DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA
MANUAL DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
OCTUBRE - 2014
INTRODUCCIÓN La Dirección Nacional Administrativa ha elaborado el presente manual de Mantenimiento de Vehículos, con el objetivo de contar con un instrumento que permita programar, controlar y dirigir la correcta ejecución de los mantenimientos preventivos y/o correctivos necesarios para el adecuado funcionamiento de los vehículos que forman parte del parque automotor institucional, garantizando la seguridad y movilidad oportuna de los usuarios.
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INSTRUCCIONES Y PROCEDIMIENTOS La Dirección Nacional Administrativa a través de la Subdirección Nacional de Servicios Generales en planta central y el/la responsable Administrativo/a o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales, serán los/las encargados/as de la supervisión y de la ejecución correcta de los mantenimientos preventivos y correctivos de los vehículos. ÁMBITO DE APLICACIÓN Se sujetan a las disposiciones del presente manual, los/las usuarios/as, los conductores, los/las servidores/as y funcionarios/as requirentes y los/las funcionarios/as administrativos/as que conformen el área de control y gestión vehicular a nivel nacional.
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO
a)
b)
c)
d)
Los conductores serán los responsables de notificar a la Unidad a la cual están asignados, la necesidad de efectuar los trabajos de mantenimiento preventivo y/o correctivo según el caso de los vehículos, mediante el Formulario de Solicitud de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo (Anexo 1), dirigido a su jefe inmediato o quien haga sus veces. El/La Director/a Nacional Administrativo/a o su delegado/a en planta central; el/la responsable de la Unidad Administrativa o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales, autorizará mediante Orden de Trabajo (Anexo 2) a realizar los mantenimientos solicitados. Emitida la autorización conforme lo previsto en el literal anterior, los conductores deberán llevar a los vehículos a los talleres autorizados, previamente contratados para el efecto. En el caso de existir desperfectos no considerados en la Orden de Trabajo, será responsabilidad del Director/a Nacional Administrativo/a o su delegado/a en planta central; el/la responsable de la Unidad Administrativa o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales, generar la autorización de dichos trabajos, previo informe y proforma del taller autorizado.
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CONSTATACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LOS TRABAJOS DE MANTENIMIENTO REALIZADOS POR EL TALLER AUTORIZADO. a) Una vez realizado el mantenimiento preventivo y/o correctivo del vehículo, el conductor a su cargo, conjuntamente con el/la responsable del taller autorizado, verificará que los trabajos estén realizados de acuerdo a la Orden de Trabajo emitida por la institución y será el responsable de retirarlo de las instalaciones del taller autorizado. b) El/La Director/a Nacional Administrativo/a o su delegado/a en planta central; el/la responsable de la Unidad Administrativa o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales, será el/la responsable de verificar que los trabajos realizados sean iguales a los detallados en las Órdenes de Trabajo emitidas, corroborando que dicha información corresponda a la factura expedida por el taller autorizado.
DOCUMENTACIÓN HABILITANTE PARA LA AUTORIZACIÓN DE PAGO
a) El/La Director/a Nacional Administrativo/a o su delegado/a en planta central; el/la responsable de la Unidad Administrativa o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales, será el/la responsable de receptar la siguiente documentación para solicitar el pago: -‐ Factura emitida por el taller autorizado. -‐ Formulario de Solicitud de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo (Anexo 1) -‐ Documento de Solicitud de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo. -‐ Orden de Trabajo emitida por la institución (Anexo 2). -‐ Detalle de los trabajos realizados emitido por el taller autorizado. -‐ Informe de conformidad del servicio, elaborado por el administrador del contrato.
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DISPOSICIONES GENERALES a) El conductor del vehículo deberá verificar diariamente las condiciones técnico-‐ mecánicas del vehículo, entre otras lo referente a los niveles adecuados de lubricantes, combustibles, neumáticos, sistema eléctrico, embrague, frenos, agua en el radiador y batería, con el fin de precautelar el buen funcionamiento de los vehículos, evitando daños que a la postre terminarán en mantenimientos correctivos. b) Los vehículos que se encuentren dentro del período de garantía técnica, serán llevados a los talleres autorizados por el fabricante, para su mantenimiento y/o reparación. c) Será responsabilidad de los conductores, presentar los vehículos a mantenimiento preventivo y/o correctivo en los talleres autorizados, con un mínimo de ¼ de galón de combustible que permitirá el desarrollo de pruebas. d) Constituye responsabilidad de cada una de las Direcciones Provinciales la contratación del taller autorizado, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento General de Aplicación y demás Resoluciones emitidas por el SERCOP. e) Es responsabilidad de cada conductor solicitar a el/la Director/a Nacional Administrativo/a o su delegado/a en planta central; el/la responsable de la Unidad Administrativa o quien haga sus veces en las Direcciones Provinciales los mantenimientos preventivos del vehículo a su cargo, de conformidad con lo establecido en el manual correspondiente expedido por el fabricante.
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DIAGRAMA DE FLUJO
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