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Branchenflyer rs2 ERP Software

Dienstleistungen und Service » Projektplanung und Ressourcenmanagement in einer Lösung » Projektzeiterfassung mobil und/oder automatisch per KI-Agent » Mobiler Arbeitsschein – digitale Serviceabwicklung direkt vor Ort » Effizientes Servicemanagement von der Planung bis zur Fakturierung

Erfolgversprechende Lösungen für Dienstleistung, Service & Vermietung

In einer modernen Service-Umgebung ist die nahtlose Vernetzung von der Projektplanung bis zum Rechnungswesen der entscheidende Wettbewerbsvorteil. Mit rs2 setzen Sie auf ein ERP-System, das speziell für die Anforderungen von wartungsintensiven Branchen und projektorientierten Unternehmen entwickelt wurde. rs2 optimiert Ihre Prozesse von der ersten Projektplanung bis zur finalen Abrechnung, steigert die Effizienz Ihrer Teams und senkt nachhaltig die Verwaltungskosten. Mit unserer Einsatzplanungssoftware erhalten Sie maximale Kontrolle über Ihre personellen Ressourcen und technischen Service-Einsätze. Verschaffen Sie sich einen digitalen Überblick über Ihre Projekte und steuern Sie Ihren Außendienst mit Echtzeit-Daten direkt aus dem System. Als agile Service-Management-Software bietet rs2 eine zukunftssichere Basis, um Ihre Abläufe – von der Projektplanung über die Reparaturabwicklung bis zur Miet- und Leihgutverwaltung – in einer stabilen Taktung zusammenzuführen. Profitieren Sie von einer Lösung, die alle Optionen für einen vernetzten Service abdeckt und Ihre Unternehmensabläufe durch maximale Transparenz stärkt.

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„Ob Wartung, Reparatur oder Vermietung – entscheidend ist, dass Technik, Termine und Abrechnung jederzeit zusammenpassen. Mit rs2 behalten Service-Unternehmen genau diesen Überblick.“ Markus Neumayr (Managing Director)

Die wichtigsten rs2 Funktionen im Überblick

rs2 Highlights für Dienstleistungsunternehmen » Effiziente Einsatzplanung Digitaler Überblick über alle Projekte und ServiceEinsätze, gesteuert mit Echtzeit-Daten – von der Ressourcenplanung bis zur Fakturierung. » Mobile Projektzeiterfassung Schließt die Lücke zwischen Büro und Einsatzort: Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten direkt dort, wo sie anfallen – bequem über Smartphone oder Tablet. Mittels Projektzeiterfassungs-Agenten erfassen Sie Zeiten und Tätigkeiten im Chat oder natürlicher Sprache. » Mobiler Arbeitsschein Servicetechniker greifen mobil auf ihre Aufträge zu, erfassen Materialien und Zeiten direkt beim Kunden und lassen erbrachte Leistungen sofort digital unterzeichnen. Die Daten fließen ohne Umwege in Projektrechnung und Controlling. » rs2 Rechnungswesen als integraler Baustein rs2 unterstützt Service-Dienstleister mit leistungsstarken Finanztools für Rechnungswesen, Controlling, Anlagenbuchhaltung, Konsolidierung und Projektrechnung. BRANCHENFLYER I RS2 FÜR SERVICE DIENSTLEISTER

» Präzise Nachkalkulation & zeitnahe Fakturierung Alle vor Ort erfassten Daten laufen direkt in die Projektrechnung ein und ermöglichen eine schnelle, fehlerfreie Abrechnung. » Integrierte Miet- und Leihgutverwaltung Nahtlos mit allen anderen Prozessen verzahnt – für volle Transparenz über Bestand, Verfügbarkeit und Kosten. Artikel lassen sich frei kategorisieren und nach Bedarf gruppieren, Anmerkungen, etwa zu Zustand oder Besonderheiten, sind jederzeit möglich. » Automatisierte Reparaturabwicklung Mit dem rs2 Modul wickeln Sie Ihre Reklamationen und Reparaturen einfach, schnell und transparent ab: Von der Auftragserfassung, über die Auftragsverwaltung bis hin zur Abrechnung. » rs2 Warenwirtschaft Mit dem rs2 Warenwirtschafts-Modul profitieren Sie von einer durchgängigen, vollintegrierten Lösung für alle kaufmännischen und logistischen Prozesse rund um Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf.

Projektplanung und Ressourcenmanagement in einer Lösung Mit dem rs2 Projektmanagement können Sie Ihr Projekt sicher vorbereiten, planen, durchführen, auswerten und abrechnen. Das Projekt wird in unterschiedlichen Ebenen aufgebaut, auf denen Sie Projektzeiten und Ressourcen planen. Außerdem bietet das rs2 Projektmanagement die Möglichkeit, Leistungen direkt über das Projekt zu verrechnen und auf Knopfdruck eine Faktura für den Kunden zu erstellen. Unterschiedliche Mitarbeiter können zur gleichen Zeit auf ein und dasselbe Projekt zugreifen und auch bearbeiten. Außerdem ist es in rs2 möglich, bei jeder Projektphase oder Tätigkeit Dokumente anzuhängen (Angebote, E-Mail-Verkehr, Checklisten, Fotos und Beschreibungen usw.). Diese werden im integrierten rs2 Dokumentenmanagement dem Projekt entsprechend beschlagwortet und revisionssicher abgelegt. Durch ein mitlaufendes Controlling sind die Projektdaten (z.B. Zeitdaten oder Tätigkeiten) zu jeder Zeit verfügbar und können zu jedem Zeitpunkt ausgegeben werden. Projektzeit-Planung: Phasen – Arbeitspakete – Meilensteine Ihre Projektschritte, Termine und Meilensteine können übersichtlich geplant und alle Ressourcen projektübergreifend verplant und eingesetzt werden. Die CRM-Schnittstelle im Projektstamm ermöglicht eine direkte Erstellung von Aktivitäten und erleichtert Ihre Terminkoordination. Sie können Aktivitäten zu einer Phase zuweisen, Aufgaben pro Phase anlegen oder eine standardisierte Massenanlage von Aktivitäten und Terminen vornehmen. Bei der Anlage von Neuprojekten legen Sie systematisch idente Basis-Aktivitäten pro Projektstart fest und definieren die Verantwortlichen für verschiedene Projektphasen. Im Projektstamm können die Phasen unendlich verschachtelt und die Beziehungen untereinander inkl. Meilensteine definiert werden.

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Projektrechnung Die rs2 Projektrechnung ermöglicht Ihnen freie Projektstrukturen und Gliederungen. Dadurch können Sie Ihre Projekte in unterschiedlichen Ebenen (wie z.B. interne und externe Kosten oder interne Zeiten) planen und überwachen. Jedes Projekt kann in verschiedene Projekt-Unterphasen gegliedert werden. Die Budgetplanung erfolgt zeitlich, monetär oder mengenmäßig (z.B. nach m³). Wird eine Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung erfasst, erfolgt die Zuordnung direkt auf die Projektphasen. Projektauswertungen sind frei gestaltbar. GANTT-Diagramm Die übersichtliche Verwaltung Ihrer Projektschritte, Termine und Meilensteine unterstützt Sie bei der projektübergreifenden Einplanung Ihrer Ressourcen. Für eine einfache Koordination aller Termine werden die Aktivitäten automatisch ins CRM übertragen. Die flexible Verschachtelung von Phasen ermöglicht die Abbildung unterschiedlichster Projektszenarien. In der grafischen Meilenstein-Darstellung (GANTTDiagramm) haben Sie die zeitliche Abfolge und den aktuellen Fortschritt aller Projektphasen und Aktivitäten immer im Blick, decken Abweichungen sofort auf und korrigieren komfortabel den Projektplan. Übersichtliche Ressourcenplanung mit der rs2 Plantafel Die rs2 Plantafel ermöglicht Ihnen eine übersichtliche und einfache Planung Ihrer Ressourcen. Sie sehen auf einen Blick, welche Tätigkeit welcher Mitarbeiter z.B. an einem bestimmten Tag verrichtet. Die Plantafel kann in unterschiedlichen Zeiträumen dargestellt werden (Tag, Woche, Monat, Quartal, etc.). Die Ressourcen werden so optimal verteilt und jeder weiß, was zu tun ist.

Mobile Projektzeiterfassung & KI-gestützte automatische Zeiterfassung Mobile Projektzeiterfassung Die mobile Projektzeiterfassung von rs2 ist darauf ausgelegt, die Lücke zwischen Büro und Einsatzort (z. B. im Außendienst) zu schließen. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten direkt dort zu erfassen, wo sie anfallen, und diese Daten in Echtzeit mit dem zentralen ERP-System zu synchronisieren. Kernfunktionen der mobilen Erfassung: » Direkte Buchung auf Projekte/Vorgänge: Mitarbeiter buchen ihre Zeiten unmittelbar auf die entsprechenden Projekte, Teilprojekte oder spezifische Arbeitspakete (Phasen). Dies erhöht die Genauigkeit im Vergleich zur nachträglichen Erfassung im Büro. » Endgeräte-Unabhängigkeit: Die Erfassung erfolgt über eine webbasierte Oberfläche per Smartphones oder Tablets. » Integration mit dem Projekt-Controlling: Sobald die Zeiten übertragen wurden, stehen sie sofort für die Projektkalkulation zur Verfügung. Projektleiter sehen den tatsächlichen Leistungsfortschritt und die verbrauchten Stunden (Soll/Ist-Vergleich) ohne Zeitverzögerung. Wesentliche Vorteile: » Reduzierung von Erfassungsfehlern: Das Übertragen von handschriftlichen Stundenzetteln entfällt, was Zeit spart und Übertragungsfehler minimiert. » Transparenz und Aktualität: Das Management erhält eine stets aktuelle Übersicht über die Projektkosten und die Personalauslastung und

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weiß jederzeit, ob das Projektbudget noch eingehalten wird. » Effizienz: Die nahtlose Anbindung an die Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung sorgt dafür, dass die erfassten Zeiten für nachgelagerte Prozesse (z.B. Kundenfakturierung oder vorbereitende Lohnabrechnung) zur Verfügung stehen. Automatische Zeiterfassung mit dem Projektzeiterfassungs-Agent Auf Basis einer Sprach- oder Texteingabe im Chat bucht dieser Agent Ihre Projektzeiten automatisch im Zeiterfassungssystem – ohne manuelles Eintippen in einem Formular, ohne vergessene Stunden. Beschreiben Sie Ihre Tätigkeit einfach in eigenen Worten – der Agent ordnet sie dem Projekt und der korrekten Kostenart zu. Sollten ihm Informationen fehlen, fragt er diese vor der Buchung bei Ihnen nach. Dadurch verringert sich Ihr administrativer Aufwand, gleichzeitig erhöht sich die Qualität Ihrer Daten. Auch gehören vergessene Stunden der Vergangenheit an. Die KI-gestützte Zeiterfassung ist ebenfalls mobil möglich. Einfach sagen, was du gemacht hast – den Rest erledige ich. Keine vergessenen Stunden, kein manuelles Eintippen. Jede geleistete Stunde landet automatisch am richtigen Projekt und Mitarbeiter.

Mobiler Arbeitsschein: Zuverlässige, digitale Lösung für Ihre Techniker Der mobile Arbeitsschein wurde entwickelt, um Mitarbeitern den Arbeitsalltag zu erleichtern: Über Smartphone oder Tablet können sie jederzeit und von überall auf ihre Arbeitsscheine zugreifen, diese schnell bearbeiten und Leistungen direkt vor Ort vom Kunden unterzeichnen lassen – Anpassungen sind bei Bedarf kurzfristig möglich. Umgesetzt in responsivem HTML5-Design, läuft die Anwendung auf allen gängigen mobilen Betriebssystemen und Browsern. Als intelligente Webanwendung basiert sie auf der neuen rs2-Webtechnologie und ist direkt an das rs2-Backend angebunden, sodass sämtliche Daten unmittelbar verfügbar sind. Nach dem Log-in sieht der Techniker alle ihm zugewiesenen, einsatzbereiten Arbeitsscheine. Ein FilterDialog erlaubt die Darstellung der Arbeitsschein-Listen nach Call-ID, Ticket-ID, Einsatz-ID oder Kunde. Nach Auftragsende lässt er den Arbeitsschein direkt am Screen vom Kunden unterzeichnen und kann den Dienstleistungsbericht sofort versenden.

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Die wesentlichen Funktionen im Überblick: » Im rs2-System konfigurierbare Login-Funktion » Zeitstopp-Funktion zur schnellen Erfassung von Tätigkeiten » Google-Maps-Anbindung für die Anfahrt » Integriertes rs2 DMS mit Zugriff auf arbeitsscheinrelevante Dokumente » Mehrsprachigkeit der Oberfläche möglich Bearbeiten eines Arbeitsscheines: » Einsatzdetails anzeigen mit Fehler-melden-Funktion » Neue Tätigkeit eintragen (Ist-Zeit-Buchung) » Tätigkeitseintrag ändern » Ersatzteilpositionen erfassen und ändern » Arbeitsschein vom Kunden unterzeichnen lassen » Arbeitsschein abschließen

Effiziente Verwaltung Ihrer Wartungsverträge und Serviceaufträge mit rs2 Wickeln Sie Serviceaufträge, Wartungsverträge, Reklamationen und Reparaturen effizient mit rs2 ab und steigern Sie so die Qualität Ihres Kundenservices. Vertrags- und Reparaturstatus sind jederzeit abrufbar. Bei bestehenden Wartungsvereinbarungen kann sofort ein Serviceauftrag an den zuständigen Techniker erstellt werden – unterstützt durch den mobilen Arbeitsschein, der dank intelligenter Webanwendung jederzeit Zugriff auf sämtliche Daten bietet. Kundenservice par excellence Auch Ihre Mitarbeiter im Call Center haben auf einen Klick sofort alle Informationen und Vorgänge des Kunden zur Verfügung und können Auskunft über Wartungen und offene Call-Aufträge geben. Mit rs2 steigern Sie die Qualität Ihres Servicemanagements erheblich: » rs2 Wartungsvertragsverwaltung. Administrieren Sie sämtliche Wartungsverträge zentral nach Kunden, Standorten und einzelnen Positionen. Im Wartungsvertrag werden regelmäßige Servicearbeiten beim Kunden festgelegt. Der Zeitraum für die Verrechnung kann frei definiert und mit einem Klick ausgelöst werden. » Bequeme Abwicklung von Serviceaufträgen. Aus den Wartungsverträgen entstehende Serviceaufträge (= Wartungs-Calls) werden in Call-Aufträgen festgehalten. rs2 stellt diese auf Basis der Wartungsverträge auch automatisiert zur Verfügung (z.B. ein bestimmtes Gerät muss halbjährlich gewartet werden). Sämtliche ServicemanagementProzesse wie die Call-Center-Annahme, Auftragsabwicklung, Servicedurchführung und Rückmeldung sowie die Fakturierung – sind in der rs2 Software abgebildet.

Überblick über die Terminpläne aller Techniker und können Durchführungszeiten von Serviceaufträgen verkürzen. In den Arbeitsscheinen werden die geplante Einsatzzeit und benötigte Positionen (z.B. Material, Ersatzteile, Maschinen, usw.) definiert. Die Einsatzzeit ist konfigurierbar und setzt sich z.B. aus Fahrzeit und Arbeitszeit zusammen. Mithilfe der Planungsübersicht bereiten Sie die Einsätze Ihrer Mitarbeiter effizient vor und optimieren so die Tourenplanung Ihrer Techniker. » Reklamationen und Retouren. rs2 ermöglicht die effiziente Verwaltung und Organisation von Reklamationen und Retouren. Reparaturen lassen sich einfach und schnell abwickeln, während der gesamte Reparaturprozess workflowunterstützt und transparent gesteuert wird. Miet- und Leihgutverwaltung rs2 unterstützt Sie, wenn Sie im Zuge Ihrer Verkaufstätigkeiten Geräte oder Gebinde an Kunden ausleihen oder Servicedienstleistungen durchführen: Mit dem Modul Miet- und Leihgutverwaltung behalten Sie stets den Überblick über Bestand und Verfügbarkeit und wickeln Geschäftsfälle schnell und flexibel ab. Artikel lassen sich frei kategorisieren und nach Bedarf gruppieren, individuelle Anmerkungen – etwa zu Zustand oder Besonderheiten – sind jederzeit möglich. Umfassende Suchfunktionen und eine übersichtliche Dokumentation aller Vorgänge runden das Modul ab.

» Integration mit ITSM-Lösungen. Der rs2 Call-Auftrag verfügt über eine Schnittstellenmöglichkeit, die es erlaubt, ITSM-Lösungen von Drittanbietern anzubinden. Durch diese flexible Integrationsmöglichkeit können Sie Ihre bestehenden IT-Service-Management-Prozesse problemlos mit unserer Plattform verknüpfen. » rs2 Technikereinsatzplanung. Mit der rs2 Technikereinsatzplanung behalten Sie die Kontrolle darüber, wie Serviceaufträge – über einen oder mehrere Arbeitsscheine – zeitlich einem Techniker zugeordnet werden. So behalten Sie den

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