BENEFICIO DE FINANZAS
Uniformes 100%: Aplica para sucursales, algunas áreas comerciales y blindados
Propósito Asegurar una imagen institucional de excelencia a nuestros clientes y en particular de los colaboradores que diariamente están en contacto con el público.
Alcance Aplica para los colaboradores de la organización que tiene contacto directo con clientes y/o cuya Gerencia de Área considere que, por sus labores, deberá contar con uniforme dado por la empresa al 100%. No aplica para personal temporal o en pasantías.
Generalidades El colaborador que en su trabajo tenga contacto permanente con clientes externos, tales como sucursales, choferes, mensajeros, oficiales de seguridad, blindados, ejecutivo de venta y personal operativo en los puntos donde BAC lo considere necesario, deberá portar el uniforme corporativo, que será entregado al colaborador una vez que ingresa a su puesto de trabajo. Los requisitos esenciales para acogerse a este beneficio son: • Que el puesto que ocupe el colaborador tenga como función básica y predominante la atención directa de clientes. • Que dado las funciones que realiza el colaborador, la empresa considere que puede tener uniforme.
De conformidad con lo establecido por BAC, se asumirá el costo del uniforme entregado al colaborador en un 100%; reservándose de manera unilateral y revisando periódicamente si este costo se seguirá asumiendo al 100% o si se modificará la política establecida. La Gerencia de Área que desee ofrecer uniformes (esto incluye cualquier prenda del catálogo) a sus colaboradores, deberá revisar si cuenta con el presupuesto en la línea de uniformes. De ser así deberá seguir el procedimiento descrito en Solicitud de Beneficio del presente lineamiento. En caso de no tener línea presupuestaría de uniformes la Gerencia de Área no podrá hacer deducciones a la nómina por este concepto y la Gerencia de Área deberá buscar de qué línea de presupuesto podrá pagar los uniformes y deberá seguir el procedimiento de solicitud de vistos buenos al GLG de la cuenta de uniformes.
Consideraciones importantes • Las prendas que se distribuyen para cada puesto se especifican a continuación. Puesto
Prendas
Mensajeros, choferes y motorizados
Pantalones, camisas y corbata (si corresponde)
Oficiales de seguridad
Pantalones, camisas, sacos y corbatas (si corresponde)
Colaboradores de sucursales / Ejecutivos de Servicio
Pantalones o enaguas, camisas o blusas, camisetas tipo polo y abrigos
Personal de blindados
Pantalones, camisetas, jacket y un par de zapatos
Misceláneas
Pantalones, camisetas tipo polo y abrigo
• La Gerencia de Área determinará en cuales casos el uniforme se dará al 100%, para cuales colaboradores aplica y para cuales aplica la política de vestimenta formal. •Para la solicitud de uniformes las Gerencias podrán utilizar únicamente los proveedores debidamente autorizados por Compras Estratégicas. • Las áreas no podrán solicitar prendas que no estén aprobadas dentro del catálogo y del proveedor aprobado por la Empresa. En caso de querer valorar la confección de una prenda que esté fuera del catálogo, deberá contar con el aval de Mercadeo para el uso de logos y
colores; así como el aval de Compras Estratégicas para utilizar otro proveedor al aprobado oficialmente. • Para compra de indumentaria se requerirá verificar que el puesto y la naturaleza de las funciones que ejerce requiere de dicha indumentaria; así como los casos que por alguna razón requiera de alguna indumentaria especial por la naturaleza del negocio se requiera, se valorará por parte del área de Beneficios. (zapatos de seguridad, capas, bolsos, prendas impermeables, entre otras). • En el caso de las áreas que no cuentan con el beneficio de uniforme, los colaboradores podrán adquirir el mismo a través de las indicaciones dadas en la Solicitud del Beneficio sección "adquisición de prendas por cuenta del colaborador"
Solicitud del beneficio Uniformes pagados por BAC • Pedidos de más de 150 prendas Prenda
Cantidad
Blusas
>150 por diseño
Pantalones
>150 por diseño
Faldas
>150 por diseño
Suéteres
>150 por diseño
Camisas
>150 por diseño
Camisetas Polo
>150 por diseño
Nota: Las cantidad indicadas son las mínimas que se podrían solicitar por cada prenda. Pasos para la compra: Elegir las prendas que se van a comprar. Solicitar la Proforma al correo: joaquinacostahe@modasa.com.ec (en caso de querer contactar al encargado podrá hacerlo al 8809-9359, vía WhatsApp o llamada, a través de la persona que atiende la tienda física en Costa Rica.
Realizar el procedimiento de solicitud de Presupuesto y Vistos Buenos del Área THBeneficios. Enviar la confirmación del pedido de manera formal al proveedor con los siguientes datos: Orden de Compra y MIGO para gestionar el 50% de adelanto del pago al proveedor y cantidad de prendas por diseño y tallas. Consideraciones: El tiempo de espera para entregar estas prendas será de 4 meses como máximo, contando desde el día que el proveedor recibe el depósito del 50%. Las prendas llegarán a la Tienda físicas de Calle Blancos Edificio B4 por lo que el encargado de la compra deberá estar atento a las fechas que el proveedor le indique.
• Pedidos de menos de 150 prendas Pasos para la compra: Elegir las prendas que se van a comprar. Solicitar la Proforma al correo: pedidoscostarica@modasa.com.ec (en caso de querer contactar al encargado podrá hacerlo al 8809-9359, vía WhatsApp o llamada, a través de la persona que atiende la tienda física en Costa Rica. Realizar el procedimiento de solicitud de Presupuesto y Vistos Buenos del Área THBeneficios. Enviar la confirmación del pedido de manera formal al proveedor con los siguientes datos: Orden de Compra y MIGO para gestionar el 50% de adelanto del pago al proveedor y cantidad de prendas por diseño y tallas. Consideraciones: En caso de que falte alguna prenda por tema de tallas, el proveedor deberá entregar una carta de compromiso que indique las prendas, tallas y la fecha en la que se compromete a entregarlas. Las prendas llegarán a la Tienda físicas de Calle Blancos Edificio B4 por lo que el encargado de la compra deberá estar atento a las fechas que el proveedor le indique.
Uniformes pagados por el colaborador • Adquisición de prendas por cuenta del colaborador Contactar a la encargada de la tienda para confirmar la disponibilidad y existencias de las prendas que se quieren adquirir: Tel. 2295-9000 ext 18120 Correo: pedidoscostarica@modasa.com.ec
Teléfono: 8809-9359 (también se podrá enviar un mensaje vía WhatsApp) Realizar el pago: podrás pagar con Tarjeta de débito o crédito, Tasa cero (3meses) y Mini Cuotas (12 meses)
Notas Importantes Para cualquier pedido se podrán validar las prendas del catálogo aquí Cada área será la responsable de coordinar el pedido, la toma de medidas, el pago y entrega de los uniformes con los proveedores autorizados. Así mismo, cada área deberá tener una proyección anual de ingresos y/o eventos en los que requiera alguna prenda. Para la compra de camisas tipo "Columbia" (no están permitida otras prendas como sueter, jacket, pantalones u otro distinto a las camisas), se requiere validar puesto, funciones y ubicación geográfica del colaborador con detalle por persona, ya que este tipo de prendas están autorizadas únicamente para ciertos casos de excepción y no abierto a compra para todo el personal. Por esta razón, toda compra de este tipo debe ser previamente autorizada por el área de Beneficios a través del proceso en Jira, caso contrario deberán gestionar con las prendas habilitadas en el catálogo. Las camisas tipo "Columbia" se deberán ir comprando según necesidad y no se autoriza la tenencia en stock de estos productos. Se permite hasta un máximo de tres prendas de este tipo (camisa tipo "Columbia") por persona. Toda compra debe tener previamente los VB´s respectivos, en los casos donde esto no se cumpla y se proceda a pedirlos posterior a haber realizado la compra, no se autorizará el traslado de ppto y se procederá según matriz disciplinaria. El horario de la tienda física es el siguiente: Lunes-Martes-Jueves-Viernes, de 8:00 a.m. a 12:00 m.d. Miércoles, de 1:00 a 5:00 p.m.
Solicitud de Presupuesto para Compra de Uniformes PASO 1: Ingresa tu gestión en la siguiente Pizarra de Liberación PPTO
https://bac-latam.atlassian.net/jira/your-work
PASO 2: Clic en CREAR
PASO 3: Completar DATOS
Una vez creada la incidencia asegurarse de marcar en el Tipo de Incidencia “Liberación Presupuesto” Resumen: Indicar siempre que es Compra de Uniformes Gerencia: Gerencia que solicita Departamento: Departamento que solicita Justificación Si se solicitó el Presupuesto al GLG en el año anterior se deberá: Indicar el monto que se solicitó al GLG y el monto que se les aprobó según reporte de Financiero del Presupuesto aprobado. Se deberá incluir el monto de compra que se requiere, las prendas y a qué puestos se va a comprar el Uniforme. En caso de haber solicitado presupuesto al GLG y Financiero y no tener aprobado un monto, se deberá de igual forma indicar en la Justificación para el análisis del GLG Nota: Si no realizó solicitud de presupuesto al GLG y solicitó el presupuesto directo a Financiero, la solicitud entrará en un análisis para saber si se designa o no el presupuesto para la compra.
Si no se solicitó presupuesto o si el presupuesto aprobado ya se utilizó, deberá contar con el visto bueno del GLG para fondear la cuenta, por lo que deberá adjuntar el Jira lo siguiente: Información de que Pospre se tomará el dinero para fondear la cuenta. El visto bueno de la persona que en el área aprueba movimientos de presupuesto entre Pospres, (los vistos buenos podrán colocarse en lo anexos) Para todos los casos se requiere en el Jira la cotización de los uniformes, indumentaria, zapatos, capas, bolsos impermeables, etc. Así como indicar en la justificación el o los puestos al que están solicitando el uniforme o indumentaria. PASO 4: Una vez incluido todos los datos y adjuntos, seleccionar la siguiente sección: "Clasificación (uso interno)" y asignar a Yurdy Porras Ramírez, dicha solicitud. Posterior darle crear.
Uso del beneficio El colaborador deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones a la hora de utilizar su uniforme:
• El uniforme no deberá sufrir ninguna modificación en cuanto color o diseño. Solo podrá variar con la aprobación de la Gerencia Talento Humano y el área de mercadeo para respetar el libro de marca. • En el caso de deterioro normal de los uniformes, por las funciones propias del puesto, o por circunstancias ajenas a la voluntad del colaborador (casos fortuitos), se analizará la situación para proceder con la sustitución de las prendas necesarias. • Se deberá respetar el diseño de los uniformes, no se podrá sufrir ninguna modificación en cuanto al color, diseño o ajuste; es decir no se podrán cambiar para que se vean más ajustados o cortos (en el caso de las enaguas o vestidos). Todas las prendas entregadas deberán conservar su hechura original, manteniendo su corte. • Las áreas no podrán solicitar a ningún proveedor confeccionar una prenda que no esté autorizada en el catálogo, esto incluye camisetas tipo polo. •Cuando la Empresa lo consideré necesario se utilizará el protocolo de visitas a la tienda en caso de activarse los protocolos por Covid-19 Consultá el protocolo aquí
Responsabilidades Colaborador: Cumplir con el uso del uniforme los días laborales y respetar los diseños originales. Jefatura: Coordinar que sus colaboradores tengan el uniforme para ejercer sus funciones. Presupuestar los uniformes que se requieren anualmente. Talento Humano: Brindar las asesorías del beneficio a los colaboradores en general. Proveedores: Cumplir con el contrato establecido y los servicios que se han determinado.