Anbefalinger for god fondsledelse 2025 by Bikubenfonden

Anbefalinger for god fondsledelse

Vi følger alle anbefalinger for god fondsledelse. Herunder kan du se hvordan.

ANBEFALING

1.1. Det anbefales, at bestyrelsen vedtager principper for ekstern kommunikation, som imødekommer behovet for åbenhed og interessenternes behov og mulighed for at opnå relevant opdateret information om fondens forhold.

BIKUBENFONDEN FØLGER

Det fremgår af vores forretningsorden pkt. 14.1, at:

”Bestyrelsen vedtager principper for kommunikation til offentligheden, som imødekommer behovet for åbenhed og interessenternes mulighed for at opnå relevant opdateret information om fondens forhold. Fonden kommunikerer om sager, der vedrører ﬁlantropiske formål, investeringer og drift af fonden. Forhold af helt overordnet karakter for fondens virke kommunikeres af formanden. Øvrig kommunikation varetages af direktionen og faglige chefer.”

Forretningsordenen er tilgængelig på hjemmesiden her.

2.1.1 Det anbefales, at bestyrelsen med henblik på at sikre den erhvervsdrivende fonds virke i overensstemmelse med fondens formål og interesser mindst én gang årligt tager stilling til fondens overordnede strategi og uddelingspolitik med udgangspunkt i vedtægten.

2.1.2 Det anbefales, at bestyrelsen løbende forholder sig til, om fondens kapitalforvaltning modsvarer fondens formål og behov på kort og lang sigt.

Det fremgår af vores forretningsorden pkt. 3.3, at:

”Bestyrelsen tilstræber at afholde mindst ﬁre møder årligt, herunder minimum ét møde, hvor bestyrelsen forholder sig til fondens overordnede strategi og uddelingspolitik med udgangspunkt i vedtægten samt godkendelse af fondens årsregnskab.”

Bestyrelsen forholder sig på hvert bestyrelsesmøde til fondens investeringer, herunder både den kortsigtede og langsigtede likviditet samt fondens virke jf. fondens formål.

Jf. vores forretningsorden pkt. 5.3, skal hvert bestyrelsesmøde bl.a. indeholde:

1. ”Forelæggelse af bestyrelsesprotokol med det sidste referat til godkendelse og underskrivelse af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Et tilstedeværende bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin mening indført i protokollen.

2. Forelæggelse af eventuel revisionsprotokol og underskrivelse heraf

3. Afklaring af evt. inhabilitet

2.2.1 Det anbefales, at bestyrelsesformanden organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne med henblik på at sikre et effektivt bestyrelsesarbejde og skabe de bedst mulige forudsætninger for bestyrelsesmedlemmernes arbejde, enkeltvis og samlet.

2.2.2 Det anbefales, at hvis bestyrelsen anmoder et medlem af bestyrelsen om at udføre særlige opgaver for fonden ud over bestyrelseshvervet, bør der foreligge en bestyrelsesbeslutning herom, der sikrer, at bestyrelsen bevarer den uafhængige overordnede ledelse og kontrolfunktion. Der bør sikres en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden og de øvrige medlemmer af bestyrelsen og en eventuel direktion.

4. Fondens erhvervsvirksomhed, herunder

a. Gennemgang af fondens økonomiske stilling i den forløbne periode, herunder likviditet, investeringer, ﬁnansielle forhold m.v.

b. Gennemgang af perioderegnskaber udfærdiget siden sidste bestyrelsesmøde, redegørelse for eventuelle budgetafvigelser samt estimat for den resterende del af året

c. Andre forhold af betydning

5. Fondens uddelinger

6. Eventuelt”

Det fremgår af vores forretningsorden pkt. 3.1 og 5.1, at:

”Formanden organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne. Et bestyrelsesmedlem, en direktør eller revisor kan kræve, at bestyrelsen indkaldes.”

”Formanden indkalder skriftligt til bestyrelsesmøderne. Indkaldelsen, dagsordenen og eventuelt materiale vedrørende de enkelte punkter skal så vidt muligt være bestyrelsesmedlemmerne i hænde senest syv dage før mødets afholdelse. Varslet kan afkortes af formanden, når særlige forhold gør det nødvendigt.”

Det fremgår af vores forretningsorden pkt. 2.3, at:

”Formanden for bestyrelsen varetager ikke udover over formandshvervet særlige driftsopgaver for fonden. Hvis bestyrelsen anmoder et medlem af bestyrelsen om at udføre særlige opgaver for fonden ud over bestyrelseshvervet, skal dette ske ved en særskilt bestyrelsesbeslutning, der indeholder forholdsregler til sikring af, at bestyrelsen bevarer den overordnede ledelse og kontrolfunktion. Et eventuelt vederlag herfor skal ligeledes fremgå af bestyrelsesbeslutningen. Der skal herunder sikres en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden, den øvrige bestyrelse og direktionen.”

2.2.3 Det anbefales, at der i årsregnskabet oplyses om de eventuelle transaktioner, som fonden har indgået med interesseforbundne virksomheder.

Bestyrelsen har vedtaget en politik og en procedure for transaktioner for interesseforbundne virksomheder.

Dokumentet danner grundlag for transparens og ansvarlighed i håndtering i transaktioner med

Oplysningerne bør omfatte arten af forholdet mellem fonden og den interesseforbundne virksomhed, arten af transaktionen samt transaktionens beløbsmæssige størrelse.

2.3.1 Det anbefales, at bestyrelsen løbende og mindst hvert andet år vurderer og fastlægger, hvilke kompetencer bestyrelsen skal råde over for bedst muligt at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen.

interesseforbundne virksomheder. Find dokumentet her

Væsentlige transaktioner med interesseforbundne virksomheder fremgår af årsrapporten.

Det fremgår af vores forretningsorden pkt. 11.1 og 11.4, at:

”(...) Bestyrelsen skal sikre, at de nødvendige forudsætninger for at varetage sine ledelsesopgaver er til stede i form af ﬁnansielle og kompetencemæssige ressourcer. Bestyrelsen skal endvidere sørge for en forsvarlig organisation af fondens virksomhed i overensstemmelse med vedtægten og sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision.”

”Bestyrelsen evaluerer jævnligt (og minimum årligt) sit arbejde og formandens og de individuelle medlemmers bidrag og resultater i henhold til en af bestyrelsen nærmere fastlagt evalueringsprocedurer. Resultatet af evalueringen drøftes i bestyrelsen.”

2.3.2 Det anbefales, at bestyrelsen godkender en struktureret, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen, der samtidig tager højde for en eventuel udpegningsret i vedtægten.

2.3.3 Det anbefales, at bestyrelsesmedlemmer udpeges på baggrund af deres personlige egenskaber og kompetencer under hensyn til bestyrelsens samlede kompetencer, samt at der ved sammensætning og indstilling af nye bestyrelsesmedlemmer tages hensyn til behovet for fornyelse – sammenholdt med behovet for kontinuitet – og til behovet for mangfoldighed i relation til blandt andet erhvervs- og uddelingserfaring, alder og køn.

Det fremgår af vores forretningsorden pkt. 1.4, at:

”Bestyrelsen skal sikre en struktureret, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen, og bestyrelsen skal løbende vurdere og fastlægge, hvilke kompetencer bestyrelsen skal råde over for bedst muligt at kunne udføre de opgaver og varetage det ansvar, der påhviler bestyrelsen.”

Det fremgår af vores forretningsorden pkt. 1.4 og 1.5 at:

”Forud for udpegning af bestyrelsesmedlemmer udsender bestyrelsesformanden en beskrivelse af de opstillede kandidaters baggrund og kvaliﬁkationer.”

2.3.4 Det anbefales, at der årligt i ledelsesberetningen, og på den erhvervsdrivende fonds eventuelle hjemmeside, redegøres for sammensætningen af bestyrelsen, herunder for mangfoldighed, samt at der gives

Bestyrelsen bliver præsenteret i årsberetningen og på vores hjemmeside med samtlige anbefalede oplysninger her

følgende oplysninger om hvert af bestyrelsens medlemmer:

• den pågældendes navn og stilling,

• den pågældendes alder og køn,

• dato for indtræden i bestyrelsen, hvorvidt genvalg af medlemmet har fundet sted, og udløb af den aktuelle valgperiode,

• medlemmets eventuelle særlige kompetencer,

• den pågældendes øvrige ledelseshverv, herunder poster i direktioner, bestyrelser og tilsynsråd, inklusive ledelsesudvalg, i danske og udenlandske fonde, virksomheder, institutioner samt krævende organisationsopgaver,

• Om den pågældende ejer aktier, optioner, warrants og lignende i fondens dattervirksomheder og/eller associerede virksomheder,

• hvilke medlemmer, der er udpeget af myndigheder/tilskudsyder m.v., og

• om medlemmet anses for uafhængigt.

2.3.5 Det anbefales, at ﬂertallet af bestyrelsesmedlemmerne i den erhvervsdrivende fond ikke samtidig er medlemmer af bestyrelsen eller direktionen i fondens dattervirksomhed(er), medmindre der er tale om et helejet egentligt holdingselskab. Der er ingen sammenfald mellem medlemmer af vores bestyrelse og bestyrelser eller direktioner i Bikubenfondens dattervirksomheder.

2.3.6 Det anbefales, at bestyrelsen vælger fondens formand og eventuelle næstformand for 1 år ad gangen. Genvalg kan ﬁnde sted.

Det fremgår af vores forretningsorden pkt. 2.1 at:

”Efter hver nyudpegning til bestyrelsen træder bestyrelsen sammen og vælger blandt sine medlemmer en formand og næstformand, der vælges for 1 år ad gangen. Genvalg kan ﬁnde sted.”

2.4.1 Det anbefales, at mindst en tredjedel af bestyrelsens medlemmer (eksklusive eventuelle medarbejdervalgte medlemmer) er uafhængige. Et bestyrelsesmedlem anses i denne sammenhæng ikke for uafhængig, hvis den pågældende f.eks.:

Samtlige medlemmer af vores bestyrelse er uafhængige i henhold til nærværende deﬁnition.

• er, eller inden for de seneste tre år har været, medlem af direktionen eller ledende medarbejder i fonden eller i en væsentlig dattervirksomhed eller i en væsentlig associeret virksomhed til fonden,

• inden for de seneste fem år har modtaget større vederlag, herunder uddelinger eller andre ydelser, fra fonden eller en dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden i anden egenskab end som medlem af fondens bestyrelse,

• inden for det seneste år har haft en væsentlig forretningsrelation (f.eks. personlig eller indirekte som partner eller ansat, aktionær, kunde, leverandør eller ledelsesmedlem i virksomheder med tilsvarende forbindelse) med fonden eller en dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden,

• er, eller inden for de seneste tre år har været, ansat eller partner hos fondens eller fondens dattervirksomheders eksterne revisor,

• har været medlem af fondens bestyrelse eller direktion i mere end 12 år,

• er i nær familie med eller på anden måde står personer, som ikke betragtes som uafhængige, særligt nær,

• er stifter eller væsentlig gavegiver eller bidragsyder,

• er bestyrelsesmedlem i fonden, hvis fonden har til formål at yde støtte til bestyrelsesmedlemmets familie eller andre, som står bestyrelsesmedlemmet særligt nær,

• er ledelsesmedlem i en organisation, en anden fond eller lignende, der modtager eller gentagne gange inden for de seneste fem år har modtaget væsentlige donationer fra fonden, eller

• er ledelsesmedlem i en organisation, en anden fond eller lignende, der bevilger eller gentagne gange inden for de seneste fem år har bevilget væsentlige donationer til fonden.

2.5.1 Det anbefales, at bestyrelsens medlemmer som minimum udpeges for en periode på to år, og maksimalt for en periode på ﬁre år. Genudpegning kan ﬁnde sted.

2.5.2 Det anbefales, at der for medlemmerne af bestyrelsen fastsættes en aldersgrænse, som offentliggøres i ledelsesberetningen eller på fondens hjemmeside.

Det fremgår af vores vedtægter §6, at:

”Medlemmer af bestyrelsen vælges af bestyrelsen ved simpelt ﬂertal for to år ad gangen. (…) Alle medlemmer kan højst genvælges fem gange.”

Det fremgår af vores vedtægter §6, at:

”Bestyrelsesmedlemmer kan vælges til og med det år, hvori de fylder 69 år, og skal afgå senest den 1. maj i det år i hvilket, de fylder 70 år.”

2.6.1 Det anbefales, at bestyrelsen fastlægger en evalueringsprocedure, hvor bestyrelsen, formanden og de individuelle medlemmers bidrag og resultater årligt evalueres, og at resultatet drøftes i bestyrelsen. Karakteren og omfanget af evalueringsproceduren afhænger af fondens konkrete forhold og kan variere fra år til år.

2.6.2 Det anbefales, at bestyrelsen én gang årligt evaluerer en eventuel direktions og/eller administrators arbejde og resultater efter forud fastsatte klare kriterier, og at formanden gennemgår denne med den/de pågældende.

Det fremgår af vores forretningsorden pkt. 11.4, at:

”Bestyrelsen evaluerer jævnligt (og minimum årligt) sit arbejde og formandens og de individuelle medlemmers bidrag og resultater i henhold til en af bestyrelsen nærmere fastlagt evalueringsprocedure. Resultatet af evalueringen drøftes i bestyrelsen.”

Det fremgår af vores forretningsorden pkt. 10.4, at:

”Bestyrelsen vil løbende føre kontrol med og årligt evaluere direktionens arbejde og resultater ud fra de retningslinjer, som bestyrelsen fastsætter i forbindelse med ansættelsen. Formanden gennemgår denne med direktionen.”

3.1.1 Det anbefales, at et eventuelt vederlag til fondens bestyrelsesmedlemmer er fast og ikke variabelt. Medlemmer af en eventuel direktion bør endvidere aﬂønnes med et fast vederlag, eventuelt kombineret med bonus, der ikke bør være afhængig af regnskabsmæssige resultater.

Det fremgår af vores vedtægter §7, at:

”Det enkelte bestyrelsesmedlem kan modtage et honorar fastsat af bestyrelsen. Honoraret må ikke overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang.”

Det fremgår af vores forretningsorden pkt. 10.7, at:

”Direktionen aﬂønnes med et fast vederlag, eventuelt kombineret med bonus, der fastsættes af bestyrelsen og må ikke være afhængig af regnskabsmæssige resultater eller overstige, hvad der anses sædvanligt efter hvervets art og omfang.”

Vi offentliggør honorarets størrelse på vores hjemmeside og i årsregnskab. Ingen bestyrelsesmedlemmer modtager herudover ekstra honorar.

Læs med her

3.1.2 Det anbefales, at der i årsregnskabet oplyses om, hvad medlemmerne af bestyrelsen og en eventuel direktion hver især modtager i samlet vederlag (speciﬁceret på de enkelte poster) fra den erhvervsdrivende fond og fra fondens dattervirksomheder og associerede virksomheder. Herudover bør der oplyses om eventuelle andre vederlag, som medlemmerne af bestyrelsen og en eventuel direktion hver især modtager for udførelse af andet arbejde eller opgaver for fonden, fondens dattervirksomheder eller associerede virksomheder, bortset fra medarbejderrepræsentanters vederlag som ansatte.

Omfanget af vederlag fremgår af årsregnskabet.