Código: GL-MPOCH-POL008
Versión: 01
Fecha de Elaboración: 28/Junio/2019
Responsable: Capital Humano // Sostenibilidad
Hoja: Página 1 de 5
Fecha de inicio de vigencia: 01/Julio/2019
POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INTERNA
Objetivo. Establecer y garantizar las vías de comunicación internas de Grupo Lomas, generar una red de comunicación eficaz para difundir y retroalimentar las actividades que se desarrollan en la Empresa, determinando el compromiso con la difusión y cumplimiento de los valores institucionales.
Alcance. La presente Política aplica a todos los Colaboradores de Grupo Lomas, Accionistas, Becarios y Personal Subcontratado.
Normativa Aplicable.
Ley Federal del Trabajo
Ley del Seguro Social
Políticas. 1 1.1.
Lineamientos y Obligaciones. Toda la información que se vaya a dar a conocer por medios masivos de comunicación deberá tener firma de autorización de la Dirección General.
1.2.
Los canales de comunicación interna y externa autorizados son:
Noticias Internas y Externa.
Publicidad de Productos y Servicios.
Banners de Prensa.
Tableros de Información.
Redes sociales oficiales de la Empresa.
Correo electrónico corporativo.
Avisos internos.
Buzón de sugerencias.
Juntas / Reuniones.
Cartas, Comunicados Internos, Memorándums.
Revista interna digital.
Código: GL-MPOCH-POL008
Versión: 01
Fecha de Elaboración: 28/Junio/2019
Responsable: Capital Humano // Sostenibilidad
Hoja: Página 2 de 5
Fecha de inicio de vigencia: 01/Julio/2019
POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INTERNA 1.3.
Los canales de comunicación deberán ser utilizados para dar conocer noticias que agreguen valor a la Empresa.
1.4.
Los informes generados relativos a temas ambientales y filantrópicos deberán ser prueba del compromiso con la transparencia y mejora continua.
1.5.
Se deberán entablar canales abiertos de comunicación con Clientes, Proveedores, Autoridades, Comunidad y Competidores, en pro de proyectos de desarrollo sustentable.
2. Clasificación de denuncias: 2.1.
Se deberá tomar en cuenta la siguiente clasificación de las denuncias para proceder al actuar en la toma de decisiones de solución a las mismas: A. Corrupción. B. Abuso de Autoridad. C. Acoso Laboral. D. Violencia Física. E.
2.2.
Acoso Sexual.
Cualquier Colaborador de Grupo Lomas que esté interesado en manifestar alguna inquietud, incidencia y/o queja de manera directa, deberá seguir el orden secuencial especificado en el Anexo “A” del presente documento.
3. Canales de Denuncia. 3.1.
Se ofrecerá un respaldo total a la comunicación abierta, mediante la disposición de los siguientes Canales de Denuncia para lo que vaya en contra de la identidad de la Empresa: A. Correo
institucional
de
atención
y
denuncia
del
Colaborador:
atencionacolaboradores@grupolomas.com B. Buzón de comentarios, quejas, sugerencias y denuncias. C. Encuestas de Capital Humano. 3.2.
Todas las denuncias recibidas por cualquiera de los canales mencionados en el apartado anterior, deberán ser atendidas en un plazo no mayor a 48 horas.
3.3.
El Responsable de revisar en forma diaria el buzón de quejas y sugerencias será el Departamento de Capital Humano.
Código: GL-MPOCH-POL008
Versión: 01
Fecha de Elaboración: 28/Junio/2019
Responsable: Capital Humano // Sostenibilidad
Hoja: Página 3 de 5
Fecha de inicio de vigencia: 01/Julio/2019
POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INTERNA
4. Atención a Colaboradores. 4.1.
Todos los Responsables de Área deberán fomentar la comunicación efectiva entre todos los Colaboradores
4.2.
Se deberá garantizar y conservar el total anonimato del Colaborador que decida esta modalidad de denuncia por cualquiera de los canales mencionados en el apartado 3.1. del presente documento.
4.3.
El Comité de Ética y Conducta vigilará que las denuncias recibidas sean tratadas con la confidencialidad requerida.
4.4.
Todo Colaborador que tenga personal bajo su cuidado, tendrá la obligación de atender a su equipo de trabajo en primera instancia en el momento que se requiera y deberá dar seguimiento y solución a cada petición hasta el alcance que le permita su posición dentro de la empresa.
4.5.
Cuando el Jefe Directo sea quien incurra en la falta a denunciar, el Colaborador podrá elegir cualquier otro canal de denuncia especificado en el apartado 3.1. del presente documento.
4.6.
Para el caso de las clasificaciones de los tipos de denuncias mencionados en el apartado 2.1. del presente documento, se deberá atender inmediatamente cualquiera de ellas y se dará resolución en un plazo no mayor de 48 horas, siempre y cuando la evidencia sea suficiente para determinar la asignación o deslinde de responsabilidades.
4.7.
Si la denuncia es de tipo “Acoso Sexual”, el denunciante deberá dirigirse a la Vice Presidencia de Capital Humano o a algún otro integrante del Comité de Ética y Conducta, quien canalizará la denuncia.
4.8.
Si él o la denunciante considera que su seguridad o integridad física se encuentran en peligro, podrá solicitar apoyo al personal de Seguridad, quienes deberán atender la incidencia conforme a sus protocolos internos considerando incluso solicitar el apoyo de las autoridades de seguridad pública, si fuera necesario.
4.9.
El Comité de Ética y Conducta deberá llevar un historial de las quejas o incidencias presentadas por los Colaboradores.
Código: GL-MPOCH-POL008
Versión: 01
Fecha de Elaboración: 28/Junio/2019
Responsable: Capital Humano // Sostenibilidad
Hoja: Página 4 de 5
Fecha de inicio de vigencia: 01/Julio/2019
POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INTERNA
5. Atención a Grupos de Interés. 5.1.
Se deberá establecer un medio de diálogo con nuestros grupos de interés, con objeto de dar respuesta a sus necesidades y expectativas.
5.2.
El canal de comunicación que podrán utilizar los grupos de interés deberá ser el Buzón de denuncias, quejas y sugerencias.
5.3.
Estas vías estarán en permanente evolución para adaptarse a las necesidades de cada momento, a las distintas formas y usos necesarios de los Colaboradores en cada uno de los canales de comunicación, aumentando la eficiencia y eficacia de las mismas.
Autorizaciones:
ELABORA
REVISA
APRUEBA
APRUEBA
AUTORIZA
Geny Cano Zapata Director de Calidad
Rocío Moreno Medina Director de Sostenibilidad
Rosa María Chin de Valdés Vice Presidente de Capital Humano
Samantha Frachey López-Lira Vice Presidente Ejecutivo
Sra. Dolores López-Lira e Hinojo Director General
Código: GL-MPOCH-POL008
Versión: 01
Fecha de Elaboración: 28/Junio/2019
Responsable: Capital Humano // Sostenibilidad
POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INTERNA
Anexos Anexo “A” Secuencia de Comunicación Interna
Hoja: Página 5 de 5
Fecha de inicio de vigencia: 01/Julio/2019