DataMeddelande
Data Groups specialtidning om den oentliga fÜrvaltningens it-upphandlingar 1/2014
Landets största
IT-specialaffärskedja Data Group Finland Oy • • • •
Verksamheten inleddes 1992 55 butiker 350 anställda Omsättning 71 miljoner euro
Vi har • Fler än 70 skräddarsydda DG-utbildningsdagar per år för medlemsbutikernas personal • Certifierad kompetens • Kunskap om tjänsteprodukten • Lokala experter • Butikernas stöd till varandra • 26 huvudmannaavtal på A-nivå • Material både på finska och svenska
Vi är en aktiv partner • 1 700 datorer per månad • nästan 18 000 kunder för tjänsteprodukterna
Vi vill erbjuda det bästa • • • • •
Kundorienterad
2
Konkurrenskraftigt pris Tillförlitlig kvalitet Bra kundservice Engagerade anställda Lösningar som passar kunden
Data Group är en tillförlitlig, kompetent och proffsig finländsk IT-specialkedja grundad 1992. Kedjan finns i hela landet och består av självständiga butiker specialiserade på IT- och telekommunikationsteknik. Att vara kundorienterad är basen i Data Groups verksamhet. Målet för butikerna i kedjan är att erbjuda kunderna tjänster som tillför ett genuint mervärde. I 55 Data Group -butiker jobbar närmare 350 IT-specialister. Medlemsbutikerna omsätter tillsammans 71 miljoner euro. Vår styrka och kompetens baserar sig på att vi kontinuerligt utbildar personalen och tillgodogör oss de kunskaper och erfarenheter som finns i kedjan och medlemsbutikerna.
DG-kundservice när den är som bäst!
Med de rätta investeringsobjekten
förbättras produktiviteten Genom att dimensionera behoven på enhetsnivå undviker man att få en över- eller underdimensionerad tjänst. I kommunernas olika enheter varierar utrustningsnivåerna för datorerna och behovet av it-tjänster. Avdelningarna eller till och med arbetsplatserna behöver olika utrustningsnivåer. Därför skulle fler användare av produkten eller tjänsten själva vilja påverka beslutet om inköp av it-tjänster. – När enhetens, avdelningens eller en hel organisations behov beaktas tillräckligt individuellt får man produkter och tjänster som ligger på rätt nivå och har rätt pris. När de rätta investeringsobjekten hittas, förbättras effektiviteten, säger Data Group Finland Oy:s verkställande direktör Timo Vilenius. När inköpsbesluten fattas inom enheten förskonas man från onödiga utgifter och besvär: Enheten undviker en under- eller överdimensionerad tjänst. – Även enhetens egen verksamhet blir effektivare när arbetsredskapen fungerar. Arbetseffektiviteten används skapande, tankearbete och utförande av de egna arbetsuppgifterna och inte för att fundera på datatekniken.
Diskussion löser knutar
antingen bidrar till eller försämrar kommunens framgång och serviceutbud, påminner Vilenius.
Det talas ofta om att it-systemen i kommunerna inte pratat med varandra. Vilenius poängterar att dyra extra utgifter för it-upphandlingar uppkommer av att köparen och leverantören inte diskuterar med varandra. – Leverantören måste förstå för vilket behov informationstekniken skaffas. It-inköpen ska inte separeras från verksamheten. Det handlar om att sköta kommuninvånarnas ärenden på ett enkelt sätt.
Skatteinkomster till den egna kommunen Servicen håller på att försvinna från de mindre kommunerna. När kommunen beslutar att köpa it-tjänster av en lokal leverantör, stödjer kommunen också att servicen stannar kvar i kommunen. Att upphandla tjänster lokalt i den egna kommunen håller kvar både skatteinkomster och arbetsplatser i kommunen. – De it-upphandlingsbeslut som kommuner och offentliga organisationer fattar
Data Groups recept för en lyckad upphandling: • Vi har ett förstklassigt produktsortiment, ur vilket enskilda eller standardiserade lösningar kan sättas ihop. • Vi erbjuder också en skräddarsydd tjänst för installationer och leveranser. • Föremålet för anskaffningen kan preciseras genom att man bekantar sig med och testar produkten. • Vi har lokal support och kännedom om de lokala förhållandena. • Du har tillgång till 350 experters know-how i Finlands största sammanslutning av itspecialaffärer. • Vi tar tillsammans med dig fram kostnadseffektiva lösningar.
DG-kundservice när den är som bäst!
3
Tjänsten får inte gömma sig bakom en anonym e-postadress När servicen är personlig och man i butiken betjänas av någon man känner är tröskeln lägre att ringa och fråga om råd. På plats kan man också kolla på produkterna och pröva på hur en ny produkt ser ut och känns. – Det är viktigt att kunden är medveten att det finns en konkret plats dit man kan vända sig med feedback och där man tar helhetsansvar för de tjänster som erbjuds kunden. När servicen har ett ansikte kan tjänsteleverantören inte gömma sig bakom en anonym e-postadress, säger Data Group Finlands vd Timo Vilenius.
Kontrollista för välplanerade it-inköp:
DELL hjälper att visa rätt väg
I IT-LÖSNINGAR LOKALT med hjälp av Data Group -kedjan runt om i Finland
4
DG-kundservice när den är som bäst!
X X X X X X X
Jag får personlig och snabb service i närheten. Tjänsten anpassar sig till min egen organisations processer. Jag får tillgång till lätta och fungerade beställningsrutiner. Jag får regelbunden utbildning. Jag har tillgång till en bred expertorganisation. Produkt- och tjänstesortimentet är stort. Inköpsbeslutet är bra för den egna kommunen.
DATA GROUPS SPECIALTIDNING OM DEN OFFENTLIGA FÖRVALTNINGENS ITUPPHANDLINGAR 1/2014 Utgivare: Data Group Finland Oy, Ylistönmäentie 31, 40500 Jyväskylä. Chefredaktör: Timo Vilenius. Upplaga: 15 000 st. Adresskällor: Data Group Tryckort: Mediasepät Oy, Jyväskylä 2014. Utformning och layout: Mediasepät Oy / Outi Tuomainen.
När det finns lite pengar i budgeten,
kan man ändå få mer? Allt färre it-investeringar ryms med i kommande budgeter för många aktörer inom den offentliga förvaltningen. Vad kan man få för mindre pengar? Tillräcklig kvalitet med mindre – den här ekvationen kräver särskild kompetens. Partnern ska se till att den anskaffade tekniken är ett hjälpmedel med vilket riktiga problem löses. It-partnern ska också se till att tekniken inte gör arbetet mer komplicerat, utan mer effektivt. – En kompetent partner hjälper till att utforma de viktigaste urvalskriterierna för en fungerande lösning och ser också till att köparen har en exakt bild av totalkostnaderna. Köparen behöver förutom utrustning, programvaror och tjänster även en effektiv användarutbildning. Anskaffningen realiseras till nytta och pengar först då den anställda upplever sig ha nytta av anskaffningen i det dagliga arbetet, säger Data Group Finlands verkställande direktör Timo Vilenius.
Det här utmärker en kompetent partner 1. Partnern hjälper till att utforma de viktigaste urvalskriterierna för upphandlingen. 2. Partnerns tjänst är närservice vilket innebär att det är lätt att diskutera ansikte mot ansikte. 3. Partnern visar hur man med hjälp av tekniken kan ändra arbetssätten.
4. Partnern ger råd om hur utbildning i sätten att arbeta leder till en vardag som ger besparingar. 5. Partnern hjälper till att hantera totalkostnaderna. 6. Partnern erbjuder en flexibel tjänst för produktval, beställningar, leveranser, supporttjänster och utbildning. 7. Partnern mäter sin egen framgång i kundens framgång.
DG-kundservice när den är som bäst!
5
Kryptera ditt meddelande med ett knappklick kommit med skräpposten verksamheten i företaget. Enligt undersökningar utgör 95 procent av e-posttrafiken skräppost. Bekymmersfri tjänst garanterar att du ägnar din arbetstid åt det som är viktigt. En bra filtreringstjänst tar emot e-post även under den begränsade tid när den egna utrustningen förbättras, underhålls eller är ur drift. Med tjänsten skyddas utrustningen och du minskar på behovet av underhåll och service.
Tidigare var kryptering av e-postmeddelanden komplicerat och krävde att mottagaren hade ett eget program.
N
u ingår i produkten F-Secure Messaging Security Gateway utöver marknadens effektivaste filtrering av skräppost och virusskydd även en lättanvänd kryptering av e-postmeddelanden. Krypteringsfunktionen skyddar datakommunikationen mellan företag och underlättar att företagets praxis för informationssäkerhet efterlevs. Lösningen fungerar på alla e-postprogram samt på webbaserad e-post. Krypteringen väljs genom ett knappklick och krypteringen kräver inga separata system. Krypteringsfunktionen meddelar när meddelandet öppnas. Dataombudsmannen är bekymrad över att person- och kunduppgifter skickas okrypterade i e-posten i strid med offentlighetsla-
gen. Om känsliga uppgifter inte kan skickas tillförlitligt och snabbt med e-post bromsar det arbetet.
De skadliga programmen allt mer avancerade Företagen är idag i allt större utsträckningen föremål för attacker från allt mer avancerade spionprogram, skadliga program och skräppost. Visste du att utan lämpligt skydd läggs 3–4 arbetsdagar per år ner på hantering av skräppost. I värsta fall avbryter ett virus som
Ta hand om dina ögon! Välj BenQ! BenQ erbjuder bildskärmar med en unik Flicker-free -teknologi vilket innebär att skärmflimmer elimineras. BenQs skärmar ger en behaglig bildupplevelse genom att kombinera ny teknologi och stilren design. Ta hand om dina ögon och arbeta mer effektivt hela dagen. BenQ är en ledande leverantör av digitala livsstilsprodukter, skärmar, projektorer och interaktiva paneler. Läs mer om våra produkter på www.benq.fi.
6
DG-kundservice när den är som bäst!
Dra nytta av krypteringen • Fullständigt konfidentiell e-post mellan avsändaren och mottagaren. • Meddelandet krypteras genom ett knappklick. • Kräver inte att mottagaren har särskilda program. • Meddelar om att meddelandet öppnats. • Offentlighetslagen kräver att person- och kunduppgifter skyddas.
Lokala aktörer inkluderas i
anbudsförfaranden genom delanbud nom upphandlingskriterierna. Av det här skälet är i verkligheten oftast priset avgörande.
Upphandlingslagen gynnar inte lokala inköp, men en offentlig sammanslutning kan erbjuda lokala aktörer möjligheter genom att dela upp upphandlingarna i mindre delar.
Kommunikationen förbättrar upphandlingsprocessen. När leverantören och beställarens endast svarar varandra skriftligen efter att fått anbudsförfrågan, uteblir den verkliga diskussionen om kundens behov från anbudsskedet. Genom mer kommunikation lär sig beställaren av anbudsgivarens frågor och beställaren kan den här vägen också bedöma sina egna beslut. Önskemål om förändringar i upphandlingslagen har framförts. Exempel på sådana är minskning av byråkratin och uppmuntran till verkligt partnerskap.
Upphandlingslagen tvingar inte till stora, kompletta tjänster. Kommuner och offentliga samfund upphandlar för stora helheter åt gången. Om för många saker buntas ihop i ett anbud kan flexibiliteten försvinna från tjänsten Inköparen kan också göra direktupphandlingar, delanbud och ramavtal inom ramen för sin organisations upphandlingskontrakt. Upphandlingslagen gynnar inte lokala företag. Upphandlingslagen gynnar inte heller det lokala näringslivet, även om exempelvis större krav på miljövänlighet i anbudsförfrågan kan ge bättre möjligheter för lokala aktörer. Enligt upphandlingslagen kan dock inte enbart de lokala aktörerna gynnas. Ändå kan man i anbudsförfrågan exempelvis kräva service på finska eller svenska. Kommunen kan gynna den lokala aspekten i upphandlingar av tjänster och utrustning genom att dela upp upphandlingar i mindre delar eller genom att godkänna delanbud eller gemensamma leveranser. Upphandlingslagen tvingar inte fram att det billigaste alternativet väljs, utan det totalekonomiskt sett mest fördelaktiga. Den nya upphandlingslagen har gett upphov till missförstånd i kommunerna. Ett av dem är
att den som upphandlar alltid ska välja det billigaste anbudet. I EU-direktivet uppmanas dock att bedöma upphandlingen ur ett totalekonomiskt perspektiv vilket innebär att enbart priset inte tvingar fram till beslut. När it-tjänster konkurrensutsätts vill man också betona kvaliteten, men det är svårt att få skillnader mellan tjänsteleverantörerna ge-
Upphandlingslagen kräver att en noggrann anbudsförfrågan görs. I flera kommuner anses upphandlingslagen komplicerad och att fastställandet av upphandlingskriterierna och konkurrensutsättningen inte har fungerat problemfritt. Om felaktigheter funnits i anbudet eller om anbudsgivarens behov ändras under en lång anbudsperiod förlängs upphandlingsprocessen. Upphandlingslagen tvingar de anställda som deltar i kommunens inköpsprocess att lägga ner mer tid på upphandlingsprocessen än på att göra en bra ankskaffning och lösa frågor i den egna verksamheten. Nuvarande upphandlingslag gäller i många år. I november röstade om ett nytt paketförslag till ett nytt upphandlingsdirektiv. Den nuvarande upphandlingslagen är dock en del av det praktiska livet under flera år framöver.
DG-kundservice när den är som bäst!
7
Har du någonsin sett en lycklig it-chef?
E är den riktiga storleken för alla!
De anställda har skäl att kräva arbetsredskap som lämpar sig för deras arbetsuppgifter och som passar deras individu-
Den nya Fujitsu LIFEBOOK E gör företagets alla anställda glada, eftersom den ¿nns i tre alternativa storlekar, och varje storlek är vackrare, tunnare och lättare än föregångarna. Varje modell kan dessutom utrustas mer varierat för olika ändamål än man någonsin tidigare kunnat göra med en bärbar dator. Vad sägs om en projektor som sätts in i laptopen?
ella smak. Generellt är sådana krav tunga för it-chefer, som med alla medel ska sträva efter att standardisera företagets infrastruktur. Nu kan man med glädje gå med på kraven, eftersom alla E-modeller utnyttjar samma komponenter och programvaror, och all extra utrustning kan användas ”i kors”. Den ovan nämnda projektmodulen behöver sålunda inte köpas separat till varje användare; den som råkar ha behov av avdelningens gemensamma kanon plockar den med sig.