Edición N°13 / Febrero 2026
Cada acción marca la diferencia en la vida de nuestros pacientes y sus familias
componente del de Garantía de la er Calidad en Salud
1.
¿Qué
es
el
Sistema Único de Habilitación (SUH)?
Es el conjunto de normas y procedimientos de OBLIGATORIO
CUMPLIMIENTO mediante los cuales se establece, registra, verifica y controla el cumplimiento de los requisitos mínimos indispensables para la entrada y permanencia en el sistema de salud, los cuales buscan garantizar la:
Seguridad del paciente
1. Condiciones de Capacidad TécnicoAdministrativa
Cumplimiento de criterios que se ajustan a la normatividad que regula la materia de acuerdo con la clasificación de las empresas según su naturaleza jurídica.
Existencia y Representación Legal:
(El “quién es” la empresa legalmente).
Calidad en la atención
Minimización de los riesgos
(La transparencia en el registro de operaciones).
2. Condiciones Capacidad Patrimonial y Financiera
Condiciones que posibilitan financiera de la IPS en el su competitividad, liquidez de sus obligaciones en el
Patrimonio:
Respaldo real de sociedad.
Obligaciones Mercantiles:
Compromisos con proveedores.
Obligaciones Laborales: Sistema Contable:
Garantía de los de los trabajadores.
del Sistema Obligatorio la Calidad en Salud
Condiciones de Patrimonial Financiera
posibilitan la estabilidad mediano plazo, liquidez y cumplimiento el corto plazo.
Patrimonio:
de la
Obligaciones
Mercantiles:
Obligaciones Laborales:
3. Condiciones de Capacidad Tecnológica y Científica
Garantizar la seguridad del usuario mediante criterios mínimos de funcionamiento para todo prestador de salud.
Talento Humano:
Perfiles y suficiencia del personal.
Dotación:
Condiciones físicas de las instalaciones.
Medicamentos, Dispositivos e Insumos:
Manejo y control de suministros.
Procesos Prioritarios:
Seguridad del paciente y protocolos.
Manejo de la información del paciente. con derechos trabajadores.
Historia Clínica y Registros:
Infraestructura:
Condiciones físicas de las instalaciones.
Interdependencia:
Servicios que dependen de otros para funcionar.
Recuerda que en la Fundación Colombiana de Cancerología Clínica Vida, la calidad en la atención en salud nace del compromiso de cada uno de nosotros; cada acción, por pequeña que parezca, marca la diferencia en la vida de nuestros pacientes y sus familias.
En la próxima edición de nuestro boletín te estaremos contando sobre los estándares del sistema único de habilitación.
Sistema de Gestión de Calidad
Sistema de gestión Gestión documental
Con el fin de fortalecer el uso adecuado del Sistema de Gestión Documental y garantizar la integridad, trazabilidad y estandarización de la información institucional, compartimos los siguientes recordatorios clave:
1. Consulta de documentos
• Todos los documentos oficiales vigentes deben consultarse exclusivamente a través del sistema de gestión integral – Almera.
• Evita el uso de copias descargadas o almacenadas en los equipos, ya que pueden encontrarse desactualizadas.
2. Socialización de documentos
• Si eres líder o responsable de proceso, esta es la ruta por la cual puedes compartir un documento a tu equipo cada vez que se actualice:
Sistema de Gestión de Calidad
gestión integral - Almera documental
Paso 2.
Abre la ficha técnica del documento
Paso 3. Clic en el icono de mensaje
Paso 4.
Añade las personas a las cuales se les va socializar, escribe las indicaciones y clic en enviar.
Sistema de Gestión de Calidad
De esta forma el documento llega en un enlace directo al correo de cada colaborador para su consulta en Almera. Así, garantizamos que toda la información documentada que se genera de los procesos y/o servicios sea socializada de forma oportuna. Adicionalmente, a través del icono bitácora disponible en la ficha técnica del documento puedes consultar cuales de los colaboradores de tu equipo han consultado el documento indicado.
3. Consulta de documentos
• Si requieres realizar ajustes o actualizaciones a un documento, recuerda solicitar el editable al correo calidad@clinicavida.com, indicando código y nombre del documento.
• No está permitido modificar documentos sin control de cambios ni autorización correspondiente.
4. Uso de plantillas institucionales
• Para la elaboración de nuevos documentos, es obligatorio utilizar las plantillas oficiales disponibles en Almera:
• FO-GC-28 Plantilla acta de constitución de comités
• FO-GC-29 Plantilla manual
• FO-GC-30 Plantilla protocolo y/o instructivo
• FO-GC-31 Plantilla instructivo
• FO-GC-32 Plantilla programa y/o plan
• FO-GC-33 Plantilla política
• FO-GC-31 Plantilla guía de práctica clínica
• FO-GC-35 Plantilla acta de constitución de juntas interdisciplinarias
• FO-TI-02 Plantilla consentimiento informado
• Esto asegura uniformidad, cumplimiento de lineamientos institucionales y facilita los procesos de aprobación y control.
El uso correcto del sistema es responsabilidad de todos y contribuye directamente a la calidad, seguridad y mejora continua de nuestros procesos.
1. Notifique de manera oportuna: Diligencie la ficha tan pronto se identifique el evento, contamos con 24 horas para el reporte de las notificaciones inmediatas y hasta 8 días para las rutinarias. Puede verificar el listado de eventos de interés en salud pública, las fichas de notificación y los protocolos en el siguiente link: https:// www.ins.gov.co/buscador-eventos/ Paginas/Fichas-y-Protocolos.aspx.
2. Verifique los datos del paciente: Nombre completo, documento de identidad, fecha de nacimiento, dirección completa de residencia, telefonos de contacto; estos datos son vitales para garantizar el seguimiento al paciente y la comunidad en caso de ser necesario.
3. Complete todos los campos requeridos:
Vigilancia Epidemiológica diligenciamiento
Tips para el adecuado de las fichas de notificación
Evite dejar espacios en blanco; la información incompleta limita el análisis epidemiológico.
4. Registre fechas exactas: Incluya claramente fechas de inicio de síntomas, diagnóstico, procedimiento o identificación del evento.
5. Clasifique correctamente el evento: Asegúrese de seleccionar el tipo de caso según los criterios de definición.
6. Adjunte soportes necesarios: resultados de laboratorio, cultivos o reportes clínicos, si están disponibles.
7. Canalice la ficha por la ruta establecida: recuerde enviar la ficha de notificación al área de vigilancia epidemiológica o enviar al correo lider.infecciones@clinicavida.com
El diligenciamiento completo y oportuno de las fichas de notificación, garantiza información de calidad, facilita el seguimiento de los casos y contribuye a la implementación de acciones efectivas para la prevención y el control de los eventos de interés en salud pública
Seguridad del paciente y control de infecciones
Compromiso por la Seguridad Quirúrgica:
Estrategias para la
Prevención de Infecciones
Las infecciones asociadas a procedimientos médico-quirúrgicos representan el evento de mayor frecuencia en la institución. Durante el año 2025 se registró una tasa de 1,3 pacientes infectados por cada 100 cirugías realizadas, superando la meta institucional establecida de 0,8.
Para el presente año, es fundamental fortalecer y mantener la adherencia a los paquetes de medidas orientados a la prevención de estas infecci ones.
Recuerda tener siempre presentes las siguientes recomendaciones:
1. Preparación segura del paciente
• Asegura el baño prequirúrgico según protocolo institucional.
• Evita el rasurado; si es necesario, realizarlo en preparación utilizando máquina eléctrica.
• Administra de forma oportuna y pertinente la profilaxis antibiótica, recuerda administrar dosis de refuerzo cuando la cirugía supere 4 horas o se tengan pérdidas sanguíneas que superen 1000ml. Adherirste al PT-SQ-20 profilax is antibiótica
• Prepara adecuadamente la piel con clorhexidina o yodo (jabón y solución) según el protocolo PT-SQ-14 antisepsia quirúrgica
• Revisa que el paciente tenga control de glicemia y condiciones clínicas óptimas para la realización del procedimiento
2. Durante el acto quirúrgico
• Realiza higiene de manos en los momentos establecidos
• Garantiza el comportamiento adecuado en el quirófano (mínima circulación, uso estricto de mascarilla, no uso de accesorios como anillos, cadenas, manillas y relojes)
• No ingreses al quirófano objetos que traes del exterior (tablet, celulares, cuadernos, termos, etc), en caso de ser necesarios en el ambiente quirúrgico estos deben ser desinfectados previos al ingreso.
• Asegura siempre la esterilidad del procedimiento
• Garantizar la normotermia del paciente y una adecuada oxigenaci ón
• Reduce el tiempo quirúrgico.
3. Cuidados posteriores al acto quirúrgico
• Realiza la curación de la herida con técnica estéril
• Vigila en búsqueda de signos tempranos de infección
• Brinda educación al paciente y su familia sobre los cuidados de la herida
• Favorece la deambulación temprana deacuerdo a las posibilidades del paciente
• Manipula adecuadamente drenes cercanos a la herida quirúrgica
Recuerda:
La adherencia a las medidas de prevención de infecciones, el trabajo en equipo y la cultura de seguridad son fundamentales para reducir las infecciones y garantizar una atención quirúrgica segura.
Seguridad del paciente y control de infecciones
Seguridad del Paciente
Durante el año 2025, los reportes de seguridad del paciente se han consolidado como una herramienta clave para identificar oportunidades de mejora en los procesos asistenciales, fortaleciendo la toma de decisiones orientadas a la prevención de riesgos y a la atención segura y centrada en el p aciente.
Nuestra situación actual 2025 sobre reportes de seguridad:
La seguridad del pacientes es responsabilidad de todos.
Seguridad del paciente y control de infecciones
Indicadores de seguridad del paciente 2025
Indicadores de seguridad del paciente 2025
Seguridad del paciente y control de infecciones
¿Porque es importante la toma de muestras de laboratorio en la
seguridad del paciente?
La toma de muestras de laboratorio es un proceso crítico dentro de la atención en salud, ya que de su correcta ejecución dependen decisiones clínicas oportunas, diagnósticos certeros y tratamientos seguros.
Cualquier falla en este proceso puede generar eventos adversos, retrasos en la atención o intervenciones innecesarias, impactando directamente la seguridad del paciente.
¿Cómo fue el avance para la estrategia de en el 2025?
higiene de manos
Sistemas de Información
(Ver en Almera MA-GIN-01)
Manual de Archivo Clínico
Su objetivo principal es estandarizar los procesos de producción, recepción, organización, custodia y disposición final de las historias clínicas, garantizando el estricto cumplimiento de la normatividad colombiana vigente, en especial la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017.
Aspectos Críticos del Sistema de Archivo Clínico
Los principales puntos críticos identificados en la gestión del archivo clínico son los siguientes:
Custodia compartida: La institución conserva la documentación en un archivo transitorio interno durante un periodo de 15 días, posterior al cual es transferida al archivo central tercerizado administrado por Alarchivo.
Sistemas de Información
Desarrollo Operacional: Flujo del Documento Clínico Producción y Recolección
El personal asistencial y administrativo es responsable de la generación de documentos físicos tales como órdenes médicas, resultados diagnósticos y consentimientos informados, cuando no se dispone de digitalización inmediata o en casos de contingencia del sistema de información.
• Registro: La transferencia de documentos al archivo clínico se registra mediante el formato FO-GIN-05 – Transferencia de Registros Clínicos (for mulario web).
• Recolección:
• Sede hospitalaria: A cargo del auxiliar o practicante de archivo.
• Otras sedes: El enfermero profesional o el auxiliar de admisiones coordina el envío a través de mensajería interna.
• Verificación: Se valida la correcta identificación del paciente y la integridad del expediente clínico. Está a cargo del personal de enfermería y de archivo clínico, en caso de identificarse mejoras se buscará al líder de proceso asistencial para hacer la corrección o ajuste pertinente.
Gestión Digital y Escaneo
• Software: El cargue de la documentación se realiza en el módulo de escaneo del sistema SERVINTE.
• Nomenclatura de archivos (EJEMPLO):
• Anestesiología: CX_TipoDoc_NúmeroDoc_Año_Mes_Día
• Consentimientos informados:
TipoDoc_NúmeroDoc_CONSENTIMIENTOS_Año_Mes_Día
Acceso, consulta y trámites especiales
El acceso a la información clínica se encuentra regulado por la legislación vigente y se limita exclusivamente a:
• El usuario (paciente).
• El equipo de salud tratante.
• Las autoridades judiciales y de salud competentes.
Sistemas de Información
Custodia y Archivo Centralizado
La Clínica Vida implementa un modelo híbrido de custodia documental, estructurado de la siguiente manera:
Archivo transitorio (interno): Permanencia de los documentos físicos durante 15 días en la institución.
Archivo central (tercerizado): Administrado por la empresa Alarchivo, en cumplimiento de los lineamientos del Archivo General de la N ación.
Inventario documental: Se realiza un control estricto mediante el formato FO-GIN-17 – Inventario Documental, que incluye los datos del paciente, el nombre del documento y la unidad documental (código) asignada para su almacenamiento.
Depuración y Disposición Final de Documentos
De conformidad con la Resolución 839 de 2017, la institución aplica criterios técnicos y legales para la eliminación de los registros que han perdido sus valores primarios y secundarios.
Tiempos de Retención
Documental
Gestión de solicitudes:
• Las solicitudes se canalizan a través del correo electrónico archivo@clinicavida.com.
• Para solicitudes presenciales (pacientes fallecidos o terceros debidamente autorizados), se verifica el cumplimiento del instructivo IN-GIN-02.
• En caso de dudas o inconsistencias en los requisitos, el área jurídica dispone de cinco (5) días hábiles para validar o negar la entrega de la información.
Mínimo obligatorio: 15 años contados desde la última atención.
• 0 a 5 años: Archivo de gestión.
• 5 a 15 años: Archivo central.
Casos especiales (ampliación de términos):
• Víctimas de violaciones a los Derechos Humanos (DD.HH.) o al Derecho Internacional Humanitario (DIH): Retención por 30 años.
• Delitos de lesa humanidad: Conservación permanente por su valor histórico.
Sistemas de Información
Sistemas de Información
Sistemas de Información
Gestión ambiental
La prevención empieza contigo
Construyamos juntos un entorno
En la Fundación Colombiana de Cancerología Clínica Vida, la seguridad y el bienestar de nuestros pacientes, colaboradores y visitantes es una prioridad. Mantener un ambiente limpio, ordenado y saludable no depende únicamente de los procesos técnicos, sino también de los hábitos diarios que adoptamos en cada área de trabajo.
El control de plagas es un proceso integral que va más allá de la fumigación. La verdadera prevención comienza antes, evitando las condiciones que facilitan su aparición.
¿Por
qué aparecen las plagas?
Las plagas no llegan por casualidad. Su presencia está directamente relacionada con la disponibilidad de alimento, refugio y humedad, condiciones que pueden generarse en el día a día sin que lo notemos.
Acciones como dejar alimentos olvidados, acumular residuos o no permitir el acceso a las áreas durante las fumigaciones pueden convertirse en un riesgo sanitario, especialmente en un entorno clínico.
Gestión ambiental
entorno libre de plagas
Hábitos clave para prevenir
la
presencia de plagas
Con pequeñas acciones diarias podemos marcar una gran diferencia y proteger nuestras instalaciones:
• Consume y almacena alimentos únicamente en las zonas autorizadas. Evita dejarlos en escritorios, cajones o lockers.
• Deposita los residuos orgánicos de inmediato en los recipientes correspondientes y evita su acumulación en las áreas de trabajo .
• Revisa periódicamente las neveras y retira los alimentos vencidos o en mal estado.
• Mantén el orden en tu área de trabajo y evita acumular archivos, cajas o elementos en desuso.
• Facilita el acceso a todas las áreas durante las jornadas de fumigación para garantizar un control efectivo.
• No arrojes residuos de alimentos en las pocetas ni laves recipientes de comida en la clínica.
• Informa al área de Gestión Ambiental si evidencias presencia de plagas. La evaluación técnica y la definición del tipo de plaga, así como el tratamiento a aplicar, serán realizadas exclusivamente por el personal especializado.
Un compromiso que nos protege a todos
La prevención de plagas es una responsabilidad compartida. Cada hábito cuenta y cada acción suma.