F i
BUDGET
EPORT 1955-56
BUDGETARY ITY IN TO RICO
COMMONWEALTH OF PUERTO RICO OFFICE OF THE GOVERNOR BUREAU OF THE BUDGET
THE BUDGETARY ACTIVITY IN PUERTO RICO
BUREAU OF THE BUDGET ANNUAL REPORT 1955-56
THE BUDGETARY ACTIVITY IN PUERTO RICO
COMMONWEALTH OF PUERTO RICO OFFICE OF THE GOVERNOR BUREAU OF THE BUDGET
CONTENTS Page
Organization and Functions of the Bureau of the Budget
9
The Budget Process
11
Budget Management Division
14
Organization and Methods Division
23
Survey on the Organization of the Agricultural Services
33
Appendix
37
5
October 29, 1956 HONORABLE LUIS MUÑOZ MARÍN, GOVERNOR OF PUERTO RICO LA FORTALEZA SAN JUAN, PUERTO RICO DEAR GOVERNOR:. I have the honor to submit herewith the Annual Report of the Bureau of the Budget on its activities for fiscal year 1956. Respectfully yours, JOSÉ R. NOGUERA, Director.
7
ORGANIZATION AND FUNCTIONS OF THE BUREAU OF THE BUDGET The Bureau of the Budget is an advisory agency created as a part of the Office of the Governor by Act No. 213 of 1942. Its setup is simple and compact: the Office of the Director—which includes the AdministraTHE BUREAU'S tive Services Office—and two divisions, STRUCTURE AND with specific functions assigned to each. The Office of the Director advises the ACTIVITIES Governor, directs the preparation and execution of the budget and, in general, sets the standards of action of the Bureau and supervises the work of the other units thereof. The Administrative Services Office in turn prepares and administers the Bureau's budget, and handles the activities related with personnel, library service, purchase and supply of office equipment, and a central file. The Budget Management Division analyzes and evaluates the work and expenditure programs of the departments and agencies; proposes appropriations to carry out such programs; prepares and assembles the Model Budget; prepares the necessary legislaticn to implement it and helps explain to the legislative committees the appropriations proposed by the Governor; and, in coordination with the Organization and Methods Division, it studies and makes recommendations on governmental organization, with special reference to those features which affect the budget. Finally, this Division supervises throughout the year the execution of the budget by performing the manifold activities, entailed therein; and is responsible for the establishment and supervision of an administrative-reports program, so that the agencies may report on the work performed under the various programs undertaken by them. The Organization and Methods Division performs the main function of assisting the Governor in the fulfillment of his responsibility to constantly improve the organization and man, agement of the Executive Branch. To this end, it reviews the allocation of governmental functions among the various departments, agencies, and public corporations, and the basic work 9
procedures and methods used by them; it assists in the arrangements for necessary surveys at the departmental level, works out plans and develops improvements as they become necessary; it conducts research work in the field of organization and methods; it evolves training and guidance material for the organization and methods personnel; and it provides technical advice to the organization and methods units of departments and agencies. It also serves as secretariat to the Governor's Management Improvement Annual Awards Program; and to the Puerto Rico Chapter of the American Society for Public Administration. The operating-expenses budget authorized for the Bureau for fiscal year 1955-56 amounted to $260,947. Of this amount, $222,241 was for personal services, and The FINANCIAL RESOURCES $38,706 for general expenses. number of employees of the Bureau of the Budget during the year averaged 57, of whom 29 were professionals.
10
THE
BUDGET PROCESS
The Model Budget which the Governor submits annually to the Legislative Assembly is the culmination of an exhaustive and minute survey by the Bureau of the Budget and the Planning Board, in direct consultation with the Governor. The Planning Board looks principally into the requests for funds for capital improvements, while the Bureau of the Budget devotes its attention mainly to examine and analize the requests concerning funds for operating expenses. As a preliminary step in the budget process, the departments and agencies are supplied with a number of forms which, when duly filled out, inform the Planning Board the fund requirements for the next six years, and to the PRELIMINARY Bureau of the Budget, in more detail, STEPS the fund requirements for the ensuing year. Each of these two agencies, separately, looks into the fund requirements and holds hearings with the various heads of departments and agencies in connection with such requests for funds and their justifications. The Governor meets with his fiscal advisors and Cabinet members to discuss the current and prospective situation of the economy, taking as a basis the midyear economic report of the Planning Board. After an exhaustive study of such budget requirements, the Planning Board makes preliminary recommendations on those public works and also on the operating expenses of a non-recurrent nature. These recommendaPUBLIC WORKS tions are discussed with the Governor, PROGRAM the Director of the Budget, the Secretary of Treasury and the Secretary of State. The Secretary of the Treasury presents in this meeting the revenue estimates for the General Fund, as well as the available borrowing margin of the Government to incur public debt. The Governor makes preliminary decisions, which are submitted to a public hearing by the Planning Board. 11
After said hearing, the Governor again meets with the aforesaid officers for a more detailed discussion of the public works program and such operating appropriations as should be proposed in separate bills. Meanwhile the Bureau of the Budget has minutely examined all requests for appropriations and their justifications, particularly those related with the functioning and operation of the various public services. The Bureau OPERATING EXPENSES has authority by law to assemble correlate, revise, reduce, or increase the estimates of the government dependencies but is required to include unchanged in the Model Budget the operating expenses of the Legislative Assembly, the Office of the Controller and the Supreme Court. The internal budgets of the municipalities and public corporations are not subject to review by the Bureau, either, and are therefore not included in the Model Budget; but appropriations requested by these corporations for disbursement from the Government General Fund are reviewed and included in this document. The proposals made by the Bureau of the funds deemed necessary for each public program, are discussed directly with the Governor. These appropriations are embodied in one sole bill under the title Operating Budget Resolution, which comprises about four-fifths of all General Fund appropriations. After the Bureau of the Budget has already advised with the Governor on all appropriation for operating expenses, it then prepares a final picture of all GenTHE MODEL eral Fund appropriations endorsed by BUDGET the Governor — both for capital improvements and for operating expenses —and recommends to the latter the necessary adjustments so that the appropriations do not exceed the estimated resources, including bond issues. Also, the Bureau reports to and discusses with the Governor the estimated revenues and the expenses from special funds. After these final determinations, the Bureau prepares the Model Budget which the Governor submits to the Legislature. The Planning Board adjusts the proposals for the first year of the Six-Year Financial Program to conform to the Model Budget, and also submits said program to the Legislature. 12
After the Legislature has taken action with relation to the budget and the Governor considers for approval the appropriation bills, then the Bureau, which is BUDGET EXECUTION responsible for the control of the execution of the budget, prepares for the Governor detailed breakdowns of the lump sums appropriated from the General Fund for operating expenses. Similar breakdowns are authorized in the case of special funds. Both the creation of new positions and the contracting of professional services are subject to previous approval by the Bureau. Any transfer of funds between the different items authorized likewise requires its previous approval, and the Bureau is furthermore empowered to create reserves or freeze portions of appropriations if the need therefor arises.
13
BUDGET MANAGEMENT DIVISION In the year under review the Budget Management Division exercised control and supervision of the appropriations authorized for said year and, also, in the preparation of the budget recommended to the Legislature for fiscal year 1957. In addition to these, which are its regular activities, the Division devoted considerable effort to various special projects. Budget for Fiscal Year 1956.—The joint all-funds budget approved for fiscal year 1956 amounted to $195,820,279. This figure included $160,743,797 from the General Fund and $35,076,482 from special funds. During fiscal year 1956 the sum of $152,906,896 was covered into the General Fund ($146,866,726 from revenue and $6,040,170 from non-revenue receipts.) There was an unencumbered surplus at the beginning of said year of $4,328,742, and a bond issue of $18,300,000 was authorized, making total available resources of the General Fund amount to $175,535,638. Inasmuch as the authorized General Fund budget was $160,743,797, there was available at the close of the fiscal year 1956 an unencumbered surplus of $14,791,841. The following tables depict the absolute and the relative distribution of the total appropriations for said year by nature and by functions. DISTRIBUTION
Description TOTAL Operating Expenses Operating Budget Special Appropriations Capital Improvements
OF APPROPRIATIONS BY NATURE FISCAL YEAR 1956 General Fund
Special Funds
Total
Per Cent of Total
$160, 743, 797
$35, 076,482
$195, 820, 279
100.0
134, 723, 869
28, 553, 412
163, 277, 281
83.4
126, 633,129
0
126, 633,129
64.7
8, 090, 740
28, 553, 412
38, 644,152
18.7
26, 019, 928
6, 523, 070
32, 542, 998
16.6
14
DISTRIBUTION
OF APPROPRIATIONS BY FUNCTIONS FISCAL YEAR 1956
Functions TOTAL
General Fund
Special Funds
Total
Per Cent of Total
$160, 743,797
$35, 076,482
$195, 820,279
100.0
Education
43, 549, 764
7, 462, 076
51, 011, 840
26.0
Health Conservation
26,130, 728
7,432,748
33,563, 476
17.1
General Administration
19, 953, 485
556,851
20, 512, 336
10.5
Transportation and Communication
15, 381, 681
3, 812,381
19,194, 062
9.8
Protection of Persons and Property
16, 728,002
234,942
16, 959,844
8.7
Public Welfare
11, 069, 033
4,692, 357
15, 761,300
8.1
Agricultural Resources Development
6,485,469
2, 572, 805
9,056, 274
4.6
Pensions and other Social Security Programs
6, 818,368
2,400
6,820, 768
3.5
5,275
5,002,756
5, 008,053
3.0
Industrial Development
4,617, 596
600,200
5, 217,700
2.7
Public Housing
4,602, 529
30, 500
4,533,029
2.5
Labor - Management Relations
1,900,353
1,002,706
2,903,003
1.5
Recreation and Parks
1,428,896
26, 294
1,455, 192
0.7
Other Functions
1,785,676
745, 440
2,531,116
1.3
Debt Service
Budget for Fiscal Year 1957.—Early in August 1955 the Bureau of the Budget requested from the departments and agencies their budget estimates for the year 1957, and during the period from September 12 to November 9 administrative hearings were held to discuss the proposed appropriations of the different departments and agencies. These proposals were analyzed by the end of the calendar year 1955. Meanwhile, the Director kept himself in close contact with the Governor and also participated in various meetings related with fiscal and economic planning for the fiscal year 1957 and succeeding years. The Model Budget was ready early in January 1956 and was transmitted to the Legislature on the opening day of the regular session. The program of expenditures recommended by the Governor in the Model Budget for fiscal year 1957 amounted to $201,167,898. This figure included expenditures aggregating $34,075,348 from special funds not requiring legislative action each year. The General Fund budget submitted by the Governor to the Legislature amounted to $167,092,550 of which The $3,633,328 represented self-renewing appropriations. Governor submitted changes to the Model Budget and the Leg15
islature made certain modifications. Estimated resources for the General Fund at that time amounted to $182,147,740 for fiscal year 1957. The General Fund budget approved by the Legislature for fiscal year 1957, including self-renewing appropriations, amounted to $183,241,108. General Fund appropriations approved by the Governor aggregated $181,150,237. The joint budget for fiscal year 1957 amounts to $216,843,858 with the added special-funds budget of $35,693,621, as revised after submittal of the Model Budget. This budget is $21,033,579 higher than that for fiscal year 1956 and $15,675,960 higher than the Model Budget originally submitted by the Governor. The appendix to this report presents a list of the appropriations authorized to take effect during fiscal year 1957. The revised estimate of General Fund resources amounts to $188,141,841, made up of $14,791,841 of an unencumbered surplus at the beginning of the year; $149,558,000 of revenue receipts; $4,792,000 of non-revenue receipts; and $19,000,000 of a bond issue authorized. On the basis of estimated resources and appropriations approved, there is expected an unencumbered surplus of $6,991,604 at the close of fiscal year 1957.1 The following tables depict the absolute and relative distribution of total appropriations for fiscal year 1957, by nature and by functions.
DISTRIBUTION
Description TOTAL Operating Expenses Operating Budget Special Appropriations Capital Improvements
OF APPROPRIATIONS BY FISCAL YEAR 1957
NATURE
General Fund
Special Funds
Total
Per Cent of Total
$181,150, 237
$35, 693,621
$216, 843, 858
100.0 83.2
151, 438,130
28, 890, 411
180, 328, 541
143, 844, 046
0
143, 844, 046
66.4
7, 594, 084
28, 890, 411
36, 484, 495
16.8
29, 712,107
6, 803,210
36, 515, 317
16.8
(r) The data presented in this report do not reflect expenditures incurred on account of the hurricane of August 12, 1956, because it occurred during fiscal year 1957. These expenditures, however, will reduce such unencumbered surplus by several million dollars.
16
Operating expenses appropriations chargeable to the General Fund amount to $151,438,130, which represents 83.2 per cent of the total budget of expenses chargeable to said fund, and 98.1 of the revenue and non-revenue reéeipts estimated for fiscal year 1957. DISTRIBUTION
OF
APPROPRIATIONS BY FISCAL YEAR 1957 -
FUNCTIONS
General Fund
Special Funds
Total
Per Cent of Total
$181,150,237
$35,693,621
$216;843,858
100.0
Education
48, 614, 236
6, 806,385
55, 420, 621
25.6
Health Conservation
28, 219, 689
8,405, 777
36, 625, 466
16.9 9.9
Functions TOTAL
General Administration
20, 892, 216
802,066
21, 494, 302
Transportation and Communication
17, 024, 337
3,848,000
20, 872, 337
9.6
Protection of Persons and Property
18,038,946
153,443
18,192,389
8.4
Public Welfare
11, 704, 084
5,716,806
17, 420, 890
8.0
agricultural Resources Development
5,392,581
2,241,051
7,633,616
3.5
Pensions and other Social Security Programs
6, 759, 588
25,360
6, 784, 948
3.1
Industrial Development
5,139, 682
, 457, 000
5, 594,682
2.6
5,175
5,449, 138
5, 454,313
2.5
Debt Service Public Housing
5,391,707
27, 500
5,419,207
2.5
Labor - Management Relations
2,851,758
1,101, 071
3,932,859
1.8
Recreation and Parks
1,940,458
0
1,940,456
0.9
Other Functions
9,195, 772
860,000
10,055. 772
4.7
Half of the budget approved covers education, health, and public welfare programs. Appropriations for education represent 25.6 per cent of the total budget and provide for the continuation of a stepped-up educational program, and for the initiation of a program to eliminate the interlocking and double session systems and to extend other essential services. Health and public welfare allocations (24.9 per cent of the total) especially provide for the expansion of hospital and public health facilities, for an increased number of beneficiaries under the public-assistance program, and for initiating a food distribution program. The industrial development, agricultural development, and internal and external transportation programs also receive sizable appropriations.
in
Budget Execution There are two aspects to budget execution: one appertains carrying out the activities for to the agencies and consists 17
which funds are provided; and the other is that in which the.' Bureau of the Budget intervenes, to keep records of appropriations, to make breakdowns of lump-sum appropriations authorized by the Legislature and amendments to the budgets, and to keep an adequate supervision and control system to insure that the various departments and agencies carry out the program of activities congruently with the outlined plan and in conformity with the provisions of law and the appropriations authorized. The Budget Management Division devotes considerable time to this phase of the budget process. During the fiscal year 1956, ninety-nine such breakdowns were approved by the Director and the Governor, as compared with 107 in 1955. Three hundred and twenty-four transfers of funds were studied and processed, considerably less than the 581 processed during the previous year. This reduction resulted from the lumping of most general expenses appropriations, which allows the agencies more flexibility in the management of their budgets. As a further step in this direction, during the fiscal year 1956 the Bureau decided to initiate a project to simplify budgetary breakdowns structure by grouping in two items the appropriations of each budgetary unit. There are plans for initiating this new practice, as an experiment, with a limited number of agencies in the breakdowns for fiscal year 1957. The Division studied petitions for the creation of 1,066 new positions and intervened in requests for the re-allocation of 360 positions. It examined and processed 121 requests for expenditures against the item of professional and consulting services, 32 for rent of premises, and nine for air-conditioning in government offices. The Department of the Treasury was authorized to process the necessary papers for setting upon the accounting books appropriations aggregating $31,333,096. The Division also participated in sundry surveys and special activities related to the supervision and execution of the budget. Analysis of Previous Years Outstanding Accounts The operating budget for fiscal year 1955-56 carried an appropriation of $100,000 to meet obligations contracted during previous years which could not be settled by the agencies because of the closing of the books in the Department of the Treasury. In accordance with the procedure established, at the beginning of the fiscal year 1956 the agencies reported their previous 18
years outstanding obligations. The obligations thus reported amounted to $202,135 of which $67,160 appertained to debts with private persons and entities, and $134,975 to debts with other government agencies and instrumentalities. Payment in full was authorized of all the debts contracted with private persons and entities and of part of those contracted with other government agencies, up to the total $100,000 appropriation. Activities Related with Legislation The Bureau of the Budget advises the Governor in matters of legislation on appropriations of funds, reorganizations and general management problems. During the year the Division studied and prepared reports on 53 drafts for bills and 65 bills. The Division reviewed all legislation for appropriations of funds prepared by the agencies to implement the Model Budget. During the legislative process, the Division Chief and technicians appeared before several Legislative Committees to report on different bills. In cases where so required, explanatory memoranda were submitted. Considerable time was spent • on proposed legislation for increase in salaries for teachers, policemen and employees of the competitive and non-competitive services. The Division prepared explanatory reports and its officials appeared before the Legislative Committees to explain the scope of the revisions of the compensation plans and its impact on the over-all fiscal picture. The technical personnel of the Division also attend all hearings held by the House and Senate Finance Committees in relation with the budget for fiscal year 1957. Forty-four explanatory reports were prepared, in connection with amendments to the appropriations recommended in the Model Budget. The Division Chief and other technical staff of the Division collaborated with these committees by reporting on the budget fiscal picture. Contribution toward State Department Technical Cooperation Program The Division waited on 42 persons visiting Puerto Rico under the auspices of the Technical Cooperation Program. The setup and functions of the Bureau and the procedure involved in the budget process, execution, and control, were explained. The following is a list of such persons and their country of origin: 19
Jechiel N. Sankovitch and Matitiahu Adler, Israel; Boon Choo Chenpanas, Uthai Sindhusara, Sak Ratanasart and Songbhand Bunnag, Thailand; Suha A. Alacakioglu, Halil T. Peta, Ahmet S. Alav and Muzaffer M. Baybeg, Turkey; Mohamed Galal Osman, Labib Hanafy, Youssef Mohamed Abdul Halim, Mohamed Seif El Yazal Khalifa, Enad El Din Zaki Mehrez, Ahmed Adbel Ghani El Shintinawi, Mohamed Hamdy El Said and Mohamed Saad El Dine Moustafa, Egypt; Ashraf Ahmadi, Iran; María Henela Marquez and Leandro Goes Tocantis, Brazil; Slobodan Turcinovic and Simeón Djema, Yugoeslavia; Gregorio P. Domagas, Ricardo A. Rivera, Salud D. Campomanes, Francisco S. Tantuico, Jaime Araneta, Antonio P. Non and Luis P. Velazco, Philippines; Carlos José González and Gladys Bonilla, Nicaragua; Roger Villalobos, Costa Rica; Julio Santori, Pedro Torres Pereira and Raúl de Aquino, Paraguay; José Teófilo Córdova and César A. Sibauste, Panamá; Gregorio Woolfe and two other officials of Honduras; Alicia Barragán, Ecuador. Other Activities 1. A budget in brief was prepared and published for the first time, presenting the most outstanding data of the budget recommended by the Governor, such as source of the funds for financing the budget, distribution of the budget by functions and plans, and specific data on the work to be performed by departments and agencies. This summary was widely distributed among the citizens, specially among professional, civic and industrial groups, labor leaders and other persons interested in government matters. 2. Another activity was the revision of the compensation plans for teachers, policemen, and employees classified under the system of the Office of Personnel. Besides carrying out the necessary surveys for the determination of the raises, the following documents were prepared: (a) bill on teachers' salaries and an explanatory memorandum thereof; (b) amendments to the bill reorganizing the Police Force, to establish new compensation schedules for Police members; (c) Governor's Special Message bills to the Legislature, proposing a plan for the elimination of the double session and the interlocking plat over a period of eight years; appropriation of one million dol lars for the construction of schoolrooms, so as to get the plan under way during fiscal year 1957; and a revision of teachers' salaries; (d) a bill for a Concurrent Resolution whose adoption 20
the Governor would propose to the Legislature; and (e) a press release on the Governor's recommendations with regard to the educational system and the revision of salaries. 3. A survey was made for the distribution of the $400,000 appropriation included in the Operating Budget Act for withingrade salary increases for government employees. The proper amount was alloted and pertinent notice given to each government department and agency. 4. Mr. Antonio Cuevas Viret, Chief of the Division, participated, as a guest of the United Nations, in the International Seminary on personnel management and training held in Montevideo, Uruguay, sponsored jointly by the United Nations and the Government of Uruguay. 5. At the Governor's request, an analysis of the budgets for the fiscal years 1955-56 and 1956-57 was made, including public corporation budgets, on the basis of the following dichotomies: (a) services to the rural zone vs. services to the urban zone; (b) economic expansion vs. services; (c) investment vs. expenditures; (d) health in the curative phase vs. health in the preventive phase; (e) effort vs. serenity. This analysis was made in cooperation with the Planning Board. 6. The Division continued to participate, jointly with the Department of the Treasury and the Planning Board, in the project for the simplification and more effective coordination of the budget and accounting systems. 7. During the months of July and August 1956 the Bureau commissioned several of the Division technicians to visit the budget offices of some of the states of the United States to observe and study the operation of such offices and the procedures followed in the preparation, presentation, execution and control of the budget. Ramón García Santiago, Meneleo Tomassini and Juan Chévere visited the Budget Bureau in Washington, D. C., and the budget offices in the states of Maryland, Connecticut and New York; also those of the New York Port Authority. Guillermo Irizarry, Humberto Núñez and Santos Pagán visited the Budget Bureau in Washington, D. C., and the budget offices in the states of Virginia and Michigan; also those of the Tennessee Valley Authority. S. At the close of the fiscal year discussions were begun with representatives of the Departments of Health and Education, as well as of the Department of Agriculture of the United States, with regard to the planning and development of a 21
program for the distribution of foodstuffs donated by the United States Government among the beneficiaries of the public assistance program. 9. Act No. 104, approved June 29, 1955, authorizes to bring suits and the satisfaction of judgments against the Commonwealth not in excess of $15,000. The law provides for the inclusion of the necessary sum in the budget of every agency for the prompt satisfaction of the judgments rendered. The Division studied the law and set up a procedure whereby the agencies shall annually notify the Bureau, when submitting their budget estimates, the judgments rendered as well as the claims in process, so that the Bureau may be able to recommend the appropriation of the necessary funds to comply with the law. 10. A report was prepared for the Ad Hoc Finance Committee designated by the Governor to make a survey of the fiscal requirements of the Government of Puerto Rico during fiscal years 1957-1959. The phases assigned to the Bureau and on which it reported to the Committee, were: (a) General Fund budget approved for fiscal year 1957; (b) estimate of the budget for operating expenses for fiscal years 1958 and 1959; (c) possible increases in contributions of the United States Government during the said three years; (d) possible use of balances of appropriations whose purposes have been fulfilled; and (e) programs which could be eliminated or curtailed.
22
ORGANIZATION AND METHODS DIVISION The work of the Organization and Methods Division during the year comprised development of administrative surveys, installment of improvements, publication of material on public administration, and advisory and liaison activities with agencies. Special emphasis was laid on two projects: reorganization of the Police, and the program for the preservation and disposal of records, which had been long under study. Both were finally adopted upon the recommendations made by the Division, which drafted the bills. In the case of the records disposal program, the Division assumed the responsibility to implement it and get it under way in the agencies. Another important survey was that undertaken in the Planning Board, where the phase of the Bureau of Permits was completed and the proper report on recommendations submitted. Due stress was also given to the training of supervisors in the techniques of work simplification, including a short course offered in the Department of Public Works to explain the essence, application, and benefits derived from the use of such techniques. Outstanding in the field of publications were the revision of the Manual of Organization of the Government of the Commonwealth, which was brought up to date with the changes registered in the government structure and functions; and the Administrative Management Bulletin, a monthly review of didactic scope with which the Bureau of the Budget contributes toward the enrichment of Spanish literature on public administration. The work of the Division was rounded up by the administering of the Governor's Management Improvements Annual Awards Program; the performance of the Secretariat of the Puerto Rico Chapter of the American Society for Public Administration; and cooperation in public drives launched by other government agencies. Follows a resume of the major projects carried out by the Division: 23
Survey on the Planning Board.—On request of the Chairman of the Planning Board, a thorough survey was undertaken of said agency, including its functions, setup and operation; its legal basis, procedure and personnel. The survey started with the Bureau of Permits, whose functions, setup and operations were strictly analyzed and the findings embodied in a report with recommendations submitted to the Chairman of the Board. As a part of that same project, data collection was started on the Finance Division, Bureau of Economics and Statistics, Master Plan, and Engineering Division. Mechanization Project.—Two technicians from the Division collaborated with consultant Cyrus Falconer in the survey on mechanization, mainly in the search for the data required. The data gathered were analyzed and the report requested by the Governor in answer to the following inquiries was submitted to him: 1. To what extent are government offices mechanized? 2. How much more mechanized should they be? 3. What would be the cost of such additional mechanization? 4. What would be the possible savings obtainable through such additional mechanization? The survey comprised only those operations which represent a large volume of work. of a nature that lends itself to mass mechanization—as for example, payrolls, personnel, property accounting, and handling of correspondence. Police Reorganization.---The recommendations of the Bureau on a reorganization of the Police were embodied in a bill submitted to the Governor. A report was also made on the feasibility of consolidating into one sole agency the Police, fire service, and penal institutions; but the criterion of undertaking primarily the proposed reform of the Force prevailed. The Chief and other staff . members of the Division took an active part in the long discussion of the bill with leaders of the Legislative and Executive branches and Police officers. Administrative Survey of the Municipality of Arecibo.—Om petition of the mayor of Arecibo, a thorough survey was made of the setup, functions and procedures of that municipality. A report was made with proposals for administrative reforms. Electronic Equipment.—The inquiry into the practical possibilities of electronic calculating machines, to determine whether 24
it would be justified to contemplate acquiring such equipment, was entrusted to a Committee designated by the Governor, composed of the Secretary of the Treasury, the Director of the Budget and the Executive Director of the Water Resources Authority. This Committee, in turn, entrusted the survey to a group under the direction of Mr. Sebastián Echeandía, of the Department of the Treasury, who rendered the first written report during the year. The plan recommended was approved, along with a budget of expenses and personnel requirements; and the Governor directed the drafting of a bill authorizing the necessary funds to carry out the plan. Although the Division did not participate actively in this survey, it kept, however, a watchful eye on its progress and stood ready to give adequate advice to the Director of the Budget as a member of the Committee. Survey on the Setup and Procedures of the Finance Division of the Agricultural Experiment Station.—Three other recommendations contained in the report on this survey were set up early this fiscal year. The same technician who participated in the project supervised the installment of improvements and advised the personnel. The survey had started toward the latter part of 1954-55, on petition of the Director of the Experiment Station. The three recommendations were: 1. The salary payroll was made and will continue to be made hereafter by the Payroll Office of the University. 2. The procurement system started to use new forms designed ad hoc. 3. A manual accounting system was substituted for the mechanical system. Survey of the Setup and Procedures of the Finance Division of the Department of Agriculture.—As a cooperation with the Department of Agriculture, a technician was assigned to collaborate in this survey, which is being carried out by the Int'ramerican Enterprises Corporation. Said technician started to collect the data and prepared organization charts, employees job analyses, flow charts, space utilization diagrams, and an inventory of filing facilities. Survey on Office Space Use.—Requests for additional office space from the State, Treasury, and Labor Departments were 25
studied with due consideration among other possibilities, that of using the building vacated by the Water Resources Authority when it moved to its new headquarters. A brief survey was also made of the condition and space of building numbers 50 and 52 at La Caleta and Recinto Oeste in San Juan, recently bought by the Government, to recommend adequate use therefor. The ground floor of building number 52 was allocated to the electronic equipment project; and the second story to the survey-of-agricultural-agencies project. Administrative Survey of the Treasury Department.—As a result of a survey made on petition of the Secretary of the Treasury, a report with recommendations on the administrative functioning of his Department was rendered to him. The Chief and a technician of the Division worked in said survey. Survey on the Agricultural Services in Puerto Rico.—The Division cooperated in the survey of the agricultural services in Puerto Rico by assigning a technician to work in the project. It also cooperated on the drafting of questionnaires and in the analysis of data submitted by the agencies to ascertain whether the functions they perform are actually authorized by the laws cited by them. The information furnished by the agencies was collated against each enabling statute. Survey on the Public Recreation and Parks Administration. —Upon petition of the Administrator of the Public Recreation and Parks Administration, a survey was made of the setup and procedures of the Administrative Services Office and the Information and Public Relations Office. A report was submitted with recommendations. Management Improvement Annual Awards Program. — Although it had a rather slow start and met little enthusiasm among employees, the Governor's Management Improvements Annual Awards Program gained momentum during the latter part of the year. The ideas submitted were not so numerous as in the previous year but they were of a remarkably improved quality, and four prizes of the five offered by the Program were awarded. The five prize-winning employees (one of the prizes went to two persons) were received by the Governor, who handed them checks and merit certificates in a ceremony at La Fortaleza, in which the Director of the Budget also participated. 26
Contracts of Hiring by Public Corporations.—On petition of the International Institute of Administrative Sciences at Brussels, a report was prepared on contracts of hiring by the public corporations of Puerto Rico. Said organization will present during the convention to be held in September 1956 at Brussels, Belgium, a summary of the reports received from all over the world. Public Documents Preservation and Disposal Program.— After approval of the law to establish a Program for the Preservation and Disposal of Public Documents, the major task consisted in setting up the program and getting it under way in the agencies. All pertinent circulars, memoranda and correspondence related to this work were prepared by the Division. Another phase of the. work was to draft the Manual of Procedure and the Regulations to govern the Program, the scope of which was explained during a meeting attended by all personnel in charge of the Program in each agency. Proper advice was later offered to the agencies, to orient them as to the technical details and general features of the project. By midyear, with the work well advanced, those agencies having documents more than fifty years old were requested to list and set them apart, to be sent to the General Archive to be established. Training. — Training embraced various phases: a short course on work simplification; two short courses on the use of mehanical equipment; and other activities such as lectures and gatherings for the organization and methods technicians of the agencies. 1. Short course on work simplification: Plans were worked out for a practical short course on work simplification at the various agency supervision levels. In the preparation and adaptation of this short course, cooperation was received from Mr. J. Rogers, from the Office of the Controller of the United States Army, and the Work Simplification Round Table. The first short course started in the Department of Public Works was attended by twelve supervisors from that department. The lectures were conducted by the Chief and a technician of the O. and M. Division, who finally required of each participant to submit some proposal of management improvement in his work, in order to be entitled to the certificate. 27
2. Short course on use of keypunched-card equipment: IBM technicians offered a short course which embraced such subjects as card design, use of keypunch; use of the interpreter; use of the sorter; use of the reproducer. The large group of O. and M. technicians who took the course visited the IBM installations in the Water Resources Authority and in the Aqueduct and Sewer Authority. 3. Short course on familiarization with mechanic and electronic equipment: Some twenty O. and M. technicians from various government agencies availed themselves of this course which consisted of five sessions. 4. Meetings of O. and M. technicians: Mr. Cyrus Falconer conducted two lectures for O. and M. technicians of the government agencies, on the occasion of their meeting to discuss common problems of their work. The first lecture dealt with Office Mechanization; the second, with The Executive Decision. One of the technicians also participated by explaining the improvement attained in the Motor Vehicle Division of the Traffic Bureau of the Department of Public Works. The lecture closed with the projection of a documentary film. 5. Training of scholarship grantees: An important training activity was the waiting on different groups of scholarship grantees and observers of the Technical Cooperation Program and explaining to them the functioning of the Division and the nature of the surveys made. For this purpose the Division was visited by scholarship grantees from El Salvador, Colombia, Guatemala, Panamá, and the Assistant Director of the Budget of Nicaragua, Dr. Carlos González. 6. Lectures: As a cooperation toward the short course on supervision offered by the Office of Personnel to supervisors from all agencies, a Division technician attended five sessions to explain the principles of work simplification. The Division Chief in turn, invited by the Police Association, discussed before its members the bill reorganizing the Police. He was also invited by the Health Department to explain before a group of foreign physicians the organization and functions of the Government of the Commonwealth of Puerto Rico. Reports on Legislation.—Division technicians prepared reports for the Governor with recommendations on bills for the following purposes: 28
~
(a) to create a Child Commission; (b) to transfer the functions of the Board of Pharmacy to the Department of Health; (c) to delegate some functions of the Secretary of the Treasury to his main assistants; (d) to set up the Program for the Preservation and Disposal of Public Documents; (e) to transfer to the Office of Personnel the social security activities carried out by the Treasury Department; (f) to amend the law creating the Office of Puerto Rico in Washington; (g) to authorize the State Insurance Fund to make arrangements with the Chancellor of the University to integrate the School of Physiotherapy with the School of Medicine; (h) to reorganize the Police of Puerto Rico; (i) to set up the administration for the regulation of the milk industry. PUBLICATIONS
Administrative Management Bulletin.—This monthly magazine edited by the Organization and Methods Division deals on topics of public administration in general. It continues to draw particular interest not only in Puerto Rico but abroad as well, as is shown by the numerous letters received from officers and students in Spanish-speaking countries, who praise the contents of the magazine and request subscriptions. It was necessary to increase the number of copies twice during the year. Its usefulness has been further established by the fact that some teaching institutions—including the Business School of the Puerto Rico Catholic University—are using material from the Bulletin in their classes. A plan has been designed whereby the Division technicians will have a more direct participation in the composition of the Bulletin, especially as regards collaborations. Without entirely abandoning translation of select material from other magazines and contributions from officers of other agencies, there will be an intensified use of material prepared by the technicians of the Division on organization and methods topics. A work program has been outlined to start next fiscal year. The Management Process.—Publication of this monograph was delayed for some months due to the accumulation of work in the Bureau of Translations of the Legislative Assembly, where the Spanish translation was being prepared. This work was originally published in English by the United States Air Force. Once the nine chapters composing the monograph were received, 29
the material was reviewed as to style, adapted to civil use, and sent to the printer. By the latter part of the fiscal year the final proofs had been revised and the material was ready for the press. Pamphlets for Executives.—The lectures conducted by consultant Cyrus Falconer before the organization and methods technicians, were collected in three pamphlets two of which are: Mechanization of Office Operations and The Executive Decision. The first pamphlet of this trio, entitled The Preliminary Study—Key to Sound Advice, was published during the last fiscal year. Amendments to the Manual of Organization of the Government of the Commonwealth of Puerto Rico.—In keeping with the plan to review annually the Manual of Organization of the Government of the Commonwealth of Puerto Rico by inserting therein all structural and functional changes in the agencies, about 200 new pages were prepared. The Spanish version was in circulation by the latter part of the fiscal year; the English version had already been printed and only certain details of binding, punching of pages and paging of diagrams were pending. It will circulate early next fiscal year. Annual Report for 1954-55.—Distribution of the 1954-55 annual report of the Bureau commenced during the year under review. The same volume included the English version of the report for the benefit of scholarship grantees and observers of the Technical Cooperation Program, to whom this publication affords a broader grasp of the budget process of Puerto Rico. Miscellaneous Projects.—Cooperation was given to various agencies. The Department of Labor and the .Government Development Bank were advised on publications. Translation services were rendered to the survey on agricultural agencies. The Editor of the Bureau was designated to preside over a publicity committee in relation with the Employment-of-thePhysically-Handicapped Week and also handled the work of coordination of the Year Book of the newspaper El Imparcial, which included material on government agencies. OTHER ACTIVITIES 1.Puerto Rico Chapter of the American Society for Public Administration.—As in former years, the Division performed 30
the secretariat of the Puerto Rico Chapter, attending to the organization of the different activities held by this group and, in general, handled routine work such as enrollment of members, collection of fees, promotion activities, and correspondence. The Chapter sponsored lectures on the following topics: Administrative Reorganization, conducted by professor Henry Wells; the Administrator and the Politician, by Dr. Gordon K. Lewis; and Coordination of the Retirement System with the Social Security of the United States, by Mr. Ramón Torres Braschi, Director of the Office of Personnel. A Quarterly Newsletter was distributed to the members. 2.—Committees and Commissions Appointed by the Governor.—Upon petition of the Executive Assistant to the Governor, data began to be gathered to bring up to date the information prepared three years ago on this same subject. 3.Guidance to Economic Development Administration.— Guidance was offered to the Controller of the EDA on the procedure for a survey of the Office of Economic Research of that agency. He was furnished with a work plan to carry on such survey. 4.—Survey on Film Projectors.—A survey was made and a report thereon rendered, on film projectors owned oy the agencies. 5.Public Faucets.—Two Division technicans studied the procedure followed to process petitions for instalation of public faucets with a view to simplify and expedite it. A report with recommendations was rendered, as requested by the Governor. 6.Special Vigilantes.—Two proposals for establishing special vigilantes corps in the urban zones of Puerto Rico were considered. A report with recommendations was submitted to the Governor. 7.Document Reproduction Facilities in Agencies.—On petition of the Budget Management Division of this Bureau,. data collection on the above-captioned subject was started. The purpose of the survey is to determine how many 'departments and agencies operate their own printeries and evaluate their particular requirements, with a view to ascertaining the expediency of such operation. An inventory was submitted to the Budget Management Division. 31
8.Examinations for Administration Technicians II and III. —Cooperation was given to the Office of Personnel in the preparation of examinations for these two positions. 9.—Consultations of the Department of Justice.—A Division technician advised the Department of Justice on the procedure to make the department payroll in one of the two accounting machines owned by the agency. 10.Purchase of Machines for the Bureau of the Lottery.— The request for authorization made by the Bureau of the Lottery to purchase two accóunting machines, was duly considered. The purchase was disapproved, but in lieu thereof, a simple procedure was proposed whereby acquisition of new equipment was obviated. 11.Improvements to the Justice Department Library.—The Division, on petition of the Department of Justice, reviewed the report submitted to the Secretary of Justice by the Department organization and methods unit, on the setup and management of the Department Library. 12.Bill tó Establish the Cooperative Development Administration.—The Chief of the Division collaborated with Mr. Ramón Colón Torres, Chief of the Office of Cooperative Development, in the drafting of the bill to establish this Administration. 13.Regulations on the Contracting for Professional and Consulting Services.—Preparatory to the draft of regulations on this matter, contemplated by the Budget Management Division, data were gathered on the professional and consulting services contracted for by the Government during the last three fiscal years and on the existing regulations governing these services. 14.Information on the Production of Statistics.—The legislation concerning the production of statistics was examined, taking as samples the Planning Board, the Bureau of the Budget, the Economic Development Administration, and the eight executive departments.
22
SURVEY ON THE ORGANIZATION OF THE AGRICULTURAL SERVICES In February 1956 the Bureau of the Budget undertook the planning of a survey on the operation and existing relations among the government agricultural agencies operating in the Island, including United States Government agencies with offices in Puerto Rico. It is expected to determine through this survey the extent of coordination existing between agricultural agencies and the nature of the services received by farmers in relation to the agricultural development programs under way. In the light of the information obtained, recommendations will be offered on the best manner of rendering these services. Cooperation to carry out the necessary work has been secured from the agricultural agencies themselves and from the Rockefeller Foundation, which made an important contribution of $85,000 to finance most of the expenses. Messrs. J. G. Harrar and Robert Burden, of the Rockefeller Foundation, and Mr. Louis Moss, of the Division of Investigations of the Central Information Office of the British Government in London, visited Puerto Rico in connection with this matter. Mr. Moss served as advisor to the Foundation. The three of them explored the possibility of such a survey, arriving finally at favorable conclusions. The contribution of the Rockefeller Foundation was received in May 1956, but was made retroactive to April 1956, when the project really started. For that reason the survey was already in full sway in May 1956. During the last two months —May and June—of fiscal year 1955-56 the work was primarily directed to set up the tasks to be accomplished during the survey. Performance of the survey will be undertaken next fiscal year. Follows the work carried out during this fiscal year in relation with said survey: The different features of the project were discussed with representatives of the Rockefeller Foundation; an investigational sketch was prepared and the procedure and methods to be followed in performing the project were outlined. As ad33
visor to the Bureau of the Budget, a general-policy committee was appointed composed of the Director of the Bureau of the Budget, the Secretary of Agriculture and Commerce, the Director of the Agricultural Experiment Station, the Director of the Agricultural Extension Service, the Chairman of the Planning Board; two farmers; and the following officials of the United States Government in Puerto Rico: the Director of the Farmers Home Administration, the Director of the Soil Conservation Service, the Director of the Agricultural Stabilization and Conservation. There was also appointed a committee of participants composed of representatives of the Planning Board, the Agricultural Experiment Station, the Department of Agriculture and Commerce, the Department of Education, and the Agricultural Extension Service.
re-
There was laid down the procedure for obtaining information on the agricultural functions of the different agencies and the programs developed to perform the agricultural function. The procedure was also set for gathering data to determine the effect of the agencies activities on the agricultural practices used by the farmer, the extent to which farmers are acquainted with the agricultural programs, the use made by them of the services of the agencies, and the extent to which the actual requirements of farmers toward increased production are met. Ultimately, an organization was set up to take charge of the survey, namely: the Director of the Survey and his assistant; the Organization and Methods Division of the Bureau of the Budget which will gather the data on the agricultural functions of the different agencies and of the agricultural programs developed to perform the agricultural function; the Agricultural Experiment Station, the Agricultural Extension Service, the Division of Vocational Education of the Department of Education, and the Department of Agriculture have provided the quired personnel to gather field data on the services rendered to the farmer; provision is also made to contract other necessary personnel in the course of the survey; the Department of Agriculture will supervise the gathering of field data on the services rendered to the farmer by agricultural agencies; the Agricultural Experiment Station will provide the necessary services to analyze these data. In addition to this personnel, the survey has at its disposal the consulting services of Mr. Louis Moss. 34
APPENDIX
APPENDIX APPROPRIATIONS FROM THE GENERAL FUND FISCAL YEAR 1957 Act or Joint Resolution and Date of Approval
Purpose
Appropriation
A:- OPERATING EXPENSES Act 10 April 5, 1938
Annual prize to the best newspaper articles published in Puerto Rico
$1,000
Act 195 May 6, 1938
Annual prize to the best books published in Puerto Rico
2,000
Act 168 May 14, 1943
Publication and purchase of books authors
10, 000
Act 102 May 14, 1944
Compensation to municipalities for tax exemption
Act 380 May 8, 1951
Contribution toward payment of debt incurred In the aaqufsition of dock and bulkhead A and B In Puerto Nuevo
203, 000
Act 5 March 1, 1956
To help defray operating expenses of the Ateneo Puer• torriqueño
6, 000
Act 23 May 25, 1956
To compensate school janitors for services rendered in extra time outside their regular working hours, in test programs of Office of Personnel
1, 125
Act 44 June 9, 1956
To defray expenses of issuance and sale of bonds in the sum of $19, 000,000
40, 000
Act 49 June 15, 1956
Operating expenses of the Child Commission
20, 000
Act 50 June 15, 1956
For initial capital toward Working Capital Fund of the Department of Education Press
150,056
Act 58 June 18, 1956
To stimulate and help farmers adopt new varieties of sugar cane through production and distribution of choice varieties of seed
50, 000
Act 59 June 18, 1956
For the Bank of Cooperatives
500, 000
Act 60 June 18, 1956
For expenses related to farmers institutes and tours of farmers to United States and other countries
45, 000
Act 61 June 18, 1956
Purchase of milch cattle to be sold to low-income peasants
100, 000
Act 65 June 20, 1956
Death payments to beneficiaries or survivors of public employees not participants in benefits of retirement laws or systems or of the Social Security Act of the United States Government
24, 580
Act 66 June 20, 1956
Program to reward officials and employees for laudable services rendered by them to the Government
15, 000
Act 74 June 21, 1956
Operating expenses of unemployment insurance payment program
150,000
Act 87 June 23, 1956
For the publizicing of Act and regulations providing taxexemption of properties affected by slum-clearance and urban renewal projects
1,004)
J. R. 41 April 28, 1955
To continue the program for improvement of pasture lands
420,000
J. 16.2 January 20, 1956
To compensate municipalities for what they fail to receive on the score of excises on cigarettes and fees for motor vehicle licenses under new Excise Act
1,400,000
J. 16.6 March 1, 1956
To pay the Puerto Rico Water Resources Authority for electrical power consumed at baseball parks of Mayaguez, Ponce and Caguas during year 1952-53
16, 149
J. R. 6 March 1, 1956
To add fluorite to the waters of aqueducts
75,000
37
by
Puerto
Rican
APPENDIX APPROPRIATIONS FROM THE GENERAL FUND FISCAL YEAR 1957 Act or J. R. and Date of Approval
Cont.
Purpose
Appropriation
J. R. 9 March 13, 1956
To install privies in the rural zone
J. R. 12 March 13, 1956
To carry on survey, investigation and inventory of real property of Commonwealth of Puerto Rico
50,000
J. R. 38 June 9, 1956
Replacement of unserviceable equipment in public schools
100,000
J. R. 47 June 9, 1956
Publicity campaign for Puerto Rican rum
J. R. 48 June 9, 1956
Reimbursement of expenses of operation, maintenance, and depreciation of equipment of rural aqueducts constructed since fiscal year 1952
142,000
J. R. 52 June 9, 1956
For the establishment and operation of a free trade zone
35,000
J. R. 54 June 9, 1956
Appropriation to be covered into the Small Community Industries Fund of the Social Programs Administration
30,000
J. R. 55 June 9, 1956
For the hiring of physicians who shall render services In municipal charities
25,000
J. R. 56. . June 9, 1956
Expenses of special guardsmen to render services during general elections of November 1956
130,000
J. R. 57 June 9, 1956
To pay Puerto Rico Water Resources Authority for services rendered to the Commonwealth of Puerto Rico for the supplying of electrical power in connection with the rural electrification program
491, 500
J. R. 67 June 15, 1956
To pay the cost of printing, publication and other expenses related with the codification of the laws of Puerto Rico, annotated
175,000
J. R. 68 June 15, 1956
To edit and publish pamphlets to be distributed in the United States through the Boy Scouts Organization
46,148
J. R. 71 June 15, 1956
To continue improving the conditions prevalent in internal revenue collector's offices
25, 051
J. R. 73 June 15, 1956
Operating Budget of the Government of Puerto Rico
J. R. 76 June 15, 1956
To pay RosendoLayas Garcia the salaries he failed to receive as teacher of vocational agriculture from December 24, 1951 to December 23, 1952
2, 264
J. R. 90 June 20, 1956
Purchase and production of textbooks for elementary and secondary schools
1,500,0OO
J. R. 99 June 23, 1956
To contribute toward the establishment and development of associations of Puerto Rican students in foreign universities
10,000
J. R. 100 June 23, 1956
To defray the expenses of the general elections to be held in November 1956
250,000
J. R. 109 June 27, 1056
To pay the victims of the swells occurred in January 1956 in tho Playa de Arecibo for their destroyed houses
9,315
J. R. 110 June 27, 1956
Purchase of 2 television sets to be installed in the assembly halls of the Baldorioty School in San Juan and the Barbosa School in Puerta de Tierra
600
J. R. 112 June 28, 1956
Purchase of 7 television sets to be installed in certain public places-Government of the Capital
2, 400
J. R. 113 June 28, 1956
Purchase of instruments and equipment to organize music bands in the public schools of Guayanilla and Pefluelas
6,000
J. R. 115 June 29, 1956
To purchase medicines and equipment for the municipal hospital of Luquillo TOTAL OPERATING EXPENSE
38
$60.000
1,250,000
143, 844,046
8,000 $151,438,130
APPENDIX APPROPRIATIONS FROM THE GENERAL. FUND FISCAL YEAR 1957 Act or J. R. and Date of Approval
Purpose
B:Act 148 of 1949
Cont.
Appropriation
CAPITAL IMPROVEMENTS
For payment of difference in condemnation proceedings Barbosa Park lands, Santurce
$71, 617
For payment of difference in condemnation proceedings acquisition of historical landmarks
26, 212
Act 103 June 27, 1956
Surveys for a project of rehabilitation of sub-barrios Figueroa, Tras Talleres, Gandul and Alto del Cabro, of San Juan
20,000
J. .R. 71 May 17, 1955
For construction of office buildings for the Legislature and the relocation of Ponce de León Avenue to south of the Capitol
353,000
J. R. 81 June 8, 1955
For construction of a sewer system in the Metropolitan Area of San Juan
2,000,000
J. R. 4 February 17, 1956
To acquire properties for carrying on the construction of the Muñoz Rivera Express Highway in San Juan
350,000
J. R. 7 March 13, 1956
To carry on public building improvements
100, 000
J. R. 8 March 13, 1956
For installation of fire hydrants in the Depot Division of the Department of Public Works
6, 000
J. R. 10 March 13, 1956
Appropriation to be covered into the Fund for the Elimination of Civic Unemployment
50, 000
J. R. 11 March 13, 1956
For the installation, upkeep, repair and renewal of hydrants
75, 000
J. R. 16 March 20, 1956
For the construction of fire stations in Ponce, Fajardo, Manatl and Cataño
90,000
J. R. 17 March 21, 1958
For acquisition of lands for rural communities under Title V of the Land Law
1,000,000
For construction of low-cost dwellings
500,000
For construction of minimum-requirement developments
150, 000
For minor permanent improvements in the rural communities of Title V of the Land Law
30,000
J. R. 18 March 26, 1956
For construction and reconstruction of premises and buildings to be devoted to school lunch rooms and for the purchase of equipment
125,000
J. R. 33 June 9, 1956
For construction and equipment of the engineering building at College of Agriculture and Mechanic Arts of Mayaguez
500, 000
Design and preparation of plans for, and construction and equipment of, a building for the Colleg, of Business UP. R
525,000
Design and preparation of plans for a building for the College of Education U. P. R
20,000
J. R. 34 June 9, 1956
For acquisition of land and construction of minimum-service developments
440, 000
For extension of public services to housing settlements
450,000
For construction of apartments for single individuals
200,000
J. R. 35 June 9, 1956
For restoration and reconstruction of historical landmarks
50, 001)
J. It. 36 June 9, 19.56
Appropriation to be covered into the Hospital Construction Fund
600,000
39
APPENDIX APPROPRIATIONS FROM THE GENERAL FUND FISCAL YEAR 1957 Act or J. R. and Date of Approval
Cont.
Purpose
Appropriation
J. R. 39 June 9, 1956
For purchase of equipment for vocational schools and for repair of the physical plant of the Metropolitan Vocational School
J. R. 40 June 9, 1956
For surveys, design, and preparation of plans and specifications for the construction of port facilities on the southern area of the San Juan Harbor
68,000
J. R. 41 June 9, 1956
For a survey intended to control seashores erosion
10,000
J. R. 42. . June 9, 1956
For acquisition of lands, plans and specifications for, and construction of armories
25, 000
J. R. 43 June 9, 1956
To acquire by purchase or condemnation properties affected by the Official map and zoning maps
100.000
J. R. 44 June 9, 1958
For preparation of plans and acquisition of lands for the construction of buildings for courts of justice and property registries
75,000
J. R. 45 June 9, 1956
For construction of urban sanitary sewer systems outside the San Juan metropolitan area
850,000
J. R. 46 June 9, 1956
For construction and improvement of first-and second-class commonwealth roads, and of urban thoroughfares, and bridges
6,500,000
Reconstruction and improvement of roads, urban thoroughfares, and bridges Construction and improvement of municipal roads
$75, 000
600, 000 2,000,000
J. R. 50 June 9, 1956
To carry on the program of extension of telephone lines and installation of public telephones in the rural zone...
J. R. 51 June 9, 1956
For construction of sewer system in the Embalse sector of the San Josb Settlement of Hato Rey
J. 11.53 June 9, 1956
For design and construction of rural aqueducts
J. R. 58 June 9, 1956
To correct deficiencies in the water supply system of the Central High School in Santurce
16,000
J. R. 61 June 15, 1956
For acquisition of lands and oth^.r physical facilities for the experimental substations and the seed farms
159, 000
J. R. 62 June 15, 1956
To provide local cash contributions and incidental facilities for urban renewal and family relocation projects
1,500,060
J. R. 63 June 15, 1956
For development of minimum-facilities, public bathing resorts, including acquisition of land, construction of facilities, and purchase of equipment
100,000
To repair the structure of Sixto Escobar Park
60,000
200,000 36,000 2,000,000
For survey and plans for seashore areas potentially developable into public bathing resorts
10,000
To repair the La Mina recreation area at El Yunquo
10,000
For improvements and repair of facilities for basket-ball activities
43,000
To carry to completion the building of, and for the installation of a lighting system in the athletic park of Naguabo
11,600
For purchase of equipment for the construction and upkeep of urban and rural athletic parks
25,000
40
APPENDIX APPROPRIATIONS FROM THE GENERAL FUND FISCAL YEAR 1957 Act or J. R. and Dato of Approval
Cont.
Purpose
Appropriation
For construction of luncheonettes along-side highways.. . .
822, 500
J. R. 64. . June 15, 1956
For construction of the Barbosa. Part of Santurce
50,000
For improvements to the Mufloz Rivera•Park of San Juan For constructing vicinity parks
J. R. 65 June 15, 1956
o,
J. R. 63.. June 15, 1956
000
25, 000
For constructing athletic facilities in the rural zone
20, 000
For Improvements to the Luquillo Bathing Resort
141,000
For other projects of acquisition of land for and improvements to existing parks
70,000
For survey and plans for improvement and development of Columbus Park in Aguadilla
2,000
For improvement and enlargement of physical facilities of Loalza Cordero Institute
20,000
Construction of residence for the Assistant Director of the Boys Home at Guaynabo
10,000
Construction of residence for the Administrator of the Leper Hospital
10,000
LE. 66 June 15, 1956
For conditioning of the land for and the construction of garages, fence, storm-water sewer and other facilities for the Office of Transportation
89, 000
J. R. 78 June 15, 1956
For establishing rural markets for farm products
100,000
J. R. 80 June 15, 1956
To provide quarters in the Central High School for housing the museum and to acquire equipment therefor
10, 000
J. R. 81 June 15, 1956
To defray the expenses for the establishing of a second public television station
300,000
J. R. 82 June 16, 1956
For construction, repair and improvement of municipal roads
45, 000
J. R. 86 June 19, 1956
To acquire the remaining structures in the Jareales slum of Arecibo
8.000
J. R. 87 June 19, 1956
For improvements and construction of facilities in port of Arecibo
10,000
J. R. 91 June 20, 1956
For acquisition of lands, surveys, plans and specifications and equipment for, and the construction of, classrooms
3,000,000
J. R. 95 June 21, 1956
To defray expenses of planning and initial equipment for establishing tho Dental School
64,000
J. R. 98 June 22, 1956
For plans for repairs, improvements, and construction of facilities in, and equipping of, the Commonwealth Capitol building
500,000
J. R. 106 June 27, 1956
For repair of Quebrada Secs road (place known as El Sol) of Ceiba
3,000
J. R. 107 June 27, 1956
For survey to determine the feasibility of developing and plotting the lands of the sector Las Monjas, Buena Vista and Stop 27 of Hato Rey
10, 000
J. R. 108 June 27, 19.56
For construction of a suspension bridge across the Rio Grande in Jayuya
6, 879
J. R. 111 June 28, 1956
For purchase and installation of 830 meters of steel road barrier railing on highway at the place of Cuesta Nueva in Aguadilla
5, 000
41:: .;>
APPENDIX APPROPRIATIONS FROM THE GENERAL FUND - Cont. FISCAL YEAR 1957 Act or J. R. and Date of Approval
Purpose
J. R. 113 June 28, 1956
For capital Improvements in various municipalities
J. R. 116 June 29, 1956
For various public Improvement projects in the Capital of Puerto Rico TOTAL, CAPITAL IMPROVRMEVTS GRAND
TOTAL
42
Appropriation
$2, 673, 699
261,700 $29, 712,107 $181,150, 237
DEPARTMENT OF THE TREASURY Purchase and Supply Service —Printing Division SAN JUAN, P. R. 1957
J. 1531—S. 7-50050.10-600.
DEPARTMENT OF THE TREASURY Purchase and Supply Service —Printing Division SAN JUAN, P. R. 1957
J. 1531-8. 7-50050-10-600.
APENDICE ASIGNACIONES DEL FONDO GENERAL—(Cont.) AÑo FISCAL DE 1957 Ley o Resolución Conjunta
Propósito Asignación
Fecha de Áprobación R. O.91 20 de junio de 1956
Adquisición de terrenos, estudios, preparación de planos y especificaciones, construcción y equipo de salones de clase
$3, 000,000
R. O.95 21 de junio de 1956
Gastos planificación y equipo inicial para establecimiento de la Escuela de Odontología.
64,000
R. O.98 22 de junio de 1956
Preparación de planos, reparaciones, mejoras, construir facilidades y equipo para el Capitolio Estatal
000,000
R. C. 106 27 de junio de 1956
Arreglo del camino Quebrada Seca (sitio El Sol) de Ceiba
3,000
R. C. 107 27 de junio de 1956
Realizar estudio para determinar las posibilidades de urbanización y parcelación en solares de los terrenos en Las Monjas, Buena Vista y Parada 27 de Hato Rey
10,000
R. C. 108 27 de junio de 1956
Construcción puente colgante sobre el Rio Grande de Jayuya
6,879
R. C. 111 .28 de junio de 1956
Compra e instalación de 830 metros de barreras de acero de guarda carretera en el sitio Cuesta Nueva de Aguadilla
5,000
R. C. 113 28 de junio de 1956
Realizar diversas obras de mejoras permanentes on varios municipios
2,673,699
R. C. 116 29 de junio de 1956
Realizar diferentes proyectos de mejoras públicas en la Capital de Puerto Rico TOTAL, MEJORAS PERMANENTES GRAN
TOTAL
44
261,700 $29, 712,107 $181,150,237
APENDICE ASIGNACIONES DEL FONDO"GENERAL—(Coat.) ARo FISCAL DE 1957 Ley o Resolución Conjunta
Propósito
Asignación
Fecha de Áprobaeión R. O.63 15 de junio de 1956
R. C. 64 15 de junio de 1956
R. O.66 15 de junio de 1956
Desarrollo de playas públicas con facilidades mínimas incluyendo adquisición de terrenos, construcción de facilidades y compra de equipo
$100,000
Efectuar reparaciones a la estructura del Parque Sixto Escobar
60,000
Estudio y preparación de planos de áreas de playa con potencialidades de desarrollo en balnearios públicos
10,000
Efectuar mejoras en el área recreativa "La Mina" en el Yunque
10,000
Mejoras y reparaciones de facilidades para actividades de baloncesto
43,000
Terminación del edificio e instalación de un sistema de alumbrado al parque atlético de Naguabo
11,500
Compra de equipo para la construcción y conservación de parques atléticos urbanos y rurales
25, 000
Construcción de merenderos en las carreteras
22.500
Construcción del Parque Barbosa de Santurce
50,000
Mejoras al Parque Muñoz Rivera de San Juan
50, 000
Construcción parques de vecindad
25,000
Construcción de facilidades atléticas en la zona rural
20,000
Mejoras al Balneario de Luquillo
141, 000
Otros proyectos de adquisición de terrenos y mejoras a parques existentes
70, 000
Estudio y preparación de planos para mejoras y desarrollo del Parque Colón de Aguadilla
2,000
Mejoras y ampliación de las facilidades físicas del Instituto Loalza Cordero
20, 000
Construcción de residencia para el Director Auxiliar del Hogar de Niños de Guaynabo
10,000
Construcción de residencia para el Administrador del Hospital de Leprosos
10,000
R. C. 66 15 de junio de 1956
Acondicionamiento de terrenos, construcción de garajes, verja, alcantarillado pluvial y otras faciliaades para la Oficina de Transporte
89,000
R. C. 78. 15 de junio de 1956
Establecimiento de mercados rurales de productos agrícolas
100,000
R. C. 80 15 de junio de 1956
Habilitación de un local en la Escuela Superior Central para instalar cl museo y para la adquisición de equipo
10,000
R. C. 81 15 de junio de 1956
Sufragar los gastos para el establecimiento de una segunda estación pública de televisión
300,000
R. C. 82 36 de junio de 1956
Construcción, reparación y mejoras de carreteras municipales
45,000
R. C. 86 19 de junio de 1956
Adquirir edificaciones que aún quedan on el arrabal "Jareales" de Arecibo
8, 000
R. C. 87 19 de junio de 1956
Realizar mejoras y construir facilidades en el puerto de Arecibo
10,000
43
APENDICE ASIGNACIONES DEL FONDO GENERAL— ¡Cont.) ARO FJSCA1. DE 1957 Ley o Propósito
Asignación
y
Resolución Conjunta Fecha de Aprobación R. 0.33 9 de junio de 1956
R. 0.34 9 de junio de 1956
Diseño, preparación planos, construcción y equipo de edificio para la Facultad de Comercio — U. P. R.. . ..
$525, 000
Diseño y preparación planos de edificio para la Facultad de Pedagogía — U. P. R.
20, 000
Adquisición de terrenos y construcción de urbanizaciones con servicios mínimos
440,000
Extensión de servicios públicos a caseríos..
450, 000
Construcción de apartamientos para personas solas
200,000'
R. C. 35 9 de junio de 1956
Restauración y reconstrucción de monumentos históricos
50,000
R. C. 36 9 de junio de 1956
Asignación para ingresar al Fondo para la Construcción de Hospitales
600,000
R. 0.39 9 de junio de 1956
Adquisición de equipo para escuelas vocacionales y reparaciones a la planta física de la Escuela Vocacional Metropolitana
75,000'
R. C. 40 9 de junio de 1956
Estudios, niseño y preparación de planos y especificaciones para la construcción de facilidades portuarias en el sur de la bahía de San Juan
68,000'
R. C. 41 9 de junio de 1956
Estudio para controlar la erosión en las playas
10,000
R. 0.42 9 de junio de 1956
Adquisición de terrenos, planos, especificaciones y construcción de armerías
25,000
R. 0.43 9 ne junio de 1956
Adquisición por compra o expropiación forzosa de propiedades afectadas por el mapa oficial y los mapas de zonificación
100,000
R. 0.44 9 de junio e 1956
Preparación de planos y adquisición ne terrenos para la construcción de edificios para tribunales y registros de la propiedad
75,000
R. 0.45 9 de junio de 1956
Construcción de alcantarillados sanitarios urbanos fuera del área metropolitana de San Juan
850, 000
R. C. 46 9 de junio de 1956
Construcción y mejoras a carreteras estatales de primera y segunda clase, vías urbanas y puentes
6, 500,000
Reconstrucción y mejoras a carreteras, vías urbanas y puentes Construcción y mejoras a carreteras municipales
000,000 2,000,000
R. 0.50 9 de junio de 1956
Continuar el programa de extensión de lineas telefónicas y de instalación de teléfonos públicos en la zona rural
R. 0.51 9 de junio de 1956
Construcción alcantarillado sanitario nel sector "Embalse" del Caserío San José de Hato Rey
R. 0.53 9 de junio de 1956
Diseño y construcción de acueductos rurales
R. 0.58 9 de junio de 1956
Corregir deficiencias en el sistema de abastecimiento de agua de la Escuela Superior Central de Santurce
16,000
R. 0.61 15 de junio de 1956
Adquisición de terrenos y otras facilidades físicas para las subestaciones experimentales y fincas de semilla
159,000
R. 0.62 15 de junio de 1956
Proveer contribuciones locales en efectivo y facilidades incidentales para proyectos de renovación urbana y de relocalización de familias
1,200,000
42
200,000 36,000' 2, 000, 000
APENDICE ASIGNACIONES DEL FONDO GENERAL— (Cont.) AÑO FISCAL DE 1957 Ley o Resolución Conjunta
Asignación
y
Propósito
Fecha de Aprobación R. C. 110 27 de junio de 1956
Compra de 2 telerreceptores para Instalarlos en el salón de actos de las escuelas Baldorioty y Barbosa de San Juan y Puerta de Tierra
$600
R. C. 112 28 de junio de 1956
Compra de 7 telerreceptores para ser instalados en determinados sitios públicos — Gobierno de la Capital
2, 400
R. C. 113 28 de junio de 1956
Compra de instrumental y equipo para organizar bandas de música en las escuelas públicas de Guayanilla y Peñuelas
6,000
R. C. 115 29 de junio dc 1956
Compra de medicinas y equipo para el hospital municipal de Luquillo TOTAL, GASTOS DE FUNCIONAMIENTO B:-
ley 148 de 1949
8,000 $151, 438,130
MEJORAS PERMANENTES
Pago diferencia en procedimientos expropiación forzosa — terrenos Parque Barbosa, Santurce
$71, 617
Pago diferencia en procedimientos expropiación forzosa — adquisición monumentos históricos
28, 212
Ley 103 27 do junio de 1956
Estudios para llevar a cabo un proyecto de rehabilitación de los sub-barrios Figueroa, Tras Talleres, Gandul y Alto del Cabro en San Juan
20,000
E. C. 71 17 de mayo de 1955
Construcción de edificios para oficinas de la Asamblea Legislativa y relocalizacion de la Ave. Ponce de León al sur del Capitolio
353,000
R. O.81 8 de junio de 1955
Construcción sistema de alcantarillado para la zona metropolitana de San Juan
2,000,000
R. C. 4 17 de febrero de 1958
Adquirir propiedades para continuar la construcción del Expreso Muñoz Rivera de San Juan
350,000
R. (7.7 13 de marzo de 1956
Continuar mejoras a edificios públicos
100,000
R. 518 13 de marzo de 1956
Instalación ue bocas de incendio en la División de Acervo del Departamento do Obras Públicas
6,000
B. 0. 10 13 de marzo de 1956
Asignación para ingresar en el Fondo para Eliminar el Desempleo Civico
50,000
B. C. 11 13 de marzo de 1956
Instalación, conservación, reparación y renovación ne bocas de incendio
75, 000
•I{. C. 16 20 de marzo de 1956
Construcción parques de bomba en Ponce, Fajardo, Manatí y Cataño
90,000
B. 0.17 21 de marzo de 1956
Adquisición de terrenos para comunidades rurales bajo el Titulo V de la Ley de Tierras
1,000,000
Construcción de viviendas a bajo costo
500,000
Construcción de urbanizaciones con facilidades mínimas
150,000
Mejoras permanentes menores en las comunidades rurales de Titulo V de la Ley de Tierras
30,OO0
il. C. 18 26 de marzo de 1956
Construcción y reconstrucción de locales y edificios para comedores escolares y compra de equipo
125, 000
B. 0.33 9 de junio de 19.56
Construcción y equipo del edificio de ingeniería en el Colegio de Agricultura y Artes Mecánicas de Mayaguez
500,000
41
APENDICE ASIGNACIONES DEL FONDO GENERAL— (Cont.) Ado FISCAL Ds 1957 Ley o Propósito
Asignación
y
Resolución Conjunta Fecha de Aprobación R. O.5 1 de marzo de 1956
Pago a la Autoridad de las Fuentes Fluviales de Puerto Rico por consumo de energía eléctrica en los parques de pelota de Mayaguez, Ponce y Caguas durante el año 1952-53
$16, 149
B. O.6 1 de marzo de 1956
Agregar flúor a las aguas de los acueductos
75,000
R. O.9 13 de marzo de 1956
Instalación de letrinas en la zona rural
60,000
R. C. 12 13 de marzo de 1956
Continuar el estudio, investigación e inventario de los bienes inmuebles propiedad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico
50,000
R. O.38 9 de junio de 1956
Reposición de equipo inservible de las escuelas públicas. . .
100, 000
R. O.47 9 de junio de 1956
Campaña de publicidad del ron de Puerto Rico
R. O.48 9 de junio de 1956
Reembolso por gastos de operación, mantenimiento y depreciación de equipo de acueductos rurales construidos desde el año fiscal de 1952
142,000
R. O.52 9 de junio de 1956
Establecimiento y operación de una zona franca de comercio
35, 000
R. O.54 9 de junio de 1956
Asignación para ingresar en el Fondo de Pequeñas Industrias de la Administración de Programas Sociales
30, 000
R. C. 55 9 de junio de 1956
Contratación de médicos que prestarán servicios en la beneficencia municipal
25,000
R. O.56 9 de junio de 1956
Gastos de guardias especiales para las elecciones generales a celebrarse en noviembre de 1956
130, 000
R. O.57 9 de junio de 1956
Pago a la Autoridad de las Fuentes Fluviales por servicios rendidos al Estado Libre Asociado para suministrar energía eléctrica en relación con el programa de electrificación rural
491, 500
R. O.67 15 de junio de 1956
Coste de la impresión, publicación y otros gastos relacionados con la codificación de las leyes anotadas de Puerto Rico
175, 000
R. C. 68... 15 de junio de 1956
Editar y publicar folletos quo se distribuirán en Estados Unidos a través de la Organización de los Niños Escuchas
46, 148
R. C. 71 15 te junio de 1956
Continuar el mejoramiento de las condiciones existentes en las colecturías de rentas internas
R. C. 73 15 de junio de 1956
Presupuesto Funcional adl Gobierno de Puerto Rico
R. C. 76 15 de junio de 1956
Pago al señor Roseni o Zayae Garcia de los sueldos que dejó oe percibir como maestro de agricultura vocacional del 24 de diciembre de 1951 al 23 de diciembre de 1952
2, 264
R. O.90 20 de junio de 1956
Compra y producción de libros de texto para escuelas públicas elementales y secundarias
1, 500, 000
R. C. 99 23 de junio de 1956
Ayunar al establecimiento y desarrollo ne asociaciones de estudiantes puertorriqueños en universidades extranjeras
10,000
R. C. 100 23 de junio de 1956
Sufragar los gastos de las elecciones generales que se celebrarán en noviembre de 1956
250,000
R. C. 109 27 de junio de 1956
Pago a las victimac de las casas destruidas por las marejadas ocurridas en enero de 1956 en la "Playa" de Arecibo
9 .315
40
1, 250, 000
25, 000 143,844,046
APENDICE ASIGNACIONES DEL FONDO GENERAL AAo FISCAL DE 1957 Ley o Propósito
Asignación
y
Resolución Conjunta Fecha de Aprobación
A:- GASTOS DE
FUNCIONAMIENTO
Premio anual a los mejores artículos publicados en la Prensa de Puerto Rico
$1,000
ey 135 6 de mayo de 1938
Premio anual a los mejores libros publicados en Puerto Rico
2,000
Ley 168 14 de mayo de 1943
Publicaciones y compra de libros de autores puertorriqueños
10, 000
Ley 102 14 de mayo do 1944
Compensación a municipios por exención de tributos
16.003
Ley 380 8 de mayo de 1951
Aportación para el pago de deuda incurrida en la adquisición de muelle y malecón A y B en área de Puerto Nuevo
203,000
Ley 5 1 de marzo de 1956
Ayudar a los gastos de funcionamiento del Ateneo Puertorriqueño
6,000
Ley 23 25 de mayo de 1956
Compensar a los conserjes de escuelas públicas por servicios que presten, en horas fuera de su horario regular, en los programas de exámenes de la Oficina de Personal
1,125
Ley 44 9 de junio de 1956
Gastos ne emisión y venta de bonos por la cantidad de $19, 000,000
40,000
Ley 49 15 de junio de 1956
Gastos de funcionamiento de la Comisión del Niño
20,000
Ley 50 15 de junio de 1956
Para ingreso inicial al "Fondo ne Capital Industrial de la Editorial del Departamento de Instrucción Pública"
150,OO0
Ley 58 18 de junio de 1956
Estimular y ayudar a los agricultores a adoptar nuevas variedades de caña de azúcar mediante la producción y distribución de semillas selectas
50, 000
Ley 59 18 de junio de 1956
Para el Banco de Cooperativas
500, 000
Ley 60.. 18 de junio do 1956
Gastos relacionados con los institutos y los viajes de agricultores a Estados Unidos y a otros paises
45,000
Ley 61 18 de junio de 1956
Compra de ganado lechero para ser vendido a campesinos • de escasos recursos
100,000
Ley 65 20 de junio de 1956
Pagos por defunción a beneficiarios o sobrevivientes de servidores públicos que no participan de los beneficios de leyes o sistema de retiro o del Seguro Social de los Estados Unidos
24, 580
Ley 66 20 de junio de 1956
Programa de premios para funcionarios y empleados públicos por servicios meritorios rendidos al Gobierno
15,000
Ley 74 21 de junio de 1956
Gastos de funcionamiento del programa para el pago do seguro por desempleo
150,000
Ley 87 23 de junio de 1956
Publicidad de la ley y sus reglamentos que eximen del pago de contribuciones a propiedades afectadas por proyectos de eliminación de arrabales y de renovación urbana
R. C. 41 28 de abril de 1955
Continuar el programa de mejoramiento de pastos
R. C. 2 20 de enero de 1956
Para compensar a los municipios por los ingresos que dejan de percibir por concepto de arbitrios sobre cigarrillos y vehículos de motor, de acuerdo con la nueva Ley de Artículos de Uso y Consumo
lo
Ley 5 de abril de 1938
39
1, 000 420,000
1,400,000
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en la realización del proyecto. Se nombró para asesorar al Negociado del Presupuesto un comité de política general compuesto por el propio Director del Negociado del Presupuesto, el Secretario de Agricultura y Comercio, el Director de la Estación Experimental Agrícola, el Director del Servicio de Extensión Agrícola, el Presidente de la Junta de Planificación; dos agricultores; y los siguientes funcionarios del Gobierno de Estados Unidos: el Director de la Administración de Hogares de Agricultores, el Director del Servicio de Conservación de Suelos y el Director de Estabilización y Conservación Agrícola. También se nombró un comité de participantes integrado por representantes de la Junta de Planificación, la Estación Experimental Agrícola, el Departamento de Agricultura y Comercio, el Departamento de Instrucción Pública y el Servicio de Extensión Agrícola. Se planeó la forma de obtener información sobre las funciones agrícolas de las distintas agencias y los programas que se desarrollan para cumplir con la función agrícola. Además, se planeó la forma de recoger información para determinar el efecto de las actividades de las agencias sobre las prácticas agrícolas que utiliza el agricultor, el grado en que los agricultores conocen los programas agrícolas, el uso que hacen de los servicios de las agencias y el grado en que se cubren las necesidades reales de los agricultores para aumentar la producción. Finalmente, se constituyó la organización encargada del estudio, a saber: el Director del Estudio y su ayudante; la División de Organización y Métodos del Negociado del Presupuesto recogerá la información sobre las funciones agrícolas de las distintas agencias y de los programas agrícolas que se desarrollan para cumplir con la función agrícola; la Estación Experimental Agrícola, el Servicio de Extensión Agrícola, la División de Instrucción Vocacional del Departamento de Instrucción y el Departamento de Agricultura han proporcionado el personal necesario para recoger en el campo la información de los servicios que se le rinden al agricultor; y se provee también para tomar otro personal necesario durante el curso del estudio. El Departamento de Agricultura supervisará la búsqueda de información en el campo sobre los servicios que prestan las agencias agrícolas al agricultor; la Estación Experimental Agrícola proveerá los servicios necesarios para el análisis de estos datos. Además de ese personal, el estudio cuenta con los servicios consultivos del Sr. Louis Moss. 35
ESTUDIO SOBRE LA ORGANIZACION DE LOS SERVICIOS AGRICOLAS En febrero de 1956 el Negociado del Presupuesto comenzó a planear un estudio sobre el funcionamiento y relaciones existentes entre las agencias agrícolas gubernamentales que operan en país, incluyendo a las agencias del Gobierno de Estados Uni dos que tienen oficinas establecidas en Puerto Rico. Mediante este estudio se espera determinar el grado de coordinación que existe entre las agencias agrícolas y la naturaleza de los servicios que reciben los agricultores en relación con los programas de desarrollo agrícola que se propulsan. A base de la información obtenida, se formularán recomendaciones sobre cómo mejorar la prestación de estos servicios. Para llevar a cabo los trabajos necesarios se cuenta con la cooperación de las propias agencias agrícolas y de la Fundación Rockefeller, que hizo una importante aportación, asignando $85,000 para costear la mayor parte de los gastos. En relación con este asunto hicieron visitas a Puerto Rico los señores J. G. Harrar y Robert Burden, de la Fundación Rockefeller y el señor Louis Moss, de la División de Investigaciones de la Oficina Central de Información del Gobierno Británico en Londres. El señor Moss sirvió como asesor a la Fundación. Los tres estuvieron explorando las posibilidades que ofrecería un estudio de esta ;naturaleza, llegando finalmente a conclusiones favorables. La aportación de la Fundación Rockefeller se recibió en mayo de 1956, pero con carácter retroactivo a abril de 1956, cuando en realidad se inició el proyecto. Por tal razón se había entrado de lleno en el estudio en mayo de 1956. Durante los últimos 2 meses—mayo y junio—del año fiscal 1955-56, se trabajó principalmente en la organización de los trabajos a realizar durante el estudio. La ejecución del estudio se llevará a cabo en el próximo año fiscal. A continuación se describe la labor realizada durante este año fiscal en relación con dicho estudio: Se discutieron los diferentes aspectos del proyecto con representantes de la Fundación Rockefeller; se preparó el diseño investigacional y se trazaron los procedimientos y métodos a seguir Mel
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9. Consulta del Departamento de Justicia: Un técnico de la División prestó asesoramiento al Departamento de Justicia sobre la manera de preparar la nómina de la agencia en una de las dos máquinas de contabilidad que ella posee. 10.—Compra de Máquinas por el Negociado de la Lotería: Se estudió la solicitud de autorización sometida por el Negociado de la Lotería para comprar dos máquinas de contabilidad. Se recomendó en contra de la compra y se propuso en cambio un procedimiento sencillo, mediante el cual se obviaba la adquisición de nuevo equipo. 11. Mejoras en la Biblioteca del Departamento de Justicia: La División revisó a petición del Departamento de Justicia, el informe que sometió al Secretario de Justicia la unidad de organización y métodos de la agencia, sobre la organización y administración de la biblioteca departamental. 12.Proyecto de Ley Para Establecer la Administración de Fomento Cooperativo: El jefe de la División colaboró con el señor Ramón Colón Torres, Jefe de la Oficina de Fomento Cooperativo, en la preparación del anteproyecto de ley para establecer la Administración aludida. 13. Reglamento sobre la Contratación de Servicios Pro nales y Consultivos: Como labor preliminar al proyecto de reglamento que sobre esta materia contempla producir la División de Administración de Presupuestos, se recogió información sobre los servicios profesionales y consultivos que ha contratado el bierno de Puerto Rico durante los tres últimos años fiscales y sobre . _ • entación • . ' . -relacionada con ectns $ervicioS:
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14. Información sobre la Producción de Estadísticas: Se examinó la legislación que reglamenta la producción de estadísticas, tomándose como muestras la Junta de Planificación, el Negociado del Presupuesto, la Administración de Fomento Económica y los ocho departamentos ejecutivos.
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cuotas, promoción y correspondencia. El Capítulo auspició conferencias sobre los siguientes temas: La Reorganización Administrativa, dictada por el profesor Henry Wells ; El Administrador y el Político, dictada por el Dr. Gordon K. Lewis; y Coordinación del Sistema de Retiro con el Seguro Social dei Estados Unidos, dictada por el señor Ramón Torres Braschi, Director de la Oficina de Personal. Se preparó y distribuyó una Carta Trimestral para los socios, con noticias de interés para todos los miembros de la matrícula. 2. Comités y Comisiones Nombrados por el Gobernador: A petición del Ayudante Ejecutivo del Gobernador se comenzó a recoger datos para poner al día la información preparada hace tres años sobre el mismo asunto. 3. Orientación a la Administración de Fomento Económico: Contralor El de la AFE recibió orientación sobre cómo realizar un estudio en la Oficina de Estudios Económicos de esa agencia.. Se le preparó un plan para el desarrollo del estudio. 4. Estudio Sobre Proyectores de Películas: Se realizó un estudio sobre los proyectores de películas que poseen las agencias, rindiéndose un informe al respecto. 5. Plumas Públicas: Dos técnicos de la División estudiaron. el trámite requerido para la instalación de plumas públicas, para ver la posibilidad de simplificarlo y reducir el tiempo que se toma. Según solicitado por el Gobernador, se sometió un informe con recomendaciones. 6. Vigilantes Especiales: Se estudiaron dos proposiciones conducentes a establecer cuerpos especiales de vigilantes en las zonas urbanas de la Isla. Se rindió al Gobernador un informe con recomendaciones. 7. Facilidades de Reproducción de Documentos en las Agen cias: A petición de la División de Administración de Presupuestos, de este Negociado, se comenzó a buscar información sobre el asunto de epígrafe. El propósito del estudio es conocer cuantos departamentos y agencias operan imprentas propias y evaluar sua necesidades particulares. Se le sometió un inventario a la División de Administración de Presupuestos. 8. Exámenes Para Técnicos de Administración II y III: Se prestó cooperación a la Oficina de Personal en la preparación de exámenes para estos dos puestos. 32
cas; y La Decisión Ejecutiva. El primerfolleto de esta trilogía, titulado El Estudio Preliminar: Clave del Buen Asesoramiento, vió la luz en el año fiscal pasado. Enmiendas al Manual de Organización del Gobierno del Estado Libre Asociado A tono con el plan de revisar anualmente el Manual de Organización del Gobierno del Estado Libre Asociado, introduciendo en el libro todos los cambios en estructura y funciones de las agencias, se prepararon alrededor de 200 páginas nuevas. La versión en español comenzó a circular a fines del año fiscal; la versión en inglés había sido ya impresa y . sólo faltaban ciertos detalles de encuadernación, perforación de las hojas y compaginación de los diagramas. Empezará a distribuirse a principios del próximo año fiscal. Informe Anual de 1954-55 El Informe Anual del Negociado, correspondiente al año 1954-55, comenzó a distribuirse. En el mismo volumen se incluyó la traducción al inglés, para beneficio de los becarios y observadores del Programa de Cooperación Técnica, que mediante esta obra adquieren un conocimiento mejor del proceso presupuestario de Puerto Rico. Proyectos Misceláneos Se prestó cooperación a diversas agencias, asesorándose al Departamento del Trabajo y al Banco Gubernamental de Fomento en materia de publicaciones. Al proyecto de estudio sobre las agencias agrícolas, se le prestaron servicios de traducción. El Editor del Negociado fué designado por el Secretario de Salud, para presidir un comité de publicidad, en relación con la celebración de la Semana Pro Empleo de Lisiados; e igualmente manejó la labor de coordinación del Libro del Año, del periódico El Imparcial, en el cual se incluirán trabajos sobre las agencias gubernamentales. OTRAS ACTIVIDADES 1. Capítulo de Puerto Rico de la Asociación Americana de Administración Pública: Como en años anteriores, la División desempeñó la Secretaría del Capítulo, atendiendo a la organización de los distintos actos celebrados por ese grupo, y en general al trabajo rutinario como registro de socios, cobro de 31
PUBLICACIONES Boletín de Gerencia Administrativa Esta revista que mensualmente prepara y edita la División de Organización y Métodos, difunde temas de administración pública en general. Continúa recibiendo muestras de particular favor no sólo en Puerto Rico sino en el extranjero, y son numerósas las cartas recibidas de funcionarios y estudiantes de los países de habla hispana, elogiando el contenido de la revista y solicitando nuevos envíos. Hubo necesidad de aumentar en dos ocasiones durante el año la tirada del Boletín. Su utilidad ha quedado demostrada además por el hecho de que algunas instituciones docentes—incluyendo la Facultad de Comercio de la Universidad Católica de Puerto Rico—utilizan material del Boletín para sus clases. Se ha trazado un plan mediante el cual los técnicos de la División tendrán una participación más directa en la confección de la revista, especialmente en lo que se refiere a colaboraciones. Sin abandonar totalmente las traducciones de material selecto de otras revistas, y las aportaciones de funcionarios de otras agencias, se intensificará el uso de material preparado por técnicos de la División, sobre temas de organización y métodos. Se trazó un plan de trabajo que comenzará a funcionar en el próximo año fiscal. El Proceso Gerencial La publicación de esta monografía se demoró durante algunos meses, debido a congestión de trabajo en el Negociado de Traducciones de la Asamblea Legislativa, donde estaba preparándose la traducción. Una vez entregados los nueve capítulos de que consta esta obra (publicada originalmente en inglés por la Fuerza Aérea de Estados Unidos) se efectuó una revisión del estilo y una adaptación del material para uso civil, remitiéndose los originales a la imprenta. A fines del año fiscal se habían corregido las pruebas finales y estaba todo listo para entrar en prensa. Folletos para Ejecutivos Se recogió en tres folletos las conferencias dictadas por el consultor Cyrus Falconer a los técnicos de organización y métodos de las agencias gubernamentales, publicándose dos de ellos bajo los títulos de la Mecanización de las Operaciones Oficines30
5. Adiestramiento de Becarios: Un aspecto de la labor de adiestramiento consistió en recibir a distintos grupos de becarios y observadores del Programa de Cooperación Técnica, explicándoles el funcionamiento de la División y la naturaleza de los estudios realizados. Visitaron la División con este propósito, becarios de El Salvador, Colombia, Guatemala, Panamá .y el Subdirector de Presupuesto de Nicaragua, doctor Carlos González. 6. Conferencias: Como cooperación con el Cursillo de Supervisión ofrecido por la Oficina de Personal a supervisores de todas las agencias, un técnico de la Disión concurrió a cinco sesiones, para explicar los principios de simplificación del trabajo. Por su parte el Jefe de la División, a invitación de la Asociación de Policías, disertó ante sus miembros sobre el proyecto de ley reorganizando el Cuerpo. También fué invitado el Jefe de la División por el Departamento de Salud, para explicar ante un grupo de médicos extranjeros, la organización y funciones del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Informes Sobre Legislación Técnicos de la División prepararon informes para el Gobernador, con recomendaciones sobre proyectos de ley para los siguientes fines: (a) Para crear la Comisión del Niño; (b) para transferir las funciones de la Junta de Farmacia al Departamento de Salud; (c) para delegar ciertas funciones del Secretario de Hacienda a sus auxiliares; (d) para crear el Programa de Conservación y Disposición de Récords; (e) para transferir a la Oficina de Personal las actividades sobre seguro social que realiza el Departamento de Hacienda; (f) para enmendar la ley que crea la Oficina de Puerto Rico en Wáshington; (g) para autorizar al Fondo del Seguro del Estado a hacer arreglos con el Rector de la Universidad, para integrar la Escuela de Fisioterapia con la Escuela de Medicina; (h) para reorganizar la Policía de Puerto Rico; (i) para establecer la administración para reglamentar la industria lechera. 29
Adiestramiento La labor relacionada con adiestramiento tuvo varios aspectos, ofreciéndose un cursillo sobre simplificación del trabajo, dos cursillos sobre el uso de equipo mecánico, y otras actividades como conferencias y reuniones para los técnicos de organización y métodos de las agencias. 1. Cursillo sobre simplificación del trabajo: Se trazaron planes para ofrecer un cursillo práctico sobre simplificación del trabajo a los distintos niveles de supervisión de las agencias. Prestaron su cooperación para la preparación y adaptación del cursillo el señor J. Rogers, de la Oficina del Contralor, del Ejército de Estados Unidos, y la Work Simplification Round Table. Comenzó el primer cursillo en el Departamento de Obras Públicas, concurriendo doce supervisores de esa agencia. Dictaron las conferencias el Jefe y un técnico de la División de O. y M., quienes exigieron finalmente que cada uno de los participantes sometiera alguna recomendación de mejora administrativa en su trabajo, para tener derecho a recibir la certificación que acreditaría la aprobación del curso.
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2. Cursillo sobre Aplicación de Equipo de Tarjetas Perforadas: Técnicos de la empresa IBM dictaron este cursillo, que abarcó temas tales como diseño de tarjetas, uso de perforadora; uso de la interpretadora; uso de la sorteadora; uso de la reproductora. El nutrido grupo de técnicos de O. y M. que tomó este cursillo, giró una visita a las instalaciones de IBM en la Autoridad de Fuentes Fluviales y la Autoridad de Acueductos y Alcantarillados. 3. Cursillo de Familiarización con el Equipo Mecánico y Electrónico de Oficina: Alrededor de veinte técnicos de organización y métodos pertenecientes a las diversas agencias gubernamentales, se beneficiaron de este cursillo que consistió de cinco sesiones. 4. Reuniones de Técnicos de O. y M.: El señor Cyrus Falconer dictó dos conferencias a los técnicos de O. y M. de las agencias gubernamentales, en ocasión de hallarse reunidos para discutir problemas de sus respectivas agencias. La primera conferencia versó sobre La Mecanización de la Oficina; la segunda sobre La Decisión Ejecutiva. También participó uno de los técnicos, quien explicó el trabajo de mejoramiento realizado en la División de Vehículos de Motor del Negociado del Tránsito del Departamento de Obras Públicas. Terminó el acto con la proyección de una película documental. 28
Programa de Premios Anuales por Mejoras Administrativas Aún cuando tuvo un comienzo lento y demostrativo de poco entusiasmo entre los empleados, el Programa de Premios Anuales del Gobernador por Mejoras Administrativas cobró vitalidad en los últimos meses del año. Las ideas recibidas no fueron tantas en número como el año anterior, pero mejoraron notablemente en calidad otorgándose cuatro premios, de los cinco que ofrece el Programa. El Gobernador recibió en La Fortaleza a los cinco funcionarios premiados (uno de los premios correspondió a dos personas), entregándoles cheques y certificados de mérito durante una ceremonia en la cual participó también el Director del Presupuesto. Contratación de Trabajo por las Corporaciones Públicas Se preparó a petición del Instituto Internacional de Ciencias Administrativas con sede en Bruselas, un informe sobre la contratación de trabajo por las corporaciones públicas de Puerto Rico. Esta organización presentará durante la convención a celebrarse en septiembre de 1956 en Bruselas, Bélgica, un resumen de los informes recibidos de todo el mundo. Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos Una vez aprobada la ley que dispone establecer un Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos, el trabajo principal consistió en organizar la implantación de dicho programa y encarrilarlo en las agencias. En relación con este trabajo se redactaron todas las circulares, memorándum y correspondencia pertinentes. Otro aspecto de la labor consistió en redactar el Manual de Procedimientos y el Reglamento que gobernará la administración del Programa, explicándose sus alcances durante una reunión a la cual asistieron todos los encargados del Programa en cada agencia. Posteriormente se brindó asesoramiento completo a las agencias, orientándolas en cuanto a los detalles técnicos y fases generales del proyecto. Hacia fines del año fiscal, estando ya bastante adelantada la tarea, se pidió a las agencias que tuvieran documentos de más de 50 años de existencia que prepararan listas de los mismos y los separaran para enviarlos al Archivo General próximo a establecerse. 27
Estudio de los Métodos de Trabajo y la Organización de la División de Finanzas del Departamento de Agricultura Como cooperación con el Departamento de Agricultura, sedestacó a un técnico para colaborar en el estudio de epígrafe, que lleva a cabo la Interamerican Enterprises Corporation. Dicha técnico empezó a recoger información y asimismo preparó organogramas, hojas de tareas de los empleados, cursogramas de procedimientos, diagramas de distribución de espacio e inven tarjo de facilidades de archivos. Estudio Sobre Uso de Espacio de Oficinas Las solicitudes por espacio adicional para oficinas, sometidas por los Departamentos de Estado, Hacienda y Trabajo, fueron sometidas a estudio, incluyendo entre otras posibilidades la utilización del edificio que desocupó la Autoridad de Fuentes Fluviales al mudarse a su nueva sede. También se realizó un breve estudio de las condiciones y espacio de los edificios números 50 y 52 en la Caleta y Recinto Oeste de San Juan, recién adquiridos por el Gobierno, con el pro pósito de recomendar uso adecuado para éstos. Se asignó la planta baja del edificio número 52 al proyecto de equipo electrónico; y la planta alta al proyecto de estudio de las agencias. agrícolas. Estudio Administrativo del Departamento de Hacienda Como resultado de un estudio realizado a petición del Secretarjo de Hacienda, se le sometió a éste un informe con recomendaciones sobre el funcionamiento administrativo de su Departa mento. Trabajaron en el estudio el Jefe de la División y un técnico de la misma. Estudio de ,los Servicios Agrícolas en Puerto Rico Se prestó cooperación al estudio sobre los servicios agrícolás en Puerto Rico, mediante la designación de un técnico para trabajar en el proyecto. Otra cooperación prestada consistió en la preparación de cuestionarios y en el análisis de la información enviada por las agencias, para verificar si las funciones que realizan están en realidad contenidas en la ley citada por ellas. Para efectuar el cotejo se revisó cada uno de los estatutos. Estudios en la Administración de Parques y Recreo Públicos A petición del Administrador de la Administración de Parques y Recreo Públicos, se hizo un examen de la organización y funcionamiento de la Oficina de Servicios Administrativos y de la Oficina de Información y Relaciones Públicas y se rindió el informe correspondiente sugiriendo las medidas a tomar. 26
Estudio Administrativo del Municipio de Arecibo Accediendo a una petición del alcalde de Arecibo, se llevó a cabo un estudio completo sobre la organización, funciones y procedimientos de aquel municipio. Se produjo un informe de recomendaciones, proponiendo reformas administrativas.
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Equipo Electrónico La investigación sobre posibilidades prácticas de las calculadoras electrónicas, con miras a formular una recomendación sobre si estaría justificado pensar en adquirir tal equipo,. quedó bajo la dirección de un Comité designado por el Gobernador, compuesto por el Secretario de Hacienda, el Director del Presupuesto y el Director Ejecutivo de la Autoridad de Fuentes Fluviales. Este Comité a su vez encomendó el estudio a un grupo dirigido por el señor Sebastián Echeandía del Departamento de Hacienda, quien durante el año rindió el primer informe escrito. Se aprobó el plan de trabajo recomendado, junto con un presupuesto de gastos y las necesidades de personal; y el Gobernador ordenó preparar un proyecto solicitando los fondos necesarios para llevar adelante el plan. participó activamente en este estudio, Aunque la División se mantuvo atenta al curso del mismo para asesorar adecuadamente al Director del Presupuesto, como miembro del Comité. Estudio de Métodos de Trabajo y Organización de la División de Finanzas de la Estación Experimental Agrícola A principios del año fiscal comenzaron a implantarse otras tres recomendaciones, de las contenidas en el informe sobre este estudio. El mismo técnico que había participado en el proyecto, supervisó la implantación de mejoras y ofreció asesoramiento al personal. El estudio había comenzado a fines de 1954-55, a petición del Director de la Estación Experimental. Las tres recomendaciones puestas en práctica fueron las siguientes: 1. La preparación de la nómina de salarios fué llevada a cabo por la Oficina de Nóminas de la Universidad; y así seguirá haciéndose en adelante. 2. El sistema de compras empezó a usar nuevos formularios, diseñados a propósito. 3. El sistema de contabilidad manual substituyó al mecánico. 25
Estudio de la Junta de Planificación A petición del Presidente de la Junta de Planificación, se emprendió un estudio completo de dicha agencia, incluyendo los aspectos de funciones, organización y operación, la base legal, los procedimientos y el personal. El estudio comenzó por el Negociado de Permisos, cuyas funciones, organización y operaciones fueron sometidas a un riguroso análisis, y como resultado se produjo un informe de recomendaciones que fué sometido al Presidente de la Junta. Como parte del mismo proyecto, se comenzó a recoger información sobre la División de Finanzas y el Negociado de Economía y Estadísticas, el Plano Regulador y la División de Ingeniería. Proyecto de Mecanización Dos técnicos de la División colaboraron con el consultor Cyrus Falconer en el estudio sobre mecanización, participando principalmente en la búsqueda de los datos necesarios. Terminó el análisis de la información recogida, sometiéndosele al Gobernador el informe que éste había solicitado en respuesta a las siguientes preguntas: 1. ¿Cuán mecanizadas están las operaciones oficinescas gubernamentales? 2. ¿Cuánto más mecanizadas deberían estar? 3. ¿Cuál sería el coste de la mecanización adicional? 4. ¿Qué economía produciría la mecanización adicional? El estudio abarcó únicamente las operaciones que representan un gran volumen de trabajo y que por su naturaleza podrían prestarse a la mecanización en masa, como por ejemplo, preparación de nóminas, personal, contabilidad de la propiedad y manejo de la correspondencia. Reorganización de la Policía Las recomendaciones del Negociado sobre una reorganización de la Policía fueron vertidas en un anteproyecto de ley sometido al Gobernador. También se preparó un informe sobre la posibilidad de consolidar en una misma agencia a la Policía, los bomberos y las instituciones penales; pero prevaleció el criterio de emprender principalmente la propuesta reforma del Cuerpo. El Jefe de la División y otro personal de la misma participaron activamente en los numerosos cambios de impresiones sobre el anteproyecto, con los líderes de las Ramas Legislativa y Ejecutiva y los propios funcionarios de la Policía. 24
DIVISION
DE ORGANIZACION Y METODOS
La División de Organización y Métodos realizó durante el año una variada labor que consistió en el desarrollo de estudios administrativos, la implantación de mejoras, la publicación de material sobre administración pública y actividades de asesoramiento y contacto con las agencias. Merecieron énfasis especial dos proyectos: el de reorganización de la Policía y el programa de conservación y disposición de documentos, en los cuales se venía trabajando desde hacía tiempo. La aprobación de ambos fué la culminación de recomendaciones hechas por la División, que preparó los anteproyectos de ley. En el caso del programa de récords, la División se encargó de organizar su implantación y encarrilarlo en las agencias. Otro estudio importante fué el iniciado en la Junta de Planificación, donde se completó la fase del Negociado de Permisos, sometiéndose el correspondiente informe con recomendaciones; y también recibió énfasis el adiestramiento de supervisores en las técnicas de simplificación del trabajo, ofreciéndose en el Departamento de Obras Públicas un cursillo para explicarles en qué consisten, cómo se aplican, y los beneficios derivados de su utilización. En el aspecto de publicaciones se destacaron la revisión del Manual de Organización del Gobierno del Estado Libre Asociado, que fué puesto al día con los cambios habidos en estructura y funciones; y el Boletín de Gerencia Administrativa, revista mensual de contenido didáctico, con la cual contribuye el Negociado del Presupuesto al enriquecimiento de la literatura en español sobre temas de administración pública. Completaron el plan de trabajo de la División la administración del Programa de Premios del Gobernador Por Mejoras Administrativas; el desempeño de la secretaría de la Sociedad Americana de Administración Pública, Capítulo de Puerto Rico; y la cooperación en campañas de interés público iniciadas por otras agencias gubernamentales. He aquí en resumen los proyectos principales desarrollados por la División: 23
cución y control del presupuesto. Ramón García Santiago, Meneleo Tomassini y Juan Chévere visitaron el Negociado del Presupuesto en Wáshington, D. C., y las oficinas de presupuesto de los estados de Maryland, Connecticut y Nueva York y de la Autoridad del Puerto de Nueva York. Guillermo Irizarry, Humberto Núñez y Santos Pagán visitaron el Negociado del Presupuesto en Wáshington, D. C., y las oficinas de presupuesto de los estados de Virginia y Michigan, y de la Autoridad del Valle de Tenesí. 8. A fines del año fiscal se comenzaron discusiones con representantes de los Departamentos de Salud y de Instrucción Pública, así como del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos, relacionadas con la planificación y desarrollo de un programa para la distribución de alimentos donados por el Gobierno de los Estados Unidos entre los beneficiarios del programa de asistencia pública.
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9. La Ley núm. 104, aprobada el 29 de junio de 1955 autoriza a incoar demandas y a satisfacer el pago de sentencias contra Estado Libre Asociado siempre que las mismas no excedan de $15,000. Dispone la que se asignará en el presupuesto de cada agencia la cantidad necesaria para pagar prontamente las sentencias dictadas. La División estudió la ley y estableció un procedimiento para que las agencias notifiquen anualmente al Negociado, al someter los cálculos de presupuesto, sobre las sentencias dictadas así como reclamaciones en trámite, de manera que el Negociado pueda recomendar la asignación de fondos necesarios para cumplir la ley.
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10. Se preparó un informe para el Comité Ad Hoc Sobre Finanzas designado por el Gobernador para efectuar un estudio sobre las necesidades fiscales del Gobierno de Puerto Rico durante los años fiscales de 1957 al 1959. Los aspectos asignados al Negociado y sobre los cuales se informó Comité fueron los siguientes: (a) presupuesto del Fondo General aprobado para el año fiscal de 1957; (b) cálculo del presupuesto para gastos de funcionamiento para los años fiscales de 1958 y 1959; (c) posibles aumentos en las aportaciones del Gobierno de los Estados Unidos durante los tres años; (d) posible uso de balances de asignaciones cuyos propósitos han sido cumplidos; y (e) programas que podrían eliminarse o reducirse. 22
de los maestros y un memorándum explicativo del mismo; (b) pliego de enmiendas al proyecto de ley que reorganizaba el Cuerpo de la Policía, cuyas enmiendas establecían las nuevas normas retributivas para los miembros de la Policía; (c) proyectos de Mensaje Especial del Gobernador a la Asamblea Legislativa, proponiendo un plan para la abolición de la doble matrícula y el plan alterno en un plazo de ocho años, recomendando una asignación de un millón de dólares para construcción de salones de clase, de manera que el plan fuera iniciado durante el año fiscal de 1957; y recomendando la revisión de los sueldos del magisterio; (d) proyecto de una Resolución Concurrente cuya aprobación propondría el Gobernador a la Asamblea Legislativa; y (e) nota de prensa sobre las recomendaciones del Gobernador relativas al sistema educativo y la revisión de los sueldos. 3. Se efectuó un estudio para la distribución de la asignación de $400,000 incluída en la Ley de Presupuesto Funcional, para conceder aumentos de sueldo dentro de las escalas a los empleados del Gobierno. Se determinó la cantidad correspondiente a cada departamento y agencia del Gobierno y se enviaron las notificaciones pertinentes. 4. El Sr. Antonio Cuevas Viret, Jefe de la División, participó como invitado de las Naciones Unidas en el seminario internacional sobre administración y capacitación de personal que se llevó a cabo en Montevideo, Uruguay. Este acto fué auspiciado conjuntamente por las Naciones Unidas y el Gobierno de Uruguay. 5. Se efectuó, a solicitud del Gobernador, un análisis de los presupuestos para los años fiscales de 1955-56 y 1956-57, incluyendo los de las corporaciones públicas, a base de las siguientes dicotomías: (a) servicios a la zona rural vs. servicios a la zona urbana; (b) expansión económica vs. servicios; (c) inversión vs. gastos; (d) salud en la fase curativa vs. salud en la fase preventiva; (e) esfuerzo vs. serenidad. Este análisis fué hecho en cooperación con la Junta de Planificación. 6. La división continuó participando, conjuntamente con el Departamento de Hacienda y la Junta de Planificación, en el proyecto para simplificar y coordinar más eficazmente los sistemas de presupuesto y contabilidad. 7. Durante los meses de julio y agosto de 1956, el Negociado envió a varios de los técnicos de la División a visitar las oficinas de presupuesto de algunos estados de los Estados Unidos con el propósito de observar y estudiar el funcionamiento de dichas oficinas y los procedimientos para la preparación, presentación, eje21
Contribución al Programa de Cooperación Técnica del Departamento de Estado La División atendió 42 personas que visitaron Puerto Rico bajo los auspicios del Programa de Cooperación Técnica. Se les explicó la organización y funciones del Negociado y los procedimientos envueltos en el proceso presupuestario y en la ejecución y control del mismo. A continuación se relacionan las personas atendidas y su país de origen: Jechiel N. Sankovitch y Matitiahu Adler, de Israel; Boon Choo Chenpanas, Uthai Sindhusara, Sak Ratanasart y Songbhand Bunnag, de Tailandia; Suha A. Alacakioglu, Halil T. Peta, Ahmet S. Alav y Muzaffer M. Baybeg, de Turquía; Mohamed Galal Osman, Labib Hanafy, Joussef Mohamed Abdul Halim, Mohamed Seif El Yazal Khalifa, Enad El Din Zaki Mehrez, Ahmed Abdel Ghani el Shintinawi, Mohamed Hamdy El Said y Mohamed Saad El Dine Moustafa, de Egipto; Ashraf Ahmadi, de Irán; María Helena Márquez y Leandro Goes Tocantins, de Brasil; Slobodan Turcinovic y Simeón Djema, de Yugoeslavia; Gregorio P. Domagas, Ricardo A. Rivera, Salud D. Campomanes, Francisco S. Tantuico, Jaime Araneta, Antonio P. Non y Luis P. Velasco, de Filipinas; Carlos José González y Gladys Bonilla, de Nicaragua; Roger Villalobos, de Costa Rica; Julio Santori, Pedro Torres Pereira y Raúl de Aquino, de Paraguay; José Teófilo Córdova y César A. Sibauste, de Panamá; Gregorio Woolfe y otros dos funcionarios de Honduras; Alicia Barragán, de Ecuador. Otras Actividades 1. Por primera vez se preparó y publicó un resumen del Presupuesto Modelo presentando en forma sencilla los datos más sobresalientes del presupuesto recomendado por el Gobernador, tales como procedencia de los fondos para costear el presupuesto, distribución del presupuesto por funciones y planes; y datos específicos sobre trabajo a realizarse por los departamentos y agencias. Este resumen se distribuyó ampliamente entre los ciudadanos, especialmente la matrícula de grupos profesionales, cívicos, industriales, líderes del trabajo y demás personas interesadas en las cuestiones gubernamentales. 2. Se trabajó en la revisión de los planes de retribución de los maestros, los policías y los empleados clasificados bajo el sistema de la Oficina de Personal. Además de los estudios necesarios para la determinación de los aumentos, se prepararon los siguientes documentos: (a) anteproyecto de ley sobre sueldos 20
Análisis de cuentas de años anteriores pendientes de pago En el Presupuesto Funcional para el año fiscal de 1955-56 se consignó una partida de $100,000 para el pago de compromisos contraídos durante años anteriores que no pudieron ser pagados por las agencias por haberse cerrado los libros en el Departamento de Hacienda. De acuerdo con el procedimiento establecido, a principios del año fiscal de 1956 las agencias informaron los compromisos de años anteriores pendientes de pago. Los compromisos informados montaron a $202,135 de los cuales $67,160 correspondieron a deudas con personas y empresas particulares y $134,975 a deudas con otras agencias e instrumentalidades del Gobierno. Se autorizó el pago total de las deudas con personas y empresas particulares y parte de las contraídas con otras agencias del Gobierno hasta el total de la asignación de $100,000. Actividades Relacionadas con Legislación El Negociado del Presupuesto asesora al Gobernador en materia de legislación sobre asignaciones de fondos, reorganizaciones y problemas generales de administración. Durante el año, la División estudió y preparó informes sobre 53 anteproyectos y 65 proyectos de ley. La División revisó toda la legislación de asignación de fondos que fué preparada por las agencias para instrumentar el Presupuesto Modelo. Durante el proceso legislativo, el Jefe y los técnicos de la División comparecieron ante diferentes comisiones de la Asamblea Legislativa para informar sobre diferentes proyectos de ley. En los casos en que fué requerido, se prepararon memoriales explicativos sobre los proyectos. Ocupó tiempo considerable la legislación propuesta para aumentos de sueldo para los maestros, la policía y los empleados de los servicios por y sin oposición. La División preparó memoriales explicativos y sus funcionarios comparecieron ante las comisiones legislativas para explicarles el alcance de las revisiones de los planes de retribución y su impacto en el cuadro fiscal. El personal técnico de la División asistió, además, a todas las vistas que las Comisiones de Hacienda de la Cámara y del Senado celebraron en relación con el presupuesto para el año fiscal de 1957. Se prepararon 44 memoriales sometiendo enmiendas a las asignaciones recomendadas en el Presupuesto Modelo. El Jefe de la División y otro personal técnico colaboraron con estas comisiones informando sobre el cuadro fiscal del presupuesto. 19
a
Ejecución del Presupuesto La ejecución del presupuesto tiene dos aspectos: uno que corresponde a las agencias, consistente en realizar las actividades para las cuales se proveen los fondos; y otro en que interviene el Negociado del Presupuesto, consistente en el mantenimiento de récords sobre asignaciones, la preparación de un presupuesto detallado de asignaciones aprobadas en forma global por la Asamblea Legislativa, y enmiendas a los presupuestos; y el mantenimiento de un sistema adecuado de supervisión y control para asegurar que los diferentes departamentos y agencias realicen el programa de actividades de acuerdo con el plan trazado y en conformidad con las disposiciones de ley y las asignaciones autorizadas. La División de Administración de Presupuestos dedica tiempo considerable a esta fase del proceso presupuestario. Durante el año fiscal de 1956 se prepararon y fueron aprobados por el Director y el Gobernador 99 presupuestos detallados en comparación con 107 durante el 1955. Se estudiaron y tramitaron 324 traspasos de fondos, cifra que representa una reducción considerable al compararla con 581 que se tramitaron durante eI año anterior. Esta reducción surgió al englobarse la mayoría de las partidas de asignación para gastos generales. Con esta práctica las agencias tienen una mayor flexibilidad en la administración de sus presupuestos. Como paso adicional en esta dirección, durante el año fiscal -de 1956, el Negociado decidió iniciar un proyecto para simplificar la estructura de los detalles presupuestarios, agrupando en dos partidas las asignaciones correspondientes a cada unidad 'de presupuesto. Hay planes para iniciar esta nueva práctica, modo de experimento, con un número limitado de agencias en los presupuestos detallados correspondientes al año fiscal de 1957. La División estudió peticiones para la creación de 1,066 puestos nuevos e intervino en solicitudes para la reasignación de 360 puestos. Examinó y tramitó 121 peticiones para gastos contra la partida de servicios profesionales y consultivos; 32 para el arrendamiento de locales, y nueve para la instalación de aire acondicionado en oficinas del Gobierno. Se cursaron comunicaciones al Departamento de Hacienda autorizando la preparación de los documentos necesarios para llevar a los libros de contabilidad asignaciones montantes a $31,333,096. La División participó, además, en numerosos estudios y actividades especiales relacionadas con la supervisión y ejecución del presupuesto. 18
Las asignaciones para gastos de funcionamiento con cargo al Fondo General ascienden a $151,438,130, cantidad que representa el 83.2 por ciento del total del presupuesto de gastos con cargo a dicho fondo, y el 98.1 por ciento del total de los ingresos de rentas y no contributivos calculados para el año fiscal de 1957. DISTRIBIICION DE ASIGNACIONES POR Afio FISCAL DE 1957
Función TOTAL
FUNCION
Fondo General
Fondos Especiales
Total
Por Ciento del Total
$181,150, 237
135, 693,621
$216, 843, 858
100.0
Instrucción
48,614,236
6,806,385
55,420,621
25.6
Conservación de la Salud
28, 219,689
8,405, 7777
36,625, 466
16.9 9.9
Administración General
20,892, 218
002,086
21, 494, 302
Transportación y Comunicación
17, 024, 337
3,848,000
20, 872, 337
9.6
Protección de Personas y Propiedad
18,038,946
153,443
18,192,389
3.4
Bienestar Público
11, 704, 084
5,716,806
17,420, 890
8.0
Desarrollo de Recursos Agricolas
5, 392, 561
2,241,055
7, 633, 616
3.1
Pensiones y otros Programas de Seguridad Social
6,759,588
25,360
6,784,98
3.1
Desarrollo Industrial
5,139, 682
457, 000
5, 590,682
2.6
5,175
5,449, 138
5,454,313
2.5
Amortización de la Deuda Hogares Públicos
5,391, 707
27,600
5,419, 207
2.5
Relaciones Obrero Patronales
2,831,788
1,101,071
3,932,859
1.8
Recreo y Parques
1,940,456
0
1,940,456
0.9
Otras Funciones
9,195, 772
860,000
10,055, 772
4.7
La mitad del presupuesto aprobado corresponde a .los programas de instrucción pública y los de salud y bienestar público. Las asignaciones para instrucción pública, que representan un 25.6 por ciento del presupuesto total, proveen principalmente para continuar el programa acelerado de instrucción, iniciar un programa para eliminar los sistemas de doble matrícula y sesiones alternas y ampliar otros servicios fundamentales. Lase asignaciones para salud y bienestar público (24.9 por ciento del total) proveen principalmente para la expansión de las facilidades hospitalarias y de salud pública, atender un mayor número de beneficiarios en el programa de asistencia pública e iniciar un. programa de distribución de alimentos. Los programas de desarrollo industrial, desarrollo agrícola y transportación interna y externa también reciben asignaciones considerables. 17
representaban asignaciones autorrenovables. El Gobernador recomendó cambios al Presupuesto Modelo y la Asamblea Legislativa le hizo algunas alteraciones al considerarlo. Los recursos calculados para el Fondo General en aquel momento montaban a $182,147,740 para el año fiscal de 1957. El presupuesto del Fondo General aprobado por la Asamblea. Legislativa para el año fiscal de 1957, incluyendo las asignaciones autorrenovables, ascendió a $183,241,108. El Gobernador aprobó asignaciones del Fondo General por la cantidad de $181,150,237. Si a esta cantidad se suma el presupuesto de los fondos especiales de $35,693,621, según revisado después de sometido el Presupuesto Modelo, el presupuesto conjunto para el año fiscal de 1957 monta a $216,843,858. Este presupuesto es $21,033,579 mayor que el correspondiente al año fiscal de 1956,. y $15,675,960 mayor que el Presupuesto Modelo originalmente sometido por el Gobernador. En el apéndice a este informe se presenta una relación de las asignaciones aprobadas para tener efecto durante el año fiscal de 1957. Los recursos calculados para el Fondo General, según revisados, montan a $188,141,841. Estos se componen de $14,791,841 de un balance libre al comenzar el año; $149,558,000 de ingresos. de rentas; $4,792,000 de ingresos no contributivos y $19,000,000 de una emisión de bonos autorizada. A base de los recursos. calculados y las asignaciones aprobadas se espera un sobrante libre de $6,991,604 al finalizar el año fiscal de 1957: Las tablas que siguen presentan la distribución absoluta y relativa de las asignaciones totales para el año fiscal de 1957 por su naturaleza y por funciones. DISTRIBUCION DE ASIGNACIONES POR NATURALEZA AÑo FISCAL DE 1957 Fondo General
Fondos Especiales
Total
Por Ciento del Total
TOTAL
$181,150, 237
$35, 693,621
$216, 843,858
100.0
Gastos de Funcionamiento
151, 438,130
28, 890, 411
180, 328, 541
83.2
Presupuesto Funcional
143, 844, 046
0
143, 844, 046
66.4
Asignaciones Especiales
7, 594, 084
28,890, 411
36, 484, 495
16.8
29,712, 107
6,803, 210
36, 515, 317
16.8
Descripción
Mejoras Permanentes
i Los datos presentados en este nforme no reflejan los gastos en que se ha incurrido debido al huracán del 12 de agosto de 1966 por haber ocurrido éste durante el año fiscal de 1957. Estos gastos, empero reducirán el sobrante libre aludido en varios millones de dólares.
16
DISTRIBUCION DE ASIGNACIONES POR FUNCION ARO FISCAL D& 1956 Función TOTAL
Fondo General
Fondos Especiales
Total
Por Ciento del Total
$160, 743,797
$35, 076,482
$195, 820, 279
100.0
Instrucción
43,549,764
7,462,076
51,011,840
26.0
Conservación de la Salud
26,130, 728
7,432, 748
33, 583, 476
17.1 10.5
Administración General. .
19, 953, 485
558, 851
20, 512, 336
Transportación y Comunicación
15, 381,681
3, 812,381
19,194, 062
9.8
Protección de Personas y Propiedad
16, 724, 902
234, 942
16,959, 841
8.7
Bienestar Público
11, 069, 033
4,692,357
15, 761, 390
8.1
Desarrollo de Recursos Agrícolas
6,485,469
2, 572, 805
9,058, 274
4.6
Pensiones y otros Programas de Seguridad Social
6,818,368
2,400
6,820,768
3.5
5, 275
5,902,788
1,908,063
3.0
4,617. 596
600, 200
5,217, 796
2.7 2.5 1.5
Amortización de la Deuda Desarrollo Industrial Hogares Públicos
4,802,529
30,500
4,833,029
Relaciones Obrero Patronales
1,990,393
1,002,700
2,993,093
Recreo y Parques
1,428,898
26,294
1,455,192
0.7
otras Funcior.es
1,785,676
745,440
2,531,116
1.3
Presupuesto del Año Fiscal de 1957 A principios de agosto de 1955 el Negociado del Presupuesto solicitó de los departamentos y agencias sus cálculos de presupuesto para el año fiscal de 1957; y durante el período del 12 de septiembre al 9 de noviembre se efectuaron las vistas administrativas para discutir las propuestas de asignaciones de los distintos departamentos y agencias. La labor de análisis de esas propuestas se llevó a cabo a fines del año natural de 1955. Durante ese período, el Director se mantuvo en comunicación constante con el Primer Ejecutivo, además de participar en varias reuniones relacionadas con la planificación fiscal y económica para el ejercicio de 1957 y los siguientes. A principios del mes de enero de 1956 se terminó la preparación del Presupuesto Modelo y fué enviado a la Asamblea Legislativa el primer día de la sesión ordinaria. El programa de gastos recomendado por el Gobernador en el Presupuesto Modelo para el año económico de 1957 ascendió a $201,167,898. Esta cantidad incluía gastos montantes a $34,075,348 procedentes de fondos especiales para los cuales no se requiere acción legislativa anualmente. El presupuesto de gastos del Fondo General sometido por el Gobernador a la Asamblea Legislativa montó a $167,092,550 de los cuales $3,633,328. 15
DIVISION DE ADMINISTRACION DE PRESUPUESTOS Durante el año fiscal de 1956, la División de Administración de Presupuestos intervino en. el control y supervisión de las asignaciones aprobadas para dicho año y además en la preparación del presupuesto recomendado a la Asamblea Legislativa para tener efecto en el año fiscal de 1957. En adición a sus actividades regulares, la División dedicó considerable esfuerzo a actividades de naturaleza especial. Presupuesto del Año Fiscal de 1956 El presupuesto conjunto de todos los fondos aprobado para el año fiscal de 1956 ascendió a $195,820,279. Esta cantidad incluía $160,743,797 del Fondo General y $35,076,482 procedentes de fondos especiales. Durante el año fiscal de 1956 el Fondo General tuvo ingresos que montaron a $152,906,896, de los cuales $146,866,726 correspondieron a ingresos de rentas y $6,040,170 a ingresos no contributivos. Además, al comenzar dicho año había un balance libre de $4,328,742 y se autorizó una emisión de bonos por la cantidad de $18,300,000, para un total de recursos del Fondo General montante a $175,535,638. Toda vez que el presupuesto de gastos aprobado con cargo al Fondo General fué de $160,743,797, al finalizar el año fiscal de 1956 hubo un balance libre de $14,791,841. Las tablas que siguen presentan la distribución absoluta y relativa de las asignaciones totales para dicho año por su naturaleza y por sus funciones. DISTRIBUCION DE ASIGNACIONES POR NATURALEZA AÑo FISCAL DE 1956 Fondo General
Fondos Especiales
Total
Por Ciento del Total
$160, 743, 797
$35, 076, 482
$195, 820, 279
100.0
Gastos de Funcionamiento
134, 723,869
28,553,412
163,277,281
83.4
Presupuesto Funcional
126,633,129
0
126, 633, 129
64.7
Asignaciones Especiales
8,090, 740
28, 553, 412
36, 644, 152
18.7
26, 019, 928
6, 523, 070
32, 542, 998
16.6
Descripción TOTAr.
Mejoras Permanentes
14
Después de la acción legislativa en relación con el presupuesto, y después que el Gobernador considera para aprobación los proyectos de asignaciones, el Negociado como organismo responsable del control en la ejecución del EJECUCION DEL presupuesto, prepara para el Gobernanador detalles presupuestarios de las PRESUPUESTO sumas globales asignadas del Fondo General para gastos de funcionamiento. En el caso de los fondos especiales se autórizan detalles similares para los desembolsos. Tanto la creación de puestos nuevos como la contratación de servicios profesionales están sujetos a la aprobación previa del Negociado. Cualquier traspaso de fondos entre las distintas partidas autorizadas, requiere igualmente su previa aprobación; y además el Negociado puede crear reservas o congelar parte de las asignaciones, si surgiere la necesidad de ello.
18
el
lo
aludidos para discutir en mayor detalle el programa de obras públicas y algunas asignaciones para funcionamiento que han de recomendarse en proyectos de ley separados. Durante este tiempo el Negociado del Presupuesto ha examinado detalladamente las peticiones y justificaciones para toda clase de asignaciones, en especial las relacionadas con el funcionamiento u operación de los distintos GASTOS DE servicios públicos. De acuerdo con la OPERACION ley, el Negociado tiene autoridad para "reunir, relacionar, revisar, rebajar o aumentar" los cálculos de las dependencias gubernamentales y sólo debe incluir sin alteraciones en el Presupuesto Modelo los gastos de funcionamiento de la Asamblea Legislativa, de la Oficina del Contralor y del Tribunal Supremo. Los presupuestos internos de los municipios y corporaciones públicas no están sujetos tampoco a revisión por el Negociado y no aparecen, por tanto, en el Presupuesto Modelo; pero las asignaciones solicitadas por esas corporaciones para desembolsarse del Fondo General del Gobierno, sí son revisadas e incluidas en este documento. Las recomendaciones que formula el Negociado sobre los fondos que estima necesarios para cada programa público, son discutidas directamente con el Gobernador. Estas asignaciones se incluyen en un solo proyecto que se denomina Resolución de Presupuesto Funcional, que comprende alrededor de cuatro quintas partes de las asignaciones del Fondo General. Cuando ya el Negociado del Presupuesto ha consultado con el Gobernador todas las asignaciones para gastos de funcionamiento, entonces prepara un cuadre final de todas las asignaciones del Fondo General endosadas por PRESUPUESTO el Gobernador—tanto de mejoras perMODELO manentes como de funcionamiento—y recomienda a éste los ajustes necesarios para que las asignaciones no excedan de los recursos calculados, incluyendo los procedentes de emisiones de bonos. También el Negociado informa y discute con Gobernador, los cálculos de ingresos y de gastos de los fondos especiales. Hechas estas determinaciones finales, el Negociado, prepara el Presupuesto Modelo que somete el Gobernador a la Asamblea Legislativa. La Junta de Planificación ajusta las recomendaciones para el primer año del Programa Económico de Seis Años para armonizarlo con el Presupuesto Modelo, y lo somete también a la Asamblea Legislativa. 12
EL PROCESO
PRESUPUESTARIO
El Presupuesto Modelo que el Gobernador somete anualmente a la Asamblea Legislativa es el resultado de un estudio prolongado y cuidadoso que efectúan el Negociado del Presupuesto y la Junta de Planificación, en consulta directa con el Gobernador. La Junta de Planificación estudia principalmente las solicitudes de fondos para las mejoras permanentes, mientras que el Negociado del Presupuesto dedica su mayor atención al estudio y análisis de las solicitudes de fondos para gastos de funcionamiento. Como primer paso del proceso presupuestario se envía a los departamentos y agencias una serie de formularios, que al cumplimentarse, informan a la Junta de Planificación sobre las necesidades de fondos para los próximos PASOS seis años, y al Negociado del PresuPRELIMINARES puesto en forma más detallada, las necesidades de fondos para el próximo año. Ambas agencias, independientemente, estudian las peticiones y. justificaciones respectivas y celebran audiencias con los distintos jefes de departamentos y agencias. El Gobernador se reune con sus asesores fiscales y con los miembros del gabinete para discutir la situación corriente y en perspectiva de la economía, tomando como base el informe económico de mediados de año de la Junta de Planificación. Al terminar el estudio de las peticiones presupuestarias, la Junta de Planificación hace recomendaciones preliminares sobre las obras públicas y sobre ciertos gastos de operación que no son de naturaleza recurrente. Estas recomendaciones son discutidas con el PROGRAMA DE Gobernador, el Director del PresuOBRAS PUBLICAS puesto, el Secretario de Hacienda, y el Secretario de Estado. En esta reunión el Secretario de Hacienda presenta el cálculo de ingresos fiscales para el Fondo General, así como el margen prestatario libre del Gobierno para incurrir en deuda pública. El Gobernador toma decisiones preliminares, que son sometidas a una vista pública por la Junta de Planificación. Luego de celebrada dicha vista, el Gobernador se reune nuevamente con los funcionarios 11
todos básicos de trabajo utilizados por ellos; ayuda en los arreglos para estudios al nivel departamental y prepara planes e implanta mejoras según sea necesario; dirige estudios de investigaciones en el campo de organización y métodos; desarrolla material de adiestramiento y orientación para el personal encargado de organización y métodos; provee asesoramiento técnica a las unidades de organización y métodos de los departamentos y agencias; y sirve de secretaría al Programa de Premios Anuales del Gobernador por Mejoras Administrativas, y al capítulo de Puerto Rico de la Sociedad Americana de Administración Pública. El presupuesto funcional autorizado para el Negociado durante el año fiscal de 1955-56 ascendió a la suma de $260,947. De esta c a n t i d a d correspondieron $222,241 a servicios personales; y RECURSOS $38,706 correspondieron a los gastos ECONOMICOS generales de la agencia. El número promedio de los empleados del Negociado del Presupuesto durante el año fué de 57, de los cuales 29 eran profesionales.
10
~ i
ORGANIZACION Y FUNCIONES DEL NEGOCIADO DEL PRESUPUESTO El Negociado del Presupuesto es una agencia de asesoramiento, creada por la ley número 213 de 1942 como parte de la Oficina del Gobernador. Su organización es sencilla y compacta : la Oficina del Director—que inESTRUCTURA cluye una Oficina de Servicios AdminisY ACTIVIDADES trativos—y dos divisiones, con funciones específicas asignadas. La Oficina del Director asesora al Jefe Ejecutivo, dirige la confección y ejecución del presupuesto y en general establece las normas de acción del Negociado y supervisa la labor del resto de sus unidades. La Oficina de Servicios Administrativos por su parte confecciona y administra el presupuesto interno de la agencia y presta los servicios de administración de personal, de compra y suministro de equipo, récords y archivo central. La División de Administración de Presupuestos analiza y evalúa los planes de trabajo y de asignaciones de los departamentos y agencias; hace recomendaciones de asignaciones para llevar a cabo dichos planes; prepara e integra el Presupuesto Modelo y la legislación necesaria para implementarlo; ayuda a explicar ante las comisiones legislativas las asignaciones recomendadas por el Gobernador; y en coordinación con la División de Organización y Métodos, estudia y recomienda sobre la organización gubernamental en aquellos aspectos que tienen consecuencias presupuestarias. Finalmente, supervisa y controla durante todo el año—realizando las múltiples actividades que ello entraña—la ejecución del presupuesto; y es responsable del establecimiento y supervisión de un sistema de informes administrativos para que las agencias expliquen la labor realizada en los distintos programas que llevan a cabo. La División de Organización y Métodos tiene como objetivo principal auxiliar al Gobernador en el cumplimiento de la responsabilidad de mejorar continuamente la organización y gerencia de la Rama Ejecutiva. Hacia ese fin, revisa la distribución de funciones gubernamentales entre los distintos departamentos, agencias y corporaciones públicas y los procedimientos y mé9
29 de octubre de 1956 HON. LUIS MUÑOZ MARÍN, GOBERNADOR DE PUERTO RICO, LA FORTALEZA San Juan, Puerto Rico ESTIMADO SEÑOR GOBERNADOR: Tengo el honor de someterle el Informe Anual del Negociado del Presupuesto, cubriendo sus actividades durante el año fiscal de 1956. Respetuosamente, JOSÉ R. NOGUERA, Director.
7
CONTENIDO Página
Organización y Funciones del Negociado del Presupuesto
9
El Proceso Presupuestario
11
División de Administración de Presupuestos
14
División de Organización y Métodos
23
Estudio sobre la Organización de los Servicios Agrícolas
34
Apéndice
39
5
NEGOCIADO DEL PRESUPUESTO INFORME ANUAL DE 1955-56
LA ACTIVIDAD PRESUPUESTARIA EN PUERTO RICO
I ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO OFICINA DEL GOBERNADOR NEGOCIADO DEL PRESUPUESTO
LA ACTIVIDAD PRESUPUESTARIA_ EN PUERTO RICO
NEGOI IADO
DEL
PRESUPUESTO
INFOR ._ E ANUAL DE 1955-55
LA ~ CTI V I DAD ~ PREjEUPU ESTARIA ~ EN ¡PUERTO RICO
ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO OFICINA DEL GOBERNADOR NEGOCIADO DEL PRESUPUESTO