LAPORAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II ANGKATAN 2
OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP INTERNAL DI SUBSTANSI PENGEMBANGAN TEKNOLOGI DAN LABORATORIUM BALAI BESAR TEKNIK KESEHATAN LINGKUNGAN DAN PENGENDALIAN PENYAKIT (BBTKLPP) JAKARTA
DISUSUN OLEH : RINI TRI LESTARI NIP. 199012112020122006
BAPELKES CIKARANG KEMENTERIAN KESEHATAN RI 2021
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKTUALISASI OPTIMALISASI PENATAAN DOKUMEN ARSIP INTERNAL DI SUBSTANSI PENGEMBANGAN TEKNOLOGI DAN LABORATORIUM BBTKLPP JAKARTA
Telah di seminarkan Tanggal 05 Juli 2021, di Bapelkes Cikarang
Coach
Mentor
Alfred Ariyanto, S.Si, Apt, M.Si. 197712162006041001
Heri Nugroho, ST, MKM. 197203012000031004
Penguji
Verawati Lenny M, SKM, MKM. 197706112005012001
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberi penulis kekuatan, kesempatan, berkah, rahmat dan hidayah-Nya, dalam menyelesaikan penulisan laporan aktualisasi ini untuk memenuhi persyaratan seminar laporan aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan II Tahun 2021 yang dilaksanakan di Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang. Penyelesaian laporan aktualisasi ini tidak lepas dari bimbingan, pengarahan dan masukan serta bantuan dari beberapa pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu diantaranya:
1. Ibu Naning Nugrahini, SKM, MKM, selaku Kepala Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit Jakarta.
2. Bapak Drs. Suherman, M.Kes, selaku Kepala Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang. 3. Bapak dan Ibu Staf, Pengajar, serta Panitia penyelenggara di Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang.
4. Ibu dr. Grace Ginting Munthe, MARS, selaku Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium yang telah memberikan izin dalam pelaksanaan aktualisasi ini.
5. Alfred Ariyanto, S.Si, Apt, M.Si, selaku coach yang telah memberikan dukungan, semangat, arahan, dan bimbingan dalam penulisan rancangan aktualisasi.
6. Heri Nugroho, ST, MKM, selaku mentor yang telah memberikan dukungan, arahan, dan bimbingan dalam penulisan rancangan aktualisasi.
7. Seluruh rekan seperjuangan Golongan II Angkatan 2 Tahun 2021 Bapelkes Cikarang yang saling memberikan semangat dan dukungan satu sama lain. Penulis menyadari bahwa, laporan aktualisasi ini masih jauh dari sempurna, untuk itu penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya. Kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak sangat penulis harapkan demi perbaikan lebih lanjut. Jakarta, 5 Juli 2021
Rini Tri Lestari, AMAK
2
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN……………………………………………………………………………...……..1 KATA PENGANTAR……………………………………………………………………..……….………..….2 DAFTAR ISI………………………………..………………………..………………………………...……….3 BAB 1 PENDAHULUAN………………………………………………………..……………………...…….4 1.1
Latar Belakang Aktualisasi………………………………………………………….…….....4
1.2
Tujuan Aktualisasi……………………………………………………………….………………6
1.3
Ruang Lingkup Aktualisasi…………………………………………………………………….7
BAB II PROFIL ORGANISASI………………………………………………………………………..…….8
2.1
Sejarah ……………………………………………………………………..………………..…....8
2.2
Struktur Organisasi ………………………………………………………………………..……9
2.3
Visi, Misi, Motto, Kode Etik Pegawai……………………………………………….….…10
2.4
Kedudukan, Tugas, dan Fungsi…………………………………………………………...12
BAB III PROFIL PESERTA………………………………………………………………………………..14
3.1
Profil Peserta…………………………………………………………………………………....14
3.2
Data Kegiatan SKP…………………………………………………………………………....14
BAB IV RANCANGAN AKTUALISASI………………………..………………………………………...15
4.1
Unit Kerja…………………………………………………………………………………..……..15
4.2
Identifikasi Isu………………………………………………………………………………..…15
4.3
Analisis Isu…………………………………………………………………………….……......16
4.4
Analisis Penyebab Terjadinya Isu…………………………………………………………18
4.5
Dampak Yang Terjadi Bila Isu Tidak Diselesaikan………………………….....…..19
4.6
Kondisi yang Diharapkan…………………………………………….………………….…..19
4.7
Gagasan Penyelesaian Isu…………………………………………………….………….…19
4.8
Timeline Rancangan Aktualisasi………………………………………………….……....33
BAB V LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI..…………………………………………........34 BAB VI RENCANA TINDAK LANJUT…………………....…………………………..…………….….58 BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN ………………………..…………………………………….…..59 DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………………………………….....61 LAMPIRAN…………..………………………………………………………………………………………...62
3
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Aktualisasi Berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) menyebutkan bahwa dalam rangka mewujudkan pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan Negara, perlu membentuk ASN yang berkarakter yaitu berintegritas tinggi, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN), mampu menjalankan tugas dan jabatannya sebagai pelaksana kebijakan publik, menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat, serta mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat pemersatu bangsa dan kesatuan Negara Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Saat ini, ASN banyak mengalami tantangan dalam menjalankan tugas dan jabatannya, beberapa tantangannya adalah masih tinggi angka korupsi yang dilakukan ASN serta masih rendahnya kinerja pelayanan birokrasi. Penyelenggaraan Pelatihan Dasar (Latsar) Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang inovatif dan terintegrasi, yaitu penyelenggaraan pelatihan yang menggabungkan pembelajaran klasikal dan non klasikal di tempat pelatihan dan di tempat kerja. Hal ini dimaksudkan
untuk
memberikan
pembekalan
kepada
CPNS
agar
mampu
menginternalisasi, menerapkan dan mengaktualisasikan serta membuatnya menjadi kebiasaan (habituasi) dan merasakan manfaat dari nilai-nilai dasar profesi PNS dalam menjalankan tugasnya serta dapat melaksanakan tugasnya sesuai peraturan perundang-undangan. Pelatihan Dasar CPNS ini diatur melalui Peraturan Kepala LAN (Lembaga Administrasi Negara) Nomor 1 tahun 2021. Untuk membuat Latsar CPNS tetap efisien namun tidak mengubah atau mengurangi tujuan dari Latsar CPNS yakni membentuk karakter PNS di Indonesia. Untuk membentuk PNS profesional yang berkarakter dibutuhkan pembaharuan pola penyelenggaraan diklat pelatihan dasar dengan konsep on campus yaitu terdiri dari tahapan pembelajaran mandiri (MOOC) dan Distance Learning (aplikasi Kolabjar dan pembelajaran tatap muka secara daring) dan dilanjut dengan konsep off campus yaitu aktualisasi dan habituasi ditempat kerja. Materi pembelajaran pada pelatihan dasar CPNS yang dilakukan di kelas (on
campus), terdiri dari 4 agenda utama yaitu agenda 1 (Wawasan Kebangsaan), Agenda
4
2 (Nilai-nilai ANEKA yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen mutu dan Anti Korupsi), Agenda 3 (Kedudukan dan Peran ASN dalam NKRI) dan Agenda 4 (Habituasi). Keempat agenda tersebut kemudian diimplementasikan oleh masingmasing peserta Latsar dalam bentuk aktualisasi di unit kerja. Aktualisasi ini merupakan serangkaian proses penerapan teori ke dalam praktek dan gagasan suatu kegiatan. Pada praktek aktualisasi, peserta latsar melakukan identifikasi isu yang terjadi di unit kerja dan melakukan penetapan rincian kegiatan yang akan dilakukan untuk mengatasi isu tersebut, sehingga dapat meningkatkan kualitas kinerja unit kerja. Pada kegiatan aktualisasi, penetapan isu dikaitkan dengan kedudukan dan peran ASN dalam NKRI (Agenda 3) dan pelaksanaannya sebagai bentuk aktualisasi nilai-nilai ANEKA (Agenda 2) Saat ini penulis merupakan calon ASN di Kementerian Kesehatan, pada Unit Pelaksana Teknis Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit Jakarta di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium. Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit yang selanjutnya disingkat BBTKLPP adalah UPT yang melaksanakan tugas di bidang Teknik Kesehatan lingkungan dan pengendalian penyakit (PMK No.78 Th 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPT Bidang Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit). UPT Bidang Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit mempunyai tugas melaksanakan surveilans epidemiologi, kajian dan penapisan teknologi, laboratorium
rujukan,
pengembangan
model
kendali dan
mutu,
kalibrasi,
teknologi
tepat
Pendidikan
guna,
dan
kewaspadaan
pelatihan, dini,
dan
penanggulangan Kejadian Luar Biasa (KLB) di bidang pengendalian penyakit dan Kesehatan lingkungan serta kesehatan matra. Pada rancangan aktualisasi, penulis melakukan identifikasi isu yang terjadi selama menjalankan tugas di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta. Prioritas isu yang dipilih berdasarkan diskusi dengan coach dan mentor adalah
Optimalisasi
penataan
dokumen
arsip
internal
di
Substansi
Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta. Alasan pengangkatan isu tersebut adalah masih adanya dokumen yang tidak ditemukan di tempat penyimpanan arsip internal. Pengarsipan dokumen internal merupakan salah satu bentuk komitmen mutu dalam sebuah organisasi. Dengan belum
atau
kurang
dipahaminya
pengertian
5
terhadap
pentingnya
arsip,
mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai. Setelah ditemukan isu, penulis mulai menyusun kegiatan dan tahapan kegiatan pada rancangan aktualisasi dengan menerapkan nilai-nilai ANEKA. Nilai-nilai dasar tersebut juga diharapkan bisa diinternalisasikan dalam setiap kegiatan yang dilakukan penulis sebagai CPNS. 1.2 Tujuan Aktualisasi 1.2.1
Tujuan Umum Dengan adanya diklat latsar, maka peserta mampu melaksanakan
setiap tugas yang diemban dengan menerapkan nilai-nilai dasar di dalam pelaksanaannya, antara lain: a. Mampu menerapkan nilai-nilai dasar akuntabilitas melalui pembelajaran nilai-nilai dasar akuntabilitas, konflik kepentingan dalam masyarakat, netralitas PNS, keadilan dalam pelayanan publik, dan sikap serta perilaku konsisten. Sehingga peserta mempunyai tanggung jawab dan integritas terhadap yang dikerjakannya. b. Mampu menerapkan nilai-nilai dasar nasionalisme
dan public value
melalui pembelajaran keragaman bangsa dan berbagai aspeknya, nilainilai perjuangan kemerdekaan Indonesia, nilai-nilai gotong royong dalam masyarakat. Sehingga peserta akan melaksanakan pekerjannya berdasarkan nilai-nilai Pancasila. c. Mampu menerapkan nilai-nilai dasar etika publik melalui pembelajaran kode etik dan perilaku pejabat publik, bentuk-bentuk kode etik dan implikasinya, aktualisasi kode etik PNS. Sehingga peserta dapat melakukan pelayanan terbaik di setiap pekerjaan yang diembannya. d. Mampu menerapkan nilai dasar inovatif atau komitmen mutu melalui pembelajaran
efisiensi,
kebaruan
dan
kualitas
penyelenggaraan
pemerintahan, konsekuensi dari perubahan, serta aktualisasi nilai-nilai dasar komitmen mutu. Sehingga di dalam setiap kegiatan, peserta dapat mengukur tingkat pencapaian pekerjaannya, mengevaluasi, serta melakukan tindakan baru yang lebih efektif dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaannya itu. e. Mampu menerapkan nilai-nilai dasar anti korupsi melalui pembelajaran nilai-nilai dasar anti korupsi, proses internalisasi nilai-nilai dasar anti 6
korupsi, dan aktualisasi nilai-nilai dasar anti korupsi. Sehingga peserta tidak hanya mampu mencegah dirinya dari berbuat korupsi, tetapi juga mampu mencegah perbuatan korupsi di instansinya, betapapun kecil skalanya. 1.2.2 Tujuan Khusus a. Mampu mengoptimalkan penataan dokumen arsip internal di substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta. b. Mampu mendapatkan kembali dokumen yang dibutuhkan dengan mudah di tempat penyimpanan arsip dokumen internal substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta. 1.3
Ruang Lingkup Aktualisasi Ruang lingkup pengerjaan aktualisasi hanya meliputi pengarsipan dokumen internal yang dilakukan sementara di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta sebelum diserahkan ke bagian pengarsipan BBTKLPP Jakarta untuk di arsipkan sesuai dengan peraturan pengarsipan dokumen milik negara oleh petugas arsiparis.
7
BAB II PROFIL ORGANISASI
2.1 Sejarah Pada tahun 1920, lembaga Dienst Voor De Volks Deandheid mendirikan Proesfstation Voor Rivier Water Zuivering Voor Drink Water yang berkedudukan di daerah Manggarai, Jakarta (Sekarang bernama Kelurahan, Manggarai, Kecamatan Tebet, Jakarta Selatan) dengan maksud untuk melakukan penyelidikan dan pengolahan air sungai sebagai bahan baku air minum (PDAM). Pada tahun 1935, Proesfstation Voor Rivier Water Zuivering Voor Drink Water dipindah ke Bandung dan berganti nama menjadi laboratorium Voor Technisch Hygine & Drink Water Voorzeining dan bekerjasama dengan Technische Hooge School (T.H.S) yang sekarang dikenal sebagai Institut Teknologi Bandung (ITB). Pada zaman pendudukan jepang (1942 - 1945) laboratorium Voor Technisch Hygine & Drink Water Voorzeining di Bandung, ditempatkan di bawah kementerian pengajaran yang dalam pelaksanaan tugasnya bekerjasama dengan Sekolah Tinggi Teknik (STT). Pada saat masa pendudukan jepang berakhir dan Indonesia memproklamasikan kemerdekaannya, laboratorium tersebut berganti nama menjadi Laboratorium Kesehatan Teknik (LKT). Paska Indonesia merdeka, tepatnya pada tahun 1946 ibukota Negara Republik Indonesia dipindahkan dari Jakarta ke Yogyakarta. Bersamaan dengan pemindahan ibukota negara, Laboratorium Kesehatan Teknik (LKT) dan Sekolah Tinggi Teknik (STT) juga dipindahkan ke Yogyakarta. Pada saat yang sama, Belanda bersama dengan sekutunya (NICA) juga mendirikan Laboratorium Ilmu Kesehatan Teknik (LIKT) di Bandung, tepatnya di gedung bekas gedung yang ditinggalkan LKT (yang pindah ke Yogyakarta). Pada tahun 1949, LKT di Yogyakarta berganti nama menjadi Lembaga Ilmu Kesehatan Teknik dan statusnya di bawah Sekretaris Jenderal Departemen Kesehatan RI Pada tahun 1953, Laboratorium Kesehatan Teknik Yogyakarta berubah menjadi Lembaga Ilmu Kesehatan Teknik Bandung Cabang Yogyakarta. Selanjutnya pada tahun 1964, Lembaga Ilmu Kesehatan Teknik di Bandung diserahkan Kementrian Kesehatan Kepada Institut Teknologi Bandung (ITB) Pada tahun 1967, Lembaga Ilmu Kesehatan Teknik Bandung Cabang Yogyakarta berubah nama
8
kembali menjadi Laboratorium Kesehatan Teknik Yogyakarta dan berkedudukan di bawah Departemen Kesehatan RI. Berselang 11 (sebelas) tahun kemudian (1978), Laboratorium Kesehatan Teknik Yogyakarta, ditetapkan oleh SK Menkes RI No. 143/Menkes/SK/IV/1978, berganti nama menjadi Balai Teknik Kesehatan Lingkungan (BTKL) dan bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal Pelayanan Medik (Yanmedik) Departemen Kesehatan RI. Pada tahun 1982, BTKL Yogyakarta membentuk pos Jakarta dan Surabaya yang diserahi tugas untuk membantu pelaksanaan tugas pokok dan fungsi BTKL Yogyakarta di wilayah DKI Jakarta dan sekitarnya dan di wilayah Surabaya dan sekitarnya. Setelah berjalan selama 11 tahun di bawah Direktorat Jenderal Pelayanan Medik, kedudukan BTKL dilimpahkan kepada Direktur Jenderal Pemberantasan Penyakit Menular dan Penyehatan Lingkungan Pemukiman (PPM & PLP) melalui Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 426/Menkes/SK/VI/1989. Pada tahun 1993, BTKL Yogyakarta pos Jakarta dikukuhkan menjadi Balai Teknik Kesehatan Lingkungan
Jakarta
berdasarkan
Keputusan
Menteri
Kesehatan
RI
No
023/Menkes/SK/XI/1993 dan ditetapkan sebagai UPT dengan eselon III b. BTKL Jakarta kembali mengalami perubahan nama, klasifikasi, struktur organisasi dan tata kerja, menjadi Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan Dan Pemberantasan Penyakit
Menular
(BBTKL
PPM)
JAKARTA,
melalui
SK
Menkes
RI
No.
267/Menkes/SK/III/2004, dan mengalami peningkatan eselon menjadi IIb. BBTKL PPM Jakarta berdasarkan SK Menkes RI No. 266/Menkes/SK/III/2004, memiliki wilayah layanan sebanyak 5 (lima) provinsi yaitu : Provinsi DKI Jakarta, Jawa Barat, Banten, Lampung, dan Kalimantan Barat. Berdasarkan
Peraturan
Menteri
Kesehatan
RI
Nomor
:
2349/MENKES/PER/XI/2011,tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Bidang Teknik Kesehatan Lingkungan dan PengendalianPenyakit, BBTKL PP adalah Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Kementerian Kesehatan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal Pengendalian Penyakit dan Penyehatan Lingkungan. 2.2
Struktur Organisasi Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit (BBTKLPP) Jakarta terletak dibelahan Timur Jakarta berbatasan dengan kota Bekasi, Provinsi Jawa Barat beralamat di Jalan Bambu Apus Raya No.6 Blok C1, Jakarta Timur, 13890. 9
Pada bulan Oktober Tahun 2020 terbit Permenkes RI No.78 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Bidang Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit sebagai perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor: 2349/MENKES/PER/XI/2011, tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Bidang Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit. Standarisasi instansi teknis, SDM, Sarpras serta pelayanan diatur dalam keputusan Dirjen P2P No.HK.02.02/1/3130/2019. BBTKLPP Jakarta merupakan salah satu dari empat balai besar yang ada di Indonesia, dipimpin oleh seorang kepala dan membawahi empat Eselon III b, delapan Eselon IV b dan 11 instalasi. KEPALA NANING NUGRAHINI, SKM,
SUBBAGIAN ADMINISTRASI UMUM
SUBSTANSI TATA USAHA
SUBSTANSI SURVEILANS
SUBSTANSI PENGEMBANGAN
EPIDEMIOLOGI
TEKNOLOGI DAN LABORATORIUM
SUB SUBSTANSI
SUB SUBSTANSI ADVOKASI KEJADIAN
PROGRAM DAN
SUB SUBSTANSI TEKNOLOGI
LUAR BIASA
PENGENDALIAN PENYAKIT
LAPORAN
SUBSTANSI ANALISIS DAMPAK KESEHATAN LINGKUNGAN
SUB SUBSTANSI LINGKUNGAN
FISIKA KIMIA
SUB SUBSTANSI PENGKAJIAN DAN
SUB SUBSTANSI TEKNOLOGI
SUB SUBSTANSI LINGKUNGAN
DISEMINASI
LABORATORIUM
BIOLOGI
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
INSTALASI
Gambar 1. Struktur Organisasi BBTKLPP Jakarta 2.3 Visi, Misi, Motto, Kode Etik Pegawai Visi : “Sebagai pusat unggulan regional surveilans faktor resiko penyakit dan penyehatan lingkungan berbasis laboratorium berkeadilan” Misi :
1. Melakukan pengujian dan pengkajian faktor risiko penyakit dan penyehatan lingkungan
2. Mengembangkan laboratorium yang handal dan prima
10
3. Merekayasa teknologi tepat guna dan penerapannya 4. Mendorong kemampuan wilayah layanan dalam melakukan surveilans faktor risiko berbasis laboratorium
5. Menjalin kerjasama kemitraan dalam surveilans dan penyehatan lingkungan berbasis laboratorium. Motto : “Uji Kaji Solusi” Kode Etik Pegawai : 1. Berperilaku sesuai dengan ajaran agama atau kepercayaan yang dianut 2. Memiliki toleransi terhadap penganut agama atau kepercayaan lain 3. Mengormati agama, kepercayaan, budaya, adat istiadat ornag lain dalam menjalankan tugas 4. Menaati ketentuan jam kerja dan tata tertib kantor 5. Menaati perintah kedinasan dari atasan yang berwenang 6. Berpakaian rapi dan sopan, serta menggunakan tanda pengenal 7. Bertingkah laku sopan terhadap semua pegawai dan mitra kerja 8. Bersikap netral dari pengaruh semua golongan dan/atau parpol serta tidak diskriminatif dalam memberikan pelayanan 9. Melaksanakan tugas sesuai SOP dengan penuh tanggung jawab, jujur dan profesional 10. Memberikan pelayanan prima kepada pemangku kepentingan/mitra kerja 11. Menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik 12. Menjaga kerahasiaan tugas dan pekerjaan yang harus dirahasiakan 13. Melaporkan secara lisan dan/atau tertulis kepada atasannya apabila mengetahui adanya pelanggaran/penyimpangan pelaksanaan tugas yang dapat merugikan keuangan negara 14. Menjaga kebersihan, kerapihan, keamanan, dan kenyamanan ruang kerja 15. Menerapkan 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin) di tempat kerja agar sehat, selamat dan produktif 16. Memelihara, melindungi dan mengamankan peralatan kerja/BMN yang menjadi tanggungjawabnya 17. Mengindahkan etika berkomunikasi (bertelepon, menerima tamu dan surat menyurat termasuk e-mail)
11
18. Mematuhi aturan hukum, aturan kepegawaian, Kode Etik, serta sumpah dan janji PNS 19. Bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan tugasnya 20. Pegawai yang berhenti atau selesai memangku jabatan wajib mengembalikan dokumen dan/atau barang investasi yang dipergunakan selama melaksanakan tugas. 2.4 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi 1. Kedudukan Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor: 78 tahun 2020, tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Bidang teknis Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit, BBTKLPP adalah Unit Pelaksana Teknis di Lingkngan Kementerian Kesehatan yang berada di bawah dan
bertanggungjawab
kepada
Direktur
Jenderal
Pencegahan
dan
Pengendalian Penyakit. 2. Tugas BBTKLPP mempunyai tugas melaksanakan surveilans epidemiologi, kajian dan penapisan teknologi, laboratorium rujukan, kendali mutu, kalibrasi, Pendidikan dan pelatihan, pengembangan model dan teknologi tepat guna, kewaspadaan dini, dan penanggulangan Kejadian Luar Biasa (KLB) di bidang pengendalian penyakit dan kesehatan lingkungan serta kesehatan matra. 3. Fungsi •
Pelaksanaan surveilans epidemiologi
•
Pelaksanaan analisis dampak kesehatan lingkungan (ADKL)
•
Pelaksanaan laboratorium rujukan
•
Pelaksanaan pengembangan model dan teknologi tepat guna
•
Pelaksanaan uji kendali mutu dan kalibrasi
•
Pelaksanaan penilaian dan respon cepat, kewaspadaan dini, dan penanggulangan KLB/wabah dan bencana
•
Pelaksanaan surveilans faktor risiko penyakit tidak menular
•
Pelaksanaan Pendidikan dan pelatihan
•
Pelaksanaan
kajian
dan
pengembangan
teknologi
pengendalian
penyakit, kesehatan lingkungan, dan kesehatan matra, dan pelaksanaan ketatausahaan kerumahtanggan BBTKLPP. 12
Dalam memberikan pelayanan, BBTKLPP Jakarta memiliki kebijakan sebagai berikut: Pengutana surveilans berbasis laboratorium, penguatan pengembangan teknologi tepat guna dan implementasinya, penguatan akuntabilitas untuk mewujudkan reformasi birokrasi, penguatan kapasitas dan pengembangan Sumber Daya Manusia, koordinasi sinergisme, kolaborasi, dan integrasi program penguatan jejaring dan koordinasi.
Gambar 2. Profil BBTKLPP Jakarta
13
BAB III PROFIL PESERTA 3.1 Profil Peserta •
Nama
: Rini Tri Lestari
•
NIP
: 199012112020122006
•
Pangkat/Golongan
: Pengatur/IIc
•
Jabatan
: Pranata Laboratorium Kesehatan
•
Instansi
: Kementerian Kesehatan
•
Unit Kerja
:
Balai
Besar
Teknik
Kesehatan
Lingkungan
dan
Pengendalian Penyakit Jakarta / BBTKLPP Jakarta 3.2 Data Kegiatan SKP Dalam pelaksanaan aktualisasi, dapat mengacu pada kegiatan dalam Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yaitu: 1. Mempersiapkan pelayanan laboratorium kesehatan sederhana 2. Mempersiapkan sampel/spesimen 3. Melakukan pemeriksaan fisika, kimia, dan mikrobiologi sederhana 4. Menyusun draft pencatatan hasil pemeriksaan umum 5. Melakukan perbaikan peralatan laboratorium 6. Menyusun laporan pelaksanaan tugas 7. Melaksanakan tugas kedinasan lain 8. Mengerjakan kearsipan bidang PTL 9. Mengerjakan laporan bulanan, triwulan, semesteran, dan tahunan bidang PTL 10. Mengerjakan data dukung perencanaan bidang PTL 11. Mengerjakan laporan akreditasi laboratorium
14
BAB IV RANCANGAN AKTUALISASI 4.1 Unit Kerja : Sub Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta 4.2 Identifikasi Isu : Identifikasi isu berdasarkan pengalaman bekerja selama 3 bulan di Unit Kerja Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta. Berikut ini identifikasi isu yang telah dirumuskan: 1. Belum optimalnya pelaksanaan program kegiatan di BBTKLPP Jakarta selama pandemi. Data pendukung : Beberapa program kegiatan pelayanan ditunda karena peralihan anggaran berkonsentrasi ke pelayanan covid. 2. Kurang optimalnya sarana dan prasarana terkait alat penunjang komunikasi antar bagian. Data pendukung : petugas tim preparasi menggunakan alat komunikasi pribadi untuk berkomunikasi dengan tim pelayanan terkait sampel. 3. Belum
optimalnya
penataan
dokumen
arsip
internal
di
Substansi
Pengembangan Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta. Data pendukung : Karena masih adanya dokumen yang tidak ditemukan di tempat penyimpanan arsip. 4. Belum optimalnya penyebarluasan informasi pelayanan BBTKLPP Jakarta. Data pendukung : media sosial dapat dimanfaatkan untuk mengedukasi masyarakat dan memperkenalkan pelayanan BBTKLPP Jakarta seperti BBTKLPP Yogyakarta dan Surabaya yang sangat informatif di media sosial. 5. Belum optimalnya penerapan sop pada petugas laboratorium terkhusus tim preparasi di BBTKLPP Jakarta. Data pendukung : Tim preparasi tidak selalu menggunakan box transportasi dalam pengantaran sampel covid dari ruangan preparasi ke ruangan ekstraksi.
15
4.3 Analisis Isu : Berdasarkan isu aktual yang telah teridentifikasi, selanjutnya dilakukan proses pemilihan isu dengan analisis kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Kelayakan (APKL). Teknik APKL yang dibuat adalah teknik yang digunakan untuk menentukan kelayakan suatu masalah dengan memperhatikan empat faktor, yaitu: a. Aktual (A), yaitu isu tersebut masih dibicarakan atau belum terselesaikan hingga masa sekarang; b. Problematik (P), yaitu isu yang menyimpang dari harapan standar, ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari penyebab dan pemecahannya; c. Kekhalayakan (K), yaitu isu yang diangkat secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang; d. Layak (L), yaitu isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis dan dapat dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab hingga akhirnya diangkat menjadi isu yang prioritas. Berikut di bawah ini merupakan hasil penetapan isu dengan metode APKL Tabel 1. Analisis Isu berdasarkan kriteria APKL No
Isu
A
P
K
L
Hasil
Kriteria
(+/-) 1
Belum optimalnya
(-)
(+)
(+)
(+)
(-)
pelaksanaan program
Tidak terpilih
kegiatan di BBTKLPP Jakarta selama pandemi 2
Kurang optimalnya sarana
(+)
(+)
(+)
(+)
(+)
Terpilih
(+)
(+)
(+)
(+)
(+)
Terpilih
dan prasarana terkait alat penunjang komunikasi antar bagian 3
Belum optimalnya penataan dokumen arsip internal di Substansi
16
Pengembangan Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta 4
Belum optimalnya
(+)
(+)
(+)
(+)
(+)
Terpilih
(+)
(+)
(+)
(+)
(+)
Terpilih
penyebarluasan informasi pelayanan BBTKLPP Jakarta 5
Belum optimalnya penerapan SOP pada petugas laboratorium terkhusus tim preparasi di BBTKLPP Jakarta.
Dari lima isu yang berhasil di identifikasi, terdapat empat isu yang terpilih. Kelima isu yang terpilih ini kemudian di analisis lebih lanjut menggunakan perangkat USG. Untuk mengetahui
isu
mana
yang
menjadi
paling
prioritas
dengan
menggunakan
kriteria Urgency (U), Seriousness (S), Growth (G) atau yang biasa disebut identifikasi USG. Kriteria USG dijelaskan sebagai berikut: Tabel 2. Teknik USG No
ISU
Kriteria U
1
Kurang optimalnya sarana dan
S
Jumlah
Prioritas
Skor
G
3
4
3
10
3
5
4
4
13
1
3
2
3
8
4
prasarana terkait alat penunjang komunikasi antar bagian. 2
Belum
optimalnya
dokumen
arsip
Substansi
penataan internal
di
Pengembangan
Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta 3
Belum penyebarluasan
optimalnya informasi
pelayanan BBTKLPP Jakarta
17
4
Belum
optimalnya
penerapan
4
4
4
12
2
sop pada petugas laboratorium terkhusus
tim
preparasi
di
BBTKLPP Jakarta Keterangan: U: Urgency; S=Seriousness; G: Growth. Interval penentuan prioritas: Angka 1: sangat tidak mendesak/gawat dan dampak; Angka 2: tidak mendesak/gawat dan dampak; Angka 3: cukup mendesak/gawat dan dampak; Angka 4: mendesak/gawat dan dampak; Angka 5: sangat mendesak/gawat dan dampak. Berdasarkan hasil analisis penulis menggunakan teknik USG, isu paling prioritas adalah “Belum optimalnya penataan dokumen arsip internal di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta”. Isu ini menjadi lebih prioritas dibandingkan dengan isu lainnya. 4.4 Analisis penyebab terjadinya isu Penulis menggunakan metode Fishbone diagram untuk mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari isu tersebut. Gambar 3. Metode Analisis Fish Bone Metode Pengarsipan dokumen internal hanya dilakukan secara fisik
Belum optimalnya penataan dokumen arsip internal di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta
Kurang efektifnya lemari penyimpanan arsip
Kurangnya pengetahuan petugas tentang pentingnya pengarsipan dokumen
Material
Man
18
Beberapa penyebab isu tersebut, yaitu : • Kurangnya pengetahuan petugas tentang pentingnya pengarsipan dokumen • Penataan dokumen arsip internal hanya dilakukan secara fisik • Tidak ada pengarsipan dokumen secara digital • Penataan arsip internal terlihat tidak rapih 4.5
Dampak yang terjadi bila isu tidak diselesaikan Dampak yang akan terjadi bila isu ini tidak segera diselesaikan, diantaranya : 1. Petugas lain kesulitan mencari kembali dokumen internal yang dibutuhkan 2. Ketergantungan kepada petugas pengarsipan dalam mencari dokumen internal 3. Beberapa dokumen internal tidak ditemukan di tempat arsip 4. Penataan arsip internal menjadi tidak rapi
4.6
Kondisi yang diharapkan Kondisi yang diharapkan diantaranya : 1.
Semua petugas mudah mencari kembali dokumen internal yang dibutuhkan
2.
Tidak kesulitan dalam mencari dokumen internal ketika petugas pengarsipan tidak masuk kerja
3.
Pengarsipan secara digital dan fisik saling malengkapi apabila terjadi hal-hal yang tidak diharapkan
4.
Penataan arsip internal menjadi lebih rapih.
4.7 Gagasan penyelesaian isu Gagasan penyelesaian isu untuk “Optimalisasi penataan dokumen arsip internal di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta”, yaitu: Tabel 3.Kegiatan gagasan penyelesaian isu No
Kegiatan
Sumber
1
Penataan arsip fisik berdasarkan jenis kegiatan, urutan
SKP
nomor surat, dan bulan terbitnya dokumen internal 2
Pembuatan wadah penempatan sementara dokumen yang akan diarsipkan
19
SKP
3
Pembuatan buku bukti penyerahan dokumen yang akan
SKP
diarsipkan 4
Pengarsipan secara digital dengan memfolderkan hasil
SKP
scan dokumen 5
Pendataan secara digital dengan membuat spreadsheet
SKP
dan disimpan dalam google drive 6
Sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta
20
SKP
Tabel 4.Matriks Rancangan Aktualisasi No
Kegiatan
Tahapan
Hasil / Output
Keterkaitan subtansi
Kontribusi visi dan
Penguatan nilai
misi
organisasi dan/atau Kode Etik Organisasi
1
Penataan arsip
1.Menyiapkan
Catatan hasil
Penulis
Kegiatan ini
Kegiatan ini
fisik
gagasan
konsultasi dan
menyampaikan
diharapkan dapat
diharapkan dapat
pemberian izin
rencana kegiatan
berkontribusi
memberikan
berdasarkan masing-masing
2. Meminta izin waktu
penataan arsip fisik
kepada
terhadap misi
penguatan terhadap
kegiatan, urutan
bertemu dengan
dokumen internal
SubKoordinator
BBTKLPP Jakarta
Kode Etik Pegawai
nomor surat
SubKoordinator Sub
di bidang
Teknologi
salah satunya yaitu
BBTKLPP Jakarta yaitu
dokumen
Substansi Teknologi
Pengembangan
Laboratorium dengan
Mengembangkan
:
internal
Laboratorium
Teknologi
sopan dan santun
laboratorium yang
1.Menjaga data
Laboratorium
(Etika Publik), serta
handal dan prima
dan/atau informasi
3. Melakukan
menggunakan bahasa
milik BBTKLPP Jakarta
konsultasi dan
Indonesia yang baik
dengan baik
meminta izin
dan benar
pelaksanaan
(Nasionalisme).
implementasi gagasan
2.Memelihara, melindungi dan
kepada
Penulis menerima
mengamankan
Subkoordinator Sub
masukan dan
peralatan kerja/BMN
mencatat hal-hal
21
Substansi Teknologi
penting (Komitmen
yang menjadi
Laboratorium
mutu)
tanggungjawabnya
Penulis meminta izin
2.Menjaga
4.Meminta izin kepada
untuk menggunakan
kebersihan,
Koordinator Bidang
fasilitas instansi
kerapihan, keamanan,
Pengembangan
dengan sopan dan
dan kenyamanan
Teknologi
santun (Etika
ruang kerja
Laboratorium untuk
Publik), serta
penggunaan fasilitas
menggunakan bahasa
3. Menerapkan 5 R
dalam merapihkan
Indonesia yang baik
(Ringkas, Rapi, Resik,
arsip fisik
dan benar
Rawat dan Rajin) di
(Nasionalisme).
tempat kerja agar sehat, selamat dan
Penulis bertanggung
produktif
jawab dalam penggunaan fasilitas
4.Mengindahkan etika
(ATK) dengan
berkomunikasi
menerapkan nilai
(bertelepon,
efektif dan efisien
menerima tamu dan
sehingga tidak terjadi
22
pemborosan (Anti
surat menyurat
Korupsi)
termasuk e-mail). 5.Bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan tugasnya
5.Melakukan
Terkumpulnya
Petunjuk cara
Kegiatan ini
Kegiatan ini
pencarian materi
materi dan
pengarsipan dokumen
diharapkan dapat
diharapkan dapat
terkait tentang cara
terlaksananya
harus dapat dipercaya
berkontribusi
memberikan
pengarsipan dokumen
penataan arsip fisik
dan
terhadap misi
penguatan terhadap
dokumen internal
dipertanggungjawabk
BBTKLPP Jakarta
Kode Etik Pegawai
6.Mempersiapkan ATK
an kebenarannya
salah satunya yaitu
BBTKLPP Jakarta yaitu
yang diperlukan
(Akuntabilitas).
Mengembangkan
:
laboratorium yang
1.Menerapkan 5 R
handal dan prima
(Ringkas, Rapi, Resik,
seperti box file, map gantung, binder clips,
Dengan adanya
trigonal clips
petunjuk cara
Rawat dan Rajin) di
pengarsipan baik dan
tempat kerja agar
7.Merapihkan arsip
benar, tujuan dari
sehat, selamat dan
fisik dokumen internal
rencana penataan
produktif
berdasarkan masing-
23
masing kegiatan,
arsip fisik dokumen
2. Bertanggung jawab
urutan nomor surat
internal dapat tercapai
atas hasil pelaksanaan
dokumen.
(Komitmen Mutu).
tugasnya
Penggunakan fasilitas instansi dengan penuh tanggung jawab (Akuntabilitas). Penataan arsip dokumen internal dibuat se-efektif mungkin sehingga mudah dicari kembali saat diperlukan (Komitmen Mutu) 2
Pembuatan
1.Menentukan wadah
Wadah dokumen
Penggunakan fasilitas
Kegiatan ini
Kegiatan ini
wadah
instansi (Box File)
diharapkan dapat
diharapkan dapat
penempatan
secara efektif dan
berkontribusi
memberikan
24
sementara
2.Membuat dan
efisien (Anti
terhadap misi
penguatan terhadap
dokumen yang
mencetak label
Korupsi).
BBTKLPP Jakarta
Kode Etik Pegawai
akan diarsipkan
keterangan untuk
salah satunya yaitu
BBTKLPP Jakarta yaitu
wadah
Mengembangkan
:
laboratorium yang
1.Menjaga
handal dan prima
kebersihan,
3.Menempelkan label keterangan pada
kerapihan, keamanan,
wadah
dan kenyamanan ruang kerja 2. Menerapkan 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin) di tempat kerja agar sehat, selamat dan produktif
3
Pembuatan
1.Menentukan buku
buku bukti penyerahan
2.Membuat dan mencetak judul buku
Buku bukti
Buku bukti
Kegiatan ini
Kegiatan ini
penyerahan
penyerahan dokumen
diharapkan dapat
diharapkan dapat
dokumen
dibuat untuk
berkontribusi
memberikan
memudahkan
terhadap misi
penguatan terhadap
25
dokumen yang akan diarsipkan
tertelusurnya arsip
BBTKLPP Jakarta
Kode Etik Pegawai
3.Menempelkan label
fisik (Komitmen
salah satunya yaitu
BBTKLPP Jakarta yaitu
ketrangan pada buku
Mutu)
Mengembangkan
:
laboratorium yang
1.Menjaga data
handal dan prima
dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik 2.Menjaga kebersihan, kerapihan, keamanan, dan kenyamanan ruang kerja 3. Menerapkan 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin) di tempat kerja agar sehat, selamat dan produktif
26
4
Pengarsipan
1.Meminta izin
Pdf dokumen
Penulis
Kegiatan ini dilakukan
Kegiatan ini
secara
penggunaan alat
dalam folder
menyampaikan
dengan tujuan untuk
diharapkan dapat
elektronik
scanner yang berada
komputer
permintaan izin
meningkatkan mutu
memberikan
dengan
di ruangan tata usaha
penggunaan alat
pengarsipan di bidang
penguatan terhadap
memfolderkan
scanner dengan sopan Pengembangan
Kode Etik Pegawai
hasil scan
2.Melakukan scan
dan santun (Etika
Teknologi
BBTKLPP Jakarta yaitu
dokumen
dokumen fisik
Publik), serta
Laboratorium, hal ini
:
menggunakan bahasa
sesuai dengan misi
1.Mengindahkan etika
3. Menyimpan dan
Indonesia yang baik
BBTKLPP Jakarta yaitu
berkomunikasi
merapihkan file hasil
dan benar
Mengembangkan
(bertelepon,
scan dokumen ke
(Nasionalisme).
laboratorium yang
menerima tamu dan
handal dan prima
surat menyurat
dalam folder komputer
Mendokumentasikan
termasuk e-mail).
secara digital sebagai tindakan dalam
2.Menjaga data
peningkatan mutu
dan/atau informasi
pelayanan
milik BBTKLPP Jakarta
(Komitmen Mutu)
dengan baik 3.Memelihara, melindungi dan
27
mengamankan peralatan kerja/BMN yang menjadi tanggungjawabnya 4.Melaksanakan tugas sesuai SOP dengan penuh tanggung jawab, jujur dan profesional
5
Pendataan
1. Membuat ringkasan
Data dokumen
Pendataan secara
Kegiatan ini dilakukan
Kegiatan ini
secara eletronik
beberapa poin penting
dalam speadsheet
digital dalam
dengan tujuan untuk
diharapkan dapat
dengan
dokumen yang akan
dan google drive
spreadsheet dan
meningkatkan mutu
memberikan
membuat
dimasukkan ke dalam
google drive sebagai
pengarsipan di bidang
penguatan terhadap
ms.excel dan
ms.excel
tindakan dalam
Pengembangan
Kode Etik Pegawai
peningkatan mutu
Teknologi
BBTKLPP Jakarta yaitu
2.Membuat ms.excel
pelayanan
Laboratorium, hal ini
:
dan memasukkan
(Komitmen Mutu)
sesuai dengan misi
1.Menjaga data
BBTKLPP Jakarta yaitu
dan/atau informasi
disimpan dalam
google drive
28
ringkasan data dari
Mengembangkan
milik BBTKLPP Jakarta
setiap dokumen
laboratorium yang
dengan baik
handal dan prima 3.Melakukan duplikasi
2.Memelihara,
file yang telah dibuat
melindungi dan
dari komputer
mengamankan
kedalam google drive
peralatan kerja/BMN yang menjadi tanggungjawabnya 3.Melaksanakan tugas sesuai SOP dengan penuh tanggung jawab, jujur dan profesional
6
Sosialisasi link
1.Meminta izin dan
1.Pemberi izin dan
Penulis
Kegiatan ini dilakukan
Kegiatan ini
google drive
persetujuan
persetujuan
menyampaikan
dengan tujuan untuk
diharapkan dapat
kepada petugas
Koordinator Bidang
Koordinator Bidang
permintaan izin
meningkatkan mutu
memberikan
di Bidang
Pengembangan
Pengembangan
kegiatan sosialisasi
pengarsipan di bidang
penguatan terhadap
29
Pengembangan
Teknologi
Teknologi
Teknologi
Laboratorium untuk
Laboratorium BBTKLPP
Pengembangan
Kode Etik Pegawai
Laboratorium untuk Bidang
Teknologi
BBTKLPP Jakarta yaitu
melakukan sosialisasi
melakukan
Pengembangan
Laboratorium, hal ini
:
link google drive
sosialisasi
Teknologi
sesuai dengan misi
1.Mengindahkan etika
Laboratorium dengan
BBTKLPP Jakarta yaitu
berkomunikasi
Jakarta
kepada Koordinator
2.Membuat undangan
2.Undangan
berbicara sopan dan
Mengembangkan
(bertelepon,
secara online dan
sosialisasi
santun (Etika
laboratorium yang
menerima tamu dan
Publik), serta
handal dan prima
surat menyurat
menyebarkan melalui
whatsapp grup
3.Absensi
menggunakan Bahasa
internal Bidang
kehadiran peserta
Indonesia yang baik
Pengembangan
sosialisasi
dan benar
2.Menjaga data
(Nasionalisme).
dan/atau informasi
Teknologi Laboratorium
4.Laporan kegiatan sosialisasi
termasuk e-mail).
milik BBTKLPP Jakarta Dalam pembuatan
dengan baik
3.Melaksanakan
nota dinas internal
sosialisasi
sebagai undangan
3.Memelihara,
penggunaan link
sosialisasi, penulis
melindungi dan
google drive kepada
menggunakan Bahasa
mengamankan
seluruh staf Bidang
Indonesia yang baik
peralatan kerja/BMN
Pengembangan
dan benar
yang menjadi
(Nasionalisme).
tanggungjawabnya
30
Teknologi Laboratorium
Penulis
4.Melaksanakan tugas
menyampaikan
sesuai SOP dengan
4. Pembuatan
sosialisasi kepada
penuh tanggung
Laporan hasil kegiatan
seluruh staf Substansi
jawab, jujur dan
sosialisasi
Pengembangan
profesional
Teknologi dan Laboratorium dengan berbicara sopan dan santun (Etika Publik), serta menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme). Laporan hasil kegiatan sosialisasi dikerjakan dengan sungguhsungguh dan dapat dipetanggung
31
jawabkan (Akuntabilitas).
32
4.8 Timeline Rancangan Aktualisasi Dalam melakukan kegiatan aktualisasi, diperlukan rencana jadwal kegiatan untuk mempermudah peserta mencapai target aktualisasi dengan baik. Rencana jadwal pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini tertuang dalam Tabel . berikut. Tabel 5. Timeline Rancangan Aktualisasi NO
KEGIATAN
MEI
.
2 1. Penataan arsip fisik berdasarkan masing-masing judul, urutan nomor surat, dan bulan terbitnya dokumen internal 2.
Pembuatan wadah penempatan sementara dokumen yang akan diarsipkan
3.
Pembuatan buku bukti penyerahan dokumen yang akan diarsipkan
4.
Pengarsipan secara elektronik dengan memfolderkan hasil scan dokumen
5.
Pendataan secara eletronik dengan membuat ms.excel dan disimpan dalam google drive
6.
Sosialisasi link google drive kepada petugas di Bidang Pengembangan Teknologi Laboratorium BBTKLPP Jakarta
Keterangan: Libur cuti bersama Idul Fitri Pelaksanaan kegiatan aktualisasi
33
3
JUNI 4
1
2
3
BAB V LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI
I.
Laporan Pencapaian Aktualisasi Selama kegiatan aktualisasi, nilai-nilai dasar profesi ASN telah diaktualisasikan pada setiap tahapan kegiatan yang dimulai dari tanggal 20 Mei sampai dengan 18 Juni 2021. Berikut laporan hasil capaian pelaksanaan aktualisasi yang disajikan pada Tabel 6. Tabel 6. Laporan Pencapaian Aktualisasi No 1
Kegiatan
Tahapan
Tanggal
Tanggal
Rancangan
Pelaksanaan
Kendala
Penataan arsip
1.Menyiapkan gagasan
20 – 28 Mei
20 – 28 Mei
Tahapan kegiatan
fisik
2. Meminta izin waktu
2021
2021
Meminta izin
berdasarkan
bertemu dengan
kepada
masing-masing
Subkoordinator Sub
Koordinator
kegiatan, urutan
Substansi Teknologi
Substansi
nomor surat
Laboratorium
Pengembangan
dokumen
3. Melakukan konsultasi dan
Teknologi dan
internal
meminta izin pelaksanaan
Laboratorium
implementasi gagasan
untuk
34
Keterangan Terlaksana
kepada Subkoordinator Sub
penggunaan
Substansi Teknologi
fasilitas dalam
Laboratorium
merapihkan arsip
4.Meminta izin kepada
fisik dilaksanakan
Koordinator Substansi
dengan
Pengembangan Teknologi
permohonan izin
dan Laboratorium untuk
berjenjang
penggunaan fasilitas dalam
melalui
merapihkan arsip fisik
Subkoordinator
5.Melakukan pencarian
Sub Substansi
materi terkait tentang cara
Teknologi
pengarsipan dokumen
Laboratorium
6.Mempersiapkan ATK yang diperlukan seperti box file, map gantung, binder clips, trigonal clips 7.Merapihkan arsip fisik dokumen internal berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen
35
2
3
4
Pembuatan
1.Menentukan wadah
24 – 28 Mei
24 Mei 2021
-
Terlaksana
wadah
2.Membuat dan mencetak
2021
penempatan
label keterangan untuk
sementara
wadah
dokumen yang
3.Menempelkan label
akan diarsipkan
keterangan pada wadah
Pembuatan
1.Menentukan buku
24 Mei – 4
24 Mei 2021
-
Terlaksana
buku bukti
2.Membuat dan mencetak
Juni 2021
penyerahan
judul buku
dokumen yang
3.Menempelkan label
akan diarsipkan
keterangan pada buku
Pengarsipan
1.Meminta izin penggunaan
2 – 4 Juni
2 – 6 Juni
1.Permintaan izin
Terlaksana
secara digital
alat scanner yang berada di
2021
2021
kepada Kasubag
dengan
ruangan tata usaha
ADUM dalam
memfolderkan
2.Melakukan scan dokumen
penggunaan alat
hasil scan
fisik
scanner di
dokumen
3. Menyimpan dan
ruangan tata
merapihkan file hasil scan
usaha dilakukan
36
dokumen ke dalam folder
melalui pesan
komputer
singkat atau
whatsapp karena terkendala jadwal WFO, WFH di BBTKLPP Jakarta 2.Tahapan scan dokumen fisik dilanjutkan pada hari libur (sabtuminggu) agar tidak mengganggu dalam pelaksanaan pekerjaan penulis. 5
Pendataan
1. Membuat ringkasan
7 – 11 Juni
7 – 11 Juni
secara digital
beberapa poin penting
2021
2021
37
-
Terlaksana
dengan
dokumen yang akan
membuat
dimasukkan ke dalam
spreadsheet dan
spreadsheet
disimpan dalam
2.Membuat spreadsheet dan
google drive
memasukkan ringkasan data dari setiap dokumen 3. Membuat duplikasi file kedalam google drive
6
Sosialisasi
1.Meminta izin dan
14 – 18 Juni
penyimpanan
persetujuan Koordinator
2021
arsip internal
Substansi Pengembangan
sosialisasi tidak
secara digital di
Teknologi dan Laboratorium
semua staf
Substansi
untuk melakukan sosialisasi
Substansi
Pengembangan
penyimpanan arsip internal
Pengembangan
Teknologi dan
secara digital di Substansi
Teknologi dan
Laboratorium
Pengembangan Teknologi
Laboratorium
kepada staf
dan Laboratorium
hadir dalam
Substansi
2.Membuat nota dinas
sosialisasi karena
Pengembangan
internal undangan sosialisasi
penerapan jadwal
Teknologi dan
penyimpanan arsip internal
WFO, WFH di
Laboratorium
secara digital di Substansi
BBTKLPP Jakarta
38
17 Juni 2021
1.Pada tahapan kegiatan
Terlaksana
BBTKLPP
Pengembangan Teknologi
Jakarta
dan Laboratorium 3.Melaksanakan sosialisasi kepada staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium 4. Pembuatan Laporan hasil kegiatan sosialisasi
39
Adapun deskripsi capaian masing-masing kegiatan aktualisasi nilai dasar profesi ASN yang telah dilaksanakan di unit kerja substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta diuraikan sebagai berikut: Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 1 Kegiatan 1
Penataan arsip fisik berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen internal
Waktu Pelaksanaan
:
Tahapan Kegiatan
20 – 28 Mei 2021
1. Menyiapkan gagasan 2. Meminta
izin
waktu
bertemu
dengan
Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium
3. Melakukan konsultasi dan meminta izin pelaksanaan implementasi gagasan kepada Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium
4. Meminta izin kepada Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk
penggunaan
fasilitas
dalam
merapihkan arsip fisik
5. Melakukan pencarian materi terkait tentang cara pengarsipan dokumen
6. Mempersiapkan ATK yang diperlukan seperti box file, map gantung, binder clips, trigonal clips
7. Merapihkan arsip fisik dokumen internal berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen Dokumentasi (Terlampir)
:
1. Dokumentasi kegiatan konsultasi dengan Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium
2. Catatan kegiatan konsultasi
40
3. Dokumentasi
pencarian
materi
terkait
tentang cara pengarsipan dokumen dengan staf arsiparis
4. Materi pemberkasan arsip aktif oleh Biro Umum, Setjen Kemenkes
5. Dokumentasi hasil kegiatan merapihkan arsip fisik dokumen Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS Dalam proses penataan arsip fisik berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen internal, penulis melakukan konsultasi dan meminta izin pelaksanaan kegiatan kepada Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium. Penyampaian rencana kegiatan dilakukan secara sopan dan santun (Etika Publik) serta dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme) dan mencatat hal-hal penting dari konsultasi tersebut (Komitmen Mutu). Penulis juga meminta izin dalam penggunaan fasilitas instansi secara sopan dan santun (Etika Publik) dan bertanggung jawab dalam penggunaan fasilitas (ATK) dengan menerapkan nilai efektif dan efisien sehingga tidak terjadi pemborosan (Anti Korupsi). Penulis melakukan pencarian materi dari sumber yang dapat dipercaya
dan
dapat
dipertanggungjawabkan
kebenarannya
(Akuntabilitas), yaitu dari staf arsiparis BBTKLPP Jakarta. Permintaan masukan terkait materi cara pengarsipan dokumen dilakukan penulis secara sopan dan santun (Etika Publik) serta dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme). Dengan adanya petunjuk cara pengarsipan yang baik dan benar, tujuan dari rencana penataan arsip fisik dokumen internal dapat tercapai (Komitmen Mutu). Berdasarkan materi pemberkasan arsip aktif dari biro umum Setjen Kemenkes, kegiatan merapihkan arsip fisik dokumen internal dilakukan berdasarkan masing-masing kegiatan dan urutan nomor surat dokumen, penataan dibuat se-efektif mungkin sehingga mudah dicari kembali saat diperlukan (Komitmen Mutu).
41
Analisis Dampak Kegiatan ini merupakan bentuk tanggung jawab yang dilakukan penulis mengacu pada salah satu sasaran kinerja pegawai (skp) yaitu bertanggung jawab terhadap arsip internal Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium. Dalam pelaksanaan kegiatan, nilai Aneka menjadi sangat penting untuk membantu menjalankan kegiatan dengan lancar dan menghasilkan output yang tepat. Jika tidak diterapkannya nilai Etika Publik dan Nasionalisme dalam kegiatan penyampaian gagasan dan permohonan izin kepada Substansi
Teknologi
Laboratorium,
akan
Subkoordinator Sub
berdampak
menimbulkan
ketidakpuasan atasan terhadap tutur kata dan perilaku penulis, sehingga dimungkinkan atasan enggan memberikan masukan bahkan tidak menyetujui rencana kegiatan penulis dan tidak membantu melaksanakan izin berjenjang kepada Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium. Begitu pula saat penulis melaksanakan kegiatan pencarian materi terkait tentang cara pengarsipan dokumen kepada staf arsiparis, jika tidak diterapkannya nilai Etika Publik dan Nasionalisme akan berdampak menimbulkan ketidakpuasan staf arsiparis terhadap tutur kata dan perilaku penulis, sehingga dimungkinkan staf arsiparis tidak mau membantu memberikan materi yang dibutuhkan oleh penulis. Selanjutnya ketiadaan nilai Anti Korupsi pada kegiatan penggunaan fasilitas instansi (ATK) yang tidak bertanggung jawab dan tidak menerapkan efisiensi, tentunya dapat menimbulkan kerugian secara finansial dan secara tidak langsung dapat memberikan contoh sikap yang negatif kepada rekan kerja. Begitu pula jika ketiadaan nilai Komitmen Mutu dalam kegiatan merapihkan arsip fisik dokumen internal akan menyebabkan ketidak tercapaian pengarsipan yang baik dan benar. Kontribusi
Unit
Kerja
Substansi
Pengembangan
Teknologi
dan
Laboratorium Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kerapihan dokumen internal di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium dengan
42
memberikan kemudahan staf dalam mencari kembali dokumen yang di perlukan. Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”. Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “bertingkah laku sopan terhadap semua pegawai dan mitra kerja” dan “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik”. Dalam pelaksanannnya mengutamakan prinsip akuntabilitas, nasionalisme, etika publik, komitmen mutu dan anti korupsi.
Foto-1. Dokumentasi kegiatan konsultasi dengan Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium
43
Foto-2. Catatan kegiatan konsultasi
Foto-4
Foto-3 Foto-3.
Dokumentasi pencarian materi terkait tentang cara pengarsipan dokumen dengan staf arsiparis.
Foto-4.
Materi pemberkasan arsip aktif oleh Biro Umum, Setjen Kemenkes.
44
Sesudah
Sebelum Foto-5.
Dokumentasi hasil kegiatan merapihkan arsip fisik dokumen
Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 2 Kegiatan 2
Pembuatan wadah penempatan sementara dokumen yang akan diarsipkan
Waktu Pelaksanaan
:
Tahapan Kegiatan
24 Mei 2021 1. Menentukan wadah 2. Membuat dan mencetak label keterangan untuk wadah 3. Menempelkan label keterangan pada wadah
Dokumentasi (Terlampir)
:
Dokumentasi wadah penyimpanan dokumen sementara
Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS Pada proses kegiatan pembuatan wadah penempatan sementara dokumen yang akan diarsipkan, menggunakan fasilitas (box file) secara efektif dan efisien (Anti Korupsi).
45
Analisis Dampak Kegiatan ini merupakan bentuk inovasi dari penulis yang bertujuan untuk memudahkan alur penyerahan dokumen internal yang akan di arsipkan sehingga penyerahan terpusat pada satu wadah. Bila meniadakan nilai Anti Korupsi dalam menggunakan fasilitas (box file) berdampak pada kerugian finansial apabila terjadi keborosan dalam menggunakan fasilitas tersebut. Kontribusi
Unit
Kerja
Substansi
Pengembangan
Teknologi
dan
Laboratorium Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kerapihan dokumen internal yang akan di arsipkan sehingga penyerahan terpusat pada satu wadah, yang
sebelumnya
diletakkan
di
meja
petugas
pengarsipan
sehingga
meningkatkan resiko dokumen terselip bahkan hilang. Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”. Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik” dan ”memelihara, melindungi dan mengamankan peralatan kerja/BMN
yang
menjadi
tanggungjawabnya”.
Dalam
pelaksanaannya
mengutamakan prinsip anti korupsi.
Foto-6.
Dokumentasi wadah penyimpanan dokumen sementara
46
Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 3 Kegiatan 3
Pembuatan buku bukti penyerahan dokumen yang akan diarsipkan
Waktu Pelaksanaan
:
Tahapan Kegiatan
24 Mei 2021 1. Menentukan buku 2. Membuat dan mencetak judul buku 3. Menempelkan label keterangan pada buku
Dokumentasi
:
(Terlampir)
Buku penerimaan dokumen yang akan diarsipkan
Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS Penulis membuat kegiatan pembuatan buku bukti penyerahan dokumen bertujuan untuk memudahkan tertelusurnya arsip fisik di Substansi (Komitmen Mutu). Analisis Dampak Kegiatan pembuatan buku bukti penyerahan dokumen bertujuan untuk memudahkan tertelusurnya arsip fisik yang merupakan bentuk inovasi dari penulis, bila meniadakan nilai Komitmen Mutu dalam kegiatan ini dapat berdampak kesulitan dalam penelusuran dokumen. Kontribusi
Unit
Kerja
Substansi
Pengembangan
Teknologi
dan
Laboratorium Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kerapihan dokumen internal yang akan di arsipkan sehingga penyerahan tercatat dengan baik dan memudahkan dalam penelusuran petugas pengarsipan. Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”. Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik”. Dalam pelaksanannnya mengutamakan prinsip komitmen mutu.
47
Foto-7. Buku penerimaan dokumen yang akan diarsipkan
Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 4 Kegiatan 4
Pengarsipan secara digital dengan memfolderkan hasil scan dokumen
Waktu Pelaksanaan Tahapan Kegiatan
:
2 – 6 Juni 2021 1. Meminta izin penggunaan alat scanner yang berada di ruangan tata usaha 2. Melakukan scan dokumen fisik 3. Menyimpan dan merapihkan file hasil scan dokumen ke dalam folder komputer
Dokumentasi (Terlampir)
: 1. Screen shot percakapan via whatsapp dengan Kasubbag ADUM terkait kegiatan permohonan izin penggunaan alat scanner oleh Kasubbag ADUM 2. Screen shot bukti melakukan scan dokumen fisik 3. Screen shot bukti menyimpan dan merapihkan file hasil scan dokumen ke dalam folder komputer
48
Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS Kegiatan pengarsipan secara digital dengan memfolderkan hasil scan dokumen sebagai tindakan dalam peningkatan mutu pelayanan (Komitmen Mutu). Penulis menyampaikan permohonan izin penggunaan alat scanner yang berada di ruangan tata usaha kepada Kasubbag ADUM secara sopan dan santun (Etika Publik) serta dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme). Analisis Dampak Pada kegiatan penyampaian permohonan izin penggunaan alat scanner yang berada di ruangan tata usaha kepada Kasubbag ADUM, bila meniadakan nilai Etika Publik dan Nasionalisme akan berdampak menimbulkan ketidakpuasan atasan terhadap tutur kata dan perilaku penulis, sehingga dimungkinkan atasan enggan memberikan izin penggunaan alat scanner tersebut. Kontribusi
Unit
Kerja
Substansi
Pengembangan
Teknologi
dan
Laboratorium Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kerapihan dokumen internal sehingga memudahkan staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium dalam pencarian dokumen. Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”. Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik”. Dalam pelaksanannnya mengutamakan prinsip komitmen mutu, etika publik, dan nasionalisme.
49
Foto-8. Screen shot percakapan via whatsapp dengan Kasubbag ADUM terkait kegiatan permohonan izin penggunaan alat scanner oleh Kasubbag ADUM
Foto-9. Screen shot bukti melakukan scan dokumen fisik
Foto-10. Screen shot bukti menyimpan dan merapihkan file hasil scan dokumen ke dalam folder computer 50
Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 5 Kegiatan 5
Pendataan secara digital dengan membuat
spreadsheet dan disimpan dalam google drive Waktu Pelaksanaan Tahapan Kegiatan
:
7 – 11 Juni 2021 1. Membuat ringkasan beberapa poin penting dokumen yang akan dimasukkan ke dalam
spreadsheet 2. Membuat spreadsheet dan memasukkan ringkasan data dari setiap dokumen 3. Membuat duplikasi file kedalam google drive : 1. Screen shot spreadsheet ringkasan data dari
Dokumentasi (Terlampir)
setiap dokumen 2. Screen shot duplikasi file didalam google
drive Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS Kegiatan pendataan secara digital dengan membuat spreadsheet dan disimpan dalam google drive sebagai tindakan dalam peningkatan mutu pelayanan (Komitmen Mutu).
Analisis Dampak Meniadakan nilai Komitmen Mutu dalam kegiatan pendataan dokumen arsip secara digital berdampak sulitnya pencarian kembali dokumen yang telah di arsipkan. Kontribusi
Unit
Kerja
Substansi
Pengembangan
Teknologi
dan
Laboratorium Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kerapihan dokumen internal sehingga memudahkan staf Substansasi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium dalam pencarian dokumen.
51
Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”. Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik”. Dalam pelaksanannnya mengutamakan prinsip komitmen mutu..
Foto-11. Screen shot spreadsheet ringkasan data dari setiap dokumen
Foto-12. Screen shot duplikasi file didalam google drive
52
Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 6 Kegiatan 6
Sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium kepada staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta
Waktu Pelaksanaan
:
Tahapan Kegiatan
17 Juni 2021 1. Meminta izin dan persetujuan Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk melakukan sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium 2. Membuat nota dinas internal undangan sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium 3. Melaksanakan sosialisasi kepada staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium 4. . Pembuatan Laporan hasil kegiatan sosialisasi
Dokumentasi (Terlampir)
:
1. Dokumentasi permintaan izin dan persetujuan Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk melakukan sosialisasi 2. Nota dinas undangan 3. Dokumentasi kegiatan sosialisasi 4. Daftar hadir peserta sosialisasi 5. Laporan hasil kegiatan sosialisasi
53
Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS Penulis meminta izin dan persetujuan Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk melakukan sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium secara sopan dan santun (Etika Publik) serta dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme). Begitu pula pada kegiatan melaksanakan sosialisasi kepada staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium, penulis menyampaikan secara sopan dan santun (Etika Publik) serta dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme). Pembuatan laporan hasil kegiatan sosialisasi dikerjakan dengan sungguhsungguh dan dapat dipertanggung jawabkan (Akuntabilitas). Analisis Dampak Meniadakan nilai Etika Publik dan Nasionalisme dalam kegiatan permohonan izin kepada Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk melakukan sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium dapat berdampak ketidakpuasan atasan terhadap tutur kata dan perilaku penulis, sehingga dimungkinkan atasan enggan memberikan izin untuk melakukan kegiatan sosialisasi. Begitupun dalam kegiatan sosialisasi, jika meniadakan nilai Etika Publik dan Nasionalisme dalam penyampaikan sosialisasi dapat berdampak ketidakpuasan rekan kerja terhadap tutur kata dan perilaku penulis. Kontribusi
Unit
Kerja
Substansi
Pengembangan
Teknologi
dan
Laboratorium Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kemudahan alur penyimpanan dokumen pengarsipan internal dan kemudahan dalam pencarian kembali dokumen yang dibutuhkan oleh seluruh staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium
54
Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”. Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik”. Dalam pelaksanannnya mengutamakan prinsip etika publik, nasionalisme, dan akuntabilitas.
Foto-13. Dokumentasi permintaan izin dan persetujuan Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk melakukan sosialisasi
55
Foto-14. Nota dinas undangan
Foto-15. Dokumentasi kegiatan sosialisasi
56
Foto-16. Daftar hadir peserta sosialisasi
Foto-17. Laporan hasil kegiatan sosialisasi
57
BAB VI RENCANA TINDAK LANJUT No
Kegiatan
Output
Waktu
Para
Kegiatan
Pihak Terlibat
1
Penataan arsip fisik
Penataan arsip
Setiap
Staf
berdasarkan jenis
fisik dokumen
hari
PTL
kegiatan, urutan
internal
senin/ju
nomor surat, dan
mat
bulan terbitnya dokumen internal 2
3
Pengarsipan secara
Pdf dokumen
Setiap
digital dengan
dalam folder
hari
memfolderkan hasil komputer
senin/ju
scan dokumen
mat
Pendataan secara
Data dokumen
Setiap
digital dengan
dalam
hari
membuat
speadsheet
senin/ju
spreadsheet dan
dan google
mat
disimpan dalam
drive
google drive
58
-
-
Keterangan
BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN Dalam rangka mewujudkan pembangunan nasional diperlukan ASN yang berkarakter, profesional dan berintegritas tinggi. Untuk membentuk hal tersebut, ASN harus mengikuti Diklat Latsar pola baru yaitu dengan pembelajaran sistem internalisasi nilai-nilai dasar profesi ASN yang diakronimkan sebagai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika publik, Komitmen mutu dan Anti korupsi). Yang kemudian dituangkan dalam suatu laporan rancangan aktualisasi, dengan melakukan penerapan nilai dasar sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi pada instansi tempat bekerja. Aktualisasi nilai dasar merupakan suatu proses untuk membuat kelima nilai dasar ANEKA menjadi aktual dan nyata terjadi serta sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) di unit kerja. Pemahaman serta internalisasi nilai-nilai ANEKA bagi para ASN menjadi penting dan agar masuk ke jiwa ASN agar kelak saat memangku jabaan, ASN dapat mewujudkan program kerja yang jelas dan professional. Salah satu permasalahan yang terjadi di unit kerja adalah masih ditemukannya petugas yang kesulitan mencari kembali dokumen internal yang dibutuhkan. Hal ini mungkin disebabkan belum rapihnya penataan dokumen arsip internal. Sehingga penulis mengangkat isu tersebut dan berusaha melakukan perbaikan dengan melakukan beberapa rencana kegiatan, yaitu : (1) Penataan arsip fisik berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen internal, (2) Pembuatan wadah penempatan sementara dokumen yang akan diarsipkan, (3) Pembuatan buku bukti penyerahan dokumen yang akan diarsipkan, (4) Pengarsipan secara elektronik dengan memfolderkan hasil scan dokumen, (5) Pendataan secara digital dengan membuat spreadsheet dan disimpan dalam
google drive, (6)
Sosialisasi
penyimpanan
Pengembangan
Teknologi
Pengembangan
Teknologi
arsip dan
dan
internal
secara
Laboratorium Laboratorium
digital
kepada BBTKLPP
di
staf
Substansi Substansi
Jakarta.
Dalam
pelaksanaannya, setiap tahapan rencana kegiatan tersebut dilakukan dengan penerapan nilai-nilai ANEKA.
59
•
Akuntabilitas
: kegiatan dilakukan sebagai upaya pertanggungjawaban
dalam mengerjakan tugas sebaik-baiknya sesuai dengan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yang telah disepakati. •
Nasionalisme
: nilai-nilai Nasionalisme selalu diterapkan dalam setiap
kegiatan, hal ini dapat terlihat dari penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar, sehingga dapat terjalin komunikasi yang baik antar rekan kerja. •
Etika publik
: kegiatan konsultasi, permohonan izin, dan sosialisasi dengan
rekan kerja mengharuskan adanya tutur kata yang sopan, sikap yang santun dan perilaku yang senantiasa menghormati orang lain. •
Komitmen mutu : nilai-nilai komitmen mutu tercermin pada kegiatan yang bertujuan sebagai upaya dalam meningkatkan mutu pelayanan.
•
Anti korupsi
: dalam kegiatan penggunaan fasilitas instansi mengharuskan
adanya nilai anti korupsi, hal tersebut guna memastikan tidak adanya kerusakan yang mungkin dapat membuat kerugian terutama secara finansial. Selanjutnya untuk mengoptimalkan penataan dokumen arsip internal penulis mengharapkan
rencana
kegiatan
ini
berkesinambungan.
60
akan
terus
dilakukan
secara
DAFTAR PUSTAKA Lembaga Administrasi Negara.2017.Akuntabilitas: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara.2017.Nasionalisme: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara.2017.EtikaPublik: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara.2017.KomitmenMutu: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara.2014.AntiKorupsi: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara.2017.Manajemen ASN: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara.2017.Whole of Goverment: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara. Lembaga Administrasi Negara.2017.PelayananPublik: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara. Mulyono.2020.Profil BBTKLPP Jakarta2020.Jakarta.BBTKLPP Jakarta.
61
LAMPIRAN Lembar Bimbingan Aktualisasi
62
63