Kick Off 9 2020

KrĂśnika

Smarta organisationer har en princip om att inga mĂśten fĂĽr genomfĂśras pĂĽ rutin. 'HW VND °QQDV HWW W\GOLJW XWWU\FNW V\IWH innan man ens fĂĽr kalla till ett mĂśte. Man är ocksĂĽ tydlig med syftet dĂĽ man kallar till mĂśtet, och inleder varje mĂśte med att gĂĽ igenom och enas om syftet. MAN PRATAR FĂ–R SĂ„LLAN OM TID Att ta sig igenom bakgrund, utmaningar eller mĂśjligheter, idĂŠ pĂĽ lĂśsning, fĂśrslag och att ta beslut tar tid. Men hur mycket tid som krävs varierar stort, beroende pĂĽ vad ämnet är. Trots det är det sällsynt att man diskuterar hur lĂĽng tid man kan behĂśva fĂśr att gĂĽ igenom och komma till beslut i en frĂĽga. Av gammal vana och norm blir GH ÂąHVWD P|WHQ HQ WLPPH OnQJD HOOHU PHU Att bestämma rätt längd pĂĽ ett mĂśte är lika omĂśjligt som att svara pĂĽ frĂĽgan om hur lĂĽngt ett snĂśre är. Det beror nämligen pĂĽ. Smarta organisationer har därfĂśr en princip om att man alltid diskuterar hur lĂĽng tid som behĂśvs fĂśr varje frĂĽga och deras mĂśten är sedan bara sĂĽ lĂĽnga som de behĂśver vara. Ibland är det sju minuter och andra gĂĽnger ett par timmar. MAN BJUDER IN ALLDELES FĂ–R MĂ…NGA Att â€?alla ska medâ€? kan vara en bra princip. Men det ĂĽstadkommer man inte det genom att alla ska delta i allt, oavsett om de är involverade i det eller inte. När man frĂĽgar deltagare varfĂśr hälften av all mĂśtestid slĂśsas bort är ett av de vanligaste svaren att det är fel och fĂśr mĂĽnga personer som deltar. Smarta organisationer kallar därfĂśr bara de deltagare som mĂĽste vara med och bara fĂśr den tid som krävs fĂśr att uppnĂĽ syftet. Andra kan bjudas in men som â€?ĂĽskĂĽdareâ€?, där man är tydlig med att de är välkomna fĂśr att, om de vill, vara med och lyssna.

MAN KOMMER OFĂ–RBEREDD I bästa fall har ĂĽtminstone den som leder mĂśtet fĂśrberett sig, läst in sig pĂĽ agenda och underlag. Mer ovanligt är att deltagare i god tid fĂĽtt underlag i rätt format, med direktiv och chans att läsa in sig fĂśr att kunna komma fĂśrberedda.

att minst fem minuter i slutet av mÜtet ägnas üt att skapa en gemensam att-gÜralista, där man tar med allt som behÜver gÜras, enas om vem som ska gÜra det, när och ibland ocksü hur. Detta fÜr att ocksü uppnü det man kommit Üverens om.

Konsekvensen blir att halva mÜtestiden eller mer gür üt till att i grupp gü igenom südant man skulle klarat av individuellt i fÜrväg. Det här är ett enormt slÜseri med münga människors tid.

MAN GĂ–R INGEN UPPFĂ–LJNING I bästa fall är det en vecka och i sämsta fall ett ĂĽr senare när man ses igen. Ofta konstaterar man dĂĽ att ingen hunnit eller prioriterat gĂśra det man uttalat eller outtalat kom Ăśverens om. Man ger slentrianmässigt alla nya chanser att till nästa mĂśte, om en vecka eller i värsta fall HWW nU °[D GHW

Smarta organisationer har därfĂśr regler om vilket format underlag ska ha, när de senast ska skickas ut och med krav pĂĽ att alla gĂĽr igenom dem. Man har ocksĂĽ regler fĂśr att frĂĽgor som väcks under pĂĽgĂĽende mĂśte eller som saknar underlag automatiskt bordläggs till senare tillfälle, dĂĽ alla fĂĽtt chans att fĂśrbereda sig. MAN KOMMER INTE Ă–VERENS OM VAD SOM SKA GĂ–RAS Alldeles fĂśr mĂĽnga mĂśten avslutas fĂśr att tiden är slut och inte efter att man är Ăśverens vad som ska gĂśras, av vem och hur. Man lägger pĂĽ tok fĂśr stor tilltro till att de som deltar ska fĂśrstĂĽ vad som behĂśver gĂśras, och att rätt person automatiskt ska ta initiativ till att gĂśra det. SĂĽ sker sällan. Resultatet blir att man vid mĂśte efter mĂśte diskuterar samma frĂĽgor, fĂśr att varje gĂĽng konstatera att inget nytt hänt sedan senast. Inom smarta RUJDQLVDWLRQHU °QQV GlUI|U HQ SULQFLS RP

JĂ–RGEN DYSSVOLD är mĂśtesdesigner vid mĂśtesbyrĂĽn Herr Omar och har mer än 20 ĂĽrs erfarenhet av att planera och producera allt ifrĂĽn TEDx konferenser till världsrekord och presidentbesĂśk. Han är ocksĂĽ skapare av Meetfulness – läran om hur man skapar mĂśten. som uppnĂĽr mĂĽlen och har kul pĂĽ vägen. Du kan komma i kontakt med JĂśrgen via herromar.se

18 Kick Off

,QRP VPDUWD RUJDQLVDWLRQHU °QQV UXWLQHU fÜr att direkt efter mÜtet skicka ut en sammanfattning av vad som ska gÜras av vem. Nügon vecka eller münad senare skickar man ocksü ut en püminnelse och ber alla ansvariga om en üterkoppling pü hur de ligger till. Pü det sättet säkerställer man att nästa mÜte istället kan handla om alla framsteg man gjort, istället fÜr om vad nügon borde fÜrstütt att de skulle gÜra men inte hade fÜrstütt, inte hunnit eller inte prioriterat. Sü botar vi mÜtessjukan, oavsett om mÜtena sker fysiskt eller digitalt. Lüt oss fÜrena vüra krafter och gÜra det nu, innan den hunnit digitaliseras och rotas i kulturen ocksü där.