Issuu

HPE/Xanadu

Optimální a škálovatelná datová síť pro jakoukoliv situaci Je možné zaručit bezpečnost elektronických dokumentů? Systémy pro správu dokumentů Jak vyzrát na nebezpečí elektronické komunikace? Epson

Tankové systémy se stávají standardem

To nej z Professional Computingu

Obsah Trendy Optimální a škálovatelná datová síť pro jakoukoliv situaci Jak vyzrát na nebezpečí elektronické komunikace? téma čísla Je možné zaručit bezpečnost elektronických dokumentů?

ÚVODNÍK

Systémy pro správu dokumentů Rozhovor Tankové systémy se stávají standardem

1 13 3 8 15

Milí

čtenáři, m

ěsíc je zase za námi a kromě faktu, že jsme se všichni museli přizpůsobit novému stylu práce a života, se toho zase tak mnoho nezměnilo. Pomalu přichází teplejší počasí a na rozdíl od karanténních omezení, která se uvolňují postupně, se jednoho krásného dne brzy přistihneme v tropech. Je velmi pravděpodobné, že to mnohým z nás nebude tolik vadit, protože budeme stále pracovat z relativního chládku svých domovů. Pro takovou vzdálenou práci ale potřebujeme nástroje, se kterými nám pracovní povinnosti půjdou takříkajíc od ruky. Není žádnou náhodou, že přesně o takových nástrojích a jejich bezpečnosti se dočtete v tomto čísle.

Vydání otevřeme textem o možnostech, jak si zařídit optimální datovou firemní síť. Takovou, kterou je možné podle svých potřeb a nutností přizpůsobit nestálé a měnící se situaci. Přesně takové řešení, které je dobrou odpovědí na současné a nejisté potřeby, je

služba od HPE s názvem Datacenter Care Flexible Capacity Service. Zavést toto komplexní řešení, které vám však v posledku zjednoduší fungování firmy a odstraní část rizik, vám pomohou odborníci z firmy Xanadu. Článek na druhé pozici se poněkud obšírněji zabývá bezpečím našich elektronických dokumentů a snaží se vám pomoci, aby citlivé soubory a informace, které mnoho takových dokumentů nese, nepadly do nevyžádaných rukou. Více například o slabinách elektronických podpisů v článku. Třetí text v pořadí na toto téma vzdáleně navazuje. Jeho předmětem jsou systémy pro správu dokumentů, zkráceně označované jako DMS. Jaké jsou jejich výhody, co dovedou a jestli se jejich adopce do firemní struktury vyplatí, se dozvíte právě v tomto textu.

neme potřebě komunikovat na dálku elektronicky. Každá komunikace, ať už ve formě e-mailu, nebo videohovoru, s sebou ale nese bezpečností rizika, která nikdy úplně nevymizejí. Co dělat, abychom je alespoň minimalizovali, se dočtete ve čtvrtém textu tohoto vydání. A nakonec, po všech elektronických dokumentech a zprávách se vrátíme ke klasickému, osvědčenému tisku. Jako poslední uvádíme podnětný rozhovor s Marcelem Divínem ze společnosti Epson, který se rozhovořil nejen o novinkách, ale především o čím dál populárnější tankové technologii tisku.

Přeji vám tedy příjemné čtení a co nejpevnější zdraví.

Ať už pracujeme v kanceláři, nebo z domova, v žádném případě neunik-

Jan Hanáček hanacek@dcd.cz

Professional Computing To nej z Professional Computingu vyšlo 6. 5. 2020

IČ: 25560701 ředitel: Karel Rumler www.dcd.cz

Redakce: Jan Hanáček hanacek@dcd.cz

Vydavatel: DCD Publishing Lublaňská 21, 120 00 Praha 2

Adresa redakce: Lublaňská 21, 120 00 Praha 2 tel.: 224 936 895, fax: 224 936 908 www.procomputing.cz

Grafika a sazba: Radek Štěpánek, stepanek@dcd.cz © DCD Publishing, s. r. o.

trendy

Autor: Jan Hanáček

HPE/Xanadu

Optimální a škálovatelná datová síť pro jakoukoliv situaci Hovořit o výhodách cloudových úložišť je jistě jako nosit dříví do lesa. Jenže je také dobře tak známo, že standardní cloud není vhodný pro všechny formy a typy byznysu. Tam, kde je třeba vyšší propustnost nebo je nutné ponechat část agendy na vlastních firemních serverech, tam nastupuje hybridní technologie. Ale i tady číhá potíž. Správa vlastního serveru je mnohdy finančně náročná. Vždyť do nákladů se promítá i potřeba vyššího zabezpečení a často si také nemusíte být zrovna jistí, co a v jaké kapacitě budete ve všech možných situacích potřebovat.

ť už využíváte jakoukoliv formu datové sítě, je jasné, že nároky na vlastní datovou infrastrukturu jsou různé během běžného provozu, jiné při výpadku, jiné ve špičce, další při napadení. Najít rovnováhu

mezi zabezpečením firemních dat, propustností, pružností a škálovatelností infrastruktury je obtížné. A jak se přitom vyvarovat toho, aby nebyl váš systém příliš složitý a obtížný na údržbu?

Pomocnou ruku v tomto ohledu nabízí společnost HPE, která představuje svou službu Datacenter Care Flexible Capacity Service, díky které si můžete pořídit řešení optimálně vytvořené pro potřeby své firmy.

trendy

Server, cloud nebo i cokoliv mezi tím

Každý byznys, i ten váš, má na svou datovou strukturu specifické požadavky a neexistuje řešení, které by vyhovovalo všem. Je potřeba najít pružné řešení, které pokryje skutečné požadavky na IT infrastrukturu a s nímž platíte pouze za reálně využívanou kapacitu. Přesně taková je služba společnosti HPE. Zajistí kapacitu na základě požadavků bez ohledu na to, zda budete využívat tradiční IT, cloudovou strukturu či kombinaci obou. Jednoduše si na základě vlastních požadavků na kapacitu zvolíte zálohovací zařízení, servery, software i konfiguraci sítě a přidáte ty služby podpory, které budou vyhovovat vašim nárokům. Navíc budete moci využívat servisní služby přiděleného týmu podpory či funkci enhanced call handling, součást služeb Datacenter Care pro efektivnější vyřizování požadavků. To všechno proto, aby vám nová adaptabilní síť přinesla maximální užitek.

Nechte podnikatelská rizika na nás

Jednou z největších výhod služby je její maximální škálovatelnost. Podniky, které si moderní datovou síť pořídí často po nějaké době, zjistí, že to, co jim zcela vyhovovalo doposud, už jim zkrátka dál nedostačuje. To je riziko, které nese každý růst. Je ale

přece neadekvátní uvažovat o tom, že se zbavíte dosud funkčních řešení a budete muset řešit celou datovou síť jako daň za to, že se vaší firmě daří a rozrůstá se. Se službou Flexible Capacity Service se nic takového stát nemůže. Vaše společnost díky ní má kdykoliv k dispozici dostatečné výpočetní kapacity, ať už se stane cokoliv. I v případě, že nároky nečekaně narostou, máte rezervy a můžete tyto kapacity nastavit podle svých skutečných potřeb. Společnost HPE tak na sebe přebírá značnou část rizika, které je s každým byznysem neodlučně spjaté. Dokáže totiž, bez ohledu na to, jak vytížená je vaše vlastní síť, zajistit potřebné zdroje. A pokud je nevyužíváte, nestojí vás nic. Platíte tak jen za kapacitu a dobu, po kterou výpočetní a úložnou kapacitu skutečně potřebujete. Je přitom na vás, jakou formu infrastruktury upřednostňujete. Služba je navržená tak, aby ji bylo snadné adaptovat na privátní, veřejné i hybridní cloudové prostředí. Výsledkem je komplexní řešení, které je však vždy výkonné a pružné a při co nejmenší námaze z vaší strany pokrývá všechny možné nároky, které můžete mít.

Plaťte jen za to, co potřebujete Důležité je, že neplatíte ani korunu navíc za to, co opravdu využíváte. Cena se stanovuje na denní bázi dle počtu využívaných bladů, serverů, gigabajtů

úložného prostoru či dostupných síťových portů. Vše se měří za pomoci softwaru nainstalovaného na serveru umístěného přímo v prostorách vašeho podniku, který data bezpečně přenáší k vyhodnocení společnosti HPE. Vy se o nic nemusíte starat, a přitom je zaručena diskrétnost. Nespornou výhodou je také to, že přesně víte, co využíváte a kolik vás to bude stát. Díky přehledné analýze své sítě získáte jasnou představu o svých potřebách a o tom, jak svou datovou strukturu dále optimalizovat pro účely svého podnikání. Pokud se chcete o výhodách služby HPE Datacenter Care Flexible Capacity Service dozvědět více, stejně tak o možnostech implementace služby do své vlastní datové infrastruktury, zeptejte se odborníků ze společnosti Xanadu na adrese https://www.xanadu.cz/.

Pět hlavních výhod služby Flexible Capacity Service: platba jen za to, co zákazník reálně využívá; lepší plánování a řízení infrastruktury díky důkladnější kontrole nákladů; investice do kapacity se stávají součástí provozních nákladů; snížení rizika nedostatečného využívání IT aktiv; optimalizace celkových nákladů na vlastnictví (TCO).

Autor: Jan Hanáček

Téma čísla

Je možné zaručit bezpečnost elektronických dokumentů? Každému zaměstnanci, který má přístup k firemní agendě, projde rukama denně spousta citlivých dokumentů. Některé z nich slouží jen k archivaci, jiné uživatel posílá dál a sdílí se svými kolegy, mnohdy i s lidmi mimo firemní síť. Právě zde narůstá riziko, že se citlivé soubory ocitnou u někoho, kdo je může zneužít. Vždyť sebelépe bezpečná firemní síť neuchrání data, která se ocitnou mimo ni. Existuje celá řada možností a technik, jak zabezpečit, aby se do dokumentů, na kterých stojí životaschopnost vaší společnosti, nedostala nepovolaná osoba.

výhodách elektronických dokumentů jsme psali na jiném místě. Oproti fyzickým kopiím vám je nikdo nemůže ukradnout z ruky těsně po tom, co jste si je vytiskli, a pro ty zapomnětlivější z nás je nesporným plusem, že je nemůžeme nechat jen tak ležet každému na očích. Při přechodu z papírového tisku na digitální dokumenty jsme často okouzleni nespornými pozitivy druhého jmenovaného řešení. Je ale potřeba si uvědomit, že bezpečnost elektronických dokumentů má svá specifika. Na to, co si při práci s nimi můžeme dovolit, si musíme nejprve zvyknout. Podívejme se na některé aspekty a možnosti zabezpečení firemních dokumentů.

Slabiny elektronických podpisů Jedním z nejproblémovějších aspektů bezpečnosti digitálních dokumentů jsou elektronické podpisy, které je

signují. Ručně podepsaný dokument, u kterého je potřeba ověřit pravost podpisu, je možné vzít k notáři, popřípadě grafologovi, který pravost potvrdí, či vyvrátí během několika minut. V případě elektronického podpisu je ale situace jiná a komplikovanější. To, jestli se dá potvrdit jeho pravost, záleží na tom, jestli jeho formát odpovídá referenčním formátům využitým při podpisu. Tedy, jestli nese shodné znaky a šifrování, jaké byly použity při jeho vzniku. Je zajímavé, že útočníci, kteří cílí na elektronickou dokumentaci, své útoky nesměrují na platformy, které digitální podpisy umožňují, neútočí tedy na samotné vytvoření elektronického podpisu, ale na aplikace, které slouží k jejich ověřování. Cílem jsou programy pro zobrazení PDF dokumentů, u kterých předpokládají zranitelnosti v kódu a využívají je. Společnost Software602, která se problematikou digitálních podpisů již dlouhá léta zabývá, popisuje trojici

nejčastějších zneužití a varuje před používáním neověřených aplikací, ať už pro vytváření, editaci, nebo jen zobrazování elektronických dokumentů. Podívejme se na tato nebezpečí důkladněji.

Padělání elektronického podpisu Nejčastějším druhem útoku na digitální podpisy je snaha o padělání takového podpisu. Útok, v řeči bezpečnostních expertů označovaný jako Universal Signature Forgery neboli USF, nemá za cíl zamezit podepsání nějakého dokumentu a nesnaží se ani o podvržení podpisu. Při útoku jde o to zamezit správnému ověření elektronického podpisu manipulací s vlastním objektem podpisu, například přidáním neplatného obsahu nebo odebráním referencí. Ověřovací software při takto napadeném dokumentu není schopný použít správné kryptografické operace

Téma čísla

potřebné k jeho ověření. Výsledkem je vizuálně správné ověření, ale nesprávné zobrazení informací o podepisující osobě zobrazené v informacích o výsledku ověření.

Útok přidáváním obsahu

Druhým nejběžnějším druhem útoků je ten, který pod anglickou zkratkou ISA skrývá pojem Incremental Saving Attack. Ten je o to nebezpečnější, protože útočníci se během něj snaží využít legitimních a běžných vlastností PDF formátu, ve kterém je naprostá většina firemních dokumentů uložena. Každý dokument v tomto formátu dovoluje vkládání poznámek, štítků, anotací i samotných podpisů. Během útoku se zločinci snaží o přidání dalšího obsahu do dokumentu, který pak při zobrazení mění jeho vizuální stránku. Po změnách ve struktuře souboru pak uživatel vidí jiný obsah než ten, který předchozí osoba podepsala. Odhalit, že je dokument modifikovaný, je obtížné i pro bezpečnostního odborníka po analýze kódu, natož pro běžného zaměstnance firmy. Protože je cílem obsah souboru, je samotný podpis nenarušený a zcela validní, informace o podepisující osobě a její identitě jsou správné a ověřené. Změnilo se ale to, co podepsala, a útočník

spoléhá na to, že jakmile byl jednou dokument podepsán, nebude nikdo kontrolovat, jestli byl modifikován.

Manipulace s offsety dokumentu Jakkoliv je tento útok v angličtině označovaný jako Wrapping Signature (WA) častý, je zdaleka nejpokročilejší a nejsofistikovanější ze všech tří zmíněných. Stejně jako ten předchozí, i tento útočí na struktury, které jsou v dokumentu už obsažené. Každé podepsané PDF obsahuje ohraničené části, které jsou vyhrazené podpisu, takzvané offsety. Ve svém kódu pak soubor schovává informace, kde se tato plocha nachází, čím je definovaná a tak dál. Útočník si chytrou manipulací s vnitřními hodnotami souboru může hranice posunout za vyhrazenou část a vložit i další části, které nakonec změní to, jak se dokument zobrazuje. Spoléhá přitom na to, že většina aplikací si může všimnout, když dojde k manipulaci s obsahem, ale nekontroluje vnitřní definice podpisových ploch. Stejně jako v předchozím případě, i tady je tedy software bezradný, protože k editaci podpisu nedošlo. Ten je stále na svém místě a platný, jen je pravděpodobně překrytý nějakým vloženým prvkem.

A stejně tak bezradný je nicnetušící uživatel, který nepozná, že se cokoliv změnilo nebo skrylo. Je velmi těžké některé z útoků na elektronické podpisy dokumentů odhalit. Ať už proto, že je bezpečnostní systémy nerozpoznají a po útoku nezůstává po změnách mnoho stop, nebo proto, že je nicnetušící uživatelé vrátí v dobré víře zpět do oběhu k dalšímu zpracování. Bezpečnost je v tomto směru závislá na důvěře v software, který dokumenty podepisuje a edituje. Při práci s citlivými a důležitými dokumenty se nevyplatí využívat nelicencované aplikace. Zdaleka se také vyhněte cloudovým PDF editorům, které běžně najdete na webu.

Bezpečí, které skýtají systémy pro správu dokumentů Jednou ze žádoucích možností, jak zabezpečit svůj elektronický archiv a současně zvýšit bezpečnost práce s dokumenty, je implementace libovolného systému pro správu elektronických dokumentů (DMS). O jejich možnostech jsem se rozepsal v jiném článku, tentokrát se jen krátce zmíním o tom, jak se starají o to, aby byly vaše dokumenty v bezpečí.

Několik kroků k vyšší bezpečnosti e-dokumentů

Ne každý uživatel a firma má k řešení v podobě platformy pro správu dokumentů přístup. Důvody mohou být jakékoliv, mimo jiné finanční, protože naprostá většina DMS systémů je distribuovaná ve formě placené a poměrně drahé licence. V takovém případě se musí podnik o bezpečí svých dokumentů postarat sám. Stejně tak jako každý aspekt kybernetické bezpečnosti i tento má svůj původ v práci a chování každého jednotlivého uživatele a zaměstnance firmy. Co pro vyšší bezpečnost svých dokumentů můžete udělat, pokud nedisponujete žádným systémem pro jejich správu?

Zaheslujte všechno! Naprosto základním předpokladem je, že si své dokumenty chráníte heslem. I zcela standardní šifrování, které používají aplikace pro správu a editaci PDF odradí naprostou většinu útočníků, kteří by o vaše data projevili zájem. Zaheslovat soubor umí Adobe Acrobat nebo libovolný jiný program tohoto typu, stejnou funkci nabízí i MS Word, Excel a jiné textové editory. Ty také umějí převést textový dokument na PDF, které dovoluje jen omezenou nebo žádnou editaci, čímž znemožní

Téma čísla

DMS systémy slouží k práci a sdílení dokumentů a dovolují vám využít všech výhod, které digitální podoba dokumentace nabízí. Spousta těchto systémů má již nativně implementované pokročilé šifrování a moderní protokoly, které soubory zabezpečí. Důležitější než to je ale využití metadat, které u každého dokumentu tyto systémy automaticky generují. Ty jim umožňují rozpoznat, jestli byl sdílený dokument upravován, řeknou, kdo k němu měl přístup, jestli byl odeslán e-mailem nebo stažen přes USB. Zavedení a správné užívání DMS platformy vám umožní redukovat nebezpečí, které pramení ze sdílení citlivých souborů e-mailem. Sdílení skrze e-mailové klienty je stále považováno za nejvýznamnější hrozbu pro vaše data, hned v závěsu za sdílením přes flashové úložiště. E-mail je zkrátka nejslabším článkem v bezpečnostní struktuře firmy. Sdílení dokumentů v systému pro jejich správu je efektivnější a nestane se, že by se citlivý soubor dostal do schránky někomu, kdo by ho zneužil. Ohrožení bezpečnosti kvůli chybě uživatele a jeho nepozornosti je tak při užívání DMS platformy mnohem nižší. Když už k nějakému problému dojde, je možné dokument nebo celý jejich katalog obnovit ze zálohy.

běžnému uživateli dokument měnit.V PDF editorech a prohlížečích je také běžně možné nastavit oprávnění, jestli je možné ho otevírat, vytisknout, editovat nebo z něho cokoliv kopírovat. Některé editory navíc dovolují kromě šifrování nastavit i kompatibilitu, takže pokud vaše firma využívá určitou verzi editoru, je možné zakázat, aby dokument uživatel otevřel k náhledu v jakémkoliv jiném programu nebo jeho verzi. K šifrování dokumentů je možné využít také služeb některého z externích a osvědčených programů jako BitLocker nebo VeraCrypt. Zašifrovat a zaheslovat však není třeba jen samotný dokument. Zvlášť pokud citlivá data posíláte přes e-mailové klienty, vyplatí se dokument komprimovat a zaheslovat archiv. Tím vytvoříte další úroveň ochrany.

Využívejte důvěryhodných cloudů Ačkoliv je bezpečnost cloudových služeb stále citlivým tématem, je investice vaší důvěry do veřejného cloudu žádoucí. Poskytovatelé cloudových služeb pro firemní účely za bezpečnost dat, která jim svěříte, ze zákona ručí a díky vyspělejší bezpečnostní architektuře jejich úložišť jsou vaše

Téma čísla dokumenty ve větším bezpečí než na vlastním serveru. Poskytovatelé cloudu také pružněji reagují na trendy v kyberbezpečnosti a díky pokročilým technologiím se snaží útoky předvídat. Mnoho firem však dává přednost hybridním řešením a svá citlivá data a dokumenty si ukládá na soukromou část. Své dokumenty si před uložením do cloudu každopádně zašifrujte a ochraňte heslem. Tak máte jistotu, že k nim později můžete přistupovat jen vy.

Zálohujte a dělejte kopie

Zálohování je jednou ze základních funkcionalit každého systému pro správu dokumentů a měli byste svá citlivá data zálohovat, i když takový systém nevyužíváte. Zašifrované zálohy dokumentů, které nebudete využívat k denní práci, umístěte na vzdálené úložiště, aby se nenacházeli na vašem vlastním serveru.

Kontrolujte metadata Metadata, která si s sebou nese každý dokument, jsou nejdůležitějším ukazatelem toho, co se s dokumentem v minulosti dělo. V momentě, kdy se ukáže, že s dokumentem někdo neoprávněně manipuloval, bude možné informace a identitu dotyčného uživatele dohledat právě pomocí metadat. Zobrazit historii každého dokumentu jde v některých PDF prohlížečích nebo i textových editorech. Kromě základních vlastností a informací o dokumentu, jako je jméno uživatele, který ho vytvořil, se zobrazuje i čas poslední změny. Ve Wordu je v metadatech uveden skrytý text, který se v souboru běžně nezobrazuje, v Excelu skryté řádky a sloupce a v PowerPointu skryté snímky, poznámky k nim nebo objekty mimo viditelnou oblast. Všechny tyto aplikace také nabízejí možnost ukládání metadat zrušit a všechna

dosud uložená vymazat. V některých případech, například, když posíláte dokument k náhledu mimo firemní síť zákazníkovi, je dobré údaje a historii o vzniku a úpravách dokumentu vymazat. Jen pozor, tato funkce je nevratná. Jakmile kolekci metadat u dokumentu zakážete, už nebude možné je obnovit.

Zbavujte se nepotřebných e-dokumentů Stejně tak jako je pro bezpečnostní integritu firmy dobré pravidelně skartovat staré a nepotřebné papírové smlouvy a jiné dokumenty, je třeba dbát i o ty v elektronické podobě. Mnoho DMS systémů se zbavuje starých souborů automaticky, o jejich definitivním odstranění dává vědět s předstihem podle toho, kdy jim projde časově omezená autorizace. Pokud se staráte o vlastní úložiště, budete muset staré archivy mazat ručně.

Téma čísla Dbejte na bezpečnostní politiku Jak jsem napsal o něco dříve, každý aspekt kybernetické bezpečnosti firmy vždy začíná u chování řadového zaměstnance. Mělo by být každému zcela zřejmé, že posílat firemní dokumenty ze soukromé, nezabezpečené platformy je špatný nápad. Stejně tak by neměl být pochyb o tom, že vynášení citlivých dat na USB klíčence může skončit katastrofou. Osvěta je v tomto ohledu zřejmá, přibližně 42 % zaměstnanců malých a středních firem si uvědomuje, že ukládání dokumentů na USB patří k nejrizikovějším chováním, jakého se mohou dopustit. Mnohem komplexnější problém je to však s bezpečností v případě, kdy je potřeba elektronický dokument převést do fyzické kopie. Zde vstupují do hry jiné faktory, jako je zabezpečení tiskáren, skenerů, multifunkcí a jiných IoT zařízení. Mnoho do sítě připojených tiskáren dovoluje

poslat dokument k tisku skrz e-mailovou adresu. Jenže ta nerespektuje bezpečnostní standardy vnitřní sítě, a je tedy možné soubor k tisku poslat i z vnější, nezabezpečené adresy.

Více dat z dokumentů a větší nebezpečí Digitalizace dokumentů patří k trendům dnešní doby. Nejenom, že je to ekologické řešení, ale pro firmy, které začaly svou administrativu převádět do elektronické podoby, se tím významně ušetřily také náklady. Například společnost Konica Minolta odhaduje, že její zákazníci, kteří zavedli principy e-dokumentace a své staré smlouvy převedli do digitální podoby, ušetřili kolem 65 milionů korun. Firmy, které začnou s digitalizací, mohou během několika let snížit náklady na zpracování dokumentů až o více než polovinu. Je jisté, že papír ztrácí svou váhu.

S digitalizací dokumentů ale úzce souvisí i otázka jejich bezpečnosti. Hnacím mottem do budoucna se zdá být ještě větší míra takzvaného vytěžování. To znamená, že dosud v kartotéce uskladněné dokumenty se při převodu do své digitální podoby automaticky identifikují, software v nich nachází shodné znaky a podle toho je katalogizuje, archivuje a dál zpracovává. Na toto vytěžování pak navazují další služby, další řízené firemní procesy. Elektronický dokument bude brzy stát v samém středu byznysu. Bez velkých bezpečnostních řešení to může být podnik dosti riskantní.

Téma čísla

Autor: Jan Hanáček

Systémy pro správu dokumentů V poslední době jsme svědky mimořádného nárůstu digitální komunikace mezi jednotlivými uživateli i firmami. Nyní nám ale nejde ani tak o komunikaci sociální nebo týmovou, ale o sdílení dokumentace. Především pro podniky je správa elektronických dokumentů jedním z nejdůležitějších předpokladů efektivity práce. Digitální formát dokumentů umožňuje správu, sdílení a editaci, kterou fyzické kopie nikdy nabídnout nemohou.

tejně tak jako v případě tištěných kopií i e-dokumenty vyžadují jistou míru údržby, pořádku a hygieny, a pokud je jich příliš mnoho, velmi lehce se jejich správa může změnit v hotové byrokratické peklo. Kdo z nás uživatelů nemá v počítači alespoň jednu složku, ve které se válí desítky, možná stovky souborů? Často ani netušíme, kde se vzaly, a v jejich změti se nevyznáme. Nakonec ani nedokážeme říct, jestli je ten či onen dokument důležitý, nebo ne. Protože je pro společnosti jejich dokumentace obecně důležitá a mnohdy musejí své smlouvy, skeny a tisky uchovávat po mnoho let, je jejich katalogizace a správa klíčová. Stejně tak jako pro fyzické kopie slouží šanony a archivy, pro dokumenty v digitální formě vznikly systémy pro jejich správu. A protože je trh s těmito systémy velmi dynamický a neustále se rozvíjí, umějí dnes už mnohem víc než jen katalogizovat. Těmto platformám, pro které se v angličtině vžil název Document

Management System (DMS), se nyní budeme věnovat.

Mnoho podob, jeden společný cíl Řešení ke správě dokumentů je dnes k dispozici opravdu hodně. Výsledky hledání na internetu vám nabídnou přehršel odkazů, z toho minimálně několik desítek na jednotlivé softwarové produkty. Ty se samozřejmě v mnoha ohledech liší. Některé DMS fungují jako cloudová služba a vzdálené úložiště, jiné běží jako dedikovaná firemní platforma na soukromém serveru. Další, především ty cloudové, využívají rozhraní webového prohlížeče, některé nabízejí vlastní interface. Co je všem těmto řešením společné, je snaha zefektivnit práci. A v tom, že je to potřeba, nás utvrzují čísla z průzkumů. Podle jednoho takového z dílen americké společnosti Future Market Insights přibližně 46 % zaměstnanců středních a velkých firem považuje

hledání dokumentů ve vnitřních systémech podniků za komplikované a časově náročné. Ještě zajímavější je statistika, podle které na 83 % dotázaných připustilo, že během své kariéry ve firmě už muselo vytvořit kopii již existujícího dokumentu jen proto, že ho nikde nemohlo najít. Podobné procento zaměstnanců pak tvrdí, že k tomu, aby svou práci mohlo dělat dobře, potřebuje přístup k firemním dokumentům z mobilního zařízení. Stejnou tužbu mají i majitelé firem, 77 % z nich by chtělo vzdálený přístup k dokumentům. A to třeba i kvůli tomu, že je často musejí schvalovat nebo připomínkovat. Výzkum společnosti Record Storage Systems zase odhalil, že „pod rukama“ zaměstnance každé firmy projde denně v průměru šest e-mailů, ve kterých sdílí a komunikuje vnitrofiremní dokumenty se svými kolegy. Pro vzájemné sdílení tedy používají platformu, která má primárně sloužit k vnější komunikaci. Neefektivně, nutno dodat. Správné zapojení DMS

Téma čísla (a pro školení uživatelů) může ušetřit až 40 % nákladů na práci s dokumenty. Jde o to zjednodušit jejich sdílení, správu, orientaci v nich a umožnit vzdálený přístup, zvýšit dostupnost a v neposlední řadě také bezpečnost e-dokumentů.

Důležité je i to, co v dokumentech nenajdeme

Síla moderních DMS platforem ale tkví i v něčem jiném, než je sdílení obsahu dokumentů, totiž v zaznamenávání a sdílení toho, co v nich primárně obsaženo není, totiž metadat. Libovolný DMS systém monitoruje, co se se soubory děje, kdy a kdo k nim přistupuje a kdo je upravuje. Takzvané verzování dokumentů je jedním z nejužitečnějších nástrojů, jaké mají firmy k dispozici. Systémy evidují změny, a pokud jsou k tomu nastaveny, archivují všechny předešlé verze dokumentu. Je pak velmi lehce dohledatelné, jestli a kde došlo k chybě, a je pak snadné se vrátit k předešlé verzi. Metadata umožňují snadnější katalogizaci a pozdější vyhledávání. Některé DMS systémy si díky nim poradí i s fulltextovým

vyhledáváním, a jsou velmi důležitá i pro bezpečnost souborů. Kromě metadat, která si systémy vedou automaticky, je možné každý dokument označit takzvanou průvodkou, což je štítek, který obsahuje základní informace, čeho se dokument týká a komu je určen. I ty nejmodernější DMS platformy nedokážou tato data vytvořit samy od sebe, umějí vyhledávat v obsahu dokumentů, ale stále nepoznají jeho smysl. Průvodka slouží i jako směrnice, která udává, co je s dokumentem dál třeba dělat, kdo na něm má pracovat a kam ho dál předat. Dost však bylo obecných informací, pojďme se podrobněji podívat na přesnější popis toho nejzajímavějšího, co můžete na trhu s DMS narazit.

požadujete hybridní infrastrukturu, M-Files funguje jako platforma skrz všechny tyto realizace. Všechno je sjednoceno jedním specifickým interfacem, ke kterému můžete vzdáleně přistupovat z počítače, mobilu nebo jakéhokoliv zařízení se síťovým rozhraním. To, že je platforma natolik automatizovaná, je dáno tím, že využívá strojového učení a indexuje a analyzuje obsah jednotlivých dokumentů. Pomocí optického rozpoznávání znaků rozlišuje text podobně jako software, kterým převádíme tištěné stránky do digitální podoby. Navíc je platforma plně kompatibilní s dalším softwarem a aplikacemi, jako je Microsoft Teams nebo Google G Suite.

M-Files

FileHold je platforma určená především malým firmám. Těm nabízí cenově výhodné a dostupné plány a předplatné služeb a dovoluje pozdější aktualizaci na vyšší verze a licence. V tomto směru se vyznačuje vysokou mírou škálovatelnosti. Software nabízí všechny funkce, které byste od podobného řešení čekali, ale také funkce pokročilejší, třeba instalaci roz-

Jako jeden z nejlepších systémů se dlouhodobě prezentuje M-Files. Ten se vyznačuje jednak vysokou mírou automatizace a pak také tím, že je velmi verzatilní a multiplatformní. Je jedno, jestli potřebujete řešit správu dokumentů cloudovou službou, dáváte přednost řešení on-premise nebo

FileHold Express

Téma čísla šíření pro lepší spolupráci a automatizaci pracovního postupu, například možnost vzdáleného elektronického podepisování. Platforma si dobře rozumí se systémem Microsoft Office, možné je propojení s programem SharePoint od stejné firmy. K tomu, aby byly dokumenty bezpečně sdílené jen s těmi, kdo k nim má mít přístup, FileHold obsahuje funkci Courier. Ten při sdílení vytváří kontrolované prostředí a do detailů zaznamenává, co se se sdíleným souborem děje. Platforma je dostupná i na chytrých zařízeních s aplikací Mobile. Díky tomu, že je platforma distribuovaná formou předplatného, nabízí bezplatné aktualizace a vzdálený servis.

DocuWare Řešení DocuWare od stejnojmenné firmy se kromě zcela cloudového prostředí vyznačuje i plnou modifikovatelností automatických procesů. Nastavit jde v podstatě všechno od archivace, štítkování až k ochranným prvkům včetně firewallů. Každý jednotlivý uživatel si může nastavit, co přesně potřebuje, a platforma se tak dá přizpůsobit na míru jednotlivým

oddělením ve firmě, jako jsou lidské zdroje, prodej, marketing nebo třeba účetnictví. Velmi zajímavá je také možnost integrace dalších řešení od stejné firmy. DocuWare tak může obsahovat další funkce produktivity a integrovat například software pro řízení vztahu se zákazníky. Systém správy dokumentů tak nemusí sloužit vnitřně jen pro zaměstnance firmy, ale i ke komunikaci se zákazníky mimo podnik.

Dokmee Platforma s hravým názvem Dokmee se už delší dobu udržuje na špici, co se týče bezpečnostních parametrů. Je to jeden z nejlépe zabezpečených DMS systémů. Při jeho vývoji se autoři zaměřili na vysokou míru šifrování dokumentů v úložišti a během jejich sdílení, čemuž odpovídají velmi časté aktualizace systému podle posledních trendů na poli kyberbezpečnosti. Firma také proklamuje nejpřísnější zabezpečení ve svých fyzických datových centrech po celém světě. Všechny uživatelské účty, přístup ke složkám i samotným dokumentům je chráněný heslem

a systém je šifrovaný pomocí klíčů RSA. Dokmee mohou zákazníci spustit snad na všech možných operačních systémech, včetně iOSu a Linuxu. Software se vyznačuje také jedním z nejintuitivnějších uživatelských rozhraní. Platforma na první pohled působí jednoduše, ale za ní se skrývá silná technologie. Samotná společnost nabízí řadu licencí, plánů a přístupů podle potřeb podniků, na své si tak přijdou jak malé firmy, tak velké nadnárodní koncerny. Zkušební verze služby je plně funkční, nic před vámi neschovává. Limitováni jste jen třiceti dny, po kterých je třeba přejít na placenou verzi.

Alfresco Software na správu dokumentů Alfresco má trošku odlišnou filozofii než předchozí zmíněné. Je totiž vyvíjen s otevřeným zdrojovým kódem, a tak si ho mohou uživatelé a zákazníci přizpůsobit podle své potřeby a schopností. Je možné do něj implementovat vlastní šablony, šifrování, přizpůsobit vnitřní procesy. Systém se dobře integruje s kanceláří Office od Microsoftu, spárovat se

Téma čísla umí i se vzdálenými disky a dalšími aplikacemi na Googlu. Díky tomu, že je systém otevřený zásahům, je jeho správa a funkčnost v rukách samotných uživatelů, což může být pro mnohé podniky nevýhoda. Při správném začlenění ale nabízí dlouhý seznam funkcí a nástrojů, které ostatní systémy pro správu dokumentů nemají, a nadto ještě umožňuje integraci prakticky jakékoli aplikace třetí strany. Platforma není určená malým podnikům, protože pro své fungování vyžaduje minimálně sto připojených uživatelů.

Software602

Na přechod k elektronickým verzím dokumentů a práci s nimi se už dlouhou dobu zaměřuje firma Software602. Její komplexní DMS systém využívá

mnoho zákazníků v Česku, jmenovitě třeba UPC, CzechPoint nebo Rohlík.cz. Kromě pokročilého generování a využívání metadat je platforma plně integrovatelná do MS Office a dovoluje správu nejen samotných dokumentů, ale i jejich auditů a evidence. Interface, který je spolčený pro všechny druhy zařízení, se dá přizpůsobit podle potřeb a pracovního workflow. Mezi přidané funkce patří rozsáhlé možnosti evidence dokumentů, jejich schvalování, evidence a třídění faktur, nebo třeba automatická distribuce pro nové zaměstnance. Samozřejmá je archivace všech verzí dokumentů, vedení informací o jejich úpravách a sdílení, méně obvyklá je možnost nechat systém staré verze souborů automaticky skartovat. Platformu je možné používat i jako systém pro řízení práce, protože nad jednotlivé

dokumenty se dá „připnout“ úkol a ten někomu zadat. Jak jsem napsal někde v úvodu, jednotlivých systémů a jejich derivací jsou na trhu desítky, spíše stovky. Není možné a ani žádoucí se zmínit o všech. Jejich přehled, a to jak pro naše účely, tak i pro účely samotných zákazníků, znesnadňuje různorodost nabízených řešení, která přecházejí v roztříštěnost. Ačkoliv většina DMS systémů má mnoho společného, jako například podporu softwaru třetích stran, je pro firmu a potenciálního zákazníka obtížné si z přehršle řešení vybrat to optimální. Je třeba správně umět definovat své požadavky a potřeby. To, jestli se situace na trhu a kompetitivnost jednotlivých firem zmírní, ukážou až další roky.

Jak vyzrát na nebezpečí elektronické komunikace? Twitter, Slack a podobné aplikace jsou pro dnešní podnikání bezpochyby důležité, ale na druhou stranu mohou leckdy způsobit velké škody. Když zvolíte agilní komunikační strategii, nebudete muset čelit škodám, které dovede napáchat nedostatečně zabezpečení.

idé, kteří mají na starost IT bezpečnost podniku, se setkávají s tímto nelehkým a časově náročným úkolem dnes a denně – musejí analyzovat kanály elektronické komunikace ve společnosti a zařídit implementaci procesů, které zohledňují řádnou bezpečnostní hygienu. Neexistuje univerzální způsob, jak na to, jelikož každá společnost komunikuje různými způsoby pomocí různých nástrojů. Programy pro spolupráci a aplikace sociálních médií jsou natolik rozšířené a využívané s takovou samozřejmostí, že si možná ani neuvědomujete, kolik nástrojů vaši zaměstnanci ke komunikaci užívají.

Evoluce sociálních médií Aplikace sociálních médií přeměnily elektronickou komunikaci v temperamentní zvíře, s jehož krocením se potýkají experti zajišťující informační bezpečnost ve firmě. Vezměte si například Twitter. Jediná aplikace dovolí oslovit globální publikum. Přestože se dá skrze Twitter rychle rozšířit zpráva nebo povědomí, má zároveň svá negativa a nevýhody, kterým musejí

společnosti plně porozumět – spolu s jejich důsledky. K jednomu z nejvýznamnějších incidentů došlo v roce 2013, kdy jediný tweet z ověřeného účtu americké tiskové agentury Associated Press informoval o tom, že v Bílém domě došlo k výbuchu a prezident Obama byl zraněn. K podvodnému tweetu se později přihlásila hackerská skupina, nicméně americký akciový trh byl touto falešnou zprávou obratem zasažen, když se index Dow Jones (DJIA) z více než jednoprocentního zisku krátkodobě propadl do ztráty. Skutečnost, že jeden tweet mohl způsobit tak velké škody, byla varovným signálem, který jasně ukázal, jak je důležité přemýšlet nad ochranou systémů před potenciálním zneužitím. Co ohrožuje elektronickou komunikaci? Není to jen phishing cílící na e-maily, existuje několik kanálů, které musejí odborníci na bezpečnost zvažovat již v době, kdy stanovují firemní politiku a zásady bezpečnosti. S ohledem na dalekosáhlý dopad tweetů nebo příspěvků by měly být aplikace, které využívají nejvyšší představitelé firmy, uzamčeny a přístup k nim by mělo mít co nejméně lidí. K ochraně

Trendy

Autor: Lada Válková

celé organizace přispějí i osvědčené postupy, jako je zavedení dvoufaktorové autentizace.

Klasifikace dat I vzdělávání zaměstnanců v oblasti klasifikace dat má své opodstatnění. Jak data rozdělujete v rámci firemní politiky? Nejčastěji se dělí informace do následujících kategorií: • Veřejné informace – určeno veřejnosti a pro její potřeby. • Interní informace – určeno pro rozšíření po firmě, informace nejsou citlivé. • Důvěrné – citlivé informace určené pouze konkrétním osobám. • Utajované – velmi citlivé informace, přístup k nim je povolen jen v potřebných případech, omezená distribuce. Jaká škoda vznikne společnosti, když uniknou data z jednotlivých kategorií? • žádná, • minimální nebo žádná, • patrná, značná, • těžká, závažná. Když vytvoříte důkladnou a promyšlenou politiku k zabezpečení dat

Trendy

a poskytnete tento živý dokument všem zaměstnancům, může to být cenný zdroj pro jejich práci. Zapojování týmů i jednotlivců do průběžného vzdělávání po celý rok pomáhá budovat bezpečnější prostředí a zároveň zajistí, že tyto prioritní informace zůstanou v myslích zaměstnanců. Stejně tak můžete relevantní informace rozesílat čtvrtletně e-mailem, formou interního bulletinu,

nebo je předávat na měsíčním meetingu, kde se řeší otázky související s bezpečností. Před nákupem jakékoliv aplikace je vhodné zohlednit její zabezpečení a zkontrolovat její kompatibilitu z hlediska hygieny bezpečnosti. Bezpečnostní týmy budou schopné posoudit a zvolit nejvhodnější aplikaci pro hladkou (a bezpečnou) integraci do sítě.

Komplexní správa identit a přístupů udrží projekty i interní systémy v bezpečí, zároveň podporuje větší inovace. Musíte se naučit implementovat zabezpečené procesy do všech pracovních postupů a zároveň udržovat agilní zásady pro využívání nástrojů společnosti.

Autor: Michala Benešovská

Tankové systémy se stávají standardem Společnost Epson není potřeba sáhodlouze představovat – na tuzemském trhu má dlouhodobě stabilní pozici. Epson je synonymem pro tiskárny využívající doplňovací tankové systémy a stálicí je také v oblasti projekční techniky, POS a profesionálních displejů. Jak se společnosti dařilo v uplynulém roce a co pro své zákazníky chystá letos, to nám prozradil muž číslo jedna, Marcel Divín, branch office manager společnosti Epson CZ & SK. Co Epson v uplynulém roce, podařilo se vám dosáhnout všech vytyčených cílů?

Rok 2019 byl z našeho pohledu rokem zásadních výzev. Prakticky ve všech klíčových segmentech jsme čelili různým složitostem, omezením, prostě a jednoduše problémům, se kterými jsme se společně se svými partnery museli porvat. Pokud to vezmu komoditně, v oblasti tisku jsme udělali zásadní pokrok v inkoustových technologiích jak v segmentu B2B, tak i B2C. V projekčních technologiích jsme čelili té největší výzvě – omezené dostupnosti klíčových produktů díky celosvětově vysoké poptávce. Kvůli tomu jsme museli hledat cesty, jak svým partnerům a jejich koncovým zákazníkům zajistit to, co potřebují. Jsem moc rád, že jsme drtivou většinu věcí vyřešili ke spokojenosti všech. Tedy celkově jsme rok ukončili ve dvojciferném růstu, což je vzhledem k situaci výborný výsledek. Jaké novinky jste si nachystali na letošní rok?

Rok 2020 bude na novinky hodně bohatý – bylo by to na celý článek! (smích) Proto projdu jen pár zásad-

ních. Již v únoru jsme uvedli na trh nové přírůstky v inkoustových tankových segmentech pro firemní uživatele. Jde o řadu L15150 a L15160, které do tohoto segmentu přinášejí prakticky vše ze segmentu business inkjet tiskáren. Poprvé je zde použitý pigmentový inkoust (maximálně odolný vůči vodě, otěru i světlu) ve všech barvách, automatický podavač dokumentů s podporou oboustranného skenování/kopírování do formátu A3, vyšší rychlost tisku až 26 stran podle ISO normy, jednoduché ovládání díky velkému integrovanému displeji. Výrazně se zvýšila i životnost zařízení na minimální úroveň 150 000 stran v kombinaci s tříletou zárukou zdarma. Společně s velmi nízkými náklady na tisk, které činí šest haléřů mono / 26 haléřů barevně s DPH, nízkými TCO jde o ideální řešení pro menší a střední pracovní skupiny. V průběhu roku stejnou formou rozšíříme i nabídku zařízení ve formátu A4. V březnu jsme na Epson Days uvedli inovovanou řadu A3+ multifunkčních tiskáren řady WorkForce Pro RIPS (C878xxx a C879xx) a nejvýkonnějších zařízení řady WorkForce Enterprise do segmentu vysokorychlostních

robustních zařízení pro vysoké objemy tisku. Řada WorkForce Pro RIPS, která svým uživatelům přinesla řádově milionové úspory, mimo nového atraktivního designu přinese vyšší kvalitu tisku v kombinaci s robustní konstrukcí. Modely WF-C878xxx přímo nahrazují předchozí řadu WF-C869xxx. Model WF-C879xxx přinese výrazné zrychlení skenování, rozšíření funkčnosti. Jde například o použití interního harddisku pro efektivní tisk odložených úloh. Samozřejmostí je zde možnost managementu uživatelských přístupů přímo v zařízení (Epson Print Admin Serverless). Řadou WorkForce Enteprprise atakujeme segment kancelářského velkoobjemového tisku. Nově se řada ze stávajících rychlostí, 100, respektive 75 stran za minutu posouvá do velmi žádaného segmentu 60 stran. Tímto zařízením chceme nabídnout alternativu k tiskovým systémům od rychlosti 45 stran při zachování zásadních výhod inkoustu – robustní konstrukce se životností až šest milion stran, minimum servisních zásahů a odstávek, rychlý tisk z jakéhokoliv stavu, velmi nízké TCO. V projekční technice nás před a v průběhu prázdnin čeká obměna

rozhovor

Epson

rozhovor našich kusově nejprodávanějších projektorů řad EB-S/X/W/U. Zásadní změnou bude nastavení standardu pro nejnižší rozlišení, a tím bude XGA. SVGA projektory utlumíme a za velmi podobných / stejných podmínek nabídneme projektory s vyšším rozlišením. V průběhu podzimu nás čeká zásadní doplnění řady „ultra shortthrow“ projektorů o novou generaci již osazenou laserovými zdroji světla. Tedy opět výrazně inovujeme v souladu s očekáváním svých koncových uživatelů. Pevně věřím, že i přes aktuálně svízelnou, nepřehlednou situaci se nám podaří vše zvládnout tak, jak máme v plánu, a budeme připraveni. Když se zaměříme na kancelářský tisk, jaké trendy momentálně na trhu rezonují a jak na ně reagujete? Jak jsou na tom kanceláře s adaptací inkoustové technologie?

Díky postupujícímu trendu optimalizace nákladů spojených s použitím tiskáren (TCO) potkáváme inkoustové tiskové technologie stále častěji v kancelářích.

Stále ovšem narážíme i na jistou skepsi s použitím této technologie pro tisk běžných dokumentů například v kancelářích. V drtivé většině případů jde o negativní zkušenost z předchozích let, kdy byla tato technologie primárně vnímána jako technologie domácí. Také často narážíme na jistou míru nevědomosti = chybějící osobní zkušenosti s business inkjet technologií, která byla od počátku vývoje primárně určena pro kancelářský tisk. Proto věnujeme maximum času praktickým ukázkám zařízení na různých prezentačních akcích, eventech a také čím dál častěji ve svém showroomu v Praze. Díky rozšiřující se síti partnerů, kteří tato zařízení používají pro vlastí potřebu, se nám daří zásadním způsobem zlepšovat jejich možnosti, jak a kde naši technologii nabízet (typ zákazníků, typické aplikace…). I přes pokroky sebekriticky říkám, že je před námi kus cesty. Věřím novým produktům, technologiím, které segment inkoustu dále posunou dopředu společně s partnery, kterým nabídne-

me maximální podporu pro to, aby nás společný obchod bavil čím dál více. Co koncept bezpapírové kanceláře – je v dohledné době reálný? Vnímáte digitalizaci jako hrozbu, nebo jako příležitost?

Určitě jako příležitost. Technologicky jsme připravení díky zkušenostem svých kolegů v okolních zemích západní Evropy. Tedy umíme nabídnout jako komplexní hw řešení (skenery, multifunkční zařízení) v kombinaci se svým sw řešením, případně s řešením třetích stran. S implementací jsme schopni pomoci díky silnému prea post-sales týmu, který máme k dispozici. V rámci obchodní stránky bych chtěl partnery uklidnit, že digitalizací prodej tiskáren do kanceláří nekončí. Tisk jako takový je stále nedílnou součástí kanceláře, a i díky zkušenostem ze západní Evropy víme, že nové technologie s přidanou hodnotou jsou tím správným podnětem pro koncové zákazníky, proč investovat.

Learning

channel

buďte napřed š k o lt e o n l i n e

Nabízíme vám přípravu online školícího materiálu na míru!

více informací

Aktuality ze světa kybernetické bezpečnosti na jednom místě. Nejnovější hrozby, produktové novinky, případové studie, analýzy a mnoho dalšího. Bezpečnost jako atraktivní téma V roce 2O18 jsme napříč svými kanály (Reseller Magazine, RMOL.CZ, Professional Computing) vydali 279 textů o bezpečnosti. Jedním z nejčtenějších článků se v roce 2O18 stal text o regulaci e-privacy. Nejčtenější texty o bezpečnosti se týkaly GDPR.

Obsah je král

S přispěním odborníků chceme na webu uveřejňovat informace o aktuálních hrozbách, bezpečnostních incidentech a trendech v oboru. Prostor dostanou také komentáře, tipy nebo rozhovory s bezpečnostními experty.

TÉMATA Aktuality

Průzkumy a analýzy

Návody

Případové studie

Produktové novinky

Videa