Il contratto d’appalto

Oggetto di un contratto d’appalto è generalmente l’intera gestione e organizzazione del congresso. L’organizzatore opera con il ruolo di consulente, fornendo al committente tutti i servizi richiesti nel bando di gara. Il committente mantiene il pieno controllo decisionale sull’evento, incluse le scelte relative ai fornitori, e si assume interamente il rischio imprenditoriale associato. L’organizzatore, invece, si occupa della gestione delle entrate e

delle uscite legate al congresso per conto del committente.

 L’appalto include:

✓ gestione e coordinamento di tutti i fornitori ✓ gestione di tutte le entrate del congresso (sponsorizzazioni e quote di iscrizione) dalla fase di contrattualizzazione a quella di fatturazione fino all’incasso delle somme per conto del committente.

 L’appalto non include:

✘adempimenti ECM

Se però l’organizzatore è anche provider accreditato ai fini ECM (cioè ha, tra le società appartenenti al proprio gruppo, un provider ECM), può offrire al committente di svolgere anche le attività relative all’accreditamento ECM dell’evento, nonché di collaborare allo sviluppo del programma scientifico. Queste attività sono oggetto di un contratto di collaborazione tra il cliente e il provider separato dal contratto d’appalto.

Capitolato dei servizi

Il capitolato dei servizi che l’organizzatore è chiamato a fornire è contenuto nel bando di gara, che proprio per questo deve essere molto dettagliato. È importante che ci sia chiarezza sui servizi oggetto dell’appalto. Al contratto di appalto va allegato il budget preliminare dell’evento, le cui voci rispecchiano quelle del capitolato. Il budget è un documento fondamentale di controllo dell’attività dell’organizzatore (si veda capitolo dedicato). Stesura e aggiornamento del budget avvengono di comune intesa fra il committente e l’organizzatore.

Appalto con rappresentanza

L’appalto con rappresentanza è una modalità contrattuale che prevede che l’organizzatore agisca in nome del committente tramite procura. Ciò significa che può emettere direttamente le fatture a nome del committente. Al termine dell’evento l’organizzatore consegna al committente la somma degli incassi effettivi del congresso al netto del proprio compenso.

Appalto senza rappresentanza

Questa modalità contrattuale prevede invece che l’organizzatore agisca per conto del committente, ma in nome proprio. Ciò significa che fattura e incassa a proprio nome tutte le entrate. Al termine dell’evento il committente emette una fattura all’organizzatore pari al valore delle entrate effettive del congresso e l’organizzatore emette a sua volta una fattura al committente pari al compenso pattuito. In questo caso, l’incasso derivante da sponsorizzazioni e iscrizioni risulta nella contabilità dell’organizzatore come “ricavi di terzi”.

Il compenso dell’organizzatore

Non c’è una regola per determinare il compenso dell’organizzatore. In genere è un onorario

d’agenzia calcolato in percentuale al fatturato complessivo dell’evento. Più raramente è un importo fisso. Oltre al compenso, che viene fatturato, l’organizzatore percepisce il rimborso dei costi sostenuti per l’organizzazione del congresso e inseriti nel budget e nel rendiconto consuntivo.

Recessione o annullamento dell’evento Il committente ha il diritto di recedere unilateralmente dal contratto di appalto, ma deve rifondere all'organizzatore le spese già sostenute, i lavori eseguiti e il mancato guadagno. I contratti di appalto possono contenere una clausola che protegge l'organizzatore da cause di forza maggiore che rendono impossibile la prosecuzione dell'organizzazione di un congresso (come lo sono stati i lockdown durante la pandemia). In tal caso l'organizzatore può essere esonerato dall’adempimento e il committente è tenuto a pagargli il compenso per il lavoro svolto fino a quel momento.

Il contratto di cessione

Il contratto di cessione prevede che il committente ceda il diritto di sfruttamento economico del congresso all’organizzatore a fronte di un corrispettivo. L’organizzatore che compra i diritti sul congresso ne diventa l’imprenditore: assume quindi piena autonomia decisionale sull’evento, ne sostiene tutti i costi e trattiene tutte le entrate. In questo caso il rischio economico dell’evento è tutto a carico dell’organizzatore.

Il minimo garantito Con la dicitura “minimo garantito” si intende la somma minima che l’organizzatore deve in ogni caso versare al committente in cambio della

cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento, a prescindere dall’effettivo esito economico dell’evento. Tale somma è in genere garantita da fideiussione bancaria. Il “minimo garantito” viene stabilito in fase di stipula del contratto, quindi prima che il congresso si svolga e prima di sapere se ci saranno abbastanza entrate (sponsor e iscritti) per sostenerlo. Se il “minimo garantito” è troppo alto, cioè se l’importo che l’associazione chiede all’organizzatore è sproporzionato rispetto al rapporto tra entrate e uscite del congresso, il rischio è che l’organizzatore tagli in maniera consistente le spese (a scapito magari della qualità dell’evento) per non incappare in problemi finanziari se la manifestazione non dovesse portare i risultati economici sperati. Un corrispettivo sostenibile potrebbe essere composto da una parte fissa e una parte variabile, con quella fissa come “minimo garantito” (10-25% delle entrate del congresso) e quella variabile da concordare anche in base al risultato economico dell’evento.

Fornitori e location

In quanto titolare del diritto di sfruttare economicamente il congresso, l’organizzatore non è vincolato nella scelta della location e dei fornitori, né nella gestione delle entrate e nella gestione operativa.

Attività prioritarie e secondarie

A ulteriore tutela economica dell’evento, e quindi della sua buona riuscita, il contratto di cessione può indicare quali attività del

congresso, con le relative spese, devono essere considerate prioritarie e quindi necessariamente svolte, a prescindere dal risultato economico dell’evento, e quali invece possono essere indicate come opzionali, cioè da realizzare solo in caso di entrate in grado di coprirne i costi.

La ricerca degli sponsor

Pur se con il contratto di cessione il rischio economico dell'evento ricade sull’organizzatore, per garantire la migliore riuscita scientifica, organizzativa ed economica del congresso è importante che l’associazione medico-scientifica operi in partnership con l’organizzatore, soprattutto in tema di reperimento risorse. La collaborazione può riguardare:

◆contatti con gli sponsor

L’associazione deve favorire i contatti fra l’organizzatore e i potenziali sponsor, sensibilizzando questi ultimi sulla rilevanza scientifica del congresso per agevolare l’organizzatore nel reperimento delle sponsorizzazioni necessarie alla riuscita dell’evento.

◆tempi degli sponsor

L’associazione deve rispettare rigorosamente i tempi di organizzazione del congresso, in particolare per ciò che riguarda la stesura del programma scientifico. È infatti sulla base del programma che gli sponsor identificano i temi di loro interesse, e il non predisporlo nei tempi richiesti dall’organizzazione potrebbe causare problemi con le sponsorizzazioni.

I contratti del personale temporaneo

Oltre

al personale fisso, il congresso richiede staff temporaneo, come hostess e steward. Occorre scegliere contratti idonei e conformi alla normativa vigente

Orientarsi tra le diverse tipologie di contratto per il lavoro occasionale non è sempre semplice. Esistono tuttavia indicazioni precise per l’impiego non continuativo di figure professionali, fondate sulla distinzione tra lavoro autonomo occasionale e lavoro subordinato.

Lavoro autonomo

Si intende una prestazione di attività professionale autonoma e non continuativa e senza vincolo di subordinazione, che permette all’impresa di usufruire di collaboratori esterni e dal lato del lavoratore di operare con o senza partita IVA.

➦Esempio

La hostess incaricata di gestire in loco un corso ECM svolge lavoro occasionale autonomo perché riceve le direttive, le informazioni e la documentazione necessaria, ma poi gestisce tutte le funzioni dell’evento (ricevimento e registrazione partecipanti, controllo presenze, gestione relatori, consegna e ritiro documentazione ECM, audiovisivi, catering, ecc.) in autonomia.

Lavoro subordinato

Si tratta di una prestazione di lavoro coordinato e controllato.

➦Esempio

La hostess che lavora per un congresso nazionale associativo di quattro giorni, inserita in un team di 30-40 fra hostess e steward e con l’incarico di gestire una sala. Questa hostess svolge una funzione predefinita sotto supervisione e controllo e continuativi. La Cassazione ha stabilito che questa tipologia di lavoro è subordinato.

Il lavoro a chiamata

o intermittente (call

on job)

Il lavoratore si pone a disposizione del datore, che ne utilizza la prestazione secondo tempi e modi stabiliti, con preavviso minimo di un giorno lavorativo. Può essere a tempo determinato o indeterminato, ed è l'unico fiscalmente e giuridicamente corretto per lavoro subordinato discontinuo nell'organizzazione congressuale, evitando irregolarità, per esempio per figure come hostess e steward.

Il datore di lavoro può sempre utilizzare il contratto di lavoro intermittente con lavoratori con meno di 25 anni (non solo al momento della stipula, ma anche al momento della prestazione lavorativa) e con lavoratori con più di 55 anni di età.

◆Con obbligo di disponibilità

Il lavoratore è obbligato a restare a disposizione del datore per svolgere la prestazione lavorativa, quando il datore lo richiede con almeno 24 ore di preavviso. In tal caso è riconosciuta al lavoratore una indennità mensile di disponibilità pari al 20% dello stipendio. Durante il periodo in cui resta disponibile, sia in presenza di un obbligo di disponibilità, sia nel caso contrario, non è titolare di alcun diritto riconosciuto ai lavoratori subordinati, non matura quindi alcun trattamento economico o normativo, salvo l’eventuale indennità di disponibilità. In tale periodo inoltre, entrambe le parti possono recedere liberamente dal contratto.

◆Senza obbligo di disponibilità

Il lavoratore è libero di rifiutarsi di prestare la propria attività quando il datore lo richiede. In tal caso il lavoratore avrà diritto alla retribuzione corrispondente alle sole ore di lavoro effettivamente prestate.

Le disposizioni per i compensi dei relatori

Fin dalle prime fasi del progetto, l’organizzatore deve pianificare con attenzione le modalità di ingaggio dei relatori, tenendo conto di normative e tempistiche specifiche

La prima distinzione da fare è tra relatori con o senza compenso. Può infatti succedere che un docente o un relatore partecipi al congresso senza percepire un compenso e in questo caso non ci sono procedure specifiche da seguire. Gli esperti consigliano comunque di prevedere una lettera di incarico a titolo gratuito, anche se non è obbligatoria. Se invece il relatore o docente percepisce un compenso, la distinzione da fare è tra liberi professionisti o dipendenti di una struttura sanitaria privata e dipendenti di una struttura sanitaria pubblica (ospedali, Asl). Se il relatore o docente è un libero professionista o è dipendente di una struttura sanitaria privata la prestazione professionale e il relativo compenso non sottostanno a nessun vincolo.

Obbligo di autorizzazione per i dipendenti pubblici

Se il relatore è dipendente di una struttura sanitaria pubblica (ospedale, ASL o università) è obbligatorio richiedere alla sua azienda di appartenenza l’autorizzazione preventiva per potere erogare il compenso. La legge di riferimento è la 165/2001 che regolamenta la possibilità di accordare compensi ai

dipendenti pubblici, e nello specifico l’articolo 53 che tratta di incompatibilità, cumulo di impieghi e incarichi. In tale articolo si legge che: “I dipendenti pubblici non possono svolgere incarichi retribuiti che non siano stati conferiti o previamente autorizzati dall’amministrazione di appartenenza” e che l’autorizzazione “deve essere richiesta all’amministrazione di appartenenza del dipendente dai soggetti pubblici o privati che intendono conferire l’incarico; può, altresì, essere richiesta dal dipendente interessato. L’amministrazione di appartenenza deve pronunciarsi sulla richiesta di autorizzazione entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta stessa”. Può capitare che un relatore dipendente pubblico, per evitare complicazioni e contenziosi, decida di rinunciare al compenso.

Le comunicazioni all’azienda di appartenenza

La legge obbliga all’ottenimento dell’autorizzazione, ma prevede anche casi limite, deroghe ed eccezioni che non è facile identificare e applicare. In primo luogo, distingue le casistiche in base al tipo di evento in oggetto e all’inquadramento professionale

Tipo di relatore Compenso previsto? Procedura richiesta

Senza compenso (qualsiasi status)

Libero professionista

Dipendente struttura privata

Dipendente struttura pubblica (Ospedale, ASL, Università)

No Nessuna procedura obbligatoria Lettera incarico gratuito consigliata

Nessun vincolo

Fattura diretta

Sì

Sì

Nessun vincolo

Compenso libero

Autorizzazione obbligatoria

Art. 53 D.Lgs. 165/2001

del relatore in questione: la regola non è la stessa per un convegno informativo o per un corso di formazione ECM, così come c’è differenza fra un dipendente pubblico a tempo pieno, un dipendente pubblico part time e un docente universitario. Tale varietà di casistiche rende difficile capire in quali casi sia obbligatoria l’autorizzazione preliminare e in quali no e quando sia meglio predisporre comunque una comunicazione ufficiale alla struttura sanitaria di appartenenza del relatore, anche se non obbligatoria.

La regola del silenzio-diniego

Una volta inoltrata la richiesta di autorizzazione, per effetto della legge 231/2001 sulla responsabilità amministrativa delle strutture pubbliche non vale la regola del silenzio-assenso, bensì quella del silenzio-diniego: se l’autorizzazione non arriva entro 30 giorni il silenzio deve considerarsi equivalente a un rigetto. A causa dei ritardi nei tempi di risposta degli uffici pubblici è tuttavia possibile che l’autorizzazione venga rilasciata, ma arrivi oltre il limite dei 30 giorni: in tal caso viene utilizzata la formula giuridica “ora per allora”, cioè viene accordata una sorta di autorizzazione retroattiva che di fatto sana la posizione degli organizzatori (i quali nel frattempo hanno probabilmente già tenuto il congresso, ma non pagato il relatore), mettendoli al riparo da qualsiasi procedura sanzionatoria.

Sanzioni per le inadempienze

Il responsabile dell'inadempienza alla legge sui compensi ai dipendenti pubblici è chi eroga materialmente il compenso al relatore, cioè il provider o l'organizzatore. Le infrazioni comportano sanzioni pecuniarie e la Guardia di Finanza effettua controlli anche in ambito congressuale. Pertanto, se in un congresso i relatori senza autorizzazione sono più di uno, l’entità della sanzione potrebbe avere un impatto sul budget dell’evento.

Le varie tipologie di casi

Per ogni situazione è necessario formulare la richiesta di autorizzazione o di comunicazione in termini diversi. Ecco le casistiche possibili.

Se non è previsto un compenso al relatore la legge non si applica

Se è previsto un compenso occorre distinguere il tipo di evento

☛ Per convegni di natura informativa, divulgativa, corso di formazione rivolto solo a dipendenti pubblici, non si richiede l’autorizzazione preliminare.

☛ Per un corso di formazione per la pubblica amministrazione è consigliabile darne comunicazione alla struttura di appartenenza del relatore.

☛ Se si tratta di un corso ECM e non è rivolto solo a dipendenti pubblici, occorre distinguere in base all’inquadramento professionale del relatore.

› Se è un dipendente privato o un libero professionista la norma non si applica.

› Se è un docente universitario part- time, un borsista, un soggetto non strutturato, un collaboratore o un altro lavoratore atipico non è necessaria l’autorizzazione preliminare, ma è consigliabile tutelarsi con una comunicazione informativa alla struttura sanitaria di appartenenza. Se è full-time dipende dal regolamento dell’Università.

› Se è un dipendente di un ente pubblico a tempo pieno o con possibilità di attività liberoprofessionale extramoenia è indispensabile ottenere l’autorizzazione preliminare dalla struttura di appartenenza per non infrangere la legge 165/2001.

Pianificazione e gestione del budget

Per

monitorare e controllare le entrate, le uscite e i rischi economici, si ricorre a uno strumento fondamentale: il budget, che consente di tenere tutto sotto traccia

Il budget è lo strumento che guida tutte le scelte economiche di un congresso, poiché consente all’organizzatore di controllare la sua sostenibilità finanziaria e garantire, almeno, il raggiungimento del pareggio di bilancio. La sua redazione è compito dell’agenzia di organizzazione congressuale, che lo mette a punto in collaborazione con il committente del congresso. Esistono due versioni del budget:

budget preliminare: si redige prima del congresso, evidenzia tutte le spese previste e quantifica i ricavi attesi;

budget consuntivo: si compila al termine del congresso

Un budget accurato fin dalla versione preliminare non dovrebbe riservare sorprese di costi aggiuntivi a consuntivo. Ecco perché la redazione richiede un'analisi completa del progetto, considerando tutti gli aspetti, per evitare di trovarsi con spese non previste, anche nelle fasi di sviluppo pre e post evento. I costi si quantificano di norma tramite i preventivi dei fornitori.

Le voci di spesa

Un budget è fondamentalmente composto dalle voci di spesa e dalle entrate, anche se la sua complessità dipende di volta in volta dal format e dalle scelte organizzative.

Esistono diverse tipologie di costo per l’organizzazione di un congresso: alcune spese sono infatti legate per esempio alle sue dimensioni, altre sono indipendenti dal numero di partecipanti, così come esistono costi diretti e altri che prendono in considerazione spese non precisamente prevedibili. Per una corretta progettazione economica dell’evento occorre

classificare le voci di costi da inserire nel budget per tipologia, soprattutto per avere sempre sotto controllo la parte variabile.

➤ Costi fissi

Non dipendono dalle dimensioni dell’evento e sono per esempio il costo dei relatori o del service tecnico che appunto non variano secondo il numero dei partecipanti

➤ Costi variabili

Dipendono dalle dimensioni dell’evento, poiché sono legati al numero dei partecipanti. Ne sono un esempio il catering e l’ospitalità.

➤ Costi diretti

Sono direttamente legati al congresso: per esempio i costi della location, del catering, delle trasferte, della comunicazione e via dicendo, che si possono quantificare attraverso i preventivi dei fornitori.

➤ Costi indiretti

Sono di natura generale e si devono esprimere con un forfait perché non calcolabili con precisione. Sono per esempio quelli legati alla elettricità consumata, materiale di consumo, cancelleria e via dicendo.

Le voci di ricavo

Una volta chiaro il quadro delle spese, si possono stabilire le entrate. Per esempio, solo quando è evidente il costo indicativo dei servizi che si vogliono garantire al singolo partecipante, si può determinare l’importo della quota di iscrizione. Sarebbe infatti un errore tenere basso il costo della quota di iscrizione per favorire una partecipazione numerosa e poi non avere abbastanza risorse per il rinfresco di benvenuto o il coffee break.

Le spese più comuni

Tecnologia

Location

Affitto degli spazi congressuali, allestimento generale delle sale, aree espositive e segnaletica, dotazioni tecniche di base (audio, video, illuminazione) e servizi connessi.

Ristorazione

Servizi catering per coffee break e light lunch, welcome cocktail, cena del presidente con relatori invitati e cena sociale per i partecipanti, nel rispetto del budget e dei codici di settore.

Trasporti

Biglietteria aerea e ferroviaria per relatori e ospiti a carico del congresso, trasferimenti da e per aeroporto o stazione e navette dedicate verso le sedi delle attività scientifiche e sociali.

Ospitalità

Sistemazione alberghiera per relatori, partecipanti, ospiti invitati, con gestione delle prenotazioni, delle eventuali modifiche e dei servizi collegati.

Personale

Hostess e steward, staff di segreteria organizzativa, compensi per relatori e moderatori, tecnici e collaboratori ingaggiati direttamente per la realizzazione dell’evento.

Software per iscrizioni e pagamenti, piattaforme per la gestione ECM, soluzioni per eventi ibridi o virtuali, app congressuali, sistemi per e-poster, voting e contenuti on demand, incluse licenze e assistenza tecnica.

Comunicazione

Realizzazione del sito web, materiali promozionali online e offline, campagne di comunicazione, gestione dei social media e dei canali digitali, comprensivi dei costi del personale dedicato.

Sostenibilità

Oltre ad azioni organizzative a basso costo o costo nullo (riduzione stampati), eventuali servizi aggiuntivi come navette elettriche, erogatori d’acqua o materiali compostabili.

Stampati

Progettazione grafica, redazione testi e stampa di programma, locandine, badge, segnaletica, cartelloni, totem e altri materiali necessari agli allestimenti.

Materiali

Produzione di materiali didattici, dispense, questionari di valutazione e modulistica richiesta per gli adempimenti ECM, ove previsti.

Varie

Permessi, autorizzazioni, assicurazioni, servizi accessori, rimborsi spese, parcheggi e altre voci meno evidenti ma da includere in fase di pianificazione.

Attenzione: oltre alle voci di spesa palesi, il budget deve includere anche i costi meno evidenti, come assicurazioni, rimborsi spese, permessi, parcheggi e così via.

Il formato del budget

Il budget può essere redatto su un “semplice” foglio Excel, anche se di solito si gestisce dai software gestionali, molti dei quali offrono funzionalità specifiche. In generale si tratta di una o più tabelle suddivise per macro temi o tipologie di spesa dove vengono riportate tutte le voci di costo e di ricavo previste.

A seconda del modello di budget impostato, negli importi può essere indicato solo il valore imponibile oppure anche il valore dell’IVA. A fianco del costo preventivato si può inoltre inserire una colonna che indica quanto dell’importo preventivato è già stato speso e un’altra che riporta il residuo ancora disponibile. In linea generale, è opportuno impostare il budget in modo che le entrate variabili - come le

quote d’iscrizione - siano destinate alla copertura delle spese variabili, come il costo del catering. Se cene sociali, visite post-congress e attività simili si rendono facoltativi, è preferibile redigere un bilancio indipendente, stabilendo una quota di iscrizione aggiuntiva e separata da quella del congresso.

Cosa fanno event manager e uff icio contabile

Quanto più vasto e articolato è un congresso, tanto più complessa può risultare la gestione contabile. Migliaia di partecipanti, molti sponsor e molti espositori renderanno infatti contabilità e bilancio più impegnativi, così come sarà da considerare che con eventuali contenuti scientifici e degli sponsor pubblicati online per la fruizione on demand a pagamento, la chiusura contabile andrà posticipata. È importante che sin a partire dalla stesura del budget preliminare si crei la giusta sinergia tra le diverse figure coinvolte.

◆ Event manager: gestisce il budget del congresso e aggiorna di volta in volta le modifiche alle voci di spesa e di ricavo.

◆ Ufficio contabile: inserisce nel sistema di gestione preventivi, contratti e fatture man mano che vengono prodotti.

In questo modo, in ogni momento i resoconti dovrebbero coincidere, a parte i costi indiretti o forfettari.

Se entrate e uscite non sono contabilizzate correttamente si possono generare errori nel bilancio del congresso.

Aggiornare le voci di bilancio

Le principali voci di bilancio che vanno sempre monitorate e aggiornate sono

ENTRATE

◆ Quote di iscrizione

Il controllo contabile va fatto sul numero di partecipanti effettivi, perché nel totale degli iscritti ci possono essere annullamenti o rinunce e quindi quote non corrisposte oppure da rimborsare, anche parzialmente. Il conteggio comprende naturalmente anche le quote degli eventuali partecipanti da remoto e gli eventuali pagamenti per i contenuti on demand. Oltre alle quote d’iscrizione, l’aggiornamento deve comprendere, se ci sono, anche i servizi accessori (per esempio gli eventi sociali) pagati via via dai partecipanti.

◆ Sponsorizzazioni

I contratti con gli sponsor sono in genere definiti con largo anticipo e, nel caso di eventi ECM, devono essere caricati sulla piattaforma Agenas al momento dell’accreditamento, cioè fino a 30 giorni prima dello svolgimento. È quindi insolito che gli importi delle sponsorizzazioni siano modificati in corso d’evento. Tuttavia i cambiamenti sono sempre possibili: uno sponsor potrebbe richiedere uno spazio espositivo più grande, un altro potrebbe voler aggiungere servizi al proprio pacchetto, un altro ancora entrare in corsa se l’evento non è ECM.

USCITE

◆Pagamenti ai fornitori

L’elenco dei fornitori di un congresso può essere alquanto lungo – sede, allestitori, service tecnologico, catering, trasporti e così via – e spesso succede che la contabilità non coincida esattamente con il preventivo. Basta poco: la modifica a un allestimento, un proiettore in più, un viaggio aggiuntivo della navetta fra centro congressi e albergo, la variazione del numero dei coperti per il pranzo. Occorre dunque controllare tutte le modifiche che

Budget: i consigli degli esperti

Cosa fare

Utilizzare il budget come strumento di controllo economico, definendo costi, obiettivo di utile ed entrate necessarie.

Usare il budget come strumento di controllo di gestione, prevedendo revisioni e aggiornamenti periodici.

Redigere il budget su base storica con criterio prudenziale, stimando entrate caute e spese al massimo.

Includere anche i costi non evidenti, come Irap e Inps sui compensi, Iva prorata, marche da bollo e altri oneri indiretti.

Proteggere e verificare le formule del foglio di calcolo, individuando un unico responsabile dell’aggiornamento.

Cosa non fare

Non utilizzare il budget solo per verificare il pareggio, ma calcolare anche la marginalità dell’organizzatore e quotare tutti i servizi extra.

Non rivedere il budget solo a evento concluso, ma dedicare tempo a verifiche regolari durante l’organizzazione.

Non basarsi solo sulle aspettative del cliente in assenza di dati storici, ma predisporre anche uno scenario prudente o critico.

Non “pasticciare” con l’Iva, mescolando costi ivati e non ivati: adottare un criterio uniforme nella costruzione del budget.

Non lasciare la gestione del budget a più persone senza coordinamento, evitando modifiche non controllate e possibili errori.

avvengono in corso d’opera (fondamentale tenere traccia scritta di qualunque variazione) e contabilizzarle. Attenzione: prima di pagare il saldo del servizio di un fornitore, non ci si deve dimenticare di verificare se sono stati già versati acconti o caparre.

◆Compensi dei relatori

I compensi dei relatori di solito non cambiano rispetto a quanto pattuito in anticipo, ma anche in questo caso è sempre opportuno verificare che gli importi a budget coincidano con quanto occorrerà versare. Il caso classico è il relatore che è dipendente pubblico e che, in quanto tale, deve chiedere alla propria struttura l’autorizzazione per percepire il compenso come docente al congresso: per evitare complicazioni e contenziosi, tale relatore può decidere

di rinunciare al compenso, determinando quindi una variazione della voce inizialmente messa a budget. Attenzione: nel budget va inserito il costo aziendale del compenso, non il corrispettivo lordo.

◆Rimborsi spese

I rimborsi spese sono gestiti dall’organizzatore del congresso, che raccoglie gli appositi moduli compilati dagli interessati insieme ai giustificativi delle spese. Solo una volta pervenute tutte le richieste di rimborso si può procedere a contabilizzare la spesa. Il processo può però essere rallentato da chi ritarda a inoltrare i moduli nonostante i solleciti e magari arriva fuori tempo massimo, presentando la richiesta di rimborso a bilancio già chiuso. I rimborsi spese sono la voce più variabile da monitorare.

Come si applica l’IVA

Una preziosa panoramica delle principali regole da considerare per la corretta gestione dell’IVA: dalle quote d'iscrizione alle sponsorizzazioni, dagli stand agli omaggi

Nell’organizzazione di un congresso medicoscientifico, la maggior parte dei servizi è soggetta all’aliquota IVA ordinaria del 22%. Fanno eccezione alcune prestazioni che beneficiano dell’aliquota ridotta del 10%, tra cui i servizi alberghieri e le altre forme di accommodation, il trasporto locale nazionale (con esclusione dei taxi), la ristorazione e il catering, nonché l’accesso a fiere, cinema, teatri, eventi sportivi e manifestazioni analoghe.

1L’IVA sulle quote di iscrizione al congresso

Evento in Italia: le quote di iscrizione a un congresso che si tiene in Italia sono soggette all’IVA italiana, indipendentemente dalla nazionalità fiscale del committente.

L’organizzatore italiano deve dunque emettere fattura con IVA al 22%.

L’IVA in base al servizio

IVA è l’acronimo di “Imposta sul Valore Aggiunto” ed è un’imposta indiretta che si applica sul valore aggiunto di beni e servizi al momento dell'acquisto da parte di un consumatore. Il trattamento dell’IVA varia in base al tipo di servizio, alla nazionalità del committente e al luogo dell’evento. In Italia, lo ricordiamo, esistono 4 aliquote di IVA:

● IVA standard 22% per servizi generali e vendita di beni

● IVA ridotta 10% per alcuni beni come medicinali, materie prime e combustibili e servizi turistici

● IVA ridotta al 5 o al 4%

● esenzione da IVA

Per quanto riguarda l’organizzazione di un congresso medico-scientifico, tutti i servizi si fatturano al 22%, a eccezione di alcuni, che invece sono a IVA ridotta al 10% come hotel e altre accommodation; trasporto locale nazionale (esclusi i taxi); ristorazione e catering; accesso a fiere, cinema, teatri, eventi sportivi e così via.

CHE COS’È IL SOGGETTO PASSIVO

Ai fini fiscali, è definito soggetto passivo chi esercita abitualmente un’attività d’impresa, arte o professione e, in tale ambito, effettua cessioni di beni o prestazioni di servizi.

In altre parole, è il soggetto tenuto ad applicare e versare l’imposta (ad esempio l’IVA) nell’ambito della propria attività economica.

Evento in un altro Paese: se il congresso si svolge, per esempio, in Germania le quote di iscrizione sono soggette all’IVA tedesca, pari al 19% secondo l’aliquota IVA ordinaria in Germania, anche nel caso il committente sia italiano. Per farlo, il committente italiano deve aprire una partita IVA tedesca.

Le quote di iscrizione sono esenti da IVA nel caso di

◆ eventi ECM gestiti interamente in esclusione IVA, che hanno in sé natura formativa e di aggiornamento del personale sanitario

◆ enti pubblici per la partecipazione del loro personale a corsi di formazione, aggiornamento, riqualificazione e riconversione.

IVA nei congressi medici virtuali

Dal 1° gennaio 2025 il D.Lgs. 13 novembre 2024, n. 180, che recepisce la Direttiva UE 2022/542, cambia le regole per webinar e congressi medici in streaming sincrono o on-demand. L’IVA si calcola

in base a chi partecipa e dove risiede, non più dal luogo fisico dell’evento, criterio che resta valido solo per i congressi in presenza. Gli organizzatori italiani devono distinguere clienti B2B da B2C monitorando la residenza dei partecipanti. Per ospedali, aziende farmaceutiche o cliniche con partita IVA UE ed extra-UE si fattura senza IVA dall’Italia, ai sensi dell’art. 7-ter DPR 633/72. Il cliente liquida l’imposta nel proprio Paese con reverse charge. Per l’UE è necessaria la verifica della partita IVA tramite VIES, integrata da prova dello status di soggetto passivo, come un’autocertificazione. Diverso il caso dei medici UE che si iscrivono come privati, senza partita IVA aziendale. Qui si applica l’aliquota del loro Paese di residenza. L’organizzatore italiano aderisce all’OSS (art. 74-sexies DPR 633/72): la piattaforma di registrazione raccoglie l’indirizzo di residenza, calcola l’aliquota corretta, l’incassa e la versa trimestralmente in Italia. L’Agenzia delle Entrate ridistribuisce poi i gettiti ai Paesi UE competenti. L’OSS è opzionale sotto i 10.000 euro annui di fatturato.

L’IVA SULLE QUOTE DI ISCRIZIONE AL CONGRESSO (1)

Prestatore Committente

UE (soggetto passivo)

UE (privato)

extra UE (soggetto passivo)

extra UE (privato)

italiano (soggetto passivo)

italiano (privato)

Organizzatore italiano

tedesco (privato) tedesco (soggetto passivo)

UE (privato)

UE (soggetto passivo)

extra UE (privato)

extra UE (soggetto passivo)

Luogo evento

Territorialità

Italia Italia

IVA applicabile

Italia (fattura con IVA italiana)

Nota

Germania Germania Germania (fattura con IVA tedesca) L’organizzatore, al fine di applicare l’IVA estera, dovrà aprire una partita IVA tedesca. Se tutti i partecipanti al congresso estero sono soggetti passivi IVA tedeschi, l’organizzatore non deve aprire la partita IVA in Germania perché i committenti possono applicare l’IVA del proprio paese mediante il meccanismo del reverse charge.

2

L’IVA sull’affitto della location congressuale

Con il principio di diritto n.2 del 24 settembre 2018 l’Agenzia delle Entrate ha stabilito che l’IVA sull’affitto della location si applica sempre, anche se il committente è uno straniero comunitario (che potrà ottenere il rimborso con la relativa pratica comunitaria) o non comunitaria (che potrà ottenere un rimborso tramite un consulente italiano che gestisca la pratica). Il testo dell’Agenzia delle Entrate ha infatti fornito chiarimenti sulla prestazione di servizi relativi a beni immobili: “Nell’ipotesi di una prestazione di servizi composta dalla concessione a titolo oneroso dell’uso di beni immobili ubicati in Italia, destinati ad attività congressuale, e dalla fornitura di servizi effettuata in occasione di eventi sportivi, se dall’esame delle circostanze del caso specifico emerge che la concessione in uso degli immobili è essenziale e indispensabile per la prestazione del servizio e i servizi pattuiti sono ancillari alla concessione in uso degli immobili, anche in relazione al loro valore economico, la prestazione di servizi in contratto sarà territorialmente rilevante in Italia ai sensi

Prestatore

Organizzatore

dell’articolo 7-quater, comma 1, lettera a), in combinato disposto con l’articolo 12 del Dpr. 633/1972”.

3

L’IVA sui servizi di pernottamento, ristorazione e trasferimenti

Le spese di pernottamento, ristorazione e trasferimenti sono addebitate al partecipante con la quota di iscrizione. Se si vogliono addebitare separatamente devono essere considerate come servizi accessori all’evento e quindi imponibili sulla base del luogo dell’evento (vedi tabella). In Italia l’IVA applicata a questo tipo di servizi è del 10%.

4

L’IVA sullo stand congressuale

Mettere a disposizione uno stand espositivo nell’ambito di un congresso, generalmente con finalità commerciale e/o pubblicitaria, è considerata una prestazione di servizi di tipo complesso perché include sia l’uso degli spazi nudi sia servizi aggiuntivi, quali noleggio attrezzature, personale dedicato, coffee break etc. Lo schema di applicazione dell’IVA sullo stand è nella tabella n. 4.

L’IVA SULLO STAND CONGRESSUALE (4)

UE (soggetto passivo) luogo committente fattura senza IVA (1)

UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

extra UE (soggetto passivo) luogo committente fattura senza IVA (2)

extra UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

italiano (soggetto passivo) luogo committente fattura con IVA italiana

italiano (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

(1)

5

L’IVA sulle sponsorizzazioni

Le sponsorizzazioni dell’evento si considerano prestazioni di servizi di natura pubblicitaria e sono soggette a IVA quando erogate a favore di:

un soggetto passivo (impresa, libero professionista) con sede in Italia (luogo del committente)

un privato, ovunque sia residente (luogo del prestatore, cioè dell’organizzatore) Nel caso l'erogazione della sponsorizzazione sia fatta a favore di privati la regola territoriale è derogata se il privato in questione non è domiciliato o residente nell’Unione Europea, equiparando il trattamento fiscale a quello dei soggetti passivi IVA. Lo schema esemplificativo nella tabella 5.

L’IVA SULLE SPONSORIZZAZIONI (5)

Prestatore Committente

Organizzatore italiano

Territorialità IVA applicabile

UE (soggetto passivo) luogo committente fattura senza IVA (1)

UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

extra UE (soggetto passivo) luogo committente fattura senza IVA (2)

extra UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

italiano (soggetto passivo) luogo committente fattura con IVA italiana italiano (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana (1) Esente IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter (2) Fuori campo IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter

6

L’IVA sul compenso dell’organizzatore

Il trattamento IVA del compenso percepito dall’organizzatore del congresso cambia a seconda dello status fiscale del committente.

Se il committente è un soggetto passivo IVA il trattamento dell’imposta è determinato dalla sua sede territoriale (luogo del committente).

Se il committente è un privato il trattamento dell’imposta è determinato dalla sede in cui si svolge l’evento (luogo dell’evento).

L’IVA SUL COMPENSO DELL’ORGANIZZATORE (6)

Committente soggetto passivo iva

Prestatore Committente Territorialità IVA applicabile

Organizzatore italiano

extra UE luogo del committente

Fattura senza IVA (2) ue Fattura senza IVA (1) italiano Fattura con IVA italiana

Committente privato

Prestatore Committente Luogo evento Territorialità IVA applicabile

Organizzatore italiano extra UE Italia luogo dell’evento fattura con IVA italiana UE Italia luogo dell’evento italiano Italia luogo dell’evento extra UE UE luogo dell’evento (2) UE UE luogo dell’evento (1) italiano UE luogo dell’evento fattura senza IVA

extra UE extra UE luogo dell’evento (2) UE extra UE luogo dell’evento (2) italiano extra UE luogo dell’evento (2)

L’IVA sugli omaggi per relatori e ospiti

Nei congressi medico scientifici è abitudine fare un omaggio ai relatori e ai docenti. Per una buona gestione, è necessario tenere presente due aspetti fondamentali:

 rispettare il limite di 150 € del valore del

bene/servizio per non incorrere nel rischio di corruzione verso un pubblico dipendente

rispettare il limite di 50 € per mantenere la detrazione dell’IVA e la deducibilità del costo dai redditi di impresa dell’omaggio Il limite di 50 € si riferisce al valore complessivo dell’omaggio, che può essere composto da uno o più beni (per esempio un cesto natalizio).

L’IVA SUGLI OMAGGI PER RELATORI E OSPITI (7)

Valore Omaggio Aliquota IVA IVA Detraibile Deducibilità

€ 47,50 10% / 22% Sì

€ 100 10% / 22% No

€ 300 10% / 22% No

Completamente deducibile

Spesa di rappresentanza (1)

Spesa di rappresentanza (2)

€ 47,50 Rispetta entrambi i limiti (50 € e 150 €).

€ 110 (10% IVA) € 122 (22% IVA)

€ 330 (10% IVA) € 366 (22% IVA)

Rispetta il limite di 150 €; IVA non detraibile.

Vietato per dipendenti pubblici; supera il limite dei 150 €.

(1) Spesa di rappresentanza: deducibile nei limiti dettati dalla normativa fiscale. Se si supera la "capienza" delle spese di rappresentanza, il costo aziendale aumenta di circa il 30% a causa della tassazione IRES + IRAP.

(2) Per importi superiori a 150 €, la verifica dello status del ricevente è obbligatoria

8Rimborso spese di relatori e docenti senza compenso

Un relatore o un docente a un convegno o un corso può ricevere il rimborso delle spese di viaggio e alloggio senza l’applicazione della ritenuta d’acconto, se si verificano diverse condizioni.

il relatore/docente non riceve un compenso in denaro per lo stesso evento

il relatore/docente non è un professionista in possesso di Partita IVA

Nel caso il relatore abbia invece la propria partita IVA, è obbligato a emettere fattura + eventuale IVA per il compenso e/o per il rimborso spese, entrambi soggetti a ritenuta d’acconto.

Nel caso il relatore non abbia partita IVA ma emetta una nota di debito per lavoro autonomo occasionale per lo stesso evento, la ritenuta d’acconto va applicata sia sul compenso che sull’importo di rimborso spese.

RIMBORSO SPESE DI RELATORI E DOCENTI (8)

Il relatore/docente non riceve compenso per l'evento

Il relatore/docente non ha Partita IVA.

Il relatore/docente ha Partita IVA.

Nessuna ritenuta d'acconto applicata. IVA non rilevante.

Nessuna ritenuta d'acconto applicata. IVA non rilevante.

Emissione di fattura + IVA per compenso e rimborso spese. Soggetto a ritenuta.

Il relatore/docente non ha Partita IVA ma emette nota di debito. Ritenuta d'acconto applicata sia sul compenso che sul rimborso spese.

Il trattamento fiscale degli utili

Il trattamento contabile ai fini dell’applicazione delle imposte dirette

e indirette varia in base alla natura

del contratto tra organizzatore e committente

Per quanto riguarda l'assoggettamento alle imposte dirette e indirette, la prima cosa da considerare per la corretta registrazione dei costi e dei ricavi relativi al congresso è la natura specifica del contratto stipulato tra il committente e l'organizzatore. Come precedentemente illustrato, esistono due principali tipologie di contratto: l'appalto e la cessione. Nel primo caso, il committente del congresso (in genere la società medico-scientifica) si fa carico del rischio economico e ingaggia l’organizzatore in veste di consulente.

Nel secondo caso, quello del contratto di cessione, l’organizzatore acquista i diritti sul congresso, di cui sostiene i costi e trattiene le entrate assumendosene il rischio economico. Per comprendere come l’organizzatore deve contabilizzare costi e ricavi del congresso, e quindi come si determinano gli utili, è bene ricordare anche quali sono i documenti della contabilità.

Conto economico

È il documento contabile del bilancio di un’impresa che include tutti i costi e i ricavi di un determinato esercizio (periodo). Dalla loro differenza si ottiene il risultato economico di quello specifico esercizio, che può essere in perdita o in utile, determinando l'ammontare dei guadagni o delle perdite.

Stato patrimoniale

È il documento contabile del bilancio di un’impresa che fotografa il patrimonio dell’impresa in un dato momento. Permette di individuare le fonti di capitale e gli investimenti effettuati mettendo a confronto attività e passività. La voce “attivit à” indica il denaro in possesso dell’azienda e come questo viene speso, mentre la voce “passività” indica da dove tale denaro arriva (le fonti di finanziamento), incluso il capitale versato dai soci.

Contabilizzazione con il contratto di cessione

Il contratto di cessione prevede che l’organizzatore sostenga le spese relative al congresso e ne trattenga le entrate. In questo caso quindi tutte le voci entrano nel bilancio dell’organizzatore costituendone costi e ricavi. L’intera contabilizzazione del congresso è dunque in capo all’organizzatore, che può dedurre integralmente le spese per l’acquisto di servizi alberghieri e di ristorazione relativi all’organizzazione dell’evento.

Contabilizzazione con il contratto di appalto

Con il contratto d’appalto, invece, i costi dell’organizzatore sono costituiti dalle spese che sostiene per l’organizzazione del congresso, mentre i ricavi sono rappresentati dal compenso che l’organizzatore riceve dal committente come stabilito dal contratto. Si deve dunque considerare che:

Le entrate che derivano dalle quote di iscrizione e dalle sponsorizzazioni costituiscono voci di debito che l’organizzatore ha nei confronti del committente, e in quanto tali devono essere iscritte nello stato patrimoniale e non nel conto economico. Tali entrate non concorrono alla determinazione dell’utile dell’organizzatore.

Le uscite che derivano dal pagamento di fornitori, relatori e così via, costituiscono voci di credito che l’organizzatore ha verso il committente e devono essere iscritte nello stato patrimoniale, non nel conto economico. Sono considerati costi dell’organizzatore soltanto i compensi del personale dedicato alla gestione dell’evento, le spese di trasferta e i costi generali di struttura.

Contratto di cessione

Contratto di appalto

Costi Ricavi: Costi Ricavi:

Contratto di cessione

Organizzatore Committente

Contratto di appalto Organizzatore Committente

Acquisisce gli utili del congresso

Emette fattura o nota di debito per il diritto di sfruttamento del congresso

Il trattamento fiscale degli utili

Come per tutte le attività commerciali, gli utili derivanti dall’attività congressuale sono considerati dal punto di vista fiscale reddito d’impresa, determinato cioè dalla differenza fra i ricavi imponibili e i costi deducibili. Il loro trattamento fiscale dipende, anche in questo caso, dal tipo di contratto stipulato fra committente e organizzatore. Vediamo i due casi.

Contratto di cessione

La formula della cessione prevede che l’organizzatore acquisisca la titolarità delle entrate e sostenga l’onere economico (non solo come anticipazione) delle uscite del congresso.

Il committente ha diritto al corrispettivo per aver dato all’organizzatore il diritto di sfruttamento dell’evento stesso (minimo garantito più in genere una parte dell’utile). Si tratta quindi di un compenso per l’uso di un diritto immateriale (marchio) e per le prestazioni comunque erogate dal committente, tipicamente la cura degli aspetti di contenuto del congresso quali l’organizzazione del comitato scientifico, la raccolta, valutazione e validazione dei materiali, la selezione dei relatori, la definizione dell’agenda, la stesura degli atti ecc.

➤Documento di addebito dell’utile

Il committente acquisisce l’utile che gli spetta emettendo a carico dell’organizzatore un documento di addebito la cui natura (fattura o nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è dato. Se il committente ha la partita IVA (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti non profit dalla legge 398/1991) di regola emette una fattura con IVA. Se è un ente

Emette fattura per i servizi erogati

Acquisisce gli utili del congresso

non profit senza partita IVA emette una nota di debito senza IVA. In questo caso, sia la fattura sia la nota di debito sono documenti rappresentativi di costi a carico del bilancio dell’organizzatore.

Contratto di appalto Il contratto di appalto prevede che l’organizzatore svolga un ruolo di consulenza e che come tale venga remunerato secondo una tariffa concordata. Alle scadenze convenute l’organizzatore emette quindi fattura con IVA ad aliquota ordinaria a carico del committente per i servizi erogati. Il residuo finanziario positivo dell’evento (l'utile) spetta al committente, che lo acquisisce emettendo a carico dell’organizzatore un documento di addebito la cui natura (fattura o nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è dato. Se il committente ha la partita IVA (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti non profit dalla legge 398/1991) di regola emette una fattura con IVA. Se è un ente non profit senza partita IVA emette una nota di debito senza IVA.

➤Reciproci addebiti e trasferimento dell’utile Per la corretta rappresentazione contabile e fiscale dell’appalto, gestito con la formula del mandato senza rappresentanza, il committente è tenuto ad addebitare all’organizzatore il totale delle entrate dell’evento e l’organizzatore è tenuto ad addebitare al committente il totale delle uscite dell’evento. Dopo tali reciproci addebiti lordi il residuo finanziario dell’evento, cioè l'utile, oppure la perdita finanziaria, nel caso l'evento abbia avuto un risultato economico negativo, vengono trasferiti al committente.

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COME ORGANIZZARLI

Gli organizzatori congressuali, i provider ECM e i partner tecnologici per congressi medici

DOVE ORGANIZZARLI

La più ampia selezione di hotel, centri congressi e destinazioni adatte a ospitare eventi medico-scientifici

AGENZIE PCO, PROVIDER E ALTRI SERVIZI

SCHEDE TECNICHE

APPROFONDIMENTI

Nasce Meduspace: un nuovo modello per l’ECM

Nasce il primo polo italiano dedicato alla formazione medico-scientifica: un modello che integra competenze e imprese per innovare l’ECM e rafforzare l’impatto sulla pratica clinica

Nasce Meduspace, il primo polo di eccellenza per la formazione medico-scientifica. Una notizia che non riguarda soltanto la nascita di una nuova realtà imprenditoriale, ma segna un passaggio più profondo: l’avvio di una trasformazione nel modo stesso di concepire l’Educazione Continua in Medicina. Meduspace nasce con un fatturato iniziale di 36 milioni di euro e 74 addetti coordinati e diretti da Meduspace.

L’iniziativa nasce dal presupposto che per anni, la formazione ECM è stata costruita intorno al singolo evento: congressi, corsi, momenti di aggiornamento spesso di alto livello scientifico, ma inseriti in una logica prevalentemente episodica e oggi questo modello mostra i suoi limiti. La medicina evolve con una rapidità senza precedenti, la complessità clinica cresce, i percorsi assistenziali diventano sempre più articolati e interconnessi. Parallelamente, le tecnologie digitali stanno ridefinendo il modo in cui si apprende e si prende decisione. «In questo scenario, la for-

mazione non può più limitarsi a trasferire conoscenze. Deve diventare uno strumento capace di orientare comportamenti, migliorare processi decisionali e contribuire in modo concreto alla qualità delle cure». Questa è la visione di Giorgio Maggiani, CEO di Dynamicom Education e Presidente di Meduspace. Meduspace nasce esattamente per questo: non è un semplice provider ECM, ma una piattaforma integrata che unisce progettazione, competenze, tecnologia e visione strategica. Un ecosistema che connette clinici, ricercatori, istituzioni e industria, trasformando la formazione in un processo continuo, misurabile e orientato agli outcome. Il progetto si inserisce in un contesto ancora fortemente frammentato, dove coesistono approcci disomogenei, livelli qualitativi variabili e modelli organizzativi spesso poco integrati. Questa precisazione, relativa al “cambio di passo” è un concetto de-

finito da Maddalena Milone, CEO e Chairwoman di Meeting Planner – MP, fortemente impegnata nel lancio di Meduspace. «Meduspace propone un cambio di passo che consiste nell’armonizzare questi elementi che costituiscono l’organizzazione del processo di formazione medica (ECM), all’interno di un sistema credibile, trasparente e strutturato, capace di generare valore per tutti gli attori coinvolti - dai professionisti sanitari alle istituzioni, fino alle aziende che sostengono la formazione».

Il cambio di paradigma: l’innovazione di Meduspace

In Meduspace, la formazione viene ripensata come leva strategica, non più come momento isolato: un processo che parte dalla conoscenza della malattia, si amplia nella comprensione della persona e si traduce in percorsi di cura più efficaci, sostenibili e coerenti con la pratica clinica reale. È qui che l’ECM evolve: da aggiornamento a strumento di trasformazione.

In questo modello, ogni progetto formativo è costruito per generare impatto. Non solo in termini di apprendimento, ma di applicazione concreta: decisioni cliniche più appropriate, maggiore integrazione nei team multidisciplinari, percorsi assistenziali più fluidi, migliore utilizzo delle risorse. Cosa rappresenta Meduspace per le aziende farmaceutiche e dei dispositivi medici per le istituzioni? Alla domanda risponde il management di Formedica, (azienda facente parte del gruppo originario di Meduspace), Susanna Priore, CEO & Chairwoman e Rosario Gagliardi, CEO & General Manager: «Per le aziende farmaceutiche e dei

dispositivi medici, Meduspace rappresenta un interlocutore capace di tradurre la formazione in valore strategico: progetti strutturati e compliant, engagement qualificato, misurabilità degli outcome, sviluppo di community professionali e supporto ai percorsi diagnostico-terapeutici. Per le istituzioni, significa poter contare su un modello solido, trasparente e orientato alla qualità, in grado di dialogare con i diversi livelli del sistema sanitario e contribuire alla sostenibilità e all’efficacia dei servizi». Per i professionisti sanitari, significa accedere a un’esperienza formativa più utile, più coinvolgente e soprattutto più vicina alla realtà della pratica quotidiana. Alla base c’è una visione chiara: la formazione medico-scientifica deve evolvere insieme alla medicina. Deve diventare più integrata, più intelligente, più capace di accompagnare il cambiamento. Non è un caso che modelli simili si stiano già affermando a livello europeo. In Italia, Meduspace rappresenta uno dei primi esempi strutturati di questa evoluzione, con l’obiettivo di diventare un punto di riferimento nazionale e internazionale per l’innovazione nell’ECM. Il messaggio è netto. La formazione non è più un contenitore di contenuti. È un’infrastruttura strategica del sistema salute. Meduspace nasce per contribuire a costruirla.

MEDUSPACE

Contatti: www.meduspace.com

Ascoltare è un’arte.

MZ Events - Un format congressuale innovativo

Un congresso nazionale che diventa esperienza: formazione pratica, interattività e workshop in contemporanea trasformano l’evento ESRA in un modello organizzativo innovativo, dove la complessità si traduce in successo Milano – www.MZevents.it

I l congresso nazionale di ESRA Italian Chapter, svoltosi a novembre 2025 a Napoli, ha rappresentato un esempio virtuoso di come un grande evento scientifico possa trasformarsi in un’esperienza altamente interattiva e pratica, superando il modello tradizionale delle sessioni frontali.

Pur trattandosi di un congresso nazionale con un numero elevato di partecipanti, il programma è stato costruito quasi interamente su attività pratiche e momenti di confronto diretto tra relatori, tutor e discenti. Il cuore dell’evento è stato rappresentato dai workshop a piccoli gruppi, progettati come veri e propri micro-eventi formativi, ciascuno con iscrizione dedicata e un numero limitato di posti.

Nel corso dei tre giorni congressuali si sono svolte numerose attività in contemporanea: 21 postazioni ecografiche operative simultaneamente, ognuna focalizzata su un diverso distretto anatomico - arto superiore, arto inferiore, vie aeree - con l’ausilio di modelli umani e la presenza costante di tutor esperti. Accanto a questi, un workshop di simulazione avanzata ha ricreato una sala operatoria virtuale, con manichini adulti, partoriente e neonatale, permettendo di affrontare anche scenari clinici complessi in totale sicurezza, in particolare nell’ambito ostetrico e neonatale.

Gestire la complessità

Dal punto di vista organizzativo, la sfida principale è stata proprio la gestione di questa complessità: coordinare, all’interno di un unico congresso un elevato numero di attività autonome, ciascuna strutturata come un evento a sé. Il lavoro della segreteria si è concentrato sia sul reperimento e la gestione di materiali sanitari altamente specialistici, sia sulla realizzazione di un sistema efficace di prenotazione delle sessioni pratiche, indispensabile per garantire qualità e fluidità nello svolgimento dei workshop.

Fondamentale è stato anche il coordinamento dei numerosi relatori e tutor coinvolti, attivati già nella fase pre-congressuale attraverso riunioni dedicate, finalizzate non solo alla definizione del programma scientifico, ma anche alla costruzione dei contenuti pratici delle singole attività. Il contributo delle aziende sponsor ha completato il progetto, supportando attivamente i workshop attraverso la fornitura di tecnologie e materiali.

Il congresso è stato infine arricchito da momenti sociali e di networking, come il cocktail di benvenuto e la cena sociale, contribuendo a rafforzare lo spirito di comunità. Un format che ha dimostrato come una solida organizzazione possa essere essa stessa parte integrante del valore scientifico dell’evento.

MZ EVENTS S.R.L

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo provider: 966

Indirizzo: Via Carlo Farini, 81

Contatti: tel. 02.66802323 info@MZevents.it www.MZevents.it

Persona di riferimento: Cristina Rai cristina.rai@MZevents.it Tel. ufficio: 02 66802323 int. 915 - cell 333 3572537

Nome Agenzia: ACX - ADRIA CONGREX

Indirizzo: Via Sassonia, 30 – 47922 Rimini Telefono: 0541/305811

e-mail: info@adriacongrex.it - sito web: www.adriacongrex.it

Referente Agenzia: Anna Lisa Fuligni (Direttore Commerciale e Marketing) a.fuligni@adriacongrex.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider):

Provider ECM Standard ID 1783 dal 10/10/2014

Certificazioni:

Sistema Gestione Qualità: Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001:2015

Ethical MedTech Trusted Partner

Sistema di gestione sostenibile degli eventi UNI EN ISO 20121:2012

Sistema di gestione per la parità di genere UNI PdR 125:2022

Breve profilo dell’agenzia:

Nati a Rimini nel 1991, il nostro viaggio ha segnato una costante crescita e l’espansione in tutta Europa, consolidando la nostra reputazione come punto di riferimento nell’industria degli eventi. Specializzati in tre fondamentali Business Unit dedicate all’organizzazione di congressi medico-scientifici, eventi corporate ed eventi istituzionali internazionali, la nostra forza risiede nell’approccio su misura, dove ogni evento è concepito come un’opera d’arte unica, riflettendo la missione e la visione di chi lo ospita

EXPERTISE NEI CONGRESSI MEDICO-SCIENTIFICI

Intricati nella tela della ricerca e dell’innovazione medica, i nostri congressi medico-scientifici sono un trampolino per il progresso, il nostro impegno è fornire soluzioni che vadano oltre le aspettative. Collaboriamo strettamente con i nostri clienti siano essi medici, associazioni o aziende per comprendere le esigenze specifiche del settore, trasformandole in un’esperienza eccezionale per tutti i partecipanti. La nostra attenzione ai dettagli, la competenza settoriale e la capacità di adattarci alle mutevoli esigenze ci distinguono nel campo della gestione di questi eventi di alto livello. La nostra esperienza si basa sulla selezione delle sedi più adatte, sulla gestione delle iscrizioni, sulla pianificazione dei programmi scientifici, sulla ricerca degli sponsor e sull’utilizzo delle più recenti tecnologie per ottimizzare l’esperienza complessiva degli eventi. La ricerca costante delle ultime tendenze e innovazioni nel settore ci permette di offrire un approccio all’avanguardia per ogni tipo di evento che gestiamo.

DUE NUOVE BUSINESS UNIT

Nel 2019 in ACX si aggiungono due nuovi gruppi di lavoro.

Dalle convention mozzafiato ai roadshow coinvolgenti, la Business Unit “Corporate & Events” è la spina dorsale per eventi corporate di successo e per tutte le richieste legate al branding aziendale. Grazie al nostro team “European Projects”, siamo i curatori di eventi istituzionali internazionali per alcune delle maggiori istituzioni europee. Ogni evento è orchestrato con precisione, riflettendo l’importanza di tali occasioni e contribuendo al dialogo globale.

CONTAMINAZIONE CREATIVA

Crediamo che la vera innovazione emerga quando idee e prospettive diverse

si fondono. La nostra squadra, composta da esperti in diverse discipline, collabora sinergicamente per garantire che ogni aspetto dell’evento sia affrontato con una prospettiva completa.

FILOSOFIA E REPUTAZIONE.

Con più di 34.000 eventi organizzati e gestiti in tutta Europa, e più di 4.000 clienti soddisfatti ogni giorno, il payoff “imagined.done” riflette il nostro impegno a trasformare le idee in realtà e a costruire esperienze che, non solo soddisfino le aspettative, ma le superino. Il futuro è in continuo divenire, e noi siamo pronti a guidare questa trasformazione, un evento alla volta.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Eventi ibridi e digitali

• Convention ed incentive

• Roadshow

• Servizi integrati di comunicazione

• Formazione, consulenza e supporto in progettazione europea

Aree e discipline di specializzazione:

• Cardiologia, Chirurgia, Citologia, Farmacologia, Ginecologia, Tossicologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• ANMCO – Associazione Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri

• EFCS – European Federation of Cytology Societies

• GIMSI – Gruppo Italiano Multidisciplinare Sincope

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• ANMCO – Associazione Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri

• EFCS – European Federation of Cytology Societies

• GIMSI – Gruppo Italiano Multidisciplinare Sincope

• SIC – Società Italiana di Chirurgia

• SIF – Società Italiana Farmacologia

• SIMTI – Società Italiana di Medicina Trasfusionale e Immunoematologia

• SITOX – Società Italiana di Tossicologia

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• ECAS 2025 – Congress of the European Cardiac Arrhythmia Society (Roma, 2025)

• ECC 2024 – European Congress of Cytology (Lipsia, 2024)

• Congresso Nazionale ANMCO (annuale dal 2016)

• 125° Congresso della Società Italiana di Chirurgia (Pisa, 2023)

• Congresso Nazionale SIMTI (biennale, dal 2008)

• Congresso Nazionale SITOX (annuale, dal 2018)

• Congresso Multidisciplinare sulla SINCOPE (biennale, dal 2003)

• Congresso PLACE (biennale, dal 2015)

• Venice Arrhythmias (biennale, dal 1991)

Nome Agenzia:

AIM GROUP INTERNATIONAL

Indirizzo: Viale Forlanini, 23 – 20134 Milano Telefono: 02 566011 e-mail, sito web: info@aimgroup.eu www.aimgroupinternational.com

Referente Agenzia: Flaminia Roberti, Global Sales Director f.roberti@aimgroup.eu

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): AIM Education S.r.l. “Provider Standard” N° 93 del 04/12/2012

Certificazioni:

• Sistemi di Gestione Sostenibile degli Eventi UNI ISO 20121:2013

• Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001:2015

• IAPCO International Association of Professional Congress Organizers

• Modello Organizzativo Gestione Rischi D. Lgs. 231

Breve profilo dell’agenzia:

AIM Group International è una multi-service, everchanging company. Continuiamo a cambiare, per rimanere fedeli a noi stessi. Da oltre sessantacinque anni.

Let’s__together

Ispiriamo e ci lasciamo ispirare, instaurando connessioni profonde con clienti e stakeholder che alimentano una collaborazione autentica e significativa. Insieme, trasformiamo idee in valore concreto, realizzando progetti che fanno la differenza.

Il nostro approccio basato sul Design Thinking sblocca il potenziale creativo, dando vita a soluzioni innovative e perfettamente incentrate sull’esperienza dell’utente. Coniughiamo eventi, comunicazione e consulenza per creare esperienze su misura, pensate per rispondere in modo unico e strategico alle esigenze dei nostri clienti.

Let’s Meet together - Eventi

Promuoviamo il cambiamento e la condivisione della conoscenza attraverso esperienze che lasciano il segno.

Uniamo know-how, tecnologia e creatività per mettere al centro i partecipanti e costruire esperienze interattive e coinvolgenti. Canali, formati e touchpoints, in presenza, digitali o ibridi, vengono valorizzati per

creare connessioni significative, in “augmented events” che durano nel tempo.

Let’s Engage together - Comunicazione

Progettiamo strategie di comunicazione costruttive che coinvolgono le comunità, in cui tutti possono riconoscersi. Rafforzare le relazioni tra associazioni, aziende, organizzazioni e persone è ciò che ispira i nostri team nello sviluppo di campagne e strumenti di comunicazione chiari ed efficaci.

Let’s Think togetherr - Consulenza

Diamo forma al cambiamento, aiutando aziende e associazioni a crescere e innovarsi. Trasformazione digitale, sviluppo, integrazione dell’AI: l’applicazione di diverse aree di competenza permette di ottenere il meglio da processi, tecnologie e cultura aziendale.

Insieme possiamo fare la differenza.

Let’s work together!

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Altri servizi: Eventi digitali e ibridi, Comunicazione, Consulenza, Servizi DMC, Eventi Sportivi

Aree e discipline di specializzazione: Anestesiologia, Ipertensione, Oftalmologia, Pediatria, Reumatologia.

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SIR Società Italiana Reumatologia

• SIAARTI Società Italiana Anestesia, Analgesia, Rianimazione e terapia intensiva

• AICCER Associazione Italiana di Chirurgia della Cataratta e Refrattiva

• SIOT Società Italiana di Ortopedia e Traumatologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• AstraZeneca • Amgen • Biogen • Biomarin • Chiesi

• Gruppo Menarini • Lusofarmaco • Novartis • Roche • Sanofi

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Congress of European Society for Evolutionary Biology - ESEB 2025

• 75th International Astronautical Congress - IAC 2024 (Milano, +11.000 partecipanti da 120 paesi)

• 18th World Conference on Earthquake Engineering - WCEE 2024 (4.250 partecipanti da 82 Paesi)

• ESH European Society of Hypertension Annual Meeting (ogni edizione dal 1983)

Nome Agenzia: ALFA FCM

Indirizzo: Viale Mazzini 6 - 00195 Roma

Sede Operativa: Via Barnaba Oriani 114 – 00197 Roma

Telefono: 06 87758855 - 06 87757099 e-mail: info@alfafcm.com

Referente Agenzia: Beatrice Rebecchini (Presidente) - info@alfafcm.com

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): ID 3282 dal 07/05/2012

Certificazioni:

Sistema Gestione Qualità: ISO 9001 EAACME

Breve profilo dell’agenzia

Alfa FCM è Provider ECM registrato presso il Ministero della Salute (Nr. 3282) e presso lo European Accreditation Council for Continuing Medical Education (EACCME). Alfa FCM si occupa della progettazione, dell’accreditamento e dell’organizzazione di eventi formativi ECM residenziali, in ambito nazionale e internazionale, destinati ad una vasta gamma di figure professionali mediche e paramediche. La progettazione si avvale della supervisione del comitato scientifico e di partnership con Opinion Leader e Società Scientifiche.

Alfa Fcm è altresì partner per l’offerta di Formazione avanzata tramite la Simulazione in ambito sanitario: attraverso la riproduzione realistica di scenari clinici, i medici, infermieri e altri operatori sanitari possono esercitarsi su casi complessi e perfezionare le loro capacità decisionali e pratiche, in un ambiente controllato.

ALFA FCM ha sviluppato una propria piattaforma di formazione a distanza conforme alle nuove regole AGENAS presso cui è accreditata anche come Provider FAD per l’erogazione di formazione sincrona e formazione asincrona, rivolta a tutte le professioni del mondo sanitario.

Tipo di servizi forniti

Progettazione e erogazione di attività formative ECM

Organizzazione di congressi ed eventi

Logistica ed accoglienza per eventi

Aree e discipline di specializzazione

Anestesia

Pediatria

Neurologia

Oncologia

Partnership con associazioni medico scientifiche

Ospedale Spallanzani Roma

AIFA

AGENAS

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori

Dott. Antonio Picano Psichiatra e Psicoterapeuta – Studio Medico Picano Roma

Prof. Mauro Celli – Centro di rifer. regionale per le Osteodistrofie Congenite Roma

Prof. Antonio Facchiano Oncologo - Istituto Dermopatico dell’Immacolata Roma

Dott.ssa Livia Brusa Neurologa - Centro Parkinson Ospedale S. Eugenio Roma

MED-EX – Medical Partner Scuderia Ferrari Maranello

ACCURATE Srl – Specialista nella formazione tramite simulazione medica Parma

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni

TIAFT 2023 (Congresso Mondiale di Tossicologia Forense)

SIMMESN (Congresso Nazionale Malattie Rare dal 2018 al 2023)

Gran Tour attraverso le terapie avanzate nella malattia di Parkinson (Ediz. 2025 e 2026)

Nome Agenzia: ALL EVENTS FACTORY

Telefono: 333 6558875

e-mail: eventi@alleventsfactory.com

sito web: www.alleventsfactory.com

sito piattaforma FAD ECM: www.ecmfactory.it

Referente Agenzia: Lucia Faraco - eventi@alleventsfactory.com

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 7927 - 17/07/2024

Breve profilo dell’agenzia: All Events Factory è una società specializzata nell’organizzazione di eventi scientifici e congressi ECM, nata con l’obiettivo di offrire soluzioni innovative e altamente personalizzate.

Pur essendo di recente costituzione, il nostro team vanta oltre dieci anni di esperienza nell’organizzazione di eventi scientifici, nella gestione di segreterie congressuali e di associazioni medico-scientifiche. Questa expertise ci permette di offrire soluzioni su misura per garantire il successo di ogni evento, grazie all’impiego di strumenti digitali avanzati.

Curiamo ogni dettaglio organizzativo: dalla selezione delle location all’allestimento, dal coordinamento scientifico alla gestione logistica e amministrativa, fino all’implementazione di tecnologie per una formazione interattiva e coinvolgente.

Grazie all’integrazione di strumenti digitali avanzati, i nostri servizi includono:

• Organizzazione eventi ECM (RES, FAD, blended): progettiamo e realizziamo corsi accreditati per tutte le professioni sanitarie.

Ogni evento ECM che organizziamo mira ad arricchire le competenze dei professionisti nel settore medico-scientifico.

Ci impegniamo a creare eventi ECM che non solo educano, ma coinvolgano attivamente i partecipanti. Dal contenuto didattico alle metodologie interattive, ogni aspetto è pensato per massimizzare l’esperienza di apprendimento.

• Gestione congressi e delegazioni: offriamo supporto completo per la partecipazione a congressi nazionali e internazionali, curando ogni fase logistica e amministrativa. La gestione delle delegazioni è la chiave per un’esperienza senza stress per i partecipanti. Ci occupiamo di prenotazioni, logistica e assistenza, garantendo un’accoglienza impeccabile e consentendo agli ospiti di concentrarsi sull’evento.

• Marketing e Comunicazione evento: sviluppiamo strategie di promozione mirate per garantire la massima visibilità agli eventi, sia in ambito digitale che offline.

Creiamo siti internet accattivanti e funzionali per promuovere i vostri eventi e gestire l’intero processo organizzativo.

La nostra attenzione al design e all’usabilità assicura una presenza online che riflette l’unicità e l’eccellenza del vostro evento.

• Gestione associazioni medico-scientifiche: forniamo supporto operativo per la gestione delle attività di segreteria, comunicazione e progettazione formativa.

Ci occupiamo della gestione delle quote associative e di fidelizzare i soci con una presenza attiva dell’associazione, non solo con eventi sempre più frequenti, ma anche con invio di newsletter e approfondimenti.

• Eventi digitali e ibridi: creiamo esperienze immersive con piattaforme e-learning e dirette streaming per la formazione a distanza.

Siamo al passo con le ultime tecnologie nella realizzazione di piattaforme FAD su misura.

Offriamo soluzioni flessibili e interattive per la formazione online, garantendo un apprendimento coinvolgente e personalizzato per i professionisti del settore medico-scientifico.

All Events Factory non è solo un provider ECM, ma un vero partner strategico per aziende farmaceutiche, strutture ospedaliere e società scientifiche.

L’attenzione costante alla qualità e all’innovazione ci consente di trasformare ogni evento in un’esperienza formativa di alto valore, contribuendo alla crescita professionale dei partecipanti e al successo dei nostri clienti.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM (RES e FAD)

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Realizzazione Siti internet per l’evento

• Gestione iscrizioni

• Gestione delegazioni

• Gestione Abstracts

• Marketing e Comunicazione evento

• Coordinamento Scientifico

• Eventi digitali e ibridi

• Realizzazione Piattaforme FAD

Aree e discipline di specializzazione:

• Tutte le professioni sanitarie

Nome Agenzia: BLUEVENTS

Indirizzo: Via Giuseppe Sacconi, 4b – 00196 Roma

Telefono: 06 36382038 - 06 36304489

e-mail, sito web: info@bluevents.it - www.bluevents.it

Referente Agenzia: Maria Chiara Ronconi, CEO Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM Standard ID 836 dal 10/10/2014

Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015 per l’attività di progettazione, erogazione ed organizzazione di eventi informativi, formativi ed ECM.

Breve profilo dell’agenzia:

Nata nel 2002 dall’unione di professionisti nel campo della comunicazione e formazione, Bluevents ha consolidato la propria esperienza grazie alla specializzazione nella progettazione e realizzazione di eventi organizzati nel settore MICE quali Congressi, Convegni, Workshop, Road Show e Corsi di formazione con particolare riguardo agli eventi ECM. Sempre attenta alle esigenze specifiche del cliente, Bluevents è alla ricerca costante della soluzione ottimale per ciascun fabbisogno di comunicazione e formazione. Il suo team, efficiente e dinamico ha il suo punto di forza nell’originalità di idee e soluzioni, nella creatività grazie ad un up-to-date tecnologico continuo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Assistenza delegazioni

Aree e discipline di specializzazione:

• Congressi medici (tutte le specializzazioni)

• Meeting aziendali

• Segreteria e gestione associazioni e società scientifiche

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SEGi (Società Italiana di Endoscopia Ginecologica)

• Collegio Nazionale dei Primari di Chirurgia Plastica

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Abbot • Angelini Farmaceutica • Collegio Nazionale dei Primari di Chirurgia Plastica

• Gedeon Richter • ISSA - International School of Surgical Anatomy

• Karl Storz

• Malzoni Group • Medtronic • Società Italiana di Endoscopia Ginecologica (SEGi) • UnAA (Unione Agenti Allianz)

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• GYNITALY25 – Venezia, 27-29 Maggio 2025

• XIX Congresso Nazionale SEGi – Verona, 9-12 Settembre 2025

• Congresso GAAV 2025 – Un gruppo che ha fatto la storia Roma, 25-27 Sett. 2025

Nome Agenzia: BTCongress

Indirizzi:

Sede legale e amministrativa: Via P. Cugia, 1 – 09129 Cagliari

Ufficio Marketing e Sede operativa: Via Marco Besso, 40 – 00191 Roma

Telefono: sede legale 070/340293 – ufficio marketing 06/8546198 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@btcongress.com www.btcongress.com www.facebook.com/btcongress/

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): ID 111 – Accreditamento del 02.12.10

Certificazioni:

Sistema Gestione Qualità: Certiquality UNI EN ISO 9001:2015

MPI – CME Certified Meeting Executive Italia

Breve profilo dell’agenzia:

Da oltre 35 anni BTCongress opera nel settore degli eventi aziendali, nazionali e internazionali, con particolare attenzione all’organizzazione di congressi medici nel campo della Salute della Donna.

L’esperienza maturata nel settore degli eventi medici, unita alla forte propensione all’innovazione, definiscono oggi la BTCongress come una società all’avanguardia, in grado di fornire servizi integrati di alta qualità che comprendono l’implementazione di nuove strategie, l’utilizzo di strumenti tecnologici avanzati e un team di esperti altamente specializzato.

Dal 2000 la BTCongress è inoltre accreditata come provider ECM per l’assegnazione di crediti formativi ai professionisti sanitari nazionali, nonché fornitore di accreditamenti UEMS-EACCME per i medici residenti nella UE e internazionali.

L’azienda è certificata ISO 9001:2015.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Consulenza in gestione finanziaria, strategie organizzative, marketing e communication

Aree e discipline di specializzazione:

• Congress e Association Management

• Destination Management per l’Italia (DMC)

• Consulenza finanziaria e scientifica per eventi

• Marketing e Communication Management

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• International Menopause Society (IMS)

• International Society of Gynecological Endocrinology (ISGE)

• European Society of Gynecology (ESG)

• International Academy of Human Reproduction (IAHR)

• Associazione Italiana di Ginecologia Endocrinologica (AIGE)

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 21th World Congress on Gynecological Endocrinology – Firenze, Maggio 2024

• 19th World Congress on Menopause – Melbourne, Ottobre 2024

• Corsi annuali di formazione online tenuti dalla ISGRE

• Corsi annuali di formazione in presenza tenuti dall’AIGE

Nome Agenzia: CONGRESS VENEZIA – 2GM

Indirizzo sede operativa: BusinessCenter@HiVe-M9, Chiostro M9 Via Poerio, 24 - 30171 Venezia

Indirizzo sede legale: 2GM srl Via Cornarotta, 5 - 31100 Treviso

Telefono: 041 951112 e-mail, sito web: info@congressvenezia.it – www.congressvenezia.it

Referente Agenzia:

Giuliamaria Dotto Pagnossin, CEO

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM standard n.1422 dal 08.06.2017

Certificazioni:

• Azienda Certificata UNI EN ISO 9001:2015

• Meeting and Event Manager UNI 11786:2020

Breve profilo dell’agenzia:

Congress Venezia è un interlocutore professionale e affidabile per l’organizzazione dei vostri eventi congressuali, istituzionali e formativi, con una particolare attenzione all’ambito medico-scientifico, in quanto provider ECM. Siamo operativi ben dal 1992, una storicità accompagnata da una visione dinamica, che conferisce autorevolezza e flessibilità a ogni nostra azione, grazie anche a una solida rete di fornitori selezionati negli anni, che ci permette di operare con rigore in tutta Italia. Le tematiche trattate sono le più avanguardistiche e le competenze tecniche di livello, che assicuriamo nell’organizzazione di un evento, si uniscono a quelle umane dei professionisti coinvolti, per garantire la formazione continua e lo sviluppo di risorse rilevanti, a ogni ruolo. Agli eventi assicuriamo una qualità cercata fin nei dettagli: dai massimi livelli di docenza possibile all’attenzione per gli specialisti presenti, che ottengono l’obiettivo di uno sviluppo completo, personale e professionale, a favore di una concreta efficienza quotidiana. In un mondo che chiede competenze continuamente aggiornate, Congress Venezia è il vostro alleato ideale per la presa in carico di eventi che cercano l’eccellenza: ne curiamo l’intera filiera, dall’ideazione all’assistenza post-evento, passando per compiti di segreteria organizzativa, selezione del personale per l’accoglienza e le registrazioni, scelta di location e fornitori, comunicazione. Solo i professionisti possono capire le esigenze dei professionisti: vi aspettiamo in Congress Venezia.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM (RES, FAD e FSC)

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Creatività e comunicazione

• Segreteria organizzativa (anche in white label)

• Programmi sociali

Eventi di particolare rilievo organizzati nell’ultimo anno:

• VIOLENZA DI GENERE: NUOVE ACQUISIZIONI DI SCIENZA E DIRITTO, Venezia - marzo 2025

• MALATTIA DI LYME: DIAGNOSI E TERAPIE TRA EVIDENZE E NUOVE PROSPETTIVE, Venezia - settembre 2025

• XLIV Corso teorico pratico di Cultura in Elettromiografia e Neurofisiologia Clinica, Abano Terme (PD) - ottobre 2025 e precedenti edizioni

• XLII CORSO NAZIONALE AITN, Ragusa - ottobre 2025

• IV Corso teorico-pratico di elettroneuromiografia e tecniche neurofisiologiche: good clinical practice, Roma - novembre 2025 e precedenti edizioni

• LE CEFALEE PER LA MEDICINA GENERALE - Padova - dicembre 2025

• SINAPSI DA PODIO: LA NEUROFISIOPATOLOGIA DELLO SPORT, Milano - febbraio 2026

Nome Agenzia:

EGA WORLDWIDE CONGRESSES & EVENTS

Indirizzo HQ: Viale Tiziano, 19 – 00196 Roma Altre Sedi: Milano, Cortina, Miami, Lecce, Dubai Telefono: 06 32812.1

e-mail, sito web: gare@ega.it - www.ega.it Twitter, pagina Facebook: @ega_worldwide - @egaworldwidecongressesevents

Referente Agenzia:

Mario Liguori, Executive Director New Business Cell. 335 8751385 – email: liguori@ega.it

Gaetano Maria Dieni, Director of Marketing & Communication Cell. 392 2486666 – email: gmdieni@ega.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 1406 – 23 giugno 2013

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001-14001-20121

• Modello Organizzativo Conforme D. Lgs. 231

• ISO 37001:2016

• ISO 45001:2028

• SA 8000:2014

• UNI PDR 125:2002

• IAPCO Quality Programme - Accredited

Breve profilo dell’agenzia:

Ega Worldwide, da 60 anni, organizza e gestisce con successo eventi nazionali ed internazionali attraverso un team di numerosi professionisti accomunati dalla stessa passione: fare degli eventi un’esperienza memorabile.

Nata nel 1965, con la prima edizione in Italia del congresso mondiale del Ro¬tary, grazie all’impegno e alla lungimiranza della fondatrice, Emma Golinelli Aru, è divenuta immediatamente un’azienda leader nel mercato congressuale e a partire dagli anni ’70 anche in quello degli eventi governativi.

La continua spinta al miglioramento ha portato Ega a essere tra le prime agenzie a sperimentare e proporre idee innovative, come l’introduzione nel mondo dei congressi di tutte le nuove tecnologie (App, streaming, sistemi di votazione in presenza e a distanza, software di gestione, piattaforme di eventi virtuali e ibridi, RA, RV, IA), e la creazione di accordi con le Università per riconoscere crediti formativi ai giovani studenti coinvolti negli eventi. Oggi è in grado di operare in oltre 100 paesi con la stessa attenzione al dettaglio, grazie ai network internazionali IAPCO (una delle sole 3 agenzie italiane riconosciute) e World PCO Alliance (unica agenzia italiana).

Tipo di servizi forniti:

• organizzazione di congressi ed eventi

• servizi modulari per congressi ed eventi

• gestione candidatura destinazione

• gestione associazioni scientifiche incl. fundraising ed attività di engagement

• progettazione ed erogazione di attività formativa ECM residenziali e FAD

Aree e discipline di specializzazione:

Tutte le aree e le discipline delle professioni mediche, in particolare gastroenterologia, nefrologia, cardiologia, trapiantologia, traumatologia, psicopatologia, chirurgia generale.

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SITO (Società Italiana Trapianti d’Organo)

• AIIC (Associazione Italiana Ingegneri Clinici)

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Comune di Milano

• ENIT – Agenzia Nazionale per il Turismo

• Expo 2015 SpA

• Ferrovie dello Stato Italiane

• Fondazione Italiana Promozione Trapianti d’Organo

• Fondazione Matera – Basilicata 2019

• Fondazione Policlinico Gemelli

• Invitalia

• Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale

• Ministero della Salute

• Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti

• Presidenza del Consiglio dei Ministri

• Regione Lombardia

• Regione Puglia

• Sapienza Università di Roma

• Società Italiana di Chirurgia

• Società Italiana di Chirurgia Vertebrale

• Università Cattolica del Sacro Cuore

• World Tourism Organisation

• Zetema

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi anni:

• Congresso Nazionale SITO (2026 - 2014)

• Congresso Nazionale AIIC (2026 - 2014)

• Congresso Nazionale SIC (2025 - 2024)

• G7 Summit Puglia (2024), Taormina (2017)

• Eventi Giubileo 2025

• EXPOAID 2026, EXPOAID2023

• Esera - European Science Education Research Association World Congress (2019)

• EXPO Osaka 2025 – Padiglione Italia (2025)

• EXPO Dubai 2020 – Padiglione Italia (2021/22)

• Eventi di candidatura Roma Expo 2030 (2022/23)

• G20 Innovation League (2021)

• G20 Summit Rome (2021)

• Global Health Summit Rome (2021)

• Worldsleep Congress (2021)

• ESVS – European Society of Vascular Surgery Congress (2022)

• Global Youth Tourism Summit (2022)

• World Travel & Tourism Council (2025)

• Pontignano Conference (2023 – 2020)

• Congresso internazionale ORF (2023)

• Matera 2019 Capitale della Cultura Europea

• WAIMH World Congress (2017)

• Ryder Cup (2023)

Nome Agenzia: EXPOPOINT

Organizzazione Congressi Eventi Comunicazione

Indirizzo: Via Nazario Sauro 2/4 – 22066 Mariano Comense (Co)

Telefono: 031 748814 e-mail, sito web: segreteriacongressi@expopoint.it - www.expopoint.it

Referente Agenzia: Elena Monti – expopoint@expopoint.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): Provider Standard Nazionale n. 2091 - Provider per l’erogazione di attività formativa ECM dal 2011 - Accreditamento standard del 14/09/2016 rinnovo di accreditamento standard 17/07/2024

Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015 per Progettazione ed erogazione di eventi formativi rivolti ai professionisti della sanità nell’ambito dell’Educazione Continua in Sanità (ECM).

Breve profilo dell’agenzia:

EXPOPOINT è una società comasca attiva dal 1996 nel settore congressuale medico-scientifico e nell’organizzazione di eventi su tutto il territorio nazionale. Offre consulenza e servizi a 360°, con progetti personalizzati sulle esigenze dei clienti. La filosofia aziendale punta su competenza organizzativa, qualità, personalizzazione e lavoro di squadra. Il personale utilizza sistemi informatici e tecnologie di ultima generazione e partner dedicati. Con esperienza nella formazione e nell’accreditamento ECM, collabora con Enti

Nome Agenzia: ILDA EVENTS

Indirizzo: Via Abba, 43 - 09127 Cagliari

Telefono: 334 9647778

e-mail, sito web: info@ildaevents.it - www.ildaevents.it

Referente Agenzia: Ileana Coiana - ileana@ildaevents.it

Certificazioni:

• Certificazione UNI 11786:2020 conseguita ad aprile 2021

Breve profilo dell’agenzia: Lo staff di ILDA Events vanta un’esperienza pluriennale nel settore congressuale medico scientifico a livello internazionale. È a disposizione per organizzare eventi di livello e gestirli con professionalità in tutte le fasi. Dalla progettazione, alla selezione di fornitori, venue finding, gestione contrattualistica, hotel booking. Il know-how maturato consente all’azienda di essere performante nelle trattative con gli stakeholders del mercato e nel reperimento di soluzioni customizzate. Operiamo in tutto il territorio nazionale, con focus specifico sulla valorizzazione della Sardegna come destinazione MICE

istituzionali, Società scientifiche, associazioni di categoria e opinion leader.

EXPOPOINT: il vostro PUNTO di RIFERIMENTO, perché nulla sia lasciato al caso.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Servizi di Comunicazione e di editoria

Aree e discipline di specializzazione:

• Dipendenze Patologiche • Psichiatria • Wound Care

• Pediatria e Disabilità infantile • Cure Palliative

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• FeDerSerD – Federazione Italiana degli Operatori dei Dipartimenti e dei Servizi delle Dipendenze

• Ce.R.Co – Centro Studi Ricerche Consumi e Dipendenze

• Associazione La Nostra Famiglia – IRCCS Eugenio Medea

• Stella Polare Onlus

• Agorà 97 Cooperativa Sociale

• CLODO – Congresso Lombardo Dermatochirurgia Oncologica

Tra gli eventi di successo svolti nel 2024 il Convegno Regionale SEGi e le giornate di formazione SIGO Young tenutesi a Cagliari e a Palermo: “Dalla metodologia della ricerca al medical writing. Focus on the Research”, dedicate ai giovani medici.

Il 2025 ci ha visto lavorare alla seconda edizione del convegno SEGi e a diverse altre iniziative, tra cui l’evento della International Society of Gynecological Endoscopy svolto a Cagliari in giugno. Il 2026 inizia con evento medico monosponsor in febbraio accreditato da ILDA Events.

ILDA Events è provider ECM provvisorio da dicembre 2025 (cod. 8207).

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• Policlinico Universitario Duilio Casula, Monserrato, Cagliari

• SIGO Young

• SEGi

• Wellmicro

Nome Agenzia: iDea Group International

Indirizzo: Via Flaminia Nuova, 1068 - 00189 Roma Telefono: 06 3638 1573 e-mail, sito web: info@idea-group.it - www.ideagroupinternational.eu

Referente Agenzia: Angela Vigliotti - a.vigliotti@idea-group.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): numero 555 - data accreditamento standard 04/11/201

Certificazioni:

ISO9001 - ISO14001 - ISO20121 - UNI/PdR125:2022

Breve profilo dell’agenzia:

iDea Group International, da 30 anni, opera nel settore di servizi viaggi e logistica per congressi a livello Nazionale e Internazionale.

Nata da un progetto iniziato nel settore di servizi viaggi e logistica per congressi, iDea consolida i risultati raggiunti strutturando la Società come provider ECM e organizzatore di eventi medico scientifici, fino a posizionarsi, nel corso degli anni, anche nell’ambito di eventi politici-istituzionali, convention, e alto segretariato di Società Scientifiche.

Oggi iDea può ritenersi tra le aziende leader in molteplici settori medicali, si occupa dell’organizzazione di eventi a livello Nazionale e Internazionale. Strutturata a tutto tondo, iDea cura ogni singolo progetto in ogni sua fase, dalla pianificazione alla sua realizzazione.

In iDea, l’esperienza trova spazio nella creatività, trovando terreno fertile per idee innovative e sempre al passo coi tempi.

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Gestione associazioni scientifiche

Aree e discipline di specializzazione:

• Cardiologia

• Pediatria

• Neonatologia

• Geriatria

• Dermatologia

• Pneumologia

Partnership con associazioni medico-scientifiche:

• Società Italiana di Neonatologia

• Società Italiana di Cardiologia.

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

SANOFI

ASTRAZENECA

A. MENARINI

ASPEN

DANONE

Prof. Massimo Agosti

Prof. Gian Vincenzo Zuccotti

Prof. Pasquale Perrone Filardi

Prof. Ciro Indolfi

Dott. Giuseppe Di Mauro

Prof. Fabio Arcangeli

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• SIC • SIN • SIP

Nome Agenzia: IN&FO&MED

Indirizzo: Via San Gregorio, 12 - 20124 Milano Telefono: 02.4945333. e-mail, sito web: segreteria@infomed-online.it - https://infomed-online.it/

Referente Agenzia:

Francisco Figueredo – Sales & Operations Management francisco.figueredo@infomed-online.it

Federico Padula – Sales & Operations Management federico.padula@infomed-online.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 275 - 17/7/2013

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: ISO9001•2015 ISO 20121:2012 e ISO 14001:2015

Breve profilo dell’agenzia:

IN&FO&MED è Provider standard – N. 275, accreditato dal 17/07/2013 al quale è seguito il primo rinnovo nel Febbraio 2022 come da Programma di Educazione Continua in Medicina (ECM) ; è provider per gli ambiti FAD (Formazione a Distanza), RES (Formazione Residenziale) e FSC (Formazione Sul Campo) e per tutte le Professioni previste nel Programma ECM (Medici Chirurghi, Farmacisti, Infermieri, Tecnici sanitari, e in generale tutte le figure del settore sanitario).

IN&FO&MED offre un servizio completo nell’organizzazione di congressi, nell’ideazione, pianificazione e realizzazione di eventi ECM residenziali e digitali, nella gestione di Associazioni e Società Medico-Scientifiche. Idea ed organizza con la collaborazione di Società Scientifiche ed Associazioni Pazienti campagne di awareness sulla cura e prevenzione della salute della popolazione.

È inoltre una Contrat Reasearch Organization (CRO) per lo sviluppo e la conduzione di studi osservazionali e registri di patologia.

Le aree terapeutiche in cui abbiamo sviluppato la maggiore esperienza riguardano la Pneumologia, l’Allergologia e l’Immunologia, Psichiatria, Cardiologia, la Medicina Generale, Reumatologia.

Più recentemente abbiamo potuto ampliare il nostro know-how anche nell’area della Otorinolaringoiatria, delle Malattie Rare e dell’Oncologia e del Diabete

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• CRO (Contract Research Organisation)

• Eventi digitali ed ibridi

• Comunicazione Scientifica e Digital Awrness Campaign

• Editoria

Aree e discipline di specializzazione: Pneumologia, Cardiovascolare, Psichiatria, Reumatologia, Dermatologia, Allergologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• Società Italiana di Pneumologia,

• Società Italiana di Allergologia, Asma ed Immunologia Clinica

• Società Italiana di Psichiatria

• Associazione Medici Diabetologi, SID e SIEDP

• Società Italiana Fibrosi Cistica

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Sanofi, GSK, Astrazeneca, Novartis, Takeda, Eli Lilly, Grifols Chiesi, Menarini, Neopharmed Gentili

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Congresso Nazionale SIP/IRS

• Congresso Nazionale SIAAIC

• Congresso Nazionale SIFC

• Congresso Nazionale di Psichiatria Forense

Nome Agenzia:

INCOMING EXPERIENCE Consorzio Turistico

Indirizzo:

Via Claudio Luigi Berthollet, 19 - 10125 Torino Telefono: 011 6505309

e-mail, sito web, pagina Facebook: info@incomingexperience.it - www.incomingexperience.it

Referenti Agenzia: Alice Giordana - a.giordana@incomingexperience.it

Breve profilo dell’agenzia:

Nato a Torino nel 2009, il Consorzio Turistico Incoming Experience opera in Piemonte ed è il partner ideale per organizzatori di eventi, associazioni di settore e agenzie. Ci occupiamo della gestione dell’accommodation di congressi, convention, eventi sportivi, fiere e incentive, mettendo a disposizione dei clienti una piattaforma flessibile per la gestione delle prenotazioni alberghiere e un’ampia scelta di strutture ricettive selezionate. Facilitiamo la ricerca di location, centri congressuali e venue per cene ed eventi sociali, organizziamo esperienze e attività di team building. Il gruppo è formato da 120 soci tra cui strutture alberghiere ed extra alberghiere (hotel 3, 4 e 5 stelle, aparthotel, relais), location e spazi per eventi, guide turistiche, servizi di trasporto (bus, minivan, NCC), fornitori di esperienze outdoor (bike & trekking) e enogastronomiche (cantine, ristoranti, agriturismi), servizi per eventi (catering, hostess, audiovisivi).

Nome Agenzia: KASSIOPEA GROUP

Indirizzo: Via San Tommaso D’Aquino, 20 - 09134 Cagliari Telefono: 070/651242 e-mail, sito web, pagina Facebook e Instagram: Info@kassiopeagroup.com - www.kassiopeagroup.com www.facebook.com/kassiopeagroup/ - @kassiopeagroup

Referente Agenzia: Maria Teresa Sotgiu - 335/1905405 - mariateresasotgiu@kassiopeagroup.com

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID 305 - Provider ECM Standard gennaio 2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• Modello organizzativo conforme D.Lgs 231/01

• Meeting and Event Manager. N. certificato MEEV-2021-090 - Riconosciuto

• norma UNI 117086

Breve profilo dell’agenzia: Fondata nel 1998, Kassiopea Group si è specializzata nella programmazione e nell’allestimento di eventi nazionali ed internazionali, con un focus specifico nel campo medico-scientifico. Conosciuta e rinomata per l’efficienza della sua gestione e l’accurata selezione dei fornitori, Kassiopea Group progetta, organizza e gestisce l’evento, dando sempre la massima priorità alla soddisfazione del cliente e al buon esito dell’incontro. Lo staff è composto da 15 professionisti dalla pluriennale esperienza. La dedizione e l’affidabilità del team garantisce la collaborazione con varie Associazioni e Società Scientifiche che continuano a scegliere Kassiopea Group non solo come segreteria organizzativa, ma anche come consulente in grado di proporre idee innovative e strategiche. Qualità e competenze al vostro servizio!

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Università degli Studi di Torino

• Politecnico di Torino

• CUS Torino

• Eventually

• Planning

• CCI

• Aristea

• Congress Planning

• Wordpress Europe

Tipo di servizi forniti

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM; Organizzazione di congressi ed eventi; Gestione associazioni scientifiche

• altri servizi: gestione delegazioni, organizzazione incentive e convention; affitto propri spazi interni, con annessi servizi di segreteria, per organizzazione piccoli corsi, riunioni aziendali e consigli direttivi Società Scientifiche

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Gastroenterologia, Chirurgia, Oncologia, Ginecologia, Radioterapia, Medicina di Emergenza ed Urgenza, Ortopedia, Medicina Nucleare, Pneumologia, Pediatria, Veterinaria

Partnership con associazioni medico scientifiche: NSoSOT, SICO, AcEMC, SIPAOC, SIUEC

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Aziende private, Università, Istituti zooprofilattici.

Società Scientifiche: SICOB (Società Italiana di Chirurgia Bariatrica),

SIMLA (Società Italiana di Medicina Legale e delle Assicurazioni),

SOIPA (Società Italiana di Parassitologia), SIPO (Società Italiana di Pediatria Ospedaliera)

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• XLIII Congresso Nazionale SICO - 5th International Conference of Surgical

• Oncology Surgical Oncology beyong pandemic measures and Countermeasures

• - 26/27 settembre 2022, Siena (Università degli Studi di Siena)

• V CONGRESSO NAZIONALE SIUEC - 9/11 novembre 2023, Cagliari (Thotel)

• 5° Workshop Avanzato di Nutrizione Neonatale e Pediatrica - 26-27 giugno 2023,

• Cagliari (Thotel)

• Masterclass “Il trattamento chirurgico dei difetti del pavimento pelvico: ciò

• che bisogna conoscere e saper fare” - 25-27 ottobre 2023, Mestre (Hotel Voco)

• Congresso Regionale AAROI-EMAC SARDEGNA - 12-14 ottobre 2023, Cagliari

• Egos 2023, 6-8 Luglio 2023, Cagliari (Università di Cagliari)

• G7 SCIENCE & TECHNOLOGY 2024 G7 Conference on Large Research

• Infrastructures, 28-30 Ottobre 2024 - Oliena (Hotel Su Gologone)

• Congresso Nazionale Fimp - 26-28 Settembre 2025, Cagliari (THOTEL)

Nome Azienda: MEDIACOM

Indirizzo:

Via Federico II, 19 - 90011 Bagheria (Pa)

Telefono: 091 7841127

e-mail, sito web: info@mediacomservice.it – www.mediacomservice.it

Referente Azienda: Alessandro Aiello – alessandro.aiello@mediacomservice.it

Breve profilo dell’azienda:

Specializzati nella progettazione e realizzazione di servizi tecnologici per allestimenti audio video luci del settore congressuale, spettacolo ed eventi.

Negli anni grazie ad un collaudato Team di professionisti in continuo aggiornamento abbiamo perfezionato e consolidato soluzioni audiovisive e servizi atti a garantire ai nostri partner le migliori performance per una comunicazione di successo.

Inoltre, vantiamo partnership privilegiata con i produttori più all’avanguardia che ci garantiscono la fornitura di attrezzature dei migliori marchi per offrire sempre il meglio dell’innovazione tecnologica.

Risoluzione video indoor e outdoor con ledwall di ultima generazione, cabine e sistemi audio per traduzione simultanea, monitor, schermi, videoproiettori, impianti audio di altissima qualità e illuminazione scenica o architetturale con sistemi led ad alta efficienza.

Creatività, innovazione, conoscenza tecnica, passione ed entusiasmo sono valori insostituibili per la nostra azienda, tutto questo volto a personalizzare ogni evento e soddisfare i nostri clienti.

Nome Agenzia: MEET AND WORK

Indirizzo: Piazza del Sole e della Pace 5 – 35031 Padova - Abano Terme

Telefono: 049.8601818

e-mail, sito web: meet@meetandwork.com - www.meetandwork.com

Referente Agenzia: Beatrice Sbalchiero - 391.4992683

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider):

Provider ECM dal 2003 e standard nr. 211 dal 18.09.2013

Certificazioni:

• Federcongressi & Eventi

• MPI Member

• ECM Quality Network

Breve profilo dell’agenzia:

MEET AND WORK è uno Studio di ideazione, organizzazione e gestione di eventi congressuali e convention residenziali e digitali in ambito scientifico, aziendale, istituzionale nato nel 2000 capitalizzando particolarmente esperienze di direzione nel settore dell’ospitalità alberghiera, di viaggi incentive e di gestione dei centri congressi. Opera a livello nazionale e internazionale. La sua mission è espressa dal motto “Let’s meet and work together” (incontriamoci per lavorare insieme). Intende significare la vocazione alla stretta sinergia con i committenti, per soddisfare al meglio aspettative di qualità dei servizi e desideri di innovazione. Oltre che in tutto il territorio italiano, lo Studio ha operato nelle principali capitali europee e internazionali.

Tipo di servizi forniti:

• progettazione ed erogazione di attività formative ECM (RES, FAD, FSC) ed EACCME

• organizzazione di congressi ed eventi in Italia e all’estero

• gestione associazioni scientifiche

• road-show

• viaggi incentive

• assistenza delegazioni

Aree e discipline di specializzazione:

Tutte le professioni sanitarie

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 2nd Annual ISCR Conference - Padova, Giugno 2024

• 40° Congresso Nazionale SIAF - Bari, novembre 2025

• International Symposium on Beyond Li-Ion Batteries 2024 - BeLI24

- Padova, Settembre 2024

• HEAL 2026 – Hearing across the Lifespan - Padova, giugno 2026

• 108° Congresso Nazionale SIO - La Nuvola - Roma, maggio 2022

• Congresso Straordinario dell’Unione delle Camere Penali Italiane, UCPI

- Catania, settembre 2025

• 109° Congresso Nazionale SIO - Mi.Co. - Milano, maggio 2023

Nome Agenzia: SARDINIAMEETING

Indirizzo: Viale La Playa, 7 – 09123 Cagliari

Telefono: 070/664334 – mob. 329/4870166 e-mail, sito web: info@sardiniameeting.it – sardiniameeting@pec.it – www.sardiniameeting.it

Referente Agenzia: Giulia Loche – giulialoche@sardiniameeting.it – 340/4004621

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider per l’erogazione di attività formativa ECM dal 2002

Provider ECM Standard n. 3527 - 27.04.2017

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: ISO 9001-2015

• Abilitazione al Mercato Elettronico per la Pubblica Amministrazione

• Membro PCO-Federcongressi-MPI

• Azienda 2030

• Parità di genere UNI/PdR 125:2022

Breve profilo dell’agenzia: Sardiniameeting è una agenzia di consulenza, organizzazione, servizi congressuali e formativi che opera in Sardegna dal 1999. Formata da un team di Professional Conference Organizers la Sardiniameeting offre servizi innovativi e di elevata professionalità, attraverso una struttura aziendale elastica e dinamica che consente di erogare un servizio di consulenza, organizzazione e assistenza globale per la soddisfazione dei clienti più esigenti.

Tipo di servizi forniti

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM in modalità RES, FAD e FSC

• Organizzazione di congressi ed eventi aggregativi in genere

• Segreteria e gestione associazioni

• Studi di fattibilità e fund-raising

• Programmi sociali, pre e postconference tour

Aree e discipline di specializzazione:

Tutte le aree e le discipline delle professioni medico-sanitarie.

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Aziende farmaceutiche ed elettromedicali

• ARNAS G. Brotzu

• Comune di Cagliari

• CRS4

• INAF

• Regione Sardegna

• Sardegna Ricerche

• Università degli Studi di Cagliari

• Università degli Studi di Sassari

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 5th Interdisciplinary Symposium on Public Procurement

• The Seventh International Renal Meeting with Mayo Clinic in Sardinia 2025

• JAMS-Junior Academy of Multiple Sclerosis 2021

• ORCA 2022 World Congress

Nome Azienda:

SEM2000

Indirizzo:

Piazza dei Martiri 1943-1945, 5/2 - 40121 Bologna

Telefono: 051 2960469

e-mail, sito web: info@sem-2000.it - www.sem-2000.it

Contatto: Morena Strollo - mstrollo@sem-2000.it

Breve profilo dell’azienda:

In SEM2000, uniamo solida esperienza e tecnologia all’avanguardia per offrire software e sistemi innovativi dedicati al settore eventi. Dalla gestione delle iscrizioni al controllo degli accessi, la nostra missione è ottimizzare e semplificare ogni aspetto organizzativo, garantendo massima efficienza e un’esperienza fluida. Con un servizio altamente personalizzato e attento alle esigenze specifiche di ogni Cliente, rendiamo ogni evento unico attraverso soluzioni che fanno la differenza.

Tipo di servizi forniti:

• software per la gestione backoffice degli eventi

• software per la gestione di abstract e programma scientifico

• servizi web: raccolta iscrizioni, raccolta e valutazione abstract, programma scientifico online

• piattaforma online per gestione di società scientifiche

• assistenza tecnica on-site e noleggio attrezzatura per allestimento segreteria

• controllo accessi e rilevazione delle presenze

• mailing multicanale (mail, SMS, WhatsApp)

• invio badge elettronici con QRcode

• servizi per provider ECM

• database dedicato alla gestione organizzativa, amministrativa e contrattualistica del personale eventi

Principali clienti:

• Ega Worldwide Congress&Events

• MV Congressi

• MJ Eventi

• Confindustria Emilia

• Società Italiana di Parodontologia (SidP)

• AP Meetings

• Rossoevolution

• First Class Events & Conferences

• I&C srl

• EAED – European Academy of Esthetic Dentistry

Eventi di particolare rilievo a cui abbiamo partecipato negli ultimi 5 anni:

• FARETE 2025 Fiera organizzata da Confindustria Emilia - Bologna 2025

• DS World Italy 2025

• Floretina ICOOR e World ROP Congress 2025 - Firenze

• Premio Estense 2025 – Ferrara

• Sweden&Martina 21st International Symposium – Padova 2025

• 13° Congresso Nazionale AIFM 2025

• 1000 Miglia Experience USA Florida

• 7th WORLD SYMPOSIUM ON PULMONARY HYPERTENSION - Barcellona 2024

• Handimatica 2024, Bologna

• EXPOAID 2023 - IO, PERSONA AL CENTRO - Rimini 2023

Nome Agenzia: SUMMEET

Sede legale e operativa: Via Paolo Maspero, 5 – 21100 Varese Altre sedi: Via Colonna Antonina, 52 – 00186 Roma Via C. Poma, 2 – 20129 Milano Telefono: 0332 231416 e-mail, sito web: info@summeet.it - www.summeet.it

Referente Agenzia: Luca Crivellari (Direttore Area Eventi) - l.crivellari@summeet.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID n°604 – 24/02/2022 (rinnovo accreditamento standard)

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: ISO 9001:2015

• Sistema di Gestione degli Eventi Sostenibili: ISO 20121:2024

• Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni: ISO 27001:2022

• Sistema di Gestione per la Parità di Genere: UNI/PdR 125:2022

• Modello di cui al D.Lgs 231/2001

• Certificazione ECOVADIS

• Certificazione SBTi

Breve profilo dell’agenzia:

Summeet S.r.l. opera dal 2009 nell’organizzazione di congressi, meeting ed eventi formativi in ambito medico-scientifico, ECM e non ECM, affiancando professionisti, società scientifiche e aziende con un metodo fondato su competenza, ascolto e visione progettuale.

Ogni evento nasce da un’analisi attenta delle esigenze e degli obiettivi del cliente e si sviluppa attraverso un approccio che integra rigore organizzativo, flessibilità operativa e problem solving. La progettazione è guidata da una costante attenzione alla qualità scientifica, alla cura dei dettagli e all’evoluzione dei modelli formativi e comunicativi.

La centralità delle persone è un elemento distintivo del metodo Summeet: un team affiatato e affidabile accompagna i propri interlocutori in tutte le fasi del progetto, con l’obiettivo di costruire relazioni professionali solide e garantire esperienze di valore.

L’organizzazione si articola in tre divisioni operative:

• Summeet Education, dedicata alla progettazione scientifica, alla gestione logistica, all’accreditamento ECM e al coordinamento complessivo degli eventi formativi.

• Summeet Communication & Digital, focalizzata su campagne, eventi e progetti di comunicazione e sensibilizzazione. La divisione supporta i clienti dalla comunicazione istituzionale alla progettazione e delivery di eventi ECM digitali e percorsi FAD, per informare, formare e coinvolgere specialistici e non.

• Summeet Institutional & Advice, orientata allo sviluppo di relazioni istituzionali e al dialogo tra professionisti sanitari, società scientifiche, mondo accademico e Istituzioni, attraverso advisory, tavoli di lavoro e progetti di comunicazione e policy.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Comunicazione e soluzioni digitali

• Gestione associazioni scientifiche

• Consulenza strategica in ambito sanitario

• Relazioni istituzionali, tavoli di lavoro istituzionali, eventi e progetti di

• comunicazione, Advice e Policy

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• AIAC - Associazione Italiana di Aritmologia e Cardiostimolazione

• ANMCO - Associazione Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri

• SIC - Società Italiana di Cardiologia

• SIP - Società Italiana di Psichiatria

• FOFI - Federazione Ordini Farmacisti Italiani

• Fondazione Cannavò

Aree e discipline di specializzazione:

• Medico Chirurgo/Infermiere: Cardiologia, Diabetologia, Pneumologia,

• Psichiatria, Malattie rare, Neurologia, Immunologia, Infettivologia.

• Farmacista

• Biologo

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• CHANGE IN CARDIOLOGY - Torino, 10-12 aprile 2025

• L’INNOVAZIONE NEL SSN - Roma, 12-13 giugno 2024

• CONGRESSO NAZIONALE SIP - Bari, 5-8 novembre 2025

• THINK TANK CURE PRIMARIE - Baveno, 17-18 ottobre 2025

• CARDIO UPDATE 2025 - Caserta, 16-17 ottobre 2025

triumphgroupinternational.com

Nome Agenzia: TRIUMPH GROUP INTERNATIONAL

Indirizzo HQ: Via Lucilio, 60 - 00136 Roma

Altre sedi: Milano, Firenze, Torino, Cortina, Londra, Bruxelles, Shanghai, Singapore, Duba

Telefono: 06 355301 - 02 89093800 - 011 2446911

Sito web: www.triumphgroupinternational.com

Referente BU Congress & Association Management: Paola Padovani p.padovani@thetriumph.com - cel. 3332051194

Triumph Italy SRL SB

è provider ECM (ID 6213) dal 25/10/2018 con rinnovo standard dal 7/3/2024

Certificazioni:

2001: adozione ISO 9001

2013: Adozione del MOG e si redige codice Etico 2016: Adozione ISO 20121

2021:Triumph Group diventa Società Benefit 2023: Le sedi di Firenze e Milano adottano la ISO 9001

2024: Triumph Italy diventa Società Benefit

2024: Adozione della UNI/PdR 125

2025: Adozione ISO 14001 e ISO 37001 2026: EMAS

Triumph Group International: 40 anni di energia in movimento Triumph Group International è tra le aziende più attive nel settore Events & Live Industry. 40 anni di storia che nascono nel quartier generale di Roma nel 1986 e che vedono TGI ingrandirsi con l’apertura delle sedi di Milano, Firenze, Cortina e oggi anche di Torino con l’acquisizione di CCI (Centro Congressi Internazionale) per approdare poi in Europa ed in Asia, rispettivamente con sedi a Bruxelles, Londra, Shanghai, Singapore, Dubai. Triumph segue l’evento dall’ideazione alla produzione con spirito innovativo, assorbendo il meglio da ogni Paese in cui è attiva. Nel corso degli anni l’azienda ha costruito un network solido di professionisti e un portfolio clienti diversificato che ha creato contaminazione tra le diverse tipologie di eventi. I congressi, pur mantenendo le peculiarità formative, scientifiche e di networking, beneficiano oggi anche delle esperienze corporate, coinvolgendo nuovi attori: istituzioni, comunità locale, territorio ospitante. I programmi scientifici sono diventati a tutti gli effetti dei palinsesti e beneficiano di strumenti tecnologici e nuovi format creativi, proposti e gestiti dai dipartimenti innovazione e marketing che TGI ha in-house. Cresce anche l’attenzione alla sostenibilità, divenuta prioritaria non solo nella progettazione di eventi ma soprattutto come valore aziendale. Dal 2021 TGI è tra le prime holding del settore a trasformarsi in Società Benefit: nel 2024 anche la società italiana Triumph Italy, la maggioritaria del Gruppo, ha scelto di cambiare il suo statuto a favore del beneficio comune, oltre che al profitto

Il 2026 celebra i 40 anni dell’azienda, ed il Gruppo presenta un logo celebrativo, un simbolo dinamico di una storia in continua evoluzione: espressione evolutiva che rende visibile l’energia che da sempre anima il Gruppo.

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi scientifici ed erogazione di attività formative

• ECM (RES e FSC)

• Progettazione, innovazione e consulenza creativa

• Comunicazione e digital strategy

• Management di associazioni scientifiche

• Integrazione di progetti sostenibili ad hoc

Aree e discipline di specializzazione:

Discipline mediche, economiche, finanziarie, tecnologiche, scienze animali

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• European Association for Animal Production (EAAP)

• European Federation of Colposcopy (EFC)

• European Society of Surgical Oncology (ESSO)

• European Society of Gynaecological Oncology (ESGO)

• International Society of Dermatology (ISD)

• Società Italiana di Dermatologia Medica, Chirurgica, Estetica e delle Malattie

• Sessualmente Trasmissibili (SIDeMaST)

• Società Italiana di Ergoftalmologia e Traumatologia Oculare (S.I.E.T.O)

• Società Italiana di Microbiologia (SIM)

• The International League of Dermatological Societies (ILDS)

Denominazione eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi anni:

• 24° World Congress of Dermatology – WCD2019 (giugno 2019, Milano)

• 25° World Congress of Dermatology – WCD2023 (luglio 2023, Singapore)

• 51° Congresso Nazionale SIRM (giugno 2024, Milano)

• 25° World Congress of Philosophy – WCP 2024 (agosto 2024, Roma)

• 14° International Congress of Dermatology – ICD2025 (giugno 2025, Roma)

• 99° Congresso Nazionale SIDeMaST (aprile 2026, Rimini)

• Work in progress: 26° World Congress of Dermatology – WCD2027

• (giugno 2027, Guadalajara)

Nome Agenzia: TARGET MOTIVATION

Indirizzo: Via Torino 151/E - 30172 Venezia Telefono: 041.2392670 e-mail, sito web: info@targetmotivation.it - www.targetmotivation.it

Referente Agenzia: Anna Sbrogiò - anna.sbrogio@targetmotivation.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 1346 del 27/04/2017

Certificazioni:

• Certificazione ISO 9001 • Modello 231 • Certificazione ECOVADIS

Breve profilo dell’agenzia:

Da oltre 40 anni, Target Motivation è sinonimo di eccellenza nel mondo della comunicazione e degli eventi. Con head office a Venezia e filiali a Roma e Milano, operiamo in Italia e all’estero, portando innovazione, creatività e precisione in ogni progetto.

La nostra storia è fatta di esperienze uniche, relazioni solide e una passione che ci spinge a superare ogni limite. Siamo un’agenzia organizzata in business unit dedicate, ognuna specializzata in un ambito specifico. Questo ci permette di offrire un servizio su misura, che sia la comunicazione aziendale, la progettazione di un evento B2B, la creazione di format e programmi incentive, l’organizzazione di congressi, il lancio di prodotti o la realizzazione di allestimenti che trasformano spazi in esperienze immersive.

La nostra forza è la capacità di ascoltare, analizzare e interpretare le esigenze dei nostri clienti, trasformandole in soluzioni concrete, creative e ad alto impatto. Target Motivation non è solo un nome, è una promessa: quella di creare connessioni autentiche, di motivare, di emozionare e di lasciare un segno duraturo. Perché da 40 anni, il nostro obiettivo è fare la differenza guardando sempre al futuro con entusiasmo e determinazione.

Tipo di servizi forniti:

• Congressi: Organizzazione impeccabile di eventi corporate, dal concept

• alla logistica.

• Gestione delegazioni ai congressi Nazionali e Internazionali

• PCO & DMC Italiano dal 1985

• Progettazione ed erogazione attività formative ECM

• Segreteria organizzativa e Segreteria Scientifica

• Studio dei contenuti scientifici e Format

• Logistica: ricerca e studio delle location idonee, hotel e venue appropriate,

• a sviluppare il progetto di comunicazione.

• Comunicazione: Creatività e strategie su misura per per far raggiungere

• gli obiettivi previsti alla tua azienda.

• Eventi B2B: Esperienze studiate per rafforzare relazioni professionali e

• generare nuove opportunità.

• Incentive: Programmi motivazionali che valorizzano il capitale umano e

• premiano i risultati.

• Lancio prodotti: Soluzioni creative per presentazioni che catturano

• l’attenzione e generano impatto.

• Allestimenti: Spazi trasformati in esperienze immersive, curati nei minimi dettagli.

Aree e discipline di specializzazione:

• Cardiologia

• Medicina del dolore

• Chirurgia estetica

• Medicina Interna

• Oncologia ed Ematologia

• Pneumologia

• Psichiatria

• Gastroenterologia

• Malattie Infettive

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SIECVI - Società Italiana di Ecocardiografia e CardioVascular Imaging

• ICSA

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• A. Menarini

• Lusofarmaco

• Malesci

• Menarini Relife

• UCB Pharma

• ICSA

• F.I.R.M.A.

• Menarini Global

• Menarini Ricerche

• Menarini OTC

• Norgine

• Laboratori Guidotti

• Fondazione Menarini

• Menarini Interanational

• PIAM

• Siecvi

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Congresso Nazionale SIECVI 2024

• Congresso Internazionale ICSA 2025

• Lancio prodotti area dermatologica 2024/2025/2026

• Congressi internazionali Fondazione Menarini su territorio nazionale,

• europeo•e internazionale

• Convention lancio prodotto area cardiologia 2026

• Gestione progetto Scientific Library

Nome Agenzia: VERONAUP

Indirizzo: Via Sommacampagna, 63/H - 37137 Verona Telefono: 045 8009844

Pagina Facebook: www.facebook.com/veronauptourism

Pagina IG: https://www.instagram.com/verona_up?igsh=ZWFiMTMzMnpqbHdl

Pagina linkedin: https://it.linkedin.com/company/veronaup e-mail, sito web: info@veronaup.com – www.veronaup.com

Referente Agenzia: Fabio Turrini - manager@veronaup.com - Tel. 340 5414135

Breve profilo dell’agenzia: VeronaUp, nato dall’evoluzione di VeronaBooking, si posiziona come partner specializzato nei servizi di accoglienza e gestione congressi. Offre principalmente supporto agli organizzatori di eventi grazie ad un sistema personalizzato di prenotazione camere ed esperienze dedicato ai partecipanti e interfacciato con un network qualificato di oltre 80 strutture ricettive e partners turistici. VeronaUp è inoltre capofila del neonato Verona Garda Convention Bureau, che permette di promuovere tutta l’offerta della meeting industry di Verona e del Lago di Garda, proponendo soluzioni che valorizzino il territorio volte a soddisfare le esigenze del segmento Mice nazionale e internazionale.

Nome Agenzia: WEB EVENTS

Indirizzo sede legale: Via Santo Stefano, 11 – 40125 Bologna

Indirizzo sede operativa: Via Bellaria, 38 – 40138 Bologna

Telefono: 320 3036769

Pagina Facebook: www.facebook.com/webevents4 e-mail, sito web: info@webevents4.com – www.webevents4.com

Referente: Emanuela Galati – e.galati@webevents4.com – 338 9764334

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 7990 - 14/11/2024

Breve profilo dell’agenzia:

WEB EVENTS è un nucleo operativo e una rete di rapporti con professionisti fidelizzati ci rende una struttura flessibile e dinamica, in grado di fornire un’ampia gamma di servizi personalizzati per rendere unico ogni progetto. Web events è una società di servizi all’avanguardia specializzata nell’organizzazione di eventi, congressi, formazione e pubbliche relazioni, in grado di offrire un servizio completo e di alta qualità: competenza, serietà professionale e creatività unita a precisione, assunti come valori aziendali.

COSA FACCIAMO - Progettiamo e organizziamo congressi, eventi e corsi di formazione per conto di aziende e realtà scientifiche, alle quali garantia-

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Servizio di prenotazioni alberghiere con piattaforma dedicata

Aree e discipline di specializzazione:

• Sanità: Allergologia, Endocrinologia e malattie del metabolismo, Oculistica, Oncologia, Pneumologia

• Veterinaria: Aviaria

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• VET INTERNATIONAL SRL • AIPO RICERCHE

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• DIABETE & DIABETE 2023

• EAACI 2023

• WVPAC 2023

• IASGO 2023

• VM-Retina 2024

• AIFM 2025

• AIPO 2025

mo il controllo e la gestione dell’intera filiera, dal concept alla fase operativa. Ci occupiamo di progettare e realizzare eventi di svariate tipologie trasformando ogni richiesta in esperienze che lasciano il segno. Non trascuriamo nessun dettaglio e seguiamo personalmente ogni cliente in tutte le fasi organizzative. Web events propone un’offerta globale di servizi con la formula “chiavi in mano” per la progettazione, l’organizzazione e lo svolgimento di un evento, curando ogni aspetto nel minimo particolare. Web events opera sull’attenta analisi delle esigenze del cliente senza lasciare nulla all’improvvisazione, rendendo unico ogni evento sia esso di grandi o piccole dimensioni. Workshop, riunioni di progetto, meeting svolti all’estero, training ultra specialistici, convention aziendali, cerimonie e tanto altro...

Scopri in questa pagina alcuni di questi eventi

LA VISION AZIENDALE - Noi crediamo e vogliamo essere riconosciuti come coloro che hanno sempre promosso e sostenuto la necessità di una Pianificazione nelle Azioni di Comunicazione, il primo e fondamentale passo per l’ottenimento di corsi ed eventi formativi di successo, al quale deve seguire una esecuzione meticolosa effettuata da personale esperto e preparato.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

Aree e discipline di specializzazione:

• Ginecologia e Ostetricia • Urologia • Cardiologia • Dermatologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• FARMITALIA • DAICHI SANKIO • EG STADA • GSK • MEDTRONIC

• J&J • SAMSUNG • AG PHARMA

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• VULVA FORUM • HARTUS 2024 • EVOLUZIONE MENOPAUSA

LOMBARDIA

San Donato Milanese (Mi) – www.crowneplaza.com/milansand

Crowne Plaza Milan Linate

CVia K. Adenauer, 3 20097 San Donato Milanese (Mi) Tel. 02 516001

cpmilanlinate.meeting@alliancealberghi.com www.www.crowneplaza.com/milansand

rowne Plaza Milan Linate è ideale per business ed eventi, ma anche per il relax. Alle porte di Milano, a pochi minuti dall’Aeroporto di Linate, è facilmente raggiungibile dalle principali arterie e vicino alla metro San Donato e alla stazione ferroviaria di Rogoredo. Dispone di 15 sale meeting, quasi tutte con luce naturale, per un totale di 1.500 ospiti. Fiore all’occhiello è l’ExpoPlaza Conference & Exhibition Centre: 2.300 mq multifunzionali per congressi, esposizioni e manifestazioni di prestigio, con tecnologie avanzate e staff dedicato. Completano l’offerta 435 camere moderne

Contatti: David Benevieri, Director of Sales BenevieriD@alliancealberghi.com

Apertura: tutto l’anno

e due ristoranti: Il Buongustaio, a buffet, e Il Giardino, à la carte, perfetti per ogni esigenza di soggiorno.

Iseolago Hotel

Apertura: tutto l’anno Iseo (Bs) – www.iseolagohotel.it

IVia Colombera, 2 25049 Iseo (BS) Tel. 030 98891 - Fax 030 9889299 info@iseolagohotel.it www.iseolagohotel.it

seolago è un Hotel quattro stelle e Centro Congressi immerso nel verde della Franciacorta, a due passi dal lago d’Iseo e dalla riserva naturale protetta “Le Torbiere del Sebino”. Si trova a 30 minuti dalle città di Brescia e di Bergamo ed è facilmente raggiungibile dalle principali autostrade e dagli aeroporti del nord Italia.

Location ideale per incontri di lavoro, workshop e convegni, ma anche come punto di partenza per team building

Contatti: Manuela Monaldi, Responsabile Eventi eventi@iseolagohotel.it

e incentive con attività all’aperto, visite in cantina e tour culturali. Il Centro Congressi è composto da tre sale, moderne, funzionali e personalizzabili negli allestimenti e in grado di ospitare fino a 225 persone complessivamente. La struttura dispone di 66 camere, di cui 56 standard e 10 suites, ognuna dotata di balcone e completa di ogni comfort, tra cui Wi-Fi e Smart TV. Completa l’offerta il ristorante interno L’Alzavola.

Desenzano

Palace Hotel Desenzano

IVia F. Agello, 114 A 25015 Desenzano del Garda (Bs) Tel. 030 9902262 info@palacehoteldesenzano.it www.palacehoteldesenzano.it

l Palace Hotel Desenzano è una splendida struttura, un hotel 4 stelle sul lago di Garda che dispone di 90 camere e che offre per il reparto business una zona elegante e prestigiosa di oltre 500 mq dedicata, all’interno della quale gli ospiti di eventi e congressi possono usufruire di uno spazio riservato. L’ampia scelta di sale meeting tecnologicamente attrezzate ed il luminoso Foyer

Contatti: Federica Valli, Front Office Manager booking@palacehoteldesenzano.it

Apertura: tutto l’anno

con giardino tropicale e la Sala Vittoria per organizzare banchetti accrescono la funzionalità del centro congressi. Il Palace Hotel è inoltre facilmente raggiungibile: a soli 20 km dagli aeroporti di Verona e Montichiari, a soli 2-3 km dai caselli autostradali di Desenzano e Sirmione sull’autostrada A4 e pochi minuti dalla stazione di Desenzano sulla linea ferroviaria MI-VE.

Milano – www.quarkhotelmilano.com

Quark Hotel Milano

IVia Lampedusa, 11/a 20141 Milano info@quarkhotelmilano.com www.quarkhotelmilano.com

l Quark Hotel Milano, situato nel quartiere Vigentino a circa 4 km dal Duomo, è un grande polo congressuale in forte evoluzione, punto di riferimento per meeting e congressi medico-scientifici di medio e grande formato. La struttura dispone di 6.200 mq di spazi congressuali e 35 sale meeting, tra cui la plenaria Expo con capienza fino a 1.500 persone. Nel percorso di trasformazione in atto, gli spazi vengono ripensati con un focus su tecno-

Contatti: Alessandro Potenza alessandro.potenza@ariesgroup.it

Apertura: tutto l’anno

logia, flessibilità e qualità dell’esperienza. Le principali sale, tra cui la Scorpio, sono dotate di sistemi audiovisivi avanzati e schermi a 360°, a supporto di format congressuali evoluti, con sale immersive e aree esterne rinnovate a servizio degli eventi. Con 283 camere, gestione operativa strutturata e certificazione DCA ESG, Quark si distingue come sede affidabile e versatile per congressi ed eventi di alto livello.

Milano Malpensa (Va) –

Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre

LStrada Statale, 336 21010 Ferno (Va) Tel. 02 23351 milanmalpensa@sheraton.com www.sheratonmilanmalpensa.com

o Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre è l’unico albergo con accesso diretto al Terminal 1 dell’aeroporto di Malpensa e dista soli 30 minuti dal centro di Milano. Si tratta di uno dei più grandi hotel con centro congressi d’Italia e dispone di grandi stanze modulari con una superficie complessiva destinata ad ospitare meeting e convention di oltre 2000 mq. La sala plenaria multifunzionale di 1.000 mq., che accoglie fino a 1.100 persone, può essere suddivisa in 8 sezioni, tutte perfettamente insonorizzate con soffitti alti fino a 6 metri, affianca le 10 altre sale, in grado di ospitare ogni tipologia di evento. Il Monterosa Bar è un accattivante luogo di incontro con

Contatti: Convention Office events.malpensa@sheraton.com

Apertura: tutto l’anno

vista sulle montagne e si propone come un ambiente accogliente dove concedersi uno spuntino veloce o un piacevole drink.

Per un pranzo o una cena gourmet la scelta ideale è il ristorante Il Canneto, un ambiente che ricorda un luminoso giardino mediterraneo. Nei suoi ambienti luminosi potrete ritagliarvi una pausa dalla frenesia dell’aeroporto, grazie ad un’offerta culinaria disponibile durante tutta la giornata, che spazia da piatti della tradizione italiana a grandi classici della cucina internazionale.

Per maggiori informazioni sulle capienze delle sale meeting visitate il sito dell’Hotel www.sheratonmilanmalpensa.com.

Milano – www.sheratonmilansansiro.com

Sheraton Milan San Siro

SVia Caldera, 3 - 20153 Milano Tel. 02 915221

events.milansansiro@sheraton.com www.sheratonmilansansiro.com

heraton Milan San Siro sorge in un’oasi verde nel quartiere residenziale di Milano a cui il nome si ispira. La sua posizione in quest’area circondata da ampi parchi e strutture di intrattenimento, lo rende un punto di riferimento strategico anche per i frequentatori dei grandi centri congressi e poli fieristici della zona. L’hotel è situato a breve distanza dall’omonimo stadio, oltre ad essere comodamente collegato ai principali aeroporti e all’autostrada di Milano, nonché ai suoi distretti della finanza e della moda.

Un’architettura modernista e curvilinea caratterizza i suoi spazi, che sono stati totalmente trasformati ricorrendo a un design milanese pulito e raffinato.

L’hotel è dotato di 310 camere, di cui 24 suite e una suite presidenziale. Gli ospiti potranno godere di tutte le esperienze e dei servizi del marchio Sheraton. L’hotel vanta anche un’ampia area esterna che comprende una piscina con bar adiacente, un giardino terrazzato e un ristorante Argentino, “El Patio del Gaucho, Javier Zanetti” che, oltre a proporre

Contatti: Convention Office events.milansansiro@sheraton.com

Apertura: tutto l’anno

un’offerta serale e il brunch della domenica, offre un menu per la banchettistica a base di Asado Argentino. Completa, poi, l’offerta culinaria “Silene Bar & Restaurant”, uno spazio luminoso e dinamico, dove socializzare e interagire. Le numerose zone living e un’offerta culinaria disponibile durante tutta la giornata, lo rendono la location ideale per pranzi di lavoro o per business meeting informali. Le 21 ampie strutture per conferenze e banchetti ospitano un totale di 2.500 mq di aree funzionali con luce naturale e spazi esterni, inclusa una sala plenaria senza colonne e con soffitti alti 5 metri, in grado di ospitare fino a 500 ospiti.

L’hotel dispone anche di un parcheggio privato dotato di colonnine di ricarica per auto elettriche, ideale per i viaggiatori d’affari. Sheraton Milan San Siro è un’oasi urbana in una Milano dinamica, progettato come un luogo in cui connettersi e condividere esperienze. Per maggiori informazioni sulle capienze delle sale meeting visitate il sito dell’Hotel www.sheratonmilansansiro.com.

voco ® Milan-Fiere

Apertura: tutto l’anno Milano – www.milanfierehotel.com

IVia Giorgio Stephenson, 55 20157 Milano Tel. 02 89617600 info@milanfierehotel.com www.milanfierehotel.com

l voco® Milan-Fiere è situato a soli due minuti d’auto dalle autostrade A4 e A8, che collegano l’hotel agli aeroporti internazionali di Linate (LIN) e Malpensa (MXP). Inoltre è poco distante da Fiera Milano, MiCo Convention Center e MIND Milano Innovation District. Meeting, lanci di prodotto, riunioni e cene di gala: voco® Milan-Fiere soddisfa tutte le esigenze in fatto di eventi, grazie ad

Contatti: Ufficio Eventi events@milanfierehotel.com

un team professionale e un centro congressi con 7 spazi polivalenti in grado di ospitare fino a 350 persone. Specialità italiane, internazionali e locali nel moderno ristorante e bar garantiscono pranzi, cene o buffet di successo. A completare l’offerta un foyer per mostre ed esibizioni, un moderno ledwall nella sala plenaria, area Gaming, Fitness Room oltre alle Business Suite, ideali per piccoli meeting.

Milano – www.ichiostri.net

I Chiostri di San Barnaba

NVia San Barnaba, 48 20122 Milano

Tel. 393 2251078

info@ichiostri.net www.ichiostri.net

el cuore di Milano, a pochi passi da Piazza del Duomo, all’interno di un convento del XV secolo con chiostri e giardini senza tempo, sorge una location di grande fascino. La struttura offre spazi storici e contemporanei idonei all’organizzazione di congressi medico-scientifici, convegni e meeting aziendali. Il Salone degli Affreschi, antico refettorio di 300 mq, custodisce un affresco della prima metà del Cinquecento restaurato con cura ed è dotato di impianti audio e luci, risultando adatto a congressi, presentazioni e cene di gala. La sala si apre sul suggestivo Chiostro dei

Contatti: Paola Francavilla, Senior Account Manager paola@ichiostri.net

Alice Galli, Account Manager info@ichiostri.net

Apertura: tutto l’anno

Pesci, fruibile in ogni stagione grazie al porticato, ideale per welcome coffee e momenti di networking. Completano l’offerta l’Auditorium e la Sala Facchinetti, ambienti tecnicamente attrezzati per sessioni parallele e workshop, oltre ad altri Chiostri ideali per momenti di pausa o eventi collaterali. La posizione centrale garantisce facilità di accesso e ottimi collegamenti con i principali snodi cittadini. Collaboriamo con partner selezionati per il servizio catering e possiamo supportare l’organizzazione dell’evento attraverso servizi tecnici e allestitivi dedicati, senza vincoli di esclusiva.

Centro Congressi Giovanni XXIII

IViale Papa Giovanni XXIII, 106 24121 Bergamo Tel. 035 236435

eventi@centrocongressibergamo.com www.centrocongressibergamo.com

l Centro Congressi Giovanni XXIII è situato nel cuore della città di Bergamo in una posizione privilegiata grazie alla vicinanza con l’aeroporto di Bergamo-Orio al Serio (5km) e alla stazione ferroviaria (300 metri); a pochi passi dalla nostra location potete trovare hotel 4 stelle, le vie dello shopping, le Mura Venete di Città Alta riconosciute patrimonio mondiale dell’umanità, un parcheggio dedicato ai relatori e un grande parcheggio con tariffe convenzionate per i partecipanti. Si estende su una superficie di oltre 3.200 mq, con 8 sale modulabili in 12 spazi polifunzionali pronti ad accogliere eventi di qualsiasi tipo che possono essere “personalizzati su misura” come: congressi, convention, meeting, roadshow, eventi

Contatti: Chiara Vitali, Direttrice chiara.vitali@centrocongressibergamo.com

Giada Martinelli, Organizzazione Eventi e Comunicazione giada.martinelli@centrocongressibergamo.com

Simone Gregis, Logistica e Coordinamento Tecnico Eventi simone.gregis@centrocongressibergamo.com

Apertura: tutto l’anno

lancio prodotti, corsi di aggiornamento professionale, programmi di intrattenimento sociale e culturale, fiere di settore, gestione eventi sportivi, spettacoli teatrali, concerti musicali e cene di gala. Il Centro Congressi mette a disposizione gli opportuni strumenti organizzativi e la massima professionalità di uno staff dedicato, oltre ad un servizio di ristorazione interno (coffee break, lunch, cocktail, gala dinner, ecc) con il catering Vi.co.ok., partner del celebre ristorante Da Vittorio che potrà allietare il Vostro evento con gusto. Oltre al coordinamento degli eventi, il Centro Congressi Giovanni XXIII si occupa di tutti gli aspetti di organizzazione, comunicazione e sviluppo che trasformeranno il Vostro evento in un vero successo.

Varese – www.villeponti.it

Centro Congressi Ville Ponti

UPiazza Litta, 2 21100 Varese Tel. 0332 239130 info@villeponti.it www.villeponti.it

na struttura congressuale per incontri fino a 1500 partecipanti, una posizione strategica, 40 km da Milano e 25 dall’aeroporto internazionale di Malpensa.

Il Centro Congressi Ville Ponti di Varese è un complesso prestigioso ed efficiente, che mantiene inalterato quel fascino che solo i palazzi ricchi di storia possiedono, in un vasto parco di essenze rare, con un parcheggio per 600 auto. Due sono i corpi principali: la Villa Andrea, eretta nel 1858. I pregevoli stucchi e preziosi affreschi di Scuola Lombarda

Contatti: Francesca Pareti, Responsabile Eventi info@villeponti.it

Apertura: tutto l’anno

delle sue sale, gli sfarzosi lampadari di ferro e bronzo ed i sontuosi arredi d’epoca, ne fanno una sede ideale per cene di gala, congressi, banchetti e incontri di prestigio.

La Villa Napoleonica, dimora Patrizia del XVII sec., ospita il salone congressuale da 400 posti, e sale per corsi, seminari e esposizioni.

Le aree esterne possono essere utilizzate come spazi conviviali e ludici per ospitare spettacoli, cene di gala e attività di team building.

MalpensaFiere

CVia XI Settembre, 16

21052 Busto Arsizio (VA) Tel. 0332 295429

malpensafiere@va.camcom.it www.malpensafiere.it

ollocato in una zona strategica, a 15 minuti dall’aeroporto internazionale di Malpensa e sulla direttrice che da Milano porta in Svizzera, MalpensaFiere è una struttura polivalente che si sviluppa su una superficie di 75.000 mq dei quali oltre 20.000 mq coperti. È articolata in 3 padiglioni espositivi da 3.000 mq ciascuno, balconate e gallerie a cui è annesso un Centro Congressi composto da 3 sale con capienza da 50 a 350 posti. Uno dei padiglioni, appositamente attrezzato, può ospitare fino a 1300 persone sedute a platea in un ambiente unico.

Lo staff offre alla Clientela un supporto a 360° per organiz-

Contatti: Sabrina Guglielmetti malpensafiere@va.camcom.it

Apertura: tutto l’anno

zare tutti i servizi necessari alla riuscita dell’evento: dall’assistenza, alla predisposizione delle dotazioni tecnologiche, ai servizi catering, agli allestimenti.

MalpensaFiere ospita abitualmente:

l congressi, convegni, meeting, riunioni forza vendita fino a 1300 persone in un unico spazio; l eventi fieristici e mostre; l eventi espositivi aziendali e showroom per il lancio di l nuovo prodotti/ servizi nelle aree sia interne che esterne; l manifestazioni di natura sportiva; l festival e spettacoli; l colazioni di lavoro, cene di gala.

LIGURIA

Genova – www.portoantico.it/informazioni-organizzatori/congressi/

Porto Antico di Genova Centro Congressi

UVia Magazzini del Cotone 16128 Genova Tel. 010 2485611 centrocongressi@portoantico.it www.portoantico.it

n evento al Centro Congressi di Genova negli storici

Magazzini del Cotone nel Porto Antico è una garanzia di successo. Una sede apprezzata dagli organizzatori, che trovano tutto quello che occorre per soddisfare le esigenze di congressi, convention, esposizioni e concerti. Lo spazio, prima di tutto: un Auditorium da 1.480 posti, che può sdoppiarsi in due metà speculari, originale per il suo assetto teatrale e la collocazione centrale del palco; 12 sale di varia capienza, 8.500 mq di spazi allestibili

Contatti: Lucia Nardi, Responsabile Centro Congressi centrocongressi@portoantico.it

Apertura: tutto l’anno

in diverse configurazioni; gli spazi esterni sul mare lungo la banchina del Molo Vecchio. Grazie alla sua vicinanza all’aeroporto, alle autostrade, alle principali stazioni ferroviarie e a un’ampia scelta di hotel nelle vicinanze, Porto Antico è un hub ideale per qualsiasi tipo di evento. Valore aggiunto è la sinergia con il Padiglione Blu nel Waterfront di Levante, una location multifunzionale suggestiva e versatile per grandi eventi, convention aziendali, cene di gala ed iniziative di ogni tipo.

Camogli (Ge) – www.cenobio.it

Hotel Cenobio dei Dogi

U★★★★

Via Niccolò Cuneo, 34 16032 Camogli (Ge) Tel. 0185 7241 cenobio@cenobio.it www.cenobio.it

n affascinante connubio tra passato e presente, l’Hotel Cenobio dei Dogi risplende dalla sua posizione dominante la riviera di levante, a due passi dal borgo marinaro di Camogli, lungo il sottile lembo di costa dove le rocce del monte di Portofino si tuffano in mare. Un luogo pregno di storia, in cui la classe e lo charme d’altri tempi aggraziano gli ambienti dell’hotel che oggi mette a disposizione dei suoi ospiti 95 camere e suites con vista giardi-

Contatti: Paola Pastine, Events Manager dogi@cenobio.it

Apertura: tutto l’anno

no o mare. La posizione estremamente felice unitamente all’invidiabile clima della Riviera Ligure contribuiscono a rendere l’Hotel una sede ideale dove organizzare meeting e congressi di prestigio. Le sette sale riunioni, tutte dotate di luce naturale, hanno una capienza da 10 a 200 persone. Ognuno di questi ambienti, adattabili a qualsiasi trasformazione, ha il mare come sfondo ed è inondato dalla luce e dai riflessi che solo il sole che si riflette sull’acqua riesce a

LIGURIA

dare. Non manca naturalmente la strumentazione tecnologica necessaria per supportare presentazioni e conferenze. Uno staff dedicato è in grado inoltre di fornire supporto e assistenza in ogni momento.

Loano (Sv) – www.loano2village.it

Loano 2 Village

LVia Degli Alpini, 6 17025 Loano (Sv) Tel. 019 67911 info@loano2village.it www.loano2village.it

Contatti: Simona Ripamonti, Executive Sales Manager sales@loano2village.it

Apertura: tutto l’anno

oano 2 Village, nel cuore della Riviera ligure, dispone di 360 confortevoli camere circondate da curati giardini. Il centro Congressi, grazie ai suoi ampi e polivalenti spazi, è la location ideale per ospitare diverse tipologie di eventi, dai piccoli meeting alle più importanti convention aziendali. Oltre alla sala plenaria, in grado di accogliere fino a 450 persone a platea, dispone di altre 5 sale meeting, di un’area espositiva di 650 mq, ampie sale banqueting fino a 500 persone e numerosi spazi all’aperto personalizzabili, utili alla

miglior realizzazione del vostro evento. Possiamo organizzare interessanti attività di team building adattando l’esperienza in base agli obiettivi dell’Azienda e approfittando del clima meraviglioso della Riviera Ligure. I numerosi servizi di Loano 2 Village permettono di offrire diverse alternative per godere di un po’ di relax durante le pause di lavoro e per gli accompagnatori: a disposizione degli ospiti, tre grandi piscine all’aperto, una vasca jacuzzi, campi sportivi e l’accogliente Lounge Bar per tutti i momenti di relazione.

VENETO

Almar Lido Jesolo

N★★★★ ★

Via Dante Alighieri, 106 30016 Lido di Jesolo (Ve) Tel. 0421 388111 info@almarjesolo.com www.almarjesolo.com

ato nel 2014, Almar Lido si affaccia sul mare di Jesolo Lido, dista 50 minuti da Venezia e rappresenta la location perfetta per l’organizzazione di Incentive ed eventi su misura. Con moderni arredi dal gusto Made in Italy, i colori tenui e delicati delle 184 camere garantiscono all’Ospite il massimo del comfort. 119 camere godono di una mozzafiato vista frontale sul mare, 34 laterale e 31 danno sul giardino e si suddividono in Doppie, Triple e Family Deluxe, che ospitano fino a 5 persone. L’offerta ristorativa è ampia ed eclettica per soddisfare i gusti degli Ospiti più esigenti senza trascurare una particolare attenzione al benessere. Tre diverse anime si uniscono nell’Esperienza

Contatti: Laura Munari, Cluster Events Manager laura.munari@almarresorts.com

Apertura: marzo - novembre

Almar: il Leisure, che si identifica con il Gusto al Ristorante Mediterra e all’interno delle 28 Suites e delle 156 eleganti camere; l’anima del Benessere e la terza, che si esprime attraverso gli spazi dedicati agli Eventi e si propone con il concetto di “Edutainment”, un nuovo modo di interpretare il mondo business. Almar Lido vanta, infine, un’area Mice composta da 10 diverse Sale Meeting modulari in grado di ospitare fino a 530 persone. Ideale per conferenze, sfilate, eventi business e corsi di formazione… le Sale Meeting di Almar Lido sono il luogo perfetto per ogni tipo di evento, grazie anche agli impianti e i dispositivi tecnologici di ultima generazione presenti al loro interno.

Best Western CTC Hotel Verona

SVia Monte Pastello, 28 37057 San Giovanni Lupatoto (Verona) Tel. 045 8754111 info@ctchotelverona.com www.ctchotelverona.com

ituato alle porte di Verona a breve distanza dal Polo Fieristico, il Best Western CTC Hotel Verona è un elegante hotel 4 stelle sviluppato su 7 piani, da cui è possibile raggiungere in poco tempo l’autostrada in direzione delle principali destinazioni del Nord Italia. L’Hotel dispone di 203 camere di diverse tipologie.

Contatti: Ufficio Eventi sales@ctchotelverona.com

Apertura: tutto l’anno

Un servizio navetta pratico e gratuito permette di raggiungere comodamente il centro storico di Verona. L’ampio centro congressi è composto da 9 attrezzate sale meeting di diverse metrature e layout, ideale per riunioni o congressi di ogni tipo. Il parcheggio gratuito, la sala fitness e il ristorante interno completano l’offerta.

Cison di Valmarino (Tv) – www.castelbrando.it

CastelBrando

SVia B. Brandolini, 29 31030 Cison di Valmarino (Tv) Tel. 0438 9761 info@castelbrando.it www.castelbrando.it

ituato alle pendici del maestoso Monte Castello, CastelBrando domina due dei borghi più belli d’Italia, nel paesaggio collinare della via del Prosecco Patrimonio UNESCO. Dopo attenti restauri, l’edificio ha acquisito tutto il suo antico splendore, trasformandosi in un raffinato Hotel quattro stelle, con una rinnovata Princess Spa nell’ala più antica del castello, offrendo agli ospiti un’esperienza di benessere senza pari tra antichi reperti, giardini esclusivi e

Contatti: Elena De Zottis, Congress&Event Coordinator congress@castelbrando.it

Apertura: tutto l’anno

terrazze panoramiche. Per i momenti conviviali, il castello offre un ristorante informale aperto tutti i giorni, mentre per gli eventi più esclusivi, è disponibile un elegante ristorante riservato a banchetti privati. Il centro congressi, composto da tre teatri e sei sale storiche, offre una cornice suggestiva e funzionale per riunioni, conferenze e congressi di ogni genere. CastelBrando fa parte della rete d’impresa Prosecco Hills e Ville Castelli Dimore.

Crowne Plaza Padova

CVia Po, 197 35135 Padova Tel. 049 8656511 info@cppadova.com www.cppadova.com

ompletamente rinnovato, con camere, bar, ristorante e centro congressi oggetto di un attento intervento di riqualificazione, il Crowne Plaza Padova si presenta oggi con un nuovo look e un’identità contemporanea. L’hotel gode di una posizione strategica, a soli 3 minuti dal casello di Padova Ovest, ed è collegato al centro città e alla stazione

Contatti: Ufficio Eventi meeting@cppadova.com

Apertura: tutto l’anno

ferroviaria di Padova, oltre a consentire un comodo accesso agli aeroporti di Venezia e Treviso. A definire la struttura sono un’ampia gamma di servizi, 177 camere spaziose di diverse tipologie, bar e ristorante, sala fitness con attrezzature Technogym e, soprattutto, un centro congressi di 1.400 mq con 16 sale meeting, in grado di accogliere fino a 450 persone.

Venezia Mestre – www.hilton.com/it/hotels/vcegigi-hilton-garden-inn-venice-mestre-san-giuliano

Hilton Garden Inn Venice Mestre San Giuliano

SVia Orlanda, 1 30173 Venezia Mestre Tel. 041 5455901 info@hgivenice.com www.hilton.com/it/hotels/ vcegigi-hilton-garden-inn-venice-mestre-san-giuliano

ituato sulla principale arteria che collega l’aeroporto internazionale Marco Polo con il centro di Venezia e nei pressi dell’area verde di San Giuliano - un parco di oltre 700 ettari, che si affaccia sulla laguna di Venezial’Hilton Garden Inn Venice Mestre San Giuliano è ideale per combinare il lavoro con momenti di relax e con il tempo libero. Infatti, l’hotel si trova in posizione privilegiata per raggiungere e scoprire le bellezze, la ricchezza culturale e gli innumerevoli eventi di Venezia. In linea con le caratteri-

Contatti: Enrica De Blasi, M.I.C.E. and Groups Department vcegi-salesadm@hilton.com

Apertura: tutto l’anno

stiche del marchio Hilton Garden Inn, l’hotel offre 180 mq dedicati a meeting di piccole e medie dimensioni. Gli spazi congressuali, sono flessibili, illuminati con luce naturale e sono dotati delle più moderne tecnologie. La nostra piccola Boarding Room Marciana è l’ideale per l’organizzazione di riunioni e piccoli meeting aziendali, mentre la sala più grande, Fenice, ha capienza massima per 120 delegati con disposizione a platea e può essere a sua volta suddivisa in 2 spazi indipendenti.

Corte Valier

C★★★★ S

Via della Pergolana, 9 37017 Lazise (Vr) Tel. 045 6471210 meeting@cortevalier.com www.cortevalier.com

orte Valier si distingue per la sua posizione strategica e privilegiata. Affacciata direttamente sulle rive di Lazise, la struttura gode di un panorama magnifico ed è facilmente raggiungibile dai principali snodi logistici: gli aeroporti di Verona e Bergamo e le autostrade A4 e A22. La location è, inoltre, il punto di partenza ideale per scoprire eccellenze storiche ed enogastronomiche come Verona, Mantova, la Valpoli-

Contatti: Silvia & Laura. meeting@cortevalier.com

Apertura: da marzo a gennaio

cella e i suggestivi borghi lacustri. Il dinamismo della struttura, dotata di diverse tipologie di sale meeting, e la competenza di uno staff altamente qualificato, rappresenta il vero valore aggiunto della nostra offerta. L’eccellenza della ristorazione e una rinnovata area Wellness & SPA con piscina interna ed esterna completano la proposta, garantendo un perfetto equilibrio tra business e relax.

Hotel Indigo Verona Grand Hotel Des Arts

DC.so Porta Nuova, 105 37122 Verona Tel. 045 595 600 info@indigoverona.com www.indigoverona.com

al design raffinato ed elegante, Hotel Indigo Verona

- Grand Hotel Des Arts 4 stelle si trova a pochi passi dall’Arena e dal centro storico di Verona, appena fuori dalla ZTL e facilmente raggiungibile anche con la propria auto. Le 62 camere nelle tipologie Standard, Premium e Suite sono caratterizzate da un design raffinato e inconfondibile, mentre l’Arya Bar & Mixology vi stupirà con le sue intriganti proposte. LL’hotel offre 3 sale meeting modulari

Contatti: Martina Patacca, Reservation Manager booking@indigoverona.com

Apertura: tutto l’anno

con capienza massima di 90 posti, un patio interno con annessa corte ed un giardino.

A seconda delle esigenze del cliente gli spazi sono configurabili con diversi allestimenti e utilizzabili per riunioni, convegni, seminari, incontri ed eventi.

A disposizione dotazioni standard e servizi aggiuntivi su richiesta, oltre al supporto puntuale e professionale del team eventi dell’Hotel.

Hotel Leon d’Oro

Viale Piave, 5 37135 Verona Tel. 045 8445140 info@hotelleondoroverona.com www.hotelleondoroverona.com

L’ Hotel Leon d’Oro si inserisce con classe nella lunga tradizione dell’ospitalità veronese. Verona, il cui centro storico è Patrimonio Mondiale Unesco e ambientazione dell’opera di Shakespeare Giulietta e Romeo, ospita l’Hotel Leon d’Oro, ottimo 4 stelle situato a pochi minuti dalla zona pedonale della città. Punto di riferimento per scoprire secoli di storia e di arte, le molteplici fiere, rappresentazioni teatrali di primo piano, concerti e, non per ultima, una ricercata offerta enogastronomica. L’ingresso maestoso dell’Hotel

Contatti: Elena Fasoli - Events Manager eventi@hotelleondoroverona.com

Apertura: tutto l’anno

introduce in un ambiente luminoso e raffinato, tra colonne di marmo chiaro e lampadari in vetro di Murano. Un’eleganza classica in linea con la città che lo ospita. Cuore dell’offerta business dell’hotel, il Centro Congressi rappresenta da sempre un riferimento per la città di Verona, grazie a spazi versatili, un’organizzazione attenta e soluzioni tecnologiche avanzate che conferiscono ad ogni evento il giusto valore. Completa l’offerta un incantevole giardino d’inverno, poliedrico punto d’incontro per riunioni informali o per colloqui.

Mogliano Veneto (Tv) – www.movehotels.com

Move Hotels Venezia Nord

IVia Bonfadini, 1 31021 Mogliano Veneto (Tv) Tel. 041 5977001 events.vn@movehotels.com www.movehotels.com

l Move Hotels Venezia Nord è situato a Mogliano Veneto tra Venezia e Treviso. Dista 10 minuti dall’aeroporto di Venezia e 5 minuti dalla stazione ferroviaria di Mogliano Veneto. Design, modernità e tecnologia caratterizzano le 203 camere, tra cui 16 junior suite e 2 suite finemente arredate e dotate di tutti i comfort. Le 10 sale meeting, con capienza massima di 800 pax, sono localizzate al piano terra, dotate di luce

Contatti: Cristiana Vaccarino, Event Manager cristiana.vaccarino@movehotels.com

Apertura: tutto l’anno

naturale e anche di ingresso indipendente dall’Hotel. L’area è dotata di un Business Center e di un ampio parcheggio. Il Ristorante Arco ha una capienza di oltre 300 posti e propone un’esperienza culinaria raffinata ispirata alla tradizionale locale. L’hotel offre anche un esclusivo centro benessere, con piscina scoperta e una palestra, aperta h24, dotata delle più moderne attrezzature.

Venezia – www.hotelmonaco.it

Hotel Monaco & Grand Canal

L’San Marco, 1332 30124 Venezia Tel. 041 5200211 - Fax 041 5200501 events@hotelmonaco.it mailbox@hotelmonaco.it www.hotelmonaco.it

hotel Monaco & Grand Canal si trova nel cuore di Venezia, a pochi passi dalla famosa Piazza San Marco ed è ideale per gli ospiti che vogliono immergersi nello stile di vita veneziano.

Le 92 camere sono tutte elegantemente arredate con un mix di stili che comprendono elementi tradizionali e innovativi. La sezione meeting dell’hotel si sviluppa nell’an-

Contatti: Marco Mulargia e Stefano Fieramonte Ufficio Manifestazioni events@hotelmonaco.it

Apertura: tutto l’anno

nesso Palazzo Dandolo Erizzo che diventò famoso come il primo Casinò del mondo. Oggi si è trasformato in uno spazio multifunzionale con la sala da ballo storica del Ridotto, che può ospitare fino a 270 persone, circondato da 8 sale riunioni supplementari. La terrazza ristorante “Grand Canal” rende questo hotel unico nel suo genere per la suggestiva vista.

San Servolo Servizi

IIsola di San Servolo, 1 30124 Venezia

Tel. 041 2765001

info@servizimetropolitani.ve.it www.servizimetropolitani.ve.it

l complesso storico monumentale dell’Isola di San Servolo, a soli 8 minuti da Piazza San Marco, dispone di 11 sale congressuali, luminose ed accoglienti, con capienza dai 15 ai 240 posti. Dotate di moderne attrezzature audiovisive e copertura internet wi-fi, le sale possono essere allestite secondo le esigenze organizzative e logistiche più diverse; inoltre, collegando due o più sale con impianto a circuito chiuso, é possibile aumentare il numero di parteci-

Contatti: Vera Lipreri, Ufficio Congressi congressi@servizimetropolitani.ve.it

Chiara Ballarin, Ufficio Eventi eventi@servizimetropolitani.ve.it

Apertura: tutto l’anno

panti ad una stessa sessione. Uno staff esperto e qualificato è a disposizione per assicurare la riuscita di qualsiasi evento. L’Isola di San Servolo offre ai suoi convegnisti la possibilità di alloggiare presso la propria struttura ricettiva, immersa in un magnifico e scenografico parco, coniugando così il luogo di lavoro con quello di alloggio dei partecipanti e garantendo una più funzionale organizzazione del congresso stesso.

Venezia Mestre – www.quidhotelvenice.com

voco ® Venice Mestre - The Quid

IVia Terraglio, 15 30174 Venezia Mestre Tel. 041 5321630 info@quidhotelvenice.com www.quidhotelvenice.com

l voco® Venice Mestre - The Quid si trova a breve distanza dai principali aeroporti della Regione Veneto, Marco Polo (VCE) e Treviso (TSF). Situato in posizione ideale a soli due minuti di auto dall’autostrada A4, ha un ottimo accesso all’isola di Venezia e al centro di Mestre, e ad alcuni dei principali business hub di Venezia, tra cui l’area commerciale AEV Terraglio e la Fiera di Venezia. Da mattina a sera, avrai lo spazio di cui hai bisogno per rilassarti, socializzare e divertirti. Attiva il tuo corpo allenandoti nella tua stanza o nella nostra sala fitness e poi goditi del tempo per te in

Contatti: Ufficio Eventi events@quidhotelvenice.com

Apertura: tutto l’anno

camere con letti confortevoli, veloce connessione Wi-Fi gratuita e room service 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Con spazi per eventi e riunioni fino a 170 persone ideali per ogni occasione, lascia il segno con l’aiuto dei nostri padroni di casa calorosi e accoglienti. Terrazza come spazio ideale per coffe break o aperitivi all’aperto. Serviamo specialità italiane internazionali e locali e bevande nel nostro ristorante e bar per garantire che i vostri pranzi o cene siano un successo strepitoso e qualcosa da ricordare durante il vostro soggiorno.

Verona – www.veronacongressi.it

Centro Congressi Veronafiere

IViale del Lavoro, 8 37135 Verona Tel. 045 8298111 congressi@veronafiere.it www.veronacongressi.it

l Centro Congressi Veronafiere è una struttura autonoma rispetto al quartiere fieristico, facilmente raggiungibile e con un ampio parcheggio antistante. Disposto su tre piani, può contare 8 sale attrezzate.

Adiacenti alle sale si trovano alcune salette riunioni e un’ampia sala polifunzionale di 2.300 mq. Il Centro Congressi si propone al mercato dei grandi eventi con alcune offerte di eccellenza: un’area di 10.000 mq che si trova al secondo piano del Palaexpo, il Padiglione 1

Contatti: Nazzareno Giarola, Congress Centre Manager giarola@veronafiere.it

Apertura: tutto l’anno

di 3.400 mq senza colonne e ingombri, è completamente oscurabile ed è dotato di una cucina industriale attrezzata, i padiglioni 11 e 12 di 8.000 mq. ciascuno con il nuovo ingresso Re Teodorico. Si aggiunge, l’area delle Gallerie Mercatali, una struttura di archeologia industriale unica nel suo genere. Uno spazio polifunzionale di fronte al quartiere fieristico, che dopo un intervento di riqualificazione e valorizzazione dell’edificio, è ideale per ospitare eventi dal sapore esclusivo.

Padova – www.padovacongress.it

Padova Congress

IVia N. Tommaseo, 59 35131 Padova Tel. 049 840497 info@padovacongress.it www.padovacongress.it

l nuovo Padova Congress, gioiello unico disegnato dall’architetto di fama internazionale Kengo Kuma, è concepito come un contenitore polifunzionale e flessibile, spazio ideale per ospitare congressi internazionali e nazionali, convention aziendali e grandi eventi. Collocato all’interno del quartiere fieristico di Padova, il centro congressi è in grado di ospitare fino a 3.334 persone. Al suo interno, su 12mila metri quadri lordi complessivi, trovano spazio diverse sale modulari: la più grande è la Giotto da 1.467 posti, dotata della più avanzata stazione multimediale d’Europa per la congressistica. Il centro congressi dispone inoltre di una moderna press room, un ristorante con terrazza e un bistrot. Non ultima

PADOVA CONGRESS:

Giotto

Sala Giotto Galleria

Sala Giotto Balconata

Giotto Platea

Mantegna

Mantegna Media 1

Mantegna Media 2

Sala Mantegna Platea

PADIGLIONE 11:

Contatti: Stefania De Toni, Resp. Padova Congress stefania.detoni@padovacongress.it

Apertura: tutto l’anno

la possibilità di utilizzare gli spazi attigui della fiera per affiancare all’evento uno spazio espositivo. Fra i punti di forza di Padova Congress, oltre all’offerta di ben 1.400 posti letto nelle strutture walking distance, figura la facilità di accesso con tutti i mezzi. Grazie a questa nuova struttura, gestita da uno staff qualificato con un’esperienza ventennale nel settore, Padova si candida a diventare una delle capitali italiane della congressistica: città universitaria di arte e di scienza, insignita di recente del riconoscimento UNESCO per i suoi cicli pittorici del Trecento, è anche la base d’appoggio ideale per visitare la vicina Venezia, raggiungibile in mezzora di treno. Per maggiori info: www.padovacongress.it

Verona – www.villabrasavola.it

Villa Brasavola de Massa Green Hall - Lounge Arch

APiazza Cittadella, 3 37122 Verona www.villabrasavola.it www.everywheretravel.it

ll’interno della storica Villa Brasavola de Massa, gioiello architettonico in stile neoclassico nel cuore di Verona, Everywhere viaggi e congressi offre tre sale esclusive, perfette per trasformare ogni evento in un’esperienza indimenticabile: Lounge Arch, Green Hall e Window Space sono spazi versatili e personalizzabili, ideali per meeting, presentazioni, cene di gala e qualsiasi altra occasione speciale. L’eleganza senza tempo della villa, unita alla modernità dei servizi, creerà un’atmosfera raffinata e suggestiva per i vostri ospiti e se vorrete il nostro staff esperto vi assisterà nella progettazione di un evento

Contatti: Tel. 045 8006786 eventroom@everywheretravel.it

Apertura: tutto l’anno

su misura, curando ogni dettaglio dall’allestimento alla scelta del catering. Dal 1981, Everywhere è sinonimo di professionalità e qualità, creiamo esperienze indimenticabili, con un team qualificato e una vasta gamma di servizi. Dalla pianificazione di congressi medico-scientifici alla gestione di viaggi incentive internazionali: organizziamo presentazioni aziendali di ogni tipo, gestiamo delegazioni in tutto il mondo e creiamo siti web professionali per aziende e società scientifiche. Inoltre, ci occupiamo internamente di biglietteria aerea, ideiamo viaggi ed itinerari per soddisfare ogni esigenza.

C’È TUTTO UN MONDO FRIULI VENEZIA GIULIA

C’È TUTTO UN MONDO DI SCOPERTE

In un territorio dove la scienza è motore di crescita e condivisione, le migliori menti internazionali trovano lo spazio per dare vita alle proprie idee, gli strumenti per realizzare nuovi progetti e le persone con cui sperimentare il futuro, attraverso la ricerca. C’è tutto un mondo di scoperte, in Friuli Venezia Giulia

FRIULI VENEZIA GIULIA TRENTINO ALTO ADIGE

Friuli Venezia Giulia – www.turismofvg.it

PromoTurismoFVG

L’approccio integrato è la carta vincente del Friuli Venezia Giulia, che si conferma destinazione congressuale in continua evoluzione e capace di combinare infrastrutture all’avanguardia, eccellenze scientifiche e asset strategici

Qualità dell’offerta, sostenibilità e autenticità del territorio si coniugano in Friuli Venezia Giulia in un modello di MICE integrato, grazie al quale la regione si è posizionata come destinazione congressuale in continua evoluzione. Al tempo stesso sono stati valorizzati asset come il territorio e le eccellenze locali, permettendo di rispondere in modo mirato alle esigenze di un pubblico professionale sempre più attento ai contenuti, all’impatto degli eventi e alla qualità complessiva dell’esperienza. Il primo valore aggiunto è la posizione strategica nel cuore dell’Europa, che rende il Friuli Venezia Giulia per natura vocato all’incontro tra culture, oltre che facilmente raggiungibile. La sua dimensione raccolta e autentica favorisce eventi a misura d’uomo senza rinunciare a standard qualitativi elevati. Approccio integrato al MICE significa anche poter contare sulla qualità della vita e del tempo libero come elementi che aggiungono valore alla partecipazione a un congresso. A questo si aggiunge la forte identità scientifica, culturale e imprenditoriale della regione, che la rendono ideale per eventi tematici e settoriali. Il tutto è gestito da una regia unitaria che supporta gli organizzatori e valorizza l’approccio collaborativo.

Trieste: eccellenza scientifica e innovazione

In questo scenario, Trieste riveste un ruolo strategico come crocevia internazionale dell’innovazione e della ricerca.

L’ecosistema triestino ospita importanti poli di ricerca e formazione, tra i quali si possono annoverare: l’International Centre for Theoretical Physics

(Ictp), fondato dal Premio Nobel Abdus Salam; l’Istituto Nazionale di Oceanografia e di Geofisica Sperimentale (Ogs) e Istituto di Scienze Marine (Ismar), punti di riferimento per la ricerca marina e ambientale; l’Area Science Park, uno dei principali hub italiani per l’innovazione, le start-up e il trasferimento tecnologico; i Sincrotrone Elettra e Sincrotrone Fermi, infrastrutture di ricerca avanzata nei campi della fisica, della chimica e della biologia molecolare. Senza dimenticare naturalmente l’Università degli Studi di Trieste, che conta su dipartimenti di eccellenza in Medicina, Biologia, Chimica e Scienze, fortemente integrati nei network scientifici internazionali.

La presenza di istituzioni di eccellenza rende la città un contesto ideale per congressi scientifici, medici e tecnologici in grado di attrarre una community internazionale altamente qualificata, grazie anche al Generali Convention Center (Gcc): la struttura congressuale, moderna e tecnologicamente avanzata, è affacciata sul mare e ospita una sala plenaria da 1.920 persone.

Spazi che crescono

Il Friuli Venezia Giulia investe con cura nel potenziamento delle infrastrutture dedicate ad eventi e congressi. È recente la ristrutturazione del Palazzo dei Congressi di Grado, che dispone di una sala plenaria da 976 posti e ora può offrire spazi rinnovati e versatili. E il nuovo centro congressi atteso a Udine andrà ad ampliare ulteriormente l’offerta regionale, rendendola ancora più capillare e diversificata.

Chi sceglie il Friuli Venezia Giulia ha così a disposizione spazi sempre più flessibili, tecnologicamente avanzati e inseriti in contesti di elevato valore paesaggistico e culturale. Parallelamente, cresce l’attenzione verso format congressuali innovativi, progettati per favorire il networking, l’interazione tra i partecipanti e la creazione di un legame con il territorio.

A dimostrazione dell’importanza rivestita dal MICE, la destinazione propone una gamma di servizi e iniziative specificamente pensati per questo segmento e che permette di organizzare al meglio un evento traendone il massimo valore.

In Friuli Venezia Giulia aziende e organizzatori trovano un supporto personalizzato alla candidatura e all’organizzazione di congressi e grandi eventi, servizi di accoglienza e mobilità integrata, anche in un’ottica

transfrontaliera, contributi regionali per l’organizzazione di eventi congressuali e convenzioni dedicate con strutture ricettive, sedi congressuali e fornitori qualificati. L’offerta si completa con proposte di attività sociali, culturali ed enogastronomiche per arricchire il programma. È anche alta l’attenzione ai temi della sostenibilità ambientale e sociale, con soluzioni concrete per l’organizzazione di eventi responsabili.

Brenda Lee Fabbro Area corporate & business brenda.fabbro@promoturismo.fvg.it Tel. diretto: 334 6749034 PromoTurismoFVG

Indirizzo: Via Aquileia, 46 34077 Ronchi dei Legionari (GO) Contatti: info@promoturismo.fvg.it congress@promoturismo.fvg.it www.turismofvg.it

Apertura: tutto l’anno Trieste – www.dttrieste.com

DoubleTree by Hilton Trieste

OPiazza della Repubblica, 1 34122 Trieste Tel. 040 9712950

TRSDT_RES@hilton.com www.dttrieste.com

spitato in un meraviglioso edificio storico del 1900 completamente ristrutturato, DoubleTree by Hilton Trieste occupa una posizione centralissima, a 10 min a piedi dalla Stazione Centrale e a pochi passi da Piazza Unità d’Italia. Oggi l’hotel accoglie i suoi Ospiti in un luogo circondato da storia, con 125 camere - di cui 25 suite - alcune delle quali vantano dettagli storici, oltre alla possibilità di Smart Working Room per il lavoro remoto, grazie a privacy, comodità e servizi di un 4 stelle. L’elegante spazio conferenze del DoubleTree by Hilton Trieste comprende 6 sale polivalenti. La Sala Adriatica, con luce naturale, è il princi-

Contatti: Mariano Torti, Reservations & Events Manager TRSDT_RES@hilton.com

pale spazio meeting dell’hotel. Le altre cinque sale riunioni sono ideali per incontri di piccole dimensioni, dotate di moderne tecnologie, cancelleria, bottiglie d’acqua gratuite per i relatori e connessione Wi-Fi. Un ristorante interno e un bar storico - Novecento Restaurant Trieste e Berlam Coffee Tea & Cocktail - offrono l’occasione di scoprire i sapori della raffinata cucina locale ed internazionale, e ospitano light lunch, coffee break, pranzi e cene di lavoro. A completamento dell’offerta, l’hotel dispone di spazi di co-working e di un fitness center, per coniugare produttività e benessere anche in viaggio.

Trieste – www.generaliconventioncenter.it

Generali Convention Center Trieste

CViale Miramare, 24/2

34135 Trieste

Tel. 040 9778815

events@triesteconvention.it www.generaliconventioncenter.it

on 10.000 mq sul mare, crocevia fra Italia, Europa nord-orientale e paesi balcanici, il Generali Convention Center Trieste è il più grande centro congressi del nord-est italiano affacciato sul mare, nuovo green hub per scienza, innovazione, ricerca, cultura e fiere internazionali. GCC è strutturato in due padiglioni, chiamati storicamente “Magazzini”, il “27” e “28” del Porto Vecchio di Trieste. Ha 5.000 mq di spazi espositivi e 5.000 mq di aree congressuali, l’Auditorium Generali da 1.920 sedute e altre 5 sale indipendenti da 420, 272, 110, 56 e 56 sedute, oltre a spazi catering, 2 foyer, il bar caffetteria e la terrazza da

Contatti:

Roberto Morelli, Presidente

Barbara Fabi, Responsabile Operations

Apertura: tutto l’anno

600 mq affacciata sul mare. È una sede congressuale sostenibile, grazie ai pannelli fotovoltaici sulle facciate e alla riqualificazione energetica degli edifici. Ogni area è accessibile grazie alle rampe di accesso distribuite esternamente e ai percorsi interni dedicati. GCC è fra i pochissimi centri congressi italiani digitalmente connessi grazie alla rete GARR, l’ultra fibra ottica ad altissime prestazioni, che connette il centro a tutti i centri del sapere d’Italia, d’Europa e del mondo. GCC, oltre agli spazi, offre servizi di organizzazione e produzione per eventi e fiere, con partner selezionati adatti a soddisfare tutte le necessità.

Madonna di Campiglio (Tn)

Carlo Magno Hotel

I★★★★ S

Via Cima Tosa, 26 38086 Madonna di Campiglio (Tn) Tel. 0465 441010 info@hotelcarlomagno.com www.hotelcarlomagno.com

l Carlo Magno Hotel Spa & Resort è un hotel storico di Madonna di Campiglio. L’hotel, da oltre 60 anni gestito dalla famiglia Maturi, ad oggi è uno dei più grandi del Trentino ed unisce un’organizzazione moderna ad un sapore tradizionale. La struttura offre variegati servizi: un centro wellness di 1100 metri quadrati con piscina omeoe-

Contatti: Liliana Maturi, General Manager liliana.maturi@hotelcarlomagno.com

Apertura: tutto l’anno

nergetica, tre ristoranti e servizi studiati appositamente per le vacanze dei più piccoli. Inoltre servizio navetta da e per il paese, noleggio sci e maestri di sci direttamente in hotel. Il tutto in un ambiente di grande comfort, dove l’accoglienza e la qualità del soggiorno trovano origine e garanzia in una consolidata tradizione di ospitalità.

Riva del Garda (Tn) – www.rivadelgardacongressi.it

Riva del Garda Centro Congressi

IParco Lido

38066 Riva del Garda (Tn) Tel. 0464 570139 meeting@rivafc.it www.rivadelgardacongressi.it

l Centro Congressi di Riva del Garda combina una straordinaria collocazione sulle rive del lago a uno strategico posizionamento, in quanto situato nel cuore della cittadina e raggiungibile a piedi dalle strutture ricettive della località. La struttura dispone delle più innovative attrezzature tecnologiche, anche per eventi ibridi o completamente virtuali; con una superficie complessiva di 3.400 mq e grazie alla propria modularità, è adatta ad ospitare qualsiasi tipo d’evento. Una sala plenaria fino a 800 posti e 7 sale meeting modulabili da 30 a 240 posti, si affiancano

Contatti: Marilena Ferraroni, Sales Congress Manager meeting@rivafc.it

Apertura: tutto l’anno

a un’area polivalente di mq 2.000 ideale per meeting, servizi catering, aree espositive e spettacoli. Completa l’offerta Spiaggia Olivi: gioiello architettonico degli anni ‘30, venue unica nel suo genere. Design, eleganza, essenzialità e completa personalizzazione la rendono una location adatta per eventi davvero speciali. A supporto delle attività del Centro Congressi, l’agenzia incoming ON THE GO, disponibile come interlocutore unico per la gestione di contingenti alberghieri, transfer e post-congress tour, location esterne per cene e serate di gala.

EMILIA ROMAGNA REPUBBLICA DI SAN MARINO

Castel San Pietro Terme (Bo) – www.anuscapalacehotel.it

Anusca Palace Hotel

AViale Terme, 1058/B 40024 Castel San Pietro Terme (Bo) Tel. 051 948824 info@anuscapalacehotel.it www.anuscapalacehotel.it

nusca Palace Hotel è un moderno complesso alberghiero situato nella bella cittadina di Castel San Pietro Terme ai piedi della verdeggiante vallata del Sillaro. La sua vicinanza a Bologna lo rende estremamente comodo anche per raggiungere il centro città e la zona Fiera. Anusca Palace Hotel dista pochi chilometri dal casello autostradale che immette sulla A14, collegando Castel San Pietro e la zona Fiera di Bologna in circa 15 minuti. Le zone di interesse turistico e di affari sono efficacemente collegate anche con i mezzi pubblici (autobus e treni). Il piacevole contesto naturale e la vicinanza ai principali centri economici e culturali della regione, lo rendono una soluzione ideale sia per il cliente congressuale sia per il cliente business. Anusca Palace Hotel con le sue 98 came-

Contatti: Stefania Gullini, Direttore direttore@anuscapalacehotel.it

Apertura: tutto l’anno

re spaziose di cui, 4 suite tematiche dedicate agli elementi della Natura, 2 Suite a due vani, 33 camere Executive con ampio alloggio e vista nel verde, 12 camere Superior, 7 Garden Rooms con patio privato e 47 comode camere Classic, offre piacevoli soggiorni all’insegna di un alto standard di comfort e qualità. In tutta la struttura è presente la connessione WI-FI fibra connessione veloce. Un ampio parcheggio interno riservato e garage sotterraneo sono a disposizione della clientela. Completa l’offerta il bistrot Gastarea, citato dalla Guida Gambero Rosso, a disposizione per l’organizzazione di lunch, pause caffè e aperitivi (a buffet o serviti), pranzi e cene (anche di gala) con menù fissi o alla carta. Gli spazi esterni consentono di organizzare aperitivi e cene a bordo piscina, nel verde.

Best Western Plus Tower Hotel Bologna

IViale Lenin, 43 40138 Bologna Tel. 051 6024111 info@towerhotelbologna.com www.towerhotelbologna.com

l design contemporaneo, i servizi 4 stelle e la posizione strategica vicino alle principali arterie autostradali e a pochi minuti di auto dalla Fiera di Bologna, rendono l’Hotel la location ideale per l’organizzazione di meeting e congressi. Con i suoi 18 piani è l’Hotel più alto di Bologna e dispone di 149 camere di diverse tipologie, connessione internet Wi-Fi gratuita, palestra panoramica al 18° piano aperta 24/7, parcheggio e ampio garage. Il Bistrot Restaurant & Bar offre proposte personalizzabili

Contatti: Ufficio Eventi events@towerhotelbologna.com

Apertura: tutto l’anno

per welcome coffee, coffee break, pranzi di lavoro o cene aziendali. Il Centro Congressi può ospitare fino a 845 persone totali: grazie a diverse metrature e layout, le 11 sale meeting sono perfette per riunioni ristrette, meeting periodici, conferenze di settore o lanci di prodotto. Modulabili, dotate delle più moderne attrezzature, le sale garantiscono flessibilità e personalizzazione mentre i servizi dedicati e lo staff professionale assicurano efficienza e puntualità.

Bologna – www.zanhotel.it/hotel-meeting-centergross-bologna/

Hotel & Meeting Centergross

HVia Saliceto, 8 40010 Bologna Tel. 051 8658911 meetinghotelcentergross@zanhotel.it www.zanhotel.it/hotel-meeting-centergross-bologna/

otel & Meeting Centergross è un hotel 4 stelle situato a soli 8 km dal Centro Storico e dalla Fiera di Bologna, facilmente raggiungibile dall’autostrada. Dispone di 152 camere, Ristorante Rossi Sapori, Piscina estiva e SPA & Fitness Center SKIUMA, offrendo servizi completi per soggiorni business e leisure. Il Centro Congressi è fra

Contatti: Gianluca Calvio, Event & Congress Manager meetinghotelcentergross@zanhotel.it

Apertura: tutto l’anno

i più ampi e versatili dell’Emilia-Romagna in hotel, con 18 spazi congressuali disposti su due piani per 2.500 mq, capienza da 10 a 944 posti per singola sala e fino a 2.600 persone complessive, oltre a foyer e spazi dedicati alla ristorazione. Tutte le sale dispongono di luce naturale, tecnologie audiovisive complete e arredi di alto livello.

Living Place Hotel

Apertura: tutto l’anno Bologna – www.livingplace.it

I

Via Properzia de’ Rossi, snc 40138 Bologna Tel. 331 6249330 meeting@livingplace.it www.livingplace.it

l Living Place Hotel, strategicamente posizionato alle porte del quartiere fieristico di Bologna e a soli 1 km dall’uscita dell’A14, è oggi al centro di un percorso di ristrutturazione e riposizionamento che coinvolge camere, esterni, servizi e aree di supporto. Con 205 camere e un centro congressuale moderno e funzionale, rappresenta una sede affidabile per eventi medico-scientifici. Il

Contatti: Benedetta Bludzin, Local Sales Manager benedetta.bludzin@livingplace.it

centro congressi dispone di 9 sale meeting modulabili, capaci di ospitare eventi fino a 400 persone, offrendo soluzioni flessibili e ambienti luminosi. Servizi e spazi di ristorazione rinnovati, tecnologie avanzate in tutte le sale e ampio parcheggio completano l’offerta. La struttura è inoltre certificata DCA ESG a conferma di un impegno concreto verso una gestione responsabile e sostenibile.

Bologna – www.savoia.eu

Savoia Hotel Regency

IVia del Pilastro, 2 40127 Bologna Tel. 051 3767777 congressi@savoia.eu www.savoia.eu

Contatti: Elisabetta Sardelli, Conference Manager congressi@savoia.eu

Apertura: tutto l’anno

l Savoia Hotel Regency è una delle sedi congressuali piu ampie ed attrezzate di Bologna, ideato per accogliere la più ampia tipologia di eventi. Ubicato alle porte della città, comodo alle principali vie di comunicazione e situato nelle immediate vicinanze della fiera di Bologna e del Palazzo della Cultura e dei Congressi, Savoia Hotel Regency offre oltre 3500 mq di area congressuale e 27 sale meeting in grado di ospitare fino a 2000 persone in due plenarie modulabili di 800 e 1200 posti; quest’ultima, il Savoia Auditorium

inaugurato a febbraio 2019 è un ampio spazio altamente tecnologico che, assieme all’esperienza del nostro staff, permetterà di realizzare ogni vostro progetto. Le sale sono quasi tutte a luce naturale, poste al piano terra senza barriere architettoniche e con la possibilità di accesso diretto di grandi macchinari o vetture. A Vostra disposizione 540 camere in gestione diretta sulle strutture del nostro gruppo. Il Savoia Hotel Regency dispone di 800 posti auto interni gratuiti su più parcheggi limitrofi.

Bologna – www.smyhotels.com/it/smy-bologna-centrale

Smy Bologna Centrale

LViale Angelo Masini, 4/3 40126 Bologna Tel. 051 0404281 info.bologna@smyhotels.com www.smyhotels.com/it/smy-bologna-centrale

o Smy Bologna Centrale è un moderno hotel situato in ottima posizione a soli 150 mt dalla stazione centrale di Bologna e a soli 2 km dal Centro espositivo Bologna Fiere. L’Aeroporto di Bologna è raggiungibile in 7 minuti con il Servizio Marconi Express, treno ad alta velocità, che collega l’aeroporto alla Stazione Centrale di Bologna. Le 82 camere dell’hotel, tra Classic, Superior e Junior Suite, offrono tutti i servizi per un soggiorno confortevole che sia per lavoro o per vacanza. Moderne e di design dispongono di servizi privati con

Contatti: Massimo Giacalone, Direttore Vendite massimo.giacalone@smyhotels.com

Apertura: tutto l’anno

doccia o vasca, connessione WiFi ad alta velocità, insonorizzazione, cassaforte, TV LCD, minibar. Smy Bologna Centrale offre soluzioni personalizzate per l’organizzazione dei vostri meeting, congressi, seminari ed eventi. Dispone di 3 sale meeting, indipendenti. Gli spazi possono essere adattati alle diverse esigenze di business e sono supportati da tecnologia di ultima generazione. Affidatevi alla professionalità del nostro Staff che vi seguirà fino al termine dell’evento e ne garantirà il successo.

Bologna Congress Center

Apertura: tutto l’anno Bologna – www.bolognacongresscenter.com

BPiazza Costituzione, 4/a 40128 Bologna Tel. 051 6375111

www.bolognacongresscenter.com

ologna Congress Center è il più grande polo congressuale della città a tua disposizione. Una location flessibile e contemporanea, in grado di adattare l’offerta in base alle esigenze del cliente. Tre strutture architettoniche uniche, completamente riqualificate e dotate di tecnologie e facilities all’avanguardia: il

Palazzo della Cultura e dei Congressi, l’Ex-Gam, storica sede della Galleria d’Arte Moderna di Bologna e l’Exhibition Hall sono in grado di offrire i servizi e

Contatti: Simona Alessio, Responsabile M.I.C.E simona.alessio@bolognafiere.it

le funzionalità più adatte per accogliere ogni tipo di evento. Inoltre, grazie alla nostra posizione strategica, offriamo la possibilità di ampliare gli spazi utilizzando le strutture all’interno del Quartiere fieristico di Bologna. Per eventi di grandi dimensioni, possiamo usufruire dei padiglioni adiacenti (19 e 20) aggiungendo alla nostra offerta una superficie di circa 20.000 mq di area espositiva e una sala plenaria capace di accogliere fino a 6.000 persone.

Riccione (Rn) – www.palariccione.com

PalaRiccione

PVia Virgilio, 17 47838 Riccione (Rimini) Tel. 0541 474200 commerciale@palariccione.com www.palariccione.com

alaRiccione è l’unico centro congressi con Riccione intorno. Nel cuore di una città che ha fatto dell’ospitalità il suo brand, PalaRiccione consente di vivere l’offerta del sistema turistico rigorosamente a piedi. Qui tutto è a portata di mano: lo shopping, i migliori hotel e persino il mare. Attorno un sistema che garantisce ottimi collegamenti in un territorio ricco di storia, cultura ed eno-gastronomia. PalaRiccione si caratterizza per la tecnologia e la flessibilità dei suoi spazi, progettati per esaltare ogni evento: qui le sedute Poltrona Frau scom-

Contatti: Laura Colonna, Sales Department commerciale@palariccione.com

Apertura: tutto l’anno

paiono sotto al pavimento trasformando la sala plenaria di 1400 posti in uno spazio espositivo di 1800 mq. Qui si possono colorare gli eventi con le esperienze più singolari.

San Marino (RSM) – www.cvb.sm

Centro Congressi Kursaal

IViale J. F. Kennedy, 17

47890 San Marino (RSM)

Tel. +378 0549 888025

info@cvb.sm www.cvb.sm

l Centro Congressi della Repubblica di San Marino è un moderno centro che offre una completa gamma di servizi altamente qualificati e tecnologicamente avanzati, capaci di soddisfare le più esigenti proposte congressuali. Le sale sono di grandezza e tipologia diverse, con capacità da 20 a 361 posti, strutturate e arredate in modo da consentire soluzioni d’uso flessibili per le diverse occasioni e per meglio adattarsi alle esigenze degli organizzatori sempre più attenti all’immagine, ai nuovi

Contatti: Alessia Campagna, Project Manager direzione@cvb.sm

Emanuela Di Santo, Event Manager info@cvb.sm

Apertura: tutto l’anno

sistemi di comunicazione e al lato spettacolare dell’evento. Una particolare attenzione è rivolta al comfort dei partecipanti, grazie alle comode poltrone Frau, pensate per garantire il massimo benessere durante l’intera giornata. Tutte le sale sono dotate di moderni impianti audio, video e traduzione e collegati tra loro per lo svolgimento di attività in contemporanea. All’interno del Centro Congressi Kursaal è presente la fibra ottica, che consente un accesso ad internet molto performante.

TOSCANA

Firenze e Roma – www.fhhotelgroup.it

FH55 Hotels: Grand Hotel Mediterraneo, Grand Hotel Palatino

Posizioni strategiche e facilmente accessibili, spazi congressuali funzionali e attenti al comfort dei partecipanti e una ristorazione su misura: due destinazioni primarie con l’ulteriore valore aggiunto di un unico partner di riferimento

Roma e Firenze: due destinazioni diverse, ma dallo stesso forte appeal anche per il mondo congressuale: per entrambe c’è un partner di riferimento, il gruppo FH55, con le sue strutture capaci di offrire location funzionali e di qualità, in posizioni ideali sia per la logistica che per apprezzare il meglio di ciascuna città.

Grand Hotel Mediterraneo a Firenze

In posizione strategica, facilmente raggiungibile dall’uscita Firenze Sud dell’Autostrada A1, il Grand Hotel Mediterraneo rappresenta una soluzione comoda per gli ospiti in arrivo in auto (per i quali è disponibile anche il parcheggio coperto e custodito), ma rimane di facile accessibilità anche per chi preferisce il treno. Al tempo stesso la sua location sul Lungarno permette di raggiungere in breve tempo punti di riferimento come Piazzale Michelangelo, Ponte Vecchio e Piazza Santa Croce.

Tra i suoi elementi di valore spicca la disponibilità degli spazi, sia ricettivi che per eventi: le camere sono 327, e gli organizzatori di convegni avranno a disposizione 15 sale meeting modulari e il centro congressi Il Globo.

Tutti gli ambienti sono moderni e funzionali, dotati delle tecnologie più avanzate e illuminati da luce naturale, per conciliare i lavori nel massimo

comfort. In particolare, i congressi con un’alta partecipazione troveranno la soluzione ideale nel Salone dei Continenti (320 mq) e del Salone degli Oceani (220 mq), che si prestano anche a essere suddivisi in spazi più piccoli. Un’attenzione particolare viene dedicata all’accessibilità dei servizi, come anche alla sostenibilità ambientale, in linea con i desideri di organizzare eventi eco-friendly.

Al MICE vengono inoltre dedicati pacchetti personalizzati e promozioni stagionali. A completare l’offerta c’è la ristorazione, che al Grand Hotel Mediterraneo di Firenze ha visto l’ingresso del nuovo chef Fabrizio Renna: sotto la sua guida il Ristorante Arno offre un mix di cucina toscana e creatività, in proposte sempre personalizzate grazie a menu tailor-made, attenti alla stagionalità e alla qualità degli ingredienti e anche alle specifiche esigenze alimentari degli ospiti.

Grand Hotel Palatino a Roma

L’altra struttura di riferimento di FH55 per il mondo congressuale è il Grand Hotel Palatino a Roma, che nei prossimi mesi svelerà un nuovo volto. Il completamento dell’importante ristrutturazione è previsto per aprile 2026. Gli interventi portano la firma dello Studio Giammetta, che sta rinnovando camere, ambienti comuni e offerta meeting rendendo questo palazzo originariamente costruito tra gli anni Sessanta e Settanta una struttura in linea con la contemporaneità. Molte camere rinnovate di diverse tipologie sono già disponibili e il refurbishing coinvolge anche due sale polifunzionali, la hall al piano terra, il bar che esalta l’arte della mixology, il ristorante gourmet e la terrazza panoramica, spazi ideali per i momenti di pausa tra i lavori e per il networking.

Alla fine della ristrutturazione, le camere saranno 157 in totale, tutte progettate per ridurre l’impatto ambientale. L’imperativo green si estenderà a tutta la struttura, grazie all’adozione di tecnologie avanzate per ridurre i consumi energetici.

A pochi passi dal Colosseo, dai Fori Imperiali e dalla fermata della metropolitana Cavour, il Grand Hotel Palatino si trova in una posizione centrale e comoda, raggiungibile in dieci minuti a piedi dalla Stazione

Termini. Questa collocazione strategica lo rende una scelta ideale per ospiti e organizzatori di eventi, che oltre a trovare ambienti versatili e funzionali, potranno concedersi agevolmente una visita nel cuore della Città Eterna.

Grande cura viene riposta anche nel comfort e nel benessere degli ospiti, nei vari ambienti e a 360 gradi. Questo significa anche offrire ambienti luminosi e capaci di isolamento acustico, nelle camere così come nelle sale riunioni. Alla sala principale da duecento posti se ne affiancheranno altre due per meeting e banqueting al piano terra, con spazi moderni e versatili.

Coffee break, business lunch e cene di gala troveranno una ristorazione su misura e di qualità, guidata da chef Giuseppe Muraglia, premiato anche da ‘La Cucina italiana per Roma Capitale’.

FH55 GRAND HOTEL MEDITERRANEO

Brand di appartenenza: FH55 Hotels

Numero di camere: 327

Numero max meeting room: 15

Capienza meeting room principale (pax): 290

Superficie meeting room principale (mq): 320

Superficie area espositiva (mq): 350

Aeroporto più vicino: Firenze - FLR (10 km)

Indirizzo: Lungarno del Tempio, 44 50121 - Firenze Contatti: tel. 055 660241 mice-ghm @fhhotelgroup.it www.fhhotelgroup.it

Persone di riferimento: Alessio Maggi (Hotel Manager), Cristina Perconte (Congress & Events Dept Manager), Fabiola Menchetti (Dosm)

FH55

GRAND HOTEL PALATINO

Brand di appartenenza: FH55 Hotels

Numero di camere: 157

Numero max meeting room: 3

Capienza meeting room principale (pax): 200

Superficie meeting room principale (mq): 295

Superficie area espositiva (mq): 200

Aeroporti vicini: Roma - FCO (31 km), Roma - CIA (14,50 km)

Indirizzo: Via Cavour, 213 M - 00184 - Roma

Contatti: tel. 06 4814927 mice.ghp@fhhotelgroup.it www.fhhotelgroup.it

Persone di riferimento:

Domenico Muratore (Hotel Manager) Fabiola Menchetti (Dosm )

Firenze – www.fhhotelgroup.it

FH55 Grand Hotel Mediterraneo

ALungarno del Tempio, 44 50121 Firenze Tel. 055 660241 mice.ghm@fhhotelgroup.it www.fhhotelgroup.it

ffacciato sul Lungarno e a pochi minuti da Ponte Vecchio e Piazza Santa Croce, il Globo Congress Center è la cornice ideale per incontri d’affari, convegni e grandi eventi che richiedono un equilibrio perfetto tra efficienza organizzativa e accoglienza di qualità. Facilmente raggiungibile dall’uscita Firenze Sud dell’A1, con parcheggio coperto e custodito, l’hotel si distingue per la sua posizione strategica, la qualità dei servizi e un’impronta eco-friendly che guarda al futuro. Il Globo Congress Center offre 15

Contatti: Cristina Perconte, Congress & Event Dept Manager c.perconte@fhhotelgroup.it

Apertura: tutto l’anno

sale meeting modulari, tutte dotate di luce naturale, connessione Wi-Fi ad alta velocità e attrezzature tecnologiche di ultima generazione; la sala principale, il Salone dei Continenti, può ospitare un massimo di 300 persone, è modulabile e si aggiunge alla disponibilità di altre sale più piccole che possono ospitare da 12 a 200 ospiti. Ogni evento è arricchito da un’offerta F&B su misura, curata dallo Chef Fabrizio Renna. Il Grand Hotel Mediterraneo dispone di 327 camere confortevoli.

Pisa – www.smyhotels.com/hotel-pisa-tower-plaza.html

Hotel Pisa Tower Plaza

L’★★★★★

Via Caduti del Lavoro, 46 56122 Pisa Tel. 347 5994010 mice.italy@smyhotels.com www.smyhotels.com/hotel-pisa-tower-plaza.html

Hotel Pisa Tower Plaza, 5 stelle, è una delle strutture più prestigiose di Pisa e della Toscana. È situato in posizione strategica a soli 15 minuti a piedi da Piazza dei Miracoli, famosa per la Torre Pendente, e a 3 km dal Parco di San Rossore, una delle oasi naturalistiche più belle d’Italia. L’hotel, recentemente rinnovato, offre agli ospiti un ambiente raffinato ed esclusivo, con spazi ampi e luminosi dai quali si può apprezzare una splendida vista panoramica del Battistero e della Torre. Le 110 camere e Suite, sono arredate con un fine design contemporaneo

Contatti: Massimo Giacalone, Direttore Vendite massimo.giacalone@smyhotels.com

Apertura: tutto l’anno

ed accogliente, per garantire un soggiorno confortevole. La maggior parte delle camere dispone di balcone arredato. Dall’ampio foyer del nostro Centro Congressi si aprono le 6 sale meeting che possono ospitare fino a 200 persone. Tutte le sale sono attrezzate con impianti audiovisivi di ultima generazione e il nostro staff è a disposizione per consigliare e personalizzare gli spazi in base alle Vostre necessità. Completano l’offerta 2 sale ristorante con affaccio sulla piscina, bar, ampio giardino con piscina solarium attrezzata, parcheggio privato.

UMBRIA MARCHE ABRUZZO

BV Grand Hotel Assisi

SVia Giovanni Renzi, 2 06081 Assisi (Pg) Tel. 075 81501 - 338 9382984 mice@bvhotels.it www.bvgrandhotelassisi.com

ituato in una posizione incantevole, il BV Grand Hotel Assisi è circondato da ulivi secolari e dal verde delle colline umbre, immerso in un contesto di assoluta tranquillità e bellezza naturale. Un luogo dove l’ospitalità si esprime attraverso profumi e sapori autentici del territorio, offrendo un soggiorno impeccabile, curato in ogni dettaglio. Gli ospiti che scelgono di soggiornare in questo angolo di paradiso, in cui natura, arte e cultura si fondono armoniosamente, vivono un’esperienza unica, scandita da momenti esclusivi di relax e contemplazione. All’interno del BV Grand Hotel Assisi, gli elementi identitari della città vengono valorizzati con rispetto e raffinatezza: dalla pietra rosa che caratterizza l’edificio esterno agli ulivi che incorniciano la struttura, dai soffitti in legno agli affreschi ispirati alla Basilica di San Francesco, fino ai dettagli in ferro battuto che impreziosiscono gli interni. Artigiani e de-

Contatti: Gianni Gulli, General Manager gianni.gulli@bvhotels.it

Apertura: tutto l’anno

signer di talento hanno contribuito a riportare alla luce autentici elementi d’arredo risalenti al XIII secolo, come il suggestivo pozzo in pietra e l’antico ulivo quattrocentenario, vere testimonianze della storia e dell’anima del luogo. Un’atmosfera senza tempo pervade questa dimora straordinaria, rendendola la cornice ideale non solo per soggiorni di charme, ma anche per eventi di ogni tipologia, grazie a un ampio auditorium completamente attrezzato con le più moderne tecnologie.

Perugia – www.hotelgio-perugiacentrocongressi.it

Hotel Giò Wine e Jazz Area Perugia Congressi

A★★★★

Via R. D’Andreotto, 19 06124 Perugia Tel. 075 5731100 direzione@perugiacentrocongressi.it www.hotelgio-perugiacentrocongressi.it

mpia capacità di accomodation e grandi spazi congressuali versatili e originali sono i plus di questa struttura umbra capace di esaudire appieno le richieste dell’utenza più esigente con una “nota” in più. Punto di riferimento per il mondo dei congressi e degli eventi in tutto il Centro Italia, struttura polivalente, tra le più ampie e complete della regione: così si presenta Hotel Giò - Perugia Centro Congressi. Può contare su 202 camere, dedicate al mondo della musica jazz e a quello del vino, vestite di un look inedito che le

Contatti: Paolo Fiandrini, Congress Centre Manager direzione@perugiacentrocongressi.it

Maria Giovanna Masetti, General Manager direzione@hotelgio.it

Apertura: tutto l’anno

rende uniche. Sono ampi e modulabili gli spazi del centro congressi, che vanta aree per esposizione fino a duemila metri quadrati e ben 26 sale in totale, perfettamente equipaggiate con un ventaglio completo di attrezzature tecnologiche oltre che cablate in rete tra di loro. Gli spazi comuni e le sale omaggiano il jazz, prendendo il proprio nome da grandi musicisti o dagli strumenti musicali: ecco quindi la Guitar Room, con capacità fino a venti posti, Sax Area e Trumpet Area, entrambe modulabili o utilizzabili come spazio espositi-

vo e l’Auditorium Town Hall, che può accogliere fino a 700 persone, ed è divisibile in 350 posti, sfruttando la prima parte come area espositiva.

Il Ristorante Enoteca Giò Arte e Vini (sede, tra l’altro, dell’Associazione Cuochi Umbri Slow Food e dell’A.I.S. Regionale) che propone piatti della tradizione uniti a un’importante carta dei vini, si presenta come sede originale e dal forte appeal per cene e pranzi riservati alla clientela: nella Jazz Area, la Sala New Orleans forte dei suoi ampi spazi personalizzabili può

accogliere fino a 520 persone, mentre la Wine Area è l’ideale per ospitare proposte alla carta per piccoli meeting riservati. Il servizio di personal assistance è inoltre a disposizione a supporto di ogni tipo di evento congressuale, accompagnandolo dalla programmazione alla sua conclusione. L’offerta business si completa con un grande parcheggio esterno, due hall con spazi appositamente studiati per incontri informali, living bar per aperitivi, coffee break e confortevoli angoli di lavoro e lettura.

dimora storica contemporanea

L’Umbria conserva intatto il fascino della natura, delle arti e delle tradizioni. Gubbio, nel cuore dell’Umbria, rappresenta un candido gioiello incastonato nel verde, le sue architetture sono tra le testimonianze più alte di un Medioevo colto e raf nato e giungono a noi come monumenti senza tempo. In questa cornice vi accoglie il Park Hotel Ai Cappuccini, dimora ideale di un’antica, nuovissima ospitalità, offrendovi spazi esclusivi e servizi eccellenti per convegni e incentives di sicuro successo.

Park Hotel ai Cappuccini

QVia Tifernate

06024 Gubbio (Pg) Tel. 075 9234

info@parkhotelaicappuccini.it www.parkhotelaicappuccini.it

uiete e concentrazione, due ingredienti indispensabili per un congresso. Se poi la meta è Gubbio e la location il Park Hotel ai Cappuccini la quadratura del cerchio è garantita: la struttura si trova infatti in un contesto particolarmente silenzioso e appartato, nonostante la vicinanza al centro storico medievale della celebre località. Tanto gli spazi comuni quanto le 92 camere, di varia tipologia comprese alcune suite e junior suite, sono il frutto di una ristrutturazione sapiente degli antichi ambienti, la cui sobrietà continua a permeare l’atmosfera, in modo elegante e allo stesso tempo accogliente. Le sale a disposizione sono 12, con una capacità da sei a 400 persone: dalla sala Capogrossi, 180 mq, la più esclusiva, che prende il nome dall’artista che ha realizzato gli affreschi, alla suggestiva Sala delle Tavole Eugubine, 110 mq di superficie con un soffitto a volte in mattoni, alle più moderne Sala Europa (modulabile fino a 400

Contatti:

Attilio Bonifazi, Marketing Manager info@parkhotelaicappuccini.it

Apertura: tutto l’anno

posti e dotata di segreteria attrezzata) e Verette (51 mq, fino a 20 posti), cui si aggiungono quattro sale di dimensioni più contenute ideali per sotto-commissioni o riunioni riservate. Per pranzi e cene, l’hotel mette a disposizione varie soluzioni con spazi da 70 a 500 persone, dove la buona tavola diventa un fattore determinante per il successo degli eventi congressuali. La grande piazza che si apre sul fronte sud dell’hotel diventa, nella bella stagione, il luogo ideale per eventi conviviali. A completare il tutto un grande parco con alberi secolari e un oliveto per bellissime passeggiate o attività all’aria aperta.

Centro Convegni Colle del Paradiso

IPiazza San Francesco, 2 06081 Assisi (Pg) Tel. 075 8190135 - 075 812238 accoglienza@sanfrancesco.org www.colledelparadiso.it

l Centro Convegni Colle del Paradiso è una location unica al mondo, situata all’interno del complesso della Basilica di San Francesco in Assisi. Il centro è una struttura polifunzionale e flessibile in grado di ospitare meeting, convegni, corsi di formazione, proiezioni multimediali, conferenze, mostre, cene di gala, servizi catering e molto altro. Posto al di sotto del sagrato e della Piazza della chiesa inferiore, si compone di tre diverse sale polifunzionali tutte dotate di servizi audiovisivi di ultima generazione, che ben si adattano alle esigenze del piccolo meeting e del grande evento, con una capienza fino a 350 posti a platea, per un totale di oltre 1800 mq di superficie. All’esterno il patio, che prende il nome di Giardino del Maestro di San Francesco, offre una splendida vista sulla valle spoletana, perfetta in occasione di eventi e momenti conviviali con disponibilità di servizio catering e tensostruttura cristal. Tutti gli spazi sono completamente accessibili a persone con

Contatti: Luisa Benevieri, Coordinatrice Centro Convegni

Greta Pellicciotta e Anna Maria Nampli, Organizzazione eventi accoglienza@sanfrancesco.org

Apertura: tutto l’anno

disabilità grazie a un ascensore che collega tutte le sale. Completano la proposta del Colle del Paradiso la Sala Stampa (situata sul piano stradale tra la Piazza inferiore e quella superiore), la Sala della Pace e altre due aule polifunzionali - Frate Focu e Sora Acqua - (queste ultime poste all’interno del complesso del Sacro Convento). Colle del Paradiso è - sin dal Medioevo - il nome del poggio su cui sorge il complesso della Basilica francescana.

Avezzano (Aq) – www.dellapianahotel.it

Hotel Della Piana

L’

★★★★

Via Tiburtina Valeria, 112/700 67051 Avezzano (Aq) Tel. 06 99330719 info@dellapianahotel.it www.dellapianahotel.it

Hotel della Piana nasce dalla vocazione all’ospitalità della famiglia Antonelli, da sessant’anni attiva nella ristorazione con il noto Ristorante Napoleone, parte del bellissimo complesso.

Hotel della Piana si sviluppa come hotel green, dotato di 50 camere, innovativo nelle forme e proposte d’ac-

Contatti: Front Office Manager info@dellapianahotel.it

Apertura: tutto l’anno

coglienza: nasce con un concept tutto nuovo nel rispetto dell’ambiente circostante e della privacy degli ospiti ed è adatto a soggiorni d’affari e a vacanze. Situato in una posizione strategica, è dolcemente dominato dal Monte Velino e Salivano e immerso in un grande giardino di mq 2500 arredato da centinaia di piante.

Apertura: da maggio a ottobre Montesilvano

Serena Majestic Hotel Residence

SViale Carlo Maresca, 12 65015 Montesilvano (Ps) Tel. 085 8369700 mice@bluserena.it www.bluserena.it

ito in centro Italia, a solo 200 km da Roma, il Serena Majestic Hotel Residence, rinnovato nel 2024 con un nuovo design, è la location ideale per l’organizzazione di eventi, congressi e meeting di successo. A soli 2 km dal casello autostradale e a pochi km da stazioni ferroviarie e dall’aeroporto di Pescara, il Serena Majestic offre un servizio di alta qualità, grazie a una ricchissima offerta di spazi e servizi personalizzabili, al personale specializzato e dedicato a ciascun evento e a un’esperienza maturata nei diversi meeting, congressi e incentive organizzati ogni anno. La struttura congressuale vanta 2.683 mq di spazi interni da adibire ad aree espositive, che permettono di articolare e personalizzare i vostri Meeting, Incentive, Convention. Offre una grande sala plenaria con luce naturale da 700 posti e 10 sale meeting di varie dimensioni, oltre

Contatti: Ufficio Groups & MICE mice@bluserena.it

ad ampi spazi per le esposizioni, tutti modulabili e flessibili, per rispondere a qualsiasi esigenza di allestimento. Tutte le sale dispongono di aria condizionata, illuminazione graduabile e oscuramento, collegamenti internet Wi-Fi ad alta velocità e sono attrezzabili con ogni tipo di supporto audiovisivo. Completano l’offerta 436 tra Camere e Junior Suites; 2 sale ristorante per un totale di 900 posti.

Pesaro (Pu) – www.auditoriumscavolini.it

Auditorium Scavolini

IViale dei Partigiani, 22 61121 Pesaro (Pu) Tel. 0721 371304

auditoriumscavolini@aspes.it www.auditoriumscavolini.it

n pieno centro cittadino, a pochi passi dal Lungomare e dagli Hotel, l’Auditorium Scavolini è una location polifunzionale dove poter realizzare meeting aziendali, con-

Contatti: auditoriumscavolini@aspes.it

Apertura: tutto l’anno

vegni, spettacoli ed eventi sportivi. Inaugurato nel 2024 dopo una profonda opera di ristrutturazione, la location prende ora il nome di Auditorium Scavolini.

Nel normale assetto con palco sul lato corto, l’Auditorium può ospitare fino a 1400 posti a sedere.

Con palco centrale, la capienza aumenta a 1850 posti a sedere su tribune e parterre. L’Auditorium Scavolini è a Pesaro, in posizione strategica: in pochi minuti, a piedi, puoi raggiungere gli hotel del lungomare, la stazione dei treni e il centro storico della città.

In un raggio di 500 metri, sono disponibili 1150 camere in Hotel 3 stelle superior, 4 e 5 stelle.

Benvenuto!

Benvenuto!

... al servizio del vostro business

... al servizio del vostro business

Hotel Federico II

Via Ancona, 100 60035 Jesi (An) Tel. 0731 211079 info@hotelfederico2.it www.hotelfederico2.it

Contatti: Laura Gianfelici, Responsabile Commerciale commerciale@hotelfederico2.it

Apertura: tutto l’anno

L’Hotel Federico II è immerso in un parco privato di 22.000 mq a soli 8 km dall’aeroporto di Ancona

Falconara e a quindici minuti dal mare. L’hotel è dotato di eliporto, ampio parcheggio con oltre 400 posti auto e un modernissimo centro congressi composto da 10 sale da

10 a 600 posti per una capienza complessiva di 1000 unità. Il recentissimo ristorante “La Rotonda” propone menù legati alla tradizione e rivisitati con fantasia; menù bilanciati e raffinati appositamente studiati per una piacevole pausa. Le camere ampie e modernamente arredate sono dotate di ogni confort quali: aria condizionata, TV satellitare, connessione internet wireless gratuita, frigobar, cassaforte.

Al mattino gli ospiti potranno gustare di un ricco buffet colazioni con specialità fatte in casa ed inoltre un corner dedicato ai prodotti per celiaci. La sera il raffinato American Bar propone aperitivi, cocktail e serate con intrattenimento musicale, una piccola e gustosa ristorazione dalle 8 alle 24, nel periodo estivo anche all’aperto nel nostro giardino.

LAZIO

4L Collection Hotels

Nell’ampio e versatile portfolio del gruppo, emerge il Centro Congressi Symposium all’Eur, presto oggetto di un rinnovamento che ne innalzerà ulteriormente standard e livello di servizi

La Roma dei congressi trova un punto di riferimento in 4L Collection Hotels, il portfolio di strutture alberghiere dislocate in posizioni strategiche nella Capitale e dotate di ambienti ampi e versatili, caratterizzati da tecnologia all’avanguardia e un’assistenza costante all’organizzazione da parte di professionisti qualificati.

Supporto su misura, location funzionali, cura del dettaglio in ogni fase dell’evento e nei suoi differenti aspetti, dal service al catering, caratterizzano le strutture, con particolare risalto per quelle votate al MICE: Hotel American Palace Eur, Hotel Orazio Palace, Hotel degli Aranci, Hotel Cristoforo Colombo.

Proprio l’Hotel Cristoforo Colombo, nel cuore dell’Eur, ospita un asset nevralgico per 4L Collection Hotels: il Centro Congressi Symposium. La struttura, già location primaria per l’offerta convegnistica capitolina, sarà a breve interessata da un profondo restyling a opera dell’architetto Daniela Colli. Gli interventi porteranno a un rinnovo completo del layout delle sale congressi, del foyer e dell’area registrazione e break, che migliorerà ulteriormente comfort ed estetica, oltre che agevolare e ottimizzare le varie fasi di ogni evento, dal flusso dei partecipanti all’accoglienza, dai momenti di coffee-break alla gestione del guardaroba. Tra gli highlight tecnologici del centro congressi spicca anche il grande LED wall nativo di ultima generazione di 9 metri. Il centro congressi Symposium raggiungerà così un nuovo

livello di comfort ma soprattutto un vero salto di qualità in termini di prestazioni e avanguardia tecnologica, rafforzando la sua capacità di fare la differenza nel settore degli eventi di grandi dimensioni, grazie all’ampia capienza dei suoi spazi che possono ospitare fino a 550 posti a sedere.

4L Collection Hotels intende offrire un’esperienza all’altezza delle aspettative internazionali più ambiziose, con un modello che sta riscontrando interesse sia da parte del tessuto imprenditoriale italiano sia dai grandi player esteri. Nelle strutture del gruppo l’ampia disponibilità ricettiva si affianca ai servizi a 360 gradi, dalla ristorazione di qualità alla consulenza concierge, insieme ad un’assistenza 24 ore su 24 e alla profonda conoscenza delle esigenze e richieste del settore medico-scientifico.

HOTEL CRISTOFORO COLOMBO

Brand di appartenenza: 4L Collection Hotels

Numero di camere: 323

Numero max meeting room: 10

Capienza meeting room principale (pax): 550

Superficie meeting room principale (mq): 550

Superficie area espositiva (mq): 550

Aeroporto più vicino: Roma - Fiumicino (25 km)

Indirizzo: Via Cristoforo Colombo, 710 00144 - Roma

Contatti: tel. 06 5921901

hotelcolomboroma@4lcollection.com

HOTEL AMERICAN PALACE EUR

Brand di appartenenza: 4L Collection Hotels

Numero di camere: 196

Numero max meeting room: 2

Capienza meeting room principale (pax): 170

Superficie meeting room principale (mq): 182

Superficie area espositiva (mq): 182

Aeroporto più vicino: Roma - Fiumicino (24 km)

Indirizzo: Via Laurentina, 554 - 00143 - Roma

Contatti: tel. Tel: +39 06 5921901

americanpalace@4lcollection.com

Persona di riferimento: Sara Risina (Sales Mice Manager)

Una storia che evolve. Insieme.

Dal 1933 sviluppiamo e gestiamo asset hospitality tra Roma e Milano. Un gruppo alberghiero italiano con visione internazionale.

Best Western Plus Hotel Universo

AVia Principe Amedeo, 5/B 00185 Roma Tel. 06 476811 mice@lvrh.it www.hoteluniverso.com

250 metri dalla Stazione Termini e dal Teatro dell’Opera, il Best Western Plus Universo offre 197 camere eleganti e confortevoli. Il moderno Centro Congressi, tra i più attrezzati della zona, offre una capacità totale di 600 persone e dispone di 10 sale meeting, tra cui una sala plenaria con capienza fino a 270 persone. Gli spazi sono dotati di moderne tecnologie, LED wall UHD, Wi-Fi gratuito e banda dedicata in

Contatti: Oksana Vasylieva, Sales & MICE Manager mice@lvrh.it

Apertura: tutto l’anno

fibra ottica personalizzabile, rendendoli ideali per convention, conferenze, workshop ed eventi su misura, sia in presenza che digitali. A rendere ogni evento ancora più speciale, l’ottavo piano ospita l’esclusivo VE.RO Rooftop, con vista sulle cupole di Santa Maria Maggiore, e il ristorante Four Season: due location perfette per organizzare pranzi, aperitivi e cene aziendali, capaci di creare l’atmosfera ideale per ogni occasione.

Best Western Premier Hotel Royal Santina

IVia Marsala, 22 00185 Roma Tel. 06 06 448751

Contatti: Arianna Gregori, Meeting & Events Specialist marketing@rgrhotels.it

Apertura: tutto l’anno

www.hotelroyalsantina.com www.linkedin.com/company/bestwesternpremier-hotelroyalsantina/

l Best Western Premier Hotel Royal Santina è un hotel dalla posizione logistica unica, a 100 metri dalla Stazione di Roma Termini, a pochi minuti dalle principali attrazioni turistiche e con un ampio parcheggio adiacente. Dispone di 118 camere dal design moderno e offre servizi plus ai clienti come sistema di cromoterapia in camera, il ristorante & lounge bar “The White”, l’area Fitness e le stazioni di ricarica per auto elettriche. L’hotel dispone di un centro

congressi con 4 sale meeting in grado di ospitare fino ad un totale di 200 partecipanti. Gli spazi eventi consentono diversi set-up e prevedono foyer, desk di segreteria ed un circuito video di digital signage. La sala plenaria, dotata di luce naturale, è l’ideale per conferenze o convention aziendali, dispone delle più moderne attrezzature audio/ video e offre un ledwall di nuova generazione, con qualità dell’immagine in ultra-high definition (UHD).

BV Oly Hotel

NVia Santuario Regina degli Apostoli, 36 00145 Roma Tel. 06 594441 - 338 9382984 mice@bvhotels.it www.bvolyhotel.com

el cuore del quartiere San Paolo – Ostiense/ EUR, a pochi passi da attrazioni come il Colosseo, il Circo Massimo, il centro congressi La Nuvola e il Palalottomatica, sorge il BV Oly Hotel. La struttura, moderna e funzionale, interessata da un intervento di ristrutturazione in corso fino a Marzo 2026, dispone di 98 camere e 5 Junior Suite, progettate per garantire agli ospiti un livello di comfort ancora più elevato. L’hotel si trova a soli 23 km dall’Aeroporto Internazionale di Fiumicino e dalla Nuova Fiera di Roma. Grazie alla sua posizione strategica è facilmente raggiungibile anche tramite un servizio di tra-

Contatti: Gianni Gulli, General Manager gianni.gulli@bvhotels.it

Apertura: tutto l’anno

sferimento dedicato da e per le fermate San Paolo e Marconi della Linea B della metropolitana. Il BV Oly Hotel offre spazi multifunzionali e un Centro Congressi esteso su 1.000 mq, con 6 sale meeting dotate di attrezzature audio-video moderne e connessione Wi-Fi. Completano l’offerta un ampio foyer, desk per registrazioni e segreteria e un elegante lounge bar, ideali per momenti di networking. L’area congressuale include, inoltre, un Auditorium con 210 poltrone dotate di tavolino, cabina di regia e servizio di traduzione simultanea, una cucina attrezzata per corsi ed eventi e un ampio parcheggio esterno gratuito.

Roma V.le Marisa Bellisario, 300

Il nuovo polo congressuale a Roma che coniuga rigore professionale, sostenibilità e benessere.

Roma – www.borgomistica.com

Borgo della Mistica

BViale Marisa Bellisario, 300 00155 Roma Tel. 06 594441 - 338 9382984 eventi@borgomistica.com www.borgomistica.com

orgo della Mistica, un’oasi verde nella città di Roma. Il complesso si trova all’uscita del Grande Raccordo Anulare nella zona Est di Roma, accanto all’Hotel Hampton by Hilton Rome East. Spazi versatili progettati per infrangere i canoni della classica location per eventi, fusione di ospitalità, esperienza e servizi: passeggiando per il parco, oltre all’Hotel che dispone di 148 camere, lo Spazio Eventi e al Ristorante, scoprirete un giardino aromatico, un vigneto, la piscina con il suo pool bar e la vista panoramico sull’Acquedotto Alessandrino. Le quattro sale riunioni pensate per meeting ed eventi sono tutte con luce naturale, dotate delle più moderne attrezzature tecniche

Contatti: Francesca Brocchi, Responsabile Eventi eventi@borgomistica.com

Apertura: tutto l’anno

che garantiscono la perfetta riuscita di qualsiasi tipo di evento in breve tempo. La varietà degli ambienti interni consente di dare forma a progetti di ogni tipo, dai più essenziali ai più ambiziosi, mentre l’ampio sfogo verde esterno diventa una naturale estensione dell’esperienza, ideale per momenti di incontro, installazioni o attività all’aperto. La possibilità di accesso diretto alle sala per allestimenti scenografici, permette la massima libertà creativa e operativa. La combinazione di un ambiente immerso nella natura con infrastrutture congressuali all’avanguardia rende il Borgo della Mistica una location ideale per eventi che ricercano un equilibrio tra professionalità, comfort e natura.

Apertura: tutto l’anno Roma – www.marriott.com

Courtyard by Marriott Rome Central Park

IVia Giuseppe Moscati, 7 00168 Roma Tel. 06 355741 06 35574852 Fax 06 3017932

info@hotelcentralparkroma.com

sales@hotelcentralparkroma.com www.marriott.com

l Courtyard by Marriott Rome Central Park si trova a pochi passi dall’Università del Sacro Cuore e dal Policlinico Gemelli, a soli 10/15 minuti di auto dallo Stadio Olimpico e dalla città del Vaticano. L’hotel è facilmente raggiungibile anche con i mezzi pubblici grazie alla vicina stazione ferroviaria Gemelli. La struttura offre 162 camere con ampi balconi, molte delle quali godono di una vista panoramica sulla città

Contatti: Simona Ferro, Sales and Marketing Director simona.ferro@hotelcentralparkroma.com

Sara Gasbarri, Events Manager sara.gasbarri@hotelcentralparkroma.com

e sulla cupola di San Pietro. Il centro congressi dispone di parcheggio, entrata indipendente e foyer su cui si affacciano 11 sale meeting, modulari e con luce naturale. La capienza massima della sala plenaria è di 300 ospiti. Ogni sala include tecnologia di ultima generazione, due Led Wall di 16 e 12 mq e segnaletica digitale. Il Ristorante Moscati propone specialità mediterranee e piatti della cucina romana a Km. 0.

Ampie terrazze vetrate e climatizzate rappresentano uno spazio poliedrico, utilizzabile tutto l’anno e ideale per organizzare eventi di ogni tipo. Completano la proposta: centro Fitness di 1000 mq, parrucchiere con centro estetico, gift shop, Atm, garage e parcheggio. L’Hotel ha implementato un sistema di purificazione dell’aria in continuum che garantisce la completa sanificazione da virus e batteri.

Il Courtyard è certificato GREEN KEY per il turismo sostenibile.

DoubleTree by Hilton Rome Monti

DPiazza dell’Esquilino, 1 00185 Roma Tel. 06 45774538 romemonti_events@hilton.com www.dtromemonti.com

oubleTree by Hilton Rome Monti vanta una posizione centrale e strategica, che unisce il fascino di Roma alla vicinanza dei principali punti di interesse storici e culturali. L’hotel, completamente ristrutturato, dista 5 minuti a piedi dalla stazione ferroviaria di Roma Termini e si trova a 30 km dall’aeroporto di Fiumicino. L’hotel offre 3 sale meeting modulari, tutte con luce naturale, ideali per piccoli e medi eventi e pensate per garantire la massima flessibilità. La sala più grande rappresenta lo spazio meeting principale ed è in grado di ospitare fino a 50 persone. Un team altamente qualificato vi affiancherà in ogni fase, per

Contatti: Alessia Consiglio - Event Manager romemonti_events@hilton.com

Apertura: tutto l’anno

assicurare il successo dell’evento. Le camere Guest Room, funzionali e luminose, sono caratterizzate da un design contemporaneo ed elegante. Il Mamalia Restaurant propone una cucina stagionale e raffinata. Il Mùn Rooftop, all’8° piano, non è solo la location ideale per cocktail rilassati post-evento, ma anche uno spazio esclusivo privatizzabile per meeting che richiedono un’ambientazione unica. La terrazza panoramica, affacciata sulla maestosa Basilica di Santa Maria Maggiore, offre una vista suggestiva e una cornice di grande impatto, perfetta per incontri aziendali e ricevimenti privati altamente rappresentativi.

Roma – www.hotelcaravel.it

Hotel Caravel

L’Via Cristoforo Colombo, 124/C 00147 Roma

Tel. 06 4457588 info@hotelcaravel.it www.hotelcaravel.it

Hotel Caravel si trova tra il centro storico di Roma e il quartiere congressuale dell’EUR, una posizione comoda sia per soggiorni di lavoro che di piacere. Caratterizzato da un design elegante e un’atmosfera di relax, l’hotel offre ottimi collegamenti con i maggiori punti di interesse della città. Il suo centro congressi offre spazi modulari e accoglienti, illuminati da luce naturale e do-

Contatti: Sergio Sampieri, General Manager s.sampieri@hotelcaravel.it

Apertura: tutto l’anno

tati di tecnologie all’avanguardia. L’hotel dispone di un ristorante & cocktail bar.

Hotel Villa Pamphili

Via della Nocetta, 105 00164 Roma Tel. 331 6249330 www.pamphiliconferencecenter.com

L’Hotel Villa Pamphili Roma sorge in un’area protetta e verdeggiante di Roma: un ambiente riservato e professionale, ideale per congressi e grandi eventi. Il Pamphili Conference Center dispone di sale meeting modulabili, eleganti e multifunzionali, con capienza complessiva in plenaria fino a 430 persone, e spazi progettati per garantire efficienza organizzativa,

Contatti: Carolina Di Pangrazio, Sales Manager carolina.dipangrazio@ariesgroup.it

Apertura: tutto l’anno

comfort e personalizzazione. La qualità dei servizi, la cucina eccellente, l’alta tecnologia e uno staff qualificato contribuiscono al successo degli eventi firmati Villa Pamphili. L’hotel ha vinto per la seconda volta i prestigiosi “Readers’ Choice Awards” di Condé Nast (2025) ed è certificato DCA ESG, a conferma di un percorso strutturato orientato alla sostenibilità.

Precise House Mantegna Roma

PVia Andrea Mantegna, 130 00147 Roma Tel. 06 98952829 events.rome@precisehotels.com www.precisehotels.com

recise House Mantegna Roma è una moderna struttura congressuale situata nell’area EUR-Garbatella, uno dei principali distretti business della Capitale, facilmente raggiungibile dal centro città e dall’aeroporto.

L’hotel dispone di oltre 1.000 mq. di spazi eventi modulabili, progettati per ospitare congressi, conferenze e meeting aziendali di ogni dimensione.

L’ampio auditorium da 400 posti, affiancato da 11 sale riunioni con luce naturale, connessione ad alta velocità

Contatti: Marina Musicco, Events Manager events.rome@precisehotels.com

Cinzia Malgrande, Cluster Senior Sales Manager It. cinzia.malgrande@precisehotels.com

Apertura: tutto l’anno

e tecnologie integrate, consente di gestire sessioni plenarie, workshop e incontri paralleli con la massima efficienza. I foyer dedicati, interni e coperti all’esterno, sono ideali per accrediti, coffee break ed esposizioni. Tutte le aree meeting sono accessibili ai veicoli, rendendo la struttura particolarmente adatta a lanci di prodotto ed eventi automotive.

Una sede funzionale e versatile, pensata per eventi professionali di alto profilo nel cuore di Roma.

Lido di Ostia (Rm) –

Smy Aran Blu

QLungomare Duca degli Abruzzi, 72 00122 Lido di Ostia (Rm) Tel. 06 56340225 info.aranblu@smyhotels.com www.smyhotels.com/en/smy-aran-blu

uesto hotel 4 stelle è situato sul lungomare di Ostia, a due passi dalla piacevole passeggiata all’interno del Porto Turistico. Dispone di 68 camere tutte con balcone, e la maggior parte con splendido affaccio sul mare. Dal Roof solarium dell’hotel è possibile godere di una magnifica vista sul Porto Turistico ed è possibile organizzare aperitivi, pranzi e cene in un scenario davvero unico. L’hotel dispone di un ristorante e un bar vista mare e garage privato. La sala meeting principale, con luce naturale, affaccia direttamente sul mare e dispone di accessi dall’esterno. Può essere allestita fino a 100 persone e dispone delle attrezzature tecniche per organizzare ogni tipo di meeting. Sulla terrazza di Roof sono disponibili altre due salette per 15 persone ciascuna per organizzare incontri di lavoro più piccoli.

Contatti: Massimo Giacalone, Direttore Vendite massimo.giacalone@smyhotels.com

Apertura: tutto l’anno

L’hotel è situato a soli 10 km dall’aeroporto di Fiumicino ed è particolarmente apprezzato perché sono facilmente raggiungibili i maggiori siti di interesse turistico-naturalistici come il sito archeologico di Ostia Antica, La Pineta di Castel Fusano ed il centro storico della Capitale.

The Hive Hotel

IVia Torino, 6 - 00184 Roma Tel. 06 40412000 info@thehiverome.com www.blueglobehotels.com/it/the-hive/index

l The Hive, aperto nel 2018, è nel centro di Roma,a pochi metri dalla stazione Termini. Oltre a 189 camere, Spazio Wellness, una Palestra, 1.800 mt di Rooftop (open space) e sale interne dedicate alla Ristorazione, offre un Business Center dotato di 9 grandi spazi adatti a qualsiasi

Contatti: Claudio Garbo, Direttore gm@thehiverome.com

Valentina Santucci sales@thehiverome.com marketing@thehiverome.com

Apertura: tutto l’anno

evento, con capienza dai 20 ad oltre i 200 posti, concepito per essere efficiente, modulare, elegante. La Sala Adalberto Libera, che può ospitare più di 200 persone, ha un’altezza di 9 metri il che la rende unica per eventi di straordinaria portata ed esigenza.

Roma – www. auditoriumantonianum.it

Auditorium Antonianum

L’Viale Manzoni, 1

00165 Roma

Tel. 06 45582593

Fax 06 45582593

info@auditoriumantonianum.it www.auditoriumantonianum.it

Auditorium Antonianum è un Centro Congressi situato nel prestigioso quartiere San Giovanni a Roma. Venue di alto profilo, a pochi minuti dalla stazione Termini offre una soluzione logistica ideale per tutti gli eventi. La sala Auditorium con i suoi 572 posti, coniuga perfettamente l’architettura storica con sistemi audiovisivi e di streaming all’avanguardia, garantendo performance ottimali dai congressi medico-scientifici alle convention aziendali.

Oltre 500 mq di spazi comuni modulabili, altre 4 sale meeting con capacità fino a 100 persone, per sessioni parallele o workshop, ampi foyer per esposizioni, stand sponsor

Contatti: segreteria@auditoriumantonianum.it francesca@auditoriumantonianum.it

Apertura: tutto l’anno

e momenti di networking. La struttura si distingue per un approccio full-service che va oltre la semplice location. Il team interno, offre un supporto completo: dalla progettazione tecnica alla gestione operativa dell’evento, includendo service audio-video professionale, personale di sala qualificato e possibilità di allestimenti personalizzati. Fra’ Gusto, il servizio di ristorazione interno, rappresenta un punto di forza distintivo.

La cucina, rigorosamente espressa e stagionale, garantisce standard qualitativi elevati con menù personalizzabili secondo specifiche esigenze.

Hotel Ristoranti Eventi

La famiglia Zaccardi vanta un’esperienza nell’ospitalità dal 1971 unendo passione, tradizione ed innovazione nel mondo dell’hotellerie e della ristorazione. Competenza ed entusiasmo, professionalità e serietà ne hanno fatto negli anni un punto di riferimento nell’accoglienza a Roma.

Tradizione ed innovazione

Hotel 4 stelle

41 Camere e Suite

Posizione strategica

Ideale per meeting e clientela business

Ristorante e cocktail bar interno

Parcheggio privato

Email: info@zaccardihotels.it - www.villazaccardi.it

Ristorante - Fish bar - Cocktail bar

Location moderna con Sala per eventi

200 posti interni e 45 esterni

Eventi e Cene aziendali Terrazza

Email: giano@zaccardihotels.it - www.gianobistrot.com

RISTORANTE & EVENTI

Casale del '700 nel cuore di Roma

Ristorante - Location per eventi

5 Sale interne fino a 900 posti

Spazi esterni fino a 1000 posti

Eventi - Cene di Gala - Team building

info@ristorantelacarovana.it - www.ristorantelacarovana.it

Guest House

9 Camere e Suite

Terrazzo con vista su Roma

Ideale per viaggi e clientela business

Email: info@zaccardihotels.it - www.roofgardenzaccardi.it

Museo Ninfeo

Apertura: tutto l’anno Roma – www.museoninfeo.it

IPiazza Vittorio Emanuele II, 78

00185 Roma

Tel. 06 48294495 museoninfeo@enpam.it www.museoninfeo.it

l Museo Ninfeo offre un’area meeting composta da cinque sale, tutte fornite di moderne tecnologie, attrezzature audiovisive e informatiche, per una capienza complessiva di 150 persone. La sala conferenze principale è impreziosita da un grande affresco a fondo rosso databile tra il 30 e il 50 d.c. e da una scala di marmo arrivata ai nostri giorni praticamente intatta, visibile attraverso pavimentazione in vetro. Il banco oratori ospita 4/5 postazioni, 3 monitor incassati sul piano d’appoggio e un podio azionabile tramite telecomando a circuito elettrico. Le poltrone della sala sono removibili così da poter disporre di circa 150 mq e consentire l’organizza-

Contatti: Federica Lattanzi, Responsabile Eventi museoninfeo@enpam.it

zione di ricevimenti per ogni tipo di evento: incontri di lavoro, aperitivi, lunch buffet, cene aziendali, convegni, seminari, corsi di formazione, workshop. Completa il tutto un’area di circa 25 mq dotata di banconi e armadi attrezzati per il servizio catering. La sala corsi accoglie 40 posti. Banco oratori con 3 postazioni e 2 monitor alloggiati sul piano d’appoggio. Ciascuna delle ulteriori 3 sale meeting invece prevede un tavolo riunioni di 8 posti. Grazie a pareti removibili, queste 3 sale si possono trasformare in un unico spazio con tavolo riunioni per 24 persone.

Roma Meeting Center

LLargo dello Scautismo, 1 00162 Roma

Tel. 06 44231355 - Fax 06 44771144

info@romameetingcenter.com www.romameetingcenter.it

e sale del Roma Meeting Center sono situate all’interno di un vecchio convento storico, vicino al centro della città. Hanno una capienza massima di 300 persone e sono attrezzate con sistema audio e video all’avanguardia (video/teleconferenza, cabina regia, TV a circuito chiuso, amplificazione e registrazione audio/video, diretta streaming, ecc) indispensabili a ospitare ogni genere di incontro: di lavoro, congressi, work shop, corsi ed eventi d’ogni genere. Per qualunque tipo di evento il Meeting Center mette a disposizione personale preparato e qualificato, in grado di organizzare e gestire con cordialità il ricevimento e l’accoglienza degli ospiti e garantire la perfetta riuscita dell’avvenimento. Il nostro staff con esperienza e flessibilità è in grado di offrire accoglienze personalizzate: welcome coffee, coffee break, aperitivi, pranzi, cene e quick lunch sono solo alcuni esempi di

Contatti: Massimo Galimi, Direttore direttore@romascoutcenter.it

Apertura: tutto l’anno

soluzione. Sono presenti 5 tipologie di sale da 20 a 300 persone. Il wi-fi è free nella struttura. Tutte le sale sono dotate di aria condizionata e riscaldamento. La Cambusa è il ristorante interno che permette di preparare ottimi servizi di ristorazione per i nostri ospiti. Abbiamo stanze private per chi vuole soggiornare e un parcheggio interno riservato a 20 vetture. Siamo in prossimità della fermata Metropolitana Bologna e della Stazione Tiburtina.

Roma Convention Center La Nuvola

IViale Asia, 25 00144 Roma commerciale.eventi@romaeur.it www.eurspa.it

l centro congressi di Roma “La Nuvola”, di proprietà e gestito da EUR SpA, si trova nel quartiere EUR, il principale distretto business di Roma, noto per i suoi edifici iconici, l’ampia gamma di servizi

Contatti: Francesca Maralli, Sales and Marketing Manager f.maralli@romaeur.it

Apertura: tutto l’anno

e le vaste aree verdi. L’edificio, tra i più scenografici dell’intera città, si sviluppa su tre livelli, su una superficie di quasi 26.000 metri quadrati con una capienza massima di 8.000 posti:

■ Il Livello Sale Congressuali: 9.000 mq di spazio modulabile: - fino a 30 sale meeting da 40 a 3.000 Pax; - una “Plenaria” di 5.000 persone. - sale regia, VIP area, sala stampa, guardaroba e uffici.

■ Il Livello “Forum”: 7.300 mq di spazio polivalente dove la Nuvola è sospesa. Area espositiva, gala dinner, presentazione prodotti...

■ Il Livello “Auditorium”: 1.800 posti (1.200 in platea e 600 nella galleria) con n. 3 foyer esterni ed è contenuto in 14.000 mq di telo in fibra di vetro.

Roma Convention Center Palazzo dei Congressi

IViale della Pittura, 50 00144 Roma commerciale.eventi@romaeur.it www.eurspa.it

l marmo bianco e l’eleganza senza tempo del Palazzo dei Congressi, di proprietà e gestito da EUR SpA, conferiscono solennità e ufficialità ad eventi che prevedano premiazioni, celebrazioni, anniversari ed encomi. Gli ampi spazi consentono di realizzare allestimenti e costruire strutture in massima libertà, rendendo agevole l’organizzazione di convegni, congressi, fiere, eventi di natura artistica, musicale, mostre o esibizioni. Questi gli spazi principali del Palazzo:

■ Salone della Cultura: 1.450 mq adattabili ad area espositiva, cene di gala, convention, ecc.;

Contatti: Francesca Maralli, Sales and Marketing Manager f.maralli@romaeur.it

Apertura: tutto l’anno

■ Auditorium Capitalis: 800 posti (Theatre Style) totalmente equipaggiato;

■ Foyer Kennedy e Foyer Arte: di 800 mq ciascuno; sono adiacenti alle sale principali e possono servire da aree registrazione, area espositiva ed eleganti cene di gala;

■ Primo Piano: superficie di 2.500 mq suddivisibile fino a 24 sale meeting grazie a pareti modulari;

■ Terrazza: spettacolare spazio di 2.500 mq in totale, con vista sull’Eur e Roma, utilizzabili per cene di Gala, cocktail e eventi corporate.

Salone delle Colonne

Apertura: tutto l’anno Roma – www.salonedellecolonne.it

IPiazza Guglielmo Marconi, 26/C

00144 Roma

Tel. 06 54221107

info@salonedellecolonne.it www.salonedellecolonne.it

l Salone delle Colonne, la nuova location nel cuore dell’EUR, è la sala immersiva più grande d’Italia e una struttura di grande eleganza e versatilità. Con i suoi ampi spazi, rappresenta la scelta ideale per ospitare una vasta gamma di eventi: Meeting, Cene di Gala, Eventi Immersivi, Eventi Privati, Mostre ed Esposizioni con i suoi 800 mq complessivi.

Contatti: Responsabile Congressi info@salonedellecolonne.it

Uno spazio che fonde perfettamente il mondo digitale e fisico attraverso l’integrazione di diverse tecnologie, una combinazione perfetta di elementi audio-visivi e olfattivi, finalizzati a creare un’atmosfera realistica e di grande impatto emotivo, fornendo agli utenti un’esperienza totalizzante, che li rimuove dai vincoli del mondo fisico.

Spazio Novecento

SPiazza Guglielmo Marconi, 26/B

00144 Roma Tel. 06 54221107

info@spazionovecento.it www.spazionovecento.it

pazio Novecento: Meeting - Congressi - Cene di Gala - Mostre e Fiere - Eventi Privati. Un ambiente di grande fascino con una prerogativa indiscutibile; la versatilità. Uno spazio suggestivo e multifunzionale in grado di accogliere i vostri eventi e renderli indimenticabili. L’ambiente estremamente versatile, la bellezza marmorea dei nostri interni, la scrupolosa attenzione al particolare,

Contatti: Responsabile Congressi info@spazionovecento.it

Apertura: tutto l’anno

le tecnologie di ultima generazione delle nostre attrezzature, garantiscono il successo della vostra idea di evento. Una scenografica Terrazza rende la location adatta ad accogliere eventi 12 mesi l’anno. Scegliere Spazio Novecento significa affidarsi ad uno staff vincente, operativo e attento alla cura del progetto. Situato all’interno del palazzo dell’Arte Antica e nel cuore dell’EUR, quartiere tra i più moderni a due passi dal centro di Roma e ben collegato al GRA e all’aeroporto di Fiumicino.

CAMPANIA

Art Hotel San Francesco al Monte

L’Corso Vittorio Emanuele, 328 80135 Napoli Tel. 081 4239111 info@sanfrancescoalmonte.it www.sanfrancescoalmonte.it

Art Hotel San Francesco al Monte è un ex monastero affacciato sull’incredibile panorama del golfo di Napoli. Posto tra le antiche residenze dei monaci e la spettacolare città sottostante, l’Art Hotel San Francesco al Monte promette un indimenticabile soggiorno e la scoperta di Napoli da una nuova prospettiva. Le sale riunioni conservano intatto il fascino degli antichi ambienti da cui sono state ricavate. L’Art Hotel San Francesco al Monte offre 3 sale congressi completamente

Contatti: Marianna Sarno, Direttore Commerciale m.sarno@sanfrancescoalmonte.it

Apertura: tutto l’anno

attrezzate con podio, pedana, connessione internet, impianto audio e video, proiettori, schermi e lavagne a fogli mobili. Le sale possono accogliere un massimo di 180 persone e sono state studiate nei minimi dettagli per soddisfare le esigenze di ogni riunione o conferenza. Indipendentemente dalla sala prescelta, ogni evento potrà essere accompagnato dall’incanto del panorama, piuttosto che degli antichi affreschi e comunque sempre dal fascino dell’architettura cinquecentesca.

LA TUA CENA DI GALA A NAPOLI

Rendi unico il tuo meeting di lavoro a Napoli con una cena di gala esclusiva presso Villa Vittoria Posillipo. Un’ampia scelta gastronomica e di sapori a tua disposizione: cucina gourmet, napoletana, mediterranea, vegana e vegetariana. Goditi una serata sull’esclusiva e affascinante collina di Posillipo, dalla quale ammirare suggestivi panorami che tolgono il fiato per il loro incanto. Ospitalità, ottimo cibo e totale intimità, fanno di Villa Vittoria Posillipo la location ideale per le tue cene di gala a Napoli, e non solo...

Meeting | Incentive | Team Building | Exhibition

250 posti a sedere per cene di gala aziendali. Possibilità di personalizzare l’evento con allestimenti su misura per rappresentare al meglio l’immagine aziendale.

Spazi meeting eleganti e funzionali con disponibilità per 140 ospiti, ideali anche per attività di team building, presentazioni e speech.

A pochissimi km dal lungomare, 15 minuti in auto.

Grand Hotel Vanvitelli

IViale Carlo III 81020 Caserta Tel. 0823 217111 reservation@grandhotelvanvitelli.it www.grandhotelvanvitelli.it

l Grand Hotel Vanvitelli sorge alla porte della bella città di Caserta famosa per la celebre Reggia Borbonica, ma anche per altri beni patrimonio dell’umanità, a soli 16 Km dall’Aeroporto Internazionale Capodichino di Napoli e a 25 km dal centro di Napoli. 240 camere tra Standard, Superior, Junior Suite, Suite. 16 Sale Meeting con Sala plenaria di 500 posti e capacità massima del

Contatti: Martina Librace, Ufficio Meeting sales@grandhotelvanvitelli.it

Apertura: tutto l’anno

centro congressuale di 1.700 posti oltre 1.000 mq di aree espositive. 5 Sale Ristoranti per Eventi, Ricevimenti e Serate di Gala. 1 Ristorante à la carte aperto anche al pubblico. Piscine scoperte allestite con solarium in ampio giardino fiorito. 300 posti auto scoperti e 250 in rimessa. Spazio per Bus Gran turismo. WI-FI gratuito in tutta la struttura.

Pompei

HABITA79 Pompeii

L’Via Roma, 10

80045 Pompei (Na)

Tel. 081 5959625 info@habita79.it www.habita79.it

HABITA79 Pompeii a Tribute Portfolio Hotel si trova in un elegante palazzo storico risalente ai primi del ‘900, circondato da splendidi giardini e con un moderno rooftop che offre una vista panoramica sul Vesuvio. Dopo una accurata ristrutturazione, l’hotel si presenta come un raffinato life style hotel, che fonde in modo armonioso il design contemporaneo con ispirazioni provenienti dalle antiche domus pompeiane. Con 79 camere, l’hotel offre anche 5 meeting room versatili, tutte illuminate da luce naturale e dotate delle migliori tecnologie audio/ video. Per la ristorazione, gli ospiti possono scegliere tra “Il Circolo”, che propone piatti tipici della tradizione campana, il lounge bar “The Roof”, che offre specialità locali accompagnate da cocktail esclusivi e bollicine na-

Contatti: Ramona De Rosa sales@habita79.it

Apertura: tutto l’anno

zionali e internazionali. L’hotel è anche all’avanguardia nell’adozione di soluzioni tecnologiche a basso impatto ambientale, rappresentando un esempio di eccellenza nel campo della green technology a livello europeo.

Battipaglia (Sa) – www.commerciohotel.it

Hotel Commercio

L’Via Variante, SS 18 Tirrena Inferiore, 54 84091 Battipaglia (Sa) Tel. 081 3602111 info@commerciohotel.it www.commerciohotel.it

Hotel Commercio a pochi passi dallo svincolo autostradale A2 di Battipaglia. Moderno e confortevole, perfetta location per il viaggio d’affari, per meeting e convegni e per una meravigliosa vacanza grazie alla strategica posizione tra la Costiera Amalfitana e quella Cilentana e a pochi passi dai Templi di Paestum. La raffinata cucina del Ristorante Le Radici, aperto a pranzo e a cena, con piatti tipici della tradizione sia di carne che di pesce, brace a vista e cantina dei vini. La specialità dei dessert e dei gelati preparati quotidianamente dalla pasticceria interna. L’albergo dispone di 51camere finemente rinnovate ed arredate tra standard, executive e relax suite. Tutte le camere sono dotate di High Speed Wi-Fi, Tv 43 pollici con 12 canali satellitari e sky. Un equipaggiato Fitness Centre, Cinque Foglie Ristorante gourmet con menu degustazione e Linfa Lounge con cocktail e mixology, completano l’offerta. Ambienti lineari che consentono di organizzare gli spazi in

Contatti: Letizia Cioffi, Hotel Manager info@commerciohotel.it

Apertura: tutto l’anno

assoluta flessibilità. Dalla riunione, all’esposizione al banchetto. Il tutto accompagnato da una cucina unica, ispirata alla tradizione locale, per poter accompagnare le pause, dal coffee-break con prodotti di pasticceria freschi e home made, alle pause pranzo con menu studiati e costruiti in base alle esigenz. Un equipaggiato Fitness Centre, Cinque Foglie Ristorante gourmet con menu degustazione e Linfa Lounge con cocktail e mixology, completano l’offerta.

Napoli – www.ramadanaples.it

Ramada by Wyndham Naples

IVia Galileo Ferraris, 40 80142 Napoli Tel. 081 3602111 info@ramadanaples.com www.ramadanaples.it

I Ramada by Wyndham Naples, posizionato nel cuore pulsante della città a soli 200 metri dalla stazione ferroviaria e metropolitana di Napoli Centrale, a 5 km dall’aeroporto di Capodichino e a 1,5 km dal porto turistico, rappresenta l’opzione ideale a Napoli per chi opera nel settore MICE. L’offerta congressuale, forte di 13 sale meeting distribuite su una superficie di 2.500mq, è in grado di incontrare

Contatti: Teresa Ruffino, Event Manager meetings@ramadanaples.com

Apertura: tutto l’anno

le esigenze di qualsivoglia evento; dalla piccola riunione aziendale al grande congresso internazionale. In particolare la Congress Hall dispone di 720 mq modulari e senza colonne capaci di accogliere fino a 850 partecipanti. A supporto una tensostruttura di 650 mq ideale location per i servizi di catering che possono contare su una qualificata cucina interna e un ampio garage con 400 posti auto.

Castellammare di Stabia (Na) –

Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast

SS.S. Sorrentina 145 - Km. 12,400 80053 Castellammare di Stabia (Na) Tel. 081 3946700 info@towershotelsorrento.com www.towershotelsorrento.com

ituato a pochi Km dall’ uscita autostradale di Castellammare di Stabia, sul tratto di costa che conduce in Penisola Sorrentina, il Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast è considerato uno degli Hotel più rinomati, sul territorio campano. Grazie alla sua posizione strategica, al centro del Golfo di Napoli, poco distante da Sorrento, Pompei, Napoli e la Costiera Amalfitana, l’Hotel si contraddistingue per la sua forte vocazione per convegni e congressi medici. Nato dal recupero di un vecchio ce-

Contatti: Antonino Russo, Hotel Manager a.russo@sorrentocoasthotel.com

Adelaide Tornese, Groups & Events Manager info@towershotelsorrento.com

Apertura: tutto l’anno

mentifico, dismesso alla fine degli anni 70, caratterizzato da un design moderno e minimalista, l’Hotel dispone di 150 camere con vista impareggiabile sul mare e sul Vesuvio, parcheggio privato con oltre 200 posti auto e 6 posti bus, ristorante con vista mare, piscina, spiaggia privata e molo d’attracco privato. Cinque sale meeting, da 10 fino a 250 posti, ed il Convivio Ricevimenti, location esclusiva per cene di gala, lanci di prodotto ed altre tipologie di eventi, ne completano l’offerta.

Agorà Morelli

RVia Domenico Morelli, 61/A

80121 Napoli

Tel. 334 8030905 - 347 0732927 info@agoramorelli.it www.agoramorelli.it

icavata dalla preziosa opera di conservazione di un originaria grotta borbonica, la Grotta del Chiatamone, e grazie a un progetto architettonico che ha inteso coniugare ed esaltare il contrasto tra antico e moderno, l’Agorà Morelli dispone di tutti i principali e più moderni servizi congressuali ed espositivi. La struttura organizzativa è in grado di operare con soluzioni “chiavi in mano” e far fronte ad esigenze tecniche e di allestimento più diverse. A impreziosire l’Agorà la presenza di un percorso

Contatti: Annalisa Vernetti, Responsabile Marketing e Comunicazione annalisa.vernetti@agoramorelli.it

Apertura: tutto l’anno

pedonale, il “Tunnel Borbonico” scavato a metà del secolo XIX, utilizzato dai Borbone per scopi militari, mette in rapido collegamento Palazzo Reale con il porto.

Un percorso nuovo ed emozionante che attraversa l’acquedotto del ‘600, il tunnel militare ottocentesco e i ricoveri della seconda guerra mondiale, dove sono state ritrovate auto e moto d’epoca. Un plus importante per regalare anche ai vostri ospiti un momento ludico culturale ed esperienziale.

Centro Congressi della Stazione Marittima di Napoli

IMolo Angioino Stazione Marittima

80133 Napoli

Tel. 338 4246449

direzione@centrocongressinapoli.eu www.centrocongressinapoli.eu

l Centro Congressi della Stazione Marittima di Napoli, con i suoi 3300 mq di superficie complessiva, con le sue 18 sale polifunzionali e con la sua sala plenaria da 600 posti è il centro congressi più grande del centro di Napoli. I suoi ampi spazi, tutti modulabili e trasformabili, possono ospitare eventi di grandi dimensioni come congressi, sfilate, fiere ed eventi di medie e piccole dimensioni come meeting, presentazioni di prodotto, eventi formativi. L’elevata professionalità dei servizi tecnici e allestitivi a supporto in grado di creare ad hoc scenografie sempre diverse, la grande eccellenza dei prodotti enoga-

Contatti:

Vincenzo Cocozza, Congress Manager direzione@centrocongressinapoli.eu

Ernesto Quintiliani, Marketing Manager direzione@centrocongressinapoli.eu

Apertura: tutto l’anno

stronomici utilizzati nei servizi di ristorazione, la grande efficienza di team di gestione congressuale, renderanno ogni evento unico e memorabile. La sua posizione strategica, inoltre, adiacente al Porto e agli imbarchi per le isole, come la vicinanza alle strutture ricettive del lungo mare permette una gestione ottimale dell’accomodation degli ospiti. Realizzare eventi al Centro Congressi permette, inoltre, di Vivere Napoli a pieno: la sua storia, la sua cultura, le sue bellezze paesaggistiche e monumentali lasceranno agli ospiti il ricordo di una e vera e propria esperienza sinestetica.

Torre Annunziata (Na) – https://congressi.nexuspompeii.it/

NEXUS Pompeii

AVia Castriota, 43

80058 Torre Annunziata (Na)

Tel. 081 19716860 - 348 8079683

segreteria@nexuspompeii.it https://congressi.nexuspompeii.it/

pochi passi dagli Scavi di Pompei, il Nexus Pompeii si afferma come una struttura congressuale moderna, flessibile e tecnologicamente avanzata, pensata per ospitare eventi medico-scientifici, incontri ECM, simposi e convention aziendali. La struttura dispone di 5 sale da 106 posti, una sala VIP da 47 e un auditorium da 364 posti con palco e tribuna retrattile, che consente di trasformare lo spazio in pochi minuti per cene di gala o eventi personalizzati. Tutte le sale sono dotate di impianti integrati audio e video di ultima generazione e sono collegabili in real time per consentire la trasmissione degli eventi, fino a coprire una capienza complessiva di 941 posti. Elemento distintivo del Nexus è il suo service tecnico interno, con oltre vent’anni di esperienza

Contatti: Antonio Mirone, General Manager antonio.mirone@nexuspompeii.it

Apertura: tutto l’anno

nella gestione di eventi complessi: dalla regia audio-video, alla personalizzazione della scenografia, fino al supporto per il coordinamento dei flussi congressuali. Il

Nexus offre anche spazi per desk sponsor, stand espositivi e corner aziendali, perfettamente integrabili nel percorso congressuale. Completano l’offerta il vicino hotel Moxy Pompei con 135 camere, una fontana danzante scenografica, personalizzabile per eventi serali o attività di branding, ampi parcheggi gratuiti e collegamenti rapidi con aeroporti, autostrade e ferrovie. Il Nexus Pompeii rappresenta una soluzione concreta e innovativa per gli eventi del mondo sanitario e farmaceutico, dove tecnologia, logistica e servizi integrati si incontrano in un contesto dal forte valore simbolico e culturale.

PUGLIA

Basiliani

IVia Renis, 11 73028 Otranto (Le) Tel. 0836 802920 eventi@cdshotels.it www.cdshotels.it

l Basiliani è un hotel situato nel cuore del Salento, mette a disposizione della propria clientela 128 camere finemente arredate e dotate dei migliori comfort. Dispone di un importante Centro Congressi composto da 7 diverse sale meeting e rappresenta la cornice ideale per convegni, meeting, seminari, conferenze, esposizioni, cerimonie. Gli ampi spazi interni ed esterni alle sale, i servizi dell’elegante hotel, consentono una ideale e armoniosa continuità delle attività previste per i partecipanti, comple-

Contatti:

Valentina De Nuzzo, Mice Sales Executive v.denuzzo@cdshotels.it

Cesira Spennato, Sales Account c.spennato@cdshotels.it

Laura Martina, MICE Sales Account l.martina@cdshotels.it

Apertura: tutto l’anno

tando e rendendo indimenticabile qualsiasi tipo di evento. Il ristorante “Gli Ulivi” offre sala interna climatizzata con bar e terrazza vista piscina tra ulivi secolari. Serve colazione a buffet dolce e salata, pranzo e cena con servizio al tavolo e menu pugliesi, nazionali e internazionali. La struttura sorge su un piano interrato, illuminato da luce naturale e con accesso diretto dall’esterno. Inoltre vanta le caratteristiche tecnologiche più moderne e funzionali, facilmente adattabili a qualsiasi di evento.

Conversano (Ba) – www.hoteldaragona.it

D’Aragona Lifestyle Hotel

I★★★★

Via San Donato, 5 70014 Conversano (Ba) Tel. 080 4952344 mice@hoteldaragona.it www.hoteldaragona.it

l D’Aragona Lifestyle Hotel, storico 4 stelle situato alle porte della Valle d’Itria, dispone di 71 camere che si dividono in Comfort, Deluxe e Superior. La struttura dispone di 4 sale che possono ospitare dalle poche decine

Contatti: Tony Bianco, Hotel Manager direzione@hoteldaragona.it

Apertura: tutto l’anno

alle 600 persone. Il Ristorante VerdeOlio, un american bar, ampi giardini e 2 parcheggi privati completano l’offerta del D’Aragona Lifestyle Hotel. Nel 2018 è stato sottoposto ad un importante program-

ma di restyling, gli ospiti saranno accolti in una struttura rinnovata in tutti gli ambienti. Il D’Aragona Congress Center rappresenta la sede ideale per meeting, eventi, seminari, workshop, congressi, esposizioni e attività di team building nel cuore della Puglia. La vicinanza a cen-

tri di interesse regionali importanti come Bari, Polignano a Mare, Monopoli, Alberobello, Locorotondo, Cisternino, Putignano, e l’ampiezza e varietà dei suoi ampi spazi, lo rendono la location perfetta per organizzare eventi business di ogni tipo.

Gallipoli (Le) – www.grandhotelcostabrada.it

Grand Hotel Costa Brada

ILit. Km 3 Gallipoli - S. Maria di Leuca 73014 Gallipoli (Le) Tel. 0833 202551 info@grandhotelcostabrada.it direzione@grandhotelcostabrada.it www.grandhotelcostabrada.it

l Grand Hotel Costa Brada, struttura salentina sul litorale di Gallipoli, affacciato sul mare Jonio, si presenta alla meeting industry con un volto nuovo e la possibilità di vivere l’esperienza congressuale nella maniera più completa possibile. L’hotel infatti dall’anno scorso è aperto tutto l’anno. Numerosi e importanti sono stati gli

Contatti: Anio Iannuzziello, Direttore direzione@grandhotelcostabrada.it

Apertura: tutto l’anno

interventi di ristrutturazione che hanno interessato diversi ambienti e servizi, dalla hall al nuovo bar, dal ricevimento alle tre spiagge, dalla spa - cui è stato anche aggiunto un ingresso separato in linea con i codici deontologici - alle camere deluxe, suite e junior suite. E non poteva mancare, nel progetto di rinnovamento, il centro congres-

si, ristrutturato nel 2023 e dotato di avanzata tecnologia per audio e video e connessione Wi-fi e spazi ideali per gli eventi medico-scientifici. Il centro congressi consente di ospitare dalle dieci alle 180 persone. La sala plenaria polifunzionale ha una capienza fino a 180 delegati e può contare, tra le varie dotazioni, anche su un podio con microfono e un tavolo relatori fino a sei postazioni. Accanto si trova la sala meeting, collegata con la plenaria da un’entrata interna e dotata al tempo stesso di un’altra entrata indipendente, con la capacità di accomodare fino a cinquanta persone a platea. Inoltre, all’insegna della flessibilità entrambe le sale sono dotate

di sedie amovibili. Il Grand Hotel Costa Brada continua poi a investire per innovarsi e continuare a migliorare i propri servizi. Sono state completamente ristrutturate le tre sale ristorante interne, come anche il ristorante esterno e il pool bar situato all’esterno e vista mare. Tra i punti di forza della struttura risiede anche la sua posizione. L’hotel si trova a soli ottocento metri dall’uscita della SS 274 a scorrimento veloce, ma al tempo stesso dista poco più di tre chilometri dal centro di Gallipoli. L’aeroporto di Brindisi è a circa ottanta chilometri e sono disponibili servizi di transfer, come anche un ampio parcheggio per auto e pullman.

Alberobello (Ba) – www.lachiusadichietri.com

Grand Hotel La Chiusa di Chietri

AS.S. 172 dei Trulli Km. 29,800 70011 Alberobello (Ba) Tel. 080 4325481 info@lachiusadichietri.it www.lachiusadichietri.com

lle porte di Alberobello, Capitale dei Trulli – Patrimonio dell’ Umanità, immerso nel meraviglioso scenario delle dune collinari, dove ulivi secolari, mandorli e ciliegi si confrontano con i boschi di lecci tipici della Valle d’Itria, il Grand Hotel La Chiusa di Chietri è costituito da 150 unità abitative, di cui 12 Trulli finemente arredati secondo l’antica tradizione contadina, 8 splendide Suite e 130

Contatti: Piero Monarda, Meeting Manager congressi@lachiusadichietri.it

Apertura: tutto l’anno

stanze dotate di ogni confort e raffinatezza, per rendere unico e indimenticabile il tuo evento. Inoltre il Grand Hotel La Chiusa di Chietri dispone del più grande centro congressi del sud-est barese con 16 sale meeting modulabili adatte ad ospitare diverse tipologie di eventi: appuntamenti aziendali, seminari, riunioni, corsi di formazione, workshop e convention. Le nostre sale congressi, grazie alla flessibilità dei suoi spazi e alla professionalità del suo staff, possono accogliere fino a 1000 persone, mettendo a disposizione tecnologie ed attrezzature all’avanguardia per il giusto supporto e rendere ogni evento unico. L’unicità della location è garantita anche dall’elevata raffinatezza del nostro ristorante Nobis, all’interno del quale, nel rispetto della migliore tradizione mediterranea, tra memoria e scoperta, è possibile gustare tutte le prelibatezze culinarie della Valle d’Itria in un unico percorso di sapori.

Marina di Ugento (Le) – www.masseriafontanelle.it

Masseria Fontanelle

PLocalità Fontanelle

73059 Marina di Ugento (Le) Tel. 0833 933717 info@masseriafontanelle.it www.masseriafontanelle.it

er un evento indimenticabile, non basta una bella location. Se si vuole davvero colpire i propri ospiti, è necessario trovare un luogo con un’anima. Masseria Fontanelle è il mix perfetto di storia, comfort ed eleganza, capace di offrire un’esperienza da custodire tra i ricordi più preziosi. La struttura è un antico convento del 1600 che oggi conosce una nuova vita, grazie a un restauro rispettoso e curato. Il luogo, dotato di una suggestiva spa ricavata in una grotta naturale, trasmette pace e serenità al primo sguardo, ma è anche un paradiso per chi ama la vita attiva: il campo da padel, la palestra all’aperto

Contatti: Stella Ricapito, Mice & Events Manager mice@masseriafontanelle.it

Apertura: da maggio a ottobre

e l’offerta di lezioni di yoga, tour ed escursioni rendono Masseria Fontanelle la meta ideale per uno sport retreat dedicato allo yoga o per una padel experience. Gli eventi aziendali potranno utilizzare la library room con una capacità di 40 persone sedute, e/o le sale meeting della vicina sister property, Vivosa Apulia Resort. Per cerimonie più emozionanti, la pineta offre un’atmosfera magica; chi invece vuole sfruttare la splendida cornice del mare, potrà utilizzare la tensostruttura con capacità di 75 persone, e dare vita a un affascinante evento vista mare. Ti aspettiamo per trasformare in realtà l’evento dei tuoi sogni.

Lecce – www.grandhoteltiziano.it

Grand Hotel Tiziano e dei Congressi

UViale Porto d’Europa, 5 73100 Lecce Tel. 0832 272111 info@grandhoteltiziano.it www.grandhoteltiziano.it

n centro congressi da tredici sale, una capacità fino a 1000 delegati e la posizione strategica sia per le vie d’accesso che per il centro storico della città confermano la vocazione del 4 stelle salentino a ospitare convegni ed eventi. L’agevole posizione e l’ampia offerta di spazi per eventi sono due plus del Grand Hotel Tiziano e dei Congressi, indirizzo consolidato a Lecce e punto di riferimento per il settore. Diretto da Anna Graziana Giannetta, colonna portante della struttura, il 4 stelle, con 273 camere si trova infatti idealmente alle porte del

Contatti: Anna Graziana Giannetta, General Manager gm@grandhoteltiziano.it Alessandro Lorenzo, Mice Manager congress@grandhoteltiziano.it

Apertura: tutto l’anno

capoluogo salentino, il che lo rende facile da raggiungere per chi arriva dalle principali arterie di collegamento sul territorio, ma al tempo stesso dista solo pochi minuti dalle mura antiche, perfetto dunque anche per raggiungere il barocco centro storico della città, potendo anche scegliere di lasciare l’auto nell’ampio parcheggio. La sua vocazione congressuale è valorizzata da un centro congressi ampio e attrezzato con tecnologia d’avanguardia, che si declina in 13 sale riunioni e altre aree dalle funzioni versatili. La capacità dei singoli spazi congres-

PUGLIA

suali varia dai dieci fino ai 1.000 posti totali disponibili nella sala plenaria. Ad accompagnare gli organizzatori è sempre disponibile il personale tecnico e convegnistico appositamente formato e dedicato, così come diversi foyer, altri ambienti indoor, una sala segreteria, diverse aree espositive, un locale dedicato alla regia. Quando la stagione e il clima lo permettono, entrano in gioco

anche gli spazi esterni, ideali sia per appuntamenti di incontro professionale che per momenti conviviali per i congressisti, dai coffee break agli aperitivi, ai quali si può dedicare anche il giardino d’inverno. Cene e business lunch, anche per grandi numeri, sono accolte nelle due sale del Ristorante Michelangelo, che dispongono di150 e cinquecento posti.

Bari – www.excelsiorbari.it

Hotel Excelsior Bari

L’Via Giulio Petroni, 15 70124 Bari Tel. 080 5564366 info@excelsiorbari.it www.excelsiorbari.it

Hotel Excelsior Bari è una struttura fortemente legata al territorio ma con uno sguardo attento alle esigenze del mercato internazionale. Un albergo che, grazie a uno staff di professionisti esperti del settore, sa sviluppare e coltivare con profitto la sua vocazione sia sul fronte congressuale, ridefinendo un’antica tradizione di ospitalità, sia quella dell’hospitality, attraverso un concept innovativo

Contatti: Ilaria Gagliardi, Mice Manager congressi@excelsiorbari.it

Nicola Romito, General Manager direzione@excelsiorbari.it

Apertura: tutto l’anno

che sa innestare nel genius loci le moderne facilities di un mercato alberghiero al passo con i tempi. Non lontano dal centro città, raggiungibile in pochi minuti a piedi, la struttura gode di una posizione strategica presso la stazione centrale del vivace capoluogo pugliese, città dai mille volti, tutta da scoprire a ogni nuova visita. Per quanto riguarda le dotazioni congressuali, l’hotel mette a disposi-

PUGLIA

zione otto sale meeting, disposte su due piani e illuminate da luce naturale, corredate di supporti tecnologi multimediali, area espositiva e business center. Quattro delle otto sale si trovano al piano terra, sono modulabili e possono ospitare fino a 450 persone disposte a platea. Le restanti quattro sono invece dislocate al primo piano e sono ideali per mini meeting farmaceutici e aziendali, break out per i congressi medici, corsi di formazione, e sono capaci di

ospitare fino 40 posti. Le 146 camere, inoltre, tra cui alcune junior suite, sono funzionali e dotate di ogni comfort per chi è viaggio di lavoro. La ristorazione è affidata al Farhà che dispone di ampie sale dove approntare coffee break, business lunch e cene aziendali con menù che cambiano a seconda della stagione e piatti della tradizione rivisitati in chiave moderna. Completano l’offerta una palestra attrezzata e un capiente garage custodito.

Bari – www.villaromanazzi.com

Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci

PVia G. Capruzzi, 326 70124 Bari Tel. 080 5427400 info@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com

er meeting in Puglia fra terra e mare, fra architetture d’epoca e verde in posizione strategica, l’Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci è un punto di riferimento per il congressuale con la sua offerta articolata e la possibilità di combinare spazi interni e outdoor. Memoria storica, bellezza naturale e posizione strategica si fondono nell’Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci di Bari. Coniugando il fascino di una nobile residenza del 1885 alla funzionalità e all’avanguardia della tecnologia, la

Contatti: Carmen Fiocchi, MICE Manager mice@villaromanazzi.com Tel. 080 9184721

Apertura: tutto l’anno

struttura si trova a pochi minuti a piedi dal centro ed è immersa in un parco di 23mila metri quadrati tra alberi, piante esotiche e fontane. Soggiornare o organizzare un evento all’Hotel Mercure Villa Romanazzi significa vivere lo charme mediterraneo di un edificio d’epoca e al tempo stesso offrire comfort e servizi contemporanei. La struttura offre ospitalità in 135 spaziose camere tra cui spiccano le due suite, le quattro junior suite, tre camere dèpendance e nove appartamenti. La struttura è dotata di ampio par-

cheggio interno gratuito sia coperto sia all’aperto, con 300 posti auto disponibili. Al Ristorante Carducci, dotato anche di uno spazio privé per colazioni e cene di lavoro, si incontrano sapori della tradizione e nuovi percorsi del gusto in una cucina creativa ed emozionale, grazie a chef di fama internazionale e del loro staff. Oltre all’in-door, sale e terrazze all’aperto possono essere le scelte perfette per cene di gala anche a bordo piscina o per business lunch più informali ma di appeal. Una parte delle sale si trova nella Villa Rachele, nobile dimora di fine 1800,

mentre le altre sono situate nel Giulia Conference Centre, un moderno centro congressi modulare. L’offerta di spazi si completa con la sala Scuderia e la sala Granaio, che può accogliere fino a 450 persone, più appartate nel verde del parco. Dinamismo, flessibilità e affidabilità sono gli elementi chiave del servizio di consulenza offerto ai clienti per la realizzazione di un evento: uno staff di professionisti preparati fornisce assistenza diretta negli allestimenti, nella definizione del menù e nell’utilizzo delle più moderne attrezzature audiovisive.

Hotel Monte Sarago

Apertura: tutto l’anno Ostuni (Br) – www.hotelmontesarago.it

LCorso Mazzini, 233 72017 Ostuni (Br) Tel. 0831 334470 info@hotelmontesarago.it www.hotelmontesarago.it

’Hotel Monte Sarago, un albergo moderno, funzionale, competitivo e in costante evoluzione, sempre in linea con le esigenze del cliente, si trova a pochi passi dal centro storico, “La Città Bianca”, tanto amato per il suo fascino antico e glamour allo stesso tempo. Dispone di ampie camere caratterizzate da uno stile sobrio ed elegante, dove la ricercatezza dei materiali e le moderne scelte tecnologiche si fondono con il calore dell’accoglienza tipicamente mediterranea. Sono tre le sale meeting attrezzate a disposizione: la sala Mazzini,

Contatti:

Oronzo Sasso, General Manager direzione@hotelmontesarago.it

Nicoletta Grassi, Sales Manager commerciale@hotelmontesarago.it

che può accogliere 210 persone sedute, la saletta Galleria che ne accoglie 40 e la saletta Roccia con una capienza di 25 posti.

A tutto ciò funge da corollario il bel ristorante e lounge bar Attico Rooftop 225, dal quale ammirare il panorama sulla piana costellata da ulivi secolari fino al mare. Completa il tutto la presenza di uno staff interno esclusivamente dedicato agli eventi, il cui obiettivo è quello di rendere più fluida possibile l’organizzazione e la gestione di tutto ciò che ruota intorno a un meeting.

Lecce – www.hotelpresidentlecce.it

Mercure Hotel President Lecce

P★★★★

Via Antonio Salandra, 6 73100 Lecce Tel. 080 2229998 mice@greenblu.it www.hotelpresidentlecce.it

raticità e prestigio nel pieno centro storico di una delle capitali europee del barocco, Lecce. Mercure Hotel President Lecce è un albergo con oltre 50 anni di storia alle spalle che, di recente, si è totalmente rinnovato sia nelle sue 150 camere, suddivise nelle categorie Classic, Superior e Privilege, sia nel ristorante-bar e nelle aree congressuali. Situato ad appena 350 metri da piazza Mazzini e a circa un km dall’affascinante piazza Sant’Oronzo, assicura ai suoi ospiti una facile mobilità pedonale ma non solo: sua collocazione con-

Contatti: Ufficio MICE mice@greenblu.it

Apertura: tutto l’anno

sente infatti di raggiungere facilmente le attrazioni e i punti d’interesse più significativi di Lecce e del Salento. Il complesso è composto da un unico corpo centrale che ospita al piano terra reception, bar e ristorante, ampio e luminoso. Dal secondo al sesto piano si trovano le 150 camere, di diversa tipologia e design. L’edificio di Via Salandra dispone inoltre di undici sale meeting da 15 a 350 posti, estremamente modulabili e ideali quindi per organizzare convention aziendali, meeting, congressi ed eventi. Le sale sono ubicate su

PUGLIA

più livelli: la più grande offre la possibilità di ospitare fino a 350 persone, rara per dimensioni così ampie nei centri città che, oltre a essere perfettamente attrezzata, gode anche di illuminazione naturale. Come anticipato, l’albergo è stato sottoposto a un importante intervento di rinnovamento e dalla primavera 2022 gli ospiti sono accolti in una struttura che presenta ambienti rivisitati in seguito alla partnership con il brand internazionale Mercure del Gruppo alberghiero Accor. Il Design, le

prestazioni tecniche, le finiture e la qualità dei nuovi materiali scelti ottimizzano gli spazi sia in termini pratici sia estetici. Attraverso l’uso del colore, delle nuove texture e della tipologia di arredi si è arrivati a dare nuova luce agli interni, rendendoli funzionali, moderni e sostenibili. Anche le undici sale meeting sono state riprogettate per mettere a disposizione attrezzature moderne e multimediali e spazi espositivi polifunzionali per offrire quanto di meglio un ospite congressuale cerchi.

Bari

Mövenpick Hotel Bari

N★★★★

Via Francesco Lombardi, 13

70022 Bari

Tel.080 2229998

mice@greenblu.it

el cuore di Bari, a pochi passi dai luoghi più significativi del capoluogo pugliese, sorge il Mövenpick Hotel Bari, un urban hotel a 4 stelle del gruppo Greenblu. La sua posizione centrale e strategica lo rende un punto di partenza ideale per esplorare tutte le meraviglie del territorio. Il Mövenpick Hotel Bari, ha riaperto le porte nel

Contatti: Ufficio MICE mice@greenblu.it

Apertura: tutto l’anno

2025 dopo un’importante intervento di ristrutturazione. Sono 186 le camere del Mövenpick Hotel Bari, di cui 20 Suite dotate di tutti i comfort necessari per un soggiorno all’insegna del relax e della comodità, sia per chi si reca a Bari per lavoro che per chi è in vacanza alla scoperta della meravigliosa Puglia. Le sale meeting sono uno dei

PUGLIA

punti di forza del modernissimo Mövenpick Hotel Bari. La struttura dispone, infatti, di 12 ambienti dedicati a incontri di lavoro come riunioni, convegni e congressi. Ognuna delle 12 sale meeting dell’Hotel possiede una capienza

differente, fino a un massimo di 250 persone, sono estremamente personalizzabili negli allestimenti in base alle esigenze e ai gusti delle aziende. Completano l’offerta Bistrot, SPA e sala fitness.

Torre Cintola Greenblu Sea Emotions

Apertura: da marzo a dicembre Monopoli (Ba)

T★★★★

Contrada Capitolo 70043 Monopoli (Ba) Tel. 080 2229998 mice@greenblu.it www.torrecintola.it

orre Cintola Greenblu Sea Emotions è circondato da uno scenario di grande suggestione con una costa rocciosa e insenature naturali a far da scenografica cornice naturale. La struttura è situata sul mare, a Capitolo di Monopoli, località comodamente raggiungibile dai due dei principali aeroporti pugliesi, Bari (a 50 km) e Brindisi (a 60 km); è inoltre circondata da destinazioni must see come le splendide Polignano a Mare, Ostuni,

Contatti: Ufficio MICE mice@greenblu.it

Alberobello, Locorotondo, Cisternino e Savelletri. Dalla sua completa ristrutturazione, avvenuta nel 2018, ha ripreso una posizione di rilievo nel panorama dell’offerta turistica Mice pugliese, conservando le sue celebri strutture a cupola e aumentando la godibilità degli spazi delle camere, nel pieno soddisfacimento degli standard richiesti a un moderno quattro stelle, cui si unisce una particolare attenzione alla sostenibilità (l’hotel è plastic

free, promuove la raccolta differenziata, il recupero dell’acqua piovana e una cucina con materie prime del territorio, solo per citare alcune delle misure). La naturale energia di Torre Cintola Greenblu Sea Emotions, le sale meeting, le aree eventi, gli ampi spazi all’aperto lo rendono dunque uno spazio ideale per congressi e incentive sullo sfondo di un panorama da cartolina, tra i più belli della Puglia. Camere e suite sono 283, unite a cinque sale meeting estremamente modulabili, con il plus della plenaria da 400 posti con una vista che si perde nel blu

del mare Adriatico. Tre ristoranti (Sfera, Globo e Blu) e due bar (Emiciclo e Arcuato) rendono ampia e godibile anche l’offerta per i momenti post congress, compresa la possibilità di svolgere molteplici attività sportive sui sette ettari di area verde, dal tennis al calcetto. Oltre che del lido (approntato sulle caratteristiche scogliere di queste zone della Puglia) e delle ampie piscine, l’ospite può usufruire di ulteriori servizi a 360 gradi, fra cui non manca la possibilità, una volta conclusi i lavori, di rigenerarsi nell’accogliente Atmosphera Wellness & Spa.

Marina di Ugento (Le) – www.vivosaresort.com

Vivosa Apulia Resort

I★★★★

Via Vicinale Fontanelle

73059 Marina di Ugento (Le) Tel. 0833 931002 info@vivosaresort.com www.vivosaresort.com

l cuore di ogni congresso è senz’altro il suo contenuto ma, come per un quadro prezioso, la cornice giusta aiuta ad esaltarne le qualità. Vivosa è un’elegante struttura 4 stelle, affacciata su una spiaggia privata di fine sabbia bianca e sulle acque cristalline del mar Jonio. Immersa nella splendida pineta del Parco Naturale “Litorale di Ugento”, è un ecoresort certificato carbon positive, dove il rispetto della natura è importante quanto il comfort degli ospiti, che alloggiano in camere arredate con gusto e tutte dotate di giardino o balcone con vista. Vivosa è la

Contatti: Stella Ricapito, Mice & Events Manager mice@vivosaresort.com

Apertura: da maggio a ottobre

cornice perfetta per meeting e congressi, perché unisce all’eleganza della location la funzionalità del suo Meeting Center, con una sala conferenze di 360 mq, in grado di ospitare fino a 500 persone, dotata di attrezzature hi-tech, luce naturale e un foyer di 100 mq per welcome drink e coffee break. Estremamente versatile e personalizzabile in base alle esigenze, la sala in plenaria è modulabile in diverse soluzioni, (due, tre o quattro sale) grazie a pannelli insonorizzati che garantiscono un’acustica perfetta. Disponibili anche due ariose sale riunioni affacciate sui

giardini e, per chi desidera una location davvero unica, 3 outdoor meeting room allestite in angoli dedicati della pineta. Per eventi dalle numeriche più importanti è inoltre disponibile una tensostruttura di circa 700 mq. Se invece state organizzando un ricevimento o una serata di gala, Vivosa vi metterà a disposizione le sue location più esclusive: l’Anfiteatro, il ristorante A’ Puteca, il Damiano’s Lounge

Bar e il Damiano’s Garden conquisteranno i vostri ospiti e contribuiranno a rendere il vostro evento indimenticabile. Cercate idee di Team Building? Gli ampi spazi, i campi sportivi e il mare a due passi vi offriranno esperienze coinvolgenti e originali. Per il vostro soggiorno potrete approfittare dell’innovativa offerta Unlimited All Inclusive, che comprende tutto ciò che si possa desiderare.

Bari – www.anchecinema.com

AncheCinema Teatro Polifunzionale

L’

Corso Italia, 112

70123 Bari

Tel. 329 6112291

info@anchecinema.com www.anchecinema.com

AncheCinema è uno spazio innovativo e polifunzionale, composto da 3 sale, ideale per convegni, congressi, eventi aziendali, presentazioni, party e trasmissioni televisive. Il fascino della storia, la duttilità degli spazi, la dotazione tecnologica, i servizi e la posizione lo rendono un luogo unico in cui pianificare un evento di successo. Si trova in pieno centro a Bari, all’interno della

Contatti: Andrea Costantino, Amministratore Unico preventivianchecinema@gmail.com

Apertura: aperto tutto l’anno

Stazione Centrale e a pochi passi dall’Università. Dispone di due ampi parcheggi. L’AncheCinema è dotato di spazio espositivo, service interno completo di impianto audio Bose, luci, microfoni, impianto con 6 telecamere per eventi in streaming, fibra ottica, schermo cinema avvolgibile con base 10 metri capace di trasformare in pochi secondi la sala in cinema. Ad arricchire l’offerta una

ristorazione mobile, un giardino climatizzato e l’assistenza di personale qualificato. Disponibilità nelle vicinanze di più di 100 posti letto in hotel e B&B convenzionati.

La struttura è quella del Teatro dei ferrovieri risalente al 1935, che, nonostante le accurate ristrutturazioni, mantiene il fascino di un luogo che ha fatto la storia di Bari.

L’Auditorium principale dispone di 430 posti in platea di cui 36 posti per diversamente abili e 100 posti in galleria. Una seconda configurazione dello spazio senza poltrone prevede 705 posti in piedi.

Info e prenotazioni: T. 0835215111 - info@mhmaterahotel.com www.unahotels.it/unahotels-mh-matera

BASILICATA CALABRIA

Matera – www.gruppouna.it/unahotels/unahotels-mh-matera

UNA HOTELS MH Matera

A★★★★

Via Germania, sn - Borgo Venusio 75100 Matera Tel. 0835 215703 info@mhmaterahotel.com www.gruppouna.it/unahotels/unahotels-mh-matera

lle porte della città dei Sassi, l’UNA HOTELS MH

Matera segna la strada dell’ospitalità in Basilicata nel nome dell’eleganza e del comfort. È facilmente raggiungibile in auto, treno e situato a soli 40 km dall’aeroporto di Bari. 132 camere dotate di ogni elevato comfort, includono 16 camere superior, 5 junior suites, e un loft suite di 80 mq. Free wifi in tutta la struttura, area shop, lavanderia, servizio navetta su richiesta, un eliporto, oltre

Contatti: Nadia Petrino, Sales & Conference mice@mhmaterahotel.com

Rosa Lentini, Sales & Revenue Manager rosa.lentini@unahotels.it

Apertura: tutto l’anno

a 6 colonnine ricariche per auto elettriche. Il rinnovo del polo congressuale nato insieme all’hotel ha contemplato un allineamento della struttura preesistente alle tecnologie e ai materiali di pregio del più recente multisala. Le cinque sale meeting, infatti, sono state dotate di sistemi di fono assorbenza e di strumentazioni tecnologiche all’avanguardia, un proiettore laser da 20.000 Ansi Lumen che rende possibili proiezioni dettagliatissime e nitide anche in pre-

senza di luce naturale, una regia video da cinque telecamere per dirette streaming che possano inquadrare da ogni angolazione della sala. UNA HOTELS MH Matera vanta anche l’elegante conference center più importante del sud Italia: disposto su due piani, illuminati dalla luce naturale, può ospitare fino a 1000 persone a platea ed è dotato di attrezzature tecniche di ultima generazione. Tutte le aree meeting sono insonorizzate, hanno un foyer con reception, guardaroba e ampio spazio espositivo per lancio di prodotti e show room, un bar ad ogni piano con cucina e accesso dedicato, in modo da ospitare di-

verse tipologie di eventi in contemporanea, garantendo sempre privacy e esclusività. 12 raffinate e luminose sale ristoranti, di cui la Sala Giardini Venusio con capacità di 400 posti, un suggestivo ristorante esterno “La Terrazza” che permette di svolgere eventi, o parte di essi, completamente all’aperto con la particolarità del tetto apribile. La proposta gastronomica è caratterizzata dalla semplicità delle ricette e dalla genuinità degli ingredienti nel rispetto della tradizione di questa terra. Da qui lo chef trae ispirazione per offrire una vera esperienza di sapori in grado di incontrare ogni esigenza.

BV President Hotel

I★★★★★

Via Alessandro Volta, 47/49

87036 Rende (Cs) Tel. 0984 838080 - 338 9382984 mice@bvhotels.it www.bvpresidenthotel.com

l BV President Hotel dispone di un ampio foyer dove tecnologia e comfort si fondono per offrire la soluzione ideale per congressi, meeting e briefing, sia di grandi che di piccoli gruppi. Le 5 sale meeting possono accogliere fino a 250 partecipanti nella Sala Pertini; a completare l’offerta per riunioni, incontri e seminari sono disponibili le sale Einaudi, De Nicola, Mattarella e Cossiga, pensate per eventi di dimensioni più contenute.Dal concept moderno e dinamico, il BV President Hotel propone un concentrato di servizi dedicati all’organizzazione congressuale, studiati per rispondere alle esigenze di un pubblico business sempre più attento a funzionalità ed efficienza. La posizione strategica rende la struttura particolarmente adatta sia agli ospiti business che leisure. L’hotel dispone di 83 camere, suddivise tra Classic, Deluxe/Superior e Suite esclusive dotate di vasca idromassaggio, per garantire comfort e relax in ogni tipologia di soggiorno. Situato a un solo minuto dall’uscita autostradale A2 Cosenza Nord/Rende e dalla zona industriale

Contatti: Gianni Gulli, General Manager gianni.gulli@bvhotels.it

Apertura: tutto l’anno

di Rende, il BV President Hotel si trova inoltre a pochissimi passi dalla stazione ferroviaria di Castiglione Cosentino, assicurando collegamenti rapidi e agevoli. Il Gruppo BV Hotels interpreta i nuovi concept dell’hospitality contemporanea mantenendo come valore fondante l’attenzione al cliente. L’esperienza di professionisti del settore e l’elevata qualità dei servizi offerti pongono come obiettivo quello di rendere il BV President Hotel la struttura di riferimento per l’area commerciale di Cosenza–Rende.

SICILIA

Mazara del Vallo (Tp) – www.almargiardinodicostanza.com

Almar Giardino di Costanza

Mazara del Vallo

SVia Salemi km 7,100 91026 Mazara del Vallo (Tp) Tel. 0923 675000 info@almargiardinodicostanza.com www.almargiardinodicostanza.com

ituato nelle immediate vicinanze delle meravigliose coste della Sicilia occidentale, a pochi chilometri dall’incantevole e pittoresca cittadina di Mazara del Vallo, e a breve distanza da alcune delle più belle meraviglie siciliane, Almar Giardino di Costanza rappresenta il connubio tra modernità e usanze Occidentali con influenze di carattere internazionale. Nella zona adiacente al Resort sorge la famosa villa ottocentesca

Contatti: Laura Munari, Cluster Events Manager laura.munari@almarresorts.com

Apertura: aprile - ottobre

“Fontanasalsa”, incantevole complesso di circa 2000 mq, a cui si accede percorrendo un importante viale ombreggiato da secolari Magnolie ed Eucalipti. Composto da 10 sale e saloni e una suggestiva piazza centrale, ha una capienza massima di circa 900 persone ed è la location ideale per importanti eventi, presentazioni di auto o indimenticabili congressi in un contorno quasi fiabesco.

Petrosino (Tp) – www.cdshotels.it

Baglio Basile

DS.S. 115 km 43, 200 91020 Petrosino (Tp) Tel. 0832 351321 eventi@cdshotels.it www.cdshotels.it

elle antiche residenze signorili della seconda metà dell’800 il Baglio conserva il fascino elegante e maestoso delle loro architetture, con torrette e richiami tipici degli stabilimenti vinicoli della zona di Marsala, prospetti in conci di tufo e marmi grigi di San Vito, ampie camere e sale ricavate dalle bottaie, distese di vigneti, uliveti e palme secolari. Gli ampi spazi e le 10 sale congressi rendono la struttura particolarmente adatta a ospitare conferenze, meeting, congressi ed eventi di ogni tipologia. Tutti gli ambienti possono essere allestiti

Contatti:

Valentina De Nuzzo, Mice Sales Executive v.denuzzo@cdshotels.it

Cesira Spennato, Sales Account c.spennato@cdshotels.it

Laura Martina, MICE Sales Account l.martina@cdshotels.it

Apertura: tutto l’anno

con sistemi di amplificazione, proiettori, schermi, cabine e connessione Wi-Fi. Nelle vicinanze le isole dello Stagnone con i loro mulini a vento, paradiso dei surfisti, le suggestive Saline di Marsala, la zona archeologica di Capo Boeo e le storiche cantine, tra vigneti e uliveti, dove gustare il famoso vino. A pochi chilometri le località turistiche più belle della Sicilia Occidentale, il borgo medievale di Erice, l’elegante Trapani, Selinunte, Segesta, San Vito lo Capo e la riserva dello Zingaro e le imperdibili isole Egadi.

Flavia (Pa) – www.dominasicily.com

Domina Zagarella Sicily

IVia Nazionale, 77 - S.S. 113 90017 Santa Flavia (Pa) Tel. 091 320075 sales@dominasicily.it www.dominasicily.com

n località Santa Flavia, splendida cittadina a 15 km da Palermo, l’hotel Domina Zagarella Sicily si affaccia direttamente sul mare, con una vista spettacolare sul Golfo e sulla scogliera di Porticello. Inserito in un grande parco-giardino di oltre 28.000 mq, popolato di piante secolari, alberi di limoni, aranci, fichi, ulivi, agavi e bouganville. L’equilibrio tra interno ed esterno è il punto di forza del Domina Zagarella Sicily: nel corpo centrale si trovano le 312 camere, i 3 ristoranti, i servizi e le principali aree comuni; immerso nel parco invece si trovano il centro congressi, 30 villini e il grande pontile che accom-

Contatti:

Alessio Candiloro, Direttore Commerciale

Rosalia Coffaro, Event Coordinator sales@dominasicily.it

Apertura: da aprile a ottobre

pagnano gli ospiti verso il mare e le 2 piscine. Il Centro Congressi adiacente al corpo centrale della struttura, totalmente ristrutturato in chiave tecnologica, propone una sala plenaria di 500 posti a sedere e la possibilità di molte sale per workshop in parallelo. Nel corpo principale la sala Dolce Vita per 170 persone, la sala Giulietta per 40, 2 Business Suites per 15 e la Cigar Room per 25. Disponibile anche come spazio espositivo grazie a pareti modulabili che disegnano 6 sale minori completamente indipendenti. Fiore all’occhiello della struttura la splendida cornice del mare per tutti i servizi di food & bevarage.