POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
Página Web, App, Oficinas, Asociados, Usuarios
I. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DE LOSDATOSPERSONALES
COOPERATIVA DE LOS PROFESIONALES COASMEDAS COASMEDAS
NIT: 860.014.040-6
Domicilio: Bogotá
Dirección: Carrera 67 No. 100 - 20 piso 7
Correo electrónico: tratamiento.datos@coasmedas.coop
Teléfono en Bogotá: +57 (601) 589 5600
Línea a nivel nacional: 01 8000 910492
Página web: www.coasmedas.coop
II. OBJETO
Esta política tiene comoobjetivo establecer reglas y parámetros que garanticen el adecuado Tratamiento de los Datos Personales de los asociados y usuarios de los sitios web que reposan en las bases de datos de COASMEDAS.
III. ALCANCE
Esta política es de obligatorio conocimiento y estricto cumplimiento para COASMEDAS y para todos los terceros que obran en su nombre o que, sin actuar en su nombre, tratan Datos Personales en calidad de Encargados.
COASMEDAS como sus trabajadores, contratistas, proveedores y aliados, deben observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.
COASMEDAS, sus trabajadores, contratistas, proveedores, aliados y todas aquellas personas con las cuales se tengan vínculos comerciales y legales, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos personales
IV. DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, serán aplicables las siguientes definiciones:
TITULAR:
Hace referencia a la persona natural o jurídica de quien los Datos Personales serán objeto del Tratamiento, como, los como los asociados y usuarios.
informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD:
AUTORIZACIÓN:
Consentimiento previo, expreso e
Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que comunica al Titular la información la existencia de la POLÍTICA
DE TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y la finalidad del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS:
Conjunto organizado de Datos
Personales que sea objeto de Tratamiento
DATO PERSONAL:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
DATO PÚBLICO:
Es el dato calificado como tal en la ley. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.
DATO PRIVADO:
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de COASMEDAS Los contratistas, proveedores y aliados destinatarios de esta política pueden tener esta calidad y al adquirirla, tendrán la obligación de cumplir con esta política y los deberes que ella contempla.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, en este caso COASMEDAS.
TRATAMIENTO:
DATOS SENSIBLES:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSMISIÓN: Comunicación de los datos para que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.
TRANSFERENCIA:
Comunicación de Datos Personales entre Responsables del Tratamiento; es decir, entre un Responsable ubicado en el territorio colombiano y un Responsable que se encuentre bien sea fuera o dentro del país.
PLATAFORMAS:
Hace referencia a las plataformas tecnológicas que sean propiedad de COASMEDAS, y cualquiera de las versiones que se ofrezca al público de estás, tales como páginas web y aplicaciones móviles, que tengan por funcionalidad la oferta de los servicios de COASMEDAS y la prestación de los mismos a los usuarios registrados o no.
V. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTODEDATOSPERSONALES
Para el Tratamiento de Datos Personales en COASMEDAS, sus trabajadores, contratistas, proveedores, aliados aplicarán los siguientes principios:
FINALIDAD:
El Tratamiento de los Datos Personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, este objeto del tratamiento debe ser informado al Titular.
LIBERTAD:
El Tratamiento de los datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
CALIDAD:
La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
TRANSPARENCIA:
En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de COASMEDAS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA:
El Tratamiento de los datos personales se sujeta a las disposiciones de la ley y la Constitución. Los datos personales, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
SEGURIDAD:
La información sujeta a Tratamiento por parte de COASMEDAS se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
CONFIDENCIALIDAD:
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento
VI. TRATAMIENTODEDATOSPERSONALES
a. INFORMACIÓN PERSONAL QUE SE RECOPILA
COASMEDAS recolecta Datos Personales públicos, privados, semiprivados, sensibles (previa autorización) y públicos de niños, niñas y adolescentes (previa autorización de sus representantes legales).
Los Datos Personales son recolectados a través de formularios físicos, formularios web, aplicativos móviles, llamadas telefónicas, cookies, redes sociales (WhatsApp), cámaras de video, sistemas biométricos y correos electrónicos
b. TRATAMIENTO
COASMEDAS hace Tratamiento de datos personales mediante las siguientes acciones:
4. 5.
1.
2.
3.
1. Recolección: COASMEDAS obtiene la información a través de diferentes actividades relacionadas con su actividad comercial, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al Titular.
Los instrumentos que utiliza COASMEDAS para la recolección de la información cuentan con la autorización del Titular para el Tratamiento de los datos personales.
2. Almacenamiento: La información personal se almacena por COASMEDAS o los encargados, en archivos físicos o digitales y para ambos casos, se encuentran establecidos controles de acceso a la información, con las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas que garanticen el acceso y circulación restringida de los datos recolectados. El tratamiento de datos con encargados estará regulado por el contrato de transmisión de datos que impone obligaciones de seguridad a estos terceros.
3. Uso: La información y los datos que tiene COASMEDAS se usan para el envío de información comercial y promocional; envío de información acerca de los servicios y eventos; medir el nivel de satisfacción; llevar registro de los trabajadores, proveedores y aliados; llevar registro y control de la nómina; llevar registro y control de los pagos a contratistas y proveedores; controlar la contratación de personal; gestión contable, fiscal y administrativa; gestión de proveedores, aliados y contratistas; relaciones laborales y condiciones de trabajo; entre otras que se señalan en las finalidades del Tratamiento.
4. Circulación: Losdatos personales recolectados circulan internamente dentro de COASMEDAS de manera restringida, de acuerdo con los usos y finalidades para las cuales fueron recolectados. No obstante, puede incluir información del Titular en las plataformas que utiliza para la prestación de servicios, como pueden ser: listado de correos electrónicos y boletines, envío de información al celular, esta información se trata se acuerdo con las normas de transmisión, encargo y tratamiento de datos que rigen a nivel legal y de acuerdo con lo establecido en la presente política
5. Supresión: La supresión de la información personal, se realiza una vez se haya cumplido la finalidad y cerrado el ciclo de tratamiento para el cual fueron autorizados los datos por el titular, o en los casos en los cuales el Titular de la información solicite la eliminación de la información, siempre y cuando la Ley lo autorice.
VII. FINALIDAD
DEL TRATAMIENTO DE DATOSPERSONALES
ASOCIADOS Y USUARIOS
COASMEDAS podrá hacer uso de los Datos Personales de sus asociados y usuarios para:
1. Ejecutar las relaciones precontractuales, contractuales y comerciales que surjan entre el Titular y COASMEDAS
2. Verificar la identidad del Titular y realizar controles de seguridad.
3. Proveer productos y servicios solicitados por los asociados y los usuarios.
4. Llevar a cabo actividades de atención al cliente, la emisión de reportes y realización de trámites.
5. Identificar a los asociados (activos e inactivos, pensionados y fallecidos).
6. Solicitar, consultar y obtener información financiera, datos de seguridad social y parafiscales y/o Datos Personales que se encuentren en centrales u operadores de información o cualquier entidad autorizada para tratarlos, para evaluar la solicitud de productos y/o servicios financieros, actualizar los datos o realizar perfilamiento, teniendo en cuenta el comportamiento financiero, comercial, los pagos al sistema de seguridad social y parafiscales y/o de servicios que haya adquirido.
7. Realizar prospección comercial y medir el nivel de satisfacción con el fin de identificar las necesidades y preferencias del asociado para identificar si los productos y/o servicios ofrecidos por COASMEDAS cumplen lo esperado por el asociado.
8. Suministrar información sobre nuevos productos, servicios, eventos, novedades, promociones y publicidad, mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, SMS, MMS, redes sociales o medios similares.
9. Compartir los datos relativos a la información financiera, lo cual incluye el uso y la actualización de los datos de contacto, con firmas especializadas en labores de cobranza para que adelanten la gestión de cobro y recaudo de las obligaciones contraídas, y demás servicios que se consideren necesarios o complementarios. Así como el manejo de la cartera vencida, utilizando para ello tanto los mecanismos judiciales como también las vías extraprocesales permitidas por el ordenamiento jurídico.
10. Utilizar los datos con fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones de COASMEDAS y ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso ante una autoridad policial, judicial o administrativa.
11. Desarrollar e implementar herramientas de prevención de fraudes y acciones o prácticas corruptas, así como aquellas que permitan conocer características del comportamiento financiero y crediticio.
12. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios prestados por COASMEDAS o empresas vinculadas y los aliados comerciales de COASMEDAS.
13. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus Datos Personales a empresas filiales, vinculadas, subordinadas o aliados comerciales de COASMEDAS ubicadas en Colombia o cualquier otro país para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas mediante relaciones contractuales o para llevar a cabo cualquiera de las actividades aquí señaladas.
14. Transmitir a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio de plataformas basadas en tecnología en la nube, utilizado por COASMEDAS, y entregar los Datos Personales al proveedor del servicio quién en ese evento actuará como Encargado del Tratamiento.
15. Configurar y mantener la cuenta del asociado, y para hacer todas las demás actividades necesarias para el correcto ofrecimiento de nuestros servicios, como habilitar la colaboración entre PLATAFORMAS y proporcionar alojamiento de información del USUARIO a través de sus PLATAFORMAS.
16. Enviar contenido de marketing y comunicaciones de COASMEDAS y/o de terceras personas que operen como aliados comerciales, incluido el envío de correos físicos o electrónicos, envío de mensajes a dispositivos móviles, envío de mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, el envío de información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios ofertados por sus aliados a los usuarios de las PLATAFORMAS
17. Tratamiento de datos personales para el registro e ingreso al portal interno, portal externo y a la APP COASMEDAS
18. Procesar y administrar las transacciones de los usuarios de la página web (portales interno y externo) y la APP COASMEDAS, incluido el envío de correos electrónicos para confirmar o dar curso a las transacciones realizadas en esta.
19. Procesar y administrar transacciones en los portales interno y externo y la APP COASMEDAS tales como: transferencias entre cuentas; transferencias a otras entidades; programación de pagos y transferencias; pago de obligaciones; solicitud de código para retiro sin tarjeta; pagos y compras PSE; bloqueo de tarjetas, canales y servicios; consultas de productos, saldos y movimientos; generación de extractos; inscripción y pago de servicios públicos; cambio de clave de acceso y segunda clave; estado de solicitudes de crédito; apertura de productos en línea; certificaciones tributarias; y actualizaciones de datos.
20. Hacer uso de los servicios de geolocalización (previamente activados por el asociado al momento de utilizar los canales digitales, tales como la APP COASMEDAS) para:
• Informarle sobre puntos de atención cercanos a su ubicación.
• Comunicarle y mantenerlo actualizado sobre nuevos productos, servicios, novedades, promociones, publicidad, y encuestas de satisfacción a través del envío de notificaciones push, tomando como referencia su punto de ubicación y un tiempo concreto.
• Identificar tendencias y patrones que permitan realizar estudios estadísticos para la creación y mejoramiento de perfiles que utilicen ubicaciones geográficas determinadas.
• Desarrollar e implementar herramientas que contribuyan a la prevención del fraude y las acciones y/o prácticas corruptas.
21. Hacer uso de los canales digitales (previa autorización del Titular) para tratamiento de datos tales como información de conexión, ID del dispositivo móvil, inventario de aplicaciones instaladas en este e información del rendimiento de la aplicación, para llevar a cabo las gestiones de riesgo, seguridad y prevención de fraude en el uso de los canales, productos y servicios de COASMEDAS.
22. Hacer uso de los canales digitales (previa autorización del Titular) para recolectar y tratar datos sensibles tales como la huella dactilar y biometría facial, para:
• Validar y confirmar la identidad del Titular del dato sensible.
• Utilizarlos como factor de identificación y autenticación para la apertura de nuevos productos y/o servicios.
• Utilizarlos como medio de autenticación para autorizar y realizar transacciones.
• Compartirlos con terceros proveedores de COASMEDAS, para efectos de validar y cotejar contra fuentes de información externas para realizar procesos de identidad, autenticación y seguridad, así como para validar la autenticidad de la información y de las muestras biométricas.
• Desarrollar e implementar procesos de seguridad y herramientas de prevención de fraude.
• Utilizarlos como mecanismo de aceptación y firma electrónica de documentos.
VIII. COOKIES
Las cookies son archivos electrónicos (en formato de texto) que almacenan y reconocen datos relacionados con las preferencias del Usuario y las actividades que realiza al momento de acceder a una página web desde un computador o un dispositivo móvil.
COASMEDAS almacena tanto cookies propias como de terceros con el objetivo de adaptar los contenidos a sus intereses y facilitar su navegación.
COASMEDAS usa cookies propias las cuales tienen el objetivo de controlar el tráfico y la comunicación correcta de datos, mantener la configuración, identificar sesiones de navegación (que los servidores reconozcan, a pesar de pasar de una página a otra, que se trata de la misma sesión de navegación de un usuario), acceder a partes de acceso restringido, utilizar elementos de seguridad durante la navegación.
COASMEDAS puede recolectar a través de su plataforma información estadística del usuario mediante el almacenamiento de cookies en el disco duro del visitante con el objetivo recabar dicha información y someterla a un tratamiento estadístico a favor de COASMEDAS. Cuando el usuario se conecte nuevamente el servidor reconocerá el número almacenado en “cookie”, según se ha indicado, suministrando la información anónima referida.
Si el usuario no desea que usemos cookies en la prestación de nuestros servicios deberá configurar sus dispositivos fijos o móviles para desactivar esta opción, sin embargo, desactivada esta opción COASMEDAS no podrá asegurar la disponibilidad de todos los servicios habilitados en la PLATAFORMA.
IX. VIDEOVIGILANCIA
COASMEDAS cuenta con cámaras de video vigilancia instaladas en diferentes sitios internos y externos de sus oficinas e instalaciones, con la finalidad de proteger la seguridad física, por lo tanto, mediante avisos visibles de video vigilancia, COASMEDAS informa al público en general y a los destinatarios de esta política, sobre la existencia y uso de estos mecanismos.
COASMEDAS no hace entrega de las videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie una orden judicial
Los videos serán conservados por un tiempo máximo de 180 días; sin embargo, si el video es objeto de una reclamación, queja o cualquier proceso de tipo judicial, este será conservado hasta que se resuelva la reclamación, queja o proceso judicial
X. VENTA, LICENCIAMIENTO, TRANSMISIÓN yTRANSFERENCIADELAINFORMACIÓN
La información proporcionada a COASMEDAS será utilizada sólo con las finalidades señaladas en la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, y por tanto la información no será vendida, licenciada, transmitida, transferida o divulgada de ninguna forma, salvo que: I Exista autorización expresa del Titular para hacerlo, II Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; III Sea necesario con el fin de proveer servicios y/o productos; IV Sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de COASMEDAS o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto V. La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición u otro proceso de restructuración de la sociedad; que sea requerido o permitido por la ley.
XI. SUBCONTRATACIÓN
COASMEDAS podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, COASMEDAS advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, prohíbe el uso de la información para fines propios y solicita que no se divulgue la información personal a otros, protegiendo la misma con mecanismos idóneos tales como políticas y acuerdos de confidencialidad y manejo de la información.
XII. LIMITACIONESTEMPORALESAL TRATAMIENTODEDATOSPERSONALES
COASMEDAS solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los Datos Personales en su posesión. No obstante, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
XIII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOSPERSONALES
Derechos de los Titulares de Datos Personales:
1. Derecho de Acceso
El Titular de los datos podrá acceder a los Datos Personales que estén bajo el control de COASMEDAS para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de Datos que motiven nuevas consultas.
2. Derecho de Actualización
El Titular de los datos podrá en cualquier momento solicitar la actualización de sus Datos Personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.
3. Derecho de Rectificación y/o corrección
El Titular de los datos podrá en cualquier momento solicitar la rectificación de los Datos Personales objeto de Tratamiento en caso de que se encuentren errados, parciales o si inducen a error.
4. Derecho de Revocación de la Autorización y Supresión
El Titular de los datos podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el Responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el Tratamiento
5. Derecho a Solicitar Prueba de la Autorización
El Titular de los datos podrá solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o
deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
6. Derecho a Ser Informado Respecto del Uso del Dato Personal
El Titular de los datos tiene derecho a ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
7. Derecho a Presentar Quejas
El Titular de los datos tiene derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre Tratamiento de datos personales.
XIV. DEBERESDELENCARGADODEL TRATAMIENTO
1. Contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales.
2. Contar con una Política de Seguridad de la Información y Gestión de Incidentes de Seguridad.
3. Garantizar a los Titulares de los Datos Personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
4. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular
5. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada así como conservar copia de la autorización del Titular de los Datos Personales.
6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos en la Ley.
8. Actualizar la información reportada por EL RESPONSABLE o directamente por los Titulares de los Datos Personales máximo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.
9. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley y atendiendo los procedimientos establecidos en esta Política de Tratamiento de Datos Personales
10. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la Política de Protección de Datos del RESPONSABLE y mantener actualizados estos registros en coordinación con el personal del RESPONSABLE.
11. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal y mantener actualizados estos registros en coordinación con el personal del RESPONSABLE.
12. Permitir el acceso a la información transmitida sólo a las personas encargadas de la ejecución del contratocon el RESPONSABLE y asegurar que las mismas cuentan con acuerdos de confidencialidad que minimizan los riesgos que se presentan en la administración de la información transmitida.
13. Tratar los Datos Personales recibidos teniendo en cuenta los niveles más altos de protección y confidencialidad, y en especial dando aplicación a los principios legales de seguridad, acceso y circulación restringida.
14. Notificar oportunamente al RESPONSABLE respecto de cualquier requerimiento que reciba de las autoridades competentes
15. Atender de forma oportuna y apropiada las solicitudes que le haga el RESPONSABLE en relación con el Tratamiento de los Datos Personales sujetos a la Transmisión y cumplir con las recomendaciones, instrucciones y órdenes de la Autoridad de Protección de Datos en Cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, en relación con el Tratamiento de Datos Personales.
16. Enviar al RESPONSABLE dentro de los términos y condiciones razonablemente establecidas por el RESPONSABLE, toda la información pertinente que sea requerida por la Autoridad de Protección de Datos.
17. Obtener del RESPONSABLE autorización previa y expresa para contratar a cualquier Subencargado para el Tratamiento de los Datos Personales. El Tratamiento que haga el Subencargado deberá cumplir con las disposiciones de esta política y la Ley 1581 de 2012.
XV.
AUTORIZACIÓN
COASMEDAS y los Encargados tienen el deber legal y contractual de obtener de parte del Titular autorización previa, expresa e informada, como condición para recolectar y tratar sus datos personales, sin excepción alguna, y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando en cada caso, la verificación del otorgamiento de dicha autorización.
Teniendo en cuenta lo anterior, la Autorización podrá constar en cualquier medio, bien sea en un documento físico, una grabación telefónica, un formulario online, o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas y tecnológicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.
En la Autorización se pondrá en conocimiento del Titular o de su representante legal o tutor (para el caso de niños, niñas y adolescentes), quién se encargará del Tratamiento de los
datos personales, las finalidades para la cuales se requieren los datos, los derechos que le asisten al Titular y los canales a través de los cuales podrá ejercer dichos derechos.
La obligación establecida en los párrafos anteriores, por disposición legal, no es necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, cuando se trate de una orden judicial, cuando se trate de datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, Tratamiento de Información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Así mismo, en COASMEDAS cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:
1. DATOS SENSIBLES
El Tratamiento de los Datos Sensibles está prohibido, excepto cuando:
• Exista autorización expresa del titular del dato.
• Sea para salvaguardar el interés vital del titular.
• Sea en el curso de actividades legítimas de entidades sin ánimo de lucro y cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa y sindical, y además sean exclusivamente de las personas que mantienen contacto frecuente por su finalidad.
• Sea necesario el dato para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, caso en el cual se implementarán procesos de anonimización de los datos.
De conformidad con lo anterior, PREVIO al Tratamiento de Datos Sensibles, COASMEDAS deberá:
• Informar al Titular que, por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a dar su Autorización o consentimiento para que COASMEDAS trate sus datos.
• Informar al Titular de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán los que COASMEDAS le solicitará.
• Informar al Titular el Tratamiento y la Finalidad que se le dará a sus Datos Sensibles.
• Solicitar Autorización al Titular para el Tratamiento de sus Datos Sensibles.
2. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El Tratamiento de los Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando:
• Los datos personales objeto de Tratamiento sean de naturaleza pública.
• Se respete los derechos fundamentales de los menores.
• Se respete el interés superior de los menores.
• Se garantice el derecho a la privacidad y protección de la información personal del menor.
• Se garantice el uso adecuado de los datos del menor.
Si los supuestos anteriores se cumplen, el Representante Legal o Tutor del menor, podrá otorgar autorización para el Tratamiento de los Datos Personales del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
XVI. ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓNDEDATOSPERSONALES
El área Jurídica (Secretaría General) de COASMEDAS será la Responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule todo Titular de Datos Personales a la compañía en ejercicio de los derechos contemplados a favor de los Titulares de Datos Personales en la Ley y en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
XVII. PROCEDIMIENTO PARA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Para la atención de peticiones, quejas, reclamos, conocimiento, actualización, rectificación, supresión de información y revocatorio de la autorización que formule todo Titular de Datos Personales en ejercicio de los derechos COASMEDAS establece el siguiente:
PROCEDIMIENTO
El Titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá radicar su solicitud dirigida a COASMEDAS, con el asunto “HABEAS DATA”, y a través de los siguientes canales, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., a excepción de las oficinas a nivel nacional, las cuales recibirán las solicitudes en los horarios habituales de atención al cliente de cada una de estas:
• Todas las oficinas a nivel nacional (consulte la dirección y horarios en el siguiente enlace https://coasmedas.coop/page/contacto/).
• Línea AZUL en Bogotá: - (601) 647 8888 - (601) 589 5636
• Línea Nacional: 01 8000 910 492
• Correo electrónico a nivel nacional: tratamiento.datos@coasmedas.coop
CONTENIDO DE LA SOLICITUD
La solicitud deberá contener la identificación plena del Titular, la descripción de los hechos, la solicitud que se hace, la dirección física y electrónica en la que desea recibir respuesta, un número telefónico de contacto y debe estar acompañada de los documentos que se quieran hacer valer.
Si la solicitud es presentada por una persona diferente al Titular, se deberá adjuntar los documentos necesarios que le permitan actuar en nombre del Titular
Si la solicitud es presentada por un menor de edad, se solicitará al representante o acudiente la presentación de los documentos que acrediten el parentesco o vinculación como representante legal.
CONSULTAS
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si la información o los documentos recibidos resultan incompletos, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
XVIII. VIGENCIADELAPOLÍTICADE
TRATAMIENTODEDATOSPERSONALES
La fecha de entrada en vigencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales es el día 01 de enero de 2025
Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las Bases de Datos de COASMEDAS durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en este documento.
XIX. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTODEDATOSPERSONALES
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales podrá ser modificada en cualquier momento por COASMEDAS La misma estará a disposición de asociados, trabajadores, contratistas, proveedores, aliados en su versión actualizada en todas las oficinas a nivel nacional de COASMEDAS, y en la página web www.coasmedas.coop
Si se realizan cambios en la parte formal de los procedimientos, tales como cambios de dirección, teléfono, correos electrónicos de contacto, URL, área encargada, los mismos serán reflejados en el documento y dados a conocer mediante la plataforma web de COASMEDAS o por mecanismos idóneos que permitan la consulta de los documentos.
Por disposiciones legales, si se realizan cambios en las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales se dará aviso del cambio a los Titulares de los Datos Personales que se encuentren registrados en las bases de datos de la compañía y se pondrá a su disposición la última versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales y el formulario correspondiente para obtener copia de su nueva autorización