Manual para las familias
Programa con licencia para el tiempo fuera de la escuela (OST) Club de Yuma
Les damos la bienvenida Estimado padre, madre o tutor legal: ¡Le damos la bienvenida a Boys & Girls Clubs of the Valley! Es un honor que haya elegido el Club para ser parte de la vida de su hijo o hija fuera de la escuela. Creemos que cada joven merece un lugar seguro para aprender, hacer amigos, descubrir nuevos intereses y prepararse para un futuro exitoso. Todos los días, nuestros Clubs ofrecen a los niños oportunidades para explorar los estudios, las artes, la tecnología, los deportes, el liderazgo, los estilos de vida saludables y mucho más. Todo sucede en un ambiente positivo, donde se les anima a aprender, crecer y divertirse. En el Club de Yuma, nos enorgullece operar como un programa con licencia para el tiempo fuera de la escuela (OST, por sus siglas en inglés). La licencia la otorga el Departamento de Servicios de Salud de Arizona (AZDHS, por sus siglas en inglés). La licencia refleja nuestro compromiso de mantener altos estándares de seguridad, supervisión, salud y calidad en el cuidado. También ayuda a las familias que califican a tener acceso a programas para el tiempo fuera de la escuela a un costo accesible. Este manual explica cómo trabajamos juntos para dar la mejor experiencia posible a cada miembro. Aquí encontrará información importante sobre los programas del Club, las prácticas de salud y seguridad, la inscripción, la asistencia, los pagos, la comunicación y las responsabilidades compartidas que ayudan a mantener seguros a los niños. Nuestro personal está comprometido a construir relaciones sólidas con las familias. Fomentamos la comunicación abierta y recibimos con gusto sus preguntas, sugerencias y comentarios durante todo el año. Trabajando juntos, podemos crear un ambiente donde cada joven se sienta seguro, apoyado e inspirado para alcanzar todo su potencial. Gracias por confiar en Boys & Girls Clubs of the Valley. Esperamos trabajar junto con su familia. Atentamente,
Marcia Mintz Presidenta y directora general
Contenido Expectativas del Club . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Programas del Club. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Transporte y excursiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Tecnología y seguridad digital. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Personal calificado y capacitado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Supervisión y proporción de niños por . . . . . . . . . . . . . . . . 14 cada miembro del personal Licencia, acreditación y vigilancia del programa. . . . . . . . . . 14 Cómo mantenemos seguros a los Clubs. . . . . . . . . . . . . . . 16 y a los miembros Orientación para padres o tutores legales. . . . . . . . . . . . . . 17 Membresía e inscripción en el Club . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Pagos y ayuda económica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Salud y bienestar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Procedimiento de quejas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Oportunidades para voluntarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Contacte al Club de Yuma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 La misión de Boys & Girls Clubs of the Valley Inspirar y capacitar a todos los jóvenes, especialmente a quienes más nos necesitan, para que alcancen todo su potencial como miembros productivos, solidarios y responsables de la comunidad.
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Boys & Girls Clubs of the Valley
Expectativas del Club Se quedan con su grupo asignado, a menos que el personal les indique otra cosa Piden permiso antes de salir de cualquier área de actividades Se divierten y muestran respeto por los demás
Nuestro compromiso En Boys & Girls Clubs of the Valley, la seguridad de los niños siempre es lo primero. Nuestras políticas están diseñadas para: Proteger la salud y la seguridad de los niños Crear un ambiente acogedor donde todos los niños se sientan respetados e incluidos Mantener expectativas claras para las familias y el personal Cumplir con los requisitos de licencia del Departamento de Servicios de Salud de Arizona para programas de tiempo fuera de la escuela Apoyar el desarrollo positivo de los jóvenes
Conducta positiva y expectativas del Club La conducta positiva es una parte importante de crear un ambiente seguro donde todos los niños puedan aprender, participar y sentirse respetados. Disciplina positiva Usamos prácticas positivas que toman en cuenta el trauma para enseñar responsabilidad, autocontrol, resolución de problemas y respeto por los demás.
Nuestra meta va más allá de supervisar a los niños. Nos esforzamos por ofrecer experiencias que ayudan a los jóvenes a desarrollar confianza, carácter, amistades y habilidades para la vida.
La disciplina tiene el propósito de enseñar la conducta adecuada y ayudar a los niños a desarrollar habilidades sociales y emocionales para toda la vida. Nuestra meta es ayudar a los jóvenes a desarrollar las herramientas que necesitan para manejar los conflictos y tomar decisiones bien pensadas antes de que los problemas crezcan.
Reglas de oro de BGCAZ Trata a los demás como quieres que te traten a ti. Las Reglas de oro se enseñan de manera constante en todo el Club y se refuerzan con estrategias de conducta positiva. Se espera que cada miembro del Club ayude a crear un ambiente seguro y respetuoso al seguir estas expectativas:
El personal no usa castigos físicos, humillación, intimidación ni amenazas. Tampoco niega la comida ni el acceso al baño, ni usa ninguna otra práctica prohibida por AZDHS.
Los miembros SÍ: Usan palabras amables y respetuosas Mantienen las manos, los pies y los objetos para sí mismos Se hacen responsables de sus pertenencias personales Guardan las mochilas y los artículos personales en las áreas indicadas Dejan sus juguetes personales en casa Ayudan a mantener limpio el Club Comen y beben solo en las áreas aprobadas y a las horas indicadas Hacen preguntas cuando no están seguros de lo que se espera de ellos
Manual para las familias del programa OST con licencia
Las intervenciones positivas pueden incluir: Repasar las expectativas del Club Tomar un descanso de las actividades Usar herramientas para calmarse o “kits de calma” Suspensión dentro del Club con estrategias como Pax Amends Tener una reunión con el padre, la madre o el tutor legal Crear un contrato de conducta o plan de acción Conectar con servicios de salud del comportamiento para recibir apoyo o recursos adicionales
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El personal trabaja de cerca con las familias para guiar a los jóvenes cuando hay dificultades de conducta y para apoyar su crecimiento. Se informará a los padres o tutores legales sobre las preocupaciones de conducta que continúen. También se establecerá un contrato de conducta o plan de acción para definir las expectativas, los apoyos y las estrategias que pueden ayudar al miembro a tener éxito y a evitar la suspensión o la cancelación de la membresía. No habrá suspensión ni cancelación de la membresía sin antes comunicarnos con los padres o tutores legales y sin tener establecido un contrato de conducta o plan de acción, excepto en situaciones con una preocupación de seguridad inmediata o grave.
Aunque promovemos la resolución de conflictos y la autorregulación, BGCAZ no tolera conductas que ponen en riesgo a otras personas, entre ellas: Acoso (bullying) Peleas o agresión física Amenazas verbales o intimidación Robo o vandalismo Posesión de armas, drogas o artículos para el consumo de drogas Cualquier otra conducta peligrosa o violenta El acoso (bullying) se define como una conducta agresiva, intencional y no deseada, en la que se observa o se percibe un desequilibrio de poder, y que se repite, o es probable que se repita, con el tiempo. 5
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En situaciones graves, el personal puede pedir que el padre o la madre responda de inmediato. Se llamará a la policía cuando sea necesario. Los miembros no pueden asistir al Club si no asistieron a la escuela ese día por cualquier motivo, incluidas las faltas injustificadas o una suspensión escolar. Si el personal del Club determina que un niño o una niña no puede beneficiarse de BGCAZ después de que se hayan agotado todas las estrategias de conducta positiva, o que el niño o la niña representa un peligro para los demás, los padres deberán retirar a su hijo o hija del programa. Otros problemas de conducta graves o continuos se atenderán con uno o varios de los siguientes pasos: Suspensión dentro del Club Que el padre o la madre recoja a su hijo o hija de inmediato Suspensión inmediata por 1 o 2 días Contrato de conducta Cancelación inmediata de la membresía en BGCAZ En BGCAZ, nuestra meta siempre es convertir los retos en oportunidades para crecer, con constancia, orientación y cariño. Interacciones positivas con adultos BGCAZ está comprometido a ofrecer ambientes seguros y respetuosos para nuestros miembros, familias, voluntarios y personal. El personal apoya a los miembros con interacciones positivas, como el reconocimiento verbal, chocar las manos y chocar los puños. Para mantener límites apropiados, el personal y los voluntarios no deben tener contacto con un miembro fuera del Club o de un evento organizado por el Club. Esto incluye dar tutoría, cuidar niños o cuidar casas. También incluye cualquier reunión en persona o comunicación virtual, como correos electrónicos, mensajes de texto, videollamadas y redes sociales. Está prohibido el contacto a solas entre un miembro y un miembro del personal o un voluntario. El personal y los voluntarios de BGCAZ no pueden transportar a los miembros en un vehículo personal.
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Whole Child Approach (enfoque integral del niño) BGCAZ está comprometido a convertirse en una organización que entiende y toma en cuenta el trauma. El programa Whole Child Approach (WCA, por sus siglas en inglés) ofrece a los miembros actividades que apoyan el desarrollo social y emocional y el bienestar de la salud mental. Este programa gratuito se ofrece en los Clubs en colaboración con Terros Health. Las familias también pueden obtener referencias y recursos para otros servicios de salud mental o del comportamiento por medio de Terros Health. Más información en www.bgcaz.org/behavioral-health
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Programas del Club Rutinas diarias
salida del Club todos los días. También se puede pedir la tarjeta de membresía para sacar prestado o usar equipo, juegos y computadoras, o para ir a excursiones. Las tarjetas se usan para enseñar responsabilidad y crear un sentido de pertenencia. Si un miembro pierde o destruye su tarjeta, es su responsabilidad pedir una tarjeta nueva lo antes posible.
Los niños se desarrollan mejor cuando saben qué esperar cada día. Nuestro horario diario está diseñado para ofrecer un equilibrio entre aprendizaje, actividad física, creatividad, apoyo con las tareas, convivencia y diversión, en un ambiente seguro y organizado. Los horarios del Club pueden variar según el lugar, la temporada y el programa.
Pertenencias personales Se recomienda que los niños dejen los artículos de valor en casa siempre que sea posible.
El personal avisará a las familias sobre cambios importantes en el horario siempre que sea posible.
BGCAZ no se hace responsable de objetos personales perdidos, robados o dañados.
Consejo para las familias
Se recomienda marcar claramente las pertenencias personales con el nombre del niño o de la niña.
Los niños tienen tardes más tranquilas cuando saben quién los va a recoger antes de llegar al Club. Una plática rápida en la mañana sobre quién los recogerá puede ayudar a reducir la ansiedad más tarde.
Se recomienda guardar las mochilas y los artículos personales en los lugares indicados durante las actividades del Club. El personal no está autorizado para guardar dinero ni artículos de valor.
Asistencia
Consejo para las familias
Los padres o tutores legales son responsables de avisar al Club cada vez que su hijo o hija no vaya a asistir a un programa en el que tiene programado participar.
Marcar con el nombre las chamarras, las loncheras y las botellas de agua es una de las maneras más fáciles de asegurar que regresen a casa.
La asistencia regular ayuda a los niños a formar relaciones, mantenerse interesados en los programas y tener rutinas constantes.
Objetos perdidos
Las faltas repetidas sin explicación pueden resultar en que el personal del Club se comunique con la familia para dar seguimiento.
Los artículos perdidos se colocan en el área de objetos perdidos del Club. Invitamos a las familias a revisar esta área con frecuencia.
Escaneo de entrada y salida, y tarjetas de membresía
Los artículos que nadie reclame se donarán cada cierto tiempo.
Al hacerse miembro del Club, cada niño o niña recibirá una tarjeta de membresía con un código de barras individual. Los miembros son responsables de sus tarjetas y deben usarlas para escanear su entrada y su 7
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Código de vestimenta
Tabaco y productos de vapeo
Se recomienda que los niños usen ropa que les permita participar con seguridad en actividades dentro y fuera del edificio.
Para mantener nuestros Clubs seguros y saludables para todos los miembros, no se permiten productos de tabaco en la propiedad del Club ni durante las actividades del Club. Esto incluye vapeadores, tabaco sin humo y artículos relacionados.
Se recomienda mucho usar zapatos deportivos cerrados (tenis) para el juego activo.
Si un miembro trae o usa estos productos, puede resultar en una suspensión o en la pérdida de privilegios del Club. Agradecemos su apoyo para ayudar a los jóvenes a tomar decisiones seguras y saludables.
Se recomienda que la ropa cumpla con las expectativas del código de vestimenta de la escuela y que no muestre palabras o imágenes que promuevan la violencia, las sustancias ilegales, la discriminación u otro contenido inapropiado.
Agua e hidratación
Juguetes personales
Los niños tienen acceso a agua para beber durante todo el día.
Se recomienda que los juguetes personales, las tarjetas coleccionables, los dispositivos de videojuegos y otros artículos de valor se queden en casa, a menos que se aprueben específicamente para una actividad del Club.
El personal anima a los niños a tomar agua con frecuencia, especialmente cuando hace calor y durante las actividades físicas.
BGCAZ no puede garantizar la seguridad de los artículos personales traídos de casa.
Invitamos a los padres o tutores legales a enviar cada día una botella de agua reutilizable, claramente marcada con el nombre.
Procedimientos para el baño
Comidas y nutrición
BGCAZ sigue la política de “un miembro en el baño a la vez”. Todos los miembros deben pedir un pase para usar el baño. Si el baño ya está ocupado, el miembro tendrá que esperar.
Con la ayuda de los Programas de Nutrición Infantil del USDA, se ofrece a los participantes una comida nutritiva y una merienda (refrigerio) todos los días, sin costo adicional. Esta institución es un proveedor que ofrece igualdad de oportunidades.
El personal supervisa el acceso al baño y respeta la privacidad y la dignidad de cada niño o niña.
Se permite traer comida de fuera si está marcada con el nombre del miembro. El Club no tiene capacidad para refrigerar ni calentar comida traída de casa. Los miembros no pueden pedir comida, ni otra persona puede pedirla en su nombre, para que se entregue en el Club. Todos los alimentos y bebidas se deben consumir en las áreas indicadas y a las horas indicadas.
Los adultos no entran a los baños con los niños, excepto cuando se necesita ayuda por la edad, una discapacidad o una necesidad médica, o en una emergencia. Se recomienda que los padres o tutores legales hablen con la dirección del Club sobre cualquier necesidad o preocupación relacionada con el uso del baño antes de que su hijo o hija empiece a asistir, para que el personal pueda preparar un plan de apoyo adecuado.
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Transporte y excursiones Asistencia durante el transporte El personal pasa lista:
BGCAZ transporta a los niños de vez en cuando en vehículos del Club o en vehículos contratados y aprobados. La seguridad es nuestra mayor prioridad durante el transporte.
Antes de salir Al llegar Antes de regresar Después de regresar al Club
Los niños deben: Seguir las instrucciones del personal Permanecer sentados Usar el cinturón de seguridad cuando esté disponible y sea obligatorio Usar un lenguaje y una conducta respetuosos Mantener los pasillos libres Esperar las instrucciones del personal antes de subir o bajar del vehículo
La asistencia se verifica durante todo el transporte y las excursiones para asegurar que sabemos dónde está cada niño o niña. Excursiones Las excursiones dan a los niños la oportunidad de explorar experiencias nuevas y de llevar el aprendizaje más allá del Club.
No seguir las expectativas de transporte puede resultar en la suspensión de los privilegios de transporte.
La participación es opcional.
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esperar a que el miembro regrese a su Club antes de recogerlo.
Los padres o tutores legales son responsables de: Llenar los formularios de permiso Pagar las cuotas que correspondan antes de las fechas límite publicadas Asegurar que la información de los contactos de emergencia esté al día Estar disponibles por teléfono durante la excursión
Consejo para las familias Hable con su hijo o hija sobre las expectativas de la excursión antes de salir. Saber qué esperar ayuda a los niños a sentirse más seguros de sí mismos y a disfrutar la experiencia.
Se espera que los niños sigan las expectativas del Club durante toda la excursión. La asistencia se revisa durante toda la salida.
Caminatas supervisadas Algunos Clubs pueden participar en caminatas supervisadas a parques, escuelas o instalaciones comunitarias cercanas.
Si se necesita atención médica de emergencia durante una excursión, BGCAZ seguirá sus procedimientos médicos de emergencia y se comunicará con el padre, la madre o el tutor legal lo antes posible.
Los padres o tutores legales recibirán un aviso por adelantado y darán su permiso por escrito antes de que los niños participen.
Los miembros no pueden ser entregados en una actividad fuera del Club, excepto durante una reunificación de emergencia o una emergencia médica. Un padre, una madre, un tutor legal u otro adulto autorizado debe recoger al miembro. En el caso de las excursiones, los padres o tutores legales deben
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La proporción de niños por cada miembro del personal se mantiene durante todas las caminatas supervisadas.
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Tecnología y seguridad digital La tecnología ofrece a los niños oportunidades valiosas para aprender, crear, comunicarse y explorar. Se espera que los miembros usen la tecnología del Club de manera responsable y respetuosa.
Uso aceptable Los padres o tutores legales deben revisar y firmar el Acuerdo de uso aceptable de la tecnología antes de que un niño o una niña pueda usar la tecnología del Club o dispositivos personales aprobados. Los dispositivos del Club incluyen todas las tecnologías y dispositivos, actuales o nuevos, que son propiedad del Club y que pueden tomar fotos, reproducir y grabar audio o video, escribir texto, subir y descargar contenido o medios, y enviar o recibir mensajes o imágenes. Los dispositivos personales incluyen todas las tecnologías y dispositivos, actuales o nuevos, que son propiedad del miembro y que pueden tomar fotos, reproducir y grabar audio o video, escribir texto, subir y descargar contenido o medios, y enviar o recibir mensajes o imágenes. Solo se pueden usar las consolas de BGCAZ para jugar videojuegos en los Clubs. Todos los videojuegos y las actividades de deportes electrónicos (e-sports) serán apropiados para la edad y deben tener clasificación E, E10+ o T (Teen, para adolescentes). No se permitirán juegos con clasificación M (Mature) ni AO (Adults Only).
Actividades acuáticas El Club de Yuma no opera albercas ni ofrece recreación acuática de rutina.
Los miembros tienen la responsabilidad de preguntar al personal, antes de usar la tecnología, cuando no estén seguros de si un uso en particular está permitido.
Si una actividad del Club o una excursión incluye actividades relacionadas con el agua, los padres o tutores legales recibirán un aviso por adelantado y se requerirá su permiso por escrito. Se seguirán procedimientos adicionales de supervisión y seguridad durante todas las actividades acuáticas aprobadas.
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Fotografía y grabación
Monitoreo
Para ayudar a proteger la privacidad de cada niño o niña, los miembros no pueden tomar fotos, grabar video ni hacer grabaciones de audio de otros niños, del personal, de los voluntarios o de las actividades del Club sin permiso.
BGCAZ se reserva el derecho de monitorear el uso de la tecnología y las redes del Club para ayudar a garantizar la seguridad, la protección y el cumplimiento de las políticas del Club. Cuando surjan preocupaciones relacionadas con dispositivos personales, se avisará a los padres o tutores legales antes de que el personal revise el dispositivo, a menos que sea necesario actuar de inmediato para proteger la seguridad de los niños o del personal.
Está prohibido tomar fotos en los baños y en otras áreas privadas.
Ciudadanía digital Se recomienda que la conducta en línea refleje el mismo respeto y la misma responsabilidad que se esperan dentro del Club.
¿Por qué es importante? La tecnología es una herramienta importante para aprender, pero los niños también necesitan oportunidades para formar relaciones, resolver problemas y participar en actividades lejos de una pantalla.
El acoso en línea (cyberbullying), el hostigamiento, el lenguaje inapropiado, el acceso no autorizado o el mal uso de la tecnología pueden resultar en la pérdida de los privilegios de tecnología y en otras medidas disciplinarias.
Personal calificado y capacitado Nada es más importante que la seguridad y el bienestar de los niños que cuidamos. Ofrecer un ambiente seguro empieza por contratar a profesionales calificados y dedicados, y por apoyarlos con capacitación y desarrollo continuos.
Los temas de capacitación incluyen, entre otros: Supervisión de niños y técnicas de supervisión activa Prácticas de salud y seguridad Preparación y respuesta ante emergencias Orientación para la conducta positiva Prevención del abuso infantil y obligación de reportar Cuidado que toma en cuenta el trauma RCP (reanimación cardiopulmonar) y primeros auxilios (según se requiera para cada puesto) Requisitos de licencia y procedimientos de operación Mejores prácticas de desarrollo juvenil
Antes de trabajar en el Club, los profesionales de desarrollo juvenil de BGCAZ completan con éxito las verificaciones de antecedentes requeridas, de acuerdo con los requisitos federales, estatales y de la organización. Los miembros del personal también deben cumplir con los requisitos establecidos para su puesto y completar toda la orientación y la capacitación de seguridad requeridas antes de supervisar a los niños.
Nuestro personal cuenta con el apoyo de líderes con experiencia, políticas establecidas y orientación continua, para asegurar que tenga los conocimientos y los recursos necesarios para ofrecer una experiencia segura, positiva y atractiva a cada niño o niña.
Para ayudar a asegurar que los niños reciban un cuidado seguro y de alta calidad, el personal de BGCAZ participa en desarrollo profesional continuo durante todo el año.
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Consejo para las familias Si tiene preguntas sobre la capacitación de nuestro personal o sobre los procedimientos de seguridad, pregunte a la dirección del Club. Estamos orgullosos de la preparación y el compromiso de nuestro equipo.
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Supervisión y proporción de niños por cada miembro del personal
Licencia, acreditación y vigilancia del programa Boys & Girls Clubs of the Valley, Club de Yuma, está comprometido a ofrecer programas para el tiempo fuera de la escuela que sean seguros, de alta calidad y a un costo accesible.
La seguridad de los niños depende de una supervisión constante y de contar con el personal adecuado.
Este Club cuenta con licencia del Departamento de Servicios de Salud de Arizona (AZDHS) como centro de programas para el tiempo fuera de la escuela.
Los niños están supervisados en todo momento mientras participan en las actividades del Club. Esto incluye los salones, las actividades al aire libre, las comidas, el transporte, las excursiones y los cambios entre una actividad y otra.
BGCAZ también mantiene estándares de desarrollo juvenil reconocidos a nivel nacional por medio de su afiliación con Boys & Girls Clubs of America. Además, está comprometido con la mejora continua de la calidad por medio de la capacitación del personal, la evaluación de los programas y la excelencia en sus operaciones.
BGCAZ mantiene una proporción de niños por cada miembro del personal que cumple o supera los requisitos de licencia del Departamento de Servicios de Salud de Arizona para programas de tiempo fuera de la escuela. BGCAZ asigna personal a los programas en una proporción aproximada de un profesional de desarrollo juvenil por cada 20 niños. La asistencia se revisa durante todo el día para asegurar que sabemos dónde está cada niño o niña y que recibe la supervisión adecuada.
Seguro BGCAZ cumple con los estándares estatales vigentes para el seguro de responsabilidad civil. La documentación de la cobertura del seguro de responsabilidad civil está disponible para su revisión en el Club.
Se espera que los niños se queden con su grupo asignado, a menos que el personal del Club les indique otra cosa.
Inspecciones de licencia Los centros con licencia para programas de tiempo fuera de la escuela se inspeccionan periódicamente para verificar que cumplen con los requisitos de salud y seguridad de Arizona.
Los padres o tutores legales son responsables de asegurar que se registre correctamente la entrada y la salida de los niños cada día, de acuerdo con los procedimientos del Club.
Los informes de inspección de licencia más recientes del Departamento de Servicios de Salud de Arizona están disponibles para que los padres o tutores legales los revisen en el Club durante el horario normal de atención. Las familias también pueden obtener información sobre las inspecciones directamente del Departamento de Servicios de Salud de Arizona.
¿Por qué es importante? La supervisión y la proporción adecuada de personal ayudan a prevenir lesiones, apoyan la conducta positiva y permiten que el personal responda rápido cuando un niño o una niña necesita ayuda. Manual para las familias del programa OST con licencia
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Preguntas o inquietudes Invitamos a los padres o tutores legales a hablar con la dirección del Club cada vez que tengan preguntas o inquietudes. La mayoría de las inquietudes se pueden resolver rápido con una comunicación abierta.
Consejo para las familias Recibimos con gusto sus preguntas. Si alguna vez tiene dudas sobre por qué existe una política, por favor pregunte. Muchos de nuestros procedimientos están diseñados para cumplir con los requisitos federales, estatales y locales de salud y seguridad, y a la vez crear el ambiente más seguro posible para los niños.
Si las inquietudes sobre el cumplimiento de los requisitos de licencia no se pueden resolver en el Club, los padres o tutores legales pueden comunicarse con la Oficina de Licencias de Cuidado Infantil (Bureau of Child Care Licensing) del Departamento de Servicios de Salud de Arizona para recibir más ayuda.
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Cómo mantenemos seguros a los Clubs y a los miembros Información importante para padres o tutores legales
Es bueno saber Durante una emergencia, el personal está capacitado para atender primero a los niños que cuidamos. Agradecemos su paciencia mientras confirmamos dónde está cada niño o niña y nos comunicamos con las familias lo más rápido posible.
El Club de Yuma opera un programa con licencia para el tiempo fuera de la escuela para niños de 5 a 12 años, de acuerdo con los requisitos del Departamento de Servicios de Salud de Arizona. Estos requisitos establecen estándares de supervisión, personal, salud, seguridad y operación del programa. Los adolescentes de 13 a 18 años siguen participando en los programas de desarrollo juvenil de Boys & Girls Clubs of the Valley, pero no están inscritos en el programa con licencia para el tiempo fuera de la escuela.
Simulacros de emergencia Para ayudar a los niños y al personal a prepararse para las emergencias, BGCAZ realiza simulacros de emergencia con regularidad durante todo el año. Estos incluyen simulacros de incendio y de evacuación, procedimientos de refugio en el lugar y otros ejercicios de respuesta ante emergencias que exigen las normas de licencia.
Obligación de reportar BGCAZ es una organización con obligación de reportar. El personal reportará cualquier sospecha de abuso o negligencia infantil a las autoridades correspondientes.
Los simulacros se realizan de manera tranquila y apropiada para la edad, para ayudar a los niños a entender qué hacer y, al mismo tiempo, reducir el miedo o la ansiedad. El acceso al edificio puede quedar limitado temporalmente durante los simulacros, hasta que todos los niños hayan terminado el ejercicio de manera segura.
Respuesta ante emergencias Nuestro Club mantiene planes escritos de respuesta ante emergencias para situaciones como incendios, clima severo, cortes de servicios públicos (como luz o agua), emergencias médicas, cierres de emergencia (lockdown), evacuaciones y otros eventos inesperados.
Consejo para las familias Somos sus aliados en la seguridad de su hijo o hija. Avísenos de inmediato si durante el año escolar cambia su número de teléfono, sus contactos de emergencia, los adultos autorizados para recoger a su hijo o hija, la información médica o los arreglos de custodia. Tener información al día nos permite responder rápido cuando su hijo o hija nos necesita.
Si ocurre una emergencia o un cierre de emergencia, el acceso al edificio puede quedar restringido temporalmente hasta que el personal de emergencia o los líderes del Club determinen que es seguro volver a las operaciones normales. Se avisará a los padres o tutores legales tan pronto como sea posible por teléfono, mensaje de texto, correo electrónico u otros medios de comunicación disponibles. Nuestra prioridad durante cualquier emergencia es la seguridad y la supervisión de cada niño o niña.
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Pesticidas El Club dará un aviso 48 horas antes de que se aplique un pesticida en el lugar.
Llegada y entrega de los niños Como el Club de Yuma opera como un programa con licencia para el tiempo fuera de la escuela, se debe registrar con firma la entrada de cada niño o niña al llegar. Cada día, también debe registrar la salida con su firma un padre, una madre, un tutor legal u otro adulto autorizado por el padre, la madre o el tutor legal. Los miembros inscritos se entregarán a los padres o tutores legales, o a las personas indicadas en el registro de información de emergencia y vacunas (EIIR, por sus siglas en inglés), que tengan 18 años o más y cuenten con una identificación oficial con foto. El Club puede pedir una identificación antes de entregar al miembro. Los padres o tutores legales son responsables de mantener al día en MyClubHub la información de los adultos autorizados para recoger a su hijo o hija.
Orientación para padres o tutores legales
Si hay órdenes de custodia u otras restricciones legales que afectan quién puede recoger a un niño o una niña, se debe entregar la documentación vigente del tribunal a la dirección del Club. Por la seguridad de cada niño o niña, el personal no puede entregar a un niño o una niña basándose solo en una llamada telefónica o en lo que pida el niño o la niña.
La orientación para el padre, la madre o el tutor legal es obligatoria antes de que un niño o una niña empiece a asistir al programa con licencia para el tiempo fuera de la escuela.
Consejo para las familias
Durante la orientación, las familias repasarán:
Si otra persona va a recoger a su hijo o hija, avise al Club lo antes posible. Le explicaremos exactamente qué información se necesita para que la salida sea sencilla.
Las expectativas del programa Los procedimientos de salud y seguridad Los contactos de emergencia Los procedimientos para recoger y entregar a los niños Los requisitos para medicamentos Las políticas sobre enfermedades Las opciones de pago La comunicación con los padres Las expectativas del Club 17
Boys & Girls Clubs of the Valley
Los padres o tutores legales son responsables de leer este manual, llenar todos los formularios de inscripción requeridos y dar información correcta antes de que su hijo o hija empiece a asistir.
Los miembros pueden seguir asistiendo al Club hasta los 18 años, mientras estén inscritos en la preparatoria (high school). Las membresías anuales son válidas del 1 de agosto al 31 de julio. Todos los miembros deben pagar una cuota anual de membresía de $30.
Visitas de los padres Los padres o tutores legales pueden visitar el área del programa de su hijo o hija en el Club mientras su hijo o hija está presente.
La inscripción está completa solo después de que: Se hayan llenado todos los formularios de inscripción requeridos Se haya entregado la información de salud y de emergencia requerida Se hayan establecido las cuotas del programa o los arreglos de pago aprobados Se haya completado la orientación para el padre, la madre o el tutor legal Se hayan firmado todos los documentos de reconocimiento requeridos
Para ayudar a mantener un ambiente seguro para los niños, todos los visitantes deben registrarse en la recepción y seguir los procedimientos del Club para visitantes, que incluyen registrar su entrada y presentar una identificación. Se puede pedir a los visitantes que presenten una identificación, y deben estar acompañados por un miembro del personal de BGCAZ mientras estén en las áreas del programa, a menos que se autorice otra cosa.
Los niños no pueden asistir hasta que se complete el proceso de inscripción.
¿Por qué es importante? Consejo para las familias
Saber quién está en el edificio en todo momento nos ayuda a mantener un ambiente seguro y protegido para cada niño o niña.
Por favor tómese unos minutos más para llenar cada sección de los formularios de inscripción. La información completa permite que el personal del Club responda más rápido en las emergencias y nos ayuda a dar el mejor cuidado a su hijo o hija.
Membresía e inscripción en el Club
Expedientes de los niños BGCAZ mantiene un expediente de inscripción de cada niño o niña para apoyar la salud, la seguridad, la comunicación y los requisitos del programa con licencia para el tiempo fuera de la escuela.
Boys & Girls Clubs of the Valley da la bienvenida a niños en edad escolar y a adolescentes que cumplen con los requisitos de edad de cada programa.
Los padres o tutores legales son responsables de dar información completa y correcta, y de avisar al Club de inmediato cada vez que la información cambie.
Los niños que asisten al programa después de la escuela deben tener al menos 5 años y estar inscritos en kínder.
Los expedientes incluyen: Padre, madre y tutor legal Contactos de emergencia Adultos autorizados para recoger a su hijo o hija Condiciones médicas Alergias
Los niños que asisten al programa de verano deben tener al menos 5 años y haber terminado el kínder. Se puede pedir un comprobante de inscripción en kínder o de haberlo terminado. Manual para las familias del programa OST con licencia
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EIIR (registro de información de emergencia y vacunas). Este documento es distinto del registro de vacunas Registro de vacunas. Los registros se generan en el Sistema de Información de Vacunas de Arizona (ASIIS, por sus siglas en inglés) Información médica de emergencia Y más
del programa. Se cobrará una cuota de $10 por niño o niña, por cada periodo de 15 minutos, cuando los jóvenes se queden después de la hora de cierre. Por favor avise al Club si cree que va a llegar tarde. Las cuotas por recoger tarde se cobran con o sin aviso del padre, la madre o el tutor legal. Si un miembro se queda más de 30 minutos después del cierre, y el personal del Club ya agotó todas las medidas para localizar al padre, la madre, el tutor legal o los contactos de emergencia, se llamará a la policía o al Departamento de Seguridad de Niños de Arizona (DCS, por sus siglas en inglés), según corresponda. Si recogen tarde a un niño o una niña más de 3 veces en un periodo de 12 meses, se revisará su participación en el programa.
Todos los expedientes de los miembros se mantienen de manera confidencial, de acuerdo con las leyes que correspondan y las políticas de BGCAZ. ¿Por qué es importante? Los expedientes correctos ayudan al personal a responder rápido en las emergencias y a asegurar que los niños reciban el cuidado adecuado.
Es importante mantener al Club al día con sus números de teléfono y su información de contacto en el EIIR. El personal NO tiene permitido llevar a los miembros a su casa.
Horario de operación El horario del Club varía e incluye cambios por días festivos, capacitación del personal y salidas tempranas o cierres de las escuelas. Es responsabilidad del padre, la madre o el tutor legal conocer el horario del Club y organizar el transporte de ida y vuelta al Club. Lea la sección sobre la cuota por recoger tarde para conocer lo que cobra BGCAZ cuando un miembro se queda después de la hora de cierre.
Pagos y ayuda económica Pagos
Es responsabilidad del padre, la madre o el tutor legal decirle a su hijo o hija con quién puede irse, si es alguien distinto al padre, la madre o el tutor legal. Si el padre, la madre o el tutor legal envía a otra persona a recoger a su hijo, hija o hijos, esa persona debe tener 18 años o más y debe estar en el EIIR.
Todas las cuotas y los pagos se deben hacer al momento de la inscripción y antes de que el niño o la niña asista al Club. Los pagos se pueden hacer con tarjeta de crédito o débito, en efectivo o con cheque. Los pagos en efectivo o con cheque se pueden hacer en la oficina de su Club. Los pagos con tarjeta de crédito o débito se deben hacer en MyClubHub, nuestro portal en línea para que las familias administren sus inscripciones al Club. Todos los pagos automáticos se cobrarán el primer día hábil del mes. Las cuotas del programa de verano se pagan cada semana. Los pagos del programa de verano se deben hacer el viernes anterior a la semana en que el niño o la niña va a asistir.
Recoger tarde Los niños deben ser recogidos antes de la hora de cierre programada. Las cuotas por recoger tarde ayudan a cubrir los costos adicionales de personal después del horario
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Boys & Girls Clubs of the Valley
Los detalles y el acceso a MyClubHub están en bgcaz.org/myclubhub/
disponibles. La disponibilidad de becas cambia durante el año. Hable con la dirección del Club si su familia necesita ayuda económica.
Información importante Si su banco devuelve un cheque sin pagar, se debe pagar el monto total del cheque devuelto más una cuota de $25. Además, el Club se reserva el derecho de pedir que los pagos futuros se hagan en efectivo, con tarjeta o con giro postal (money order), si se devuelven cheques personales por fondos insuficientes.
Consejo para las familias Por favor no espere a que su cuenta esté atrasada. Si la situación de su familia cambia, comuníquese con nosotros pronto para que podamos hablar de las opciones disponibles.
Los pagos del miembro deben estar al corriente antes de que su hijo o hija pueda asistir al programa. Todos los pagos son definitivos. Las cuotas del programa no son reembolsables, a menos que la ley exija otra cosa.
Salud y bienestar
Invitamos a los padres o tutores legales que tengan dificultades económicas a comunicarse con el Club antes de que los pagos se atrasen.
BGCAZ está comprometido a ofrecer un ambiente saludable y a ayudar a reducir el contagio de enfermedades entre los miembros y el personal.
Facturación de DES BGCAZ es un proveedor contratado por el Departamento de Seguridad Económica de Arizona (DES, por sus siglas en inglés). Puede haber ayuda disponible por medio de la División de Cuidado Infantil del DES de Arizona. Para más información, llame al DES de Arizona al (602) 771-6425 o visite la página de Asistencia para el Cuidado de Niños del DES en des.az.gov. BGCAZ no es responsable de la aprobación ni de la continuación de los beneficios del DES de Arizona. El padre, la madre o el tutor legal será responsable de cualquier pago que el DES de Arizona no cubra, lo cual incluye cualquier cuota adicional. BGCAZ también ofrece ayuda económica que no es del DES. La solicitud de ayuda económica está dentro de la solicitud de membresía.
Los padres o tutores legales tienen un papel importante al revisar la salud de su hijo o hija antes de llegar cada día.
Los niños aprenden mejor cuando están sanos.
Enfermedades y enfermedades contagiosas Se recomienda que los niños que están enfermos se queden en casa. Los niños no pueden asistir al Club si: Tienen fiebre Tienen vómito Tienen diarrea Tienen síntomas de una enfermedad contagiosa Tienen un sarpullido sin explicación Tienen conjuntivitis sin tratar u otra infección contagiosa de los ojos No pueden participar cómodamente en las actividades diarias
Nuestra meta es trabajar con las familias siempre que sea posible.
Becas y ayuda económica
Si un niño o una niña se enferma mientras está en el Club, se llamará a los padres o tutores legales, quienes son responsables de organizar que recojan a su hijo o hija de inmediato.
BGCAZ cree que cada niño y cada niña merece tener acceso a programas de desarrollo juvenil de calidad. Las familias pueden calificar para recibir becas de BGCAZ según su necesidad económica y los fondos Manual para las familias del programa OST con licencia
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Medicamentos
Los niños pueden regresar cuando ya no tengan síntomas y cumplan con la guía de salud pública de AZDHS. Se puede pedir una autorización médica antes de regresar.
Siempre que sea posible, invitamos a los padres o tutores legales a organizar que los medicamentos se administren fuera del horario del Club. Cuando un medicamento se debe administrar durante los programas del Club, BGCAZ sigue procedimientos establecidos de salud y seguridad, diseñados para proteger a cada niño o niña.
Se recomienda que los padres o tutores legales avisen al Club cada vez que su hijo o hija reciba un diagnóstico de una enfermedad contagiosa.
Vacunas y expedientes de salud
Solo se aceptarán medicamentos cuando se hayan llenado todos los formularios de autorización requeridos antes de traer el medicamento al Club.
Como proveedor de un programa con licencia para el tiempo fuera de la escuela, BGCAZ mantiene los expedientes de salud que exigen la ley de Arizona (A.A.C. R9-5-305) y las normas de licencia para programas OST.
Autorización para medicamentos Los padres o tutores legales son responsables de: Llenar un formulario de autorización para medicamentos por cada medicamento Entregar una autorización actualizada cada vez que cambien las instrucciones del medicamento Avisar al Club de inmediato si se suspende el medicamento
Los padres o tutores legales son responsables de entregar, antes de que su hijo o hija asista, la documentación de vacunas requerida, generada por el Sistema de Información de Vacunas de Arizona (ASIIS) o emitida por el médico de atención primaria de su hijo o hija, o bien la documentación de exención reconocida por AZDHS.
Requisitos para medicamentos Para que el Club los acepte, todos los medicamentos deben:
Los expedientes de salud deben mantenerse al día durante toda la inscripción.
Ser entregados directamente al personal designado del Club por el padre, la madre o el tutor legal Estar en su envase original Estar claramente marcados con el nombre del niño o de la niña Incluir instrucciones completas de dosis y administración No estar caducados
Los padres o tutores legales deben avisar a BGCAZ de cualquier alergia, condición médica crónica, restricción en la alimentación u otra necesidad de salud que pueda afectar el cuidado de su hijo o hija. Esto incluye, entre otras: Alergias alimentarias Asma Diabetes Trastornos convulsivos Alergias a las picaduras de abeja Anafilaxia
Los medicamentos con receta deben permanecer en el envase original con la etiqueta de la farmacia, que incluya el nombre del niño o de la niña, el proveedor que lo recetó, el nombre del medicamento, las instrucciones de dosis, el número de receta y la fecha de caducidad.
Cuando corresponda, BGCAZ puede pedir un plan de atención de emergencia llenado y firmado por el médico de atención primaria del niño o de la niña.
Los medicamentos sin receta deben permanecer en el envase original del fabricante, con instrucciones de dosis completas y firmadas por el médico de atención primaria.
Los padres o tutores legales son responsables de entregar los medicamentos de emergencia requeridos antes de que su hijo o hija asista.
No se aceptará un medicamento si está mal etiquetado, caducado, pasado a otro envase o si le falta la autorización requerida. 21
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Almacenamiento y administración de medicamentos Los medicamentos se guardan en un lugar seguro, fuera del alcance de los niños, y solo los administra el personal autorizado de acuerdo con las instrucciones escritas.
¿Por qué es importante? Los procedimientos para medicamentos ayudan a asegurar que el medicamento correcto se dé al niño o la niña correctos, a la hora correcta, y a la vez protegen la salud y la seguridad de cada niño o niña que cuidamos.
Los medicamentos de emergencia, incluidos los inhaladores, los autoinyectores de epinefrina (EpiPen), los medicamentos para convulsiones y otros medicamentos de rescate, se guardarán de modo que estén disponibles de inmediato en una emergencia y, a la vez, protegidos contra el acceso no autorizado.
Consejo para las familias Si el medicamento de su hijo o hija cambia durante el año escolar, avise al Club antes de que su hijo o hija regrese, para que podamos actualizar su expediente y sus formularios de autorización.
Cada vez que se administra un medicamento, el personal anota: Fecha Hora Medicamento administrado Dosis Nombre del miembro del personal que administró el medicamento
Calor y seguridad al aire libre Como las temperaturas en Arizona pueden llegar a ser extremas, BGCAZ vigila con cuidado las condiciones del clima durante todo el día.
Se avisará a los padres o tutores legales tan pronto como sea posible sobre cualquier preocupación con un medicamento, dosis no administradas o errores en la administración de un medicamento.
Las actividades al aire libre pueden acortarse, modificarse, pasarse adentro o cancelarse por calor excesivo o por condiciones de clima peligrosas.
Recoger y desechar medicamentos Los padres o tutores legales son responsables de recoger los medicamentos cuando ya no se necesiten o cuando el niño o la niña deje el programa.
Se anima a los niños a tomar agua con frecuencia durante todo el día.
Los medicamentos que no se recojan dentro de las dos semanas después de su fecha de caducidad, o dos semanas después de que el niño o la niña deje el programa, pueden desecharse de acuerdo con los procedimientos de BGCAZ.
Consejo para las familias Por favor envíe a su hijo o hija cada día con una botella de agua reutilizable marcada con su nombre.
Los envases de medicamentos no pueden rellenarse con medicamento nuevo. Los formularios de autorización para medicamentos no se transfieren automáticamente entre Clubs ni entre programas de temporada. Se pueden pedir formularios de autorización nuevos para los programas de verano o al asistir a otro Club de BGCAZ.
Procedimiento de quejas Hacemos todo lo posible por ofrecer nuestros servicios con alta calidad y sin discriminación. Reconocemos que, en cualquier ambiente donde las
Manual para las familias del programa OST con licencia
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personas conviven con regularidad, pueden surgir conflictos, quejas e inquietudes. Estas situaciones pueden darse entre miembros de Boys & Girls Clubs of the Valley (“BGCAZ”), entre miembros y personal, o en relación con políticas o reglas específicas. Este procedimiento de quejas existe para asegurar que usted tenga un proceso para compartir su queja o inquietud, ser escuchado y tener una oportunidad de resolución.
Si tiene preguntas sobre estos procedimientos, comuníquese con la dirección de su Club o del programa, o use el formulario de contacto de BGCAZ en nuestro sitio web.
Oportunidades para voluntarios
Como padre, madre o tutor legal de un miembro de BGCAZ, usted tiene derecho a iniciar el procedimiento de quejas si cree que alguna política de BGCAZ se aplicó de manera injusta a usted o a su hijo o hija, o si usted o su hijo o hija tienen un desacuerdo con un miembro del personal o un voluntario de BGCAZ.
¡Los voluntarios del Club hacen una diferencia todos los días! Las oportunidades incluyen ser entrenador en las ligas deportivas, dar tutoría, videojuegos (e-gaming) y las artes. Hay horarios flexibles. Comuníquese con su Club para más información.
No se pueden aceptar quejas anónimas, ya que el anonimato puede impedir una investigación completa de los asuntos. Sin embargo, cuando sea razonable y la ley lo permita, mantenemos la confidencialidad de las investigaciones realizadas bajo estos procedimientos.
Contacte al Club de Yuma/BGCAZ
1. Se recomienda presentar primero todas las quejas a la dirección del Club o del programa. Llame o pase a la oficina del Club al que asiste su hijo o hija para pedir una reunión. 2. Si el asunto no se resuelve, puede pedir seguimiento por medio del formulario de contacto en BGCAZ.org/contact-us. El representante de BGCAZ que corresponda dará seguimiento en un plazo de 3 días hábiles (el tiempo de seguimiento puede ser mayor por fines de semana, días festivos u otros cierres de BGCAZ).
Llame al:
928-575-2450
En línea:
Sitio web: yuma.bgcaz.org Correo electrónico: yuma@bgcaz.org
3. Si después de seguir los pasos anteriores usted siente que no hemos resuelto su queja, puede pedir una reunión con la directora de operaciones (Chief Operating Officer), Heather Budzien.*
Lugar:
Le invitamos a visitar el Club de Yuma de lunes a viernes, de 2:30-7pm. 1100 S 13th Avenue, Yuma, AZ 85364
4. La directora de operaciones tomará la decisión final sobre cómo se resolverá la queja en nombre de BGCAZ.
Correo postal:
*Si la directora de operaciones no está disponible, otro miembro del equipo de líderes principales de BGCAZ ayudará a llegar a una resolución.
BGCAZ Program Services Center 4309 E. Belleview St., Bldg. 14, Phoenix, AZ 85008 602-954-8182
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Boys & Girls Clubs of the Valley
Acerca de BGCAZ Boys & Girls Clubs of the Valley da a todos los jóvenes, especialmente a quienes más nos necesitan, las herramientas para alcanzar todo su potencial como miembros productivos, solidarios y responsables de la comunidad. Nuestros Clubs y servicios juveniles de alcance comunitario benefician a miles de niños y jóvenes de 5 a 18 años en todo el Arizona. BGCAZ se esfuerza por ofrecer instalaciones y programas accesibles para las personas con discapacidades. Invitamos a los padres o tutores legales a comunicarse con BGCAZ si su hijo o hija tiene una discapacidad, para que podamos trabajar juntos y hacer adaptaciones razonables que le permitan tener acceso al Club y a sus programas. Para pedir una adaptación razonable, comuníquese con la dirección de su Club.
YUMA BRANCH 1100 S. 13th Ave., Yuma, AZ 85364 • (928) 575-2450
BGCAZ no discrimina por motivos de raza, color, religión, edad, origen nacional, sexo, genética, condición de veterano o discapacidad. Además, BGCAZ no discrimina por motivos de situación familiar. AZRelay.org o 7-1-1. Esta institución es un proveedor que ofrece igualdad de oportunidades.
YUMA.BGCAZ.ORG Manténgase en contacto con nosotros @BGCArizona