Asociación de Scouts de Venezuela Dirección de Programa de Jóvenes Políticas para la realización de eventos Nacionales 1. Para todos los efectos el encargado del evento y su equipo deberán seguir las políticas y lineamientos específicos dados por el Consejo Nacional o el Equipo Operativo Nacional. 2. En todas las áreas estratégicas del evento, el Staff principal estará integrado por dirigentes con total identificación institucional: ♦ Para las áreas técnicas (programa y recursos adultos) se seleccionaran dirigentes activos en la rama, Insignias de Madera y perteneciente a un grupo con total identificación institucional. De manera general se aplicara el criterio de MERITOCRACIA para elegir a estos dirigentes, dentro de la lógica general de que mas muchachos registrados son función de un mejor programa, entre otras.
♦ Para las áreas administrativas (Gestión Institucional, Desarrollo Financiero, Administración, Operaciones y Comunicaciones) podrán seleccionarse dirigentes con experiencia en otras unidades, especializado en administración o de experiencia institucional. ♦ En general este staff principal deberá tener el visto bueno de los Directores Nacionales de Programa de Jóvenes, Recursos Adultos y del Director Ejecutivo Nacional, los cuales estarán facultado para aprobar cualquier excepción en los puntos antes planteados
3. Los eventos presentarán en su staff principal encargados por cada una de las áreas estratégicas, bajo los siguientes criterios: ♦ Gestión Institucional: Institucional Consecución de convenios y alianzas estratégicas, que favorezcan la realización de, el programa del evento y de la participación nacional, el plan de gestión deberá contar con el visto bueno de las Direcciones Nacionales de Gestión Institucional
♦ Invitar a las Autoridades Políticas (Gobernador, Alcalde, etc.), Civiles (Asociaciones locales, etc.), Religiosas, Militares, Scouts (Consejo Nacional, Corte de Honor Nacional, Comisiones Disciplinarias, personal de CSSN) correspondientes.
♦ Programa: Programa Encargado del diseño, coordinación y evaluación del programa cuidará que las actividades propuestas cumplan con los objetivos educativos para la unidad pertinente y lineamientos de programa de jóvenes, este programa debe tener el visto bueno de la Dirección Nacional de Programa de Jóvenes. Para esta área en particular se hará especial hincapié en que este conformada por los mejores dirigentes activos en la rama para el momento del evento (ver ítem 1). Las planillas de eventos multitudinarias deben ser consignadas 20 días hábiles de haber culminado el evento. ♦ Recursos Adultos: Adultos: Encargado de diseñar los perfiles de cargo del evento, captación de adultos, instrumentos de evaluación de desempeño, y junto con el asesor del evento realizar la ubicación de los adultos en los diferentes cargos del mismo, como aplicación del
Reglamento Nacional para la Designación de Asesores y Organización Mínima de Eventos. De manera general esta labor será realizada bajo la Supervisión de la Dirección Nacional de Recursos Adultos en coordinación con el encargado del evento.
♦ Administración: Administración: Preparación de presupuesto, costos del mismo, asignación de cuotas a la estructura, control de los bienes y valores e informe financiero del evento. Estos presupuestos deben tener el visto bueno de la Dirección Nacional de Administración y del Director. Entrega del informe administrativo 20 días hábiles después de haber culminado el evento ♦ Comunicaciones: Comunicaciones La Dirección Nacional de Comunicaciones se reserva toda la estructura de imagen de los eventos (insignias, logos, lemas, etc.) Toda la ambientación debe estar ligada al tema institucional del año. Será de vital importancia: Informar y lograr que el mismo sea cubierto por los medios de comunicación (radio, prensa, televisión) a fin de promover el escultismo nacional y local. Promoción y comunicaciones internas Desarrollo Financiero: Consecución de patrocinio y donaciones que aseguren la realización del evento y participación nacional, en el mejor cumplimiento de la política financiera para los eventos de programa de jóvenes, el plan de financiero deberá contar con el visto bueno de la Dirección Nacional de Desarrollo Financiero.
4. Todo evento debe presentar su presupuesto y cronograma de trabajo al Director Ejecutivo Nacional con 12 meses de anticipación a la fecha de realización con el visto bueno de la Dirección Nacional de Programa de Jóvenes, para la aprobación del mismo haciendo énfasis en la distribución de los costos.
5. Queda bajo la responsabilidad del administrador, encargado de operaciones y asesor del evento la verificación del registro institucional de los participantes, conjuntamente con las regiones. Esto bajo la Supervisión y en Coordinación con la Dirección Nacional de Operaciones. 6. Las compras de equipos y materiales mayores. Que puedan ser consideradas como capitalización de activos (carpas, lámparas, radios, etc.) serán coordinadas con las Direcciones Nacionales de Administración y Desarrollo Financiero. 7. El Asesor estará en constante comunicación y reportará por lo menos una vez al mes los avances a la Dirección Nacional de Programa de Jóvenes. 8. Los informes técnicos y administrativos, serán entregados 20 días después de la realización del mismo, según formularios de las Direcciones de Programa de Jóvenes y Administración. El técnico a la Dirección Nacional de Programa de Jóvenes y el administrativo a la Dirección Nacional de Administración con el Vto. bueno. del asesor del evento. 9. Toda decisión en el avance del cronograma de ejecución del evento tales como: cambios de fechas, lugares, cargos del staff central, entre otros, serán tomados en conjunto por el Asesor del Evento, Dirección Nacional de Programa de Jóvenes y Director Ejecutivo Nacional.
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