Mittwoch, 10. April 2024
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Ob Hochzeit, Geburtstagsfeier oder Sommerfest – das leibliche Wohl spielt bei vielen Events eine entscheidende Rolle. Es sollte für jeden Geschmack etwas dabei und natürlich auch genügend von allem da sein. shutterstock
Eventplanung für alle Fälle RATGEBER: Bei der Organisation einer Veranstaltung gibt es viele Aspekte zu bedenken und zu planen
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er eine Veranstaltung organisiert, muss vieles bedenken: Von der richtigen Eventform und dem Austragungsort über einen Ablaufplan, die benötigte Technik, Dekoration und Catering bis zum Sicherheitskonzept. Und nicht zu vergessen: das Budget. Für jeden Anlass gibt es das passende Format. Deshalb steht am Beginn jeder Veranstaltungspla-
nung die Wahl der passenden Form: Es gibt die festliche und förmliche Gala, die lockere Party, den zwanglosen Stehempfang, das Vereinsfest, die private Fete mit DJ oder das Firmenjubiläum, ... Und natürlich spielt auch die Gäste- beziehungsweise Teilnehmerzahl eine große Rolle. Hat man die passende Eventform gefunden, geht es an die konkrete Planung. Hier kann man noch entscheiden, ob man alles selbst macht oder sich lie-
ber Profis an die Seite holt. Wer keinerlei Organisations-Erfahrung hat, wird schnell feststellen, dass selbst Events in kleinerem Rahmen einige Vorarbeit und Planung brauchen. Checklisten sind hier nützliche Helfer.
Zeitpunkt & Ort Als erstes müssen natürlich der geeignete Zeitpunkt und der passende Ort definiert werden. Handelt es sich nicht um den eigenen Garten oder Party-Keller,
ist es sinnvoll, die Verfügbarkeit der Location vorab zu überprüfen. Dann lassen sich ein erstes grobes Konzept sowie ein ungefährer Ablaufplan erstellen. Dabei müssen Antworten auf weitere wichtige Fragen gefunden werden: Wie lange soll das Event dauern, wie sieht es mit einem Rahmenprogramm aus? Soll ein Moderator, eine Band oder ein DJ gebucht werden? Braucht es Mobiliar (Tische, Stehtische, (Fortsetzung auf Seite 26)