Anbefalinger for god fondsledelse
ANBEFALING
1.1. Det anbefales, at bestyrelsen vedtager principper for ekstern kommunikation, som imødekommer behovet for åbenhed og interessenternes behov og mulighed for at opnå relevant opdateret information om fondens forhold.
BIKUBENFONDEN FØLGER
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden pkt. 14.1, at:
”Eventuelle udtalelser på fondens vegne til presse og andre medier afgives af formanden, medmindre andet i det enkelte tilfælde er besluttet af bestyrelsen. Ved kommunikation med offentligheden skal det tilstræbes at imødekomme behovet for åbenhed og interessenternes behov og mulighed for at opnå relevant opdateret information om fondens forhold.”
2.1.1 Det anbefales, at bestyrelsen med henblik på at sikre den erhvervsdrivende fonds virke i overensstemmelse med fondens formål og interesser mindst en gang årligt tager stilling til fondens overordnede strategi og uddelingspolitik med udgangspunkt i vedtægten.
2.1.2 Det anbefales, at bestyrelsen løbende forholder sig til, om fondens kapitalforvaltning modsvarer fondens formål og behov på kort og lang sigt.
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden pkt. 3.3, at:
”Bestyrelsen tilstræber at afholde mindst fire møder årligt, herunder minimum ét møde, hvor bestyrelsen forholder sig til fondens overordnede strategi og uddelingspolitik samt godkendelse af fondens årsregnskab.”
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens vedtægter §4, at fonden har til formål:
”at udøve finansiel virksomhed gennem investeringer i aktier eller andre kapitalandele og konvertible obligationer i erhvervsdrivende virksomheder af enhver art”
Jf. Bikubenfondens forretningsorden pkt. 5.3, skal hvert bestyrelsesmøde bl.a. indeholde:
”gennemgang af fondens økonomiske stilling i den forløbne periode, herunder likviditet, investeringer, finansielle forhold m.v.”
”gennemgang af perioderegnskaber udfærdiget siden sidste bestyrelsesmøde, redegørelse for eventuelle budgetafvigelser samt estimat for den resterende del af året” og ”fondens uddelinger.”
2.2.1 Det anbefales, at bestyrelsesformanden organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne med henblik på at sikre et effektivt bestyrelsesarbejde og skabe de bedst
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden pkt. 3.1 og 5.1, at:
mulige forudsætninger for bestyrelsesmedlemmernes arbejde, enkeltvis og samlet.
”Formanden organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne. Et bestyrelsesmedlem, direktøren eller revisor kan kræve, at bestyrelsen indkaldes.”
”Formanden indkalder skriftligt til bestyrelsesmøderne. Indkaldelsen, dagsordenen og eventuelt materiale vedrørende de enkelte punkter skal så vidt muligt være bestyrelsesmedlemmerne i hænde senest syv dage før mødets afholdelse. Varslet kan afkortes af formanden, når særlige forhold gør det nødvendigt.”
2.2.2 Det anbefales, at hvis bestyrelsen undtagelsesvis anmoder bestyrelsesformanden om at udføre særlige opgaver for den erhvervsdrivende fond ud over formandserhvervet, bør der foreligge en bestyrelsesbeslutning herom, der sikrer, at bestyrelsen bevarer den uafhængige overordnede ledelse og kontrolfunktion. Der bør sikres en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden, næstformanden, den øvrige bestyrelse og en eventuel direktion.
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden pkt. 2.3, at:
”Formanden for bestyrelsen varetager ikke udover formandshvervet særlige driftsopgaver for fonden. Hvis formanden helt undtagelsesvis anmodes om at udføre særlige opgaver for fonden, skal dette ske ved en særskilt bestyrelsesbeslutning, der indeholder forholdsregler til sikring af, at bestyrelsen bevarer den overordnede ledelse og kontrolfunktion. Der skal herunder sikres en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden og den øvrige bestyrelse.”
2.3.1 Det anbefales, at bestyrelsen løbende og mindst hvert andet år vurderer og fastlægger, hvilke kompetencer bestyrelsen skal råde over for bedst muligt at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen.
2.3.2 Det anbefales, at bestyrelsen med respekt af en eventuel udpegningsret i vedtægten godkender en struktureret, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen.
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden pkt. 11.1 og 11.4, at:
”(...) Bestyrelsen skal sikre, at de nødvendige forudsætninger for at varetage sine ledelsesopgaver er til stede i form af finansielle og kompetencemæssige ressourcer. Bestyrelsen skal desuden sørge for en forsvarlig organisation af fondens virksomhed i overensstemmelse med vedtægten og sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision.”
”Bestyrelsen evaluerer jævnligt sit arbejde og formanden og de individuelle medlemmers bidrag og resultater i henhold til en af bestyrelsen nærmere fastlagt evalueringsprocedure. Resultatet af evalueringen drøftes i bestyrelsen.”
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden pkt. 1.4, at:
”Bestyrelsen skal sikre en struktureret, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen, og bestyrelsen skal løbende vurdere og fastlægge, hvilke kompetencer bestyrelsen skal
2.3.3 Det anbefales, at bestyrelsesmedlemmer udpeges på baggrund af deres personlige egenskaber og kompetencer under hensyn til bestyrelsens samlede kompetencer, samt at der ved sammensætning og indstilling af nye bestyrelsesmedlemmer tages hensyn til behovet for fornyelse –sammenholdt med behovet for kontinuitet – og til behovet for mangfoldighed i relation til blandt andet erhvervs- og uddelingserfaring, alder og køn.
råde over for bedst muligt at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen.”
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden pkt. 1.4, og 1.5 at:
”Bestyrelsen skal sikre en struktureret, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen, og bestyrelsen skal løbende vurdere og fastlægge, hvilke kompetencer bestyrelsen skal råde over for bedst muligt at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen.”
”Forud for udpegning af bestyrelsesmedlemmer udsender bestyrelsesformanden en beskrivelse af de opstillede kandidaters baggrund og kvalifikationer.”
Det fremgår af fondens hjemmeside, at:
”Når nye bestyrelsesmedlemmer skal udvælges, bliver der sat en grundig rekrutteringsproces i gang med ekstern assistance. Udvælgelsen af nye bestyrelsesmedlemmer tager udgangspunkt i, at der skal være de nødvendige kompetencer i bestyrelsen inden for ledelse, investering, erhvervsdrift, kunst og sociale forhold.”
https://www.bikubenfonden.dk/bestyrelse
2.3.4 Det anbefales, at der årligt i ledelsesberetningen, og på den erhvervsdrivende fonds eventuelle hjemmeside, redegøres for sammensætningen af bestyrelsen, herunder for mangfoldighed, samt at der gives følgende oplysninger om hvert af bestyrelsens medlemmer:
● den pågældendes navn og stilling,
● den pågældendes alder og køn,
● dato for indtræden i bestyrelsen, hvorvidt genvalg af medlemmet har fundet sted, og udløb af den aktuelle valgperiode,
● medlemmets eventuelle særlige kompetencer,
● den pågældendes øvrige ledelseshverv, herunder poster i direktioner, bestyrelser og tilsynsråd, inklusive ledelsesudvalg, i danske og udenlandske fonde, virksomheder, institutioner samt krævende organisationsopgaver,
Fonden følger:
Bestyrelsen præsenteres i årsberetningen og på fondens hjemmeside med samtlige anbefalede oplysninger:
http://www.bikubenfonden.dk/bestyrelse
● hvorvidt den pågældende ejer aktier, optioner, warrants og lignende i fondens dattervirksomheder og/eller associerede virksomheder,
● hvilke medlemmer, der er udpeget af myndigheder/tilskudsyder m.v., og
● om medlemmet anses for uafhængigt.
2.3.5 Det anbefales, at flertallet af bestyrelsesmedlemmerne i den erhvervsdrivende fond ikke samtidig er medlemmer af bestyrelsen eller direktionen i fondens dattervirksomhed(er), medmindre der er tale om et helejet egentligt holdingselskab.
2.4.1 Det anbefales, at en passende del af bestyrelsens medlemmer er uafhængige. Består bestyrelsen (eksklusiv medarbejdervalgte medlemmer) af:
● op til fire medlemmer, bør mindst ét medlem være uafhængigt
● mellem fem til otte medlemmer, bør mindst to medlemmer være uafhængige
● ni til elleve medlemmer, bør mindst tre medlemmer være uafhængige, og så fremdeles.
Et bestyrelsesmedlem anses i denne sammenhæng ikke for uafhængig, hvis den pågældende f.eks.:
● er, eller inden for de seneste tre år har været, medlem af direktionen eller ledende medarbejder i fonden eller en væsentlig dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden,
● inden for de seneste fem år har modtaget større vederlag, herunder uddelinger eller andre ydelser, fra fonden/koncernen eller en dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden i anden egenskab end som medlem af fondens bestyrelse eller direktion,
Fonden følger:
Der er ingen sammenfald mellem medlemmer af Bikubenfondens bestyrelse og bestyrelser eller direktioner i fondens dattervirksomheder Enkotec A/S, BIFI A/S og Høbbet A/S.
Fonden følger:
Samtlige medlemmer af fondens bestyrelse er uafhængige i henhold til nærværende definition.
● inden for det seneste år har haft en væsentlig forretningsrelation (f.eks. personlig eller indirekte som partner eller ansat, aktionær, kunde, leverandør eller ledelsesmedlem i virksomheder med tilsvarende forbindelse) med fonden/koncernen eller en dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden,
● er, eller inden for de seneste tre år har været, ansat eller partner hos ekstern revisor,
● har været medlem af fondens bestyrelse eller direktion i mere end 12 år,
● er i nær familie med eller på anden måde står personer, som ikke betragtes som uafhængige, særligt nær,
● er stifter eller væsentlig gavegiver, hvis fonden har til formål at yde støtte til disses familie eller andre, som står disse særligt nær, eller
● er ledelsesmedlem i en organisation, en anden fond eller lignende, der modtager eller gentagne gange inden for de seneste fem år har modtaget væsentlige donationer fra fonden.
2.5.1 Det anbefales, at bestyrelsens medlemmer som minimum udpeges for en periode på to år, og maksimalt for en periode på fire år.
2.5.2 Det anbefales, at der for medlemmerne af bestyrelsen fastsættes en aldersgrænse, som offentliggøres i ledelsesberetningen eller på fondens hjemmeside.
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens vedtægter §6, at:
”Medlemmer af bestyrelsen vælges af bestyrelsen ved simpelt flertal for to år ad gangen. (…) Alle medlemmer kan højst genvælges fem gange.”
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens vedtægter §6, at:
”Bestyrelsesmedlemmer kan vælges til og med det år, hvori de fylder 69 år, og skal afgå senest den 1. maj det år i hvilket, de fylder 70 år.”
2.6.1 Det anbefales, at bestyrelsen fastlægger en evalueringsprocedure, hvor bestyrelsen, formanden og de individuelle medlemmers bidrag og resultater årligt evalueres, og at resultatet drøftes i bestyrelsen.
2.6.2 Det anbefales, at bestyrelsen én gang årligt evaluerer en eventuel direktions og/eller administrators arbejde og resultater efter forud fastsatte klare kriterier.
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden pkt. 11.4, at:
”Bestyrelsen evaluerer jævnligt sit arbejde og formandens og de individuelle medlemmers bidrag og resultater i henhold til en af bestyrelsen nærmere fastlagt evalueringsprocedure. Resultatet af evalueringen drøftes i bestyrelsen.”
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens forretningsorden pkt. 10.4, at:
”Bestyrelsen vil løbende føre kontrol med og årligt evaluere direktionens arbejde og resultater ud fra de retningslinjer, som bestyrelsen fastsætter i forbindelse med ansættelsen.”
3.1.1 Det anbefales, at medlemmer af bestyrelsen i erhvervsdrivende fonde aflønnes med et fast vederlag, samt at medlemmer af en eventuel direktion aflønnes med et fast vederlag, eventuelt kombineret med bonus, der ikke bør være afhængig af regnskabsmæssige resultater. Vederlaget bør afspejle det arbejde og ansvar, der følger af hvervet.
Fonden følger:
Det fremgår af Bikubenfondens vedtægter §7, at:
”Det enkelte bestyrelsesmedlem kan modtage et honorar fastsat af bestyrelsen. Honoraret må ikke overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang.”
Herudover fremgår det af fondens hjemmeside, at:
”Bikubenfondens bestyrelsesmedlemmer modtager for det løbende bestyrelsesarbejde et fast grundhonorar på 200.000 kr. Formanden modtager tre gange grundhonoraret og næstformanden to gange grundhonoraret. Ingen bestyrelsesmedlemmer modtager herudover ekstra honorar.”
http://www.bikubenfonden.dk/bestyrelse
3.1.2 Det anbefales, at der i årsregnskabet gives oplysning om det samlede vederlag, som hvert enkelt medlem af bestyrelsen og en eventuel direktion modtager fra den erhvervsdrivende fond og fra fondens dattervirksomheder og associerede virksomheder. Endvidere bør der oplyses om eventuelle andre vederlag, som bestyrelsesmedlemmer og en eventuel direktion modtager for udførelse af andet arbejde eller opgaver for fonden, fondens dattervirksomheder eller associerede virksomheder, bortset fra medarbejderrepræsentanters vederlag som ansatte.
Fonden følger:
Omfanget af vederlag fremgår af årsregnskabet.